Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Microsoft Dynamics 365
Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Ez a sablon útmutatást ad a Microsoft Dynamics 365-ben zajló, beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás elemzéséhez szükséges adatok kinyeréséhez. Bemutatja a gyűjtendő attribútumokat, a nyomon követendő tevékenységeket és az adatok kinyerésének gyakorlati lépéseit. Használja az útmutatót, hogy összegyűjtse a folyamat részletes elemzéséhez és fejlesztéséhez szükséges adatokat.
  • A részletes elemzéshez javasolt attribútumok
  • A számlafeldolgozás teljes életciklusa során követendő tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez a Microsoft Dynamics 365-ből
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás attribútumai

Ezeket az adatmezőket érdemes felvenni az eseménynaplóba a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás részletes elemzéséhez.
5 Kötelező 7 Javasolt 10 Nem kötelező
Név Leírás
Esemény időpontja
EventTime
Az adott tevékenység vagy esemény pontos időpontját jelző időbélyeg.
Leírás

Az esemény időpontja, vagyis az időbélyeg rögzíti a tevékenység pontos dátumát és időpontját. Ez az eseménynapló egyik alapvető eleme: megadja az események helyes sorrendjének meghatározásához és az időtartamok kiszámításához szükséges időadatokat.

Az elemzésben ez az időbélyeg szolgál minden időalapú mutató alapjául. Segítségével kiszámítható a tevékenységek időtartama, a különböző lépések közötti ciklusidő, például a jóváhagyási idő, valamint az egyes számlák teljes feldolgozási ideje. Az időbeli trendek elemzését is lehetővé teszi.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az események sorrendbe állításához, a ciklusidők és időtartamok kiszámításához, valamint a folyamat szűk keresztmetszeteinek feltárásához.

Hol szerezhető be?

Az adat több tábla különböző dátum- és időmezőiből származik, például a VendInvoiceInfoTable, a VendTrans vagy a munkafolyamat-előzményeket tároló táblák createdDateTime vagy modifiedDateTime mezőiből.

Példák
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Számlaszám
InvoiceNumber
Az egyes szállítói számlák egyedi azonosítója, amely a számla életciklusának nyomon követésére szolgáló elsődleges esetazonosító.
Leírás

A számlaszám az az egyedi kulcs, amely összekapcsolja az egy szállítói számlához tartozó összes tevékenységet. Segítségével a számla teljes útja nyomon követhető a beérkezéstől és a nyilvántartásba vételtől az egyeztetésen és a jóváhagyáson át a végső kifizetésig.

A process mining elemzésben ez az attribútum alapvető fontosságú. Ez határozza meg az esetet, és lehetővé teszi az egyes számlák folyamatának rekonstruálását. Így kiszámítható a teljes ciklusidő, azonosíthatók a folyamatváltozatok, és elemezhetők az egyes számlák jellemzői és eredményei.

Miért fontos?

Ez az alapvető esetazonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt, így minden egyes számla teljes életciklusa elemezhető.

Hol szerezhető be?

Ez jellemzően a fő szállítói számlatábla, például a VendInvoiceInfoTable Num mezőjében található.

Példák
SZ-10056773245-AUS-001-98432
Tevékenység neve
ActivityName
A számlafeldolgozás egy adott időpontjában végrehajtott üzleti esemény vagy feladat neve.
Leírás

A tevékenység neve a számlafolyamat egy adott lépését vagy állapotváltozását írja le, például: „Számla rögzítve”, „Számla jóváhagyásra elküldve” vagy „Kifizetés végrehajtva”. Ezek az adatok szükségesek a folyamattérkép elkészítéséhez és az események sorrendjének megértéséhez.

Az attribútum elemzésével feltárható a folyamat menete, azonosíthatók a gyakori útvonalak, és észrevehetők az eltérések vagy a szűk keresztmetszetek. Segítségével kiszámítható a tevékenységek közötti ciklusidő, például a jóváhagyástól a könyvelésig eltelt idő, valamint mérhető az egyes események, például az elutasítások vagy a fizetési zárolások gyakorisága.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamattérkép lépéseit, így megjeleníthető a folyamat menete, és elemezhetők a tevékenységek közötti átmenetek.

Hol szerezhető be?

Ez az attribútum jellemzően a számlafeldolgozáshoz kapcsolódó Dynamics 365-táblák állapotmezőiből, tranzakciótípusaiból vagy változásnapló-bejegyzéseiből állítható elő.

Példák
Számla jóváhagyásra elküldveEgyeztetési eltérés észlelveKifizetés végrehajtva
Adatok utolsó frissítése
LastDataUpdate
Az az időbélyeg, amely megmutatja, mikor frissítették utoljára a folyamat adatait a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti, mikor nyerték ki és frissítették utoljára az adatkészletet a Microsoft Dynamics 365 rendszerből. Egyetlen adatbetöltés során jellemzően minden rekordnál ugyanaz az érték.

