Üzletifolyamat-tervezés | ProcessMind

A folyamatmodell láthatóvá teszi a munka tervezett menetét. Közös hivatkozási alapot ad a csapatnak a tevékenységek, döntések, átadások és felelősségek megbeszéléséhez.

Ez az alap akkor is hasznos, ha még nincs elemezhető adatuk. Segít rögzíteni a csapat tudását, összegyűjteni a tisztázandó kérdéseket és meghatározni a folyamat határait. A modell a közösen elfogadott tervet rögzíti, nem állítja, hogy minden eset pontosan ezt követi.

Hívja össze azokat, akik ismerik a munkát és az azt támogató rendszereket:

Folyamatgazda: Meghatározza a folyamat határait, megerősíti a tervezett működést, és tisztázza a felelősségi körökkel, illetve a szabályokkal kapcsolatos kérdéseket. Elemző: Vezeti a megbeszélést, rögzíti a folyamat menetét, és gondoskodik a modell érthetőségéről és következetességéről. IT: Elmagyarázza a munka menetét befolyásoló rendszerlépéseket, adatokat és technikai korlátokat.

Vonjon be további szakértőket is, ha a folyamat több csapatot érint, vagy speciális szaktudást igényel. Már az első egyeztetésen is készíthetnek hasznos modellt anélkül, hogy minden kivételt dokumentálnának.

Akkor kezdje a tervezéssel, ha meg kell határozni, hogyan működjön a folyamat. Egyezzenek meg a hatókörben és a konvenciókban, majd készítsék el és tekintsék át a modellt. Ha már rendelkezésre állnak eseményadatok, a Process Mining segítségével összevetheti a rögzített munkát a tervezett folyamattal.

A két megközelítés más-más kérdésre ad választ:

Folyamat tervezése: Hogyan kellene működnie a folyamatnak? Process Mining: Mit mutatnak a rendelkezésre álló eseményadatok a folyamat tényleges működéséről?

Az első modell elkészítéséhez nincs szükség eseményadatokra. Amikor készen áll a végrehajtás elemzésére, az elfogadott terv egyértelmű viszonyítási alapot ad a csapatnak.

Mielőtt nagy modellkönyvtárat építene, állapodjanak meg néhány konvencióban. Igazítsa ezeket a folyamattájhoz és a dokumentációs szabályokhoz.

Használja következetesen a BPMN 2.0-t. A tevékenységek, események, döntések és folyamatkapcsolatok minden modellben ugyanazt jelentsék. Válasszon egyértelmű neveket. Kövesse a szervezet elnevezési szabályait, és alkalmazza őket következetesen. Határozza meg a megfelelő részletezettséget. A magas szintű modellek a fő szakaszokra összpontosítsanak. Az alsóbb szintű modellekben akkor adjon hozzá részleteket, ha az olvasóknak szükségük van rájuk. Jelölje ki a folyamat határait. Legyen egyértelmű, hol kezdődik és végződik a folyamat, illetve mi nem tartozik bele. Tüntesse fel a felelősségeket és az átadásokat. A sávokkal és más releváns BPMN-elemekkel tegye láthatóvá a felelősségi köröket. Tekintsék át a modellt azokkal, akik végzik a munkát. Mielőtt hivatkozási alapként használnák, ellenőrizzék, hogy a közösen elfogadott szándékot tükrözi-e. Tartsa naprakészen a modellt, ahogy változik a munka. Jelöljön ki felelőst a frissítésekre, hogy a közös nézet mindig aktuális legyen.

Válasszon ki egy folyamatot, és szervezzen célzott egyeztetést. Rögzítse a fő folyamatmenetet, majd az érintettekkel együtt pontosítsa a modellt.

Határozza meg a hatókört. Egyezzenek meg a folyamat nevében, kezdő- és végpontjában, valamint a részletezettségben. Rajzolja fel a fő folyamatmenetet. Azonosítsa a fő tevékenységeket, döntéseket, eseményeket és átadásokat. Alkalmazza a közös konvenciókat. Kövesse a szervezet által elfogadott elnevezési és részletezettségi szabályokat. Tekintsék át a modellt. Kérje meg a folyamatgazdát, az elemzőt, az IT képviselőjét és az érintett szakértőket, hogy tisztázzák a hiányosságokat és az eltérő véleményeket. Mentse el az elfogadott változatot. Tárolja olyan helyen, ahol a csapat megtalálja, és frissítse, ha változik a folyamat.

A ProcessMind böngészőből használható BPMN 2.0 modellezőt biztosít a modellek elkészítéséhez és áttekintéséhez. BPMN 2.0 fájlokat importálhat és exportálhat is.

Ismerje meg a BPMN modellező funkcióit

Az egységesítés közös döntésekkel kezdődik: hogyan nevezik el a folyamatokat, milyen részletes legyen egy-egy modell, és mely BPMN 2.0 elemekkel írják le a munkát.

Ha a csapatok következetesen alkalmazzák ezeket a döntéseket, könnyebben összevethetik a modelleket és megtalálhatják a kapcsolódó folyamatokat. A közös folyamatkönyvtárban mindig megtalálható az elfogadott legfrissebb változat, így nincs szükség külön fájlokra vagy személyes jegyzetekre.

Az egységesítés nem jelenti azt, hogy minden csapatnak pontosan ugyanúgy kell dolgoznia. Közös szerkezetet ad a különbségek dokumentálásához és a megosztható gyakorlatok kiválasztásához.

Miután a folyamatgazda és a csapat elfogadta a tervet, a modellt egy nagyobb folyamatkönyvtárban tarthatja karban. Ha később eseményadatok is rendelkezésre állnak, a Process Mining segítségével összevetheti a tényleges működést a tervezett folyamattal. A dashboardok és KPI-k segítenek áttekinteni a teljesítményt, a szimulációval pedig különböző forgatókönyveket vizsgálhat meg.

Kezdje a tervezéssel, és akkor kapcsolja be az elemzést, amikor készen áll rá.

Ismerje meg a vállalati folyamattájat

A BPMN 2.0 gyakorlati bemutatásáért olvassa el, mit jelent a BPMN 2.0 a folyamatmodellezésben. Az első modell elkészítése előtt a BPMN-diagram összeállításának lépéseit is áttekintheti.