Su Plantilla de Datos para Registro a Informe (R2R) - Cierre de Período y Conciliación

El Nombre de la Actividad describe un paso en el workflow de Record to Report, como 'Datos de Origen Importados' o 'Reconciliación Enviada para Revisión'. Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos y llevan un timestamp para mostrar la secuencia de eventos.

Analizar las actividades es fundamental para el Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar la secuencia de tareas, descubrir desviaciones del procedimiento estándar y medir la frecuencia y duración de cada paso. Esto es crucial para identificar cuellos de botella, ciclos de retrabajo y oportunidades de automatización.

Este atributo constituye el núcleo del mapa de procesos, permitiendo la visualización y el análisis de la secuencia de pasos en el ciclo de cierre.

Esto se captura típicamente en el registro de auditoría, la gestión de tareas o los logs de workflow dentro de Workiva, asociado con tareas específicas de cierre o conciliación.

El Periodo Financiero es el identificador de caso principal que agrupa todas las actividades relacionadas con el cierre contable para un marco de tiempo específico. Por ejemplo, '2024-Q1' o '2024-03' representarían un solo caso.

En el Process Mining, el análisis por Periodo Financiero permite una visión integral de todo el ciclo Record to Report. Permite la comparación de procesos de cierre entre diferentes periodos para identificar tendencias, medir mejoras en el tiempo de ciclo y señalar cuellos de botella recurrentes. Al tratar cada periodo como un caso, las organizaciones pueden analizar variantes de proceso y conformidad con los procedimientos estándar a lo largo del tiempo.

Es el identificador de caso esencial que enmarca el análisis, permitiendo la medición de extremo a extremo y la comparación de cada ciclo de cierre de período.

Esto se deriva típicamente del contexto del periodo de informes dentro de los módulos de informes financieros o gestión de cierre de Workiva. Consulte la documentación de Workiva para conocer los nombres de campos específicos.

El Timestamp del Evento marca el momento en que ocurrió una actividad. Es esencial para secuenciar eventos correctamente y calcular la duración entre ellos. Un registro de eventos completo tendrá un timestamp para cada actividad, desde 'Cierre de Periodo Iniciado' hasta 'Cierre de Periodo Completado'.

Este timestamp es la base de todo análisis basado en tiempo en el Process Mining. Se utiliza para calcular tiempos de ciclo, tiempos de espera y tiempos de procesamiento, que son críticos para dashboards como 'Tiempo de Ciclo de Cierre de Periodo de Extremo a Extremo' y 'Análisis de Cuellos de Botella en Reconciliación'. Los timestamps precisos son innegociables para un análisis de proceso significativo.

Proporciona el orden cronológico de los eventos, lo cual es esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo como los tiempos de ciclo e identificar los retrasos del proceso.

Encontrado en registros de eventos, rastros de auditoría o registros de transacciones dentro de Workiva, correspondiente al momento de creación o finalización de una tarea.

Este atributo identifica la aplicación o plataforma que generó los datos. Para este análisis, será principalmente 'Workiva', pero también puede usarse para distinguir datos que pueden haber sido importados de otros sistemas como un ERP.

En un entorno de múltiples sistemas, conocer el sistema de origen es clave para entender la trazabilidad de los datos y evaluar su calidad. Ayuda en el análisis de la causa raíz cuando se encuentran inconsistencias en los datos y proporciona contexto sobre cómo se realizó una actividad.

Proporciona un contexto crucial sobre el origen de los datos, lo cual es importante para la validación de datos y la comprensión del panorama tecnológico del proceso.

Este valor se establece típicamente durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar el origen de los registros.

Este atributo registra cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos desde el sistema de origen. Es un campo de metadatos aplicado a todo el conjunto de datos durante cada actualización.

Mostrar el timestamp de la Última Actualización de Datos en un dashboard es una buena práctica que informa a los usuarios sobre la frescura de los datos que están analizando. Ayuda a gestionar las expectativas sobre la actualidad de los insights y es crucial para el monitoreo operativo.

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, asegurando que comprendan el contexto del análisis y cuándo se actualizó por última vez la información.

Esto es generado y almacenado por el pipeline de datos o la herramienta ETL en el momento de la extracción de datos.