Ez az információ segít a felhasználóknak megítélni az elemzett adatok frissességét. Megmutatja, mennyire aktuálisak a folyamatelemzés megállapításai, és szükséges az adatfrissítések ütemezéséhez, valamint az adatfolyamatok ellenőrzéséhez.

Miért fontos?

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok aktualitásáról, így tudják, mennyire friss az elemzés, és mikorra várható a következő adatfrissítés.

Hol szerezhető be?

Ezt az időbélyeget az adatkinyerési vagy ETL-folyamat hozza létre, és a futtatáskor hozzáadja az adatkészlethez.

Példák
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Forrásrendszer
SourceSystem
Az a nyilvántartási rendszer, amelyből az eseményadatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a forrásalkalmazást, ahonnan a tevékenység adatai származnak. Ennél a folyamatnál ez jellemzően a „Microsoft Dynamics 365”.

Több rendszerből álló környezetben, például külső OCR- vagy adatbeolvasó megoldás használatakor ez a mező segít megkülönböztetni, hogy a folyamat egyes lépései melyik rendszerben történnek. Egyértelművé teszi az adatok eredetét, és segít az adatkinyerési problémák elhárításában.

Miért fontos?

Fontos információt ad az adatok eredetéről, ami segíti az adatok ellenőrzését és a folyamatot támogató rendszerek megértését.

Hol szerezhető be?

Ez egy statikus érték, a „Microsoft Dynamics 365”, amelyet az adatátalakítás során adnak hozzá az adatkészlet forrásának megjelölésére.

Példák
Microsoft Dynamics 365
Befejezés időpontja
EndTime
Az a pontos időbélyeg, amely megadja, mikor fejeződött be egy adott tevékenység vagy esemény.
Leírás

A befejezés időpontja rögzíti, mikor ért véget egy tevékenység. A kezdési időponttal (EventTime) együtt pontosan kiszámítható, mennyi ideig tartott az egyes lépések végrehajtása.

Ez az attribútum elengedhetetlen az egyes tevékenységek ProcessingTime értékének kiszámításához, amely a teljesítményelemzés egyik fontos mutatója. Segít pontosan meghatározni, mely folyamatlépések veszik igénybe a legtöbb időt, így célzott fejlesztések indíthatók. Például megmérhető vele egy manuális kódolási vagy jóváhagyási lépés pontos időtartama.

Miért fontos?

Közvetlenül kiszámíthatóvá teszi a tevékenységek feldolgozási idejét, ami alapvető a folyamat legidőigényesebb lépéseinek feltárásához.

Hol szerezhető be?

A StartTime mezőhöz hasonlóan ez is különböző dátum- és időmezőkből származik. Egyes tevékenységeknél a következő tevékenység StartTime értéke lehet. Más esetekben egy külön „befejezés időpontja” időbélyegből származik.

Példák
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Beszállítói szám
VendorNumber
A számlát benyújtó eladó vagy beszállító egyedi azonosítója.
Leírás

A szállítói szám az a kód, amely egyedileg azonosítja a beszállítót a törzsadatokban. A számlatranzakciót egy adott beszállítóhoz kapcsolja, így lehetővé teszi a beszállítók szerinti elemzést.

Ez az attribútum elengedhetetlen ahhoz, hogy a folyamatadatokat beszállítók szerint lehessen szűrni. Segítségével olyan kérdésekre kaphat választ, mint például: „Mely beszállítóknál tart a legtovább a jóváhagyás?” vagy „Gyakrabban fordulnak elő egyeztetési eltérések bizonyos beszállítóknál?”. A beszállítók szerinti teljesítményelemzés feltárhatja az együttműködés és a folyamatfejlesztés lehetőségeit.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a beszállító szerinti szűrést és a kiváltó okok elemzését, így feltárhatók az egyes beszállítókhoz köthető teljesítményproblémák és mintázatok.

Hol szerezhető be?

Ez az adat jellemzően a szállítói számlák fejlécét tároló táblában található, például a VendInvoiceInfoTable táblában, amely a fő szállítói törzsadathoz, a VendTable táblához kapcsolódik.

Példák
V-1001V-2050V-8342
Felhasználó
User
A tevékenységet végrehajtó személy felhasználói azonosítója vagy neve.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a munkatársat vagy rendszerfelhasználót, aki egy adott folyamatlépésért felel. Automatizált lépéseknél ez lehet rendszer- vagy szolgáltatásfiók.

A felhasználók szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, feltárni a képzési igényeket, valamint összehasonlítani az egyének és csapatok teljesítményét. Különösen hasznos az újramunkálási körök elemzésénél, amikor a feladatok többször gazdát cserélnek, illetve annak megértéséhez, hogy a különböző felhasználók hogyan végzik el ugyanazt a feladatot.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a teljesítmény és a munkaterhelés felhasználó vagy csapat szerinti elemzését, valamint segít feltárni az automatizálás mértékét és az újramunkálás forrásait.

Hol szerezhető be?

A tranzakciós vagy munkafolyamat-előzményeket tároló táblák felhasználói azonosítóiból származik, például a createdby vagy modifiedby mezőből. Az adat a munkafolyamat nyomon követésére szolgáló táblákban is szerepelhet.

