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Votre modèle de données de Gestion des Dépenses

Expensify

Attributs de gestion des dépenses (20) Activités de gestion des dépenses (13) Guides d'extraction (3)

Votre modèle de données de Gestion des Dépenses

Ce modèle fournit les étapes nécessaires à la collecte des données nécessaires afin d'analyser votre processus de gestion des dépenses. Il décrit les attributs essentiels à recueillir, les activités clés à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de votre système Expensify. Utilisez cette ressource pour préparer vos données pour obtenir des analyses approfondies de Process Mining.

Attributs recommandés à collecter pour une analyse complète
Activités clés à suivre pour une découverte précise des processus
Guide pratique pour l'extraction de données

Vous découvrez les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

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Attributs de gestion des dépenses

Ce sont les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d'événements pour une analyse et une optimisation approfondie de la gestion des dépenses.

3 Obligatoire 5 Recommandé 12 Facultatif

	Nom	Descriptionn
	Heure de l'événement EventTime	L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit pour un rapport de dépenses.
Descriptionn L'horodatage de l'événement fournit la date et l'heure précises pour chaque activité du processus. Cette information temporelle est indispensablele pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d'attente entre les différentes étapes. Elle permet l'analyse des points de blocage, des tendances de performance au fil du temps et de la conformité aux accords de niveau de service. Sans horodatages précis, l'analyse du Process Mining est limitée à la découverte des flux. Pourquoi est-ce important ? : Les horodatages sont essentiels pour toutes les analyses temporelles, y compris le calcul des temps de cycle, l'identification des points de blocage et le suivi de la performance des processus. Source des données : C'est l'horodatage de création associé à chaque entrée de journal d'historique ou changement de statut dans les données des rapports Expensify. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID de la note de frais ExpenseReportId	L'identifiant unique pour un rapport de dépenses, regroupant toutes les activités connexes de la soumission au remboursement.
Descriptionn L'ID du rapport de dépenses est l'identifiant de dossier principal pour le processus de gestion des dépenses. Chaque ID représente une seule collection de dépenses soumises par un employé pour approbation et remboursement. Cet attribut est impératif pour suivre le parcours complet d'un rapport de dépenses, permettant la reconstitution de son cycle de vie complet, y compris toutes les soumissions, approbations, rejets et paiements. Pourquoi est-ce important ? : Il permet l'agrégation de tous les événements liés en une seule instance de processus, ce qui constitue le fondement de toute analyse de Process Mining. Source des données : C'est la clé primaire dans l'objet de données des rapports de dépenses, souvent disponible via le point d'accès API des rapports Expensify sous le nom « reportID ». Exemples RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nom de l'activité ActivityName	Le nom de l'événement commercial qui s'est produit à un moment précis pour une note de frais.
Descriptionn Le nom de l'activité décrit une étape ou un jalon spécifique dans le processus de gestion des dépenses, tel que « Rapport de dépenses soumis » ou « Approuvé par le manager ». Il constitue l'pilier central de la carte de processus, permettant aux analystes de visualiser le flux de travail, d'identifier les parcours courants et de repérer les écarts ou les points de blocage. L'analyse de la séquence des activités est clée pour comprendre l'efficacité et la conformité des processus. Pourquoi est-ce important ? : Cet attribut définit les étapes de la carte de processus, permettant de visualiser et d'analyser le flux de processus, les variations et les boucles de remaniement. Source des données : Cet attribut est généralement dérivé en mappant les changements de statut des rapports, les commentaires ou les entrées du journal d'historique d'Expensify à une liste standardisée d'activités. Exemples Note de frais soumiseApprouvé par le responsableRefusé par la FinanceRemboursement exécuté
	Approbateur Approver	Le nom ou l'ID de l'utilisateur responsable de l'approbation ou du rejet du rapport de dépenses.
Descriptionn L'attribut Approbateur identifie le manager ou le membre de l'équipe financière qui agit sur un rapport de dépenses soumis. C'est indispensable pour analyser le comportement spécifique de l'approbateur, tels que les temps d'approbation, les taux de rejet et la répartition de la charge de travail. Comprendre la performance de l'approbateur peut aider à identifier les besoins en formation, à réaffecter les charges de travail et à rationaliser le processus d'approbation. Pourquoi est-ce important ? : Cet attribut est la clé de l'analyse des points de blocage d'approbation, de la répartition de la charge de travail et des taux de rejet spécifiques aux approbateurs. Source des données : Ces informationsns se trouvent dans l'historique du rapport ou le journal du workflow, souvent associées aux événements d'approbation ou de rejet. Le champ peut être étiqueté « managerEmail » ou similaire. Exemples jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Demandeur Submitter	L'employé qui a créé et soumis le rapport de dépenses.
Descriptionn L'attribut 'Déclarant' identifie l'employé qui a engagé les dépenses et demande un remboursement. Ces informationsns sont utilisées pour analyser les schémas de dépenses par employé, département ou rôle. Il aide à répondre aux questions concernant les employés ou les groupes qui subissent le plus de retards ou ont les taux de violation de politique les plus élevés, contribuant à une meilleure analyse de l'expérience employé. Pourquoi est-ce important ? : Permet d'analyser la performance du processus du point de vue de l'employé, aidant à identifier les groupes avec des problèmes ou des retards fréquents. Source des données : C'est un champ primaire sur l'objet rapport de dépenses, typiquement étiqueté « policyEmail », « submitterEmail » ou « employeeEmail ». Exemples sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Département de l'employé EmployeeDepartment	Le département ou l'unité commerciale auquel appartient le déclarant.
