> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > การจัดการค่าใช้จ่าย > Expensify > เทมเพลตข้อมูล

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

Expensify

แอตทริบิวต์การจัดการค่าใช้จ่าย(20) กิจกรรมการจัดการค่าใช้จ่าย(13) คู่มือการดึงข้อมูล(3)

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

เทมเพลตนี้ช่วยวางแนวทางรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับวิเคราะห์กระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย โดยระบุแอตทริบิวต์สำคัญที่ควรเก็บ กิจกรรมหลักที่ควรติดตาม และวิธีดึงข้อมูลจากระบบ Expensify ใช้เทมเพลตนี้เตรียมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์กระบวนการด้วย process mining.

แอตทริบิวต์ที่แนะนำให้รวบรวมเพื่อการวิเคราะห์อย่างละเอียด
กิจกรรมสำคัญที่ควรติดตามเพื่อค้นพบกระบวนการได้อย่างแม่นยำ
แนวทางปฏิบัติสำหรับดึงข้อมูล

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

ดาวน์โหลดเทมเพลต

แอตทริบิวต์การจัดการค่าใช้จ่าย

ฟิลด์ข้อมูลเหล่านี้เป็นรายการแนะนำให้ใส่ในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อวิเคราะห์และปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างละเอียด.

3 จำเป็น 5 แนะนำ 12 ไม่บังคับ

	ชื่อ	คำอธิบาย
	ชื่อกิจกรรม ActivityName	ชื่อเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เกิดขึ้น ณ เวลาหนึ่งในรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย ชื่อกิจกรรมระบุขั้นตอนหรือเหตุการณ์สำคัญในกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย เช่น 'ส่งรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว' หรือ 'ผู้จัดการอนุมัติ' ข้อมูลนี้เป็นแกนหลักของแผนผังกระบวนการ ช่วยให้นักวิเคราะห์เห็นลำดับงาน ระบุเส้นทางที่พบบ่อย และค้นหาความเบี่ยงเบนหรือคอขวด การวิเคราะห์ลำดับกิจกรรมเป็นพื้นฐานสำคัญในการทำความเข้าใจประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกระบวนการ. เหตุผลที่สำคัญ แอตทริบิวต์นี้กำหนดขั้นตอนในแผนผังกระบวนการ ทำให้เห็นและวิเคราะห์ลำดับงาน รูปแบบที่แตกต่าง และรอบการแก้ไขงานได้. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปแอตทริบิวต์นี้ได้จากการจับคู่การเปลี่ยนสถานะรายงาน ความคิดเห็น หรือรายการในบันทึกประวัติของ Expensify กับรายการกิจกรรมมาตรฐาน. ตัวอย่าง ส่งรายงานค่าใช้จ่ายผู้จัดการอนุมัติฝ่ายการเงินปฏิเสธจ่ายเงินคืนแล้ว
	รหัสรายงานค่าใช้จ่าย ExpenseReportId	รหัสเฉพาะของรายงานค่าใช้จ่าย ใช้รวมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตั้งแต่ส่งรายงานจนถึงจ่ายเงินคืน.
คำอธิบาย รหัสรายงานค่าใช้จ่ายเป็นรหัสหลักที่ใช้ระบุรายการในกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย แต่ละรหัสแทนชุดค่าใช้จ่ายหนึ่งชุดที่พนักงานส่งเพื่อขออนุมัติและรับเงินคืน แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการติดตามรายงานตั้งแต่ต้นจนจบ และสร้างลำดับเหตุการณ์ตลอดวงจร ตั้งแต่การส่งรายงาน การอนุมัติหรือปฏิเสธ ไปจนถึงการจ่ายเงิน. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยรวมเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในอินสแตนซ์กระบวนการเดียว ซึ่งเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์ process mining. แหล่งข้อมูล นี่คือคีย์หลักในออบเจ็กต์ข้อมูลรายงานค่าใช้จ่าย โดยมักเรียกผ่าน endpoint reports ของ Expensify API ด้วยชื่อ 'reportID'. ตัวอย่าง RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	เวลาที่เกิดเหตุการณ์ EventTime	เวลาที่ระบุว่ากิจกรรมหรือเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นเมื่อใดในรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย เวลาที่เกิดเหตุการณ์ระบุวันที่และเวลาที่แน่นอนของแต่ละกิจกรรมในกระบวนการ ข้อมูลด้านเวลานี้จำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาดำเนินการ ระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน และเวลารอระหว่างขั้นตอน ช่วยวิเคราะห์คอขวด แนวโน้มผลการดำเนินงานตามช่วงเวลา และการปฏิบัติตามข้อตกลงระดับการให้บริการ หากไม่มีเวลาที่บันทึกไว้อย่างถูกต้อง การวิเคราะห์ process mining จะทำได้เพียงค้นหาเส้นทางการทำงาน. เหตุผลที่สำคัญ เวลาที่บันทึกไว้จำเป็นต่อการวิเคราะห์ทุกด้านที่เกี่ยวกับเวลา ทั้งการคำนวณระยะเวลาดำเนินการ การระบุคอขวด และการติดตามผลการดำเนินงานของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล นี่คือเวลาที่สร้างรายการบันทึกประวัติหรือเปลี่ยนสถานะแต่ละครั้งในข้อมูลรายงาน Expensify. ตัวอย่าง 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ธงแจ้งการละเมิดนโยบาย PolicyViolationFlag	ตัวบ่งชี้แบบบูลีนที่มีค่าเป็นจริงเมื่อรายงานถูกแจ้งว่าละเมิดนโยบาย.
คำอธิบาย ธงนี้ระบุว่ารายงานค่าใช้จ่ายมีการละเมิดนโยบายอย่างน้อยหนึ่งข้อหรือไม่ เช่น ใช้จ่ายเกินวงเงินหรือไม่มีใบเสร็จ ระบบอัตโนมัติของ Expensify มักแจ้งปัญหาเหล่านี้ แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อแดชบอร์ดภาพรวมการละเมิดนโยบาย ช่วยวัดปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกำหนดจุดที่ควรปรับปรุง. เหตุผลที่สำคัญ ใช้วัดการปฏิบัติตามนโยบายโดยตรง และช่วยระบุรายงานที่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม จึงเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับแดชบอร์ดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด. แหล่งข้อมูล รายงาน Expensify มักมีฟิลด์หรือสถานะเฉพาะที่ระบุการละเมิด เช่น 'hasViolations' หรือธงบูลีนที่มีความหมายใกล้เคียง. ตัวอย่าง truefalse
	ผู้ส่งรายงาน Submitter	พนักงานที่สร้างและส่งรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์ผู้ส่งรายงานระบุพนักงานที่เป็นผู้จ่ายค่าใช้จ่ายและขอรับเงินคืน ข้อมูลนี้ใช้วิเคราะห์รูปแบบค่าใช้จ่ายแยกตามพนักงาน แผนก หรือบทบาท ช่วยตอบได้ว่าพนักงานหรือกลุ่มใดพบความล่าช้าบ่อยที่สุด หรือมีอัตราการละเมิดนโยบายสูงที่สุด และนำไปใช้ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานได้. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของกระบวนการจากมุมมองของพนักงาน และระบุกลุ่มที่พบปัญหาหรือความล่าช้าบ่อย. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์หลักในออบเจ็กต์รายงานค่าใช้จ่าย โดยทั่วไปใช้ชื่อ 'policyEmail', 'submitterEmail' หรือ 'employeeEmail'. ตัวอย่าง sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	ผู้อนุมัติ Approver	ชื่อหรือรหัสผู้ใช้ที่รับผิดชอบอนุมัติหรือปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์ผู้อนุมัติระบุผู้จัดการหรือสมาชิกฝ่ายการเงินที่ดำเนินการกับรายงานค่าใช้จ่ายที่ส่งเข้ามา ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์รูปแบบการทำงานของผู้อนุมัติแต่ละคน เช่น ระยะเวลาอนุมัติ อัตราการปฏิเสธ และการกระจายภาระงาน การทำความเข้าใจผลการดำเนินงานของผู้อนุมัติช่วยระบุความต้องการด้านการฝึกอบรม จัดสรรภาระงานใหม่ และปรับขั้นตอนอนุมัติให้คล่องตัวขึ้น. เหตุผลที่สำคัญ แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการวิเคราะห์คอขวดในการอนุมัติ การกระจายภาระงาน และอัตราการปฏิเสธของผู้อนุมัติแต่ละคน. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อยู่ในประวัติรายงานหรือบันทึกเวิร์กโฟลว์ โดยมักเชื่อมโยงกับเหตุการณ์อนุมัติหรือปฏิเสธ ชื่อฟิลด์อาจเป็น 'managerEmail' หรือชื่อใกล้เคียง. ตัวอย่าง jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	แผนกของพนักงาน EmployeeDepartment	แผนกหรือหน่วยงานธุรกิจที่ผู้ส่งรายงานสังกัดอยู่.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุแผนกของพนักงานที่ส่งรายงานค่าใช้จ่าย เช่น 'ฝ่ายขาย', 'วิศวกรรม' หรือ 'การตลาด' เป็นมิติสำคัญสำหรับการวิเคราะห์ ช่วยเปรียบเทียบระยะเวลาดำเนินการ อัตราการปฏิเสธ และการปฏิบัติตามนโยบายระหว่างหน่วยงานต่างๆ รวมถึงระบุปัญหาหรือความต้องการด้านการฝึกอบรมเฉพาะแผนกได้. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเจาะลึกเพื่อเปรียบเทียบผลการดำเนินงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนดระหว่างหน่วยงานธุรกิจต่างๆ. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อาจจัดเก็บเป็นแท็กในรายงานหรืออยู่ในโปรไฟล์ผู้ใช้ของผู้ส่งรายงานใน Expensify อาจต้องเติมข้อมูลจากระบบ HR ภายนอก. ตัวอย่าง ฝ่ายขายการตลาดวิศวกรรมการเงิน
	ยอดรวมรายงานค่าใช้จ่าย ReportTotalAmount	มูลค่ารวมของรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้แสดงยอดรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดในรายงานหนึ่งฉบับ เป็นตัวชี้วัดทางการเงินที่สำคัญสำหรับการวิเคราะห์หลายด้าน เช่น การระบุค่าใช้จ่ายมูลค่าสูงที่อาจต้องตรวจสอบเพิ่มเติมหรือใช้เส้นทางอนุมัติที่ต่างออกไป นอกจากนี้ยังใช้ในการรายงานทางการเงินและทำความเข้าใจรูปแบบการใช้จ่ายทั่วทั้งองค์กร. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์รายงานค่าใช้จ่ายมูลค่าสูง ระบุแนวโน้มการใช้จ่าย และเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับแดชบอร์ดด้านการเงินและการปฏิบัติตามข้อกำหนด. แหล่งข้อมูล มีอยู่ในออบเจ็กต์รายงานของ Expensify โดยมักใช้ชื่อ 'total' หรือ 'amount'. ตัวอย่าง 150.752500.0089.50
	ชื่อนโยบาย PolicyName	ชื่อของนโยบายค่าใช้จ่ายที่ใช้กับรายงาน.
คำอธิบาย ใน Expensify พนักงานแต่ละกลุ่มอาจอยู่ภายใต้นโยบายค่าใช้จ่ายที่ต่างกัน แอตทริบิวต์นี้ระบุนโยบายเฉพาะที่กำหนดกฎสำหรับรายงานค่าใช้จ่าย เป็นมิติสำคัญสำหรับการวิเคราะห์ เพราะช่วยเปรียบเทียบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิภาพระหว่างนโยบายต่างๆ ซึ่งอาจมีกฎและเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไม่เหมือนกัน. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยแบ่งการวิเคราะห์กระบวนการตามชุดกฎที่ใช้ ซึ่งจำเป็นต่อการทำความเข้าใจความแตกต่างที่เกิดจากนโยบายแต่ละแบบ. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์มาตรฐานในออบเจ็กต์รายงานของ Expensify โดยมักใช้ชื่อ 'policyID' หรือ 'policyName'. ตัวอย่าง นโยบายพนักงานสหรัฐฯนโยบายทีมขายสหราชอาณาจักรนโยบายการเดินทางสำหรับผู้บริหาร
	ผลการตรวจสอบ AuditOutcome	ผลการตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกผลการตรวจสอบ ซึ่งอาจเป็น 'ผ่าน', 'ไม่ผ่าน' หรือ 'ผ่านแต่พบข้อสังเกต' ข้อมูลนี้เกี่ยวข้องกับบริษัทที่มีขั้นตอนตรวจสอบอย่างเป็นทางการในกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย ไม่ว่าจะตรวจสอบทุกรายงานหรือตรวจสอบเพียงบางส่วน การวิเคราะห์ผลการตรวจสอบช่วยให้เข้าใจระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิผลของมาตรการควบคุมที่มีอยู่. เหตุผลที่สำคัญ ใช้วัดผลการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยตรง และจำเป็นต่อการวิเคราะห์ประสิทธิผลของกระบวนการตรวจสอบ. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อาจเป็นแอตทริบิวต์เชิงแนวคิด หรือจัดเก็บเป็นแท็กหรือความคิดเห็น การมีข้อมูลนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่ากระบวนการเฉพาะของบริษัทใน Expensify. ตัวอย่าง ผ่านไม่ผ่าน เนื่องจากละเมิดนโยบายผ่านพร้อมข้อสังเกต
	ระบบต้นทาง SourceSystem	ระบบที่ดึงข้อมูลออกมา.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุแหล่งที่มาของข้อมูลกระบวนการ ซึ่งในกรณีนี้คือ 'Expensify' มีความสำคัญต่อการกำกับดูแลข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อรวมข้อมูลจากหลายระบบ ช่วยติดตามที่มาของข้อมูลและทำความเข้าใจบริบทของกระบวนการ. เหตุผลที่สำคัญ ให้บริบทสำคัญสำหรับติดตามที่มาของข้อมูล และช่วยแยกแยะกระบวนการเมื่อโหลดข้อมูลจากหลายระบบต้นทางเข้าสู่สภาพแวดล้อมเดียวกัน. แหล่งข้อมูล ค่านี้เป็นค่าคงที่ ('Expensify') ซึ่งควรเพิ่มระหว่างการแปลงข้อมูล. ตัวอย่าง ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	ระยะเวลาดำเนินการทั้งหมด TotalCycleTime	ระยะเวลาตั้งแต่เกิดกิจกรรมแรกจนถึงกิจกรรมสุดท้ายของรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย ระยะเวลารอบงานทั้งหมดเป็นการคำนวณระดับเคสที่วัดเวลาตั้งแต่ต้นจนจบของกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับรายงานหนึ่งฉบับ ตัวชี้วัดนี้เป็น KPI สำคัญสำหรับประเมินประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการ โดยคำนวณจากเวลาของกิจกรรมแรกสุด เช่น 'Expense Report Created' จนถึงกิจกรรมสุดท้าย เช่น 'Reimbursement Executed'. เหตุผลที่สำคัญ KPI หลักนี้ใช้วัดความรวดเร็วโดยรวมของกระบวนการ และช่วยระบุเคสที่ใช้เวลานาน ซึ่งอาจบ่งชี้ถึงปัญหาเชิงระบบ. แหล่งข้อมูล คำนวณแอตทริบิวต์นี้โดยหา (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) ของ ExpenseReportId แต่ละรายการ. ตัวอย่าง 6048001209600259200
	วิธีจ่ายเงิน PaymentMethod	วิธีที่ใช้จ่ายเงินคืนให้พนักงาน.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุวิธีจ่ายเงินคืนให้พนักงาน เช่น 'โอนเงินเข้าบัญชีโดยตรง (ACH)', 'PayPal' หรือ 'บัตรเครดิตบริษัท' การวิเคราะห์วิธีจ่ายเงินช่วยให้เข้าใจขั้นตอนการจ่ายเงินคืน โดยเฉพาะเมื่อบางวิธีทำให้เกิดความล่าช้านานกว่า และให้บริบทเพิ่มเติมสำหรับขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการ. เหตุผลที่สำคัญ ให้บริบทของขั้นตอนจ่ายเงินคืน และใช้วิเคราะห์ความล่าช้าหรือต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับวิธีจ่ายเงินแต่ละแบบได้. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปข้อมูลนี้อยู่ในรายละเอียดการจ่ายเงินคืนของรายงานที่ปิดแล้ว. ตัวอย่าง ACHPayPalBill.com