Példák
j.doea.smithAX_Admin
Fizetési határidő
PaymentDueDate
Az a dátum, ameddig a megállapodott fizetési feltételek szerint ki kell fizetni a számlát.
Leírás

A fizetési határidőt a számla dátuma és a beszállító fizetési feltételei alapján számítják ki. Ez a szerződéses fizetési határidő.

Ez a dátum alapvető a pénzügyi teljesítmény és a beszállítói kapcsolatok értékeléséhez. Az „Időben történő fizetések aránya” KPI kiszámításakor ezt vetik össze a tényleges „Fizetés végrehajtva” dátummal. Az elemzés feltárhatja a késedelmes fizetések rendszeres okait, amelyek ronthatják a beszállítói kapcsolatokat, vagy az idő előtti fizetéshez kapcsolódó kedvezmények elvesztéséhez vezethetnek.

Miért fontos?

Ez az időben történő fizetés mércéje, amely a pénzügyi helyzet és a beszállítói kapcsolatok egyik fontos KPI-ja.

Hol szerezhető be?

Ezt a dátumot gyakran a rendszer számítja ki, majd a szállítói tranzakciós táblában, például a VendTrans táblában tárolja a számla dátuma és a fizetési feltételek alapján.

Példák
2023-05-152023-06-302023-07-20
Megrendelésszám
PurchaseOrderNumber
Annak a megrendelésnek (PO) az azonosítója, amelyhez a számla tartozik.
Leírás

A megrendelésszám összekapcsolja a számlát az eredeti beszerzési bizonylattal. Ez elengedhetetlen azoknál a folyamatoknál, amelyekben a számlát a megrendeléssel (PO) vagy az áruátvétellel, esetleg mindkettővel egyeztetik.

Az attribútummal összehasonlíthatók a megrendeléshez kapcsolódó és az anélküli számlák, amelyek gyakran eltérő folyamatútvonalon haladnak. Segít felmérni az egyeztetés hatékonyságát, kivizsgálni az eltéréseket, valamint mérni, hogy a megrendeléshez kapcsolódó számlák milyen arányban mennek végig emberi beavatkozás nélkül a folyamaton.

Miért fontos?

Megkülönbözteti a megrendeléshez kapcsolódó és az anélküli számlákat. Ez a folyamatok eltérésének egyik fő oka, és az egyeztetés elemzéséhez is nélkülözhetetlen.

Hol szerezhető be?

A számla fejlécét tároló táblában található, például a VendInvoiceInfoTable táblában, gyakran a PurchId mezőben.

Példák
PO-001234PO-005678PO-009101
Számla állapota
InvoiceStatus
A számla aktuális állapota az adatok kinyerésének időpontjában.
Leírás

A számla állapota a számla életciklusának aktuális szakaszát jelzi, például „Jóváhagyásra vár”, „Jóváhagyva”, „Könyvelve” vagy „Kifizetve”. Így látható, hol tart a számla feldolgozása.

Ez az attribútum elsősorban olyan működési dashboardok készítésére szolgál, amelyek az aktuális munkaterhelést és a hátralékot mutatják. Segít a vezetőknek felmérni, hogy a folyamat egyes szakaszaiban hány számla van, így támogathatja az erőforrások elosztását és a működés nyomon követését. A „Számlafeldolgozás: átfutás és állapot” dashboard egyik alapadata.

Miért fontos?

Az összes számla aktuális állapotát mutatja. Ez elengedhetetlen a működés nyomon követéséhez, a munkaterhelés kezeléséhez és az aktuális szűk keresztmetszetek feltárásához.

Hol szerezhető be?

Ez az adat jellemzően a fő számlatáblában, például a VendInvoiceInfoTable táblában szereplő állapotmezőkből származik.

Példák
Jóváhagyásra várKönyvelveKifizetve
Számla összege
InvoiceAmount
A számla teljes összege.
Leírás

Ez az attribútum a szállítói számlán feltüntetett teljes fizetendő összeget jelöli. Minden ügyhöz alapvető pénzügyi adat.

A számla összege gyakran szolgál szűrési és elemzési szempontként. Megmutathatja, hogy a nagy összegű számlák jóváhagyása szigorúbb-e, vagy tovább tart-e a feldolgozásuk. A dashboardokon az összegek szerinti számlamennyiség elemzésére is használható, az adatok összesítésével pedig a vizsgált teljes költés is meghatározható.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a pénzügyi érték szerinti elemzést, így a folyamatfejlesztési erőfeszítések a nagy összegű számlákra összpontosíthatók, és feltárhatók a költségek fő mozgatórugói.

Hol szerezhető be?

A számla fejlécét tároló táblában található, például a VendInvoiceInfoTable táblában, az InvoiceAmount vagy az Amount mezőben.

