Votre Template de Données de Gestion des Dépenses

Event Time fournit la date et l'heure précises pour chaque activité du processus. Cette information temporelle est fondamentale pour le Process Mining, car elle établit l'ordre chronologique des événements.

Ce timestamp est utilisé pour calculer les temps de cycle entre les activités, identifier les temps d'attente et les retards, et analyser la performance du processus sur différentes périodes. Il alimente des metrics clés comme le « Temps moyen de révision par le manager » et le « Délai d'exécution du remboursement », soutenant directement l'analyse des goulots d'étranglement et le suivi de la performance.

Le timestamp est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle et les temps d'attente, qui sont cruciaux pour identifier les retards.

Chaque événement ou enregistrement de transaction dans Brex devrait avoir un timestamp associé. Celui-ci peut être trouvé dans les réponses API ou les exportations de données pour les notes de frais.

L'ID de la note de frais est la pierre angulaire du processus de gestion des dépenses. Il regroupe toutes les activités connexes, de la création et soumission à l'approbation et au remboursement, en un seul cas.

Dans le Process Mining, cet ID permet l'analyse de bout en bout du parcours de chaque note de frais. Il est utilisé pour reconstituer le chemin exact qu'un rapport a emprunté, mesurer les temps de cycle totaux, identifier les boucles de retravail lorsque les rapports sont renvoyés pour révision, et analyser les variantes de processus pour comprendre les flux courants et exceptionnels.

Cet ID est essentiel pour le suivi du cycle de vie complet d'une note de frais, permettant l'analyse des temps de cycle, des goulots d'étranglement et des écarts de processus.

C'est un identifiant principal dans le module de gestion des dépenses de Brex, généralement disponible dans toutes les exportations de données et les points d'API liés aux notes de frais.

Le nom de l'activité décrit une étape du processus, telle que 'Note de frais soumise', 'Approuvé par le manager' ou 'Remboursement exécuté'. Ces événements forment la séquence d'actions qui constitue le flux de processus.

L'analyse de ces activités permet la visualisation de la carte de processus, l'identification des goulots d'étranglement entre les étapes et le calcul des fréquences pour différents résultats comme les approbations ou les rejets. C'est la base pour comprendre ce qui se passe pendant le processus de gestion des dépenses.

Cet attribut est essentiel pour construire la carte de processus et comprendre la séquence des événements que chaque note de frais traverse.

Ces informations sont dérivées des journaux d'événements ou des statuts de transaction au sein du système Brex. Elles peuvent nécessiter un mappage des codes de statut ou des types d'événements vers des noms conviviaux.

Cet attribut identifie le département commercial, tel que Ventes, Ingénierie ou Marketing, auquel appartient l'employé soumetteur. C'est une dimension organisationnelle clé pour l'analyse.

L'analyse des données par département aide à identifier les variations de processus, les goulots d'étranglement ou les problèmes de conformité spécifiques à certaines parties de l'organisation. Par exemple, elle peut révéler si un département a un taux de rejet significativement plus élevé ou des délais d'approbation plus longs que d'autres, indiquant un besoin de formation ciblée ou d'ajustements de processus. Elle est également essentielle pour le suivi du budget départemental et l'allocation des coûts.

Permet de filtrer et de comparer la performance des processus entre différentes unités commerciales, aidant à identifier les problèmes ou tendances spécifiques aux départements.

Ces informations proviennent généralement du profil de l'employé dans Brex, souvent synchronisé depuis un système d'information RH.

L'attribut Utilisateur de l'événement identifie l'individu spécifique responsable d'une activité. Il peut s'agir de l'employé soumettant le rapport, du manager le révisant ou du membre de l'équipe financière traitant le remboursement.

Cet attribut est essentiel pour l'analyse de la charge de travail et le suivi des performances, comme le montre le dashboard 'Performance et charge de travail des approbateurs'. Il permet d'identifier quels approbateurs traitent le plus de rapports, qui a les délais d'approbation les plus rapides et s'il existe des individus qui pourraient constituer un goulot d'étranglement dans le processus. Cela permet une répartition plus équilibrée du travail et un soutien ciblé là où c'est nécessaire.

