จัดโครงสร้างกระบวนการ กำหนดเจ้าของ และวางแนวทางกำกับดูแล

การจัดโครงสร้างกระบวนการคือภาพรวมอย่างเป็นระบบของกระบวนการในองค์กรและความเชื่อมโยงระหว่างกัน ช่วยให้คุณจัดกลุ่มกระบวนการ กำหนดเจ้าของ และกำกับดูแลการเปลี่ยนแปลงด้วยแนวทางที่สอดคล้องกัน เพื่อให้ทุกคนเห็นว่างานเชื่อมโยงกันอย่างไรตั้งแต่กลยุทธ์จนถึงการปฏิบัติงาน.

แผนภาพโครงสร้างกระบวนการช่วยให้เห็นลำดับชั้นและความเชื่อมโยงได้ในภาพเดียว จะใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อทีมตกลงนิยามและกฎการกำหนดเจ้าของร่วมกัน หากไม่มีข้อตกลงเหล่านี้ แผนภาพก็อาจกลายเป็นภาพ ณ ช่วงเวลาหนึ่งที่แต่ละคนตีความต่างกัน.

คุณปรับจำนวนระดับได้ โดยกรอบการทำงานทั่วไปมี 5 ระดับ (L1–L5) ก่อนเริ่มทำแผนที่ ให้ตกลงก่อนว่าแต่ละระดับหมายถึงอะไร ใช้นิยามเดียวกันทั่วทั้งองค์กร และอย่าวางกระบวนการเดียวกันไว้คนละระดับในแต่ละแผนก.

ระดับ 1: กลุ่มกระบวนการระดับสูงสุดขององค์กร ระดับ 2: กระบวนการหลักภายในกลุ่มเหล่านั้น ระดับ 3: กิจกรรมหรือกระบวนการย่อยที่ประกอบกันเป็นกระบวนการ ระดับ 4: งานและการตัดสินใจภายในกิจกรรมเหล่านั้น ระดับ 5: ขั้นตอนโดยละเอียดที่ใช้ทำงานให้เสร็จ.

นิยามเหล่านี้ช่วยให้ทีมดูข้อมูลได้ตั้งแต่ภาพรวมระดับสูงไปจนถึงรายละเอียดงาน ใช้นิยามให้สอดคล้องกันทั้งในโครงสร้างและเอกสารเกี่ยวกับขีดความสามารถที่เกี่ยวข้อง.

กรอบการจัดโครงสร้างกระบวนการที่นำไปใช้ได้จริงจะกำหนดวิธีจัดระเบียบ กำหนดเจ้าของ และดูแลข้อมูลกระบวนการ โดยควรระบุเรื่องต่อไปนี้

ขอบเขต: ครอบคลุมส่วนใดขององค์กรและกระบวนการประเภทใดบ้าง? ระดับ: แต่ละระดับในลำดับชั้นหมายถึงอะไร และกระบวนการจะย้ายระหว่างระดับอย่างไร? ความสัมพันธ์: จะแสดงการพึ่งพากัน การส่งต่องาน และความเชื่อมโยงกับขีดความสามารถหรือเป้าหมายอย่างไร? เจ้าของ: ใครดูแลแต่ละกระบวนการ และใครอนุมัติการเปลี่ยนแปลง? การกำกับดูแล: จะทบทวนกระบวนการบ่อยแค่ไหน และมีเหตุการณ์ใดที่ทำให้ต้องปรับปรุง? การควบคุมการเปลี่ยนแปลง: ทีมจะเสนอ ทบทวน อนุมัติ และสื่อสารการเปลี่ยนแปลงอย่างไร?

บันทึกข้อตกลงเหล่านี้ก่อนสร้างแค็ตตาล็อกขนาดใหญ่ กฎร่วมกันเพียงไม่กี่ข้อช่วยให้เข้าใจโครงสร้างได้ง่ายขึ้นเมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้น.

RACI ระบุผู้รับผิดชอบในการทำงาน ผู้มีอำนาจตัดสินใจและรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ ผู้ให้คำปรึกษา และผู้ที่ต้องรับทราบการตัดสินใจ กำหนดเจ้าของที่รับผิดชอบต่อผลลัพธ์ให้แต่ละกระบวนการ จากนั้นระบุบทบาทที่เกี่ยวข้องกับการดูแลหรือปรับเปลี่ยนกระบวนการ.