Példák
1500.00250.7512500.50
Automatizált-e
IsAutomated
Jelzi, hogy a tevékenységet automatikusan a rendszer vagy manuálisan egy felhasználó hajtotta-e végre.
Leírás

Ez a logikai attribútum (true/false) különbözteti meg a rendszer által végrehajtott eseményeket a felhasználói feladatoktól. Például a számlaegyeztetés lehet automatizált, az eltérések kezelése viszont manuális.

Az attribútum elemzésével felmérhető a folyamat automatizáltsága. Segít mérni az automatizálási kezdeményezések eredményét, feltárni a még manuális szűk keresztmetszeteket, és azonosítani a további automatizálási lehetőségeket a hatékonyság növelése és a hibák csökkentése érdekében.

Miért fontos?

Segít felmérni a folyamat automatizáltságát, feltárni a manuális szűk keresztmetszeteket és azonosítani a hatékonyság növelésének lehetőségeit.

Hol szerezhető be?

Ez az érték jellemzően a „Felhasználó” attribútum alapján származtatható. Ha a felhasználó ismert rendszer- vagy szolgáltatásfiók, a jelző értéke true.

Példák
truefalse
Eltérés típusa
MatchingDiscrepancyType
A számla és a megrendelés egyeztetése során talált eltérés típusát jelöli.
Leírás

Ha a két- vagy háromoldalú egyeztetés során eltérés merül fel, ez az attribútum megadja a probléma jellegét, például „Áreltérés”, „Mennyiségi eltérés” vagy „Hiányzó áruátvétel”.

Ez az adat a „Egyeztetési eltérések megoldási ideje” dashboard egyik alapja. A különböző eltéréstípusok gyakoriságának elemzésével feltárhatók az egyeztetési hibák kiváltó okai. A gyakori áreltérések például elavult törzsadatokra, a mennyiségi eltérések pedig szállítási problémákra utalhatnak.

Miért fontos?

Kategorizálja az egyeztetési hibákat, így feltárhatók azok kiváltó okai, csökkenthető az eltérések aránya, és javítható az emberi beavatkozás nélküli feldolgozás aránya.

Hol szerezhető be?

Az adatot külön egyeztetési vagy kivételnapló-táblában tárolhatják, de az is előfordulhat, hogy az állapotüzenetekből vagy a munkafolyamat megjegyzéseiből kell származtatni.

Példák
ÁreltérésMennyiségi eltérésHiányzó áruátvétel
Elutasítás oka
RejectionReason
Az indok, amelyet a jóváhagyó a számla elutasításakor megad.
Leírás

Ha a számlát a jóváhagyási munkafolyamat során elutasítják, a jóváhagyó általában megadja az elutasítás okát. Ez az attribútum rögzíti a magyarázatot, amely lehet előre meghatározott kód vagy szabad szöveg.

Ez az adat a „Számlaelutasítások elemzése” dashboard egyik alapja. Segít feltárni az elutasítások kiváltó okait, például a „Hibás megrendelésszám”, „Duplikált számla” vagy „Áreltérés” esetét. Az okok elemzésével meghatározhatók azok a lépések, amelyekkel csökkenthető az elutasítások aránya.

Miért fontos?

Közvetlenül megmutatja, miért utasítják el a számlákat, így célzott intézkedésekkel csökkenthető az újramunkálás, és javítható az elsőre helyes feldolgozás aránya.

Hol szerezhető be?

Jellemzően a munkafolyamatot kezelő táblák megjegyzéseiben vagy előzménynaplóiban található.

Példák
Hibás mennyiségDuplikált számlaA jóváhagyási limit túllépve
Fizetési feltételek
PaymentTerms
A beszállítóval egyeztetett fizetési feltételek, például „30 napos fizetési határidő” vagy „2% kedvezmény 10 napon belül, fizetés 30 napon belül”.
Leírás

A fizetési feltételek rögzítik a beszállító kifizetéséről szóló megállapodást, beleértve a határidőt és az esetleges kedvezményeket. Az adat általában a szállítói törzsadatokból vagy a megrendelésből származik.

Ez az attribútum értelmezési keretet ad a fizetési határidőhöz és az időben történő fizetések arányát mérő KPI-hoz. Ha megvizsgálja, hogy bizonyos fizetési feltételek összefüggnek-e a késedelmes fizetésekkel, feltárhatja a működési problémákat. Az adat a pénzügyi tervezést és a forgótőke hatékony kezelését is segíti.

Miért fontos?

Értelmezési keretet ad a fizetési határidőkhöz, és segít elemezni a fizetés időzítésének pénzügyi hatását, valamint a kedvezmények igénybevételének arányát.

Hol szerezhető be?

Az adatot a szállítói törzsadatok között, a VendTable táblában tárolják, majd átmásolják a tranzakciós táblákba, például a VendInvoiceInfoTable táblába.

Példák
30 napos fizetési határidő60 napos fizetési határidő2% kedvezmény 10 napon belül, fizetés 30 napon belül
Fizetési zárolás oka
PaymentBlockReason
Az okkód, amely megmagyarázza, miért zárolták a számla kifizetését.
Leírás

A fizetési zárolás megakadályozza a számla kifizetését. Ez az attribútum rögzíti a zárolás okát, amely általában a felhasználó által kiválasztott szabványos kód, például „Vitatott díjak” vagy „Áruátvételre vár”.

