เทมเพลตข้อมูลการจัดซื้อจนถึงชำระเงินสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ชื่อกิจกรรมอธิบายขั้นตอนหรือหมุดหมายหนึ่งในเส้นทางการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น 'ได้รับใบแจ้งหนี้', 'ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติ', 'ระงับการชำระเงิน' และ 'ดำเนินการชำระเงินแล้ว' คุณสมบัตินี้บอกเล่าว่าใบแจ้งหนี้ผ่านขั้นตอนใดบ้างตามลำดับเวลา

ใน process mining จะใช้คุณสมบัตินี้สร้างแผนผังกระบวนการเพื่อแสดงเวิร์กโฟลว์เป็นภาพ การวิเคราะห์ลำดับ ความถี่ และเส้นทางของกิจกรรมช่วยให้เห็นรูปแบบการทำงานที่พบบ่อย จุดเบี่ยงเบน คอขวด และการวนกลับไปแก้ไขงาน ชื่อกิจกรรมที่มีคุณภาพและระบุรายละเอียดได้เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญต่อการวิเคราะห์กระบวนการที่นำไปใช้ได้จริง.

คุณสมบัตินี้กำหนดขั้นตอนในกระบวนการ เป็นโครงสร้างหลักของแผนผังกระบวนการและช่วยให้วิเคราะห์การไหลของงานได้.

ข้อมูลนี้มักได้มาจากบันทึกการเปลี่ยนสถานะ ตารางเหตุการณ์ หรือรหัสธุรกรรมในระบบต้นทาง.

เวลาที่เกิดเหตุการณ์ หรือเวลาเริ่มต้น ใช้บันทึกวันที่และเวลาที่กิจกรรมทางธุรกิจเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ กิจกรรมแต่ละรายการในกระบวนการ ตั้งแต่ 'ได้รับใบแจ้งหนี้' จนถึง 'ดำเนินการชำระเงินแล้ว' จะมีเวลาที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลตามลำดับเวลานี้จำเป็นต่อการเรียงเหตุการณ์และคำนวณระยะเวลา

คุณสมบัตินี้ใช้เรียงเหตุการณ์ตามเวลาเพื่อสร้างลำดับกระบวนการของแต่ละกรณี และเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์ตามเวลา เช่น คำนวณระยะเวลาระหว่างกิจกรรม ระบุคอขวดที่ทำให้เสียเวลา และติดตามผลการดำเนินงานเทียบกับข้อตกลงระดับการให้บริการ การวิเคราะห์ process mining จะเชื่อถือได้ก็ต่อเมื่อมีการบันทึกเวลาที่ถูกต้องและแม่นยำ.

ข้อมูลนี้แสดงลำดับเหตุการณ์ตามเวลาและเป็นพื้นฐานของการคำนวณผลการดำเนินงานกับระยะเวลาทั้งหมด เช่น ระยะเวลาของกระบวนการ.

โดยทั่วไปพบข้อมูลนี้ในบันทึกเหตุการณ์ หรือในฟิลด์ 'วันที่สร้าง' หรือ 'วันที่บันทึก' ที่เชื่อมโยงกับธุรกรรมหรือการเปลี่ยนสถานะแต่ละรายการ.

หมายเลขใบแจ้งหนี้คือรหัสตัวอักษรและตัวเลขที่ผู้ขายกำหนดให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ ใน process mining คุณสมบัตินี้สำคัญมาก เพราะโดยทั่วไปใช้เป็น Case ID เพื่อระบุเส้นทางของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับตั้งแต่ได้รับจนถึงชำระเงิน

เมื่อใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็น Case ID ก็จะเชื่อมโยงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าด้วยกันได้ เช่น 'ได้รับใบแจ้งหนี้', 'อนุมัติใบแจ้งหนี้' และ 'ดำเนินการชำระเงินแล้ว' เพื่อสร้างภาพกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ คุณจึงวิเคราะห์ระยะเวลา เส้นทาง และจุดเบี่ยงเบนของแต่ละกรณีได้อย่างละเอียด ซึ่งเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมด.