	เวลาสิ้นสุดเหตุการณ์ EventEndTime	เวลาที่กิจกรรมหนึ่งสิ้นสุด มีประโยชน์กับกิจกรรมที่วัดระยะเวลาได้.
คำอธิบาย แม้กิจกรรมส่วนใหญ่ในการจัดการค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้นทันที แต่บางกิจกรรม เช่น 'การตรวจสอบโดยผู้จัดการ' สามารถกำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดได้ เวลาสิ้นสุดเหตุการณ์ระบุว่ากิจกรรมนั้นเสร็จเมื่อใด เมื่อนำไปใช้ร่วมกับเวลาเริ่มต้น จะคำนวณเวลาที่ใช้ดำเนินการแต่ละขั้นตอนได้อย่างแม่นยำ และเห็นรายละเอียดมากขึ้นว่าใช้เวลาไปกับส่วนใด. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยคำนวณเวลาที่ใช้ดำเนินกิจกรรม และแยกเวลาทำงานจริงออกจากเวลารอได้. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปไม่มีฟิลด์นี้โดยตรง แต่คำนวณได้จากเวลาของเหตุการณ์ถัดไปในลำดับของรายการเดียวกัน. ตัวอย่าง 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	สกุลเงิน Currency	รหัสสกุลเงินของยอดเงินในรายงานค่าใช้จ่าย.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์สกุลเงินระบุสกุลเงินของยอดรวมรายงานค่าใช้จ่าย เช่น USD, EUR หรือ GBP ข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับองค์กรที่ดำเนินงานในหลายประเทศ เพื่อให้ตีความข้อมูลทางการเงินได้ถูกต้อง ควรวิเคราะห์มูลค่าเงินทั้งหมดควบคู่กับแอตทริบิวต์นี้ เพื่อหลีกเลี่ยงการรวมยอดที่ไม่ถูกต้อง. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้วิเคราะห์และรายงานข้อมูลทางการเงินได้ถูกต้อง โดยให้บริบทที่จำเป็นสำหรับมูลค่าเงินทั้งหมด. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์มาตรฐานในออบเจ็กต์รายงานของ Expensify โดยมักใช้ชื่อ 'currency'. ตัวอย่าง USDEURGBPCAD
	สถานะรายงาน ReportStatus	สถานะปัจจุบันของรายงานค่าใช้จ่ายในวงจรการดำเนินงาน.
คำอธิบาย สถานะรายงานระบุตำแหน่งปัจจุบันของรายงานค่าใช้จ่ายในกระบวนการ เช่น 'OPEN', 'SUBMITTED', 'APPROVED', 'REIMBURSED' หรือ 'CLOSED' ช่วยให้เห็นความคืบหน้าของรายงาน ณ เวลาหนึ่ง ใน process mining มักใช้แอตทริบิวต์นี้เพื่อระบุชื่อกิจกรรม และยังใช้เป็นมิติในการวิเคราะห์ได้ว่ารายงานใช้เวลาอยู่ในแต่ละสถานะนานเท่าใด. เหตุผลที่สำคัญ ระบุสถานะปัจจุบันของรายการ และมักใช้เป็นแหล่งข้อมูลเพื่อสร้างบันทึกกิจกรรมสำหรับ process mining. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์มาตรฐานในออบเจ็กต์รายงานของ Expensify โดยมักใช้ชื่อ 'status' หรือ 'state'. ตัวอย่าง ส่งแล้วอนุมัติแล้วจ่ายเงินคืนแล้วปิดแล้ว
	หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ExpenseCategory	หมวดหมู่ที่กำหนดให้กับรายการค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในรายงาน.
คำอธิบาย หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายใช้จำแนกประเภทการใช้จ่าย เช่น 'การเดินทาง', 'อาหารและการรับรอง' หรือ 'ซอฟต์แวร์' รายงานหนึ่งฉบับอาจมีหลายหมวดหมู่ แต่แอตทริบิวต์นี้มักถูกรวมไว้ที่ระดับรายงาน เช่น เลือกหมวดหมู่ที่พบบ่อยที่สุดหรือหมวดหมู่ที่มียอดสูงสุด ใช้วิเคราะห์แนวโน้มการใช้จ่ายและตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบายสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย การละเมิดนโยบาย และระยะเวลาอนุมัติของค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท. แหล่งข้อมูล พบข้อมูลนี้ในระดับรายการค่าใช้จ่าย ('transactions') ภายในรายงาน ต้องใช้การรวมข้อมูลหรือกฎทางธุรกิจเพื่อกำหนดค่าในระดับรายการ. ตัวอย่าง ค่าโดยสารเครื่องบินค่าที่พักค่าอาหารอุปกรณ์สำนักงาน
	เหตุผลที่ปฏิเสธ RejectionReason	เหตุผลที่ผู้อนุมัติระบุเมื่อปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่ายหรือส่งกลับไปแก้ไข.
คำอธิบาย เมื่อปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่าย ผู้อนุมัติมักระบุเหตุผลได้ แอตทริบิวต์ข้อความนี้บันทึกเหตุผลดังกล่าว ช่วยให้เข้าใจเชิงคุณภาพว่าทำไมรายงานจึงไม่ผ่านการอนุมัติ การวิเคราะห์เหตุผลที่ปฏิเสธช่วยระบุข้อผิดพลาดในการส่งรายงาน นโยบายที่ไม่ชัดเจน หรือจุดที่พนักงานต้องได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม และสนับสนุนการเพิ่มอัตราการอนุมัติตั้งแต่ครั้งแรกโดยตรง. เหตุผลที่สำคัญ ให้ข้อมูลเชิงคุณภาพที่อธิบายสาเหตุของการแก้ไขงาน ซึ่งจำเป็นต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของการปฏิเสธรายงาน. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปพบข้อมูลนี้ในความคิดเห็นหรือบันทึกประวัติที่เชื่อมโยงกับเหตุการณ์ปฏิเสธ. ตัวอย่าง ไม่มีใบเสร็จสำหรับรายการที่เกิน $75เลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้องส่งค่าใช้จ่ายซ้ำ
	อนุมัติผ่านในครั้งแรก IsFirstPassApproval	แฟล็กที่คำนวณขึ้น โดยมีค่าเป็นจริงเมื่อรายงานได้รับอนุมัติโดยไม่มีการปฏิเสธหรือส่งกลับไปแก้ไข.
คำอธิบาย คำนวณแฟล็กค่าบูลีนนี้สำหรับรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละฉบับ เพื่อระบุว่าผ่านขั้นตอนอนุมัติโดยไม่มีผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ เช่น ถูกปฏิเสธหรือส่งกลับไปแก้ไขหรือไม่ ตัวชี้วัดนี้สะท้อนคุณภาพและประสิทธิภาพของกระบวนการโดยตรง และนำไปคำนวณ KPI อัตราการอนุมัติผ่านในครั้งแรก หากอัตรานี้สูง แสดงว่าการส่งรายงานมีคุณภาพดีและผู้ใช้เข้าใจนโยบาย. เหตุผลที่สำคัญ วัดคุณภาพของรายงานที่ส่งครั้งแรกและประสิทธิภาพของขั้นตอนอนุมัติโดยตรง พร้อมแสดงความถี่ของการแก้ไขงาน. แหล่งข้อมูล คำนวณโดยตรวจสอบลำดับกิจกรรมของ ExpenseReportId แต่ละรายการ หากไม่มี 'Manager Rejected', 'Finance Rejected' หรือ 'Report Sent Back For Revision' ในลำดับกิจกรรม แฟล็กจะมีค่าเป็นจริง. ตัวอย่าง truefalse
	อัปเดตข้อมูลล่าสุด LastDataUpdate	เวลาที่ระบุว่าข้อมูลของระเบียนนี้ได้รับการอัปเดตจากระบบต้นทางครั้งล่าสุดเมื่อใด.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันที่และเวลาที่ดึงข้อมูลและอัปเดตในเครื่องมือ process mining ครั้งล่าสุด ช่วยให้เห็นว่าข้อมูลใหม่เพียงใด และทำความเข้าใจว่าผลการวิเคราะห์เป็นปัจจุบันแค่ไหน ผู้ใช้จึงเชื่อมั่นในข้อมูลเชิงลึกและตัดสินใจได้จากข้อมูลล่าสุด. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อมูลใหม่เพียงใด ซึ่งสำคัญต่อความเกี่ยวข้องและความถูกต้องของการวิเคราะห์กระบวนการ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปคือเวลาที่งานดึงข้อมูลทำงาน ซึ่งเพิ่มระหว่างขั้นตอนการแปลงข้อมูล (ETL). ตัวอย่าง 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z

