เทมเพลตข้อมูลกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินสำหรับใบสั่งซื้อ
เทมเพลตข้อมูลกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินสำหรับใบสั่งซื้อ
- แอตทริบิวต์ที่แนะนำให้รวบรวม
- กิจกรรมสำคัญที่ควรติดตามเพื่อทำแผนที่กระบวนการ
- แนวทางนำข้อมูลออกจากระบบ
แอตทริบิวต์กระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินสำหรับใบสั่งซื้อ
| ชื่อ | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
|
ชื่อกิจกรรม
ActivityName
|
ชื่อเหตุการณ์หรือขั้นตอนทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในวงจรใบสั่งซื้อ. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้อธิบายขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการใบสั่งซื้อ เช่น 'สร้างใบสั่งซื้อ' 'อนุมัติใบสั่งซื้อ' หรือ 'บันทึกรับสินค้าแล้ว' ลำดับกิจกรรมเหล่านี้ประกอบกันเป็นลำดับกระบวนการของใบสั่งซื้อแต่ละรายการ. การวิเคราะห์กิจกรรมเป็นหัวใจของ process mining ช่วยแสดงแผนผังกระบวนการ ค้นหาเส้นทางรูปแบบต่าง ๆ และระบุกิจกรรมที่เกิดซ้ำบ่อยหรือทำให้ล่าช้า การเข้าใจลำดับและความถี่ของกิจกรรมเป็นสิ่งจำเป็นต่อการปรับปรุงกระบวนการ.
เหตุผลที่สำคัญ
แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการสร้างแผนผังกระบวนการและทำความเข้าใจลำดับเหตุการณ์ในวงจรใบสั่งซื้อ.
แหล่งข้อมูล
ได้จากตรรกะทางธุรกิจที่อิงการเปลี่ยนสถานะในตาราง เช่น PurchTable และ PurchReqTable รวมถึงสมุดรายวันการผ่านรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น VendPackingSlipJour หรือ VendInvoiceJour.
ตัวอย่าง
สร้างใบสั่งซื้ออนุมัติใบสั่งซื้อผ่านรายการรับสินค้าบันทึกใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่งซื้อ
|
|||
|
ใบสั่งซื้อ
PurchaseOrderNumber
|
รหัสเฉพาะของใบสั่งซื้อ ซึ่งใช้เป็นเคสหลักในการวิเคราะห์กระบวนการ. | ||
|
คำอธิบาย
หมายเลขใบสั่งซื้อเป็นรหัสหลักที่เชื่อมกิจกรรมทั้งหมด ตั้งแต่ร่างเอกสารไปจนถึงการดำเนินการเสร็จสิ้นหรือยกเลิก หมายเลขแต่ละหมายเลขแทนกระบวนการใบสั่งซื้อหนึ่งรายการ. ใน process mining ระบบใช้แอตทริบิวต์นี้สร้างเส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบของใบสั่งซื้อแต่ละรายการขึ้นใหม่ การวิเคราะห์ด้วยรหัสนี้ช่วยให้เห็นวงจรทั้งหมดอย่างละเอียด และระบุเส้นทางที่พบบ่อย จุดเบี่ยงเบน และคอขวดของใบสั่งซื้อแต่ละรายการ.
เหตุผลที่สำคัญ
นี่คือคีย์หลักสำหรับสร้างลำดับกระบวนการขึ้นใหม่ และช่วยวิเคราะห์เส้นทางของใบสั่งซื้อแต่ละรายการตั้งแต่ต้นจนจบ.
แหล่งข้อมูล
นี่คือคีย์หลักในตารางส่วนหัวของใบสั่งซื้อ โดยทั่วไปคือ PurchTable และใช้ชื่อฟิลด์ PurchId ใน Microsoft Dynamics 365.
ตัวอย่าง
PO-001245PO-001246PO-001247
|
|||
|
เวลาเกิดเหตุการณ์
EventTime
|
วันที่และเวลาที่แน่นอนของกิจกรรมหรือเหตุการณ์นั้น. | ||
|
คำอธิบาย
เวลาประทับนี้บันทึกเวลาที่แต่ละกิจกรรมในกระบวนการใบสั่งซื้อเกิดขึ้น และเป็นข้อมูลลำดับเวลาที่ช่วยจัดเรียงเหตุการณ์ให้ถูกต้อง. ในการวิเคราะห์กระบวนการ เวลาของเหตุการณ์เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับคำนวณระยะเวลารอบงาน ระยะห่างระหว่างกิจกรรม และระยะเวลารวมของแต่ละเคส ใช้ระบุคอขวด วัดผลเทียบกับ SLA และทำความเข้าใจจังหวะเวลาของกระบวนการ เช่น คำนวณเวลาตั้งแต่ 'สร้างใบสั่งซื้อ' จนถึง 'อนุมัติใบสั่งซื้อ'.
เหตุผลที่สำคัญ
เวลาประทับสำคัญต่อการคำนวณตัวชี้วัดประสิทธิภาพตามเวลา เช่น ระยะเวลารอบงานและระยะเวลาของกิจกรรม ซึ่งจำเป็นต่อการระบุคอขวดในกระบวนการ.
แหล่งข้อมูล
ดึงจากฟิลด์วันที่และเวลาในหลายตาราง เช่น CreatedDateTime ใน PurchTable หรือวันที่ผ่านรายการจากตารางสมุดรายวันที่เกี่ยวข้อง.