นี่คือรหัสกรณีที่จำเป็นสำหรับเชื่อมโยงเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ทำให้ติดตามวงจรของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับได้ตั้งแต่ต้นจนจบ.

โดยทั่วไปจะเป็นฟิลด์หลักในส่วนหัวของตารางธุรกรรมใบแจ้งหนี้.

คุณสมบัติระบบต้นทางระบุแอปพลิเคชันหรือแพลตฟอร์มที่บันทึกเหตุการณ์การประมวลผลใบแจ้งหนี้ ในสภาพแวดล้อมไอทีที่มีหลายระบบ เส้นทางของใบแจ้งหนี้อาจผ่านหลายระบบ เช่น ระบบสแกน เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ และระบบ ERP

การทราบระบบต้นทางช่วยให้เข้าใจบริบทของข้อมูลและตรวจสอบปัญหาคุณภาพข้อมูลได้ นอกจากนี้ยังช่วยวิเคราะห์กระบวนการที่เชื่อมต่อหลายระบบ เพื่อให้เห็นปัญหาการเชื่อมต่อหรือความล่าช้าจากการส่งต่องานระหว่างแอปพลิเคชัน ซึ่งมีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อต้องรวมข้อมูลจากระบบเดิมและระบบใหม่.

ข้อมูลนี้บอกที่มาของข้อมูล ซึ่งสำคัญต่อการตรวจสอบความถูกต้องและวิเคราะห์กระบวนการที่ทำงานผ่านระบบไอทีหลายระบบ.

มักเป็นค่าคงที่ที่เพิ่มระหว่างการดึงข้อมูล หรือเป็นฟิลด์ในบันทึกระบบที่ระบุชื่อหรือรหัสแอปพลิเคชัน.

คุณสมบัตินี้บันทึกวันที่และเวลาที่ดึงหรือรีเฟรชข้อมูลครั้งล่าสุด เป็นฟิลด์ข้อมูลกำกับที่บอกว่าชุดข้อมูลที่กำลังวิเคราะห์เป็นข้อมูลล่าสุดเพียงใด

แม้จะไม่ได้ใช้วาดแผนผังกระบวนการโดยตรง แต่ข้อมูลนี้สำคัญต่อการตรวจสอบว่าผลวิเคราะห์เป็นปัจจุบันเพียงใด ผู้ใช้จะทราบได้ว่ากำลังดูข้อมูลล่าสุดหรือข้อมูล ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งจำเป็นต่อการตัดสินใจด้านการปฏิบัติงานอย่างมีข้อมูล นอกจากนี้ยังใช้ติดตามความพร้อมและความถี่ในการอัปเดตของไปป์ไลน์ข้อมูลได้ด้วย.

ข้อมูลนี้บอกความใหม่ของข้อมูล ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าผลวิเคราะห์กระบวนการเป็นปัจจุบันเพียงใด.

โดยทั่วไป ระบบจะสร้างและเพิ่มเวลานี้ลงในชุดข้อมูลระหว่างกระบวนการดึง แปลง และโหลดข้อมูล (ETL).

แอตทริบิวต์นี้บันทึกชื่อบุคคลภายนอกที่ออกใบแจ้งหนี้ และเชื่อมโยงธุรกรรมทางการเงินกับซัพพลายเออร์รายนั้น ข้อมูลผู้ขายที่ถูกต้องและสม่ำเสมอช่วยให้จัดทำรายงานและวิเคราะห์ได้แม่นยำ

ใน process mining ชื่อผู้ขายเป็นมิติสำคัญสำหรับแบ่งกลุ่มข้อมูล นักวิเคราะห์สามารถกรองกระบวนการเพื่อดูการจัดการใบแจ้งหนี้ของผู้ขายที่มีปริมาณงานสูงหรือมีปัญหาบ่อย วิธีนี้ช่วยระบุซัพพลายเออร์ที่ส่งใบแจ้งหนี้ผิดพลาดเป็นประจำจนทำให้เกิดความล่าช้าและต้องทำงานซ้ำ อีกทั้งยังช่วยติดตามผลการดำเนินงานของผู้ขายและหาโอกาสจัดทำโครงการผู้ขายที่องค์กรต้องการสนับสนุน.

