Votre Template de Données de Gestion des Contrats

L'ID du contrat sert d'identifiant de case définitif, liant de manière unique tous les events et activités liés à un contrat spécifique. Chaque enregistrement dans le journal d'événements correspond à une action effectuée sur un contrat, et cet ID regroupe ces actions.

Dans l'analyse par Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque contrat. Il permet la visualisation des flux de processus, le calcul des temps de cycle de la demande à l'exécution, et la segmentation de l'analyse basée sur les caractéristiques individuelles du contrat.

C'est la clé essentielle pour suivre le parcours complet d'un contrat. Sans elle, vous ne pouvez pas analyser le flux de processus de bout en bout ni calculer les KPI au niveau du case.

Ceci est généralement la clé primaire de la table principale des Contrats dans Agiloft.

Cet attribut fournit le timestamp de la dernière extraction de données. Il est crucial pour comprendre la fraîcheur des données analysées et pour gérer les plannings de rafraîchissement des données.

Les utilisateurs se fient à ce timestamp pour confirmer qu'ils consultent des informations à jour et pour comprendre la fenêtre temporelle couverte par l'analyse. C'est un élément clé de métadonnées pour toute analyse fiable basée sur les données.

Garantit que les utilisateurs savent à quel point les données sont à jour, ce qui est vital pour prendre des décisions commerciales opportunes et précises.

Ce timestamp est généré et ajouté pendant le processus d'extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut fournit la date et l'heure de chaque activité enregistrée dans l'historique du contrat. Il établit l'ordre chronologique des events, ce qui est critique pour la découverte et l'analyse des processus.

L'heure de début est utilisée pour calculer les durées entre les activités, identifier les goulots d'étranglement et mesurer les temps de cycle. C'est la base de pratiquement tous les KPI basés sur le temps, tels que « Temps de cycle moyen du contrat » et « Durée moyenne de la phase d'approbation ».

Ce timestamp est essentiel pour ordonner les events, calculer les durées et analyser la performance du processus au fil du temps. Le Process Mining est impossible sans lui.

Ceci correspond au timestamp d'une action enregistrée dans l'historique ou les tables de piste d'audit du contrat dans Agiloft.

Cet attribut décrit l'étape qui a été exécutée dans le processus, telle que « Contrat rédigé », « Examen juridique effectué » ou « Contrat exécuté/signé ». Ces activités sont les éléments constitutifs de la carte des processus.

L'analyse de la séquence et de la fréquence des activités aide à identifier le flux de processus principal, à découvrir les déviations ou les boucles de retravail, et à déterminer quelles étapes sont les plus courantes ou les plus chronophages. Elle est essentielle pour la création de dashboards tels que « Vue d'ensemble du cycle de vie global du contrat » et « Variantes du processus de rédaction de contrat ».

Les activités définissent les étapes de votre carte de processus. Cet attribut est nécessaire pour visualiser le flux de processus et comprendre le travail effectué.

Dérivé de l'action ou du changement de statut enregistré dans l'historique ou les tables d'audit du contrat dans Agiloft.

Cet attribut identifie l'origine des données de gestion des contrats. Pour ce processus, la valeur sera systématiquement « Agiloft ».

Dans des analyses d'entreprise plus larges qui combinent des données provenant de plusieurs systèmes, ce champ est crucial pour la traçabilité des données et pour s'assurer que les analyses sont correctement définies. Il fournit un contexte et une traçabilité pour les données.

Identifie l'origine des données, ce qui est crucial pour la gouvernance des données, le dépannage et l'intégration de données provenant de multiples sources.

Ceci est une valeur statique qui doit être ajoutée pendant le processus d'extraction et de transformation des données.

La date d'expiration est un champ de date critique qui détermine la fin du terme actif d'un contrat. Elle est essentielle pour gérer les renouvellements, les résiliations et éviter les lapsus involontaires ou les renouvellements automatiques.

Cet attribut est la pierre angulaire du dashboard « Échéances et statut des contrats à venir » et du KPI « Taux d'action contractuelle ponctuelle ». Il permet à l'entreprise de gérer de manière proactive les events de fin de vie des contrats, en veillant à ce que les renouvellements ou les résiliations soient traités en temps voulu et en évitant les échéances manquées.

Crucial pour une gestion proactive des contrats, permettant à l'entreprise d'éviter les délais manqués pour les renouvellements ou les résiliations.

Ceci est un champ de date standard dans la table principale des Contrats dans Agiloft.