Identifie la personne spécifique responsable d'une action, permettant l'analyse de la charge de travail, le suivi des performances et l'identification des goulots d'étranglement au niveau individuel.

Ces données sont généralement capturées dans la piste d'audit ou l'historique des événements d'une note de frais dans Brex.

Cet attribut est un simple indicateur vrai ou faux qui est défini lorsque le moteur de politique automatisé de Brex détecte une violation potentielle, telle qu'une dépense dépassant une limite de catégorie ou un reçu manquant.

Cet indicateur est fondamental pour l'analyse de la conformité et constitue la base du KPI 'Taux de violation de politique'. Il permet un filtrage rapide des rapports non conformes pour comprendre leur impact sur les temps de traitement et les taux de rejet. L'analyse de ces rapports signalés aide à affiner les politiques de l'entreprise et à identifier les domaines où les employés ont besoin de plus de conseils.

Soutient directement le suivi de la conformité et aide à quantifier l'impact des violations de politique sur l'efficacité des processus et le retravail.

Il s'agit probablement d'un champ booléen ou d'un indicateur de statut dans les données des notes de frais de Brex, souvent géré par son moteur de politique.

Cet attribut représente le montant total demandé dans la note de frais. C'est une métrique financière critique pour comprendre les schémas de dépenses et l'impact financier du processus de dépenses.

En analyse, le montant total peut être utilisé pour segmenter les notes de frais en différentes bandes de valeur, telles que les rapports de grande valeur par rapport à ceux de faible valeur, qui peuvent avoir des chemins d'approbation ou des niveaux d'examen différents. Il est également essentiel pour le reporting financier, l'analyse budgétaire et l'identification des tendances de dépenses par département ou catégorie.

Cet attribut permet une analyse financière, telle que l'identification des notes de frais de grande valeur qui peuvent nécessiter un examen plus minutieux ou avoir des délais d'approbation plus longs.

C'est un champ standard associé à chaque note de frais dans Brex. On le trouve dans l'objet principal de la note de frais dans les réponses API ou les exportations.

Le statut du rapport fournit un aperçu de la position actuelle de la note de frais dans le processus, par exemple, 'En attente d'approbation du manager', 'Approuvé', 'Payé' ou 'Rejeté'.

Cet attribut est crucial pour la surveillance opérationnelle, en particulier pour le dashboard 'Moniteur de statut des notes de frais ouvertes'. Il permet aux managers et aux équipes financières de visualiser rapidement la charge de travail actuelle, d'identifier les rapports bloqués dans un état particulier et de prioriser leurs actions. L'analyse du temps passé dans chaque statut aide à identifier les retards et les inefficacités du processus.

Fournit un aperçu actuel de la position d'une note de frais dans le workflow, ce qui est essentiel pour les dashboards opérationnels et le suivi du statut.

C'est un champ de statut clé sur l'objet note de frais au sein de Brex.

Cet attribut booléen calculé identifie les instances de processus les plus efficaces. Il est défini sur 'vrai' uniquement si une note de frais parcourt l'ensemble du processus, de la soumission à l'approbation finale, sans jamais être rejetée ou renvoyée pour révision.

C'est la base du KPI 'Taux d'approbation au premier passage', une mesure clé de la qualité et de l'efficacité du processus. Un taux élevé indique que les employés soumettent des rapports de haute qualité et conformes et que le processus d'approbation est simple. L'analyse des caractéristiques des rapports qui échouent à l'approbation au premier passage aide à identifier les sources de friction et d'erreur dans le processus.

Mesure la qualité des soumissions initiales et l'efficacité du workflow principal en identifiant les rapports qui passent sans aucune friction.

Cet attribut est calculé au sein de la plateforme de Process Mining en analysant la séquence d'activités pour chaque cas afin de vérifier l'absence d'activités de rejet ou de révision.