Descriptionn Cet attribut indique le département organisationnel de l'employé soumettant le rapport de dépenses, tel que « Ventes », « Ingénierie » ou « Marketing ». C'est une dimension cruciale pour l'analyse, permettant des comparaisons des temps de cycle, des taux de rejet et de la conformité aux politiques à travers différentes parties de l'entreprise. Cela aide à identifier les problèmes spécifiques aux départements ou les besoins en formation. Pourquoi est-ce important ? : Permet une analyse détaillée puissante pour comparer la performance et la conformité des processus entre les différentes unités commerciales. Source des données : Ces informationsns pourraient être stockées comme une étiquette sur le rapport ou associées au profil utilisateur du déclarant dans Expensify. Il peut nécessiter un enrichissement à partir d'un système RH externe. Exemples VentesMarketingIngénierieFinance
	Indicateur de violation de politique PolicyViolationFlag	Un indicateur booléen qui est vrai si le rapport a été signalé pour une violation de politique.
Descriptionn Cet indicateur indique si un rapport de dépenses a déclenché une ou plusieurs violations de politique, telles que le dépassement d'une limite de dépenses ou l'absence d'un reçu. Le système automatisé d'Expensify signale souvent ces problèmes. Cet attribut est indispensable pour le tableau de bord « Aperçu des violations de politique », aidant à quantifier les problèmes de conformité et à cibler les domaines d'amélioration. Pourquoi est-ce important ? : Mesure directement la conformité aux politiques et aide à identifier les rapports nécessitant un examen supplémentaire, ce qui en fait un élément clé pour les dashboards de conformité. Source des données : Les rapports Expensify contiennent souvent un champ ou un statut spécifique indiquant une violation, tel que 'hasViolations' ou un indicateur booléen similaire. Exemples truefaux
	Montant total du rapport ReportTotalAmount	La valeur monétaire totale de la note de frais.
Descriptionn Cet attribut représente la somme de toutes les dépenses incluses dans un seul rapport de dépenses. C'est une métrique financière critique utilisée pour diverses analyses, telles que l'identification des dépenses de grande valeur qui peuvent nécessiter un examen supplémentaire ou suivre un chemin d'approbation différent. Il est également utilisé dans les rapports financiers et pour comprendre les schémas de dépenses à travers l'organisation. Pourquoi est-ce important ? : Permet l'analyse des notes de frais de grande valeur, aide à identifier les tendances de dépenses et est impératif pour les dashboards financiers et de conformité. Source des données : Disponible dans l'objet des rapports Expensify, souvent nommé 'total' ou 'montant'. Exemples 150.752500.0089.50
	Approbation du premier passage IsFirstPassApproval	Un indicateur calculé qui est vrai si le rapport a été approuvé sans aucun rejet ni révision.
Descriptionn Cet indicateur booléen est calculé pour chaque rapport de dépenses afin de déterminer s'il a traversé le processus d'approbation sans aucun résultat négatif, tel qu'un rejet ou un renvoi pour révision. C'est une mesure directe de la qualité et de l'efficacité du processus, alimentant directement le KPI du taux d'approbation au premier passage. Un taux élevé indique que les soumissions sont de bonne qualité et que les politiques sont bien comprises. Pourquoi est-ce important ? : Mesure directement la qualité des soumissions initiales et l'efficacité du flux d'approbation, soulignant la fréquence des retouches. Source des données : Ceci est calculé en vérifiant la séquence des activités pour un ExpenseReportId donné. Si la séquence ne contient pas « Rejeté par le manager », « Rejeté par la finance » ou « Rapport renvoyé pour révision », l'indicateur est vrai. Exemples truefaux
	Catégorie de dépenses ExpenseCategory	La catégorie assignée à un poste de dépense individuel au sein d'un rapport.
Descriptionn La catégorie de dépenses classifie le type de dépense, comme 'Voyage', 'Repas et divertissement' ou 'Logiciel'. Bien qu'un rapport puisse avoir plusieurs catégories, cet attribut est souvent dénormalisé au niveau du rapport, par exemple en prenant la catégorie la plus fréquente ou la catégorie avec le montant le plus élevé. Il est utilisé pour analyser les tendances de dépenses et pour vérifier la conformité des politiques pour des types de dépenses spécifiques. Pourquoi est-ce important ? : Aide à analyser les habitudes de dépenses, les violations de politique et les temps d'approbation pour différents types de dépenses. Source des données : Trouvé au niveau des éléments de ligne ('transactions') dans un rapport. Une agrégation ou une règle métier est nécessaire pour l'affecter au niveau du cas. Exemples Billets d'avionHébergementRepasFournitures de bureau
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	L'horodatage indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Descriptionn Cet attribut consigne la date et l'heure auxquelles les données ont été extraites et mises à jour pour la dernière fois dans l'outil de Process Mining. Il assure la transparence sur la la réactualisation des données et est impératif pour comprendre la pertinence de l'analyse. Cela aide les utilisateurs à faire confiance aux informations et à prendre des décisions éclairées basées sur des données à jour. Pourquoi est-ce important ? : Garantit aux utilisateurs sont conscients de la fraîcheur des `données`, ce qui est indispensable pour la pertinence et la précision de l'analyse des processus. Source des données : C'est généralement l'horodatage de la tâche d'extraction de données, ajouté pendant le processus de transformation des données (ETL). Exemples 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Devise Currency	Le code de devise pour les montants du rapport de dépenses.
Descriptionn L'attribut Devise spécifie la devise du montant total du rapport, telle que l'USD, l'EUR ou la GBP. C'est impératif pour les organisations qui opèrent dans plusieurs pays afin de s'assurer que les données financières sont interprétées correctement. Toutes les valeurs monétaires doivent être analysées en conjonction avec cet attribut pour éviter les agrégations incorrectes. Pourquoi est-ce important ? : Assure une analyse financière et un reporting précis en fournissant le contexte nécessaire à toutes les valeurs monétaires. Source des données : C'est un champ standard dans l'objet rapport Expensify, souvent appelé « currency ». Exemples USDEURGBPCAD
	Heure de fin de l'événement EventEndTime	L'horodatage de fin d'une activité spécifique. Utile pour les activités avec une durée mesurable.
Descriptionn Alors que de nombreuses activités dans la gestion des dépenses sont instantanées, certaines comme « Révision du manager » peuvent être modélisées avec une heure de début et de fin. L'heure de fin de l'événement marque l'achèvement d'une telle activité. Il est utilisé en conjonction avec l'heure de début pour calculer le temps de traitement précis pour les étapes individuelles, offrant une vue plus détaillée de l'endroit où le temps passé. Pourquoi est-ce important ? : Permet le calcul des temps de traitement des activités, ce qui aide à différencier le temps de travail actif du temps d'attente inactif. Source des données : Ce n'est généralement pas un champ direct. Il est dérivé en prenant l'horodatage de l'événement suivant dans la séquence pour le même cas. Exemples 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Méthode de paiement PaymentMethod	La méthode utilisée pour rembourser l'employé.