ตัวอย่าง
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-11-05T09:12:00Z
|
|||
|
ระบบต้นทาง
SourceSystem
|
ระบุระบบที่ดึงข้อมูลมา. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ระบุแอปพลิเคชันต้นทางของข้อมูลใบสั่งซื้อ สำหรับโมเดลข้อมูลนี้ ค่าที่พบโดยทั่วไปคือ 'Microsoft Dynamics 365'. ในองค์กรขนาดใหญ่ กระบวนการจัดซื้ออาจเกี่ยวข้องกับหลายระบบ แอตทริบิวต์นี้ช่วยกำกับดูแลข้อมูลและทำให้ทราบที่มาของข้อมูลอย่างชัดเจน ซึ่งสำคัญเป็นพิเศษเมื่อนำข้อมูลจากหลายแหล่งมารวมกัน.
เหตุผลที่สำคัญ
ให้บริบทสำคัญเกี่ยวกับที่มาของข้อมูล ซึ่งจำเป็นต่อการกำกับดูแลและตรวจสอบข้อมูล รวมถึงทำความเข้าใจระบบเทคโนโลยีที่ใช้ในกระบวนการ.
แหล่งข้อมูล
เป็นค่าคงที่ที่เพิ่มระหว่างการดึงและแปลงข้อมูล เพื่อระบุชุดข้อมูล.
ตัวอย่าง
Microsoft Dynamics 365 F&OD365
|
|||
|
อัปเดตข้อมูลล่าสุด
LastDataUpdate
|
เวลาที่ระบุว่ามีการรีเฟรชข้อมูลของกระบวนการนี้ครั้งล่าสุดเมื่อใด. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันที่และเวลาที่ดึงข้อมูลจากระบบต้นทางครั้งล่าสุด เพื่อให้ทราบว่าข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เป็นข้อมูลใหม่เพียงใด. การทราบเวลาอัปเดตล่าสุดช่วยให้ผู้ใช้รู้ว่ากำลังดูข้อมูลกระบวนการล่าสุดหรือไม่ และช่วยประเมินความเกี่ยวข้องของผลวิเคราะห์ รวมถึงวางกำหนดการรีเฟรชข้อมูลเป็นประจำ.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยให้เห็นความใหม่ของข้อมูลอย่างชัดเจน ผู้ใช้จึงทราบได้ว่าผลวิเคราะห์กระบวนการอัปเดตถึงเมื่อใด.
แหล่งข้อมูล
เป็นแอตทริบิวต์เมทาดาทาที่สร้างและจัดเก็บระหว่างนำเข้าข้อมูล.
ตัวอย่าง
2024-05-21T05:00:00Z
|
|||
|
ชื่อผู้ขาย
VendorName
|
ชื่อผู้จัดหาหรือผู้ขายที่ออกใบสั่งซื้อให้. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ระบุชื่อผู้จัดหาภายนอกที่จัดหาสินค้าหรือบริการ และเป็นมิติสำคัญในการวิเคราะห์กิจกรรมจัดซื้อ. การแบ่งข้อมูลตามชื่อผู้ขายสำคัญต่อการประเมินผลงานผู้จัดหา โดยช่วยวิเคราะห์อัตราการส่งมอบตรงเวลา อัตราการคืนสินค้า และผลการตรวจสอบคุณภาพของผู้ขายแต่ละราย ทำให้ระบุคู่ค้าที่เชื่อถือได้ รวมถึงผู้ขายที่อาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือปัญหาด้านคุณภาพ.
เหตุผลที่สำคัญ
แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการบริหารผลงานผู้ขาย โดยช่วยวิเคราะห์เวลาส่งมอบ อัตราการคืนสินค้า และความน่าเชื่อถือโดยรวมของผู้จัดหาแต่ละราย.
แหล่งข้อมูล
บัญชีผู้ขายจัดเก็บใน PurchTable ในฟิลด์ OrderAccount ส่วนชื่อดึงได้โดยเชื่อมกับ VendTable.
ตัวอย่าง
Contoso Office SuppliesFabrikam RoboticsNorthwind Traders
|
|||
|
ชื่อผู้ใช้
UserName
|
ชื่อผู้ใช้ที่ดำเนินกิจกรรมหนึ่ง ๆ. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ระบุผู้ที่รับผิดชอบเหตุการณ์ เช่น การสร้าง อนุมัติ หรือแก้ไขใบสั่งซื้อ โดยอาจเป็น ID ผู้ใช้ในระบบหรือชื่อเต็มก็ได้. การวิเคราะห์กิจกรรมของผู้ใช้ช่วยให้เข้าใจการกระจายงาน ระบุความต้องการฝึกอบรม และค้นหาบุคคลหรือทีมที่เกี่ยวข้องกับจุดเบี่ยงเบนของกระบวนการ ข้อมูลนี้จำเป็นต่อแดชบอร์ดประสิทธิภาพของผู้อนุมัติ และใช้กรองกิจกรรมที่ผู้ใช้แต่ละรายดำเนินการได้.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพแยกตามผู้ใช้ ระบุคอขวดที่เกี่ยวข้องกับบุคคล และตรวจสอบผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ.
แหล่งข้อมูล
ดูได้จากฟิลด์อย่าง CreatedBy หรือ ModifiedBy ในตาราง เช่น PurchTable โดยรายละเอียดผู้ใช้มักจัดเก็บในตาราง UserInfo.