ช่วยแบ่งกลุ่มกระบวนการเพื่อวิเคราะห์ผลการดำเนินงานตามซัพพลายเออร์ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการบริหารผู้ขายและการค้นหาที่มาของใบแจ้งหนี้ที่มีปัญหา.

โดยทั่วไปข้อมูลนี้อยู่ในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ และเชื่อมโยงกับตารางข้อมูลหลักของผู้ขายผ่านรหัสผู้ขาย.

แอตทริบิวต์ผู้ใช้ระบุบุคคลหรือระบบอัตโนมัติที่รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ประมวลผลใบแจ้งหนี้ เช่น เจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้ที่บันทึกใบแจ้งหนี้ ผู้จัดการที่อนุมัติ หรือบอตที่จับคู่ข้อมูล

การวิเคราะห์ข้อมูลแยกตามผู้ใช้ช่วยให้เห็นการกระจายงาน ผลงานของแต่ละคน และความต้องการด้านการฝึกอบรม คุณสามารถกรองแผนผังกระบวนการเพื่อดูว่าทีมหรือบุคคลต่างๆ จัดการใบแจ้งหนี้อย่างไร และเปรียบเทียบความแตกต่างของเวิร์กโฟลว์ได้ การวิเคราะห์นี้ช่วยค้นหาผู้ที่ทำผลงานได้ดี ระบุปัญหาในการส่งต่องาน หรือหาผู้ใช้ที่อาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือการฝึกอบรมเกี่ยวกับขั้นตอนของบริษัท.

ช่วยวิเคราะห์การกระจายงาน ผลงานของผู้ใช้ และความแตกต่างของกระบวนการระหว่างทีมหรือบุคคล.

โดยทั่วไปข้อมูลนี้อยู่ในรายละเอียดธุรกรรม โดยอาจใช้ชื่อฟิลด์ว่า 'User Name', 'Entered By', 'Changed By' หรือ 'Approver'.

ยอดเงินในใบแจ้งหนี้คือมูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้ ซึ่งรวมรายการสินค้าและบริการ ภาษี และค่าธรรมเนียมทั้งหมด แอตทริบิวต์ทางการเงินนี้แสดงมูลค่าของแต่ละกรณี และมักนำไปวิเคราะห์ร่วมกับข้อมูลอื่นเพื่อดูผลต่อกระบวนการ

ข้อมูลนี้สำคัญต่อการวิเคราะห์ทางการเงินและการจัดลำดับความสำคัญ นักวิเคราะห์สามารถกรองใบแจ้งหนี้ตามยอดเงินเพื่อดูว่าใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงต้องผ่านการอนุมัติที่เข้มงวดกว่าหรือมีแนวโน้มล่าช้าหรือไม่ นอกจากนี้ยังใช้ในแดชบอร์ดเพื่อติดตามมูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้ที่ประมวลผล และ KPI ที่เกี่ยวกับส่วนลด ซึ่งเงินที่ประหยัดได้จะคิดเป็นสัดส่วนของยอดเงินในใบแจ้งหนี้.

ช่วยวิเคราะห์ผลกระทบทางการเงิน จัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้มูลค่าสูง และตรวจสอบว่ามูลค่าใบแจ้งหนี้มีผลต่อระยะเวลาหรือเส้นทางการประมวลผลหรือไม่.

โดยทั่วไปเป็นฟิลด์มาตรฐานในส่วนหัวของตารางธุรกรรมใบแจ้งหนี้.

วันครบกำหนดชำระเงินคำนวณจากวันที่ในใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงกันไว้ เป็นกำหนดเวลาที่ต้องชำระเงินให้ผู้ขายเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการชำระล่าช้า

ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานสำหรับติดตามผลการชำระเงินตรงเวลา ใช้คำนวณ KPI เช่น อัตราการชำระเงินตรงเวลา และระบุใบแจ้งหนี้ที่เสี่ยงชำระเกินกำหนด การวิเคราะห์ช่วงเวลาระหว่างวันที่อนุมัติใบแจ้งหนี้กับวันครบกำหนดชำระเงินช่วยประเมินประสิทธิภาพของขั้นตอนการกำหนดและดำเนินการชำระเงินขั้นสุดท้าย.

