Votre modèle de données de gestion des contrats

L'ID de contrat sert d'identifiant de dossier définitif, reliant de manière unique tous les événements et activités liés à un contrat spécifique. Cela permet une analyse complète, de bout en bout, du parcours de chaque contrat, de sa création à sa résolution.

En Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstruire le cycle de vie de chaque contrat. Il garantit que toutes les activités connexes, telles que la rédaction, les revues, les approbations et l'exécution, sont correctement associées au contrat approprié, permettant une mesure précise des temps de cycle et l'identification des variations de processus.

C'est la clé primaire pour l'analyse des processus, permettant le suivi du parcours complet d'un contrat et assurant l'intégrité des données.

C'est un attribut essentiel de l'objet Contrat d'Accord dans Icertis.

Cet attribut enregistre la date et l'heure précises du début ou de l'achèvement d'une activité. Il constitue le fondement temporel du Process Mining, fournissant l'ordre chronologique des événements pour chaque dossier contractuel.

L'heure de l'événement est cruciale pour toutes les analyses basées sur le temps. Elle est utilisée pour calculer les temps de cycle entre les activités, identifier les périodes d'attente, mesurer la durée de phases spécifiques comme la négociation ou l'approbation, et localiser les goulots d'étranglement où les contrats stagnent pendant de longues périodes.

Cet horodatage est essentiel pour calculer toutes les métriques de performance, telles que les temps de cycle et les durées, et pour comprendre la séquence des événements.

C'est un champ standard dans les journaux d'audit ou l'historique des workflows d'Icertis, associé à chaque événement enregistré.

Le nom de l'activité décrit une étape ou un jalon spécifique dans le processus de gestion des contrats. Ces événements sont ordonnés par leurs horodatages pour construire le flux de processus de chaque contrat.

L'analyse de cet attribut révèle la séquence des opérations, la fréquence des différentes activités et la structure globale du processus. Il est utilisé pour identifier les parcours de processus courants, les écarts par rapport à la procédure standard et les activités qui entraînent du retravail ou des retards, tels que les cycles de révision multiples.

Il définit les étapes du processus, ce qui est essentiel pour visualiser la cartographie des processus, analyser le flux de processus et identifier les goulots d'étranglement.

Ces informations sont généralement générées à partir des journaux d'événements ou des tableaux d'historique de workflow au sein d'Icertis, qui suivent les changements de statut et les tâches effectuées sur un contrat.

Cet attribut spécifie le département commercial, tel que Juridique, Ventes ou Achats, associé à l'utilisateur qui a effectué l'activité. Il fournit une vue agrégée de l'implication des ressources dans le processus.

L'analyse par département est essentielle pour comprendre la collaboration et les transferts interdépartementaux. Elle aide à identifier les retards systémiques entre les départements, tels que les longues attentes pour une revue juridique après une soumission de vente, ce qui est le focus du dashboard 'Retards de transfert interdépartemental'.

Facilite l'analyse de la performance départementale et de l'efficacité des transferts, mettant en évidence les goulots d'étranglement interfonctionnels.

Ces données peuvent nécessiter d'être enrichies en les joignant à un système RH ou à un annuaire d'utilisateurs, en utilisant le Propriétaire de l'activité comme clé. Elles peuvent également être stockées directement dans les profils utilisateur Icertis.

Cet attribut enregistre l'heure d'achèvement d'une activité. Alors que StartTime marque le début, EndTime marque la conclusion, définissant la durée discrète de l'activité.

Avoir à la fois une heure de début et de fin est essentiel pour calculer avec précision le temps de traitement ou la durée de chaque activité individuelle. Cela permet d'analyser quelles étapes consomment le plus de temps, en distinguant le temps de traitement actif du temps d'attente inactif entre les étapes. C'est une information clé pour les dashboards comme 'Goulots d'étranglement du processus d'approbation' et 'Efficacité de la rédaction et des révisions'.

Permet le calcul précis des durées d'activité, aidant à différencier le temps de traitement du temps d'attente.

Similaire à StartTime, ceci se trouve dans les journaux d'audit Icertis ou l'historique des workflows. Certains événements peuvent être instantanés, où StartTime est égal à EndTime.