Descriptionn Cet attribut décrit comment l'employé a été remboursé, tel que « Dépôt direct (ACH) », « PayPal » ou « Carte de crédit d'entreprise ». L'analyse de la mode de paiement peut aider à comprendre la partie remboursement du processus, surtout si certaines méthodes sont associées à des retards plus longs. Il fournit un contexte supplémentaire pour les étapes finales du processus. Pourquoi est-ce important ? : Fournit un contexte pour la phase de remboursement et peut être utilisé pour analyser les retards ou les coûts associés aux différentes méthodes de paiement. Source des données : Ces informationsns sont généralement disponibles dans les détails de remboursement d'un rapport clos. Exemples ACHPayPalBill.com
	Motif de refus RejectionReason	La raison fournie par un approbateur lors du rejet d'un rapport de dépenses ou de son renvoi pour révision.
Descriptionn Lorsqu'un rapport de dépenses est rejeté, l'approbateur peut généralement fournir une raison. Cet attribut textuel capture cette raison, offrant un aperçu qualitatif inestimable des raisons pour lesquelles les rapports échouent à l'approbation. L'analyse des raisons de rejet aide à identifier les erreurs de soumission courantes, les politiques peu claires ou les domaines où les employés ont besoin de plus de formation, soutenant directement les efforts visant à améliorer le taux d'approbation au premier passage. Pourquoi est-ce important ? : Fournit des données qualitatives qui expliquent pourquoi le remaniement se produit, ce qui est impératif pour l'analyse des causes profondes des rejets de rapports. Source des données : Ces informationsns se trouvent généralement dans les commentaires ou le journal d'historique associés à un événement de rejet. Exemples Reçu manquant pour un article de plus de 75 $Catégorie de dépense incorrecte sélectionnéeDépense en double soumise
	Nom de la politique PolicyName	Le nom de la politique de dépenses appliquée au rapport.
Descriptionn Dans Expensify, différents groupes d'employés peuvent être soumis à différentes politiques de dépenses. Cet attribut identifie la politique spécifique qui régit les règles de la note de frais. C'est une dimension majeure pour l'analyse, car elle permet de comparer la conformité et l'efficacité entre différentes politiques, qui peuvent avoir des règles et des workflows d'approbation différents. Pourquoi est-ce important ? : Permet de segmenter l'analyse du processus par l'ensemble des règles appliquées, ce qui est indispensable pour comprendre les variations dues aux différentes politiques. Source des données : C'est un champ standard sur l'objet rapport dans Expensify, souvent nommé « policyID » ou « policyName ». Exemples Politique des employés américainsPolitique de l'équipe de vente du Royaume-UniPolitique de voyages des cadres
	Résultat de l'audit AuditOutcome	Le résultat d'un audit manuel ou automatisé effectué sur le rapport de dépenses.
Descriptionn Cet attribut capture le résultat d'un audit, qui peut être « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec des observations ». C'est pertinent pour les entreprises qui ont une étape d'audit formelle dans leur processus de dépenses, soit pour tous les rapports, soit pour un échantillon. L'analyse des résultats d'audit aide à comprendre les niveaux de conformité et l'efficacité des contrôles existants. Pourquoi est-ce important ? : Mesure directement le résultat des contrôles de conformité et est indispensable pour analyser l'efficacité du processus d'audit. Source des données : C'est probablement un attribut conceptuel ou pourrait être stocké comme une étiquette ou dans un commentaire. Son existence dépend de la configuration spécifique du processus de l'entreprise au sein d'Expensify. Exemples RéussiÉchec - Violation de politiqueApprouvé avec réserves
	Statut du rapport ReportStatus	L'état actuel du rapport de dépenses dans son cycle de vie.
Descriptionn Le statut du rapport indique la position actuelle du rapport de dépenses dans le processus, tel que « OUVERT », « SOUMIS », « APPROUVÉ », « REMBOURSÉ » ou « CLOS ». Il fournit un aperçu de la progression du rapport. En Process Mining, cet attribut est souvent utilisé pour dériver le nom de l'activité, mais il peut également être utilisé comme une dimension pour analyser le temps que les rapports passent dans chaque état. Pourquoi est-ce important ? : Indique l'état actuel d'un cas et est souvent la source pour dériver le journal d'activités pour le Process Mining. Source des données : C'est un champ standard dans l'objet rapport Expensify, souvent nommé « status » ou « state ». Exemples SOUMISAPPROUVÉREMBOURSÉCLOSED
	Système source SourceSystem	Le système d'où les données ont été extraites.
Descriptionn Cet attribut identifie l'origine des données de processus, qui est « Expensify » dans ce cas. C'est important pour la gouvernance des données, surtout dans les environnements où les données de plusieurs systèmes sont combinées. Il aide à tracer la traçabilité des données et à comprendre le contexte du processus. Pourquoi est-ce important ? : Fournit un contexte essentiel pour la traçabilité des données et aide à différencier les processus lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sources sont chargées dans le même environnement. Source des données : C'est une valeur statique (« Expensify ») qui doit être ajoutée pendant le processus de transformation des données. Exemples ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Temps de cycle total TotalCycleTime	Le temps total écoulé entre la création du premier événement et l'achèvement du dernier événement pour un rapport de dépenses.
Descriptionn Le temps de cycle total est un calcul au niveau du cas qui mesure la durée complet du processus de gestion des dépenses pour un seul rapport. C'est un indicateur clé de performance (KPI) pour l'efficacité globale du processus. Cette métrique est calculée en prenant la différence entre l'horodatage de la toute première activité (par exemple, « Rapport de dépenses créé ») et de la toute dernière activité (par exemple, « Remboursement exécuté »). Pourquoi est-ce important ? : C'est un KPI principal pour mesurer la vélocité globale du processus et identifier les cas de longue durée qui peuvent indiquer des problèmes systémiques. Source des données : Cet attribut est calculé en prenant (MAX((EventTime)) - MIN((EventTime))) pour chaque ExpenseReportId. Exemples 6048001209600259200

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion des dépenses

Ce sont les étapes clés du processus et les jalons à enregistrer dans votre journal d'événements pour une découverte précise des processus et l'identification des points de blocage.

7 Recommandé 6 Facultatif

	Activité	Descriptionn
	Approuvé par la Finance	Le service financier ou l'approbateur final a examiné et donné son approbation finale pour le rapport de dépenses. Cette action est enregistrée dans l'historique du workflow et modifie généralement le statut du rapport en « Approuvé ».
Pourquoi est-ce important ? : C'est la dernière porte d'approbation avant le remboursement. Le temps pris pour cette étape est indispensable pour le temps de cycle global et le KPI du délai moyen de remboursement. Source des données : Capturé à partir de l'historique ou du journal d'audit du rapport, qui enregistre l'action d'approbation finale, l'approbateur de l'équipe financière et l'horodatage. Capture Comptabilisé comme une action d'approbation finale distincte dans l'historique du workflow du rapport. Type d'événement explicit
	Approuvé par le responsable	Le manager direct ou l'approbateur de premier niveau a examiné et approuvé le rapport de dépenses. Cet événement est capturé à partir du journal du workflow d'approbation, qui enregistre l'action et l'horodatage de l'approbateur.
Pourquoi est-ce important ? : Une étape critique dans le processus d'approbation. L'analyse du temps écoulé entre la soumission et cet événement aide à identifier les points de blocage liés au manager et mesure le KPI du temps de cycle d'approbation du manager. Source des données : Capturé à partir de l'historique ou du journal d'audit du rapport, qui enregistre explicitement l'action d'approbation, le nom de l'approbateur et l'horodatage. Capture Comptabilisé comme une action d'approbation distincte dans l'historique du workflow du rapport. Type d'événement explicit
	Note de frais créée	Marque l'initiation d'une nouvelle note de frais par un employé. Ceci est généralement capturé comme un événement explicite avec un horodatage de création lorsque le rapport est sauvegardé pour la première fois dans Expensify.
Pourquoi est-ce important ? : Cette activité est le point de départ pour toutes les analyses de processus et est indispensablele pour mesurer le temps de cycle total de la création au remboursement. Source des données : Cet événement est capturé à partir de l'horodatage de création du rapport dans l'historique des rapports ou les journaux d'audit d'Expensify. Chaque objet de rapport a une date de création. Capture Comptabilisé lors de la création initiale et de l'enregistrement de la note de frais. Type d'événement explicit
	Note de frais soumise	L'employé soumet officiellement le rapport de dépenses terminé pour que le workflow d'approbation commence. C'est une transition clé de la saisie des données au processus de révision, généralement capturée par un changement de statut et un horodatage de soumission.
Pourquoi est-ce important ? : Cette activité est un jalon critique qui déclenche le cycle d'approbation. Il sert de point de départ pour mesurer les temps de révision des managers et de la finance. Source des données : Déduit du changement de statut du rapport de 'Ouvert' ou 'Brouillon' à 'En traitement' ou 'Soumis', ainsi que de l'horodatage associé à ce changement. Capture Dérivé du changement de statut vers 'En traitement' et de l'horodatage de soumission associé. Type d'événement inferred
	Rapport clos	Le rapport de dépenses est formellement clos dans le système après que toutes les actions, y compris le remboursement et la synchronisation comptable, sont terminées. Cet événement est généralement déduit d'un statut final et terminal comme « Clos ».
Pourquoi est-ce important ? : Fournit un point final définitif pour le processus, distinct du remboursement, ce qui est utile pour analyser les étapes finales de comptabilité et d'archivage. Source des données : Déduit du statut du rapport passant à un état terminal comme 'Clos'. Cela se produit souvent après le remboursement et l'exportation comptable. Capture Dérivé du statut du rapport passant à 'Clos' avec son horodatage associé. Type d'événement inferred
	Rapport renvoyé pour révision	Un approbateur, qu'il s'agisse d'un manager ou d'un membre de la finance, renvoie le rapport à l'employé pour correction ou informations supplémentaires. Cela est généralement déduit d'un changement de statut vers 'Ouvert' après avoir été 'En traitement'.
Pourquoi est-ce important ? : Cette activité représente le remaniement, qui est une source majeure d'inefficacité. Le suivi permet de quantifier les boucles de remaniement, de mesurer le KPI du taux de remaniement et d'identifier les causes profondes. Source des données : Déduit d'un changement de statut de rapport de 'En traitement' ou 'Soumis' à 'Ouvert'. L'horodatage de ce changement de statut marque l'événement. Capture Dérivé d'un changement de statut de rapport de 'En traitement' vers 'Ouvert'. Type d'événement inferred
	Remboursement exécuté	Le paiement a été envoyé avec succès à l'employé, complétant la partie remboursement du processus. Ceci est capturé à partir des journaux de traitement des paiements ou d'une mise à jour finale du statut dans Expensify.
