สถาปัตยกรรมกระบวนการระดับองค์กร

ลำดับชั้นกระบวนการช่วยให้คุณมองตั้งแต่ภาพรวมธุรกิจไปจนถึงงานเฉพาะที่บุคลากรทำจริง โดยทั่วไปมี 5 ระดับ คุณปรับชื่อและจำนวนระดับให้เหมาะกับองค์กรได้:

ระดับ 1: ห่วงโซ่คุณค่า (งานหลักตั้งแต่ต้นจนจบที่สร้างคุณค่า) ระดับ 2: กลุ่มกระบวนการ (กระบวนการที่เกี่ยวข้องกันภายในห่วงโซ่คุณค่า) ระดับ 3: กระบวนการ (กระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดไว้ภายในกลุ่ม) ระดับ 4: กิจกรรม (ขั้นตอนหลักที่ประกอบกันเป็นกระบวนการ) ระดับ 5: งาน (คำแนะนำการทำงานโดยละเอียดสำหรับกิจกรรม)

คุณปรับลำดับชั้นให้เหมาะกับองค์กรได้ เป้าหมายคือการมีโครงสร้างร่วมกันที่ช่วยให้สถาปนิกกระบวนการ เจ้าของกระบวนการ และพนักงานค้นหาระดับรายละเอียดที่ต้องการได้ โดยไม่ต้องดูแลโฟลเดอร์แผนภาพที่แยกจากกัน.

ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการเปลี่ยนไปตามทีม ระบบ และนโยบาย แค็ตตาล็อกกระบวนการที่มีประโยชน์ช่วยระบุเจ้าของ กำหนดขั้นตอนทบทวนการปรับปรุง และแยกกระบวนการที่เผยแพร่แล้วออกจากงานที่กำลังดำเนินการ

เชื่อมโยงกระบวนการกับขีดความสามารถ หน่วยงาน แอปพลิเคชัน และความเสี่ยง คุณนำเข้าหรือส่งออกบทบาทและการกำหนด RACI เป็น CSV หรือ JSON เพื่อใช้กับเมทริกซ์และแนวทางกำกับดูแลที่มีอยู่ได้ อ่านคู่มือเมทริกซ์ RACI เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดความรับผิดชอบ.

ขั้นตอนการทบทวนที่กำหนดไว้ช่วยให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงกระบวนการได้ ProcessMind รองรับวงจรตั้งแต่ฉบับร่าง ทบทวน อนุมัติ ไปจนถึงเผยแพร่ พร้อมปรับลำดับการอนุมัติตามระดับความสำคัญของกระบวนการได้ คิวการทบทวนแสดงรายการที่ต้องดำเนินการ และมุมมองเปรียบเทียบแบบวางข้างกันช่วยให้ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงได้

สแนปชอตของเวอร์ชันที่เผยแพร่ช่วยแยกกระบวนการที่เผยแพร่แล้วออกจากฉบับร่าง คุณตรวจสอบประวัติเวอร์ชัน ย้อนกลับเมื่อจำเป็น เก็บเข้าคลังและกู้คืนกระบวนการ รวมถึงล็อกกระบวนการที่อนุมัติแล้วเพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจได้ บันทึกการตรวจสอบจะเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงไว้สำหรับการทบทวน.

RACI ช่วยระบุความรับผิดชอบในกระบวนการให้ชัดเจน:

ผู้รับผิดชอบ (Responsible): ลงมือทำงาน ผู้มีอำนาจตัดสินใจ (Accountable): รับผิดชอบผลลัพธ์ ผู้ให้คำปรึกษา (Consulted): ให้ข้อมูลประกอบ ผู้รับทราบ (Informed): รับทราบความคืบหน้า

กำหนดบทบาทเหล่านี้ให้กับกระบวนการและเชื่อมโยงกับโครงสร้างองค์กร ประวัติเวอร์ชันและบันทึกการตรวจสอบช่วยให้คุณทบทวนการเปลี่ยนแปลงเจ้าของงานได้ตามเวลา.

การแสดงภาพกระบวนการช่วยให้เห็นว่างานเชื่อมโยงกันอย่างไรระหว่างทีมและระดับต่างๆ แค็ตตาล็อกกระบวนการเชื่อมโยงห่วงโซ่คุณค่า กลุ่มกระบวนการ กระบวนการ กิจกรรม และงานเข้าด้วยกัน ส่วนการทำแผนที่สายธารคุณค่าจะแสดงการทำงานที่ข้ามขอบเขตแผนก

โมเดลกระบวนการในสถาปัตยกรรมระดับองค์กรยังเชื่อมโยงกระบวนการกับขีดความสามารถ หน่วยงาน แอปพลิเคชัน และความเสี่ยงได้ ความเชื่อมโยงเหล่านี้ช่วยให้คุณเริ่มจากมุมมองธุรกิจแล้วไปยังรายละเอียดกระบวนการที่ต้องใช้เพื่อตอบคำถามด้านการกำกับดูแลหรือการปรับปรุง

ดูกรณีการใช้งานด้านสถาปัตยกรรม

โมเดล BPMN แสดงขั้นตอนของกระบวนการอย่างเป็นระบบ ProcessMind ใช้โมเดลเหล่านี้สร้าง SOP วิธีปฏิบัติงาน และคำอธิบายกระบวนการด้วย AI ได้ คุณส่งออกเอกสารเป็น PDF หรือ Word หรือเผยแพร่ไปยังพอร์ทัลกระบวนการได้

วิธีนี้เชื่อมการแสดงภาพกระบวนการเข้ากับคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับผู้ปฏิบัติงาน เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง เอกสารก็ปรับให้สอดคล้องกันได้ ดูวิธีจัดทำเอกสารกระบวนการ.

ตัวชี้วัดคุณภาพโมเดลช่วยให้คุณระบุกระบวนการที่อาจต้องทบทวน ProcessMind ตรวจสอบความครบถ้วน ความซับซ้อน การตั้งชื่อ และความครอบคลุมของเอกสาร พร้อมเน้นกระบวนการที่ไม่มีเอกสารหรือช่องว่างในเอกสารที่มีอยู่ คุณกำหนดเวลาประเมินและเก็บรายงานไว้กับโมเดลได้

ใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้จัดลำดับความสำคัญในการดูแลแค็ตตาล็อก ตัวชี้วัดไม่ได้ใช้แทนการทบทวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร และไม่ได้ยืนยันว่ากระบวนการเป็นไปตามมาตรฐานใดมาตรฐานหนึ่ง คะแนนสุขภาพกระบวนการจากข้อมูลเหตุการณ์ เช่น ความสอดคล้องและประสิทธิภาพ มีให้เมื่อใช้ไลเซนส์ Process Intelligence.

สถาปัตยกรรมของคุณอธิบายว่างานควรเชื่อมโยงกันอย่างไร ส่วน Process Mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์แสดงการทำงานจริง การเปรียบเทียบข้อมูลทั้งสองช่วยให้คุณตรวจสอบความแตกต่างและตัดสินใจได้ว่าควรทบทวนกระบวนการใด

คุณยังใช้แดชบอร์ดและ KPI ติดตามประสิทธิภาพ และใช้การจำลองกระบวนการสำรวจการเปลี่ยนแปลงที่เสนอไว้ก่อนตัดสินใจว่าจะนำไปใช้หรือไม่ หากต้องการดูกรณีการใช้งานด้านสถาปัตยกรรมเพิ่มเติม อ่านวิธีที่ทีมเชื่อมสถาปัตยกรรมกระบวนการกับ Process Intelligence.