ตัวอย่าง
Alice JohnsonBob WilliamsSysAdmin
|
|||
|
ยอดรวม PO
PurchaseOrderTotalAmount
|
มูลค่ารวมของใบสั่งซื้อ. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้แสดงต้นทุนรวมของสินค้าและบริการทั้งหมดในใบสั่งซื้อ และเป็นตัวชี้วัดทางการเงินที่สำคัญของกระบวนการจัดซื้อ. การวิเคราะห์กระบวนการตามยอดรวมช่วยให้เห็นข้อมูลสำคัญ เช่น ใบสั่งซื้อที่มีมูลค่าสูงอาจต้องผ่านขั้นตอนอนุมัติที่เข้มงวดกว่า หรือใช้เวลานานกว่า นอกจากนี้ยังใช้ในการรายงานทางการเงินและแบ่ง PO ตามช่วงมูลค่าเพื่อวิเคราะห์ได้.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยวิเคราะห์ด้านการเงินของกระบวนการจัดซื้อ และทำความเข้าใจว่ามูลค่าคำสั่งซื้อส่งผลต่อรูปแบบกระบวนการอย่างไร เช่น ระยะเวลาและขั้นตอนการอนุมัติ.
แหล่งข้อมูล
คำนวณได้จากการรวม LineAmount ในตาราง PurchLine ตาม PurchId หรือใช้ฟิลด์ยอดเงินระดับส่วนหัวใน PurchTable.
ตัวอย่าง
5250.00120.50150000.00
|
|||
|
วันที่ต้องการให้ส่งมอบ
RequestedDeliveryDate
|
วันที่ธุรกิจแจ้งให้ผู้ขายส่งมอบสินค้าหรือบริการ. | ||
|
คำอธิบาย
ระบุวันที่นี้ในใบสั่งซื้อเพื่อแจ้งกำหนดส่งมอบที่ต้องการให้ผู้ขายทราบ และใช้เป็นเกณฑ์ตั้งต้นในการวัดผลงานการส่งมอบของผู้ขาย. แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อแดชบอร์ด 'การปฏิบัติตามกำหนดส่งมอบของผู้ขาย' และ KPI 'อัตราการส่งมอบตรงเวลา' เมื่อนำ RequestedDeliveryDate ไปเปรียบเทียบกับวันที่รับสินค้าจริง องค์กรจะวัดความน่าเชื่อถือของผู้ขายและระบุความล่าช้าที่เกิดซ้ำในห่วงโซ่อุปทานได้.
เหตุผลที่สำคัญ
ใช้เป็นเกณฑ์ตั้งต้นในการวัดการส่งมอบตรงเวลา ซึ่งเป็น KPI สำคัญสำหรับประเมินความน่าเชื่อถือของผู้ขายและประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทาน.
แหล่งข้อมูล
โดยทั่วไปจะพบฟิลด์ DeliveryDate ใน PurchTable (ระดับส่วนหัว) หรือ PurchLine (ระดับรายการสินค้า).
ตัวอย่าง
2023-11-152023-12-012024-01-20
|
|||
|
สถานะ PO
PurchaseOrderStatus
|
สถานะปัจจุบันของใบสั่งซื้อในวงจรการดำเนินงาน. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ระบุสถานะโดยรวมของใบสั่งซื้อ ณ เวลาหนึ่ง เช่น 'Open order' 'Received' 'Invoiced' หรือ 'Canceled' ซึ่งสะท้อนผลจากกิจกรรมล่าสุด. การติดตามสถานะช่วยให้เข้าใจสถานะปัจจุบันของใบสั่งซื้อที่ยังเปิดอยู่ ใน process mining ยังใช้วิเคราะห์ผลลัพธ์ของเคสได้ เช่น กรองใบสั่งซื้อที่สิ้นสุดด้วยสถานะ 'Canceled' เพื่อค้นหาสาเหตุ.
เหตุผลที่สำคัญ
แสดงสถานะปัจจุบันของใบสั่งซื้อ ซึ่งใช้กรองเคสและวิเคราะห์ผลลัพธ์ของกระบวนการ เช่น อัตราการดำเนินการเสร็จสิ้นหรืออัตราการยกเลิก.
แหล่งข้อมูล
ดูได้ใน PurchTable โดยฟิลด์สถานะหลักคือ DocumentState และ PurchStatus.
ตัวอย่าง
คำสั่งซื้อที่เปิดอยู่รับสินค้าแล้วออกใบแจ้งหนี้แล้วยกเลิกแล้ว
|
|||
|
คำขอซื้อ
PurchaseRequisitionNumber
|
รหัสคำขอซื้อที่เกิดขึ้นก่อนใบสั่งซื้อ. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้เชื่อมใบสั่งซื้อกลับไปยังคำขอซื้อ ซึ่งเป็นคำขอภายในต้นทาง ใบสั่งซื้อบางรายการอาจไม่ได้มาจากคำขอซื้อ. ลิงก์นี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์กระบวนการตั้งแต่คำขอซื้อจนถึง PO ช่วยวัด KPI 'ความเร็วในการเปลี่ยนคำขอซื้อเป็น PO' และทำความเข้าใจว่าความต้องการภายในเปลี่ยนเป็นคำสั่งซื้อภายนอกได้เร็วเพียงใด นอกจากนี้ยังช่วยวิเคราะห์การปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น ระบุ PO ที่สร้างโดยไม่มีคำขอซื้ออย่างเป็นทางการ.
เหตุผลที่สำคัญ
เชื่อม PO กับคำขอซื้อเริ่มต้น เพื่อวิเคราะห์ระยะเวลาตั้งแต่ขอซื้อจนถึงสั่งซื้อและตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกระบวนการ.
แหล่งข้อมูล
ดูได้ในฟิลด์ PurchReqId ของตาราง PurchLine ซึ่งเชื่อมกลับไปยัง PurchReqTable.