จำเป็น แนะนำ ไม่บังคับ

กิจกรรมการจัดการค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนและหมุดหมายสำคัญเหล่านี้ควรบันทึกไว้ในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อค้นพบกระบวนการและระบุคอขวดได้อย่างแม่นยำ.

7 แนะนำ 6 ไม่บังคับ

	กิจกรรม	คำอธิบาย
	จ่ายเงินคืนแล้ว	ระบบส่งเงินให้พนักงานสำเร็จ ถือเป็นการสิ้นสุดขั้นตอนจ่ายเงินคืน ข้อมูลนี้ดึงได้จากบันทึกการประมวลผลการจ่ายเงินหรือการอัปเดตสถานะสุดท้ายใน Expensify.
เหตุผลที่สำคัญ นี่คือจุดสิ้นสุดสำคัญสำหรับวัดระยะเวลาดำเนินการในมุมมองของพนักงาน และจำเป็นต่อ KPI ระยะเวลาเฉลี่ยของรายงานค่าใช้จ่ายและระยะเวลาเฉลี่ยจนได้รับเงินคืน. แหล่งข้อมูล อนุมานจากสถานะรายงานที่เปลี่ยนเป็น 'Reimbursed' การเชื่อมต่อของ Expensify กับระบบจ่ายเงินจะให้เวลาที่สถานะเปลี่ยน. บันทึก ได้จากสถานะรายงานที่เปลี่ยนเป็น 'Reimbursed' และเวลาที่เกี่ยวข้อง. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	ปิดรายงานแล้ว	ระบบปิดรายงานค่าใช้จ่ายอย่างเป็นทางการหลังดำเนินการทุกขั้นตอนเสร็จสิ้น รวมถึงการจ่ายเงินคืนและการซิงค์ข้อมูลบัญชี โดยทั่วไปอนุมานเหตุการณ์นี้จากสถานะสุดท้าย เช่น 'Closed'.
เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนของกระบวนการ แยกจากการจ่ายเงินคืน จึงช่วยวิเคราะห์ขั้นตอนบัญชีและการจัดเก็บเอกสารขั้นสุดท้ายได้. แหล่งข้อมูล อนุมานจากสถานะรายงานที่เปลี่ยนเป็นสถานะสิ้นสุด เช่น 'Closed' ซึ่งมักเกิดขึ้นหลังจ่ายเงินคืนและส่งออกข้อมูลบัญชีแล้ว. บันทึก ได้จากสถานะรายงานที่เปลี่ยนเป็น 'Closed' พร้อมเวลาที่เกี่ยวข้อง. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	ผู้จัดการอนุมัติ	ผู้จัดการโดยตรงหรือผู้อนุมัติระดับแรกตรวจสอบและอนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้ไว้ในบันทึกเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ซึ่งระบุการดำเนินการของผู้อนุมัติและเวลาที่ทำรายการ.
เหตุผลที่สำคัญ เหตุการณ์สำคัญในกระบวนการอนุมัติ การวิเคราะห์เวลาตั้งแต่ส่งรายงานจนถึงเหตุการณ์นี้ช่วยระบุคอขวดที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดการ และใช้วัด KPI ระยะเวลาการอนุมัติของผู้จัดการ. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากประวัติรายงานหรือบันทึกการตรวจสอบ ซึ่งระบุการอนุมัติ ชื่อผู้อนุมัติ และเวลาที่ทำรายการไว้อย่างชัดเจน. บันทึก บันทึกเป็นการดำเนินการอนุมัติแยกต่างหากในประวัติเวิร์กโฟลว์ของรายงาน. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ฝ่ายการเงินอนุมัติ	ฝ่ายการเงินหรือผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายตรวจสอบและอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายเป็นขั้นตอนสุดท้าย ระบบบันทึกการดำเนินการนี้ไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ และโดยทั่วไปสถานะรายงานจะเปลี่ยนเป็น 'Approved'.
เหตุผลที่สำคัญ นี่คือขั้นตอนอนุมัติสุดท้ายก่อนจ่ายเงินคืน ระยะเวลาที่ใช้ในขั้นตอนนี้มีผลสำคัญต่อระยะเวลาดำเนินการโดยรวมและ KPI ระยะเวลาเฉลี่ยจนได้รับเงินคืน. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากประวัติรายงานหรือบันทึกการตรวจสอบ ซึ่งบันทึกการอนุมัติขั้นสุดท้าย ผู้อนุมัติจากฝ่ายการเงิน และเวลาที่ทำรายการ. บันทึก บันทึกเป็นการอนุมัติขั้นสุดท้ายแยกต่างหากในประวัติเวิร์กโฟลว์ของรายงาน. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ส่งรายงานกลับไปแก้ไข	ผู้อนุมัติซึ่งอาจเป็นผู้จัดการหรือฝ่ายการเงิน ส่งรายงานกลับให้พนักงานแก้ไขหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติม โดยทั่วไปอนุมานเหตุการณ์นี้ได้จากสถานะที่เปลี่ยนจาก 'Processing' กลับเป็น 'Open'.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้แสดงถึงการทำงานซ้ำ ซึ่งเป็นสาเหตุสำคัญของความไม่มีประสิทธิภาพ การติดตามกิจกรรมนี้ช่วยวัดปริมาณรอบการแก้ไขงาน วัด KPI อัตราการทำงานซ้ำ และค้นหาสาเหตุที่แท้จริง. แหล่งข้อมูล อนุมานจากสถานะรายงานที่เปลี่ยนจาก 'Processing' หรือ 'Submitted' กลับเป็น 'Open' เวลาที่สถานะเปลี่ยนถือเป็นเวลาของเหตุการณ์. บันทึก ได้จากสถานะรายงานที่เปลี่ยนจาก 'Processing' กลับเป็น 'Open'. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	ส่งรายงานค่าใช้จ่าย	พนักงานส่งรายงานค่าใช้จ่ายที่กรอกเสร็จแล้วอย่างเป็นทางการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ นี่คือจุดเปลี่ยนสำคัญจากการกรอกข้อมูลไปสู่การตรวจสอบ โดยปกติระบบจะบันทึกการเปลี่ยนสถานะและเวลาที่ส่ง.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นจุดสำคัญที่เริ่มรอบการอนุมัติ และใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการวัดเวลาที่ผู้จัดการและฝ่ายการเงินใช้ตรวจสอบ. แหล่งข้อมูล อนุมานจากสถานะรายงานที่เปลี่ยนจาก 'Open' หรือ 'Draft' เป็น 'Processing' หรือ 'Submitted' พร้อมเวลาที่สถานะเปลี่ยน. บันทึก อนุมานจากการเปลี่ยนสถานะเป็น 'Processing' และเวลาที่ส่งรายงาน. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	สร้างรายงานค่าใช้จ่าย	บันทึกจุดเริ่มต้นเมื่อพนักงานสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใหม่ โดยทั่วไป Expensify จะบันทึกเหตุการณ์นี้พร้อมเวลาที่สร้าง เมื่อบันทึกรายงานครั้งแรก.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมด และจำเป็นต่อการวัดระยะเวลาตั้งแต่สร้างรายงานจนถึงคืนเงิน. แหล่งข้อมูล ดึงเหตุการณ์นี้จากเวลาที่สร้างรายงานในประวัติรายงานหรือบันทึกการตรวจสอบของ Expensify โดยรายงานทุกฉบับจะมีวันที่สร้าง. บันทึก บันทึกเมื่อสร้างและบันทึกรายงานค่าใช้จ่ายครั้งแรก. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	กำหนดเวลาจ่ายเงินคืน	หลังได้รับอนุมัติขั้นสุดท้าย รายงานค่าใช้จ่ายจะเข้าสู่คิวเพื่อดำเนินการจ่ายเงิน เหตุการณ์นี้เป็นจุดเปลี่ยนจากขั้นตอนอนุมัติไปสู่ขั้นตอนจ่ายเงิน โดยมักบันทึกเมื่อสถานะรายงานเปลี่ยนเป็น 'Reimbursing'.