La Catégorie de dépense est une classification choisie par l'employé pour décrire la nature de la dépense. Elle est utilisée pour la comptabilité, la budgétisation et l'application de la politique.

Dans le Process Mining, la catégorisation des dépenses permet une vue plus granulaire du processus. Elle peut aider à déterminer si certaines catégories de dépenses, comme les voyages internationaux, ont des cycles d'approbation plus longs ou des taux de rejet plus élevés. Cette analyse soutient l'affinage des politiques et des processus pour des types de dépenses spécifiques.

Permet l'analyse du processus en fonction du type de dépense, ce qui peut révéler différents comportements ou goulots d'étranglement pour différents types de dépenses.

C'est un champ standard sur les postes de dépenses, qui devrait être agrégé au niveau du rapport de dépenses si un rapport contient plusieurs catégories.

Cet attribut indique la fraîcheur des données analysées. Il enregistre la date et l'heure de la dernière extraction de données réussie de Brex.

Connaître l'heure de la dernière mise à jour des données est crucial pour que les utilisateurs comprennent l'actualité des insights. Cela les aide à déterminer si les dashboards reflètent l'état le plus actuel des opérations ou s'ils sont basés sur des données plus anciennes, gérant les attentes concernant la précision en temps réel de l'analyse.

Informe les utilisateurs sur l'actualité des données, ce qui est essentiel pour prendre des décisions opérationnelles précises et à jour.

Ce timestamp est généré par l'outil ou le processus d'extraction de données à la fin d'une extraction de données réussie de Brex.

Alors que l'Indicateur de violation de politique indique qu'une violation s'est produite, cet attribut fournit le 'pourquoi'. Il contient des détails sur la règle spécifique qui a été enfreinte, tels que 'Dépassement de la limite de repas de 50 $' ou 'Reçu requis pour les dépenses supérieures à 25 $'.

Ce niveau de détail est inestimable pour le dashboard 'Analyse des violations de politique et du retravail'. Il permet une analyse des causes profondes en identifiant les types de violations les plus courants. Cet insight peut générer des actions ciblées, telles que la clarification d'une politique spécifique, l'envoi de rappels aux employés ou l'ajustement des règles système automatisées.

Fournit la cause profonde des violations de politique, permettant des améliorations ciblées des politiques, de la formation des utilisateurs et des configurations système.

Ces informations seraient disponibles dans la section des notes de conformité ou d'examen associée à une dépense signalée dans Brex.

L'attribut Devise spécifie l'unité du Montant total, tel que USD, EUR ou GBP. Ceci est crucial pour une analyse financière précise, en particulier pour les organisations multinationales traitant avec plusieurs devises.

Cet attribut garantit que les données financières sont interprétées correctement. Il permet une agrégation et une comparaison appropriées des montants des dépenses, nécessitant souvent une conversion vers une devise de reporting commune. Il prévient l'erreur d'analyse consistant à additionner des valeurs monétaires de différentes devises.

Assure la précision financière dans un environnement multi-devises et permet l'agrégation et le reporting corrects des valeurs de dépenses.

Ce champ est généralement disponible à côté du champ de montant dans les données des notes de frais de Brex.

Cet attribut identifie si une activité a été exécutée automatiquement par le système, comme un contrôle de politique automatisé, ou par un utilisateur humain, comme une approbation manuelle.

Distinguer les activités automatisées et manuelles est crucial pour comprendre le niveau d'automatisation dans le processus. Cela aide à évaluer l'efficacité des systèmes basés sur des règles et à identifier les opportunités d'automatisation supplémentaire. Par exemple, cela peut montrer combien de rapports sont approuvés automatiquement par rapport à combien nécessitent une intervention manuelle, guidant les efforts pour augmenter le traitement sans contact.

Aide à mesurer le niveau d'automatisation dans le processus et identifie quelles étapes sont effectuées par des humains versus le système.