ใช้เมทริกซ์ให้เหมาะกับการทำงานจริง หากมีคนรับผิดชอบร่วมกันมากเกินไป การตัดสินใจอาจล่าช้า ทบทวนการกำหนดบทบาทเมื่อความรับผิดชอบเปลี่ยนไป และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าของกระบวนการทราบวิธีขอปรับปรุงข้อมูล.

การควบคุมการเปลี่ยนแปลงกำหนดวิธีเปลี่ยนข้อเสนอปรับปรุงกระบวนการให้เป็นเวอร์ชันที่อนุมัติและสื่อสารแล้ว แนวทางที่ใช้งานได้จริงจะระบุว่าใครขอเปลี่ยนแปลงได้ ใครทบทวนและอนุมัติ และจะส่งต่อกระบวนการฉบับปรับปรุงให้ผู้ที่ต้องใช้ได้อย่างไร.

กำหนดรอบทบทวนตามลักษณะและความเสี่ยงของกระบวนการ พร้อมระบุเหตุการณ์ที่ควรทำให้เกิดการทบทวน เช่น การเปลี่ยนนโยบาย ระบบ ความรับผิดชอบ หรือแนวทางปฏิบัติงาน เป้าหมายไม่ใช่การเพิ่มขั้นตอนอนุมัติโดยไม่จำเป็น แต่เพื่อให้เห็นการเปลี่ยนแปลงและทำให้ทีมใช้ข้อมูลกระบวนการฉบับปัจจุบันตรงกัน.

เริ่มจากกำหนดขอบเขตและจัดทำรายการกระบวนการที่ทราบอยู่แล้ว จัดกลุ่มตามระดับที่ตกลงกัน ระบุเจ้าของ และบันทึกความเชื่อมโยงระหว่างกระบวนการ จากนั้นตรวจสอบแผนที่ร่วมกับผู้ที่ปฏิบัติงานและกำกับดูแลกระบวนการ

แผนที่ฉบับแรกไม่จำเป็นต้องมีทุกกระบวนการ เริ่มจากพื้นที่หนึ่ง บันทึกข้อสมมติและจุดที่ยังขาด แล้วปรับลำดับชั้นเมื่อทีมช่วยกันทบทวน เชื่อมแผนที่กับโมเดลกระบวนการและเอกสารประกอบ เพื่อให้ผู้ใช้ดูต่อจากภาพรวมไปยังรายละเอียดได้

ทำความเข้าใจระดับต่างๆ ในโครงสร้างกระบวนการระดับองค์กร

การจัดโครงสร้างกระบวนการคือแนวทางที่คุณกำหนดขึ้น ทั้งลำดับชั้น เจ้าของ การกำกับดูแล และการควบคุมการเปลี่ยนแปลง ส่วนความสามารถด้านการจัดโครงสร้างกระบวนการระดับองค์กรคือซอฟต์แวร์ที่ช่วยนำแนวทางนั้นไปใช้และดูแลรักษา ทั้งโมเดล แค็ตตาล็อก และเวิร์กโฟลว์การกำกับดูแล.

หน้านี้อธิบายแนวทางดังกล่าว ไปที่หน้าความสามารถด้านการจัดโครงสร้างกระบวนการระดับองค์กรเพื่อดูว่า ProcessMind สนับสนุนแนวทางนี้อย่างไร.

การจัดโครงสร้างกระบวนการอธิบายวิธีจัดระเบียบและกำกับดูแลกระบวนการ ส่วน process mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์เพื่อแสดงว่างานดำเนินไปจริงอย่างไร การเปรียบเทียบทั้งสองอย่างช่วยให้เห็นว่าการปฏิบัติงานจริงต่างจากกระบวนการที่จัดทำเอกสารไว้อย่างไร และควรตรวจสอบจุดใดเพิ่มเติม.

ใช้โครงสร้างเป็นแหล่งอ้างอิงร่วมกัน แล้ววิเคราะห์กระบวนการเพื่อดูประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและโอกาสในการปรับปรุง.