Su Plantilla de Datos de Gestión de Contratos

Este atributo describe un solo paso o hito dentro del proceso de gestión de contratos, como 'Contrato Redactado', 'Revisión Legal Iniciada' o 'Contrato Ejecutado'. Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos.

Analizar la secuencia y frecuencia de estas actividades es fundamental para el Process Mining. Ayuda a identificar el flujo de proceso real, descubrir desviaciones del procedimiento estándar y señalar qué actividades son las que consumen más tiempo o se repiten con mayor frecuencia.

Define los pasos del proceso, permitiendo la visualización y el análisis del flujo de trabajo del contrato, los cuellos de botella y las variaciones.

Esto suele derivarse del registro de eventos o de los datos del rastro de auditoría en DocuSign CLM, que registra las acciones realizadas en un documento contractual o flujo de trabajo.

Este atributo registra la fecha y hora precisas en que ocurrió una actividad. Es la base temporal para el Process Mining, lo que permite el análisis del rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

Al ordenar los eventos según su Hora de Inicio, se crea un registro cronológico para cada caso. Esto permite el cálculo de los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de cada paso y la duración total del proceso de principio a fin. Es crucial para identificar cuellos de botella, medir los tiempos de espera y evaluar la eficiencia del proceso frente a los SLA.

Este timestamp es crítico para ordenar los eventos cronológicamente y calcular todas las métricas basadas en tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Esta información es una parte estándar de cualquier registro de eventos o rastro de auditoría en DocuSign CLM, asociada con cada acción registrada.

El ID del Contrato sirve como el identificador de caso definitivo, vinculando de forma única todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico desde su inicio hasta su resolución. En DocuSign CLM, esto puede corresponder al ID del Sobre o a un campo de identificador de contrato personalizado.

Este atributo es esencial para el Process Mining, ya que permite la reconstrucción del recorrido de principio a fin de cada contrato individual. Al agrupar todas las actividades relacionadas bajo un único ID de Contrato, los analistas pueden visualizar el flujo de proceso completo, medir los tiempos de ciclo y analizar las variaciones entre diferentes contratos.

Es la clave principal que conecta todos los eventos del proceso relacionados, haciendo posible rastrear y analizar todo el ciclo de vida de un solo contrato.

Este suele ser el identificador principal para un objeto de contrato o sobre en DocuSign CLM. Podría estar etiquetado como ID de Sobre o un campo personalizado configurado para la identificación de contratos.

Este atributo especifica el origen de los datos del proceso. Para esta vista, el valor sería consistentemente 'DocuSign CLM' o un identificador similar.

Aunque pueda parecer redundante en un análisis de un solo sistema, es una mejor práctica incluir este campo. Se vuelve crítico al fusionar datos de múltiples sistemas, como combinar datos de contratos de un CRM con datos de flujo de trabajo de DocuSign, asegurando una clara trazabilidad y linaje de datos.

Garantiza la trazabilidad de los datos y es esencial para análisis que combinan datos de múltiples sistemas empresariales.

Este suele ser un valor estático añadido durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar el origen del conjunto de datos.

Este atributo indica cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos. Proporciona contexto sobre la actualidad y oportunidad del análisis, permitiendo a los usuarios saber cuán actuales son los datos.

En dashboards e informes, esta información es vital para la gobernanza de datos y la confianza del usuario. Ayuda a los analistas a comprender si están viendo información en tiempo real o una instantánea de un momento específico, lo cual es crucial para tomar decisiones informadas y oportunas.

Proporciona un contexto crucial sobre la actualidad de los datos, asegurando que los usuarios comprendan cuán actual es el análisis del proceso.

Este es un atributo de metadatos, típicamente generado y almacenado por la herramienta ETL (Extraer, Transformar, Cargar) o pipeline de datos durante el proceso de ingesta de datos.

Este atributo identifica a la otra organización que participa en el acuerdo. Diferentes contrapartes pueden tener diferentes estilos de negociación, requisitos legales y tiempos de respuesta, lo que puede impactar significativamente el ciclo de vida del contrato.

Analizar el rendimiento del proceso por Contraparte ayuda a identificar qué socios son fáciles de trabajar y cuáles causan consistentemente retrasos. Esta información se puede utilizar para mejorar la gestión de relaciones y establecer expectativas realistas para futuras negociaciones. Es una dimensión clave para el análisis de 'Frecuencia de Retrabajo y Revisión de Contratos'.