จำเป็นต่อการวัดผลการชำระเงินตรงเวลาและวิเคราะห์สาเหตุของการชำระล่าช้า.

โดยทั่วไปวันที่นี้อยู่ในรายละเอียดธุรกรรมใบแจ้งหนี้ อาจบันทึกไว้โดยตรงหรือคำนวณจากวันที่ในใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการชำระเงิน.

คุณสมบัติเวลาสิ้นสุดบันทึกเวลาที่ขั้นตอนของกระบวนการเสร็จสิ้นอย่างแม่นยำ ซึ่งจำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาของกิจกรรมอย่างถูกต้อง และเป็นตัวชี้วัดพื้นฐานใน process mining เมื่อนำเวลาเริ่มต้นมาเปรียบเทียบกับเวลาสิ้นสุด นักวิเคราะห์จะวัดเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน ระบุคอขวด และค้นหาจุดที่ควรปรับปรุงประสิทธิภาพได้

ในการวิเคราะห์ จะใช้เวลาสิ้นสุดคำนวณระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละรายการและช่วงต่างๆ ของกระบวนการทั้งหมด ตัวอย่างเช่น คำนวณระยะเวลาของขั้นตอน 'อนุมัติใบแจ้งหนี้' ได้โดยนำเวลาเริ่มต้นของกิจกรรม 'อนุมัติใบแจ้งหนี้แล้ว' มาลบออกจากเวลาสิ้นสุด ข้อมูลนี้ช่วยสร้างแดชบอร์ดผลการดำเนินงาน กำหนดเกณฑ์เปรียบเทียบ และติดตามผลจากการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ.

ข้อมูลนี้ช่วยคำนวณระยะเวลาของกิจกรรมได้อย่างแม่นยำ ซึ่งจำเป็นต่อการระบุคอขวดและวัดประสิทธิภาพการประมวลผล.

พบข้อมูลนี้ในบันทึกระบบหรือข้อมูลธุรกรรม โดยมักอยู่ในฟิลด์ 'วันที่เสร็จสิ้น', 'วันที่เปลี่ยนแปลง' หรือฟิลด์เวลาที่บันทึกการเสร็จสิ้นของกิจกรรมโดยเฉพาะ.

แอตทริบิวต์นี้ระบุสกุลเงินที่ใช้แสดงยอดเงินในใบแจ้งหนี้ จึงจำเป็นสำหรับองค์กรที่ดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศและซื้อขายกับซัพพลายเออร์ในหลายประเทศ โดยทั่วไปรหัสสกุลเงินเป็นไปตามมาตรฐาน ISO 4217 เพื่อให้ตีความข้อมูลทางการเงินได้ถูกต้อง

ในการวิเคราะห์ คุณสามารถแบ่งกลุ่มข้อมูลตามสกุลเงินเพื่อดูผลในแต่ละภูมิภาคหรือประเทศ ข้อมูลนี้ยังจำเป็นต่อการจัดทำรายงานทางการเงินให้รวมยอดได้ถูกต้อง ซึ่งมักต้องแปลงเป็นสกุลเงินมาตรฐานสำหรับรายงาน การเปรียบเทียบกระบวนการตามสกุลเงินยังช่วยให้เห็นความซับซ้อนของการชำระเงินระหว่างประเทศหรือการบริหารอัตราแลกเปลี่ยน.

ช่วยให้เข้าใจยอดเงินในใบแจ้งหนี้และวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินหรือแบ่งกลุ่มข้อมูลสำหรับการดำเนินงานในหลายประเทศได้อย่างถูกต้อง.

โดยทั่วไปเป็นฟิลด์มาตรฐานในส่วนหัวของตารางธุรกรรมใบแจ้งหนี้.

