Votre modèle de données de gestion des contrats
Votre modèle de données de gestion des contrats
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Guide d'extraction
Attributs de gestion des contrats
| Nom | Description | ||
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ID de contrat
ContractId
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L'identifiant unique de chaque accord contractuel, servant d'identifiant de cas principal. | ||
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Description
L'ID du Contrat est l'identifiant de cas définitif qui relie tous les événements et activités liés au cycle de vie d'un seul contrat. Il permet un suivi de bout en bout d'un contrat, de sa demande initiale à sa rédaction, sa négociation, son exécution, et son éventuelle résiliation ou renouvellement. Dans l'analyse Process Mining, chaque événement doit être associé à un ID de Contrat pour reconstituer le parcours de chaque contrat. Cela offre une vue complète du processus, permettant d'analyser les temps de cycle, d'identifier les goulots d'étranglement et de surveiller la conformité pour des contrats individuels ou des segments de contrats.
Pourquoi c'est important
C'est la clé essentielle pour tracer le cycle de vie complet d'un contrat, permettant toutes les analyses de Process Mining en connectant les activités liées en un seul cas.
Où obtenir
Il s'agit généralement de la clé primaire de l'objet Accord ou Contrat principal dans Conga CLM, souvent nommé « Apttus_Config2__AgreementId__c » ou similaire.
Exemples
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Nom de l'activité
ActivityName
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Le nom de l'événement commercial ou de la tâche spécifique survenu au cours du cycle de vie du contrat. | ||
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Description
Le Nom de l'Activité décrit une étape ou un jalon au sein du processus de gestion des contrats, tel que « Contrat rédigé », « Révision juridique effectuée » ou « Contrat exécuté/signé ». Cet attribut est utilisé pour construire la carte des processus, illustrant la séquence des actions entreprises. L'analyse de cet attribut révèle le flux du processus, identifie les parcours courants et alternatifs, et aide à mesurer la fréquence de chaque activité. Il est fondamental pour le calcul des KPI liés à la conformité des processus, au retravail et aux temps de cycle entre les différentes étapes.
Pourquoi c'est important
Il définit les étapes du processus, constituant l'ossature de la carte des processus et permettant l'analyse du workflow, des déviations et de la fréquence des activités.
Où obtenir
Ceci est souvent dérivé en mappant les changements de statut, les tâches accomplies ou les événements spécifiques enregistrés contre l'objet Contrat dans Conga CLM.
Exemples
Contrat rédigéRévision juridique effectuéeContrat exécuté/signéContrat renouvelé
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Timestamp de l'événement
EventTimestamp
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La date et l'heure précises du début ou de la survenue de l'activité. | ||
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Description
L'Horodatage de l'événement enregistre le moment où une activité spécifique a eu lieu. Il fournit l'ordre chronologique nécessaire pour reconstituer le flux de processus de chaque contrat. Les horodatages sont essentiels pour toute analyse Process Mining basée sur le temps. Cet attribut est utilisé pour calculer les durées entre les activités, les temps de cycle globaux des cas et les temps d'attente. Il est crucial pour identifier les goulots d'étranglement, surveiller la conformité aux SLA et comprendre la dynamique temporelle du processus de gestion des contrats. Il sert de clé de tri primaire pour les événements au sein d'un cas.
Pourquoi c'est important
Il fournit la séquence chronologique des événements, ce qui est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur la durée, découvrir les goulots d'étranglement et comprendre la performance du processus.
Où obtenir
Ces données se trouvent généralement dans les champs de suivi d'historique comme « CreatedDate » sur les objets de tâche ou d'événement liés, ou dans des champs de date spécifiques sur l'objet Contrat principal.
Exemples
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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Dernière mise à jour des données
LastDataUpdateTimestamp
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Le timestamp indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source. | ||
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Description
Cet attribut enregistre la date et l'heure de la plus récente extraction de données de Conga CLM. C'est une pièce de métadonnées critique pour comprendre la fraîcheur de l'analyse et garantir que les décisions sont basées sur des informations à jour. Dans les dashboards et les rapports, cet horodatage informe les utilisateurs de l'actualité des données. Il est essentiel pour la gouvernance des données et pour gérer les attentes des utilisateurs concernant la rapidité des insights fournis par l'outil Process Mining.