ตัวอย่าง
PR-000871PR-000872PR-000873
|
|||
|
จัดส่งตรงเวลาหรือไม่
IsOnTimeDelivery
|
ค่าสถานะบูลีนที่ระบุว่าได้รับสินค้าตามวันที่ร้องขอหรือก่อนวันดังกล่าวหรือไม่. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์ที่คำนวณนี้เปรียบเทียบเวลาของกิจกรรม «บันทึกการรับสินค้าแล้ว» กับ RequestedDeliveryDate โดยจะมีค่า «true» หากวันที่รับสินค้าตรงกับหรือก่อนวันที่ร้องขอ ค่าสถานะนี้ใช้คำนวณ KPI «อัตราการจัดส่งตรงเวลา» โดยตรง ช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้ขาย และกรองหรือแสดงผลการจัดส่งตรงเวลากับการจัดส่งล่าช้าได้ง่าย ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในแดชบอร์ด «การปฏิบัติตามกำหนดส่งสินค้าของผู้ขาย».
เหตุผลที่สำคัญ
แสดงผลการจัดส่งอย่างชัดเจนว่าเป็นไปตามกำหนดหรือไม่ ช่วยคำนวณ KPI การจัดส่งตรงเวลาและจัดทำคะแนนผู้ขายได้ง่ายขึ้น.
แหล่งข้อมูล
แอตทริบิวต์นี้คำนวณโดยเปรียบเทียบ RequestedDeliveryDate กับ EventTime ของกิจกรรม «บันทึกการรับสินค้าแล้ว».
ตัวอย่าง
truefalse
|
|||
|
ชื่อผู้อนุมัติ
ApproverName
|
ชื่อผู้ใช้ที่อนุมัติใบสั่งซื้อหรือขั้นตอนหนึ่งในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ระบุชื่อผู้จัดการหรือผู้ใช้ที่อนุมัติใบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ เพื่อให้ดำเนินการต่อได้ หากมีการอนุมัติหลายระดับ ใบสั่งซื้อหนึ่งรายการอาจมีผู้อนุมัติหลายคน การติดตามผู้อนุมัติเป็นพื้นฐานสำหรับแดชบอร์ด «วิเคราะห์ระยะเวลาการอนุมัติใบสั่งซื้อ» และ «ตัวชี้วัดประสิทธิภาพผู้อนุมัติ» ช่วยวัดเวลาที่ผู้อนุมัติแต่ละคนใช้ ระบุคอขวดในลำดับการอนุมัติ และประเมินการกระจายภาระงานกับประสิทธิภาพ.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยวิเคราะห์กระบวนการอนุมัติ ระบุคอขวด และวัดประสิทธิภาพกับภาระงานของผู้อนุมัติแต่ละคน.
แหล่งข้อมูล
โดยทั่วไป ข้อมูลการอนุมัติจะจัดเก็บไว้ในตารางติดตามเวิร์กโฟลว์ ไม่ได้อยู่ใน PurchTable โดยตรง จึงต้องค้นประวัติเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมโยงกับใบสั่งซื้อ.
ตัวอย่าง
Charles GreenDiana PrinceEdward Nigma
|
|||
|
แผนก
DepartmentName
|
ชื่อแผนกที่เริ่มคำขอซื้อหรือใบสั่งซื้อ. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ระบุหน่วยธุรกิจหรือแผนกภายในที่รับผิดชอบการซื้อ โดยมักอนุมานจากผู้สร้างคำขอซื้อ. การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามแผนกช่วยให้เข้าใจว่าแต่ละส่วนขององค์กรใช้กระบวนการจัดซื้ออย่างไร และช่วยระบุแผนกที่มีรอบอนุมัตินานกว่า มีการแก้ไข PO บ่อยกว่า หรือมีรูปแบบการซื้อเฉพาะ ข้อมูลนี้ช่วยกำหนดแนวทางปรับปรุงกระบวนการให้ตรงจุด.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการระหว่างหน่วยธุรกิจ และระบุรูปแบบการทำงาน คอขวด หรือจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพของแต่ละแผนก.
แหล่งข้อมูล
ข้อมูลนี้มักเชื่อมผ่านผู้ร้องขอหรือผู้สร้างคำขอซื้อ (PurchReqTable) หรือใบสั่งซื้อ (PurchTable) กับข้อมูลแผนกที่เกี่ยวข้องในโมดูล HR.
ตัวอย่าง
การเงินITการผลิตการตลาด
|
|||
|
มีการเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อหรือไม่
IsPurchaseOrderChanged
|
ค่าสถานะบูลีนที่ระบุว่ามีการแก้ไขใบสั่งซื้อหลังจากอนุมัติครั้งแรกหรือไม่. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์ที่คำนวณนี้จะมีค่า «true» หากเกิดกิจกรรม «เปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อ» หลังจากกิจกรรม «อนุมัติใบสั่งซื้อ» ในเคสเดียวกัน ช่วยให้วิเคราะห์งานแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น ค่าสถานะนี้สำคัญต่อการคำนวณ KPI «อัตราการแก้ไขใบสั่งซื้อหลังอนุมัติ» และใช้กับแดชบอร์ด «แนวโน้มการแก้ไขใบสั่งซื้อ» ช่วยแยกใบสั่งซื้อที่ต้องแก้ไขเพิ่มเติมออกมาวิเคราะห์ เพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของการเปลี่ยนแปลง.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยวัดงานแก้ไขเพิ่มเติมและความถี่ในการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นตัวชี้วัดสำคัญของความไม่เสถียรและความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการ.
แหล่งข้อมูล
แอตทริบิวต์นี้คำนวณจากลำดับกิจกรรมในบันทึกเหตุการณ์.