Cet attribut fournit le contexte départemental du contrat, tel que « Ventes », « Juridique », « Achats » ou « Finance ». Ces informations peuvent être associées au propriétaire du contrat ou à l'utilisateur qui a effectué une activité spécifique.

Cette dimension est critique pour le dashboard « Facteurs de variabilité du temps de cycle des contrats ». Elle permet de filtrer et de comparer la performance des processus entre différents départements, révélant si certains départements ont des temps de cycle plus longs, plus de retravail ou des chemins de processus différents. Par exemple, vous pouvez analyser si les contrats provenant des ventes prennent plus de temps à passer par l'examen juridique que ceux des achats.

Permet la comparaison des performances entre les unités commerciales, aidant à identifier les problèmes de processus spécifiques aux départements ou les meilleures pratiques.

Ces informations peuvent être jointes à partir des tables de profil utilisateur ou stockées directement dans l'enregistrement du contrat dans Agiloft.

Alors que l'heure de début indique quand une activité a commencé, l'heure de fin marque son achèvement. La différence entre les deux représente le temps de traitement de cette activité spécifique.

En Process Mining, avoir à la fois les heures de début et de fin permet une analyse plus détaillée de l'utilisation des ressources et des temps d'attente par rapport aux temps de travail actif. Par exemple, cela peut distinguer le temps pendant lequel un examen juridique a été activement travaillé du temps pendant lequel il était en attente dans une file. Ceci soutient le KPI « Temps de traitement de l'examen juridique ».

Permet le calcul du temps de traitement réel d'une activité, séparant le temps de travail actif du temps d'attente pour une analyse plus précise des goulots d'étranglement.

Dans certains systèmes, ceci est directement disponible. Souvent, il est déduit comme l'heure de début de l'activité suivante dans le cas. Pour Agiloft, il peut être nécessaire de le dériver de la piste d'audit.

Cet attribut identifie la personne responsable de l'achèvement d'une étape donnée du processus, telle que la personne qui a rédigé le contrat ou l'avocat qui a effectué l'examen juridique. Il est généralement tiré des informations utilisateur associées à une action dans la piste d'audit du système.

L'analyse par utilisateur est essentielle pour le dashboard « Analyse de la charge de travail des ressources contractuelles », car elle aide à identifier la répartition de la charge de travail, les variations de performance entre les individus et les opportunités de formation. Elle aide également à suivre la responsabilité pour des actions spécifiques.

Permet l'analyse de la charge de travail, la comparaison des performances et l'identification des goulots d'étranglement ou des meilleures pratiques spécifiques aux ressources.

Généralement trouvé dans l'historique du contrat ou les tables de piste d'audit, lié à l'utilisateur qui a effectué la modification.

Cet attribut identifie l'autre organisation ou individu signataire du contrat. La contrepartie peut influencer de manière significative le processus de négociation, les délais et les termes de l'accord.

L'analyse de la performance du processus par contrepartie est un objectif clé des dashboards « Facteurs de variabilité du temps de cycle des contrats » et « Fréquence des révisions de négociation ». Elle permet d'identifier quels partenaires conduisent à des négociations plus longues ou à plus de révisions, permettant des stratégies de négociation adaptées et une meilleure gestion des relations.

Aide à identifier comment différents partenaires externes impactent les délais et la complexité des négociations contractuelles, permettant une meilleure prévision et stratégie.

Ceci est un champ standard dans la table principale des Contrats ou lié à partir d'une table Entreprises/Comptes dans Agiloft.

Cet attribut indique l'étape actuelle du contrat, telle que « Rédaction », « En examen », « Exécuté », « Expiré » ou « Résilié ». Il fournit un aperçu de l'état du contrat à tout moment.

En Process Mining, le changement de statut au fil du temps est ce qui définit souvent les activités elles-mêmes. En tant qu'attribut de niveau case, il est utile pour filtrer l'analyse afin de se concentrer uniquement sur les contrats actifs, exécutés ou expirés. Il soutient directement le dashboard « Échéances et statut des contrats à venir ».

Offre un aperçu rapide de l'état actuel d'un contrat, permettant le filtrage et la segmentation pour l'analyse des cas en cours par rapport aux cas terminés.

Ceci est un champ standard dans la table principale des Contrats dans Agiloft.

Le type de contrat est un champ de catégorisation clé qui définit la nature et le template de l'accord. Différents types de contrats suivent souvent des variantes de processus distinctes, présentent différents niveaux de complexité et impliquent différentes parties prenantes.