Pourquoi c'est important
Cet horodatage indique la fraîcheur des données, garantissant que toute analyse ou décision est basée sur un cadre temporel compris et acceptable.
Où obtenir
Il s'agit d'un champ de métadonnées généralement généré et renseigné par l'outil ou le script ETL (Extraction, Transformation, Chargement) pendant le processus d'ingestion des données.
Exemples
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Système source
SourceSystemName
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Identifie le système source d'où les `données` ont été extraites. | ||
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Description
Cet attribut spécifie le système d'enregistrement des données d'événement, qui dans ce cas est Conga CLM. Il est important pour la gouvernance et la traçabilité des données, en particulier dans les environnements où les données peuvent être fusionnées à partir de plusieurs systèmes. Bien qu'il puisse sembler statique dans une analyse de système unique, il fournit un contexte crucial sur l'origine des données, aidant à garantir leur intégrité et à résoudre les problèmes d'extraction. Il devient vital lors de la combinaison de données contractuelles avec des informations provenant d'autres systèmes comme un CRM ou un ERP.
Pourquoi c'est important
Il fournit un contexte essentiel pour la lignée et la gouvernance des données, assurant la clarté sur l'origine des données de processus, ce qui est crucial pour la validation et la confiance.
Où obtenir
Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée pendant le processus d'extraction et de transformation des données (ETL) pour étiqueter l'origine de l'ensemble de données.
Exemples
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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Date d'expiration
ExpirationDate
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La date à laquelle le contrat doit expirer. | ||
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Description
La Date d'expiration est un champ de date critique qui marque la fin de la durée d'un contrat. Elle est essentielle pour gérer le cycle de vie du contrat post-exécution. Cet attribut est crucial pour le tableau de bord « Renouvellements et expirations à venir » et le KPI « Taux de renouvellement dans les délais ». En analysant cette date, les organisations peuvent gérer de manière proactive les expirations de contrats, initier les processus de renouvellement en temps opportun et éviter les interruptions involontaires de service ou de revenus.
Pourquoi c'est important
Cette date est essentielle pour une gestion proactive des contrats, permettant des dashboards qui suivent les expirations à venir afin de prévenir les renouvellements manqués et les pertes de revenus.
Où obtenir
C'est un champ de date standard sur l'objet Accord, souvent « Apttus_Config2__EndDate__c ».
Exemples
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Heure de fin de l'événement
EventEndTime
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La date et l'heure précises auxquelles une activité a été achevée. | ||
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Description
L'Heure de fin de l'événement marque l'achèvement d'une tâche ou d'une étape de processus spécifique. Associée à l'Horodatage de l'événement (heure de début), elle permet le calcul précis du temps de traitement pour chaque activité. Cet attribut est crucial pour l'analyse des performances, car il permet de mesurer la durée de chaque étape. Il aide à identifier les activités les plus chronophages et offre une vue plus précise de l'utilisation des ressources et de l'efficacité par rapport à la simple utilisation de l'heure de début de l'événement suivant.
Pourquoi c'est important
Il permet le calcul précis des temps de traitement des activités, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d'étranglement liés à la durée et analyser l'efficacité des ressources.
Où obtenir
Cet horodatage peut être trouvé sur des champs tels que « CompletedDate » ou « ActualEndDate » sur les objets de tâche ou d'activité liés au contrat principal.
Exemples
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Propriétaire du contrat
ContractOwner
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L'utilisateur ou l'employé responsable de la gestion du contrat tout au long de son cycle de vie. | ||
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Description
Le Propriétaire du Contrat est la personne à qui est confiée la responsabilité principale d'un contrat. Cette personne est généralement en charge de la rédaction, de la négociation et de l'avancement du contrat tout au long du processus d'approbation. L'analyse des performances du processus par Propriétaire du Contrat peut révéler des variations d'efficacité, de conformité au processus standard et de répartition de la charge de travail. Cela aide à identifier les meilleures pratiques, les besoins en formation et les déséquilibres potentiels dans l'allocation des ressources. C'est une dimension clé pour l'analyse de la performance et de la productivité.
Pourquoi c'est important
Il permet d'analyser les performances par utilisateur, aidant ainsi à identifier les contributeurs clés, les besoins en formation et les problèmes de répartition de la charge de travail.
