ซอฟต์แวร์จัดทำเอกสารกระบวนการ

เอกสารกระบวนการอธิบายวิธีทำงานของกระบวนการและผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วน เนื้อหาอาจประกอบด้วยแผนภาพ BPMN คำแนะนำทีละขั้นตอน บทบาท นโยบาย การควบคุม และไฟล์ประกอบ

เอกสารที่มีประโยชน์ควรตอบคำถามที่นำไปใช้ได้จริง เช่น

กระบวนการมีขั้นตอนและการตัดสินใจอะไรบ้าง? ใครเป็นเจ้าของกระบวนการและแต่ละกิจกรรม? เวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน? ใครทบทวนและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงล่าสุด? คุณมีหลักฐานอะไรเพื่อใช้อธิบายกระบวนการ?

หากจัดเก็บขั้นตอนการทำงานแยกจากแผนภาพ เนื้อหาอาจไม่ตรงกัน แผนภาพอาจแสดงลำดับขั้นตอนแบบหนึ่ง แต่คำแนะนำที่เขียนไว้อธิบายอีกแบบหนึ่ง ProcessMind จัดเก็บแบบจำลองและเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน เพื่อให้คุณมีแหล่งข้อมูลกลางสำหรับทบทวนและดูแลเนื้อหา

คุณยังเปรียบเทียบแบบที่บันทึกไว้กับข้อมูลจาก process mining ได้ด้วย วิธีนี้ช่วยให้เห็นว่าการปฏิบัติงานจริงต่างจากเอกสารตรงไหน และพิจารณาได้ว่าควรทบทวนกระบวนการหรือเอกสารหรือไม่ process mining ให้หลักฐานประกอบการทบทวน แต่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงหรืออนุมัติขั้นตอนการทำงานโดยอัตโนมัติ.

เอกสารที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบควรช่วยให้ตรวจสอบย้อนกลับกระบวนการและการกำกับดูแลได้ รายการบันทึกกระบวนการอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้ตามความต้องการของคุณ

แผนภาพ BPMN และคำแนะนำประกอบ ชื่อเจ้าของกระบวนการและ RACI ระดับกิจกรรม ลิงก์ไปยังนโยบาย การควบคุม และคำแนะนำการทำงาน ประวัติเวอร์ชันและเหตุผลในการเปลี่ยนแปลง สถานะการทบทวนและประวัติการอนุมัติ ชุดเอกสารกระบวนการที่ส่งออกได้สำหรับการตรวจสอบหรือประเมิน

หลักฐานที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนขององค์กรและการประเมิน ProcessMind ช่วยจัดระเบียบและส่งออกบันทึก แต่ไม่ได้รับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ดูสิ่งที่ควรมีในหน้าเอกสารสำหรับการตรวจสอบ

เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง ประวัติเวอร์ชันจะแสดงว่าเปลี่ยนอะไรและเมื่อใด ขั้นตอนการทบทวนและอนุมัติช่วยให้เห็นสถานะของการปรับปรุง ส่วนประวัติการอนุมัติจะบันทึกการลงนามไว้กับกระบวนการ

ข้อมูลนี้ช่วยให้เจ้าของกระบวนการและผู้อนุมัติด้านคุณภาพมีข้อมูลประกอบการทบทวนที่ชัดเจนขึ้น ก่อนเผยแพร่การเปลี่ยนแปลง คุณสามารถตรวจสอบเอกสารกระบวนการ เอกสารประกอบ และสถานะการอนุมัติได้พร้อมกัน โดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายโฟลเดอร์และอีเมล.

ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการจ่ายชำระบัญชีเจ้าหนี้ที่แสดงการตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้ กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อที่แสดงการส่งต่องานและการตัดสินใจ หรือขั้นตอนด้านคุณภาพที่เชื่อมโยงขั้นตอนกระบวนการกับการควบคุมและคำแนะนำการทำงาน

เลือกรูปแบบให้เหมาะกับกระบวนการและผู้ที่จะใช้งาน แบบจำลอง BPMN แสดงลำดับการทำงาน ส่วนบันทึกและไฟล์ที่เชื่อมโยงช่วยให้รายละเอียดที่จำเป็นต่อการทำหรือทบทวนแต่ละขั้นตอน ข้อมูล RACI ช่วยให้เห็นความรับผิดชอบในบันทึกกระบวนการ.

RACI ระบุผู้รับผิดชอบ ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบสูงสุด ผู้ที่ต้องปรึกษา และผู้ที่ต้องรับทราบในแต่ละกิจกรรมหรือการตัดสินใจ การเพิ่มข้อมูล RACI ในเอกสารกระบวนการช่วยให้เห็นว่าใครทำแต่ละขั้นตอน ใครรับผิดชอบผลลัพธ์ และใครควรมีส่วนร่วม

ProcessMind รองรับบทบาทที่อิงตาม RACI และ RACI ระดับกิจกรรมในชุดเอกสารที่ส่งออก ใช้ข้อมูลนี้เพื่อทำความชัดเจนเรื่องความรับผิดชอบระหว่างการทบทวน และแนบไปกับเอกสารกระบวนการ

ดูวิธีใช้เมทริกซ์ RACI กับกระบวนการ

กำหนดเจ้าของกระบวนการแต่ละรายการให้ชัดเจน ใช้โครงสร้างเดียวกัน และส่งการเปลี่ยนแปลงผ่านการทบทวนและอนุมัติ แค็ตตาล็อกกระบวนการที่ค้นหาได้ช่วยให้ทีมพบเอกสารที่ต้องการ ส่วนการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทช่วยแยกผู้เขียน ผู้ทบทวน และผู้ดูเอกสารออกจากกัน

เมื่อภาพรวมกระบวนการของคุณขยายใหญ่ขึ้น ให้เชื่อมบันทึกแต่ละรายการผ่านสถาปัตยกรรมกระบวนการ คุณยังใช้ process mining เปรียบเทียบแบบที่บันทึกไว้กับข้อมูลการดำเนินงาน เพื่อระบุกระบวนการที่อาจต้องทบทวนได้ด้วย

อ่านคู่มือการกำกับดูแลกระบวนการ

เริ่มจากกระบวนการที่มีเจ้าของชัดเจนและทราบขั้นตอนการอนุมัติ สร้างแบบจำลองขั้นตอน เพิ่มคำแนะนำและบทบาท RACI ที่เกี่ยวข้อง แล้วส่งเอกสารให้ทบทวน เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ให้ดูประวัติเวอร์ชันและส่งออกข้อมูลเพื่อดูว่าบันทึกช่วยรองรับการกำกับดูแลอย่างต่อเนื่องและการเตรียมตรวจสอบได้อย่างไร

จัดทำเอกสารกระบวนการและส่งขออนุมัติ: เริ่มทดลองใช้ฟรี.