Ceci est généralement dérivé en vérifiant l'utilisateur associé à un événement. Les événements générés par le système sont souvent liés à un utilisateur générique 'système' ou 'bot'.

Cet attribut booléen est dérivé du flux de processus. Il est défini sur 'vrai' pour toute note de frais qui inclut l'activité 'Rapport envoyé pour révision' dans son historique. Cela fournit un moyen simple de marquer et d'analyser les cas ayant subi un retravail.

Cet indicateur est utilisé pour calculer le KPI 'Taux de retravail des notes de frais' et alimenter le dashboard 'Analyse des violations de politique et du retravail'. Il permet une comparaison facile entre les cas qui passent en douceur dans le processus et ceux qui sont renvoyés, aidant à quantifier le temps et le coût associés au retravail.

Identifie les notes de frais qui ont nécessité un travail supplémentaire et des corrections, permettant une analyse des causes et des coûts du retravail.

Cet attribut n'est pas dans le système source. Il est calculé en vérifiant si la séquence d'activités pour un cas contient 'Rapport envoyé pour révision' ou des activités de retravail similaires.

Alors que StartTime (EventTime) marque le début d'une activité, EndTime marque sa conclusion. Ceci est le plus pertinent pour les activités ayant une durée, telles que 'Examen du manager démarré' et 'Approuvé par le manager'.

La présence d'une heure de début et de fin pour une activité permet le calcul précis de son temps de traitement, le séparant du temps d'attente qui le précède. Cela aide à mesurer avec précision le temps nécessaire pour effectuer le travail lui-même, ce qui est une composante clé de l'analyse des goulots d'étranglement.

Permet le calcul de temps de traitement précis pour les activités, distincts des temps d'attente, conduisant à une analyse des goulots d'étranglement plus précise.

EndTime est souvent le StartTime de l'activité suivante dans la séquence. Il peut également s'agir d'un champ dédié dans les données source pour les activités avec une durée définie.

Cet attribut distingue les dépenses imputées à une carte Brex émise par l'entreprise de celles payées de la poche d'un employé qui nécessitent un remboursement.

Cette distinction est importante car le processus peut varier considérablement en fonction du mode de paiement. Les transactions par carte d'entreprise peuvent suivre un processus de vérification et de rapprochement, tandis que les remboursements suivent un processus de réclamation et de paiement. L'analyse par mode de paiement peut aider à isoler les problèmes propres à chaque flux et à les optimiser indépendamment.

Le flux de processus et les étapes requises diffèrent souvent pour les dépenses par carte d'entreprise par rapport aux remboursements de dépenses personnelles, ce qui en fait un attribut clé pour l'analyse des variantes.

Ces informations sont inhérentes aux données de transaction au sein de Brex.

Cet attribut capture la raison en texte libre ou prédéfinie fournie lorsqu'une note de frais est rejetée. Il est distinct d'un indicateur de politique automatisé et représente une décision manuelle d'un approbateur.

L'analyse des raisons de rejet est essentielle pour comprendre les causes des échecs de processus et du retravail. Elle aide à identifier les erreurs de soumission courantes, les politiques peu claires ou les malentendus de la part des employés ou des managers. Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer les supports de formation et les FAQ, réduisant finalement les taux de rejet et de retravail.

Explique pourquoi les rejets manuels se produisent, fournissant un feedback direct qui peut être utilisé pour améliorer la formation des utilisateurs et réduire les erreurs futures.

Il s'agit généralement d'un champ de commentaire que les approbateurs peuvent remplir lorsqu'ils effectuent l'action 'Rejeter' dans l'interface utilisateur de Brex.

Cet attribut spécifie le nom de l'employé au nom de qui la note de frais a été déposée. Alors que l'Utilisateur de l'événement identifie qui a effectué une action, le Nom de l'employé identifie le sujet du cas de la note de frais.