Ez az attribútum elengedhetetlen a „Fizetési zárolások gyakorisága és időtartama” dashboardhoz. A leggyakoribb zárolási okok elemzése feltárhatja a P2P-folyamat mögöttes problémáit. Ezek megoldásával jelentősen csökkenthetők a fizetési késedelmek, és javíthatók a beszállítói kapcsolatok.

Miért fontos?

Megmutatja, miért késik szándékosan a fizetés, így feltárhatók és megoldhatók a fizetési zárolást okozó korábbi folyamatlépések problémái.

Hol szerezhető be?

Ez jellemzően a szállítói tranzakció vagy a számlarekord mezője, és gyakran a fizetési zárolás állapotához kapcsolódik. Keresse például a VendTrans táblában.

Példák
Minőségi kifogásJóváíró számlára várManuális zárolás
Időben történt-e a fizetés
IsOnTimePayment
Számított jelző, amely megmutatja, hogy a számlát a fizetési határidő napján vagy korábban fizették-e ki.
Leírás

Ez a logikai attribútum a „Fizetés végrehajtva” tevékenység időbélyegének és a fizetési határidőnek az összehasonlításából származik. Ha a fizetés dátuma nem későbbi a határidőnél, az érték true, ellenkező esetben false.

Ez az attribútum közvetlenül támogatja az „Időben történő fizetések aránya” KPI-t és a „Fizetési feltételeknek való megfelelés” dashboardot. Minden számlához egyértelmű, kétértékű eredményt ad, így könnyen kiszűrhetők a késedelmes fizetések, és beszállító, részleg vagy ország szerint vizsgálhatók a kiváltó okok.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a fizetési feltételeknek való megfelelést, egyszerűsíti az időben történő fizetések arányát mérő KPI kiszámítását és a kapcsolódó elemzéseket.

Hol szerezhető be?

Ezt az attribútumot az adatátalakítási rétegben számítják ki. A logika: („Fizetés végrehajtva” tevékenység időbélyege) <= (fizetési határidő).

Példák
truefalse
Részleg
Department
Az a költséghely vagy részleg, amelyhez a számlaköltségeket hozzárendelik.
Leírás

A részleg azonosítja azt az üzleti egységet vagy költséghelyet, amely a számlán szereplő kiadásért felel. Ezt általában a számla költséghelyhez rendelésekor határozzák meg.

A részleg szerinti elemzés segít megérteni, hogyan térnek el az egyes részlegek kiadásai, jóváhagyási idejei és megfelelése. Feltárható, hogy mely részlegeknél fordul elő a legtöbb kivétel a számlafeldolgozás során, illetve hol tartanak legtovább a jóváhagyási ciklusok. Az eredmények célzott tájékoztatást és képzést alapozhatnak meg.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a költségek és a folyamat részlegenkénti elemzését, és megmutatja a teljesítmény, valamint a megfelelés szervezeten belüli eltéréseit.

Hol szerezhető be?

A számlasorokhoz vagy a számlafejléchez kapcsolódó pénzügyi dimenziókból származik. Ehhez le kell kérdezni a dimenziókhoz kapcsolódó adatstruktúrákat.

Példák
ÉrtékesítésMarketingInformatikai működés
Számla pénzneme
InvoiceCurrency
A számla összegének pénznemkódja, például USD vagy EUR.
Leírás

A számla pénzneme jelzi, hogy milyen pénznemben adták meg a számla összegét. Ez fontos a több országban működő szervezetek számára, amelyek különböző országok beszállítóival dolgoznak.

Ez az attribútum értelmezési keretet ad a számla összegéhez, és szűrésre, illetve jelentések készítésére használható, különösen a nemzetközi működés elemzésekor. Segít helyesen értelmezni a pénzügyi értékeket, és lehetővé teszi a pénznem szerinti elemzést vagy az átváltást egy egységes jelentési pénznemre.

Miért fontos?

Értelmezési keretet ad a pénzügyi összegekhez, így a különböző régiók számlaértékei pontosan összehasonlíthatók és elemezhetők.

Hol szerezhető be?

A számla fejlécét tároló táblában, a számla összege mellett található, például a VendInvoiceInfoTable tábla CurrencyCode mezőjében.

Példák
USDEURGBP
Teljes átfutási idő
TotalCycleTime
Egy számla teljes, végpontok közötti feldolgozási ideje a beérkezéstől a kifizetésig.
Leírás

A teljes átfutási idő azt méri, mennyi időt tölt a számla a folyamatban. Az adott számlaszámhoz tartozó első tevékenység, például a „Számla rögzítve”, és az utolsó tevékenység, például a „Fizetés végrehajtva” közötti időtartamként számítják ki.

Ez a folyamat általános hatékonyságának mérésére szolgáló egyik fő KPI. Átfogó képet ad a teljesítményről, és a „Számlák teljes átfutási ideje” dashboardon használható. A mutató alakulásának elemzése és a beszállító vagy az összeg szerinti bontás segít feltárni a fejlesztési lehetőségeket.

Miért fontos?

A folyamat sebességét és hatékonyságát összegző fő KPI, amely minden számlánál összefoglalja a teljesítményt.

Hol szerezhető be?

Ezt az értéket az ügy szintjén számítja ki a process mining eszköz, vagy az adat-előkészítés során határozzák meg. Az egyes CaseId értékekhez tartozó első és utolsó esemény időbélyege közötti különbség.

Példák
P15DP22DT5H30MP7D
Vállalatkód
CompanyCode
A számlát feldolgozó szervezet jogi személyének vagy vállalatának azonosítója.
Leírás

A vállalatkód azt a konkrét jogi személyt jelöli, amely pénzügyileg felelős a számláért. Több vállalatból álló szervezetnél ez fontos adat a pénzügyi elemzéshez.

Az attribútummal a folyamat különböző jogi személyek szerint szűrhető és hasonlítható össze. Kiderülhet, hogy a csoport egyes vállalatainál eltér-e a folyamat teljesítménye, a szabályzat vagy a szűk keresztmetszet. Ez támogatja a helyi igényekre szabott folyamatfejlesztést.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat jogi személyenkénti elemzését, ami különösen fontos a nagy, több vállalatból álló szervezeteknél.

Hol szerezhető be?

A Dynamics 365 legtöbb pénzügyi táblájában megtalálható szabványos mező, gyakran DataAreaId néven.

Példák
USMFDEMFGBSI
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás tevékenységei

Ezeket a folyamatlépéseket és mérföldköveket rögzítse az eseménynaplóban, hogy pontosan feltárhassa és elemezhesse a számlafeldolgozási munkafolyamatot.
6 Javasolt 8 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Kifizetés végrehajtva
Ez az utolsó tevékenység: a fizetési napló könyvelése létrehozza a kifizetést, és rendezi a számlát. Ez a külön rögzített tranzakciós esemény zárja le a számla életciklusát.
Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli a számlától a kifizetésig tartó folyamat sikeres végét. Ez az „Határidőre teljesített kifizetések aránya” KPI és a teljes átfutási idő mérésének alapja.

Hol szerezhető be?

Ez a fizetési napló könyveléséből származó, kifejezetten rögzített esemény. A kifizetés és a számla kapcsolatát a rendezési információ rögzíti, például a VendSettlement táblában.

Rögzítés

A szállítói tranzakciót rendező fizetési napló könyvelésének időbélyege.

Eseménytípus explicit
Számla egyeztetve a megrendeléssel
Az egyeztetés sikeres befejezését jelzi: a számla adatai megegyeznek a megrendelés és az áruátvétel adataival. Az esemény abból következtethető ki, hogy a számla egyeztetési állapota „Sikeres” értékre vált.
Miért fontos?

A sikeres egyeztetés fontos mérföldkő a megrendeléshez kapcsolódó számláknál, mert a kifizetés előtt igazolja a számlázott összeget. Az egyeztetés hatékonyságának és automatizáltságának méréséhez is szükséges.

Hol szerezhető be?

A szállítói számla fejlécében vagy soraiban található egyeztetési állapotmező (például VendInvoiceInfoTable) „Sikeres” vagy „Egyeztetés sikeres” értékre történő frissítéséből következtethető ki.

Rögzítés

Az egyeztetés ellenőrzési adataiban a „Sikeres” állapotra váltás időbélyege.

Eseménytípus inferred
Számla jóváhagyásra elküldve
Ez a tevékenység jelöli, hogy a számlát hivatalosan beküldték egy ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatba. A Dynamics 365 munkafolyamat-kezelője külön eseményként rögzíti a beküldést.
Miért fontos?

Ez a teljes jóváhagyási ciklus mérésének kezdőpontja. Segít megállapítani, mennyi ideig várakoznak a számlák a jóváhagyási folyamat megkezdése előtt, és ez indítja el a jóváhagyáshoz kapcsolódó KPI-k mérését.

Hol szerezhető be?

Ez a munkafolyamat-előzményeket tároló táblákban (például WorkflowTrackingStatusTable) rögzített esemény, amely akkor keletkezik, amikor egy számlát beküldenek egy munkafolyamatba.

Rögzítés

A munkafolyamat-előzményekben szereplő beküldési rekord létrehozásának időbélyege.

Eseménytípus explicit
Számla jóváhagyva
A számla munkafolyamaton belüli végleges, sikeres jóváhagyását jelzi, amely lehetővé teszi a könyvelést és a kifizetést. A munkafolyamat-kezelő a folyamat befejezésekor külön eseményként rögzíti.
Miért fontos?

Ez a jóváhagyási folyamat fontos mérföldköve és lezárása. A „Számla jóváhagyásra elküldve” eseménytől eddig a pontig eltelt idő a jóváhagyás hatékonyságának fontos mérőszáma, és segít feltárni a szűk keresztmetszeteket.

Hol szerezhető be?

