Votre Template de Données de Gestion des Dépenses

L'Heure de l'événement fournit la date et l'heure précises pour chaque activité du processus. Cette information temporelle est essentielle pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d'attente entre les différentes étapes. Elle permet l'analyse des goulots d'étranglement, des tendances de performance au fil du temps et de la conformité aux accords de niveau de service. Sans horodatages précis, l'analyse du Process Mining est limitée à la découverte des flux.

Les horodatages sont essentiels pour toutes les analyses basées sur le temps, y compris le calcul des temps de cycle, l'identification des goulots d'étranglement et le suivi de la performance des processus.

C'est l'horodatage de création associé à chaque entrée de journal d'historique ou changement de statut dans les données des rapports Expensify.

L'ID du rapport de dépenses est l'identifiant de cas principal pour le processus de gestion des dépenses. Chaque ID représente une seule collection de dépenses soumises par un employé pour approbation et remboursement. Cet attribut est crucial pour suivre le parcours de bout en bout d'un rapport de dépenses, permettant la reconstitution de son cycle de vie complet, y compris toutes les soumissions, approbations, rejets et paiements.

Il permet l'agrégation de tous les événements liés en une seule instance de processus, ce qui constitue le fondement de toute analyse de Process Mining.

C'est la clé primaire dans l'objet de données des rapports de dépenses, souvent disponible via le point d'accès API des rapports Expensify sous le nom « reportID ».

Le nom de l'activité décrit une étape ou un jalon spécifique dans le processus de gestion des dépenses, tel que « Rapport de dépenses soumis » ou « Approuvé par le manager ». Il constitue l'épine dorsale de la carte de processus, permettant aux analystes de visualiser le flux de travail, d'identifier les parcours courants et de repérer les déviations ou les goulots d'étranglement. L'analyse de la séquence des activités est fondamentale pour comprendre l'efficacité et la conformité des processus.

Cet attribut définit les étapes de la carte de processus, permettant de visualiser et d'analyser le flux de processus, les variations et les boucles de remaniement.

Cet attribut est généralement dérivé en mappant les changements de statut des rapports, les commentaires ou les entrées du journal d'historique d'Expensify à une liste standardisée d'activités.

L'attribut Approbateur identifie le manager ou le membre de l'équipe financière qui agit sur un rapport de dépenses soumis. C'est essentiel pour analyser le comportement spécifique de l'approbateur, tels que les temps d'approbation, les taux de rejet et la répartition de la charge de travail. Comprendre la performance de l'approbateur peut aider à identifier les besoins en formation, à réaffecter les charges de travail et à rationaliser le processus d'approbation.

Cet attribut est la clé de l'analyse des goulots d'étranglement d'approbation, de la répartition de la charge de travail et des taux de rejet spécifiques aux approbateurs.

Ces informations se trouvent dans l'historique du rapport ou le journal du workflow, souvent associées aux événements d'approbation ou de rejet. Le champ peut être étiqueté « managerEmail » ou similaire.

L'attribut Déclarant identifie l'employé qui a engagé les dépenses et demande un remboursement. Ces informations sont utilisées pour analyser les schémas de dépenses par employé, département ou rôle. Il aide à répondre aux questions concernant les employés ou les groupes qui subissent le plus de retards ou ont les taux de violation de politique les plus élevés, contribuant à une meilleure analyse de l'expérience employé.

Permet d'analyser la performance du processus du point de vue de l'employé, aidant à identifier les groupes avec des problèmes ou des retards fréquents.

C'est un champ primaire sur l'objet rapport de dépenses, typiquement étiqueté « policyEmail », « submitterEmail » ou « employeeEmail ».

Cet indicateur indique si un rapport de dépenses a déclenché une ou plusieurs violations de politique, telles que le dépassement d'une limite de dépenses ou l'absence d'un reçu. Le système automatisé d'Expensify signale souvent ces problèmes. Cet attribut est essentiel pour le dashboard « Aperçu des violations de politique », aidant à quantifier les problèmes de conformité et à cibler les domaines d'amélioration.

Mesure directement la conformité aux politiques et aide à identifier les rapports nécessitant un examen supplémentaire, en faisant un élément clé pour les dashboards de conformité.

Les rapports Expensify contiennent souvent un champ ou un statut spécifique indiquant une violation, tel que 'hasViolations' ou un indicateur booléen similaire.

Cet attribut représente la somme de toutes les dépenses incluses dans un seul rapport de dépenses. C'est une métrique financière critique utilisée pour diverses analyses, telles que l'identification des dépenses de grande valeur qui peuvent nécessiter un examen supplémentaire ou suivre un chemin d'approbation différent. Il est également utilisé dans les rapports financiers et pour comprendre les schémas de dépenses à travers l'organisation.

