> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > กระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ > Microsoft Dynamics 365

ปรับปรุงกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้การค้า

คู่มือ 6 ขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ Microsoft Dynamics 365

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูล

กระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้

Microsoft Dynamics 365

เลือกกระบวนการ

เลือกกระบวนการเพื่อทำงานต่อในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อไว้.

กระบวนการที่ใช้ได้

ระบบที่ใช้ได้

ความท้าทาย(12)เป้าหมาย(12)6 ขั้นตอน ดูตัวอย่าง ผลลัพธ์ข้อมูล คำถามที่พบบ่อย(4)

ปรับปรุงกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ใน Microsoft Dynamics 365

กระบวนการชำระเงินมักล่าช้าจากการอนุมัติที่ใช้เวลานานและข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ ซึ่งทำให้ต้นทุนสูงขึ้น ProcessMind ช่วยให้คุณเห็นจุดติดขัดเหล่านี้ได้ชัดเจน และระบุได้ว่าเวิร์กโฟลว์หยุดอยู่ตรงไหน เมื่อแก้ไขคอขวดที่ซ่อนอยู่เหล่านี้ คุณจะดำเนินการได้เร็วขึ้นและควบคุมภาระผูกพันทางการเงินได้ดีขึ้น.

ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า แล้วจัดการความท้าทายที่พบบ่อยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ ทำตามแผนปรับปรุง 6 ขั้นตอน และดูคู่มือเทมเพลตข้อมูลเพื่อยกระดับการปฏิบัติการของคุณ.

แสดงคำอธิบายโดยละเอียด

เหตุใดการปรับปรุงกระบวนการเจ้าหนี้จึงสำคัญ

หลายองค์กรอาจมองว่าการชำระเงินเจ้าหนี้เป็นงานธุรการ แต่กระบวนการนี้มีผลโดยตรงต่อสภาพคล่องและความไว้วางใจจากผู้ขาย หากทำงานล่าช้าหรือขาดความโปร่งใส ผลกระทบย่อมไม่ได้จำกัดอยู่แค่ฝ่ายการเงิน การจ่ายเงินล่าช้าอาจทำให้ผู้ขายรายสำคัญขาดความเชื่อมั่น ส่งผลให้ได้เงื่อนไขเครดิตที่ไม่ดีเท่าเดิม หรือถึงขั้นกระทบต่อห่วงโซ่อุปทาน นอกจากนี้ การประมวลผลที่ไม่มีประสิทธิภาพยังเพิ่มต้นทุนต่อใบแจ้งหนี้และลดกำไรของทั้งธุรกิจ การปรับปรุงกระบวนการใน Microsoft Dynamics 365 ช่วยเปลี่ยนงานเจ้าหนี้จากศูนย์ต้นทุนให้เป็นงานเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยดูแลกระแสเงินสดและใช้ส่วนลดจากการชำระเงินล่วงหน้าได้ครบถ้วน

ใช้ process mining เพื่อค้นหาสิ่งที่เกิดขึ้นจริง

Microsoft Dynamics 365 มีเครื่องมือสำหรับจัดการการเงิน แต่การใช้งานจริงในแต่ละวันอาจไม่เป็นไปตามขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐาน process mining ทำหน้าที่เสมือนภาพเอกซเรย์ของกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ โดยดึงบันทึกเหตุการณ์จากเอนทิตี เช่น GeneralJournal และ LedgerEntry เพื่อแสดงเส้นทางจริงของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ แทนที่จะคาดเดาจากคำบอกเล่าว่าเหตุใดการชำระเงินจึงล่าช้า คุณจะเห็นจุดที่เกิดคอขวดได้อย่างชัดเจน วิธีวิเคราะห์จากข้อมูลนี้ช่วยให้พบวงจรการอนุมัติที่วนซ้ำ เช่น ใบแจ้งหนี้ถูกส่งไปมาระหว่างแผนก หรือกรณีที่ต้องให้พนักงานเข้ามาแก้ไขข้อมูลด้วยมือ การเห็นเส้นทางเหล่านี้ช่วยให้คุณแก้ปัญหาเชิงรุก แทนการรอให้เกิดปัญหา และตรวจสอบได้ว่าร่องรอยการทำงานในระบบสอดคล้องกับแนวทางธุรกิจที่กำหนดไว้หรือไม่

แก้จุดติดขัดหลักใน Microsoft Dynamics 365

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เจ้าหนี้ต้องเริ่มจากการดูว่ากิจกรรมใดใช้เวลามากที่สุด จุดหนึ่งที่ควรพิจารณาคือขั้นตอนจับคู่ข้อมูล ความไม่ตรงกันระหว่างใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบรับสินค้า มักทำให้ต้องตรวจสอบด้วยมือและอาจทำให้การชำระเงินหยุดชะงักหลายวัน process mining ช่วยระบุผู้ขายหรือหมวดหมู่สินค้าที่ทำให้ข้อมูลไม่ตรงกันบ่อยครั้ง เพื่อให้คุณแก้ที่ต้นเหตุ เช่น ข้อมูลหลักไม่ถูกต้อง หรือแนวทางรับสินค้าไม่สม่ำเสมอ อีกจุดที่มักติดขัดคือเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ เมื่อวิเคราะห์เวลาที่ใช้ในแต่ละระดับการอนุมัติ คุณจะเห็นได้ว่าเกณฑ์บางข้อกำหนดไว้ต่ำเกินไปหรือไม่ จนใบแจ้งหนี้จำนวนมากที่มีความเสี่ยงต่ำต้องรอผู้บริหารอนุมัติโดยไม่จำเป็น การลดความล่าช้าเชิงโครงสร้างเหล่านี้ช่วยให้กำหนดการชำระเงินคาดการณ์ได้และสอดคล้องกับแผนบริหารเงินสด

วัดผลจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความรวดเร็ว

เป้าหมายของการปรับปรุงกระบวนการคือทำให้รอบการชำระเงินกระชับ โปร่งใส และเป็นไปตามข้อกำหนด ระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบที่สั้นลงเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จที่เห็นได้ทันที เมื่อช่วงเวลาระหว่างรับใบแจ้งหนี้กับจ่ายเงินจริงสั้นลง ทีมบริหารเงินสดก็เลือกเวลาโอนเงินได้ยืดหยุ่นขึ้น ไม่ว่าจะจ่ายก่อนกำหนดเพื่อรับส่วนลด หรือเก็บเงินสดไว้จนถึงวันครบกำหนด นอกจากช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นแล้ว process mining ยังช่วยให้ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ดีขึ้น คุณตรวจพบความผิดปกติจากขั้นตอนมาตรฐานได้ง่าย เช่น การจ่ายเงินโดยไม่มีใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง หรือการยกเลิกการระงับการชำระเงินด้วยมือโดยไม่มีเอกสารรองรับ ข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์ต่อการตรวจสอบภายใน และช่วยให้มั่นใจว่ามีการควบคุมทางการเงินอย่างสม่ำเสมอในทุกบริษัทและหน่วยธุรกิจ

พัฒนาการปฏิบัติงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

การปรับปรุงกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ไม่ใช่โครงการที่ทำครั้งเดียวแล้วจบ แต่เป็นการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เมื่อธุรกิจเติบโตและความสัมพันธ์กับผู้ขายเปลี่ยนไป กระบวนการก็ต้องปรับให้รองรับปริมาณงานและความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้น ใช้ข้อมูลเชิงลึกจาก Microsoft Dynamics 365 เพื่อกำหนดค่าฐานผลการดำเนินงานและตั้งเป้าหมายการปรับปรุงที่ทำได้จริง ไม่ว่าคุณต้องการเพิ่มสัดส่วนใบแจ้งหนี้ที่ประมวลผลได้โดยไม่ต้องทำงานด้วยมือ หรือลดความเสี่ยงจากการจ่ายเงินซ้ำ process mining ช่วยให้เห็นว่าควรทุ่มเทความพยายามตรงไหนจึงจะเกิดผลมากที่สุด เริ่มจากตรวจสอบกระบวนการปัจจุบัน ระบุอุปสรรคสำคัญ แล้วใช้ข้อมูลขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่ช่วยเสริมความมั่นคงทางการเงินขององค์กร.

กระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ เวิร์กโฟลว์ใบแจ้งหนี้ การชำระเงินให้ผู้ขาย การอนุมัติใบแจ้งหนี้ การบริหารกระแสเงินสด การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการชำระเงิน แผนกเจ้าหนี้ การจัดการใบแจ้งหนี้ ระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้ รอบการชำระเงิน ตั้งแต่จัดซื้อจนถึงชำระเงิน

ปัญหาและความท้าทายที่พบบ่อย

ระบุความท้าทายที่ส่งผลต่อคุณ

การอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ใช้เวลานานเป็นสาเหตุหลักของการจ่ายเงินล่าช้าและความสัมพันธ์ที่ตึงเครียดกับผู้ขาย เมื่อใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในคิวเพื่อรอผู้จัดการที่มีงานมากอนุมัติ แผนกจะจัดการกระแสเงินสดให้คาดการณ์ได้ยากขึ้น และเสี่ยงต่อค่าปรับที่กระทบกำไรโดยตรง ความติดขัดนี้มักทำให้พนักงานต้องหันไปจัดการคำขอเร่งด่วนแทนเวิร์กโฟลว์ตามปกติ

ProcessMind วิเคราะห์เวิร์กโฟลว์การชำระเงินเจ้าหนี้ตั้งแต่ต้นจนจบใน Microsoft Dynamics 365 เพื่อระบุจุดที่เกิดความล่าช้าได้อย่างแม่นยำ เมื่อเห็นเวลาที่ใช้ในแต่ละระดับการอนุมัติ คุณจะระบุแผนกหรือบทบาทที่เป็นคอขวดได้ วิธีวิเคราะห์จากข้อมูลนี้ช่วยให้คุณปรับวงเงินอนุมัติหรือทำให้การอนุมัติตามปกติเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อเร่งรอบการชำระเงินทั้งหมด.

การต้องแก้ไขขั้นตอนจับคู่ใบแจ้งหนี้ด้วยมือบ่งชี้ว่าฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายการเงินทำงานไม่สอดคล้องกัน เมื่อระบบจับคู่อัตโนมัติไม่สำเร็จเพราะราคาหรือจำนวนไม่ตรงกัน พนักงานต้องตรวจสอบและแก้ปัญหาเอง ซึ่งใช้เวลามากและเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากคน การแก้ไขด้วยมือเหล่านี้มักสะท้อนปัญหาเชิงระบบที่ลึกกว่านั้น ทั้งเรื่องข้อมูลผู้ขายหรือพฤติกรรมการจัดซื้อ

การใช้ process mining วิเคราะห์ข้อมูล Microsoft Dynamics 365 ช่วยให้เห็นความถี่และสาเหตุหลักของการแก้ไขด้วยมือ ProcessMind ระบุผู้ขายหรือหมวดหมู่สินค้าที่ต้องจับคู่ด้วยมือเป็นประจำ เมื่อเข้าใจรูปแบบเหล่านี้ คุณจะแก้ที่ต้นเหตุของข้อมูลที่ไม่ตรงกัน และปรับกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ให้ทำงานได้โดยไม่ต้องให้คนเข้ามาจัดการมากขึ้น.

การไม่ได้รับส่วนลดจากการชำระเงินล่วงหน้าทำให้องค์กรพลาดโอกาสประหยัดค่าใช้จ่ายจำนวนมาก กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้ช่วงเวลารับส่วนลดหมดไปก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะผ่านการตรวจสอบและอนุมัติ เท่ากับปล่อยให้เงินที่ควรประหยัดได้สูญเปล่า และเพิ่มต้นทุนรวมของสินค้าและบริการที่องค์กรซื้อ

ProcessMind ติดตามความเร็วของกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้เทียบกับเงื่อนไขส่วนลดที่บันทึกไว้ใน Microsoft Dynamics 365 พร้อมชี้ขั้นตอนที่ทำให้เสียเวลา จนใบแจ้งหนี้ไปไม่ถึงขั้นตอนชำระเงินทันกำหนด คุณใช้ข้อมูลนี้จัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้ที่มีส่วนลดมูลค่าสูง และปรับเส้นทางตั้งแต่รับใบแจ้งหนี้จนถึงเริ่มชำระเงินให้คล่องตัวขึ้น.

เมื่อข้อมูลในใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้า ขั้นตอนแก้ไขอาจทำให้เสียเวลาอย่างมาก ใบแจ้งหนี้มักถูกส่งไปมาระหว่างแผนกโดยไม่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน จึงไม่มีความคืบหน้าเป็นเวลานาน ความล่าช้าในกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ทำให้ผู้ขายได้รับเงินช้า และเกิดงานค้างที่จัดการได้ยากในช่วงปิดบัญชีสิ้นเดือน

ProcessMind แสดงเส้นทางของใบแจ้งหนี้ที่มีข้อโต้แย้ง ทำให้เห็นขั้นตอนการแก้ไขใน Microsoft Dynamics 365 คุณตรวจสอบได้ว่าใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในสถานะข้อมูลไม่ตรงกันนานเท่าใด และกิจกรรมใดทำให้ล่าช้ามากที่สุด ข้อมูลนี้ช่วยให้กำหนดแนวทางส่งต่อปัญหาที่ชัดเจนขึ้น และแก้ไขราคาหรือจำนวนที่ไม่ตรงกันได้เร็วขึ้น.

