ออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ | ProcessMind

โมเดลกระบวนการทำให้เห็นลำดับงานที่ต้องการ ช่วยให้ทีมมีข้อมูลอ้างอิงร่วมกันสำหรับพูดคุยเรื่องกิจกรรม การตัดสินใจ การส่งต่องาน และความรับผิดชอบ.

ข้อมูลอ้างอิงนี้มีประโยชน์แม้ยังไม่มีข้อมูลสำหรับวิเคราะห์ ช่วยบันทึกสิ่งที่ทีมรู้ ระบุประเด็นที่ต้องหาข้อสรุป และตกลงขอบเขตของกระบวนการ โมเดลบันทึกแบบกระบวนการที่ตกลงกันไว้ ไม่ได้ยืนยันว่าทุกกรณีจะเป็นไปตามนั้นทั้งหมด.

เชิญผู้ที่เข้าใจงานและระบบที่เกี่ยวข้องมาร่วมกัน:

เจ้าของกระบวนการ: กำหนดขอบเขต ยืนยันกระบวนการที่ต้องการ และหาข้อสรุปเรื่องผู้รับผิดชอบกับมาตรฐาน นักวิเคราะห์: ช่วยดำเนินการพูดคุย บันทึกลำดับงาน และทำให้โมเดลชัดเจนและสอดคล้องกัน ฝ่ายไอที: อธิบายขั้นตอนของระบบ ข้อมูล และข้อจำกัดทางเทคนิคที่ส่งผลต่อการทำงาน

เชิญผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพิ่มเติมเมื่อกระบวนการเกี่ยวข้องกับหลายทีมหรือต้องอาศัยความรู้เฉพาะ คุณสามารถตกลงโมเดลที่นำไปใช้ได้ โดยไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อยกเว้นทุกกรณีตั้งแต่การประชุมครั้งแรก.

เริ่มจากการออกแบบเมื่อคุณต้องการกำหนดว่ากระบวนการควรทำงานอย่างไร ตกลงขอบเขตและแนวทางร่วมกัน จากนั้นสร้างและตรวจทานโมเดล เมื่อมีข้อมูลเหตุการณ์และต้องการเปรียบเทียบการทำงานที่บันทึกไว้กับลำดับงานที่ตั้งใจไว้ ให้ใช้ Process Mining.

ทั้งสองแนวทางตอบคำถามคนละข้อ:

การออกแบบกระบวนการ: กระบวนการควรทำงานอย่างไร? Process Mining: ข้อมูลเหตุการณ์ที่มีแสดงให้เห็นว่ากระบวนการทำงานอย่างไร?

คุณไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลเหตุการณ์เพื่อสร้างโมเดลแรก เมื่อพร้อมวิเคราะห์การทำงานจริง แบบกระบวนการที่ตกลงกันไว้จะเป็นข้อมูลอ้างอิงที่ชัดเจนให้ทีม.

ตกลงแนวทางร่วมกันสักสองสามข้อก่อนสร้างคลังโมเดลขนาดใหญ่ และให้สอดคล้องกับภาพรวมกระบวนการและมาตรฐานเอกสารขององค์กร.

ใช้ BPMN 2.0 อย่างสม่ำเสมอ กำหนดความหมายของกิจกรรม เหตุการณ์ การตัดสินใจ และลำดับการไหลให้เหมือนกันในทุกโมเดล ตั้งชื่อให้ชัดเจน ใช้หลักเกณฑ์การตั้งชื่อขององค์กรอย่างสม่ำเสมอ กำหนดระดับรายละเอียดให้เหมาะสม โมเดลภาพรวมควรเน้นขั้นตอนหลัก เพิ่มรายละเอียดในโมเดลระดับล่างเมื่อผู้อ่านจำเป็นต้องใช้ กำหนดขอบเขตกระบวนการให้ชัดเจน ระบุจุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุด และสิ่งที่อยู่นอกขอบเขต แสดงผู้รับผิดชอบและการส่งต่องาน ใช้ Lane และองค์ประกอบ BPMN ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เห็นความรับผิดชอบ ตรวจทานกับผู้ปฏิบัติงาน ยืนยันว่าโมเดลสะท้อนเจตนาที่ตกลงกันไว้ก่อนนำไปใช้อ้างอิง ปรับปรุงโมเดลเมื่อวิธีทำงานเปลี่ยน กำหนดผู้รับผิดชอบการอัปเดตเพื่อให้ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันเป็นปัจจุบัน.