แอตทริบิวต์นี้บันทึกสาเหตุที่ทำให้การดำเนินการใบแจ้งหนี้หยุดลง ไม่ว่าจะเป็นการปฏิเสธระหว่างเวิร์กโฟลว์อนุมัติ หรือการระงับการชำระเงินหลังอนุมัติแล้ว เหตุผลอาจเป็น 'จำนวนไม่ถูกต้อง', 'ราคาไม่ตรงกัน', 'ไม่มีหมายเลข PO' หรือ 'ใบแจ้งหนี้ซ้ำ'

ข้อมูลนี้เป็นหนึ่งในแอตทริบิวต์ที่สำคัญที่สุดสำหรับการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริง การวิเคราะห์ความถี่ของแต่ละเหตุผลช่วยให้องค์กรระบุปัญหาที่พบบ่อยและจุดที่ทำให้กระบวนการใบแจ้งหนี้ติดขัดหรือไม่มีประสิทธิภาพ จากนั้นจึงใช้ข้อมูลมาปรับปรุงปัญหาที่ต้นเหตุ เช่น สื่อสารกับผู้ขายให้ชัดเจนขึ้น เพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับ PO หรือจัดการฝึกอบรมให้พนักงาน.

ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริง และช่วยระบุสาเหตุที่พบบ่อยของความล่าช้า การทำงานซ้ำ และความไม่มีประสิทธิภาพ.

ข้อมูลนี้อยู่ในฟิลด์ 'Reason Code' หรือ 'Hold Reason' ของข้อมูลธุรกรรมใบแจ้งหนี้หรือบันทึกการอนุมัติที่เกี่ยวข้อง.

เงื่อนไขการชำระเงินคือข้อตกลงกับผู้ขายเกี่ยวกับการชำระใบแจ้งหนี้ โดยมักระบุในรูปแบบมาตรฐาน เช่น 'Net 30' หมายถึงครบกำหนดชำระภายใน 30 วัน หรือ '2% 10, Net 30' หมายถึงได้รับส่วนลด 2% หากชำระภายใน 10 วัน มิฉะนั้นต้องชำระเต็มจำนวนภายใน 30 วัน

ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวางแผนทางการเงินและวิเคราะห์ผลการดำเนินงาน ใช้คำนวณวันครบกำหนดชำระเงินและค้นหาโอกาสรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด การวิเคราะห์กระบวนการตามเงื่อนไขการชำระเงินช่วยให้เห็นว่าเงื่อนไขบางประเภทสัมพันธ์กับความล่าช้าในการประมวลผลหรือไม่ และองค์กรใช้ประโยชน์จากส่วนลดที่ได้รับได้ดีเพียงใด.

สำคัญต่อการวิเคราะห์ผลการชำระเงินตรงเวลาและค้นหาโอกาสในการรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด.

โดยทั่วไปข้อมูลนี้มาจากข้อมูลหลักของผู้ขาย และระบุไว้ในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้.

รหัสบริษัทใช้ระบุนิติบุคคลหรือบริษัทย่อยภายในองค์กรขนาดใหญ่ ในระบบการเงินหลายระบบ ธุรกรรมจะแยกตามรหัสบริษัทเพื่อใช้ในการบัญชีและจัดทำรายงาน

แอตทริบิวต์นี้ช่วยให้เปรียบเทียบหน่วยธุรกิจต่างๆ ได้ นักวิเคราะห์สามารถแบ่งกลุ่มแผนผังกระบวนการตามรหัสบริษัทเพื่อเทียบผลการดำเนินงาน ค้นหาแนวทางที่ได้ผลในนิติบุคคลหนึ่ง และตรวจพบปัญหาเชิงระบบในอีกแห่งหนึ่ง องค์กรที่มีนิติบุคคลมากกว่าหนึ่งแห่งจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนี้เพื่อทำความเข้าใจความแตกต่างของกระบวนการและดูแลให้มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วทั้งองค์กร.

ช่วยเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของกระบวนการระหว่างนิติบุคคลหรือหน่วยธุรกิจต่างๆ ภายในองค์กร.

เป็นฟิลด์พื้นฐานขององค์กร ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ในส่วนหัวของตารางธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด.