Este atributo agrupa las cuentas de mayor general en categorías lógicas para un análisis de nivel superior. Ejemplos incluyen 'Efectivo', 'Activos Fijos', 'Provisiones' e 'Intercompañía'. Esta clasificación ayuda a comprender el desempeño del proceso para diferentes tipos de conciliaciones.

Para el 'Análisis de Cuellos de Botella en Reconciliación', filtrar por Categoría de Reconciliación es crucial. Ayuda a determinar si los retrasos se concentran en áreas específicas, por ejemplo, si las conciliaciones intercompañía tardan consistentemente más que las conciliaciones bancarias. Este insight guía mejoras de procesos dirigidas y adaptadas a los desafíos específicos de cada categoría.

Permite la agregación y comparación del rendimiento de la reconciliación en diferentes tipos de cuentas, revelando cuellos de botella específicos de cada categoría.

Esto puede ser parte de los datos maestros del Plan de Cuentas, que podrían gestionarse en Workiva o heredarse de un ERP.

Este atributo especifica la cuenta contable de mayor general involucrada en una conciliación o asiento de diario. Proporciona un nivel granular de detalle para analizar el proceso de cierre.

El análisis por Cuenta GL es esencial para los dashboards 'Análisis de Cuellos de Botella en Reconciliación' y 'Estado y Antigüedad de Reconciliaciones'. Ayuda a identificar qué cuentas específicas son las más problemáticas, las que tardan más en conciliarse o las que requieren más ajustes. Este insight permite a los equipos enfocar sus esfuerzos de mejora en las áreas de mayor impacto, como cuentas complejas o aquellas con datos de baja calidad.

Proporciona una vista granular del rendimiento de la reconciliación, ayudando a identificar cuentas problemáticas que causan retrasos o requieren ajustes frecuentes.

Este será un campo clave en cualquier dato de conciliación o asiento de diario dentro de Workiva.

Este atributo indica la unidad de negocio o departamento, como 'Contabilidad Corporativa' o 'Auditoría Interna', asociado con el usuario o la actividad misma. Permite una agregación de datos de proceso de nivel superior.

Analizar el proceso por Departamento es esencial para el dashboard de 'Distribución de Carga de Trabajo del Cierre de Periodo' y para comparar el desempeño del proceso en diferentes partes de la organización. Ayuda a identificar problemas sistémicos dentro de un departamento, comparar la eficiencia entre equipos y comprender cómo las transferencias interdepartamentales impactan los tiempos de ciclo generales.

Permite segmentar el análisis del proceso por área de negocio, ayudando a comparar el rendimiento e identificar problemas específicos de cada departamento.

Esta información puede almacenarse como parte del perfil de usuario en Workiva o asociarse con los metadatos de la tarea.

Este atributo rastrea el estado de una conciliación a medida que avanza en su workflow, por ejemplo, 'Abierta', 'En Curso', 'Pendiente de Aprobación' o 'Aprobada'. Proporciona una instantánea del progreso actual de las actividades de conciliación.

Este es el atributo clave para el dashboard de 'Estado y Antigüedad de Reconciliaciones'. Permite a los gerentes monitorear elementos abiertos y en curso, identificar conciliaciones estancadas y priorizar el trabajo para asegurar el cumplimiento de los plazos. El seguimiento de los cambios de estado a lo largo del tiempo también ayuda a destacar los cuellos de botella donde los elementos esperan durante largos periodos antes de pasar al siguiente estado.

Permite la monitorización en tiempo real del progreso de la reconciliación, ayudando a identificar y abordar elementos estancados para mantener el cierre en curso.

Este es un atributo central dentro de los módulos de conciliación o gestión de cierre de Workiva.

El Código de Compañía representa una entidad legal específica dentro de la organización. Los procesos de cierre financiero a menudo se realizan por separado para cada código de compañía antes de la consolidación.

Este atributo es crucial para filtrar y comparar procesos entre diferentes entidades legales. Soporta el dashboard de 'Estado y Antigüedad de Reconciliaciones' al permitir que el análisis se desglose a una compañía específica. Ayuda a identificar si ciertas entidades experimentan consistentemente retrasos o tienen tasas más altas de ajustes, señalando problemas de proceso o datos específicos de la entidad.