ตัวอย่าง
truefalse
|
|||
|
รหัสบริษัท
CompanyCode
|
รหัสนิติบุคคลหรือบริษัทที่ออกใบสั่งซื้อ. | ||
|
คำอธิบาย
ในระบบที่มีหลายบริษัท แอตทริบิวต์นี้ระบุนิติบุคคลที่เป็นผู้จัดซื้อ ซึ่งเป็นข้อมูลพื้นฐานสำคัญขององค์กร แอตทริบิวต์นี้ช่วยเปรียบเทียบกระบวนการ P2P ระหว่างนิติบุคคลต่างๆ ภายในองค์กรเดียวกัน และช่วยให้เห็นความแตกต่างด้านประสิทธิภาพกระบวนการ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการจัดการผู้ขายของแต่ละบริษัท เพื่อสนับสนุนการกำหนดมาตรฐาน.
เหตุผลที่สำคัญ
จำเป็นสำหรับองค์กรที่มีหลายบริษัท เพื่อเปรียบเทียบและกำหนดมาตรฐานกระบวนการจัดซื้อระหว่างนิติบุคคลต่างๆ.
แหล่งข้อมูล
ฟิลด์นี้คือ DataAreaId ซึ่งมีอยู่ในเกือบทุกตารางของ Dynamics 365 รวมถึง PurchTable.
ตัวอย่าง
USMFDEMFGBSI
|
|||
|
สถานที่จัดส่ง
DeliveryLocation
|
สถานที่ คลังสินค้า หรือที่อยู่เฉพาะที่ต้องจัดส่งสินค้าไป. | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ระบุสถานที่จริงที่จะจัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อ ซึ่งอาจเป็นคลังสินค้า สำนักงานแห่งใดแห่งหนึ่ง หรือไซต์งานโครงการ การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามสถานที่จัดส่งช่วยระบุคอขวดที่เกิดเฉพาะในแต่ละภูมิภาคหรือสถานที่ โดยเฉพาะในขั้นตอนรับสินค้า แดชบอร์ด «ระยะเวลาดำเนินการรับสินค้า» สามารถใช้แอตทริบิวต์นี้เปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างสถานที่ต่างๆ ได้.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยระบุความแตกต่างหรือความล่าช้าของกระบวนการในแต่ละสถานที่ โดยเฉพาะขั้นตอนรับสินค้าและตรวจสอบคุณภาพ.
แหล่งข้อมูล
ข้อมูลที่อยู่และสถานที่จัดส่งจัดเก็บไว้ใน PurchTable และสามารถกำหนดค่าเริ่มต้นจากข้อมูลบริษัทหรือผู้ขายได้.
ตัวอย่าง
คลังสินค้าหลัก Aสำนักงานอาคาร Cศูนย์กระจายสินค้าฝั่งตะวันตก
|
|||
|
หมวดหมู่การจัดซื้อ
PurchaseCategory
|
ประเภทของสินค้าหรือบริการที่จัดซื้อ เช่น «ฮาร์ดแวร์ไอที» หรือ «อุปกรณ์สำนักงาน». | ||
|
คำอธิบาย
แอตทริบิวต์นี้ใช้จัดกลุ่มรายการในใบสั่งซื้อเป็นหมวดหมู่ที่มีความหมาย ช่วยวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่ายและความแตกต่างของกระบวนการจัดซื้อแต่ละประเภท การกรองตามหมวดหมู่การจัดซื้อช่วยให้เห็นพฤติกรรมของกระบวนการที่แตกต่างกัน เช่น กระบวนการจัดซื้อสินทรัพย์อาจใช้เวลานานและซับซ้อนกว่าการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองเพื่อการปฏิบัติงาน นอกจากนี้ยังใช้ในแดชบอร์ดเพื่อวิเคราะห์แนวโน้มการแก้ไขและอัตราการคืนสินค้าแยกตามหมวดหมู่.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยแบ่งวิเคราะห์กระบวนการตามประเภทสินค้าและบริการที่จัดซื้อ เพื่อให้เห็นความแตกต่างของกระบวนการในแต่ละหมวดหมู่การใช้จ่าย.
แหล่งข้อมูล
หมวดหมู่สินค้าจะเชื่อมโยงกับสินค้าที่เปิดใช้งาน (InventTable) ซึ่งนำไปใช้ใน PurchLine ส่วนข้อมูลหมวดหมู่จัดเก็บไว้ในตารางจัดการหมวดหมู่.
ตัวอย่าง
ฮาร์ดแวร์ไอทีอุปกรณ์สำนักงานบริการวิชาชีพวัตถุดิบ
|
|||
|
เหตุผลในการคืนสินค้า
ReturnReason
|
เหตุผลที่ระบุเมื่อส่งคืนสินค้าในใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย. | ||
|
คำอธิบาย
เมื่อเกิดกิจกรรม «ส่งคืนสินค้าให้ผู้ขาย» แอตทริบิวต์นี้จะบันทึกเหตุผลในการคืน เช่น «สินค้าเสียหาย» «ส่งสินค้าผิด» หรือ «คุณภาพไม่ดี» ข้อมูลนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อแดชบอร์ด «อัตราการคืนสินค้าในใบสั่งซื้อ» การวิเคราะห์เหตุผลในการคืนช่วยค้นหาสาเหตุที่แท้จริง ไม่ว่าจะเป็นคุณภาพของผู้ขาย ความผิดพลาดในการสั่งซื้อภายในองค์กร หรือปัญหาการขนส่ง จากนั้นจึงกำหนดแนวทางเพื่อลดอัตราการคืนสินค้าได้ตรงจุด.
เหตุผลที่สำคัญ
ช่วยให้เข้าใจสาเหตุที่มีการคืนสินค้า และตรวจสอบปัญหาด้านคุณภาพของผู้ขาย ความถูกต้องในการสั่งซื้อ หรือการขนส่ง.