Cet attribut est essentiel pour l'analyse comparative et est un moteur principal pour les dashboards « Facteurs de variabilité du temps de cycle des contrats » et « Fréquence des révisions de négociation ». En segmentant le processus par type de contrat, les analystes peuvent découvrir pourquoi certains types prennent plus de temps, nécessitent plus de révisions ou s'écartent plus souvent du processus standard.

Explique les variations significatives dans la complexité, la durée et le risque du processus. C'est un attribut fondamental pour une segmentation significative du processus.

Ceci est un champ standard dans la table principale des Contrats au sein d'Agiloft.

Cet attribut représente la valeur financière totale du contrat, qu'il s'agisse de revenus, de coûts ou d'engagement. Cette valeur est souvent un facteur clé influençant le niveau de contrôle et la complexité du processus d'approbation.

La valeur du contrat est cruciale pour le dashboard « Tendances de la valeur et du volume des contrats exécutés », permettant une analyse de l'impact financier de la performance du processus. Elle peut également être utilisée pour corréler la valeur du contrat avec le temps de cycle, révélant si les contrats de grande valeur prennent significativement plus de temps à traiter. Cela aide à prioriser les contrats de grande valeur et à optimiser leurs workflows.

Fournit un contexte financier au processus, permettant une analyse basée sur la valeur, une priorisation et une compréhension de l'impact commercial des retards.

Ceci est un champ standard dans la table principale des Contrats dans Agiloft.

Cet attribut définit la date limite de l'accord de niveau de service (SLA) pour des activités d'examen spécifiques. Il établit une attente claire en matière de délais d'exécution et est utilisé pour mesurer la performance par rapport aux objectifs internes.

Cette date est essentielle pour alimenter le dashboard « Respect des SLA pour les examens de contrats » et le KPI associé « Taux de respect des SLA pour les examens ». En comparant le temps réel d'achèvement des activités d'examen à cette date d'échéance, le système peut déterminer si le processus atteint ses objectifs de niveau de service et mettre en évidence les domaines où les SLA sont fréquemment violés.

Permet la mesure des performances par rapport aux délais internes, ce qui est essentiel pour faire respecter les SLA et améliorer les délais de révision.

Il peut s'agir d'un champ calculé dans Agiloft basé sur la date de soumission du contrat et les règles SLA prédéfinies, ou d'un champ de date défini manuellement.

Cette métrique mesure le temps nécessaire pour qu'un contrat passe par toutes les approbations internes et juridiques requises. Elle commence généralement lorsque la première activité d'examen débute (par exemple, « Examen interne soumis ») et se termine lorsque l'approbation finale requise est reçue.

Cet attribut est la base du KPI « Durée moyenne de la phase d'approbation » et un composant clé du dashboard « Analyse des goulots d'étranglement d'examen et d'approbation ». Il isole une étape critique du cycle de vie des contrats, permettant une analyse ciblée des causes des retards dans les examens et les approbations.

Isole et quantifie le temps passé à l'étape d'approbation, aidant à identifier et à résoudre les goulots d'étranglement dans cette phase critique.

Calculé à partir du journal d'événements en trouvant la différence de temps entre le début de la première activité d'approbation et la fin de la dernière pour chaque contrat.

Cette métrique mesure le temps écoulé depuis le début des négociations avec la partie externe (par exemple, « Négociation avec la contrepartie initiée ») jusqu'à ce qu'un accord final soit atteint et approuvé par la contrepartie.

C'est la métrique principale pour le dashboard « Temps de cycle de la phase de négociation » et le KPI « Temps moyen de la phase de négociation ». L'analyse de cette durée aide à comprendre l'efficacité du processus de négociation, à identifier quels types de contrats ou contreparties entraînent des négociations prolongées, et à trouver des opportunités pour rationaliser les interactions.

Mesure l'efficacité de l'étape de négociation, fournissant des informations pour aider à réduire le temps passé à interagir avec des parties externes.

Calculé à partir du journal d'événements en mesurant le temps entre l'activité 'Négociation avec la Contrepartie Initiée' et une activité de conclusion comme 'Approbation de la Contrepartie Reçue'.

Cet attribut distingue les activités pilotées par l'homme de celles pilotées par le système, telles que les mises à jour de statut automatisées, les notifications ou les workflows déclenchés par le système.

En analyse, cela aide à comprendre le niveau d'automatisation au sein du processus de gestion des contrats. Il peut être utilisé pour mesurer l'impact des initiatives d'automatisation, identifier les opportunités d'automatisation supplémentaire et s'assurer que les étapes automatisées fonctionnent comme prévu sans provoquer de goulots d'étranglement.

Aide à mesurer le degré d'automatisation du processus et à identifier les étapes exécutées par les systèmes par rapport aux humains.