Cet attribut identifie l'individu, l'équipe ou l'utilisateur automatisé qui a effectué une activité donnée. Il peut s'agir d'un nom d'utilisateur spécifique, d'un ID d'employé ou d'un compte système.

L'analyse du responsable d'activité est cruciale pour comprendre l'allocation des ressources, la répartition de la charge de travail et la performance. Elle aide à répondre à des questions telles que quels utilisateurs ou équipes constituent des goulots d'étranglement, qui sont les réviseurs les plus efficaces et comment le travail est réparti. Cela soutient directement le tableau de bord 'Répartition de la charge de travail des réviseurs'.

Il permet une analyse de la performance par utilisateur ou par équipe, aidant à identifier les déséquilibres de charge de travail et les opportunités de formation.

Ces informations sont généralement disponibles dans l'historique des workflows ou les données de piste d'audit au sein d'Icertis, liées à chaque événement.

Cet attribut indique le statut général du dossier contractuel, par exemple 'Brouillon', 'En révision', 'En attente de signature' ou 'Exécuté'. C'est généralement un attribut au niveau du dossier qui reflète le dernier jalon majeur atteint.

Il est vital pour les dashboards opérationnels comme 'Statut et débit des contrats', qui offrent un aperçu en temps réel du pipeline de contrats. Il aide les managers à comprendre le volume de contrats à chaque étape et à identifier où le travail s'accumule, permettant une gestion proactive du portefeuille de contrats.

Fournit une vue d'ensemble du pipeline de contrats, essentielle pour la surveillance opérationnelle et la gestion du débit.

Il s'agit d'un champ de statut principal sur l'objet Contrat d'Accord dans Icertis.

Le type de contrat catégorise les accords en fonction de leur objectif juridique ou commercial. C'est un attribut fondamental pour segmenter et comparer les cycles de vie des contrats.

Différents types de contrats suivent souvent des chemins de processus distincts et ont des niveaux de complexité et des SLA différents. L'analyse du processus par type de contrat permet des améliorations ciblées, comme la création de workflows optimisés pour les accords à volume élevé et à faible risque comme les NDA, par rapport aux MSA complexes et de grande valeur. C'est essentiel pour les KPI 'Analyse des variantes de contrats' et 'Score de conformité aux politiques'.

Permet la segmentation des processus pour comparer les cycles de vie et la conformité entre différents types d'accords.

Il s'agit d'un attribut standard configuré sur l'objet Contrat d'Accord dans Icertis.

Cet attribut représente la valeur financière du contrat, telle que le montant total du contrat ou la valeur annualisée. C'est une métrique commerciale critique pour prioriser les contrats et comprendre l'impact financier.

Dans le Process Mining, la valeur du contrat est utilisée pour segmenter l'analyse et se concentrer sur les accords de grande valeur. Par exemple, on peut analyser si les contrats de grande valeur prennent plus de temps à approuver ou à négocier. Elle aide également à l'évaluation des risques, car les retards dans les contrats de grande valeur peuvent avoir des implications significatives sur les revenus.

Permet la priorisation et l'analyse basée sur la valeur, aidant à concentrer les efforts d'amélioration sur les contrats les plus importants financièrement.

Il s'agit généralement d'un champ de devise standard sur l'objet Contrat d'Accord dans Icertis.

Cet attribut suit les dates d'échéance des obligations, engagements et livrables clés définis dans le contrat après son exécution. Un seul contrat peut avoir plusieurs obligations, chacune avec sa propre date d'échéance.

Le suivi de ces dates est essentiel pour la conformité post-exécution et la gestion des risques. Cet attribut est la base du KPI 'Taux de respect des obligations', permettant à l'organisation de vérifier si elle respecte ses engagements à temps et de traiter de manière proactive les violations potentielles.

Permet le suivi de la conformité post-exécution, ce qui est crucial pour éviter les pénalités et maintenir de bonnes relations commerciales.

Icertis dispose de modules pour la gestion des obligations. Ces données proviendraient des obligations associées à un contrat.

Cet attribut stocke la date de fin du terme du contrat. C'est une date critique pour gérer le cycle de vie du contrat après exécution, déclenchant les activités de renouvellement ou de résiliation.