Où obtenir
Il s'agit probablement d'un champ de recherche d'utilisateur sur l'objet Accord principal dans Conga CLM, souvent nommé « OwnerId » ou un champ personnalisé « Contract_Owner__c ».
Exemples
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Statut du contrat
ContractStatus
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L'étape actuelle du cycle de vie du contrat, telle que « Brouillon », « En approbation » ou « Exécuté ». | ||
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Description
Le Statut du Contrat indique l'état actuel d'un contrat au sein de son cycle de vie. Il offre un aperçu de la position du contrat à un moment donné, ce qui est distinct du nom de l'activité basée sur l'événement. Alors que le journal d'événements montre la séquence des activités passées, le statut fournit un contexte sur la disposition actuelle du contrat. Il est utile pour filtrer les cas, par exemple, pour analyser uniquement les contrats actuellement actifs ou pour enquêter sur les raisons pour lesquelles de nombreux contrats sont bloqués au statut 'En Approbation'. Il complète les données d'activité en fournissant des informations d'état.
Pourquoi c'est important
Il offre un aperçu de l'étape actuelle du contrat, utile pour filtrer et analyser les cas actifs, ainsi que pour comprendre la répartition des états du processus.
Où obtenir
C'est un champ de liste de sélection standard sur l'objet Accord, souvent « Apttus_Config2__Status__c » ou « Apttus_Config2__Status_Category__c ».
Exemples
BrouillonEn révision interneExécutéExpiré
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Type de contrat
ContractType
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La classification du contrat, telle que NDA, MSA ou SOW. | ||
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Description
Le Type de Contrat est un attribut catégoriel qui regroupe les contrats en fonction de leur objectif légal ou de leur nature. Les exemples courants incluent l'Accord de Non-Divulgation (NDA), le Contrat-Cadre de Services (MSA) et la Déclaration de Travail (SOW). Cette dimension est fondamentale pour l'analyse comparative. Elle vous permet de filtrer la carte des processus pour voir si différents types de contrats suivent des chemins différents ou ont des temps de cycle différents. C'est essentiel pour identifier les variations de processus qui sont appropriées pour certains types de contrats par rapport à celles qui sont de véritables déviations.
Pourquoi c'est important
Il permet de segmenter le processus pour comparer les workflows, les temps de cycle et les goulots d'étranglement pour différentes catégories de contrats, comme les NDA par rapport aux MSA.
Où obtenir
Il s'agit généralement d'un champ de liste de sélection ou de recherche sur l'objet Accord, souvent nommé « Apttus_Config2__Contract_Type__c » ou similaire.
Exemples
Accord de non-divulgation (NDA)Accord-cadre de services (ACS)Description des travaux (SOW)
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Valeur du contrat
ContractValue
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La valeur monétaire totale associée au contrat. | ||
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Description
La Valeur du Contrat représente la valeur financière d'un accord. Cela peut être le montant total du contrat, le revenu annuel récurrent ou une autre métrique financière clé selon le contexte commercial. L'analyse de cet attribut est cruciale pour l'optimisation des processus basée sur la valeur. Elle permet de prioriser les contrats à forte valeur et aide à répondre à des questions telles que si les contrats à forte valeur sont traités plus rapidement ou s'ils restent bloqués plus souvent à certaines étapes. C'est un élément clé pour le dashboard 'Analyse du Débit par Valeur de Contrat'.
Pourquoi c'est important
Cela permet une analyse basée sur la valeur, aidant à prioriser les améliorations de processus pour les contrats de grande valeur et à comprendre leur impact sur l'entreprise.
Où obtenir
Il s'agit généralement d'un champ de devise sur l'objet Accord dans Conga CLM, tel que « Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c ».
Exemples
500002500001200000
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Date de renouvellement
RenewalDate
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La date cible pour le lancement du processus de renouvellement du contrat. | ||
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Description
La Date de Renouvellement est une date calculée ou définie manuellement qui indique le moment où le processus de renouvellement d'un contrat devrait débuter. Elle est généralement fixée une certaine période, par exemple 90 jours, avant la Date d'Expiration. Cet attribut aide les équipes à gérer efficacement leur pipeline de renouvellement. Il peut être utilisé pour déclencher des alertes et automatiser les tâches liées aux renouvellements de contrats, garantissant que le processus commence avec un préavis suffisant. C'est un élément clé pour le KPI « Taux de renouvellement dans les délais ».