เหตุผลที่สำคัญ เป็นจุดเริ่มต้นของระยะเวลาจนได้รับเงินคืน การวิเคราะห์ช่วงเวลาตั้งแต่เหตุการณ์นี้จนถึงการจ่ายเงินจริงช่วยระบุความล่าช้าในกระบวนการจ่ายเงิน. แหล่งข้อมูล อนุมานจากสถานะรายงานที่เปลี่ยนเป็น 'Reimbursing' หรือ 'Processing Payment' พร้อมเวลาที่เกี่ยวข้อง. บันทึก ได้จากการเปลี่ยนสถานะที่ระบุว่ารายงานเข้าคิวเพื่อจ่ายเงินแล้ว. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	บันทึกบัญชีแล้ว	ส่งออกข้อมูลทางการเงินจากรายงานค่าใช้จ่ายและบันทึกลงในระบบบัญชีหรือ ERP ของบริษัทแล้ว นี่เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ทำให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์ในมุมมองของบันทึกทางการเงิน.
เหตุผลที่สำคัญ แสดงการปิดรายงานค่าใช้จ่ายในระบบการเงินขั้นสุดท้าย ข้อมูลนี้สำคัญต่อการวัดกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบและตรวจสอบว่าข้อมูลซิงค์กัน. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากบันทึกการเชื่อมต่อระหว่าง Expensify กับซอฟต์แวร์บัญชี ซึ่งอาจต้องรวมข้อมูลจากสองระบบเข้าด้วยกัน. บันทึก บันทึกไว้ในประวัติการเชื่อมต่อเมื่อซิงค์ข้อมูลไปยังระบบบัญชีสำเร็จ. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ผู้จัดการปฏิเสธ	ผู้อนุมัติระดับแรกตรวจสอบและปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งโดยทั่วไปจะทำให้กระบวนการหยุดลง ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้เป็นการปฏิเสธในบันทึกเวิร์กโฟลว์ โดยมักระบุเหตุผลไว้ด้วย.
เหตุผลที่สำคัญ การวิเคราะห์เหตุการณ์ปฏิเสธเป็นสิ่งสำคัญต่อการทำความเข้าใจ KPI อัตราการปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่าย ช่วยระบุสาเหตุที่พบบ่อยและจุดที่ควรปรับปรุงกระบวนการ. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากประวัติรายงาน ซึ่งบันทึกการปฏิเสธ ตัวตนของผู้ปฏิเสธ และเวลาที่ทำรายการ โดยทั่วไปสถานะรายงานจะเปลี่ยนเป็น 'Rejected'. บันทึก บันทึกเป็นการดำเนินการปฏิเสธแยกต่างหากในประวัติเวิร์กโฟลว์ของรายงาน. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ฝ่ายการเงินปฏิเสธ	ฝ่ายการเงินตรวจสอบและปฏิเสธรายงานค่าใช้จ่าย ทำให้กระบวนการจ่ายเงินคืนหยุดลง ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้ไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ พร้อมเวลาและเหตุผลที่ปฏิเสธ.
เหตุผลที่สำคัญ ช่วยระบุคอขวดและสาเหตุที่ไม่ผ่านในขั้นตอนตรวจสอบสุดท้าย ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์อัตราการปฏิเสธโดยรวมและปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากประวัติรายงาน ซึ่งบันทึกการปฏิเสธโดยฝ่ายการเงิน พร้อมเวลาและผู้ดำเนินการ. บันทึก บันทึกเป็นการดำเนินการปฏิเสธแยกต่างหากในประวัติเวิร์กโฟลว์ของรายงาน. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	เพิ่มค่าใช้จ่ายในรายงาน	บันทึกเมื่อพนักงานเพิ่มรายการค่าใช้จ่าย เช่น ใบเสร็จที่สแกนหรือรายการที่กรอกด้วยตนเอง ลงในรายงาน โดยข้อมูลนี้จะปรากฏในประวัติโดยละเอียดของรายงาน.
เหตุผลที่สำคัญ การวิเคราะห์เวลาตั้งแต่สร้างรายงานจนถึงเพิ่มค่าใช้จ่าย ช่วยให้เห็นความล่าช้าในการรวบรวมหลักฐานหรือเตรียมส่งรายงานของพนักงาน. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากบันทึกการตรวจสอบหรือประวัติรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งบันทึกการดำเนินการต่างๆ เช่น การเพิ่มรายการค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ. บันทึก บันทึกในประวัติรายงานทุกครั้งที่มีการเพิ่มรายการค่าใช้จ่ายใหม่. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ระบุการละเมิดนโยบาย	ระบบตรวจสอบอัตโนมัติพบว่าค่าใช้จ่ายละเมิดนโยบายบริษัท เช่น ใช้จ่ายเกินงบหรือไม่มีใบเสร็จ ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อกำหนดสถานะการละเมิดนโยบายให้กับรายงานหรือรายการค่าใช้จ่าย.
เหตุผลที่สำคัญ แสดงปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและช่วยระบุนโยบายที่ถูกละเมิดบ่อย เพื่อให้จัดอบรมหรือชี้แจงนโยบายได้ตรงจุด ข้อมูลนี้จำเป็นต่อ KPI จำนวนการละเมิดนโยบาย. แหล่งข้อมูล อนุมานจากแอตทริบิวต์หรือแฟล็ก 'Policy Violation' ในข้อมูลรายงานค่าใช้จ่ายที่ตั้งค่าเป็น true โดยใช้เวลาที่กำหนดแฟล็กเป็นเวลาที่เกิดเหตุการณ์. บันทึก ได้จากเวลาที่มีการอัปเดตแอตทริบิวต์การละเมิดนโยบายของรายงาน. ประเภทเหตุการณ์ inferred