Cette date est essentielle pour surveiller l'efficacité de la gestion de fin de vie. Elle sert de référence pour le KPI 'Taux de renouvellement/résiliation à temps', qui mesure si les processus de renouvellement ou de résiliation sont initiés et complétés en temps voulu, évitant ainsi les renouvellements automatiques indésirables ou les interruptions de service.

Crucial pour la gestion des renouvellements et des résiliations de contrats, garantissant que les processus de fin de vie sont gérés de manière proactive.

Il s'agit d'un champ de date standard sur l'objet Contrat d'Accord dans Icertis.

Cet attribut indique la fraîcheur des données analysées. Il enregistre la date et l'heure de la dernière extraction de données du système source.

Cette information est cruciale pour que les utilisateurs comprennent l'actualité des informations présentées dans les dashboards. Elle les aide à savoir s'ils consultent des informations en temps réel ou des données datant de quelques heures ou jours, ce qui établit le bon contexte pour la prise de décision.

Fournit un contexte sur la fraîcheur des données, garantissant que les utilisateurs comprennent l'actualité de l'analyse des processus.

Cet horodatage est généré par le pipeline de données ou l'outil ETL à la fin de chaque cycle de rafraîchissement de données réussi.

Cet attribut booléen indique si le contrat est issu d'un modèle standard pré-approuvé ou s'il a été créé comme un accord non standard, sur mesure. C'est un facteur clé pour l'évaluation des risques et de la conformité.

Les contrats basés sur des modèles standards ont généralement des temps de cycle plus rapides et un risque plus faible. Cet attribut est la base du KPI 'Taux d'adhésion aux modèles de contrats' et aide à analyser l'impact du processus de l'utilisation de documents non standards. Il peut mettre en évidence les départements ou les types de contrats qui s'écartent fréquemment des normes, orientant les efforts pour améliorer l'utilisation des modèles.

Mesure l'adhérence aux normes de l'entreprise, ce qui est directement lié à l'efficacité des processus et à la réduction des risques.

Cela pourrait être un champ de case à cocher sur le contrat ou dérivé de l'origine ou des métadonnées du document au sein d'Icertis.

Cet attribut identifie l'autre partie impliquée dans l'accord. Il fournit un contexte essentiel pour l'analyse des interactions et des négociations.

L'analyse du processus par contrepartie peut révéler des schémas dans les cycles de négociation. Par exemple, elle peut montrer si les contrats avec certains fournisseurs prennent systématiquement plus de temps à négocier ou nécessitent plus de révisions. Cette information est précieuse pour la gestion stratégique des relations et pour l'adaptation des stratégies de négociation, soutenant directement le tableau de bord 'Temps de cycle et retravail des négociations'.

Permet l'analyse des modèles de négociation et de la performance des relations avec des parties externes spécifiques.

Ces informations sont stockées dans les métadonnées du contrat, généralement en lien avec une contrepartie ou un objet de données de base fournisseur dans Icertis.

Cette métrique calculée fournit un décompte des activités liées aux révisions, telles que 'Contrat annoté ou révisé', pour chaque dossier de contrat. Elle sert d'indicateur simple et puissant de la friction du processus.

Un nombre élevé de révisions signale des problèmes potentiels dans les phases de rédaction ou de négociation, tels que des exigences peu claires, des brouillons initiaux médiocres ou des négociations difficiles. Cette métrique est l'entrée directe pour le KPI 'Taux de révision des contrats' et est utilisée dans les dashboards pour identifier les contrats et les variantes de processus avec un retravail excessif.

Quantifie le retravail dans le cycle de vie du contrat, mesurant directement l'efficacité des étapes de rédaction et de négociation.

Ceci est calculé en comptant les occurrences d'activités de révision spécifiques pour chaque 'ContractId' dans le journal d'événements.

Cet attribut spécifie la zone géographique, telle que EMEA, APAC ou Amérique du Nord, à laquelle le contrat s'applique. C'est important pour les organisations mondiales ayant des variations régionales dans leurs processus.

L'analyse par région peut révéler des différences de performance des processus, des exigences de conformité ou des tactiques de négociation dictées par les lois locales et les cultures commerciales. Elle permet une analyse comparative spécifique à chaque région et l'identification des meilleures pratiques pouvant être partagées à l'échelle mondiale.