Ayuda a analizar cómo las interacciones con diferentes partes externas afectan los tiempos de negociación, los recuentos de revisiones y los tiempos de ciclo generales.

Esta información es una parte fundamental del registro del contrato, a menudo almacenada en un campo dedicado de 'Nombre de Contraparte' o 'Empresa'.

Este atributo indica el estado general del contrato en un momento dado, por ejemplo, 'Borrador', 'En Revisión', 'Esperando Firma' o 'Ejecutado'. Proporciona un resumen de alto nivel de dónde se encuentra el contrato en el proceso.

En Process Mining, analizar el estado es útil para filtrar casos y construir dashboards que rastrean el volumen de contratos en diferentes etapas. El dashboard de 'Seguimiento del Estado del Contrato en Tiempo Real' se basa directamente en este atributo para proporcionar visibilidad de la cartera de contratos activa e identificar dónde se acumula el trabajo.

Proporciona una instantánea del progreso del contrato, lo cual es esencial para el seguimiento del estado, la gestión de la carga de trabajo y la identificación de cuellos de botella.

Esta información suele estar disponible como un atributo principal en el objeto de contrato o flujo de trabajo dentro de DocuSign CLM.

Este atributo almacena la fecha de vencimiento contractual. Es una pieza crítica de metadatos para gestionar la cartera de contratos de forma proactiva, especialmente para ingresos recurrentes o acuerdos de servicio a largo plazo.

Esta fecha es el principal impulsor del dashboard de 'Perspectiva de Renovación y Vencimiento de Contratos'. Al monitorear los contratos que se acercan a su fecha de vencimiento, las organizaciones pueden activar flujos de trabajo de renovación de manera oportuna. También es un input clave para calcular el KPI de 'Tasa de Renovación Oportuna de Contratos', lo que ayuda a prevenir la fuga de ingresos y las interrupciones del servicio.

Crucial para una gestión proactiva de contratos, permitiendo renovaciones oportunas y evitando caducidades de contratos no deseadas.

Este es un campo de metadatos estándar que debe capturarse para cualquier contrato con un plazo definido en DocuSign CLM.

Este atributo registra la fecha y hora precisas en que finalizó una actividad. Mientras que la Hora de Inicio marca el comienzo, la Hora de Fin marca la finalización, lo que permite cálculos de duración precisos para actividades individuales.

Analizar la Hora de Fin es crucial para calcular el tiempo de procesamiento de las actividades, que es el tiempo de trabajo activo dedicado a una tarea. Esto ayuda a diferenciar entre el trabajo activo y el tiempo de espera, proporcionando insights más profundos sobre la eficiencia de los recursos y el verdadero costo de los retrasos. Por ejemplo, se puede utilizar para calcular la duración exacta de una actividad de 'Revisión Legal'.

Permite el cálculo preciso de las duraciones de las actividades individuales, ayudando a distinguir el tiempo de procesamiento activo del tiempo de espera inactivo.

En sistemas como DocuSign CLM, esto puede registrarse explícitamente en el registro de auditoría o puede necesitar ser inferido del tiempo de inicio del evento posterior.

El Propietario del Contrato es el punto de contacto principal y la persona responsable del progreso de un contrato. Suele ser la persona que inició la solicitud del contrato o es responsable de la relación comercial.

Analizar el rendimiento por Propietario del Contrato puede revelar patrones de eficiencia, tasas de retrabajo y tiempos de ciclo. Este análisis ayuda a identificar individuos o equipos de alto rendimiento, así como aquellos que podrían necesitar capacitación o apoyo adicional. Es una dimensión clave para segmentar datos en dashboards como el 'Análisis del Tiempo de Ciclo del Contrato'.

Permite el análisis de rendimiento por individuo o equipo, ayudando a identificar las mejores prácticas y áreas de mejora en actividades impulsadas por el usuario.

Este suele ser un campo de usuario asociado con el objeto del contrato, a menudo rellenado con el nombre del usuario que creó o es propietario del flujo de trabajo.

Este atributo mide la duración de principio a fin para cada caso de contrato. Se calcula como la diferencia de tiempo entre el primer evento (por ejemplo, 'Solicitud de Contrato Iniciada') y el último evento (por ejemplo, 'Contrato Almacenado en Repositorio').