มักระงับการชำระเงินไว้เพื่อความปลอดภัย แต่หากไม่ยกเลิกการระงับทันทีหลังแก้ปัญหาแล้ว ก็จะทำให้การจ่ายเงินล่าช้าโดยไม่จำเป็น การระงับเหล่านี้อาจสะสมอยู่ในระบบ ทำให้การจ่ายเงินแต่ละรอบไม่ต่อเนื่อง และมีใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขเรียบร้อยแล้วจำนวนมากถูกพักไว้โดยไม่มีเหตุผลชัดเจน เมื่อข้อมูลไม่โปร่งใส ทีมเจ้าหนี้ก็แจ้งสถานะให้ผู้ขายได้ยาก

ProcessMind วิเคราะห์การระงับและยกเลิกการระงับการชำระเงินใน Microsoft Dynamics 365 พร้อมระบุกรณีที่การระงับยังมีผลนานหลังจากแก้ปัญหาต้นเหตุแล้ว การปรับปรุงส่วนนี้ของเวิร์กโฟลว์การชำระเงินเจ้าหนี้ช่วยให้การชำระเงินเข้าสู่ขั้นตอนดำเนินการได้อย่างราบรื่น เมื่อผ่านข้อกำหนดทั้งหมดแล้ว.

การบันทึกใบแจ้งหนี้ซ้ำมีความเสี่ยงทางการเงินสูง และต้องใช้เวลามากในการติดตามเงินคืน ใบแจ้งหนี้ซ้ำอาจเข้าระบบผ่านหลายช่องทาง หรือถูกป้อนโดยมีรายละเอียดต่างกันเล็กน้อย จึงตรวจจับได้ยากด้วยการตรวจสอบมาตรฐานของระบบ การประมวลผลและจ่ายเงินสำหรับใบแจ้งหนี้เดียวกันสองครั้งกระทบเงินสดโดยตรง และต้องใช้แรงงานมากในการแก้ไขกับผู้ขาย

ProcessMind ตรวจสอบบันทึกเหตุการณ์ใน Microsoft Dynamics 365 เพื่อค้นหารูปแบบที่อาจบ่งชี้ว่ามีการประมวลผลซ้ำในวงจรการชำระเงินเจ้าหนี้ ระบบจะทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ที่มีแอตทริบิวต์คล้ายกันและผ่านเส้นทางกระบวนการเดียวกัน เพื่อให้ตรวจสอบรายการที่อาจซ้ำก่อนจ่ายเงินจริง การวิเคราะห์เชิงรุกนี้ช่วยรักษาเงินทุนหมุนเวียนและลดความจำเป็นในการตรวจสอบหลังชำระเงิน.

การลงรหัสทางการเงินผิดตั้งแต่ต้นกระบวนการทำให้ต้องแก้ไขงานจำนวนมากในภายหลัง หากลงรหัสใบแจ้งหนี้ผิดบัญชีแยกประเภทหรือมิติทางการเงิน ก็ต้องกลับรายการและบันทึกใหม่ ทำให้ทีมเจ้าหนี้มีงานเพิ่มเป็นสองเท่า ความไม่มีประสิทธิภาพนี้ทำให้การบันทึกบัญชีขั้นสุดท้ายล่าช้า และอาจทำให้รายงานการเงินของแต่ละแผนกคลาดเคลื่อน

ProcessMind ระบุความถี่ของการเปลี่ยนรหัสและการบันทึกบัญชีใหม่ใน Microsoft Dynamics 365 เมื่อวิเคราะห์ว่าผู้ขายหรือประเภทใบแจ้งหนี้ใดต้องแก้ไขมากที่สุด คุณจะจัดการสาเหตุหลักของข้อผิดพลาดในการลงรหัสได้ การป้อนข้อมูลครั้งแรกให้ถูกต้องช่วยให้กระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้คล่องตัวขึ้น และทำให้ข้อมูลทางการเงินขององค์กรเชื่อถือได้มากขึ้น.

เวลาและความถี่ของการจ่ายเงินแต่ละรอบอาจไม่เหมาะสม ทำให้กระแสเงินสดผันผวนหรือพลาดกำหนดชำระ หากดำเนินการจ่ายเงินเพียงสัปดาห์ละครั้ง ใบแจ้งหนี้ที่อนุมัติหลังรอบจ่ายเงินไม่นานอาจต้องค้างอยู่อีกหลายวัน การกำหนดรอบจ่ายเงินที่ตายตัวเช่นนี้อาจทำให้จ่ายเงินล่าช้า แม้ใบแจ้งหนี้จะได้รับอนุมัติก่อนวันครบกำหนดนานแล้วก็ตาม

ProcessMind ตรวจสอบช่วงเวลาระหว่างการอนุมัติการชำระเงินกับการจ่ายเงินจริงใน Microsoft Dynamics 365 ช่วยให้คุณประเมินได้ว่าความถี่ของรอบจ่ายเงินสอดคล้องกับความเร็วในการประมวลผลโดยเฉลี่ยหรือไม่ การปรับตารางในกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ให้เหมาะสมช่วยให้ใช้เงินสดได้สม่ำเสมอขึ้น และปฏิบัติตามเงื่อนไขของผู้ขายได้ดีขึ้น.

เพื่อเร่งการจ่ายเงิน พนักงานอาจข้ามเวิร์กโฟลว์การอนุมัติมาตรฐาน ซึ่งสร้างความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบอย่างมาก กระบวนการนอกแนวทางเหล่านี้มักขาดการกำกับดูแลที่จำเป็น และอาจนำไปสู่การใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุญาต หากไม่เห็นภาพการอนุมัติที่เกิดขึ้นจริง ผู้บริหารก็ไม่อาจมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามการควบคุมภายใน

ProcessMind แสดงเส้นทางจริงของใบแจ้งหนี้ใน Microsoft Dynamics 365 และเปรียบเทียบกับนโยบายภายในที่กำหนดไว้ พร้อมชี้ขั้นตอนที่ต่างจากเส้นทางมาตรฐานของกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ เช่น การข้ามขั้นอนุมัติหรือการอนุมัติโดยผู้ไม่มีอำนาจ ข้อมูลที่โปร่งใสช่วยให้คุณกำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบได้อย่างมั่นใจ.

ช่วงเวลาตั้งแต่ได้รับใบแจ้งหนี้จนถึงป้อนข้อมูลมักเป็นส่วนที่ถูกมองข้ามมากที่สุดของกระบวนการ หากใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในกล่องจดหมายหรือบนโต๊ะหลายวันก่อนบันทึกเข้าระบบ วงจรการชำระเงินทั้งหมดก็เริ่มต้นด้วยความเสียเปรียบ เมื่อไม่เห็นข้อมูลตั้งแต่ต้น ฝ่ายการเงินก็ไม่สามารถคาดการณ์ความต้องการเงินสดที่จะเกิดขึ้นได้อย่างแม่นยำ

ProcessMind ติดตามเวลาตั้งแต่กิจกรรมรับใบแจ้งหนี้ครั้งแรกจนถึงการดึงข้อมูลเข้า Microsoft Dynamics 365 เพื่อเผยให้เห็นความล่าช้าที่ซ่อนอยู่ การลดเวลารอในช่วงต้นของเวิร์กโฟลว์การชำระเงินเจ้าหนี้ช่วยเพิ่มเวลาให้กับการอนุมัติและจับคู่ข้อมูล และลดแรงกดดันต่อทีมที่เหลือได้อย่างมาก.

แม้ใบแจ้งหนี้จะได้รับอนุมัติครบถ้วนและพร้อมชำระแล้ว ก็มักยังมีช่วงเวลาที่คาดไม่ถึงก่อนโอนเงินจริง ความล่าช้านี้อาจเกิดจากขั้นตอนเริ่มจ่ายเงินด้วยมือ ปัญหาทางเทคนิคของระบบธนาคาร หรือคอขวดด้านธุรการ สำหรับผู้ขาย การชำระเงินจะถือว่าตรงเวลาก็ต่อเมื่อได้รับเงิน ไม่ใช่เมื่ออนุมัติภายในองค์กร

ProcessMind ติดตามขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการชำระเงินเจ้าหนี้ใน Microsoft Dynamics 365 เพื่อวัดเวลาตั้งแต่อนุมัติขั้นสุดท้ายจนถึงการจ่ายเงินจริง เมื่อระบุช่วงเวลาที่ล่าช้านี้ได้ คุณจะปรับการสื่อสารระหว่างระบบการเงินกับธนาคารให้คล่องตัวขึ้น การลดความล่าช้าช่วยให้ปฏิบัติตามสัญญาและรักษาความน่าเชื่อถือด้านเครดิตกับผู้ขาย.

การชำระเงินหลายสกุลเงินเพิ่มความซับซ้อน และมักทำให้เกิดข้อผิดพลาดกับความล่าช้า ผลต่างของอัตราแลกเปลี่ยนหรือการปรับรายการด้วยมือสำหรับใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศอาจทำให้การชำระเงินช้าลงมาก ปัญหาเหล่านี้มักต้องอาศัยความรู้เฉพาะทาง และหากความรู้นั้นเป็นคอขวด การชำระเงินระหว่างประเทศก็อาจหยุดชะงักหลายวัน

ProcessMind แยกผลการดำเนินงานของกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้ตามสกุลเงินและที่ตั้งของผู้ขายใน Microsoft Dynamics 365 คุณจึงเห็นได้ว่าใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศใช้เวลานานกว่าหรือเกิดข้อผิดพลาดมากกว่าใบแจ้งหนี้ในประเทศหรือไม่ ข้อมูลนี้ช่วยให้กำหนดแนวทางจัดการผลต่างของสกุลเงินให้เป็นมาตรฐาน และป้องกันไม่ให้ความสัมพันธ์กับผู้ขายต่างประเทศได้รับผลกระทบจากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ.

เป้าหมายทั่วไป

กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ

การเร่งอนุมัติเป็นสิ่งสำคัญต่อการรักษาความไว้วางใจจากผู้ขายและหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการชำระล่าช้า ความล่าช้ามักเกิดจากการไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ หรือมีลำดับการอนุมัติหลายชั้นจนเวิร์กโฟลว์หยุดชะงัก การลดระยะเวลาอนุมัติช่วยให้ชำระหนี้ได้ตรงเวลา ส่งผลดีต่อความน่าเชื่อถือด้านเครดิตและการบริหารกระแสเงินสดขององค์กรโดยตรง

ProcessMind ระบุขั้นตอนที่ใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ใน Microsoft Dynamics 365 พร้อมชี้ผู้ใช้หรือแผนกที่ทำให้เกิดความล่าช้า เมื่อเห็นเส้นทางตั้งแต่รับใบแจ้งหนี้จนถึงอนุมัติให้ชำระเงิน คุณจะจัดการฝึกอบรมหรือปรับเวิร์กโฟลว์ให้ตรงจุด เพื่อลดเวลาอนุมัติได้สูงสุด 40 เปอร์เซ็นต์ ข้อมูลที่โปร่งใสช่วยให้ติดตามผลเทียบกับข้อตกลงระดับการให้บริการภายในได้ง่าย.

การจับคู่โดยไม่ต้องทำงานด้วยมือในสัดส่วนสูงหมายความว่าใบแจ้งหนี้เดินทางจากขั้นตอนรับไปจนถึงชำระเงินได้โดยไม่ต้องมีคนเข้ามาจัดการ ช่วยลดภาระงานธุรการของทีมการเงินและลดต้นทุนต่อใบแจ้งหนี้ การทำงานอัตโนมัติในขั้นตอนนี้ช่วยให้กระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้รองรับปริมาณธุรกรรมที่เพิ่มขึ้นได้ และเปิดโอกาสให้พนักงานไปทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ใช้ process mining เพื่อค้นหาสาเหตุที่ใบแจ้งหนี้บางรายการจับคู่อัตโนมัติไม่สำเร็จใน Microsoft Dynamics 365 ไม่ว่าจะเป็นราคาต่อหน่วยไม่สม่ำเสมอหรือไม่มีข้อมูลรับสินค้า ProcessMind จะเผยสาเหตุหลักให้เห็น เพื่อให้คุณปรับกฎการจับคู่และเพิ่มสัดส่วนการดำเนินการอัตโนมัติได้ โดยมักทำได้มากกว่า 85 เปอร์เซ็นต์ของปริมาณงานทั้งหมด.

การใช้ส่วนลดที่มีอยู่ให้ครบช่วยลดค่าใช้จ่ายและเสริมความสัมพันธ์กับผู้ขาย หลายองค์กรเสียเงินหลายพันดอลลาร์ต่อเดือน เพียงเพราะกระบวนการภายในช้าเกินกว่าจะชำระทันกำหนดของผู้ขาย การปรับขั้นตอนให้คล่องตัวช่วยเปลี่ยนแผนกเจ้าหนี้จากศูนย์ต้นทุนให้เป็นส่วนที่สร้างผลตอบแทนให้ธุรกิจ

ProcessMind ติดตามเวลาที่เหลือก่อนส่วนลดของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการหมดอายุ เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลังใน Microsoft Dynamics 365 แพลตฟอร์มจะระบุผู้ขายที่เสนอเงื่อนไขดีที่สุด และจุดที่กระบวนการมักทำไม่ทันกำหนด คุณจึงจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงได้ เพื่อไม่ให้พลาดส่วนลดและใช้เงินทุนหมุนเวียนให้เกิดประโยชน์สูงสุด.

ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ที่ไม่ตรงกับใบสั่งซื้ออาจทำให้การชำระเงินทั้งกระบวนการหยุดชะงักและเกิดงานค้าง การแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อไม่ให้เกิดภาระงานธุรการและรักษาความสัมพันธ์กับผู้ขาย การแก้ไขได้เร็วขึ้นช่วยให้คาดการณ์เงินสดจ่ายออกได้แม่นยำขึ้น และทำให้ข้อมูลทั่วทั้งองค์กรถูกต้องยิ่งขึ้น

ProcessMind วิเคราะห์เส้นทางอย่างละเอียดเพื่อค้นหาวงจรที่ใบแจ้งหนี้ถูกส่งกลับไปมาระหว่างฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายเจ้าหนี้ เมื่อระบุสาเหตุที่พบบ่อยใน Microsoft Dynamics 365 เช่น ราคาและจำนวนไม่ตรงกัน คุณจะกำหนดแนวทางแก้ไขให้ชัดเจนขึ้น ลดเวลาแก้ปัญหาได้ครึ่งหนึ่ง และลดการแก้ไขด้วยมือ.

มักระงับการชำระเงินไว้เพื่อความปลอดภัย แต่หากใช้เป็นค่าเริ่มต้นหรือระงับผิดพลาด ก็จะสร้างคอขวดอย่างมาก การยกเลิกการระงับที่ไม่มีเหตุผลช่วยให้กำหนดการชำระเงินดำเนินต่อได้ และไม่ทำให้ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องล่าช้าเพราะขั้นตอนธุรการที่ยุ่งยาก การปรับปรุงนี้ลดการทำงานด้วยมือและป้องกันไม่ให้ผู้ขายไม่พอใจ

ProcessMind แสดงกิจกรรมการระงับการชำระเงินทุกรายการใน Microsoft Dynamics 365 อย่างโปร่งใส เมื่อวิเคราะห์แอตทริบิวต์ที่เกี่ยวข้อง คุณจะแยกการควบคุมความเสี่ยงที่จำเป็นออกจากการแก้ไขด้วยมือที่ไม่มีประสิทธิภาพได้ และกำหนดให้ยกเลิกการระงับโดยอัตโนมัติเมื่อเป็นไปตามเกณฑ์ที่ระบุ เพื่อเร่งการจ่ายเงินจริงในขั้นตอนสุดท้าย.

การจ่ายเงินให้ใบแจ้งหนี้เดียวกันสองครั้งเป็นความเสี่ยงทางการเงินที่สำคัญ และทำให้การติดตามเงินคืนยุ่งยาก การกำหนดเส้นทางที่ชัดเจนเพียงเส้นทางเดียวสำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้แต่ละรายการเป็นสิ่งจำเป็นต่อการควบคุมทางการเงินและการปฏิบัติตามข้อกำหนด การป้องกันรายการซ้ำช่วยรักษาเงินทุนหมุนเวียน ลดการติดต่อผู้ขายที่ไม่จำเป็น และทำให้หลักฐานการตรวจสอบครบถ้วนขึ้น

ProcessMind ตรวจจับรูปแบบที่มีการประมวลผลรหัสเคสหลายรายการหรือยอดใบแจ้งหนี้ใกล้เคียงกันสำหรับผู้ขายรายเดียวกันใน Microsoft Dynamics 365 เมื่อแสดงความผิดปกติเหล่านี้จากการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง คุณจะพบช่องโหว่ในกระบวนการ เช่น มีจุดป้อนข้อมูลหลายทาง ซึ่งทำให้รายการซ้ำหลุดรอดเข้ามาได้ การวิเคราะห์นี้ช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินและเพิ่มความรับผิดชอบของแต่ละแผนก.

การลงรหัสทางการเงินให้ถูกต้องช่วยจัดสรรค่าใช้จ่ายไปยังแผนกและโครงการที่เหมาะสม ทำให้รายงานมีความถูกต้อง หากต้องแก้ไขรหัสบ่อยครั้ง ก็เสียเวลาและอาจทำให้งบการเงินคลาดเคลื่อนจนต้องปรับปรุงเมื่อสิ้นเดือน

ProcessMind วิเคราะห์กิจกรรม Invoice Coded เพื่อระบุว่าผู้ขายหรือใบแจ้งหนี้ประเภทใดใน Microsoft Dynamics 365 มักต้องแก้ไขรหัสด้วยตนเอง คุณนำข้อมูลเชิงลึกนี้ไปปรับกฎการลงรหัสเริ่มต้นหรือจัดอบรมให้พนักงานเฉพาะจุดได้ ช่วยลดการแก้ไขซ้ำและเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลในระเบียน GeneralJournal และ LedgerEntry.

การกำหนดเวลาและความถี่ของการจ่ายเงินแต่ละรอบเป็นเรื่องสำคัญต่อการบริหารกระแสเงินสดและประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน หากจ่ายไม่สม่ำเสมอหรือบ่อยเกินไป อาจทำให้ต้นทุนธุรกรรมสูงขึ้นและบริหารเงินคงคลังได้ยากขึ้น การกำหนดตารางจ่ายเงินให้เป็นมาตรฐานช่วยวางแผนสภาพคล่องและจัดสรรภาระงานของทีมการเงินได้ดีขึ้น

ProcessMind วิเคราะห์รูปแบบการรวมรายการของกิจกรรม Payment Processed ใน Microsoft Dynamics 365 เพื่อให้คุณเห็นว่ารอบการจ่ายเงินสอดคล้องกับวันครบกำหนดของผู้ขายและทรัพยากรภายในหรือไม่ ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณรวมการจ่ายเงินเป็นรอบที่มีประสิทธิภาพขึ้น ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและค่าธรรมเนียมธนาคาร.

เส้นทางการอนุมัติที่แตกต่างกันระหว่างภูมิภาคหรือแผนกเพิ่มความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและทำให้ระยะเวลาดำเนินการคาดเดาได้ยาก การกำหนดเวิร์กโฟลว์มาตรฐานช่วยให้ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับผ่านขั้นตอนที่กำหนดไว้และสอดคล้องกับข้อกำหนด ทำให้ตรวจสอบได้ง่ายและกำกับดูแลได้ดีขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้จัดการกระบวนการจ่ายเงินเจ้าหนี้ในปริมาณมากได้

ProcessMind ใช้การตรวจสอบความสอดคล้องเพื่อเปรียบเทียบเส้นทางจริงของใบแจ้งหนี้ใน Microsoft Dynamics 365 กับโมเดลกระบวนการที่คุณกำหนดไว้ ระบบจะแสดงเส้นทางอนุมัติที่ไม่เป็นมาตรฐานและข้ามการควบคุม ช่วยให้คุณกำหนดกระบวนการเดียวกันที่เป็นไปตามข้อกำหนดและยังดำเนินงานได้รวดเร็ว.

ช่วงเวลาที่ใบแจ้งหนี้รอการบันทึกเข้าระบบเป็นช่วงที่องค์กรยังมองไม่เห็นภาระหนี้สิน การลดเวลารอนี้สำคัญต่อการคาดการณ์ทางการเงินให้แม่นยำ และช่วยให้เริ่มกระบวนการอนุมัติได้เร็วขึ้น เมื่อเห็นข้อมูลชัดเจนขึ้น ผู้บริหารก็เข้าใจภาระเงินสดที่แท้จริงได้ทันเวลา

ProcessMind วัดเวลาที่ผ่านไประหว่าง Invoice Received กับ Invoice Data Extracted โดยติดตามลำดับเวลาจากหมายเลขใบแจ้งหนี้ ช่วยระบุคอขวดในช่วงต้นของกระบวนการจ่ายเงินเจ้าหนี้ใน Microsoft Dynamics 365 และตรวจสอบได้ว่าความล่าช้าเกิดจากงานค้างในห้องรับจดหมายหรือคิวบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง เพื่อให้คุณแก้ไขได้ตรงจุด.

เมื่ออนุมัติใบแจ้งหนี้ครบแล้ว ความล่าช้าในการจ่ายเงินขั้นสุดท้ายเป็นงานธุรการที่ไม่จำเป็นและอาจทำให้จ่ายเงินล่าช้า การเชื่อมขั้นตอนจากการอนุมัติไปสู่การชำระเงินให้ราบรื่นจึงสำคัญต่อประสิทธิภาพโดยรวม ขั้นตอนนี้เป็นด่านสุดท้ายของกระบวนการ จึงควรดำเนินการให้เร็วที่สุดเพื่อให้ผู้ขายได้รับประสบการณ์ที่ดี

ProcessMind ติดตามระยะเวลาระหว่าง Invoice Approved for Payment กับ Payment Executed ใน Microsoft Dynamics 365 เพื่อแสดงว่าใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในคิวสุดท้ายหรือมีขั้นตอนโอนเงินที่ต้องทำด้วยตนเองมากเกินไป การปรับขั้นตอนสุดท้ายให้คล่องตัวช่วยลดเวลานำโดยรวมได้หลายวัน และทำให้ชำระภาระทางการเงินได้ตามกำหนด.

สำหรับองค์กรที่ดำเนินงานทั่วโลก การจัดการความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยนที่ไม่เป็นมาตรฐานอาจทำให้บัญชีแยกประเภททั่วไปคลาดเคลื่อนและจ่ายเงินล่าช้า การกำหนดวิธีคำนวณและอนุมัติผลต่างให้เป็นมาตรฐานช่วยให้ข้อมูลทางการเงินถูกต้องและลดงานกระทบยอดด้วยตนเอง อีกทั้งยังช่วยให้บันทึกทางการเงินของแต่ละนิติบุคคลมีความสอดคล้องกัน

ProcessMind วิเคราะห์ข้อมูล FinancialDimension และ LedgerEntry ที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศ เพื่อระบุว่าผลต่างทำให้กระบวนการเบี่ยงเบนตรงจุดใด คุณนำข้อมูลนี้ไปทำให้การจัดการผลต่างเล็กน้อยใน Microsoft Dynamics 365 เป็นอัตโนมัติได้ เพื่อให้ตรวจสอบด้วยตนเองเฉพาะรายการที่มีผลต่างมาก และเร่งกระบวนการจ่ายเงินทั่วโลกให้เร็วขึ้น.

แนวทางปรับปรุงกระบวนการเจ้าหนี้ 6 ขั้นตอน

ดาวน์โหลดเทมเพลต

ส่งออกข้อมูลของคุณ

อัปโหลดชุดข้อมูลของคุณ

วิเคราะห์กระบวนการของคุณ

นำการปรับปรุงไปใช้

ติดตามกระบวนการของคุณ

ดาวน์โหลดเทมเพลต

สิ่งที่ต้องทำ

ใช้เทมเพลต Excel ที่ออกแบบมาสำหรับบัญชีแยกประเภทและรายการบัญชีใน Microsoft Dynamics 365 Finance.

ดูคู่มือเทมเพลตข้อมูล ดาวน์โหลดเทมเพลต

เหตุผลที่สำคัญ

โครงสร้างที่จับคู่ข้อมูลไว้ล่วงหน้าช่วยจัดรูปแบบข้อมูลทางการเงินให้ถูกต้อง พร้อมนำไปค้นหากระบวนการได้ทันที.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

เทมเพลตข้อมูลมาตรฐานที่พร้อมใช้กับระเบียนใบแจ้งหนี้ของคุณ.

ข้อมูลเชิงลึกของคุณ

เห็นภาพเวิร์กโฟลว์เจ้าหนี้การค้าได้ชัดเจน

ProcessMind แสดงผลการทำงานจริงของกิจกรรมเจ้าหนี้การค้า ตั้งแต่บันทึกใบแจ้งหนี้จนถึงชำระเงินเสร็จสิ้น คุณจะเห็นสาเหตุที่ทำให้การชำระเงินล่าช้าและแนวทางปรับปรุงกระแสเงินสด.

ดูวงจรการชำระเงินตั้งแต่ต้นจนจบ
ระบุจุดคอขวดในขั้นตอนอนุมัติ
ค้นหาโอกาสรับส่วนลดจากการชำระเงินก่อนกำหนด
ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการชำระเงินทุกรายการ

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

ผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้

เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเจ้าหนี้

เมื่อนำ process mining มาใช้กับ Microsoft Dynamics 365 องค์กรจะระบุคอขวดในรอบการอนุมัติใบแจ้งหนี้และการจ่ายเงินได้ ตัวชี้วัดเหล่านี้สะท้อนการเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์เจ้าหนี้ที่ทำด้วยตนเองให้เป็นการปฏิบัติงานที่คล่องตัวและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล.

~ 0 %

ลดระยะเวลารอบการทำงาน

ลดเวลาตั้งแต่ต้นจนจบ

การปรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติและทำให้การบันทึกข้อมูลเป็นอัตโนมัติช่วยลดเวลาตั้งแต่ได้รับใบแจ้งหนี้จนถึงชำระเงินเสร็จสิ้น.

~ 0 %

รับส่วนลดก่อนกำหนดได้มากขึ้น

เพิ่มอัตราการได้รับส่วนลด

การระบุความล่าช้าในสายการอนุมัติช่วยให้ทีมบริหารเงินคงคลังรับส่วนลดจากการจ่ายเงินก่อนกำหนดได้มากขึ้น ซึ่งเป็นประโยชน์ทางการเงินโดยตรง.

0 %

ลดรายการซ้ำ

ลดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงิน

การตรวจพบหมายเลขใบแจ้งหนี้และข้อมูลอ้างอิงผู้ขายที่ซ้ำกันก่อนจ่ายเงินช่วยป้องกันความสูญเสียทางการเงินและลดความเสี่ยงในกระบวนการเจ้าหนี้.

0 % increase

ประมวลผลโดยไม่ต้องทำด้วยตนเอง

อัตราการจับคู่สำเร็จตั้งแต่ครั้งแรก

การปรับปรุงขั้นตอนซิงโครไนซ์ใบสั่งซื้อช่วยเพิ่มจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ประมวลผลได้โดยไม่ต้องให้พนักงานดำเนินการด้วยตนเอง.

0 %

สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขาย

อัตราการจ่ายเงินตรงเวลา

การจ่ายเงินตรงกำหนดอย่างสม่ำเสมอช่วยหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมล่าช้าและการระงับวงเงินเครดิต พร้อมเพิ่มความพึงพอใจของคู่ค้าฝ่ายจัดซื้อ.

ผลลัพธ์จริงแตกต่างกันตามความซับซ้อนของกระบวนการและคุณภาพข้อมูล ตัวเลขเหล่านี้เป็นค่าการปรับปรุงที่พบได้โดยทั่วไปจากการนำ process mining ไปใช้กับกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ในหลายรูปแบบ.

ข้อมูลที่แนะนำ

เริ่มจากข้อมูลหลักเหล่านี้ เพื่อให้เห็นภาพกระบวนการได้ทันที.

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

แอตทริบิวต์

ข้อมูลสำคัญที่ควรบันทึกเพื่อใช้วิเคราะห์

รหัสเฉพาะที่กำหนดให้กับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นคีย์หลักที่ใช้เชื่อมกิจกรรมเจ้าหนี้ที่แยกจากกันให้เป็นกระบวนการเดียวกัน.

งานหรือการเปลี่ยนสถานะที่เกิดขึ้น.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้กำหนดลำดับและเส้นทางของกระบวนการในแผนผังกระบวนการ.

วันและเวลาที่เกิดกิจกรรม.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลารอบการทำงานและเวลานำ รวมถึงการระบุคอขวด.

หมายเลขบัญชีเฉพาะของผู้ขาย.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยแบ่งกลุ่มผลการดำเนินงานของกระบวนการตามผู้ขาย.

รหัสนิติบุคคลหรือบริษัทย่อย.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยเปรียบเทียบผลระหว่างหน่วยธุรกิจหรือประเทศต่างๆ.

มูลค่าเงินรวมของใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการวิเคราะห์ปริมาณค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงทางการเงิน.

วันที่ต้องชำระใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

เกณฑ์อ้างอิงสำหรับวัดผลการชำระเงินตรงเวลา.

หมายเลขอ้างอิงของใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการวิเคราะห์อัตราการจับคู่ในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการชำระเงิน.

รหัสของผู้ใช้ที่ทำกิจกรรมนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงานและการแบ่งแยกหน้าที่.

ชื่อองค์กรผู้ขาย.

เหตุผลที่สำคัญ

ให้ข้อมูลประกอบหมายเลขบัญชีผู้ขาย.

วันที่ที่ระบุในเอกสารใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้กำหนดจุดเริ่มต้นของระยะเวลาค้างชำระของใบแจ้งหนี้.

แผนกที่รับผิดชอบค่าใช้จ่าย.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยเจาะลึกข้อมูลตามหน่วยงานและวิเคราะห์ความรับผิดชอบ.

กิจกรรม

ขั้นตอนกระบวนการที่ควรติดตามและปรับปรุง

การสร้างระเบียนใบแจ้งหนี้ผู้ขายที่รอดำเนินการในระบบเป็นครั้งแรก เป็นจุดเริ่มต้นที่ใบแจ้งหนี้เข้าสู่เวิร์กโฟลว์ Dynamics 365 ไม่ว่าจะบันทึกด้วยตนเองหรือนำเข้าผ่าน data entity.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้กำหนดเวลาเริ่มต้นสำหรับคำนวณระยะเวลาดำเนินการของกระบวนการ ช่วยให้องค์กรวัดได้ว่าใบแจ้งหนี้อยู่ในระบบนานเท่าใดก่อนเริ่มประมวลผลหรือลงบัญชี.

ระบบเชื่อมรายการใบแจ้งหนี้กับ Purchase Order หรือ Product Receipt ได้สำเร็จ กิจกรรมนี้แสดงว่าได้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อแล้ว.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อ KPI อัตราการจับคู่ PO สำเร็จในครั้งแรก และช่วยแยกการประมวลผลที่ไม่ต้องทำด้วยตนเองออกจากใบแจ้งหนี้ที่ต้องให้พนักงานดำเนินการ.

อินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ของใบแจ้งหนี้ที่รอดำเนินการมีสถานะเสร็จสมบูรณ์หรืออนุมัติแล้ว ใบแจ้งหนี้พร้อมลงบัญชีแยกประเภท.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้คำนวณระยะเวลาเฉลี่ยในการอนุมัติ ความล่าช้าในขั้นตอนนี้ส่งผลโดยตรงต่อโอกาสรับส่วนลดจากการจ่ายเงินก่อนกำหนด.

ลงบัญชีใบแจ้งหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป เพื่อบันทึกหนี้สินในระบบ ระเบียนจะย้ายจากตารางรายการที่รอดำเนินการไปยังตารางธุรกรรมที่ลงบัญชีแล้ว.

เหตุผลที่สำคัญ

หมุดหมายสำคัญที่แสดงการรับรู้หนี้สินทางการเงิน กิจกรรมนี้ทำให้เลือกใบแจ้งหนี้ไปจ่ายเงินได้.

เลือกใบแจ้งหนี้และเพิ่มลงในรายการของสมุดรายวันการจ่ายเงิน แสดงความตั้งใจที่จะจ่ายเงินและมักเป็นจุดเริ่มต้นของเวิร์กโฟลว์ตรวจสอบการจ่ายเงิน.

เหตุผลที่สำคัญ

แสดงการเปลี่ยนจากการบันทึกหนี้สินไปสู่การดำเนินการจ่ายเงิน ใช้วัดระยะเวลาตั้งแต่เริ่มจนจบการจ่ายเงิน.