Pourquoi c'est important
Il constitue un point de déclenchement pour les activités de renouvellement, contribuant à garantir la reconduction des contrats dans les délais et à soutenir une gestion proactive du cycle de vie.
Où obtenir
Il peut s'agir d'un champ de formule personnalisé basé sur la Date d'expiration ou d'un champ de date distinct sur l'objet Accord dans Conga CLM.
Exemples
2025-10-022026-04-012024-05-17
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Département propriétaire
OwnerDepartment
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Le département du propriétaire du contrat, tel que « Ventes », « Juridique » ou « Achats ». | ||
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Description
L'attribut Département du Propriétaire spécifie la fonction métier à laquelle appartient le propriétaire du contrat. Cette information est généralement dérivée du profil utilisateur dans le système. C'est une dimension d'analyse puissante, permettant de comparer la performance des processus entre différents départements. Elle peut aider à identifier si le service juridique représente un goulot d'étranglement, si l'équipe commerciale suit un processus différent, ou si certains départements ont des temps de cycle significativement plus longs. Cette information est précieuse pour les initiatives d'amélioration des processus interfonctionnels.
Pourquoi c'est important
Il permet l'analyse des processus par fonction métier, révélant les différences de performance et les goulots d'étranglement entre des départements tels que les ventes et les services juridiques.
Où obtenir
Ces données sont généralement extraites de l'objet Utilisateur dans Salesforce, lié via le champ Propriétaire du Contrat sur l'objet Accord.
Exemples
VentesJuridiqueApprovisionnementFinance
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Durée du cycle d'approbation
ApprovalCycleTime
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Le temps total qu'un contrat passe en phase d'approbation. | ||
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Description
Le Temps de Cycle d'Approbation est une métrique calculée qui mesure la durée entre le moment où un contrat entre dans le processus d'approbation, par exemple 'Révision Interne Démarrée', et le moment où il reçoit l'approbation interne finale. Il agrège le temps sur toutes les étapes d'approbation pertinentes. Cet attribut est la mesure principale pour le dashboard 'Temps de Cycle d'Approbation des Contrats' et le KPI 'Temps Moyen d'Approbation des Contrats'. Il offre une vue d'ensemble de l'efficacité de l'ensemble du workflow d'approbation, facilitant le suivi des performances par rapport aux objectifs et l'identification des retards systémiques.
Pourquoi c'est important
Ce KPI mesure directement l'efficacité du workflow d'approbation, aidant à identifier et à traiter les retards dans une phase critique du cycle de vie du contrat.
Où obtenir
Il s'agit d'une métrique calculée, obtenue en déterminant la différence de temps entre la première activité d'approbation et la dernière activité d'approbation pour chaque contrat.
Exemples
259200604800432000
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Est un retravail
IsRework
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Un indicateur calculé qui indique si une activité fait partie d'une boucle de retravail. | ||
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Description
Le Retravail est un indicateur booléen défini sur « vrai » si une activité représente un retour en arrière dans le processus, par exemple, revenir à l'étape « Contrat rédigé » après une révision juridique. Il ne s'agit pas d'un champ du système source, mais il est calculé lors de la transformation des données pour le Process Mining. Cet indicateur est précieux pour quantifier l'inefficacité d'un processus. Il soutient directement le KPI « Taux de retravail des contrats » et permet de visualiser les boucles de processus sur la carte des processus. Identifier la fréquence et les causes du retravail est un objectif majeur de nombreuses initiatives d'amélioration des processus.
Pourquoi c'est important
Cet indicateur calculé facilite la quantification et l'analyse des inefficacités de processus en mettant en évidence les activités qui font partie de boucles de retravail inutiles.
Où obtenir
Cet attribut n'est pas présent dans le système source. Il est calculé dans l'outil Process Mining ou dans la couche ETL, basé sur la séquence des activités.
Exemples
truefaux
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Nom de la contrepartie
CounterpartyName
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Le nom de la partie externe, de l'entreprise ou de l'individu impliqué dans le contrat. | ||
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Description
Le Nom de la Contrepartie identifie l'autre signataire de l'accord. Il s'agit généralement d'un client, d'un fournisseur ou d'une organisation partenaire. L'analyse des métriques de processus par contrepartie peut révéler des schémas importants. Par exemple, elle pourrait montrer que les négociations avec certaines contreparties prennent systématiquement plus de temps ou nécessitent plus de révisions. Cette information peut éclairer les stratégies de négociation et aider à gérer les relations avec les partenaires commerciaux clés.