Ez a munkafolyamat-előzményeket tároló táblákban (például WorkflowTrackingStatusTable) rögzített esemény, amely akkor keletkezik, amikor a munkafolyamat állapota „Jóváhagyva” értékre vált.

Rögzítés

A munkafolyamat-előzményekben szereplő „Jóváhagyva” állapotbejegyzés időbélyege.

Eseménytípus explicit
Számla könyvelve
Ez a hivatalos könyvelési esemény, amelynek során a jóváhagyott számlát rögzítik a főkönyvben, és kötelezettség keletkezik. A rendszer ezt külön tranzakciós eseményként rögzíti.
Miért fontos?

A könyvelés a kifizetés előtti utolsó lépés, és fontos pénzügyi ellenőrzési pont. A „Számla jóváhagyva” és a „Számla könyvelve” esemény közötti idő a záró könyvelési lépések hatékonyságát mutatja.

Hol szerezhető be?

Ez a VendTrans táblában létrehozott könyvelt szállítói tranzakcióból, valamint a kapcsolódó GeneralJournalEntry és LedgerEntry rekordokból származó, kifejezetten rögzített esemény.

Rögzítés

A szállítói tranzakciókat tároló táblában (VendTrans) szereplő rekord létrehozásának időbélyege.

Eseménytípus explicit
Számla rögzítve
A számla első rendszerbeli rögzítésekor létrejön egy előzetes rekord, amelyet később töltenek fel a teljes adatokkal. A tevékenység akkor rögzíthető, amikor új rekord jön létre a szállítói számlák nyilvántartási naplójában.
Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli a számlafeldolgozás hivatalos kezdetét. Az ettől a ponttól eltelt idő megmutatja a teljes feldolgozási időt, és segít feltárni a folyamat elején jelentkező késéseket.

Hol szerezhető be?

Ez a szállítói számlák nyilvántartásában létrehozott rekordból származó, kifejezetten rögzített esemény. A rekord jellemzően a VendInvoiceRegisterJournalTable vagy egy hasonló, függő számlákat tároló táblában található.

Rögzítés

A szállítói számlák nyilvántartási naplójában szereplő rekord létrehozásának időbélyege.

Eseménytípus explicit
Egyeztetési eltérés észlelve
Ez a tevékenység akkor következik be, ha a számla, a megrendelés vagy az áruátvétel adatainak eltérése miatt az egyeztetés sikertelen. Akkor rögzíthető, amikor a számla egyeztetési állapota „Sikertelen” vagy „Eltérés” értékre vált.
Miért fontos?

Az eltérések időpontjának és okának feltárása szükséges az „Egyeztetési eltérések aránya” KPI méréséhez. Ez a tevékenység jelöli a probléma megoldásának kezdetét, amely gyakran jelentős késéseket okoz.

Hol szerezhető be?

A szállítói számla egyeztetési állapotmezőjének (például VendInvoiceInfoTable) „Sikertelen” értékre frissítéséből következtethető ki. A sikertelenség oka is gyakran rögzítve van.

Rögzítés

Az egyeztetés során a „Sikertelen” vagy „Eltérés” állapotra váltás időbélyege.

Eseménytípus inferred
Egyeztetési eltérés kezelve
A korábban feltárt egyeztetési eltérés megoldását jelzi, amely után a számla továbbhaladhat a folyamatban. Akkor következtethető ki, ha a „Sikertelen” egyeztetési állapotú számlát sikeresen újraegyeztetik, vagy kézi felülbírálással továbbengedik.
Miért fontos?

Ez a tevékenység zárja le az eltéréskezelési részfolyamatot. Az „Egyeztetési eltérés észlelve” esemény és e tevékenység közötti idő fontos KPI az eltéréskezelés hatékonyságának méréséhez.

Hol szerezhető be?

Akkor következtethető ki, ha ugyanahhoz a számlához az „Egyeztetési eltérés észlelve” esemény után sikeres egyeztetési esemény („Számla egyeztetve a megrendeléssel”) tartozik.

Rögzítés

Keresse meg azt az időbélyeget, amikor az egyeztetési állapot „Sikeres” értékre vált, és amelyet megelőz egy „Sikertelen” állapotú időbélyeg.

Eseménytípus inferred
Fizetési zárolás beállítva
Ez a tevékenység akkor következik be, amikor zárolják a számlát, így az nem fizethető ki. A könyvelt számlarekord fizetési zárolásának vagy visszatartásának állapotmezőjében bekövetkező változás rögzíti az eseményt.
Miért fontos?

A fizetési zárolások gyakran okoznak késedelmes kifizetést. A zárolások időpontjának és okának elemzése segít javítani a határidőre történő fizetést és a beszállítói kapcsolatokat.

Hol szerezhető be?

A könyvelt szállítói tranzakció (VendTrans) fizetési visszatartási vagy zárolási mezőjének változásából következtethető ki. Az időbélyeg a változásnaplóból nyerhető ki.

Rögzítés

A szállítói tranzakció fizetési zárolását beállító módosítás időbélyege.