แนะนำ ไม่บังคับ

คู่มือการดึงข้อมูล

วิธีดึงข้อมูลจาก Expensify

ขั้นตอน

เข้าสู่ระบบ Expensify ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ Domain Admin หรือ Policy Admin
ไปที่ส่วน Settings จากนั้นเลือก Policies แล้วเลือกนโยบายกลุ่มที่ต้องการส่งออกข้อมูล
ในเมนูด้านซ้าย เลือก Export Formats ใต้หมวด Reports
คลิก Add a new export format เพื่อสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเอง ตั้งชื่อให้สื่อความหมาย เช่น ProcessMind Event Log Export
ในตัวแก้ไขเทมเพลตส่งออก เลือกประเภทการส่งออก Reports จากนั้นกำหนดคอลัมน์สำหรับไฟล์ CSV ใช้ปุ่ม Add a new column เพื่อเพิ่มแต่ละฟิลด์ที่ต้องการ
กำหนดคอลัมน์โดยป้อนสูตรให้ตรงตามที่ระบุในส่วน query ด้านล่าง ซึ่งรวมถึงคอลัมน์รหัสเคส เวลาของแต่ละกิจกรรม และคุณลักษณะที่จำเป็นและแนะนำทั้งหมด
เมื่อเพิ่มคอลัมน์ที่จำเป็นครบแล้ว คลิก Save เพื่อสร้างเทมเพลตส่งออก
ไปที่หน้า Reports จากเมนูหลักของ Expensify ใช้ตัวกรองเลือกรายงานที่ต้องการวิเคราะห์ ควรกำหนดช่วงวันที่ให้ชัดเจน เช่น 3 ถึง 6 เดือนที่ผ่านมา เพื่อควบคุมขนาดไฟล์
คลิกปุ่ม Export To แล้วเลือกเทมเพลตที่เพิ่งสร้าง ProcessMind Event Log Export จากรายการแบบเลื่อนลง
Expensify จะสร้างไฟล์ CSV และส่งลิงก์ดาวน์โหลดให้คุณ ดาวน์โหลดไฟล์ลงในเครื่อง ไฟล์ที่ส่งออกจะอยู่ในรูปแบบ "กว้าง" โดยมีหนึ่งแถวต่อรายงานค่าใช้จ่าย และแยกคอลัมน์เวลาของแต่ละกิจกรรม
แปลงข้อมูลที่ดาวน์โหลดจากรูปแบบกว้างเป็นรูปแบบยาวที่เหมาะกับ process mining คุณใช้เครื่องมืออย่าง Microsoft Excel (ฟีเจอร์ Unpivot Columns ใน Power Query), Python (ไลบรารี pandas) หรือเครื่องมือเตรียมข้อมูลอื่นได้ เป้าหมายคือให้แต่ละกิจกรรมอยู่คนละแถว พร้อมคอลัมน์ ExpenseReportId, ActivityName และ EventTime
บันทึกข้อมูลที่แปลงแล้วเป็นไฟล์ CSV แล้วอัปโหลดไปยังแอปพลิเคชัน ProcessMind

การกำหนดค่า

สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ: คุณต้องมีสิทธิ์ Domain Admin หรือ Policy Admin สำหรับนโยบายที่เกี่ยวข้อง เพื่อสร้างและจัดการรูปแบบการส่งออก.
เทมเพลตส่งออก: ต้องตั้งค่าเทมเพลตส่งออกแบบกำหนดเอง วิธีนี้ใช้กับเทมเพลตเริ่มต้นไม่ได้.
ช่วงวันที่: แนะนำให้กรองข้อมูลส่งออกตามช่วงวันที่ เช่น 3-6 เดือน เพื่อให้ส่งออกได้ทันเวลาและจัดการขนาดไฟล์ได้ ใช้ Submitted Date เป็นตัวกรองหลัก.
ตัวกรองสถานะรายงาน: หากต้องการเก็บข้อมูลตลอดวงจรของกระบวนการ อย่ากรองตามสถานะรายงาน ให้ส่งออกรายงานทั้งหมดในช่วงวันที่ รวมถึงสถานะ Open, Processing, Approved, Reimbursed และ Closed.
ฟิลด์แบบกำหนดเอง: แอตทริบิวต์อย่าง EmployeeDepartment ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Expensify ขององค์กร หากใช้ Tags หรือ Report Fields สำหรับข้อมูลนี้ คุณต้องเพิ่มสูตรที่เกี่ยวข้องลงในเทมเพลตส่งออก เช่น {report:tag:Department}.

ตัวอย่างคำค้น sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

ขั้นตอน

ข้อกำหนดเบื้องต้นและการตั้งค่า: ตรวจสอบว่าติดตั้ง Python 3 ในระบบแล้ว ติดตั้งไลบรารี requests โดยเรียกใช้ pip install requests ในเทอร์มินัลหรือพรอมต์คำสั่ง และเตรียมข้อมูลรับรอง API จาก Expensify.
ขอข้อมูลรับรอง Expensify API: เข้าสู่ระบบ Expensify ด้วยสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ ไปที่ Settings > Account > Integrations > Public API เพื่อสร้าง partnerUserID และ partnerUserSecret จัดเก็บข้อมูลรับรองเหล่านี้อย่างปลอดภัย เพราะใช้เข้าถึงข้อมูลของบริษัท.
ตั้งค่าเทมเพลตส่งออกของ Expensify: สคริปต์ต้องใช้การส่งออกข้อมูลแบบกำหนดเอง ใน Expensify ไปที่ Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats แล้วสร้างเทมเพลตส่งออกที่มีคอลัมน์จำเป็นทั้งหมด โดยต้องมีฟิลด์ Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations และ Report History Log โดยละเอียด ข้อมูล Report History จำเป็นสำหรับเก็บเหตุการณ์ เช่น การปฏิเสธและความคิดเห็น.
ปรับแต่งสคริปต์ Python: คัดลอกสคริปต์ Python ที่ให้มาใส่ในไฟล์ เช่น extract_expensify_log.py แทนค่าตัวอย่างของ PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE และ EXPORT_TEMPLATE_NAME ด้วยข้อมูลรับรอง ช่วงวันที่ที่ต้องการ และชื่อเทมเพลตส่งออกที่ตั้งค่าไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า.
เรียกใช้สคริปต์เพื่อดาวน์โหลดข้อมูล: เรียกใช้สคริปต์จากเทอร์มินัลด้วยคำสั่ง python extract_expensify_log.py สคริปต์จะยืนยันตัวตนกับ Expensify API ก่อน แล้วส่งคำขอส่งออกข้อมูลรายงาน โดยจะตรวจสอบ API ทุกสองสามวินาทีเพื่อดูว่าไฟล์ส่งออกพร้อมหรือยัง.
รอให้ดาวน์โหลดไฟล์เสร็จ: เมื่อการส่งออกเสร็จสิ้น สคริปต์จะดาวน์โหลดไฟล์ CSV โดยอัตโนมัติและบันทึกเป็น expensify_raw_export.csv ในโฟลเดอร์เดียวกัน.
แปลงข้อมูลดิบเป็นบันทึกเหตุการณ์: สคริปต์จะอ่านไฟล์ expensify_raw_export.csv ที่ดาวน์โหลดมา จากนั้นวนอ่านแต่ละแถวซึ่งแทนรายงานค่าใช้จ่ายหนึ่งฉบับและแยกข้อมูลออก สำหรับคอลัมน์วันที่และรายการในประวัติที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการ สคริปต์จะสร้างแถวแยกในบันทึกเหตุการณ์ให้ตรงกับกิจกรรมทางธุรกิจ.
สร้างไฟล์บันทึกเหตุการณ์ฉบับสมบูรณ์: หลังประมวลผลรายงานทั้งหมดจากไฟล์ส่งออกดิบแล้ว สคริปต์จะเขียนข้อมูลที่แปลงแล้วลงในไฟล์ใหม่ชื่อ expensify_event_log.csv ซึ่งมีคอลัมน์ที่จำเป็น ได้แก่ ExpenseReportId, ActivityName, EventTime และแอตทริบิวต์แนะนำอื่นๆ.
เตรียมอัปโหลดไปยัง ProcessMind: เปิดไฟล์ expensify_event_log.csv ฉบับสมบูรณ์ ตรวจสอบว่าชื่อหัวคอลัมน์ตรงตามข้อกำหนดและรูปแบบข้อมูลถูกต้อง จากนั้นอัปโหลดไฟล์ไปยัง ProcessMind เพื่อวิเคราะห์ได้เลย.

การกำหนดค่า

ข้อมูลรับรอง API: ต้องใช้ partnerUserID และ partnerUserSecret ที่ถูกต้องจาก Expensify เพื่อยืนยันตัวตน ผู้ใช้ที่ผูกกับข้อมูลรับรองนี้ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงและส่งออกข้อมูลรายงาน.
เทมเพลตส่งออกของ Expensify: การตั้งค่านี้สำคัญที่สุด การดึงข้อมูลทั้งหมดขึ้นอยู่กับเทมเพลตส่งออกแบบกำหนดเองที่สร้างในหน้าจอ Expensify เทมเพลตต้องมีฟิลด์ที่ใช้สร้างกิจกรรมและแอตทริบิวต์ โดยเฉพาะบันทึก Report History โดยละเอียด ซึ่งมีเวลาประทับและความคิดเห็นเกี่ยวกับการอนุมัติ การปฏิเสธ และขั้นตอนอื่นๆ ในเวิร์กโฟลว์.
ตัวกรองช่วงวันที่: สคริปต์มีตัวแปร START_DATE และ END_DATE แนะนำให้เริ่มจากช่วงสั้นๆ เช่น ข้อมูล 3-6 เดือน เพื่อทดสอบว่ากระบวนการทำงานถูกต้องก่อนดึงข้อมูลชุดใหญ่.
ตัวกรองสถานะรายงาน: คุณแก้ไขคำขอ API ในสคริปต์เพื่อใส่ตัวกรอง reportState ได้ เช่น APPROVED, REIMBURSED หรือ CLOSED เพื่อจำกัดขอบเขตการส่งออก วิธีนี้ช่วยจัดการปริมาณข้อมูลหรือเน้นกระบวนการที่เสร็จสิ้นแล้ว.
สภาพแวดล้อม Python: สคริปต์ต้องใช้สภาพแวดล้อม Python 3 ที่ติดตั้งไลบรารี requests ไม่จำเป็นต้องใช้ไลบรารีพิเศษอื่น จึงตั้งค่าได้ไม่ซับซ้อน.

ตัวอย่างคำค้น python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

ขั้นตอน

ตรวจสอบว่าตัวเชื่อมต่อ ETL หรือ iPaaS ที่เลือกใช้ Expensify ได้ และดึงข้อมูลระเบียนรายงาน รายการย่อยในรายงาน ประวัติรายงานหรือระเบียนเวิร์กโฟลว์ ข้อมูลการละเมิดนโยบาย ระเบียนการเบิกคืนเงินหรือการชำระเงิน ระเบียนการส่งออกข้อมูลบัญชี และการเปลี่ยนสถานะรายงานได้ ความสามารถและชื่อออบเจ็กต์แตกต่างกันตามผู้ให้บริการ โปรดตั้งค่าออบเจ็กต์ต้นทางแต่ละรายการตามเอกสารของตัวเชื่อมต่อ.
สร้างการเชื่อมต่อ Expensify แบบอ่านอย่างเดียวในตัวเชื่อมต่อ แล้วระบุข้อมูลรับรอง ขอบเขตสิทธิ์ การตั้งค่า tenant หรือ workspace และตัวกรองบริษัทที่จำเป็น ใช้วิธียืนยันตัวตนที่ตัวเชื่อมต่อรองรับ และตรวจสอบว่าการทดสอบการเชื่อมต่อสำเร็จ.
ตั้งค่าการดึงข้อมูลแบบเพิ่มเฉพาะส่วนโดยใช้เวลาที่ข้อมูลต้นทางเปลี่ยนแปลง หากมี หากตัวเชื่อมต่อไม่มีเวลาที่เชื่อถือได้ ให้ดึงข้อมูลย้อนหลังแบบเลื่อนช่วง 3 ถึง 6 เดือน และเก็บรหัสระเบียนต้นทางไว้เพื่อกำจัดข้อมูลซ้ำ.
ดึงข้อมูลส่วนหัวรายงาน รายการย่อยในรายงาน ประวัติโดยละเอียดหรือข้อมูลเวิร์กโฟลว์ การละเมิดนโยบาย การเบิกคืนเงินหรือการชำระเงิน การส่งออกข้อมูลบัญชี และประวัติการเปลี่ยนสถานะรายงานลงในตาราง staging แทนที่ออบเจ็กต์ต้นทางตัวอย่างแต่ละรายการใน query ด้วยออบเจ็กต์หรือตารางที่ตัวเชื่อมต่อเลือกใช้เปิดให้เข้าถึง.
จับคู่ฟิลด์ต้นทางกับฟิลด์เชิงตรรกะที่ query ใช้ โดยต้องจับคู่ ExpenseReportId, ActivityName และ EventTime รวมถึงจับคู่ฟิลด์เสริมเมื่อมีข้อมูล เช่น ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment และ PolicyViolationFlag.
เก็บเวลาประทับและรหัสต้นทางไว้ระหว่าง staging แปลงเวลาประทับให้อยู่ในเขตเวลาเดียวกัน โดยแนะนำให้ใช้ UTC และเก็บเวลาประทับต้นฉบับไว้หากต้องตรวจสอบย้อนหลัง อย่าเขียนทับเหตุการณ์ต้นทางหลายรายการที่มีรหัสรายงานและเวลาประทับเดียวกัน.
ตั้งค่า query สำหรับแปลงข้อมูลให้สร้างหนึ่งแถวต่อกิจกรรมที่ระบุไว้อย่างชัดเจน query มี 13 กิจกรรมที่จำเป็นทั้งหมดและใช้ UNION ALL เพื่อส่งบันทึกเหตุการณ์ให้ ProcessMind ตามข้อมูลจริง โดยไม่อนุมานเหตุการณ์ขึ้นเอง.
ตรวจสอบว่า ExpenseReportId และ EventTime มีค่าสำหรับทุกแถวผลลัพธ์ ActivityName มีเฉพาะชื่อกิจกรรมที่กำหนด และแอตทริบิวต์เสริมมีค่าเมื่อข้อมูลต้นทางระบุไว้ ตรวจสอบแถวซ้ำที่อาจเกิดจากการแบ่งหน้าในตัวเชื่อมต่อ ช่วงเวลาดึงข้อมูลที่ทับซ้อนกัน หรือระเบียนต้นทางซ้ำ.
ตั้งเวลาทำงานของ pipeline ให้เหมาะกับกระบวนการ เช่น ทุกชั่วโมงหรือทุกวัน ใช้ watermark หรือช่วงเวลาทับซ้อนแบบเลื่อนเพื่อเก็บประวัติที่มาถึงล่าช้า แล้วกำจัดข้อมูลซ้ำด้วยรหัสเหตุการณ์ต้นทางเมื่อมี.
ส่งออกผลลัพธ์สุดท้ายเป็นไฟล์แบบแบนหรือ database view ที่มีอย่างน้อย ExpenseReportId, ActivityName และ EventTime เพิ่มแอตทริบิวต์ที่แนะนำเมื่อมี ตรวจสอบการเข้ารหัส UTF-8 และรูปแบบเวลาประทับ แล้วอัปโหลดหรือเชื่อมต่อข้อมูลกับ ProcessMind เป็นบันทึกเหตุการณ์ โดยใช้ Expense Report ID เป็นรหัสเคส.