Pourquoi est-ce important ? : C'est un point final clé pour mesurer les temps de cycle côté employé. C'est indispensable pour les KPI du temps de cycle moyen des rapports de dépenses et du délai moyen de remboursement. Source des données : Déduit du statut du rapport passant à 'Remboursé'. L'intégration d'Expensify avec les systèmes de paiement fournit un horodatage pour ce changement de statut. Capture Dérivé du statut du rapport passant à 'Remboursé' et de son horodatage associé. Type d'événement inferred
	Comptabilité Comptabilisée	Les données financières du rapport de dépenses ont été exportées et comptabilisées dans le système comptable ou l'ERP de l'entreprise. C'est l'étape finale, marquant l'achèvement du processus du point de vue des registres financiers.
Pourquoi est-ce important ? : Représente la clôture finale du rapport de dépenses dans le système financier. C'est important pour mesurer le processus complet complet et assurer la synchronisation des données. Source des données : Capturé à partir des journaux d'intégration entre Expensify et le logiciel de comptabilité. Cela peut nécessiter la combinaison de données provenant de deux systèmes. Capture Comptabilisé dans l'historique d'intégration lorsque les données sont synchronisées avec succès avec le système comptable. Type d'événement explicit
	Dépense ajoutée au rapport	Représente l'ajout par un employé d'un poste spécifique, tel qu'un reçu scanné ou une dépense saisie manuellement, au rapport. Ceci est enregistré comme une entrée dans le journal d'historique détaillé du rapport.
Pourquoi est-ce important ? : L'analyse du temps entre la création du rapport et l'ajout des dépenses peut révéler des retards dans la collecte de preuves ou la préparation de la soumission par les employés. Source des données : Provenant du journal d'audit ou de l'historique de la note de frais, qui enregistre des actions telles que l'ajout d'entrées de dépenses individuelles. Capture Comptabilisé dans l'historique du rapport chaque fois qu'une nouvelle ligne de dépense est ajoutée. Type d'événement explicit
	Refusé par la Finance	Le service financier a examiné et rejeté le rapport de dépenses, arrêtant le processus de remboursement. Cet événement est enregistré dans l'historique du workflow avec un horodatage et une raison de rejet.
Pourquoi est-ce important ? : Identifie les points de blocage et les raisons d'échec à l'étape de révision finale. Il est indispensable pour analyser le taux de rejet global et les problèmes de conformité. Source des données : Capturé à partir de l'historique du rapport, qui enregistre l'action de rejet par l'équipe financière, ainsi qu'un horodatage et l'utilisateur. Capture Comptabilisé comme une action de rejet distincte dans l'historique du workflow du rapport. Type d'événement explicit
	Refusé par le Manager	L'approbateur de premier niveau a examiné le rapport de dépenses et l'a rejeté, ce qui arrête généralement le processus. Ceci est enregistré comme un événement de rejet dans le journal du workflow, souvent avec une raison fournie.
Pourquoi est-ce important ? : L'analyse des événements de rejet est indispensablele pour comprendre le KPI du taux de rejet des notes de frais. Elle aide à identifier les raisons courantes d'échec et les domaines nécessitant une amélioration des processus. Source des données : Capturé à partir de l'historique du rapport, qui enregistre l'action de rejet, l'identité du rejeteur et l'horodatage. Le statut du rapport passe généralement à 'Rejeté'. Capture Comptabilisé comme une action de rejet distincte dans l'historique du workflow du rapport. Type d'événement explicit
	Remboursement planifié	Après l'approbation finale, la note de frais est mise en file d'attente pour le traitement du paiement. Cet événement marque la transition de l'approbation à la phase de paiement et est souvent capturé lorsque le statut du rapport passe à 'Remboursement en cours'.
Pourquoi est-ce important ? : Marque le début du délai de remboursement. L'analyse de la durée entre cet événement et le paiement réel aide à identifier les retards dans le processus de paiement. Source des données : Déduit d'un changement de statut de rapport à 'Remboursement en cours' ou 'Traitement des facturess factures fournisseurs factures fournisseursursu paiement', avec son horodatage associé. Capture Dérivé d'un changement de statut indiquant que le rapport est en file d'attente pour le paiement. Type d'événement inferred
	Signalé pour violation de politique	Un contrôle automatisé identifie une dépense qui viole la politique de l'entreprise, comme un dépassement de budget ou un reçu manquant. Cet événement est capturé lorsqu'un indicateur spécifique de violation de politique est défini sur le rapport ou un élément de ligne.
Pourquoi est-ce important ? : Met en évidence les problèmes de conformité et aide à identifier les politiques fréquemment violées, permettant une formation ciblée ou une clarification des politiques. Ceci est impératif pour le KPI du nombre de violations de politique. Source des données : Déduit de l'indicateur ou de l'attribut 'Violation de politique' étant défini sur vrai dans les données de la note de frais. L'horodatage correspond au moment où cet indicateur a été défini. Capture Dérivé de l'horodatage de la mise à jour de l'attribut de violation de politique pour le rapport. Type d'événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment obtenir vos données d'Expensify