เริ่มจากกระบวนการหนึ่งรายการและการพูดคุยที่มีประเด็นชัดเจน บันทึกลำดับงานหลัก แล้วปรับโมเดลร่วมกับผู้รับผิดชอบ ผู้วิเคราะห์ และผู้สนับสนุนงาน.

กำหนดขอบเขต ตกลงชื่อกระบวนการ จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด รวมถึงระดับรายละเอียด ทำแผนที่ลำดับงานหลัก ระบุกิจกรรม การตัดสินใจ เหตุการณ์ และการส่งต่องานที่สำคัญ ใช้แนวทางร่วมกัน ใช้หลักเกณฑ์การตั้งชื่อและระดับรายละเอียดที่องค์กรตกลงไว้ ตรวจทานโมเดล ขอให้เจ้าของกระบวนการ นักวิเคราะห์ ฝ่ายไอที และผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องช่วยหาข้อสรุปเรื่องช่องว่างหรือความเห็นที่ไม่ตรงกัน จัดเก็บฉบับที่ตกลงกันไว้ เก็บโมเดลในที่ที่ทีมค้นหาได้ และอัปเดตเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง

ProcessMind มีเครื่องมือสร้างโมเดล BPMN 2.0 ที่ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์สำหรับสร้างและตรวจทานโมเดล นอกจากนี้ คุณยังนำเข้าและส่งออกไฟล์ BPMN 2.0 ได้ด้วย

ดูความสามารถของเครื่องมือสร้างโมเดล BPMN

การสร้างมาตรฐานเริ่มจากการตกลงแนวทางร่วมกัน เช่น วิธีตั้งชื่อกระบวนการ ระดับรายละเอียดที่ควรมีในแต่ละโมเดล และองค์ประกอบ BPMN 2.0 ที่ใช้บรรยายงาน.

เมื่อทีมใช้แนวทางเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ ก็จะเปรียบเทียบโมเดลและค้นหากระบวนการที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น คลังโมเดลกระบวนการที่ใช้ร่วมกันช่วยให้ทีมค้นหาฉบับล่าสุดที่ตกลงกันไว้ได้จากที่เดียว ไม่ต้องพึ่งสำเนาแยกหรือบันทึกส่วนตัว.

การสร้างมาตรฐานไม่ได้หมายความว่าทุกทีมต้องทำงานเหมือนกันทุกประการ แต่ช่วยให้มีโครงสร้างร่วมกันสำหรับบันทึกความแตกต่างและตัดสินใจว่าจะใช้แนวทางใดร่วมกัน.

เมื่อเจ้าของกระบวนการและทีมตกลงแบบกระบวนการแล้ว คุณสามารถดูแลโมเดลไว้ในคลังกระบวนการที่ใหญ่ขึ้นได้ หากภายหลังมีข้อมูลเหตุการณ์ ให้ใช้ Process Mining เปรียบเทียบการทำงานจริงกับกระบวนการที่ตั้งใจไว้ แดชบอร์ดและ KPI ช่วยให้ตรวจทานผลการดำเนินงาน ส่วนการจำลองช่วยให้สำรวจสถานการณ์ต่างๆ ได้.

เริ่มจากการออกแบบเพียงอย่างเดียว แล้วเพิ่มการวิเคราะห์เมื่อพร้อม.

สำรวจภาพรวมกระบวนการระดับองค์กร

หากต้องการทำความเข้าใจ BPMN 2.0 ในทางปฏิบัติ โปรดดูความหมายของ BPMN 2.0 ต่อการสร้างแบบจำลองกระบวนการ คุณยังดูขั้นตอนการสร้างแผนภาพ BPMN ก่อนสร้างโมเดลแรกได้ด้วย.