ระบบสร้างไฟล์จ่ายเงิน (EFT, ISO20022) หรือพิมพ์เช็ค จากนั้นสถานะการจ่ายเงินในรายการสมุดรายวันจะเปลี่ยนเป็น Sent หรือ Generated.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้กับ KPI ระยะเวลาตั้งแต่อนุมัติจนถึงดำเนินการเสร็จ และยืนยันว่าระบบสร้างคำสั่งจ่ายเงินแล้ว.

ลงบัญชีสมุดรายวันการจ่ายเงินในบัญชีแยกประเภททั่วไป เพื่อชำระใบแจ้งหนี้และล้างยอดคงเหลือของผู้ขาย ถือเป็นการสิ้นสุดกระบวนการทางการเงิน.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นกิจกรรมสุดท้ายสำหรับคำนวณระยะเวลาเฉลี่ยตั้งแต่ใบแจ้งหนี้จนถึงการจ่ายเงิน และยืนยันว่ารายการบัญชีสำหรับการลดลงของเงินสดเสร็จสมบูรณ์แล้ว.

คำถามที่พบบ่อย

process mining ช่วยปรับปรุงกระบวนการเจ้าหนี้ใน Microsoft Dynamics 365 ได้อย่างไร?

Process mining แสดงภาพกระบวนการจ่ายเงินทั้งหมด ตั้งแต่ได้รับใบแจ้งหนี้จนถึงชำระเงินเสร็จสิ้น ช่วยระบุคอขวดที่ชัดเจน เช่น การอนุมัติล่าช้าหรือการแก้ไขด้วยตนเองบ่อยครั้ง ซึ่งทำให้รอบการทำงานช้าลง เมื่อเห็นจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทีมจึงปรับปรุงได้ตรงจุดเพื่อเพิ่มผลิตภาพโดยรวม.

การดึงข้อมูลจาก Dynamics 365 ต้องทำขั้นตอนทางเทคนิคอะไรบ้าง?

โดยทั่วไป การดึงข้อมูลทำได้โดยเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล SQL หรือใช้บริการ OData เพื่อดึงบันทึกเหตุการณ์ คุณต้องส่งออกตารางที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมผู้ขาย ใบสั่งซื้อ และรายการบัญชีแยกประเภท โดยใช้ Invoice Number เป็นรหัสกรณีหลัก เครื่องมือ process mining ส่วนใหญ่มีตัวเชื่อมต่อที่เตรียมไว้สำหรับ Dynamics 365 เพื่อให้เชื่อมต่อระบบได้ง่ายขึ้น.

process mining ช่วยให้เราได้รับส่วนลดจากการจ่ายเงินก่อนกำหนดมากขึ้นได้หรือไม่?

ได้ เทคโนโลยีนี้ช่วยชี้ให้เห็นว่าใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ตรงไหนในสายการอนุมัติ ก่อนพ้นกำหนดรับส่วนลด คุณวิเคราะห์ระยะเวลาตั้งแต่บันทึกใบแจ้งหนี้จนถึงอนุมัติขั้นสุดท้าย เพื่อกำหนดเวลาจ่ายเงินแต่ละรอบให้เหมาะสม ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้บริหารจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงที่ให้ผลตอบแทนทางการเงินดีที่สุด.

โดยทั่วไปต้องใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเห็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้?

องค์กรส่วนใหญ่เห็นแผนผังกระบวนการชุดแรกได้ภายใน 2 ถึง 4 สัปดาห์หลังดึงข้อมูลครั้งแรกเสร็จ เมื่อจับคู่ข้อมูลจาก Dynamics 365 ให้อยู่ในรูปแบบบันทึกเหตุการณ์แล้ว ซอฟต์แวร์จะสร้างภาพแสดงผลโดยอัตโนมัติ ทีมจึงเริ่มจัดการคอขวดและปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ในเวลาไม่นาน.

เราตรวจพบเส้นทางอนุมัติที่ไม่เป็นมาตรฐานและความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้หรือไม่?

Process mining ช่วยค้นพบกระบวนการนอกแนวทางที่กำหนด ซึ่งมีการอนุมัติข้ามการควบคุมมาตรฐานขององค์กร เมื่อเปรียบเทียบขั้นตอนจริงกับแบบที่กำหนดไว้ คุณจะระบุได้ทุกกรณีที่มีการแก้ไขหรือข้ามขั้นตอนด้วยตนเอง ข้อมูลที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบนี้สำคัญต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดและลดความเสี่ยงจากการทุจริต.

process mining ใช้แทนซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้ที่เราใช้อยู่ได้หรือไม่?

ไม่ได้ process mining เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ที่ทำงานควบคู่กับระบบอัตโนมัติและระบบ ERP ที่คุณใช้อยู่ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติทำหน้าที่ดำเนินงาน ส่วน process mining ใช้ประเมินว่างานเหล่านั้นทำได้ดีเพียงใด ช่วยให้คุณระบุได้ว่าระบบอัตโนมัติส่วนใดทำงานไม่สำเร็จ หรือควรนำระบบอัตโนมัติมาใช้ตรงไหนจึงจะได้ผลที่สุด.

ต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้างเพื่อให้วิเคราะห์ได้ผล?

การสร้างแผนผังกระบวนการที่ถูกต้องต้องมี Invoice Number เป็นรหัสกรณี ชื่อกิจกรรม เช่น Invoice Received หรือ Payment Executed และเวลาที่เกิดเหตุการณ์แต่ละรายการอย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังใส่ข้อมูลประกอบ เช่น ชื่อผู้ขาย มูลค่าใบแจ้งหนี้ และรหัสแผนกได้ ข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านี้ช่วยให้กรองข้อมูลได้ละเอียดขึ้นและวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงได้เจาะจงกว่าเดิม.

ระบุสาเหตุที่แท้จริงของการจ่ายใบแจ้งหนี้ซ้ำได้หรือไม่?

Process mining ช่วยติดตามประวัติของหมายเลขใบแจ้งหนี้แต่ละรายการและแจ้งเตือนเมื่อพบลำดับที่เกิดซ้ำ คุณวิเคราะห์ขั้นตอนการบันทึกและตรวจสอบข้อมูลใน Dynamics 365 เพื่อระบุได้ว่ารายการซ้ำเกิดจากข้อผิดพลาดของระบบหรือการบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณปรับกฎตรวจสอบเพื่อป้องกันความสูญเสียทางการเงินในอนาคต.

เริ่มปรับปรุงกระบวนการชำระเงินเจ้าหนี้การค้าได้ทันที

ลดระยะเวลาของรอบกระบวนการลง 30 เปอร์เซ็นต์ และแก้ปัญหาความล่าช้าใน D365.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ตั้งค่าเสร็จใน 5 นาที.