Dérivé en identifiant des comptes utilisateurs système spécifiques (ex. : 'Système', 'Admin') dans l'historique des activités ou en signalant des types d'activités automatisées spécifiques.

Cet attribut spécifie quel template standard, le cas échéant, a été utilisé comme point de départ pour le contrat. La cohérence dans l'utilisation des templates est essentielle pour un processus de rédaction efficace.

L'analyse de cet attribut aide à soutenir les KPI « Taux de retravail de rédaction de contrat » et « Taux d'approbation interne au premier passage ». En comparant la performance des contrats créés à partir de différents templates, ou sans template du tout, les organisations peuvent identifier les templates les plus efficaces et où les efforts de standardisation sont les plus nécessaires.

Aide à évaluer l'efficacité des modèles standard et promeut la standardisation, ce qui peut réduire considérablement le temps de rédaction et le retravail.

Il peut s'agir d'un champ dans l'enregistrement du contrat dans Agiloft qui est renseigné lorsqu'un contrat est créé à partir d'un template.

Cet attribut suit le nombre d'itérations qu'un contrat subit, en particulier pendant les phases de rédaction et de négociation. Un nombre élevé de révisions indique souvent des problèmes avec les templates, des négociations complexes ou des exigences initiales peu claires.

Cette métrique soutient directement le dashboard « Fréquence des révisions de négociation » et le KPI « Fréquence des révisions de contrat ». L'analyse du nombre de révisions aide à identifier quels types de contrats ou contreparties entraînent le plus d'allers-retours, fournissant des informations pour rationaliser la rédaction et la négociation.

Quantifie le retravail et la complexité des négociations, aidant à identifier les opportunités d'améliorer la qualité des modèles et les stratégies de négociation.

Ceci est généralement dérivé en comptant les occurrences des activités « Contrat révisé/modifié » pour chaque ID de contrat dans le journal d'événements.

Cet attribut identifie la ressource juridique spécifique responsable de l'activité « Examen juridique effectué ». Cela offre une vue plus granulaire de la charge de travail qu'un champ « Utilisateur » général, qui peut englober de nombreux rôles différents.

Ceci est précieux pour le dashboard « Analyse de la charge de travail des ressources contractuelles », permettant une analyse ciblée de la capacité et de la performance de l'équipe juridique. Il aide à répondre aux questions sur l'équilibre de la charge de travail au sein de l'équipe juridique et à savoir si des examinateurs spécifiques sont associés à des temps d'examen plus longs, soutenant le KPI « Temps de traitement moyen des examens juridiques ».

Permet une analyse détaillée de la charge de travail et des performances spécifiquement pour la fonction de révision juridique, aidant à gérer efficacement les ressources de l'équipe juridique.

Il pourrait s'agir d'un champ spécifique sur le contrat pour l'avocat désigné, ou il pourrait être dérivé du nom d'utilisateur associé à l'activité d'examen juridique.

Cet attribut est dérivé en comparant le timestamp d'achèvement réel d'une activité d'examen (par exemple, « Examen interne effectué ») à sa « ReviewSlaDueDate ». Il sera true si l'examen a été effectué à temps et false s'il a été en retard.

Ce drapeau alimente directement le dashboard « Respect des SLA pour les examens de contrats », permettant une visualisation facile des taux de conformité. Il simplifie le calcul du KPI « Taux de respect des SLA pour les examens » en permettant un simple décompte des valeurs true versus false.

Fournit un résultat clair et binaire pour le respect des SLA, ce qui simplifie la mesure, la visualisation et le reporting sur la conformité aux délais internes.

Calculé en comparant l'EventTime d'une activité de fin de révision avec la ReviewSlaDueDate pour chaque contrat.

Cet attribut est une métrique calculée représentant le temps total écoulé pour qu'un contrat traverse son cycle de vie principal, généralement de « Demande de contrat initiée » à « Contrat exécuté/signé ».

Il s'agit d'un KPI primaire pour la performance du processus, mesurant directement l'efficacité globale. C'est la métrique principale pour le dashboard « Vue d'ensemble du cycle de vie global du contrat » et le KPI « Temps de cycle moyen du contrat ». L'analyse du temps de cycle aide à identifier les cases à long terme et à rechercher les causes profondes des retards.

C'est un indicateur clé de performance qui mesure l'efficacité de bout en bout du processus de gestion des contrats.

Calculé en prenant la différence entre l'horodatage de l'activité 'Contrat Exécuté/Signé' et l'activité 'Demande de Contrat Initiée' pour chaque ID de Contrat.