วันที่ในใบแจ้งหนี้คือวันที่ที่ผู้ขายระบุไว้บนเอกสาร เป็นจุดเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของวงจรการชำระเงินในมุมมองของผู้ขาย และมักใช้คำนวณวันครบกำหนดชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

การวิเคราะห์ช่วงเวลาระหว่างวันที่ในใบแจ้งหนี้กับกิจกรรม 'ได้รับใบแจ้งหนี้' หรือ 'บันทึกใบแจ้งหนี้' ช่วยระบุความล่าช้าในการส่งหรือรับข้อมูลใบแจ้งหนี้ ช่วงเวลารอนี้อาจเป็นส่วนสำคัญที่ซ่อนอยู่ในเวลารวมของกระบวนการ หากลดช่วงเวลาดังกล่าวได้ ก็จะช่วยให้ชำระเงินตรงเวลามากขึ้นและเพิ่มโอกาสรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด.

ช่วยวัดช่วงเวลารอรับใบแจ้งหนี้ ตั้งแต่วันที่ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้จนถึงวันที่บันทึกข้อมูลในระบบ.

เป็นฟิลด์วันที่มาตรฐานในข้อมูลส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ โดยมักใช้ชื่อ 'Document Date' หรือ 'Invoice Date'.

สถานะใบแจ้งหนี้แสดงว่าใบแจ้งหนี้อยู่ในขั้นตอนใดของวงจรการทำงาน ณ เวลาที่ดึงข้อมูล สถานะที่พบบ่อย ได้แก่ 'กำลังดำเนินการ', 'อนุมัติแล้ว', 'ชำระแล้ว', 'ปฏิเสธ' หรือ 'ระงับไว้' ข้อมูลนี้ช่วยให้เห็นภาพรวมสถานะปัจจุบันของใบแจ้งหนี้

process mining ช่วยสร้างเส้นทางการทำงานทั้งหมดขึ้นใหม่ ส่วนสถานะปัจจุบันมีประโยชน์ต่อแดชบอร์ดการปฏิบัติการที่ใช้ติดตามงานค้าง ผู้จัดการสามารถดูจำนวนใบแจ้งหนี้ในแต่ละขั้นตอน เช่น จำนวนที่รออนุมัติหรือถูกระงับไว้ และจัดการงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการได้ล่วงหน้าเพื่อป้องกันคอขวดและความล่าช้า.

แสดงภาพรวมงานค้างในปัจจุบัน ช่วยติดตามจำนวนใบแจ้งหนี้ในแต่ละขั้นตอน เช่น 'รออนุมัติ' หรือ 'ระงับไว้'.

โดยทั่วไปเป็นฟิลด์สถานะในตารางส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะอัปเดตเมื่อใบแจ้งหนี้ดำเนินไปตามขั้นตอนต่างๆ.

หมายเลขใบสั่งซื้อเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับเอกสารจัดซื้อที่อนุมัติไว้ล่วงหน้า การเชื่อมโยงนี้เป็นหัวใจของขั้นตอนจับคู่ข้อมูล ซึ่งระบบจะตรวจสอบว่ารายละเอียดในใบแจ้งหนี้ เช่น จำนวนและราคา ตรงกับรายการใน PO หรือไม่

แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของขั้นตอนจับคู่ข้อมูล หากใบแจ้งหนี้ที่มี PO จำนวนมากประมวลผลได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง แสดงว่ากระบวนการจัดซื้อทำงานได้ดี ในทางกลับกัน การวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มี PO อาจช่วยให้พบการจัดซื้อที่ไม่เป็นไปตามแนวทางหรือกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามนโยบายจัดซื้อ การมีหรือไม่มี PO จึงเป็นเกณฑ์ที่ใช้แบ่งกลุ่มเพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพของกระบวนการได้.

ช่วยแยกใบแจ้งหนี้ที่มี PO ออกจากใบแจ้งหนี้ที่ไม่มี PO ซึ่งมักใช้กระบวนการและมีประสิทธิภาพแตกต่างกัน.

โดยทั่วไปพบรหัสนี้ในรายละเอียดรายการหรือส่วนหัวของธุรกรรมใบแจ้งหนี้ เพื่อเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับเอกสารจัดซื้อ.