Permite la comparación de la eficiencia y el cumplimiento del proceso de cierre entre diferentes entidades legales dentro de la organización.

Asociado con datos financieros, cuentas y transacciones dentro de Workiva, probablemente heredado del sistema ERP de origen.

Este atributo identifica al individuo responsable de una tarea específica en el proceso de cierre de periodo, como la persona que preparó una conciliación o el gerente que la aprobó. Es fundamental para analizar la carga de trabajo y el rendimiento.

El Usuario Responsable es crítico para el dashboard de 'Distribución de Carga de Trabajo del Cierre de Periodo'. Ayuda a los gerentes a comprender cómo se distribuyen las tareas entre los miembros del equipo, identificar posibles riesgos de agotamiento y asegurar una asignación equilibrada de recursos. También puede usarse para detectar necesidades de capacitación si usuarios específicos están consistentemente involucrados en ciclos de retrabajo o desviaciones del proceso.

Esto permite el análisis de la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del usuario y la asignación de recursos, lo cual es clave para gestionar la eficiencia del equipo.

Típicamente se encuentra en los registros de gestión de tareas o de workflow de Workiva, a menudo etiquetado como 'Asignado a', 'Propietario' o 'Completado por'.

Este indicador booleano se deriva analizando la secuencia de eventos. Para una cuenta y un periodo financiero dados, si una actividad de 'Asiento de Diario de Ajuste Contabilizado' ocurre después de una actividad de 'Reconciliación Revisada y Aprobada', este indicador se establece como verdadero. De lo contrario, es falso.

Este atributo es crucial para el dashboard de 'Tendencias de Ajustes Post-Reconciliación' y el KPI de 'Tasa de Ajustes Post-Reconciliación'. Un número elevado de estos eventos indica una falta de control, mala calidad de datos de sistemas anteriores o una falla en el proceso, ya que genera un retrabajo significativo y aumenta el riesgo de cumplimiento.

Identifica específicamente los ajustes de alto riesgo realizados después de las aprobaciones, ayudando a medir el control del proceso y los problemas de calidad de los datos.

Este no es un campo de origen. Se deriva utilizando lógica dentro de la herramienta de Process Mining comparando timestamps de actividades relacionadas.

Este atributo booleano distingue entre tareas ejecutadas automáticamente por el sistema, como importaciones de datos o informes generados por el sistema, y aquellas realizadas manualmente por un usuario.

Este atributo es crítico para identificar oportunidades de aumentar la automatización. Al analizar la relación entre tareas manuales y automatizadas y sus tiempos de procesamiento asociados, las organizaciones pueden construir un caso de negocio para automatizar pasos repetitivos y que consumen mucho tiempo. También ayuda a medir con precisión la eficiencia de las actividades dirigidas por humanos frente a las impulsadas por el sistema.

Distingue entre actividades humanas y del sistema, lo cual es clave para identificar oportunidades de automatización y medir el impacto de la automatización existente.

Esto se puede derivar del ID de usuario asociado con una actividad (por ejemplo, un usuario de 'sistema' o 'bot') o de un indicador específico en el propio tipo de actividad.

Esta es una métrica calculada que mide el tiempo de procesamiento de una sola actividad. Se deriva típicamente restando el timestamp de inicio de una actividad del timestamp de inicio de la actividad subsiguiente.

La Duración de la Actividad es una métrica fundamental en el Process Mining, utilizada directamente en los dashboards 'Análisis de Cuellos de Botella en Reconciliación' y 'Tiempos de Ciclo de Revisión y Aprobación'. Ayuda a identificar qué pasos específicos del proceso consumen más tiempo, permitiendo esfuerzos de optimización enfocados. Es la base para calcular muchos KPIs, incluidos los tiempos de ciclo promedio.

Cuantifica el tiempo de procesamiento de los pasos individuales, lo que permite identificar y analizar las actividades y cuellos de botella que consumen más tiempo.

Este no es un campo del sistema de origen. Se calcula durante la transformación de datos de Process Mining utilizando los timestamps de los eventos.

La Fecha Objetivo de Finalización es la fecha límite interna o externa para la finalización del proceso de cierre de periodo. Sirve como un punto de referencia contra el cual se mide el desempeño real.