Étapes

Connectez-vous à votre compte Expensify avec des permissions d'Administrateur de Domaine ou d'Administrateur de Politique.
Accédez à la section Paramètres, puis allez dans Politiques et sélectionnez la politique de groupe spécifique pour laquelle vous souhaitez exporter des données.
Dans le menu de gauche, sélectionnez l'option Formats d'Exportation sous la catégorie Rapports.
Cliquez sur Ajouter un nouveau format d'exportation pour commencer à créer le modèle personnalisé. Nommez le modèle de manière descriptive, par exemple, Exportation du journal d'événements ProcessMind.
Dans l'éditeur de modèle d'exportation, sélectionnez le type d'exportation Rapports. Vous allez maintenant définir les colonnes de votre fichier CSV. Utilisez le bouton Ajouter une nouvelle colonne pour ajouter chaque champ requis.
Configurez les colonnes en entrant les formules exactes fournies dans la section query ci-dessous. Cela inclut les colonnes pour l'ID de cas, les horodatages pour chaque activité, et tous les attributs requis et recommandés.
Après avoir ajouté toutes les colonnes nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour créer le modèle d'exportation.
Naviguez vers la page Rapports depuis le menu principal d'Expensify. Utilisez les filtres pour sélectionner les rapports que vous souhaitez analyser. Il est impératif de définir une plage de dates spécifique, par exemple, les 3 à 6 derniers mois, pour garantir une taille de fichier gérable.
Cliquez sur le bouton Exporter vers et sélectionnez votre modèle nouvellement créé, Exportation du journal d'événements ProcessMind, dans la liste déroulante.
Expensify générera le fichier CSV et vous enverra un lien pour le télécharger. Téléchargez le fichier sur votre machine locale. Le fichier exporté sera au format "large", avec une ligne par note de frais et des colonnes séparées pour l'horodatage de chaque activité.
Transformez les données téléchargées d'un format large à un format long adapté au Process Mining. Vous pouvez utiliser des outils comme Microsoft Excel (avec la fonction Dissocier les colonnes de Power Query), Python (avec la bibliothèque pandas) ou d'autres outils de prélèvement.paration de données. L'objectif est d'avoir une ligne par activité, avec les colonnes ExpenseReportId, (ActivityName) et (EventTime).
Enregistrez les données transformées sous forme de fichier CSV et téléchargez-les sur l'application ProcessMind.

Configuration

Permissions Administrateur: Vous devez disposer des permissions d'Administrateur de Domaine ou d'Administrateur de Politique pour la politique concernée afin de créer et gérer les formats d'exportation.
Modèle d'Exportation: Un modèle d'exportation personnalisé doit être configuré. Cette méthode ne fonctionnera pas avec les modèles par défaut.
Période: Il est fortement recommandé de filtrer l'exportation par une période spécifique, telle que 3 à 6 mois, pour que le processus d'exportation reste rapide et que la taille du fichier résultant soit gérable. Utilisez la Date de Soumission comme filtre principal.
Filtre par Statut de Rapport: Pour capturer l'intégralité du cycle de vie du processus, évitez de filtrer par statut de rapport. Exportez tous les rapports de la période, y compris les statuts Ouvert, En Traitement, Approuvé, Remboursé et Clos.
Champs Personnalisés: Les attributs comme ServiceEmployé dépendent de la configuration spécifique d'Expensify de votre organisation. Si vous utilisez des balises ou des champs de rapport pour ces informations, vous devez ajouter la formule correspondante, par exemple {report:tag:Department}, au modèle d'exportation.

a Exemple de requête config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Étapes

Prérequis et Configuration: Assurez-vous d'avoir Python 3 installé sur votre système. Installez la bibliothèque requests nécessaire en exécutant pip install requests dans votre terminal ou invite de commande. Vous aurez également besoin des identifiants API d'Expensify.
Obtenir les identifiants API Expensify: Connectez-vous à votre compte Expensify avec des privilèges d'administrateur. Naviguez vers Paramètres > Compte > Intégrations > API Publique. Ici, vous pouvez générer votre partnerUserID et partnerUserSecret. Stockez ces identifiants en toute sécurité, car ils donnent accès aux données de votre entreprise.
Configurer le modèle d'exportation Expensify: Le script s'appuie sur une exportation de données personnalisée. Dans Expensify, allez dans Paramètres > Politiques > [Votre politique de groupe] > Formats d'exportation. Créez un nouveau modèle d'exportation qui inclut toutes les colonnes nécessaires. Il est impératif d'inclure des champs tels que l'ID du rapport, la date de création, la date de soumission, la date d'approbation, la date de remboursement, la date de clôture, le montant total, l'e-mail du soumetteur, les détails de l'approbateur, les violations de politique et le journal détaillé de l'historique du rapport. L'historique du rapport est indispensable pour capturer des événements comme les rejets et les commentaires.
Personnaliser le script Python: Copiez le script Python fourni dans un fichier, par exemple, extract_expensify_log.py. Remplacez les valeurs de PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE et EXPORT_TEMPLATE_NAME par vos identifiants spécifiques, la plage de dates souhaitée et le nom exact du modèle d'exportation que vous avez configuré à l'étape précédente.
Exécuter le script pour télécharger les données: Exécutez le script depuis votre terminal en utilisant python extract_expensify_log.py. Le script s'authentifiera d'abord auprès de l'API Expensify, puis soumettra une requête de tâche pour exporter les données du rapport. Il interrogera l'API toutes les quelques secondes pour vérifier si l'exportation est prête.
Attendre le téléchargement du fichier: Une fois la tâche d'exportation terminée, le script téléchargera automatiquement le fichier CSV résultant et l'enregistrera sous le nom expensify_raw_export.csv dans le même répertoire.
Transformer les données brutes en journal d'événements: Le script procède à la lecture du fichier expensify_raw_export.csv téléchargé. Il parcourt chaque ligne, qui représente un seul rapport de dépenses, et déploie les données. Pour chaque colonne de date pertinente et chaque entrée de journal d'historique, il crée une ligne distincte dans le journal d'événements, correspondant à une activité commerciale.
Générer le fichier journal d'événements final: Après avoir traité tous les rapports de l'exportation brute, le script écrit les données transformées dans un nouveau fichier nommé expensify_event_log.csv. Ce fichier est structuré avec les colonnes requises : ExpenseReportId, (ActivityName), (EventTime) et d'autres attributs recommandés.
Préparer le téléchargement vers ProcessMind: Ouvrez le fichier final expensify_event_log.csv. Vérifiez que les en-têtes de colonne correspondent aux exigences et que le format des données est correct. Le fichier est maintenant prêt à être téléchargé sur l'application ProcessMind pour analyse.