Aide à identifier les variations régionales dans la performance des processus et la conformité, ce qui est crucial pour les organisations mondiales.

Il s'agit généralement d'un champ de métadonnées de l'objet contrat dans Icertis, souvent intégré à la configuration standard.

Cet attribut est dérivé en comparant la durée de certaines phases de processus à des objectifs SLA prédéfinis. Par exemple, il pourrait signaler une revue juridique comme 'En retard' si elle dépasse le délai standard de 48 heures.

Le statut SLA est essentiel pour la surveillance de la conformité et la gestion des performances. Il permet la création d'alertes et de dashboards, comme le 'Aperçu de la conformité des contrats', qui mettent immédiatement en évidence les infractions. Cela aide les équipes à prioriser les tâches en retard et permet aux managers de suivre les performances par rapport aux objectifs clés.

Offre une visibilité immédiate sur le respect des objectifs de niveau de service, aidant à prioriser le travail et à gérer la performance.

Ceci est calculé en définissant des règles métier dans l'outil de Process Mining qui comparent les horodatages à des seuils SLA prédéfinis (par exemple, durée de la revue juridique > 2 jours).

Cet attribut identifie l'origine des données, qui est 'Icertis' pour ce processus. Il contribue à la gouvernance et à la traçabilité des données, en particulier dans les environnements où les données peuvent être agrégées à partir de plusieurs systèmes.

Dans l'analyse, il peut être utilisé pour filtrer les données vers un système source spécifique ou pour comparer les processus entre différents systèmes si applicable. Pour cette vue, il sert d'identifiant constant pour tous les événements.

Assure la lignée des données et la traçabilité, ce qui est important pour la validation des données et la gestion des données provenant de sources multiples.

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction et de transformation des données pour étiqueter leur origine.

Le temps de traitement est la durée calculée entre l'heure de début et l'heure de fin d'une activité. Il représente le temps réel pendant lequel les ressources ont été engagées dans une tâche, par opposition au temps d'attente entre les tâches.

Cette métrique est fondamentale pour l'analyse des performances. Elle aide à identifier quelles activités spécifiques sont les plus chronophages dans l'ensemble du processus. Par exemple, elle peut montrer que, bien que la phase globale de revue juridique soit longue, le temps réel passé à examiner les documents est court, indiquant que la majeure partie du temps est passée en file d'attente. C'est essentiel pour presque tous les dashboards, en particulier ceux axés sur le temps de cycle et l'efficacité.

Sépare le temps de travail actif du temps d'attente inactif, offrant une cible plus précise pour les améliorations d'efficacité.

Ceci est calculé à partir des attributs 'EventTime' (StartTime) et 'EndTime' dans le jeu de données.

Cet attribut identifie la division interne ou l'unité commerciale qui détient ou a demandé le contrat, comme 'Ventes Entreprises Amérique du Nord' ou 'Achats Mondiaux'.

Similaire au Département, cela permet une agrégation de plus haut niveau des données de processus. Cela aide à comparer l'efficacité des processus et la conformité entre les différentes parties de l'organisation, fournissant des informations précieuses pour la haute direction et soutenant les décisions d'allocation stratégique des ressources.

Permet une comparaison de la performance des processus de haut niveau entre différentes unités organisationnelles.

C'est souvent un champ de métadonnées clé de l'accord contractuel, le liant à la structure organisationnelle.

Cet attribut suit l'itération du document contractuel au fur et à mesure qu'il passe par la rédaction, la révision et les modifications. Il s'agit généralement d'un nombre entier ou d'un numéro de version majeure.mineure.

La version du document est un indicateur direct du retravail. Un nombre élevé de versions pour un contrat suggère de multiples cycles de modifications, qui peuvent être étudiés pour comprendre les causes profondes. C'est un intrant clé pour le calcul du KPI 'Taux de révision des contrats' et pour le dashboard 'Efficacité de la rédaction et des révisions'.

Mesure directement la quantité de remaniement et de révision qu'un contrat subit, mettant en évidence les inefficacités dans la rédaction et la négociation.

Icertis conserve l'historique des versions de tous les documents contractuels. Cet attribut peut être extrait des métadonnées du document ou du journal d'événements.