แหล่งข้อมูล
โดยทั่วไป เหตุผลในการคืนสินค้าจะบันทึกไว้ในรายการธุรกรรมใบสั่งคืนสินค้า หรือผ่านรหัสเหตุผลที่เชื่อมโยงกับสมุดรายวันรับสินค้าติดลบ.
ตัวอย่าง
สินค้าเสียหายระหว่างขนส่งได้รับสินค้าผิดรายการไม่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพ
|
|||
กิจกรรมในกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินสำหรับใบสั่งซื้อ
| กิจกรรม | คำอธิบาย | ||
|---|---|---|---|
|
ดำเนินการใบสั่งซื้อเสร็จสิ้น
|
หมายถึงวงจรใบสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์ โดยได้รับสินค้าและใบแจ้งหนี้ครบแล้ว โดยทั่วไปอนุมานจากการอัปเดตสถานะ PO เป็นสถานะปิดขั้นสุดท้าย. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
กิจกรรมนี้กำหนดจุดสิ้นสุดของกระบวนการที่เสร็จสมบูรณ์ การวัด 'ระยะเวลารวมของวงจรใบสั่งซื้อ' ตั้งแต่สร้างจนเสร็จ ช่วยให้เห็นประสิทธิภาพของกระบวนการโดยรวม.
แหล่งข้อมูล
อนุมานจากฟิลด์สถานะใน PurchTable เช่น เมื่อ DocumentState เป็น 'Invoiced' และสถานะรายการสินค้าแสดงว่าได้รับสินค้าและออกใบแจ้งหนี้ครบแล้ว.
บันทึก
ระบุเวลาที่สถานะส่วนหัวและรายการของ PO เปลี่ยนเป็นสถานะปิดขั้นสุดท้าย เช่น 'Invoiced'.
ประเภทเหตุการณ์
inferred
|
|||
|
ผ่านรายการรับสินค้า
|
บันทึกการรับสินค้าตามใบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการในระบบ ระบบบันทึกเหตุการณ์เมื่อผ่านรายการสมุดรายวันรับสินค้า. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
นี่คือจุดสำคัญที่ทำให้มีการปรับปรุงสินค้าคงคลังและเริ่มขั้นตอนจับคู่ใบแจ้งหนี้ อีกทั้งเป็นจุดสิ้นสุดสำหรับวัด 'อัตราการส่งมอบตรงเวลา' และระยะเวลานำส่งของผู้ขาย.
แหล่งข้อมูล
ดึงข้อมูลจากการสร้างสมุดรายวันรับสินค้า ซึ่งจัดเก็บใน VendPackingSlipJour โดย createdDateTime หรือ PackingSlipDate ในตารางนี้ระบุเวลาที่รับสินค้าอย่างเป็นทางการ.
บันทึก
ใช้เวลาที่สร้างหรือผ่านรายการจากระเบียน VendPackingSlipJour ที่เชื่อมกับ PO.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
|
ส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย
|
กิจกรรมนี้แสดงว่าได้แจ้งใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วให้ผู้ขายทราบ ระบบบันทึกเหตุการณ์เมื่อยืนยัน PO ซึ่งจะสร้างสมุดรายวันการยืนยันและมักเริ่มส่งเอกสารไปยังผู้ขาย. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
นี่เป็นขั้นตอนแรกที่ติดต่อกับภายนอก และเป็นจุดเริ่มนับระยะเวลานำส่งของผู้ขาย การติดตามขั้นตอนนี้สำคัญต่อการประเมินผลงานผู้ขายและ KPI 'อัตราการส่งมอบตรงเวลา'.
แหล่งข้อมูล
เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อมีการสร้างระเบียนในตาราง PurchPurchaseOrderJour ซึ่งเป็นสมุดรายวันการยืนยัน PO วันที่สร้างสมุดรายวันนี้ใช้เป็นเวลาของกิจกรรม.
บันทึก
ใช้เวลาที่สร้างระเบียน PurchPurchaseOrderJour รายการแรกของ PO.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
|
สร้างคำขอซื้อ
|
กิจกรรมนี้บันทึกการสร้างคำขอซื้อ ซึ่งเป็นคำขออย่างเป็นทางการสำหรับสินค้า或บริการ ระบบบันทึกเหตุการณ์เมื่อมีการสร้างระเบียนใหม่ในตารางคำขอซื้อ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของความต้องการจัดซื้อ. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
นี่คือเหตุการณ์เริ่มต้นของกระบวนการใบสั่งซื้อ การวิเคราะห์เวลาตั้งแต่เหตุการณ์นี้จนถึงการสร้าง PO ช่วยวัดประสิทธิภาพภายในและความรวดเร็วในการตอบสนองต่อความต้องการ.
แหล่งข้อมูล
เหตุการณ์นี้ตรงกับการสร้างระเบียนใน PurchReqTable โดยใช้เวลาที่สร้างระเบียน (createdDateTime) เป็นเวลาเกิดเหตุการณ์.
บันทึก
ดึงเวลาที่สร้างจาก PurchReqTable ของคำขอซื้อแต่ละรายการ.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
|
สร้างใบสั่งซื้อ
|
กิจกรรมนี้หมายถึงการสร้างเอกสารใบสั่งซื้อฉบับร่างในระบบ โดยใช้เวลาที่สร้างระเบียนส่วนหัวของใบสั่งซื้อ ซึ่งมักเกิดขึ้นหลังจากอนุมัติคำขอซื้อแล้ว. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
นี่คือจุดเปลี่ยนจากคำขอภายในไปเป็นเอกสารจัดซื้ออย่างเป็นทางการ และเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญในการวัดระยะเวลาประมวลผลและอนุมัติ PO.