Esta fecha es esencial para calcular el KPI de 'Tasa de Cierre de Periodo a Tiempo'. Al comparar el timestamp de finalización real de la actividad 'Cierre de Periodo Completado' con esta fecha objetivo, el análisis puede determinar si el cierre se realizó a tiempo, antes o después. Esta es una medida crítica de la fiabilidad del proceso y la adherencia a los plazos de los informes financieros.

Sirve como línea base para medir el rendimiento a tiempo, un indicador clave de la fiabilidad y previsibilidad del proceso de cierre.

Es probable que esta fecha se establezca dentro del módulo de gestión o planificación de cierres de Workiva para cada periodo financiero.

Este atributo proporciona un ID único para cada asiento de diario contabilizado durante el proceso de cierre, particularmente para los ajustes realizados después de las conciliaciones. Permite rastrear ajustes específicos hasta sus actividades de origen.

El seguimiento del ID del Asiento de Diario es importante para el dashboard de 'Tendencias de Ajustes Post-Reconciliación'. Ayuda a cuantificar el volumen de ajustes manuales y proporciona una forma de investigar asientos específicos que se realizaron tarde en el proceso. Esta trazabilidad es clave para comprender las causas raíz de los ajustes y mejorar la calidad inicial de los datos.

Proporciona una referencia única para cada ajuste financiero, permitiendo un análisis detallado del volumen, el momento y las razones de las entradas manuales.

Este sería un campo clave en cualquier dato de asiento de diario dentro de Workiva o del ERP de origen.

Este atributo registra el monto financiero de un ajuste. Puede utilizarse para comprender la materialidad de los cambios que se realizan durante el proceso de cierre.

Analizar el Monto del Ajuste ayuda a priorizar la investigación de los ajustes posteriores a la conciliación. Los ajustes de alto valor pueden indicar problemas significativos en los datos o procesos subyacentes, lo que justifica una atención inmediata. Este atributo respalda el KPI de 'Ratio de Ajustes Manuales' al permitir un análisis de los ajustes basado en el valor, en lugar de puramente en el volumen.

Ayuda a cuantificar el impacto financiero de los ajustes, permitiendo a los equipos priorizar las investigaciones basándose en la materialidad.

Este sería un campo estándar en cualquier tabla de datos de asiento de diario dentro de Workiva o de un ERP conectado.

Cuando un elemento es rechazado, el revisor normalmente proporciona una razón. Este atributo captura ese texto o código, explicando por qué el elemento no cumplió con los criterios de aprobación, como 'Documentación de soporte incorrecta' o 'Error de cálculo'.

Analizar las razones de rechazo ayuda a identificar las fuentes comunes de errores y retrabajo. Al categorizar y contar estas razones, la gerencia puede señalar áreas que necesitan mejoras en el proceso, mejor capacitación para los preparadores o instrucciones más claras. Estos datos son valiosos para reducir los ciclos de retrabajo y mejorar la tasa de aprobación a la primera.

Proporciona información directa sobre las causas raíz del retrabajo y los problemas de calidad, guiando la capacitación dirigida y los esfuerzos de mejora del proceso.

Es probable que esta información se capture en un campo de comentarios o en una lista predefinida cuando un usuario ejecuta una acción de 'Rechazar' en un workflow de Workiva.

Esta métrica calculada representa la duración de extremo a extremo de todo el caso de cierre de periodo. Se calcula como la diferencia de tiempo entre la primera actividad ('Cierre de Periodo Iniciado') y la última actividad ('Cierre de Periodo Completado') para un Periodo Financiero dado.

Este atributo es la medida principal para el dashboard de 'Tiempo de Ciclo de Cierre de Periodo de Extremo a Extremo' y el KPI correspondiente. El seguimiento de esto a lo largo del tiempo permite a la dirección ver el impacto de las mejoras de proceso y comparar la eficiencia del cierre entre diferentes unidades de negocio o periodos. Es uno de los indicadores de rendimiento del proceso de alto nivel más importantes.

Este es un indicador clave de rendimiento que mide la eficiencia y velocidad general de todo el proceso de cierre de periodo de principio a fin.

Esto se calcula a nivel de caso en la herramienta de Process Mining restando el tiempo de inicio más temprano del tiempo de finalización más tardío para cada caso.