Permet l'analyse des notes de frais de grande valeur, aide à identifier les tendances de dépenses et est crucial pour les dashboards financiers et de conformité.

Disponible dans l'objet des rapports Expensify, souvent nommé 'total' ou 'montant'.

Cet attribut indique le département organisationnel de l'employé soumettant le rapport de dépenses, tel que « Ventes », « Ingénierie » ou « Marketing ». C'est une dimension cruciale pour l'analyse, permettant des comparaisons des temps de cycle, des taux de rejet et de la conformité aux politiques à travers différentes parties de l'entreprise. Cela aide à identifier les problèmes spécifiques aux départements ou les besoins en formation.

Permet une analyse approfondie puissante pour comparer la performance et la conformité des processus entre les différentes unités commerciales.

Ces informations pourraient être stockées comme une étiquette sur le rapport ou associées au profil utilisateur du déclarant dans Expensify. Il peut nécessiter un enrichissement à partir d'un système RH externe.

Cet indicateur booléen est calculé pour chaque rapport de dépenses afin de déterminer s'il a traversé le processus d'approbation sans aucun résultat négatif, tel qu'un rejet ou un renvoi pour révision. C'est une mesure directe de la qualité et de l'efficacité du processus, alimentant directement le KPI du taux d'approbation au premier passage. Un taux élevé indique que les soumissions sont de bonne qualité et que les politiques sont bien comprises.

Mesure directement la qualité des soumissions initiales et l'efficacité du flux d'approbation, soulignant la fréquence des retouches.

Ceci est calculé en vérifiant la séquence des activités pour un ExpenseReportId donné. Si la séquence ne contient pas « Rejeté par le manager », « Rejeté par la finance » ou « Rapport renvoyé pour révision », l'indicateur est vrai.

La catégorie de dépenses classifie le type de dépense, comme 'Voyage', 'Repas et divertissement' ou 'Logiciel'. Bien qu'un rapport puisse avoir plusieurs catégories, cet attribut est souvent dénormalisé au niveau du rapport, par exemple en prenant la catégorie la plus fréquente ou la catégorie avec le montant le plus élevé. Il est utilisé pour analyser les tendances de dépenses et pour vérifier la conformité des politiques pour des types de dépenses spécifiques.

Aide à analyser les habitudes de dépenses, les violations de politique et les temps d'approbation pour différents types de dépenses.

Trouvé au niveau des éléments de ligne ('transactions') dans un rapport. Une agrégation ou une règle métier est nécessaire pour l'affecter au niveau du cas.

Cet attribut enregistre la date et l'heure auxquelles les données ont été extraites et mises à jour pour la dernière fois dans l'outil de Process Mining. Il assure la transparence sur la fraîcheur des données et est crucial pour comprendre l'actualité de l'analyse. Cela aide les utilisateurs à faire confiance aux informations et à prendre des décisions éclairées basées sur des données à jour.

S'assure que les utilisateurs sont conscients de la fraîcheur des données, ce qui est essentiel pour la pertinence et la précision de l'analyse des processus.

C'est généralement l'horodatage de la tâche d'extraction de données, ajouté pendant le processus de transformation des données (ETL).

L'attribut Devise spécifie la devise du montant total du rapport, telle que l'USD, l'EUR ou la GBP. C'est crucial pour les organisations qui opèrent dans plusieurs pays afin de s'assurer que les données financières sont interprétées correctement. Toutes les valeurs monétaires doivent être analysées en conjonction avec cet attribut pour éviter les agrégations incorrectes.

Assure une analyse financière et un reporting précis en fournissant le contexte nécessaire à toutes les valeurs monétaires.

C'est un champ standard dans l'objet rapport Expensify, souvent appelé « currency ».

Alors que de nombreuses activités dans la gestion des dépenses sont instantanées, certaines comme « Révision du manager » peuvent être modélisées avec une heure de début et de fin. L'heure de fin de l'événement marque l'achèvement d'une telle activité. Il est utilisé en conjonction avec l'heure de début pour calculer le temps de traitement précis pour les étapes individuelles, offrant une vue plus détaillée de l'endroit où le temps est dépensé.

Permet le calcul des temps de traitement des activités, ce qui aide à différencier le temps de travail actif du temps d'attente inactif.

Ce n'est généralement pas un champ direct. Il est dérivé en prenant l'horodatage de l'événement suivant dans la séquence pour le même cas.

Cet attribut décrit comment l'employé a été remboursé, tel que « Dépôt direct (ACH) », « PayPal » ou « Carte de crédit d'entreprise ». L'analyse de la méthode de paiement peut aider à comprendre la partie remboursement du processus, surtout si certaines méthodes sont associées à des retards plus longs. Il fournit un contexte supplémentaire pour les étapes finales du processus.