Eseménytípus inferred
Fizetési zárolás feloldva
A fizetési visszatartás megszüntetését jelzi, amely után a számla bekerülhet a fizetési ütemezésbe. Akkor rögzíthető, amikor a fizetési zárolás mezőjét törlik, vagy a számla zárolt állapota megszűnik.
Miért fontos?

Azt méri, mennyi idő alatt oldják meg a fizetési visszatartást okozó problémákat. A zárolás beállítása és feloldása közötti hosszú idő a problémamegoldás hatékonysági hiányosságaira utal.

Hol szerezhető be?

A könyvelt szállítói tranzakció (VendTrans) fizetési visszatartási vagy zárolási mezőjét törlő módosításból következtethető ki. Az időbélyeg a változásnaplóból nyerhető ki.

Rögzítés

A szállítói tranzakció fizetési zárolását törlő módosítás időbélyege.

Eseménytípus inferred
Kifizetés ütemezve
Ez a tevékenység akkor következik be, amikor a könyvelt számla bekerül egy fizetési javaslatba vagy fizetési naplóba, de a kifizetés még nem történt meg. A fizetési naplósor létrehozása külön rögzített művelet.
Miért fontos?

Ez jelöli az átmenetet a szállítói tartozások kezelésétől a treasury működéséig. Ennek a lépésnek az elemzése feltárhatja a számla könyvelése és a kifizetés elindítása közötti késéseket.

Hol szerezhető be?

Ez a könyvelt szállítói tranzakciót rendező fizetési napló (LedgerJournalTrans) sorának létrehozásából származó, kifejezetten rögzített esemény.

Rögzítés

A számlára hivatkozó fizetési naplósor létrehozásának időbélyege.

Eseménytípus explicit
Számla elutasítva
Azt jelzi, hogy a jóváhagyó elutasította a számlát, ezzel megállította a folyamatot, és általában javításra visszaküldte. A munkafolyamat-kezelő külön eseményként rögzíti az elutasítást.
Miért fontos?

Az elutasítások nyomon követése segít számszerűsíteni az ismételt munkát, és feltárni a gyakori elutasítási okokat, például a hibás kontírozást vagy a szabályzat megsértését. Ez közvetlenül támogatja az „Elutasított számlák aránya” KPI mérését.

Hol szerezhető be?

Ez a munkafolyamat-előzményeket tároló táblákban (például WorkflowTrackingStatusTable) rögzített esemény, amely akkor keletkezik, amikor a munkafolyamat állapota „Elutasítva” vagy „Megszakítva” értékre vált.

Rögzítés

A munkafolyamat-előzményekben szereplő „Elutasítva” állapotbejegyzés időbélyege.

Eseménytípus explicit
Számlaadatok rögzítve
A számla adatbevitelének befejezését jelzi. Ez magában foglalja a fejléc és a számlasorok adatait, és az egyeztetés vagy jóváhagyás előtt történik. Az esemény gyakran abból következtethető ki, hogy a számlarekord állapota „új” vagy „rögzített” értékről „feldolgozásra kész” állapotra vált.
Miért fontos?

A tevékenység nyomon követésével mérhető az adatbevitel hatékonysága, akár kézi, akár automatizált (OCR) módon történik. Az itt jelentkező késések az egész folyamatra kihatnak.

Hol szerezhető be?

A függő szállítói számlarekord (például VendInvoiceInfoTable) állapotváltozásából következtethető ki. Az esemény akkor következik be, amikor minden kötelező mező kitöltött, és a számla készen áll a következő lépésre.

Rögzítés

Észlelje a függő számlákat tároló tábla állapotváltozását, amely az adatbevitel befejezését jelzi.

Eseménytípus inferred
Számlakontírozás kész
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a főkönyvi számlákhoz tartozó felosztásokat hozzárendelték a számlasorokhoz. Az esemény jellemzően a számlához kapcsolódó főkönyvi felosztások létrehozásából vagy véglegesítéséből következtethető ki.
Miért fontos?

A kontírozás a pénzügyi pontosság egyik alapfeltétele. A számlák kontírozásához szükséges idő mérése segít feltárni a könyvelési ellenőrzés szűk keresztmetszeteit, és támogatja az „Átlagos idő az adatrögzítéstől a kontírozásig” KPI mérését.

Hol szerezhető be?

A függő szállítói számlához kapcsolódó könyvelési felosztási táblák (például AccountingDistribution) rekordjainak létrehozásából és ellenőrzéséből következtethető ki.

Rögzítés

Az az időbélyeg, amikor a számla könyvelési felosztásait mentik és ellenőrzik.

Eseménytípus inferred
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése a Microsoft Dynamics 365-ből

Kezdje el most?

Használja ezt a sablont a process mining bevezetésének elindításához, és tárja fel, hogyan teheti gyorsabbá és pontosabbá a számlafeldolgozást. Kezdje el még ma fejleszteni a működését.

Kezdje el még ma fejleszteni a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozást

Tárja fel a hatékonysági problémákat, és csökkentse legalább 30%-kal a számlák átfutási idejét.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Percek alatt elkezdheti.