การกำหนดค่า

การเลือกตัวเชื่อมต่อ: ใช้ตัวเชื่อมต่อ ETL หรือ iPaaS เชิงพาณิชย์ที่ระบุชัดเจนว่ารองรับออบเจ็กต์ข้อมูล Expensify ที่จำเป็น ก่อนเริ่มใช้งาน ให้ยืนยันว่ารองรับประวัติรายงาน การดำเนินการอนุมัติ การละเมิดนโยบาย เหตุการณ์การเบิกคืนเงิน การส่งออกข้อมูลบัญชี และการเปลี่ยนสถานะ.
การตั้งค่าออบเจ็กต์ต้นทาง: แทนที่ [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] และ [Your report status history table] ด้วยออบเจ็กต์ที่ตัวเชื่อมต่อที่เลือกเปิดให้ใช้งาน อย่าคิดว่าออบเจ็กต์เชิงตรรกะเหล่านี้จะใช้ชื่อเดียวกันในตัวเชื่อมต่อ.
ช่วงวันที่: เริ่มจากข้อมูลย้อนหลัง 3 ถึง 6 เดือน ขยายช่วงได้หลังจากตรวจสอบความเร็วของตัวเชื่อมต่อ ขีดจำกัด API ระยะเวลาการเก็บข้อมูลต้นทาง และปริมาณเหตุการณ์ใน ProcessMind แล้ว.
การโหลดข้อมูลแบบเพิ่มเฉพาะส่วน: เลือกใช้เวลาที่แก้ไขหรือ cursor ที่ตัวเชื่อมต่อรองรับ หากเหตุการณ์อาจมาถึงล่าช้า ให้ใช้ช่วงเวลาทับซ้อนแบบเลื่อน และกำจัดข้อมูลซ้ำด้วยรหัสเหตุการณ์ต้นทางที่คงที่เมื่อมี.
ตัวกรอง: ใช้ [Your company filter] หรือตัวกรอง tenant, workspace, entity, แผนก, นโยบายรายงาน และสถานะรายงานที่เทียบเท่ากัน เฉพาะเมื่อสอดคล้องกับขอบเขตกระบวนการที่ต้องการ อย่ากรองรายงานที่ปิดแล้วออก หากต้องวิเคราะห์วงจรทั้งหมด.
การจัดการเวลาประทับ: ปรับ EventTime ให้อยู่ใน UTC หรือเขตเวลาอื่นที่ระบุไว้ เก็บความละเอียดของเวลาต้นทางไว้เมื่อมี เพราะหลายกิจกรรมอาจเกิดขึ้นในช่วงเวลาใกล้กัน.
การจับคู่กิจกรรม: กำหนดค่า ActivityName ให้ตรงตามนี้: Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted และ Report Closed.
แอตทริบิวต์เสริม: ดึง ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment และ PolicyViolationFlag จากออบเจ็กต์ต้นทางที่เชื่อถือได้ที่สุด หากตัวเชื่อมต่อไม่มีค่า ให้ใช้ NULL แทนการกำหนดค่าเอง.
ประสิทธิภาพ: จำกัดการดึงข้อมูลตามช่วงวันที่และขอบเขตกระบวนการที่จำเป็น เปิดใช้การแบ่งหน้า โหลดข้อมูลแบบเพิ่มเฉพาะส่วน จัดเก็บข้อมูลต้นทางใน staging ก่อนแปลง และแบ่งพาร์ทิชันตารางประวัติขนาดใหญ่ตามวันที่เกิดเหตุการณ์เมื่อระบบรองรับ.
ข้อกำหนดเบื้องต้น: ขอสิทธิ์อนุญาตจาก Expensify ไลเซนส์ตัวเชื่อมต่อ สิทธิ์ API หรือการเชื่อมต่อ สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลรายงานและเวิร์กโฟลว์ที่จำเป็น สิทธิ์เขียนข้อมูลในคลังข้อมูลปลายทาง และสิทธิ์อัปโหลดหรือเชื่อมต่อ ProcessMind.
คุณภาพข้อมูล: ยืนยันว่ารหัสรายงานคงที่ในออบเจ็กต์ต้นทางทั้งหมด มีแนวทางที่ระบุชัดเจนสำหรับสกุลเงินและจำนวนเงิน และประวัติต้นทางไม่ถูกตัดทอนโดยไม่มีการแจ้งเตือนจากข้อจำกัดของตัวเชื่อมต่อ.

ตัวอย่างคำค้น sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

ใช้เทมเพลตนี้ช่วยเตรียมข้อมูลให้เป็นระบบและค้นหาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย เริ่มปรับปรุงกระบวนการเพื่อให้เบิกคืนเงินได้เร็วขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติการได้วันนี้.

กลับไปยังคู่มือการปรับปรุง

ดาวน์โหลดเทมเพลต

ปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่าย เริ่มทดลองใช้ฟรีวันนี้

จัดการค่าใช้จ่ายใน Expensify ให้คล่องตัว ลดระยะเวลารอบงาน 30% และเพิ่มความพึงพอใจ.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต เริ่มปรับปรุงกระบวนการได้วันนี้.

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

เทมเพลตข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

แอตทริบิวต์การจัดการค่าใช้จ่าย

กิจกรรมการจัดการค่าใช้จ่าย

คู่มือการดึงข้อมูล

ฟังก์ชันส่งออกรายงาน CSV แบบกำหนดเองใน Expensify

ขั้นตอน

การกำหนดค่า

ตัวอย่างคำค้น sql

ดึงข้อมูลด้วยสคริปต์ Python ผ่าน Expensify Public API

ขั้นตอน

การกำหนดค่า

ตัวอย่างคำค้น python

ดึงข้อมูลด้วยตัวเชื่อมต่อ ETL จากผู้ให้บริการภายนอก

ขั้นตอน

การกำหนดค่า

ตัวอย่างคำค้น sql

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

ปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่าย เริ่มทดลองใช้ฟรีวันนี้