Pourquoi c'est important
Il permet d'analyser les variations de processus en fonction de la partie externe, aidant à identifier quels clients ou fournisseurs présentent des cycles de négociation plus longs ou des taux de révision plus élevés.
Où obtenir
C'est souvent une recherche vers l'objet Compte dans Salesforce, qui est lié à l'objet Accord dans Conga CLM.
Exemples
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Région
Region
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La région géographique associée au contrat, telle que « Amérique du Nord » ou « EMEA ». | ||
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Description
L'attribut Région indique la zone géographique pertinente pour le contrat, qui pourrait être basée sur l'emplacement de la contrepartie, la région de vente ou la loi applicable. Cet attribut permet une analyse géopolitique du processus contractuel. Il peut aider à répondre à des questions telles que : « Les contrats en EMEA prennent-ils plus de temps à être approuvés en raison de réglementations différentes ? » ou « Y a-t-il un taux de ratures plus élevé pour les contrats dans la région APAC ? » Cela fournit un contexte précieux pour les opérations mondiales.
Pourquoi c'est important
La segmentation par région aide à identifier les variations géographiques dans les temps de cycle, les exigences de conformité ou les chemins de processus, ce qui est essentiel pour les entreprises mondiales.
Où obtenir
C'est souvent un champ personnalisé sur l'objet Accord ou dérivé des objets Compte ou Utilisateur liés.
Exemples
Amérique du NordEMEAAPACLATAM
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Statut de conformité
ComplianceStatus
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Indique si le contrat a passé les révisions de conformité nécessaires. | ||
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Description
Le Statut de Conformité suit l'état d'un contrat par rapport aux politiques internes ou aux réglementations externes. Il peut avoir des valeurs comme 'Non Démarré', 'En Révision', 'Passé' ou 'Échoué'. Cet attribut est essentiel pour le dashboard 'Surveillance de la Conformité et des Obligations' et le KPI associé. Il offre une visibilité directe sur le respect de la conformité, aidant à atténuer les risques juridiques et financiers en garantissant que tous les contrats subissent et réussissent les vérifications requises avant l'exécution ou l'activation.
Pourquoi c'est important
Il mesure directement l'adhésion aux protocoles de conformité, aidant à identifier et à atténuer les risques juridiques et financiers au sein du portefeuille de contrats.
Où obtenir
Il s'agit probablement d'un champ de liste de sélection personnalisé sur l'objet Accord, mis à jour par des activités ou des approbations spécifiques liées à la conformité.
Exemples
RéussiNécessite une révisionNon applicableÉchoué
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Temps de traitement
ProcessingTime
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La durée calculée du temps passé à travailler activement sur une activité. | ||
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Description
Le Temps de Traitement mesure la durée écoulée entre le début et la fin d'une activité. Il représente la durée de travail réelle, par opposition au temps d'attente entre les activités. Cette métrique est calculée en utilisant l'Horodatage de l'événement et l'Heure de fin de l'événement. Cet attribut est essentiel pour identifier les étapes spécifiques du processus les plus chronophages. Il soutient le tableau de bord « Goulots d'étranglement de la phase de révision » en permettant une analyse détaillée des durées d'activité. Différencier le temps de traitement du temps d'attente est crucial pour comprendre les causes profondes des retards.
Pourquoi c'est important
Il mesure le temps de travail actif pour chaque activité, aidant à distinguer les étapes inefficaces (long temps de traitement) des retards de processus (long temps d'attente).
Où obtenir
C'est un attribut calculé, dérivé de
Exemples
864001728003600
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Unité commerciale
BusinessUnit
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L'unité commerciale spécifique au sein de l'organisation à laquelle appartient le contrat. | ||
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Description
L'attribut Unité Commerciale attribue un contrat à une division ou un segment spécifique de l'entreprise, tel que « Logiciels d'entreprise » ou « Matériel grand public ». Cela permet une analyse plus granulaire du processus de gestion des contrats au sein des différentes entités de l'organisation. L'analyse par Unité Commerciale peut révéler si différentes divisions présentent des variantes de processus uniques, des niveaux de performance ou des types de contrats spécifiques. Cette information est précieuse pour les grandes organisations cherchant à standardiser les processus tout en tenant compte des besoins valides et spécifiques à chaque unité commerciale.
Pourquoi c'est important
Il permet de segmenter la performance des processus par division organisationnelle, mettant en évidence les variations d'efficacité ou de procédure au sein de l'entreprise.
Où obtenir
Il pourrait s'agir d'un champ personnalisé sur l'objet Accord ou dérivé du profil utilisateur du propriétaire du contrat.
Exemples
Ventes Amérique du NordServices EMEADivision Produits APAC
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Activités de gestion des contrats
| Activité | Description | ||
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Approbations internes obtenues
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Ce jalon signifie que le contrat a reçu toutes les approbations internes nécessaires et est prêt à être exécuté. C'est généralement la dernière étape d'un processus d'approbation Salesforce en plusieurs étapes. | ||
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Pourquoi c'est important
C'est un jalon critique qui conclut le cycle de révision et d'approbation interne. C'est le point final pour mesurer le KPI « Temps moyen d'approbation des contrats ».
Où obtenir
Capturé à partir de la liste associée 'Historique d'approbation Salesforce' sur l'objet Contrat. L'événement est l'horodatage du statut final 'Approuvé' dans le processus.
Capture
Capturer l'horodatage de l'étape d'approbation finale dans le processus d'approbation associé.
Type d'événement
explicit
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Contrat activé
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Représente le moment où le contrat devient effectif et opérationnel au sein de l'organisation, déclenchant les obligations et les droits. Ceci est généralement déduit d'un changement de statut de « Exécuté » à « Actif ». | ||
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Pourquoi c'est important
Cette activité marque le début du cycle de vie post-signature. Elle est le déclencheur de la gestion des obligations et du suivi des performances.
Où obtenir
Déduit de l'historique du champ de statut de l'objet Contrat. L'événement est l'horodatage lorsque le statut passe à 'Actif' ou un terme équivalent.
Capture
Identifier l'horodatage du changement de statut de 'Exécuté' à 'Actif'.
Type d'événement
inferred
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Contrat exécuté/signé
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C'est l'activité pivot où toutes les parties ont légalement signé le contrat, en faisant un accord contraignant. Les solutions de signature électronique intégrées à Conga CLM, comme Conga Sign, créent un événement explicite et horodaté. | ||
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Pourquoi c'est important
Cette activité représente l'achèvement réussi du processus de pré-signature et constitue un jalon clé pour les métriques de performance comme le « Taux d'exécution des contrats ». Elle est souvent considérée comme l'événement final du « chemin idéal ».
Où obtenir
Capturé à partir de la piste d'audit ou du statut de l'outil de signature électronique intégré. Un statut final 'Terminé' ou 'Signé' est enregistré avec un horodatage précis.
Capture
Enregistrer l'événement de complétion à partir de l'API du service de signature électronique intégré ou de l'objet statut.
Type d'événement
explicit
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Contrat expiré
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Représente la fin naturelle du cycle de vie d'un contrat lorsqu'il atteint sa date d'expiration sans renouvellement ni résiliation. Cet événement n'est pas explicitement enregistré, mais il est dérivé des données du contrat. | ||
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Pourquoi c'est important
Cette activité définit la fin planifiée du cycle de vie du contrat. L'analyse des contrats expirés aide à comprendre les opportunités de renouvellement et la gestion globale du portefeuille de contrats.
Où obtenir
Il s'agit d'un événement calculé. L'activité se produit lorsque la date du système dépasse le champ « Date de fin de contrat » ou « Date d'expiration » sur l'objet Contrat, et que son statut est toujours « Actif ».
Capture
Déduire en comparant le champ 'Date de fin du contrat' avec la date actuelle.
Type d'événement
calculated
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Contrat résilié
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Cette activité marque la fin prématurée d'un contrat avant sa date d'expiration, sur la base d'une action spécifique. Elle est capturée par un changement de statut du contrat en « Terminé ». | ||
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Pourquoi c'est important
En tant qu'état final clé, les événements de résiliation sont importants pour comprendre les taux d'échec des contrats et les raisons d'annulation. Ils fournissent une conclusion définitive, bien que souvent négative, au processus.
Où obtenir
Déduit de l'historique du champ de statut de l'objet Contrat. L'événement est l'horodatage lorsque le statut est mis à jour en 'Résilié' ou 'Annulé'.
Capture
Capturer l'horodatage du changement de statut en 'Résilié'.
Type d'événement
inferred
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Demande de contrat initiée
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Cette activité marque le début formel du cycle de vie du contrat, représentant la création d'un nouvel enregistrement de contrat dans le système. Ceci est généralement capturé comme un événement explicite lorsqu'un utilisateur crée un nouvel objet Contrat dans Conga CLM. | ||
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Pourquoi c'est important
En tant que point de départ de chaque contrat, cette activité est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout. Elle permet d'analyser le volume et les types de contrats initiés.
Où obtenir
Cet événement est capturé à partir de la date de création et de l'horodatage du dossier Contrat dans la plateforme Salesforce, sur laquelle Conga CLM est construit. L'utilisateur qui a créé le dossier est également généralement enregistré.
Capture
Suivez l'événement de création de l'objet Contrat principal.
Type d'événement
explicit
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Révision juridique effectuée
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Cette activité signifie que le service juridique a terminé sa révision du contrat. Elle peut être capturée soit comme une étape d'approbation explicite dans un workflow, soit déduite d'un changement de statut tel que « Révision juridique terminée ». | ||
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Pourquoi c'est important
Isoler la phase de révision juridique est crucial pour analyser un goulot d'étranglement fréquent. Cette analyse soutient le KPI « Temps moyen de révision juridique » et contribue à l'optimisation des ressources du service juridique.
Où obtenir
Ceci peut être enregistré dans la liste associée de l'historique des approbations si vous utilisez les Approbations Salesforce. Alternativement, cela peut être déduit d'un changement de statut sur l'objet Contrat.
Capture
Capturer l'horodatage du changement de statut en 'Révision Juridique Complète' ou de l'étape d'approbation finale de la file d'attente juridique.
Type d'événement
inferred
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Approbation de la contrepartie reçue
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Indique que la partie externe a accepté les termes et est prête à signer. Il s'agit souvent d'un statut mis à jour manuellement ou qui pourrait être capturé depuis un portail s'il est utilisé. | ||
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Pourquoi c'est important
Cela marque la fin de la phase de négociation active. C'est un événement clé pour mesurer le « Temps moyen de cycle de négociation » et prédire quand un contrat sera exécuté.
Où obtenir
Très probablement déduit d'un changement de statut sur l'objet Contrat, comme le passage à « En attente de signature ». Cette mise à jour est effectuée manuellement par le propriétaire du contrat.
Capture
Capturer l'horodatage lorsque le statut est changé en 'Approuvé par la contrepartie' ou 'En attente de signature'.
Type d'événement
inferred
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Avenant demandé
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Indique le début d'un processus visant à modifier formellement un contrat existant et actif. Cela est généralement capturé par la création d'un nouvel enregistrement 'Avenant' qui est lié au contrat original. | ||
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Pourquoi c'est important
Les avenants représentent des variations importantes du processus. L'analyse de leur fréquence et de leur temps de cycle peut révéler des problèmes liés à la portée initiale du contrat ou à l'évolution des besoins commerciaux.
Où obtenir
Capturé à partir de la date de création d'un nouvel enregistrement sur un objet 'Avenant' ou un objet de nom similaire ayant une relation de recherche avec l'objet Contrat principal.
Capture
Suivez l'événement de création d'un enregistrement d''avenant' lié au contrat.
Type d'événement
explicit
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Contrat annoté/révisé
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Cette activité se produit chaque fois qu'une nouvelle version du document contractuel est enregistrée ou téléchargée pendant les négociations. Les capacités de contrôle de version de Conga CLM créent un enregistrement pour chaque version de document. | ||
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Pourquoi c'est important
Le suivi de la fréquence des révisions (redlines) aide à quantifier l'intensité des négociations et soutient l'indicateur clé de performance (KPI) du 'Nombre d'itérations de révision'. Cela peut mettre en évidence des contrats excessivement complexes ou des négociations difficiles.
Où obtenir
Capturé à partir de l'historique des versions du document contractuel stocké dans Conga CLM. Chaque nouvelle version créée après l'envoi à la contrepartie est un événement distinct.