En analyse, cela permet de suivre les dépenses par employé. Cela peut aider à identifier les individus qui soumettent fréquemment des rapports avec des violations de politique ou ceux dont les rapports sont constamment rejetés, indiquant un besoin de formation supplémentaire. Cela aide également à comprendre les schémas de dépenses pour différents employés ou rôles au sein de l'organisation.

Identifie le propriétaire de la note de frais, permettant l'analyse de la qualité de la soumission et de la conformité au niveau de l'employé individuel.

C'est une information fondamentale sur chaque note de frais, liée au profil utilisateur du créateur dans Brex.

Cet attribut indique le pays du bureau principal ou du centre de coûts de l'employé. Pour les entreprises mondiales, c'est une dimension essentielle pour l'analyse comparative.

L'analyse du processus par pays peut mettre en évidence les différences régionales en matière de performance des processus, de taux de conformité ou de comportement de dépense. Par exemple, les délais d'approbation pourraient être plus longs dans un pays en raison de réglementations locales ou de structures de gestion différentes. Cet insight est précieux pour standardiser les processus globalement tout en accommodant les besoins locaux.

Permet l'analyse de la performance et de la conformité des processus dans différentes régions géographiques, ce qui est essentiel pour les organisations multinationales.

Provenant des informations de profil de l'employé dans Brex, souvent synchronisées depuis un système RH central.

Cet attribut booléen calculé est conçu pour mesurer le respect d'une meilleure pratique de processus courante : joindre tous les reçus nécessaires avant de soumettre une note de frais pour examen. Il est défini sur 'vrai' si l'activité 'Reçus joints' se produit avant l'activité 'Note de frais soumise' pour un cas donné.

Cet indicateur soutient directement le dashboard 'Conformité des reçus et impact' et le KPI 'Conformité de l'attachement des reçus'. L'analyse de cet attribut aide à quantifier la fréquence des reçus tardifs ou manquants et à corréler ce comportement avec les résultats du processus comme les retards, les rejets et le retravail.

Mesure la conformité aux politiques de soumission de reçus, aidant à identifier une cause racine commune des retards de processus et des rejets.

Ceci est calculé au sein de l'outil de Process Mining en comparant les timestamps des activités 'Reçus joints' et 'Note de frais soumise' dans chaque cas.

Cet attribut identifie l'origine des données de processus, qui est 'Brex' dans ce contexte. Il est important pour la gouvernance des données et la traçabilité, en particulier dans les environnements où les données de plusieurs systèmes peuvent être combinées pour une vue holistique du processus.

En analyse, il aide à filtrer et segmenter les données lorsque plusieurs systèmes sources sont impliqués, garantissant que les métriques et les cartes de processus sont interprétées correctement en fonction de leur origine. Pour une vue mono-système, il sert de validation constante de la source des données.

Fournit un contexte essentiel sur l'origine des données, garantissant la traçabilité et permettant un filtrage correct des données dans les environnements multi-systèmes.

C'est une valeur statique, 'Brex', qui est généralement ajoutée pendant la phase d'extraction et de transformation des données.

Le Cycle Time est une metric calculée qui mesure la durée de bout en bout pour chaque cas de note de frais. Il est généralement calculé comme la différence entre le timestamp du premier événement (par exemple, « Création d'une note de frais ») et le dernier événement (par exemple, « Remboursement exécuté » ou « Comptabilité enregistrée »).

C'est l'un des KPIs les plus fondamentaux pour mesurer l'efficacité globale du processus, soutenant directement le dashboard « Temps de cycle de bout en bout des notes de frais ». L'analyse du temps de cycle aide à identifier les cas de longue durée, à comprendre les tendances de performance des processus et à mesurer l'impact des initiatives d'amélioration des processus.

C'est un indicateur clé de performance qui mesure la vitesse et l'efficacité globales du processus de gestion des dépenses du début à la fin.

Ceci est calculé au sein de l'outil de Process Mining en soustrayant le timestamp de l'événement le plus ancien du timestamp de l'événement le plus récent pour chaque cas.