El tiempo de ciclo es un KPI maestro para la eficiencia del proceso. Proporciona una visión holística de cuánto tiempo se tarda en completar un contrato. Esta métrica calculada es la base para el KPI de 'Tiempo de Ciclo Promedio del Contrato' y el dashboard de 'Análisis del Tiempo de Ciclo del Contrato', lo que permite inmersiones profundas en qué factores, como el tipo o el valor del contrato, influyen en la velocidad general.

Este es un KPI primario para la eficiencia general del proceso, mostrando el tiempo total que lleva procesar un contrato de principio a fin.

Esta métrica no está presente en el sistema de origen, pero se calcula en la herramienta de Process Mining basándose en las marcas de tiempo de inicio y fin de un caso.

Este atributo clasifica los contratos según su propósito legal o comercial. Diferentes tipos de contratos a menudo siguen flujos de trabajo distintos, tienen requisitos de aprobación diferentes y varían en complejidad.

Segmentar el análisis del proceso por Tipo de Contrato es fundamental para comprender las variaciones de rendimiento. Permite a los analistas comparar tiempos de ciclo, tasas de cumplimiento y patrones de negociación para diferentes tipos de acuerdos. Por ejemplo, un NDA debería tener un tiempo de ciclo mucho más corto que un Acuerdo Marco de Servicios complejo, y este atributo hace posible esa comparación.

Permite la comparación del rendimiento del proceso entre diferentes categorías de contratos, que a menudo tienen flujos de trabajo y niveles de complejidad únicos.

Este es un campo de metadatos clave, generalmente seleccionado de una lista desplegable cuando se crea un contrato en DocuSign CLM.

Este atributo representa el valor financiero del acuerdo, que puede ser un monto único o un valor recurrente. El valor de un contrato a menudo dicta el nivel de escrutinio requerido y la complejidad de la ruta de aprobación.

Analizar el proceso basándose en el Valor del Contrato es crucial para priorizar acuerdos de alto valor e identificar si se retrasan innecesariamente. También se puede utilizar para verificar el cumplimiento, por ejemplo, comprobando que los contratos por encima de un cierto umbral han recibido la aprobación del CFO. Este atributo ayuda a enfocar los esfuerzos de optimización en los contratos más significativos financieramente.

Permite la priorización y evaluación de riesgos, ya que los contratos de mayor valor a menudo requieren una revisión más estricta y tienen un mayor impacto comercial.

Este suele ser un campo numérico o de moneda en los metadatos del contrato dentro de DocuSign CLM.

Este atributo calculado identifica los contratos que han experimentado retrabajo, como haber sido enviados de vuelta para marcado después de haber recibido una aprobación interna. Típicamente se deriva buscando secuencias específicas e indeseables de actividades.

Esta bandera simplifica el análisis de las ineficiencias del proceso. Permite el cálculo directo del KPI de 'Tasa de Retrabajo de Contratos' y facilita filtrar y analizar solo aquellos contratos que requirieron un esfuerzo adicional. Esto ayuda a señalar las causas raíz del retrabajo, como requisitos iniciales poco claros o puntos de negociación difíciles.

Ayuda a cuantificar y analizar la frecuencia del retrabajo, un indicador clave de la ineficiencia del proceso y los costos ocultos.

Este atributo se calcula dentro de la herramienta de Process Mining definiendo reglas que identifican bucles de retrabajo, como un evento de 'Contrato Marcado' que ocurre después de un evento de 'Aprobación Interna Recibida'.

Este atributo proporciona un estado granular específico de la fase de aprobación del ciclo de vida del contrato. Mientras que el Estado del Contrato es un estado de caso de alto nivel, el Estado de Aprobación rastrea el resultado de las actividades de aprobación individuales.

Esto es esencial para el 'Informe de Cuellos de Botella en la Aprobación de Contratos' y el 'Seguimiento del Estado del Contrato en Tiempo Real'. Permite una visión clara de qué contratos están esperando aprobación, cuáles han sido rechazados y requieren retrabajo, y cuáles han superado con éxito la etapa de aprobación. Analizar las transiciones entre estos estados ayuda a señalar puntos específicos de falla o retraso en la cadena de aprobación.

Proporciona información detallada sobre la fase de aprobación, haciendo posible identificar qué contratos están estancados y por qué.

Este sería el resultado de una tarea de aprobación o un paso de workflow dentro de DocuSign CLM.

Este atributo identifica a la persona específica del departamento legal responsable de revisar y aprobar el contrato. Esto es distinto del Propietario del Contrato, que suele ser del lado del negocio.