Capture
Enregistrer un événement pour chaque nouvelle version de document créée avec un changement de numéro de version majeur.
Type d'événement
explicit
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Contrat envoyé à la contrepartie
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Représente l'action explicite d'envoi du document contractuel à la partie externe pour révision et négociation. Conga CLM propose souvent une action spécifique « Envoyer pour négociation » qui est journalisée. | ||
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Pourquoi c'est important
Cette activité marque la transition des processus internes à la négociation externe. C'est le point de départ pour mesurer le temps de cycle de négociation.
Où obtenir
Généralement enregistré comme un événement d'activité ou une tâche associée au Contrat, souvent créé automatiquement par une action système.
Capture
Identifier le journal d'événements 'Envoyer pour Négociation' ou 'Envoyer à la Contrepartie'.
Type d'événement
explicit
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Contrat rédigé
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Représente l'achèvement de la rédaction initiale du document contractuel. Ceci est souvent déduit d'un changement de statut dans le dossier du contrat, par exemple, de « Demandé » à « En rédaction » ou « En révision ». | ||
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Pourquoi c'est important
Le suivi de cette activité aide à mesurer le temps passé à la rédaction initiale. Les retards peuvent indiquer des problèmes de modèles (templates), de collecte de données (data gathering) ou d'allocation des ressources.
Où obtenir
Déduit de l'historique du champ de statut de l'objet Contrat. Recherchez un horodatage lorsque le statut passe à une valeur post-rédaction telle que 'Révision Interne'.
Capture
Identifier le changement de statut de 'Brouillon' vers l'état logique suivant dans le workflow.
Type d'événement
inferred
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Contrat renouvelé
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Représente le renouvellement réussi d'un contrat, prolongeant son cycle de vie. Cela peut être capturé par un changement de statut sur le contrat original ou la création d'un nouvel enregistrement de contrat désigné comme un renouvellement. | ||
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Pourquoi c'est important
Le suivi des renouvellements est essentiel pour la rétention des revenus et la continuité des activités, soutenant l'indicateur clé de performance (KPI) du 'Taux de renouvellement ponctuel'. Il représente un résultat positif pour le cycle de vie des contrats.
Où obtenir
Peut être déduit d'un changement de statut en 'Renouvelé'. Alternativement, si un nouvel enregistrement de contrat est créé, la création de ce nouvel enregistrement où le champ 'Renouvellement Pour' pointe vers l'ancien contrat.
Capture
Identifier le changement de statut en 'Renouvelé' ou la création d'un nouvel enregistrement de contrat lié.
Type d'événement
inferred
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Examen de conformité effectué
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Une activité post-activation où le contrat est examiné au regard des exigences ou réglementations de conformité. Cela peut être capturé lorsqu'une tâche connexe ou un élément de liste de contrôle est marqué comme terminé. | ||
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Pourquoi c'est important
Cette activité est cruciale pour la surveillance de la gouvernance et de la gestion des risques. Elle soutient le KPI « Taux d'adhésion aux révisions de conformité » en traquant la survenue de ces vérifications.
Où obtenir
Probablement déduit de la complétion d'une tâche associée ou d'un objet personnalisé « Révision de Conformité » lié au Contrat. La date de complétion de cet enregistrement sert d'horodatage de l'événement.
Capture
Capturer la date de fin d'une tâche récurrente ou d'un enregistrement de conformité associé.
Type d'événement
inferred
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Révision interne démarrée
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Marque le moment où le contrat rédigé est soumis à l'examen des parties prenantes internes, telles que les responsables financiers ou des unités commerciales. Ceci est généralement déduit d'un changement de statut vers « En révision interne » ou similaire. | ||
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Pourquoi c'est important
Cette activité est le point de départ pour mesurer le temps de cycle de la révision interne. Elle aide à identifier combien de temps les contrats attendent une révision et combien de temps le processus de révision lui-même prend.
Où obtenir
Déduit de l'historique du champ de statut de l'objet Contrat. L'événement est horodaté lorsque le statut passe à un état indiquant le début de la phase de révision interne.
Capture
Capturer l'horodatage lorsque le statut du contrat passe à 'Révision Interne' ou équivalent.
Type d'événement
inferred
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