แหล่งข้อมูล
เหตุการณ์นี้คือการสร้างระเบียนใน PurchTable โดยฟิลด์ createdDateTime ในตารางนี้ระบุเวลาที่เกิดกิจกรรม.
บันทึก
ดึงเวลาที่สร้างจาก PurchTable ของใบสั่งซื้อแต่ละรายการ.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
|
อนุมัติใบสั่งซื้อ
|
บันทึกการอนุมัติใบสั่งซื้อขั้นสุดท้าย ซึ่งเป็นการอนุญาตให้ส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้ขาย โดยทั่วไปอนุมานจากการเปลี่ยนสถานะของ PO หรือดึงข้อมูลโดยตรงจากประวัติเวิร์กโฟลว์. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
นี่คือจุดสำคัญ เพราะยังดำเนินการขั้นต่อไปไม่ได้จนกว่า PO จะได้รับอนุมัติ ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์คอขวดในการอนุมัติและวัด KPI 'ระยะเวลารอบการอนุมัติ PO'.
แหล่งข้อมูล
อนุมานจากการเปลี่ยนฟิลด์ DocumentState ใน PurchTable เป็น 'Approved' หรือใช้เวลาที่ขั้นตอนอนุมัติสุดท้ายเสร็จสิ้นจาก WorkflowTrackingStatusTable.
บันทึก
ระบุเวลาที่ DocumentState ใน PurchTable เปลี่ยนเป็น 'Approved'.
ประเภทเหตุการณ์
inferred
|
|||
|
แก้ไขใบสั่งซื้อ
|
กิจกรรมนี้บันทึกการแก้ไขใบสั่งซื้อหลังจากได้รับอนุมัติแล้ว Dynamics 365 สามารถติดตามเวอร์ชันของ PO เพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงได้. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
การติดตามการเปลี่ยนแปลงสำคัญต่อการระบุงานแก้ซ้ำ ทำความเข้าใจความไม่เสถียรของกระบวนการ และวัด 'อัตราการแก้ไข PO' การเปลี่ยนแปลงอาจทำให้เกิดความล่าช้าและต้นทุนที่เปลี่ยนไป.
แหล่งข้อมูล
อนุมานโดยเปรียบเทียบเวอร์ชันต่าง ๆ ของใบสั่งซื้อที่จัดเก็บในตารางประวัติหรือการกำหนดเวอร์ชัน เช่น PurchTableHistory หากเลขเวอร์ชันเพิ่มขึ้น แสดงว่ามีการเปลี่ยนแปลง.
บันทึก
ค้นหาระเบียนที่เลขเวอร์ชันใน PurchTable เพิ่มขึ้นหลังอนุมัติแล้ว.
ประเภทเหตุการณ์
inferred
|
|||
|
ตรวจสอบคุณภาพสินค้า
|
หมายถึงการตรวจสอบคุณภาพสินค้าที่รับมาเสร็จสิ้น โดยมักจัดการผ่านโมดูล Quality Management หรือการอัปเดตสถานะ. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
กิจกรรมนี้อาจเป็นคอขวดสำคัญระหว่างการรับสินค้าและการนำสินค้าไปใช้งานได้ การวิเคราะห์ระยะเวลาช่วยปรับปรุง KPI 'ระยะเวลารอบการตรวจสอบคุณภาพ'.
แหล่งข้อมูล
อนุมานจากการปิด Quality Order (InventQualityOrderTable) ที่เชื่อมกับการรับสินค้าในใบสั่งซื้อ เวลาที่สถานะเปลี่ยนเป็น 'Passed' หรือ 'Failed' ใช้ระบุเวลาเกิดเหตุการณ์.
บันทึก
ติดตามเวลาที่สถานะเสร็จสมบูรณ์ใน InventQualityOrderTable ที่เชื่อมกับรายการ PO.
ประเภทเหตุการณ์
inferred
|
|||
|
บันทึกใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่งซื้อ
|
กิจกรรมนี้บันทึกช่วงเวลาที่ได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายและผ่านรายการกับใบสั่งซื้อ เหตุการณ์นี้เชื่อมกระบวนการจัดซื้อกับกระบวนการชำระเงิน. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
นี่เป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนชำระเงิน และสำคัญต่อการคำนวณต้นทุนสุดท้ายของการซื้อ อีกทั้งเป็นจุดสิ้นสุดสำหรับวิเคราะห์การจับคู่สามทาง.
แหล่งข้อมูล
บันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อผ่านรายการสมุดรายวันใบแจ้งหนี้ผู้ขาย (VendInvoiceJour) ที่จับคู่กับใบสั่งซื้อ โดยใช้ InvoiceDate หรือวันที่ผ่านรายการในระเบียนนี้เป็นเวลาเกิดเหตุการณ์.
บันทึก
ใช้เวลาที่ผ่านรายการจากตาราง VendInvoiceJour ที่เชื่อมกับระเบียน PurchTable.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
|
ผู้ขายยืนยันใบสั่งซื้อ
|
หมายถึงผู้ขายรับทราบและยืนยันรายละเอียดใบสั่งซื้อ โดยมักเป็นการป้อนข้อมูลด้วยมือหลังได้รับการติดต่อจากผู้ขาย. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
การยืนยันจากผู้ขายช่วยให้มั่นใจว่ากำลังดำเนินการตามคำสั่งซื้อ หากล่าช้าหรือข้อมูลไม่ตรงกัน อาจเป็นสัญญาณว่าการส่งมอบมีปัญหา.