Asignar revisiones a un abogado específico permite un análisis de rendimiento detallado del paso de revisión legal. Ayuda a construir el dashboard de 'Rendimiento de la Revisión Legal' para medir y comparar el rendimiento y los tiempos de ciclo de los diferentes miembros del equipo legal, lo que puede informar sobre el equilibrio de la carga de trabajo e identificar oportunidades de eficiencia dentro del departamento legal.

Permite un análisis detallado de la etapa de revisión legal, ayudando a equilibrar las cargas de trabajo y medir el rendimiento del equipo legal.

Esto se obtendría de los datos de asignación de tareas dentro de un workflow de DocuSign CLM, indicando a quién se asignó la tarea de 'Revisión Legal'.

Este atributo especifica el departamento interno, como Ventas, Marketing o TI, que inició o es responsable del contrato. Los procesos y necesidades a nivel departamental pueden variar, lo que lleva a diferentes patrones de gestión de contratos.

Segmentar el análisis por departamento es esencial para comprender cómo las diferentes partes del negocio utilizan el proceso de gestión de contratos. Ayuda a crear informes dirigidos, como el 'Informe de Cuellos de Botella en la Aprobación de Contratos', para identificar si los retrasos se concentran en unidades de negocio específicas y permite que las mejoras del proceso se adapten a las necesidades departamentales.

Permite la comparación del rendimiento entre diferentes unidades de negocio, destacando variaciones en la eficiencia, el cumplimiento y la carga de trabajo.

Este puede ser un campo de metadatos en el contrato o derivarse del departamento del usuario Propietario del Contrato.

Esta métrica calcula la duración total que un contrato pasa en la fase de aprobación, desde el momento en que se envía para la primera aprobación interna hasta que se obtiene la aprobación final requerida. Puede calcularse sumando las duraciones de todas las actividades relacionadas con la aprobación o tomando el tiempo entre el inicio de la primera actividad de aprobación y el final de la última.

Este atributo es la medida central para el KPI de 'Duración Promedio de la Fase de Aprobación'. Ayuda a aislar los retrasos que se deben específicamente al proceso de aprobación, en lugar de la redacción o negociación. Al rastrear esta duración, las organizaciones pueden comprender mejor el impacto de su matriz de aprobación e identificar oportunidades para optimizarla.

Aísla el tiempo dedicado a las aprobaciones, facilitando la identificación y resolución de cuellos de botella específicamente dentro de la cadena de aprobación.

Calculado en la herramienta de minería de procesos mediante la identificación de todos los eventos relacionados con las aprobaciones (por ejemplo, 'Aprobación Interna Enviada', 'Aprobación Interna Recibida') y la medición del tiempo entre el primero y el último de estos eventos para cada caso.

Este atributo rastrea si un contrato fue firmado utilizando una herramienta de firma electrónica integrada como DocuSign eSignature, o si fue ejecutado a través de un método fuera de línea (por ejemplo, firma manuscrita y escaneo).

Este atributo apoya directamente el KPI de 'Tasa de Adopción de Firma Electrónica'. Al analizar la proporción de contratos firmados electrónicamente, una empresa puede medir el éxito de sus iniciativas de transformación digital. Una tasa de adopción más alta generalmente se correlaciona con tiempos de ejecución más rápidos, menores costos administrativos y una mejora en el cumplimiento y el seguimiento de documentos.

Mide la adopción de procesos digitales y ayuda a cuantificar las ganancias de eficiencia al utilizar las capacidades integradas de firma electrónica.

Esto puede determinarse verificando si el evento 'Contrato Ejecutado' se originó del servicio integrado de DocuSign eSignature.

Este atributo rastrea la iteración del documento contractual a medida que pasa por revisiones y marcados. Cada vez que se carga o guarda una nueva versión, este número debería incrementarse.

El seguimiento de la versión del documento es una forma directa de medir el retrabajo y la complejidad de las negociaciones. Un alto número de versiones para un contrato indica un extenso tira y afloja entre las partes. Este atributo es un input primario para calcular el KPI de 'Recuento Promedio de Revisiones de Documentos' y analizar el dashboard de 'Frecuencia de Retrabajo y Revisión de Contratos'.

Mide directamente la cantidad de retrabajo y esfuerzo de negociación al rastrear cuántas veces se ha revisado un documento.

DocuSign CLM tiene control de versiones incorporado para documentos. Este atributo se extraerá del historial de versiones del documento.