Configuration

Identifiants API: Un partnerUserID et un partnerUserSecret valides d'Expensify sont requis pour l'authentification. L'utilisateur associé à ces identifiants doit avoir les permissions d'accéder et d'exporter les données de rapport.
Modèle d'Exportation Expensify: C'est la configuration la plus critique. L'extraction entière dépend d'un modèle d'exportation personnalisé créé dans l'interface utilisateur d'Expensify. Ce modèle doit contenir tous les champs nécessaires pour dériver les activités et les attributs, en particulier le journal détaillé Historique des Rapports, qui contient les horodatages et les commentaires pour les approbations, les rejets et les autres étapes du workflow.
Filtres de Période: Le script inclut les variables START_DATE et END_DATE. Il est recommandé de commencer avec une plage plus petite, comme 3 à 6 mois de données, pour s'assurer que le processus fonctionne correctement avant d'essayer d'extraire des ensembles de données plus importants.
Filtre par Statut de Rapport: La requête API dans le script peut être modifiée pour inclure un filtre reportState (par exemple, APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) afin de restreindre la portée de l'exportation. Cela peut être utile pour gérer le volume de données ou se concentrer sur les processus terminés.
Environnement Python: Le script nécessite un environnement Python 3 avec la bibliothèque requests installée. Aucune autre bibliothèque spéciale n'est nécessaire, ce qui rend la configuration relativement simple.

a Exemple de requête python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Étapes

Connectez-vous à votre compte Expensify avec des permissions d'Administrateur de Domaine ou d'Administrateur de Politique.
Accédez à la section Paramètres, puis allez dans Politiques et sélectionnez la politique de groupe spécifique pour laquelle vous souhaitez exporter des données.
Dans le menu de gauche, sélectionnez l'option Formats d'Exportation sous la catégorie Rapports.
Cliquez sur Ajouter un nouveau format d'exportation pour commencer à créer le modèle personnalisé. Nommez le modèle de manière descriptive, par exemple, Exportation du journal d'événements ProcessMind.
Dans l'éditeur de modèle d'exportation, sélectionnez le type d'exportation Rapports. Vous allez maintenant définir les colonnes de votre fichier CSV. Utilisez le bouton Ajouter une nouvelle colonne pour ajouter chaque champ requis.
Configurez les colonnes en entrant les formules exactes fournies dans la section query ci-dessous. Cela inclut les colonnes pour l'ID de cas, les horodatages pour chaque activité, et tous les attributs requis et recommandés.
Après avoir ajouté toutes les colonnes nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour créer le modèle d'exportation.
Naviguez vers la page Rapports depuis le menu principal d'Expensify. Utilisez les filtres pour sélectionner les rapports que vous souhaitez analyser. Il est impératif de définir une plage de dates spécifique, par exemple, les 3 à 6 derniers mois, pour garantir une taille de fichier gérable.
Cliquez sur le bouton Exporter vers et sélectionnez votre modèle nouvellement créé, Exportation du journal d'événements ProcessMind, dans la liste déroulante.
Expensify générera le fichier CSV et vous enverra un lien pour le télécharger. Téléchargez le fichier sur votre machine locale. Le fichier exporté sera au format "large", avec une ligne par note de frais et des colonnes séparées pour l'horodatage de chaque activité.
Transformez les données téléchargées d'un format large à un format long adapté au Process Mining. Vous pouvez utiliser des outils comme Microsoft Excel (avec la fonction Dissocier les colonnes de Power Query), Python (avec la bibliothèque pandas) ou d'autres outils de prélèvement.paration de données. L'objectif est d'avoir une ligne par activité, avec les colonnes ExpenseReportId, (ActivityName) et (EventTime).
Enregistrez les données transformées sous forme de fichier CSV et téléchargez-les sur l'application ProcessMind.

Configuration

Permissions Administrateur: Vous devez disposer des permissions d'Administrateur de Domaine ou d'Administrateur de Politique pour la politique concernée afin de créer et gérer les formats d'exportation.
Modèle d'Exportation: Un modèle d'exportation personnalisé doit être configuré. Cette méthode ne fonctionnera pas avec les modèles par défaut.
Période: Il est fortement recommandé de filtrer l'exportation par une période spécifique, telle que 3 à 6 mois, pour que le processus d'exportation reste rapide et que la taille du fichier résultant soit gérable. Utilisez la Date de Soumission comme filtre principal.
Filtre par Statut de Rapport: Pour capturer l'intégralité du cycle de vie du processus, évitez de filtrer par statut de rapport. Exportez tous les rapports de la période, y compris les statuts Ouvert, En Traitement, Approuvé, Remboursé et Clos.
Champs Personnalisés: Les attributs comme ServiceEmployé dépendent de la configuration spécifique d'Expensify de votre organisation. Si vous utilisez des balises ou des champs de rapport pour ces informations, vous devez ajouter la formule correspondante, par exemple {report:tag:Department}, au modèle d'exportation.

a Exemple de requête config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Votre modèle de données de Gestion des Dépenses

Votre modèle de données de Gestion des Dépenses

Attributs de gestion des dépenses

Activités de gestion des dépenses

Guides d'extraction

Exportation de rapport personnalisé Expensify intégré vers CSV

Étapes

Configuration

a Exemple de requête config

Extraction par script Python via l'API publique d'Expensify

Étapes

Configuration

a Exemple de requête python

Extraction de données via un connecteur ETL tiers

Étapes

Configuration

a Exemple de requête config

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Votre modèle de données de Gestion des Dépenses

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Guides d'extraction

Exportation de rapport personnalisé Expensify intégré vers CSV

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a Exemple de requête config

Extraction par script Python via l'API publique d'Expensify

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a Exemple de requête python

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