Fournit un contexte pour la phase de remboursement et peut être utilisé pour analyser les retards ou les coûts associés aux différentes méthodes de paiement.

Ces informations sont généralement disponibles dans les détails de remboursement d'un rapport clos.

Lorsqu'un rapport de dépenses est rejeté, l'approbateur peut généralement fournir une raison. Cet attribut textuel capture cette raison, offrant un aperçu qualitatif inestimable des raisons pour lesquelles les rapports échouent à l'approbation. L'analyse des raisons de rejet aide à identifier les erreurs de soumission courantes, les politiques peu claires ou les domaines où les employés ont besoin de plus de formation, soutenant directement les efforts visant à améliorer le taux d'approbation au premier passage.

Fournit des données qualitatives qui expliquent pourquoi le remaniement se produit, ce qui est crucial pour l'analyse des causes profondes des rejets de rapports.

Ces informations se trouvent généralement dans les commentaires ou le journal d'historique associés à un événement de rejet.

Dans Expensify, différents groupes d'employés peuvent être soumis à différentes politiques de dépenses. Cet attribut identifie la politique spécifique qui régit les règles de la note de frais. C'est une dimension critique pour l'analyse, car elle permet de comparer la conformité et l'efficacité entre différentes politiques, qui peuvent avoir des règles et des workflows d'approbation différents.

Permet de segmenter l'analyse du processus par l'ensemble des règles appliquées, ce qui est essentiel pour comprendre les variations dues aux différentes politiques.

C'est un champ standard sur l'objet rapport dans Expensify, souvent nommé « policyID » ou « policyName ».

Cet attribut capture le résultat d'un audit, qui peut être « Réussi », « Échoué » ou « Réussi avec des observations ». C'est pertinent pour les entreprises qui ont une étape d'audit formelle dans leur processus de dépenses, soit pour tous les rapports, soit pour un échantillon. L'analyse des résultats d'audit aide à comprendre les niveaux de conformité et l'efficacité des contrôles existants.

Mesure directement le résultat des contrôles de conformité et est essentiel pour analyser l'efficacité du processus d'audit.

C'est probablement un attribut conceptuel ou pourrait être stocké comme une étiquette ou dans un commentaire. Son existence dépend de la configuration spécifique du processus de l'entreprise au sein d'Expensify.

Le statut du rapport indique la position actuelle du rapport de dépenses dans le processus, tel que « OUVERT », « SOUMIS », « APPROUVÉ », « REMBOURSÉ » ou « CLOS ». Il fournit un aperçu de la progression du rapport. En Process Mining, cet attribut est souvent utilisé pour dériver le nom de l'activité, mais il peut également être utilisé comme une dimension pour analyser le temps que les rapports passent dans chaque état.

Indique l'état actuel d'un cas et est souvent la source pour dériver le journal d'activités pour le Process Mining.

C'est un champ standard dans l'objet rapport Expensify, souvent nommé « status » ou « state ».

Cet attribut identifie l'origine des données de processus, qui est « Expensify » dans ce cas. C'est important pour la gouvernance des données, surtout dans les environnements où les données de plusieurs systèmes sont combinées. Il aide à tracer la lignée des données et à comprendre le contexte du processus.

Fournit un contexte crucial pour la lignée des données et aide à différencier les processus lorsque des données provenant de plusieurs systèmes sources sont chargées dans le même environnement.

C'est une valeur statique (« Expensify ») qui doit être ajoutée pendant le processus de transformation des données.

Le temps de cycle total est un calcul au niveau du cas qui mesure la durée de bout en bout du processus de gestion des dépenses pour un seul rapport. C'est un indicateur clé de performance (KPI) pour l'efficacité globale du processus. Cette métrique est calculée en prenant la différence entre l'horodatage de la toute première activité (par exemple, « Rapport de dépenses créé ») et de la toute dernière activité (par exemple, « Remboursement exécuté »).

C'est un KPI principal pour mesurer la vélocité globale du processus et identifier les cas de longue durée qui peuvent indiquer des problèmes systémiques.

Cet attribut est calculé en prenant (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) pour chaque ExpenseReportId.

Le temps de traitement est une métrique calculée qui mesure le temps entre l'heure de début et l'heure de fin d'une activité. Il représente le temps actif passé sur une tâche. Par exemple, il pourrait mesurer combien de temps un manager a gardé un rapport ouvert avant de l'approuver. Cette métrique est utilisée pour distinguer le temps de travail actif du temps d'attente, offrant un aperçu plus approfondi de l'efficacité des processus.

Aide à distinguer le temps de traitement actif du temps d'attente passif, permettant une identification plus précise des goulots d'étranglement.

Ceci est calculé pendant la transformation des données en soustrayant le EventTime du EventEndTime.