แหล่งข้อมูล
โดยทั่วไปอนุมานจากการกรอกฟิลด์วันที่หรือสถานะที่เกี่ยวข้องกับการยืนยันใน PurchTable เช่น วันที่ยืนยันการส่งมอบ เหตุการณ์นี้อาจไม่มีระเบียนเหตุการณ์แยกต่างหาก.
บันทึก
อนุมานจากการกรอกฟิลด์วันที่ยืนยันที่ระบุใน PurchTable หรือ PurchLine.
ประเภทเหตุการณ์
inferred
|
|||
|
ยกเลิกใบสั่งซื้อ
|
หมายถึงการยุติใบสั่งซื้อก่อนดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อสถานะของเอกสารใบสั่งซื้อเปลี่ยนเป็นสถานะที่กำหนด. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
การยกเลิกเป็นเส้นทางข้อยกเว้นที่สำคัญ การวิเคราะห์ความถี่และเหตุผลในการยกเลิกอาจช่วยชี้ให้เห็นปัญหาด้านการวางแผนหรือความน่าเชื่อถือของผู้ขาย.
แหล่งข้อมูล
อนุมานจากการอัปเดตฟิลด์ DocumentState ใน PurchTable เป็น 'Canceled' โดยใช้เวลาที่สถานะเปลี่ยนเป็นเวลาเกิดเหตุการณ์.
บันทึก
ระบุเวลาที่ DocumentState ใน PurchTable เปลี่ยนเป็น 'Canceled'.
ประเภทเหตุการณ์
inferred
|
|||
|
ส่งใบสั่งซื้อเพื่อขออนุมัติ
|
หมายถึงช่วงเวลาที่ส่งใบสั่งซื้อฉบับร่างเข้าสู่เวิร์กโฟลว์อนุมัติอย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปผู้ใช้เป็นผู้ดำเนินการ และบันทึกเหตุการณ์นี้ไว้ในบันทึกเวิร์กโฟลว์. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
กิจกรรมนี้เป็นจุดเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของรอบอนุมัติ PO การติดตามเหตุการณ์นี้ช่วยวัดได้อย่างแม่นยำว่า PO รออนุมัตินานเท่าใด และใช้เวลาอนุมัติทั้งหมดเท่าใด.
แหล่งข้อมูล
บันทึกเหตุการณ์นี้จาก WorkflowTrackingStatusTable ของใบสั่งซื้อ ซึ่งเก็บข้อมูลการส่งและเวลาที่ส่ง.
บันทึก
ค้นหาเหตุการณ์ 'Submitted' ในประวัติเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมกับระเบียน PurchTable.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
|
ส่งสินค้าคืนให้ผู้ขาย
|
ระบุว่าสินค้าที่รับมาแล้วถูกส่งคืนให้ผู้ขาย เนื่องจากปัญหา เช่น สินค้าเสียหายหรือได้รับสินค้าไม่ถูกต้อง ระบบบันทึกเหตุการณ์เมื่อผ่านรายการธุรกรรมการคืนสินค้า. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
การคืนสินค้าแสดงถึงปัญหาในกระบวนการและต้นทุนเพิ่มเติม การติดตามกิจกรรมนี้ช่วยคำนวณ 'อัตราการคืนสินค้าในใบสั่งซื้อ' และระบุปัญหาที่เกี่ยวกับผู้ขายหรือสินค้า.
แหล่งข้อมูล
อนุมานจากการสร้างใบสั่งซื้อที่มีจำนวนติดลบ หรือเอกสารใบสั่งคืนสินค้าเฉพาะที่อ้างอิง PO ต้นฉบับ วันที่ทำรายการคืนสินค้าใช้เป็นเวลาเกิดเหตุการณ์.
บันทึก
ระบุการผ่านรายการใบสั่งคืนสินค้าหรือใบเพิ่มหนี้ที่อ้างอิง PO ต้นฉบับ.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
|
อนุมัติคำขอซื้อ
|
หมายถึงการอนุมัติคำขอซื้ออย่างเป็นทางการโดยผู้จัดการที่มีอำนาจ โดยทั่วไปบันทึกเหตุการณ์นี้จากประวัติเวิร์กโฟลว์หรือจากการติดตามการเปลี่ยนสถานะของระเบียนคำขอซื้อ. | ||
|
เหตุผลที่สำคัญ
การอนุมัติเป็นจุดสำคัญที่ทำให้เปลี่ยนคำขอซื้อเป็นใบสั่งซื้อได้ หากล่าช้า จะส่งผลโดยตรงต่อระยะเวลาการจัดซื้อทั้งหมด.
แหล่งข้อมูล
บันทึกเหตุการณ์นี้ได้จาก WorkflowTrackingStatusTable ที่เชื่อมกับคำขอซื้อ หรืออนุมานจากการเปลี่ยนฟิลด์สถานะใน PurchReqTable เป็น 'Approved'.
บันทึก
ใช้เวลาที่ขั้นตอนอนุมัติสุดท้ายเสร็จสิ้นตามประวัติเวิร์กโฟลว์ของคำขอซื้อ.
ประเภทเหตุการณ์
explicit
|
|||
คู่มือการนำข้อมูลออก
พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?
เทมเพลตนี้มีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเริ่มปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินสำหรับใบสั่งซื้อ เริ่มปรับปรุงการปฏิบัติการด้านการจัดซื้อของคุณได้วันนี้.
เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินสำหรับใบสั่งซื้อได้ทันที
ระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพและลดระยะเวลารอบ P2P ได้สูงสุด 30%.
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ตั้งค่าเสร็จภายในไม่กี่นาที