Record to Report könyvelésitétel-adatsablon

Az esemény időpontja pontos dátum- és időadat, amely rögzíti, mikor történt egy tevékenység. Ez az adat elengedhetetlen az események helyes sorrendbe állításához és minden időalapú elemzéshez.

A process mining során ebből számítható ki a tevékenységek közötti időtartam, az esetek teljes ciklusideje és a várakozási idő. Nélkülözhetetlen a ciklusidőket elemző dashboardokhoz, például a „Journal Entry Approval Cycle Time” és a „Document Attachment Lag Time” dashboardhoz. Az adatok alapján azonosíthatók a folyamat késedelmei és hatékonysági problémái is.

Ez az időbélyeg szükséges az időtartamok kiszámításához, az események helyes sorrendbe állításához és a folyamat teljesítményének időbeli elemzéséhez.

A Workiva tranzakciós vagy naplótábláiban ezt az adatot rendszerint minden esemény vagy állapotváltozás mellett tárolják.

A naplóbejegyzés azonosítója egyedileg követi az adott pénzügyi tranzakciókhoz kapcsolódó összes tevékenységet és eseményt a létrehozástól a végső könyvelésig és egyeztetésig. Az azonosító egyetlen folyamatpéldányba kapcsolja össze a lépéseket, például a létrehozást, a beküldést, az ellenőrzést, a jóváhagyást és a könyvelést.

A process mining során ez az attribútum alapvető az egyes naplóbejegyzések teljes folyamatának rekonstruálásához. Segítségével bejegyzésenként elemezhetők a folyamatváltozatok, a ciklusidők és az újramunkálási ciklusok, így jól látható, hogyan haladnak végig az egyes bejegyzések a rendszeren.

Ez az alapvető azonosító a naplóbejegyzés teljes életútjának követéséhez, valamint a folyamatmenet, az időtartam és az eltérések elemzéséhez.

Ez a naplóbejegyzés Workiva-rekordjának elsődleges kulcsa. A konkrét tábláról vagy API-végpontról a Workiva dokumentációjában tájékozódhat.

Ez az attribútum a naplóbejegyzés életútjának egy adott pontján végrehajtott tevékenységet írja le. Olyan fontos mérföldköveket rögzít, mint a „Journal Entry Created”, a „Journal Entry Submitted for Review”, a „Journal Entry Approved” és a „Journal Entry Posted to GL”.

Ezeknek a tevékenységeknek a sorrendje és gyakorisága a process mining alapja. Segítségével megjeleníthető a folyamatmenet, azonosíthatók a gyakori és ritka útvonalak (változatok), valamint feltárhatók azok a szűk keresztmetszetek, ahol a bejegyzések a legtöbb időt töltik. Az attribútum a KPI-k, például a jóváhagyási ciklusidő kezdő- és végpontjának meghatározására is használható.

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető a naplóbejegyzések munkafolyamata, valamint azonosíthatók a szűk keresztmetszetek.

Általában a Workiva eseménynaplóiból vagy állapotváltozási rekordjaiból származik. Előfordulhat, hogy a rendszer állapotkódjait vagy eseményleírásait kell megfeleltetni a megfelelő mezőnek.

Ez az attribútum azonosítja azt a forrásalkalmazást, ahonnan a folyamatadatok származnak. Ebben az elemzésben az értéke mindig „Workiva”.

Egyetlen rendszer elemzésekor ez az adat állandónak tűnhet, de fontos metaadat az adatirányítás és a nyomon követhetőség szempontjából. Nagyobb vállalatoknál a folyamatok gyakran több rendszeren ívelnek át. Ilyenkor ez a mező segít megérteni az adatok teljes útját, és pontosan összekapcsolni a különböző forrásokból származó adatokat.

Segít nyomon követni az adatok eredetét, és megmutatja, honnan származnak a folyamatadatok, különösen több rendszert használó környezetben.

Ez rendszerint az adatkinyerés és -átalakítás során hozzáadott, állandó érték, amely az adatok forrását jelöli.

Ez az attribútum rögzíti a Workiva rendszerből végzett legutóbbi adatkinyerés dátumát és időpontját. Megmutatja, mennyire frissek az elemzett adatok.

A folyamatokat elemző dashboardokon ez az információ segít a felhasználóknak megérteni, mennyire aktuálisak az eredmények. Láthatóvá teszi, hogy valós idejű adatokat vagy egy adott időpontban készült pillanatképet néznek-e, ami fontos a megalapozott működési döntésekhez.

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok aktualitásáról, így megítélhetik, hogy az elemzés a folyamat legfrissebb állapotát mutatja-e.

Ez az időbélyeg az adatkinyerés, -átalakítás és -betöltés (ETL) során jön létre és kerül tárolásra.

Ez az attribútum azonosítja az adott tevékenységért felelős személyt, például a naplóbejegyzés készítőjét, ellenőrét vagy jóváhagyóját. Értéke lehet egyedi felhasználói azonosító, név vagy e-mail-cím.

A felhasználók szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, a teljesítményt és a megfelelést. A „Journal Entry Workload Distribution” és a „Journal Entry Rejection Analysis” dashboard például a tevékenységeket felhasználónként bontja le, így feltárhatók a képzési igények és az erőforrások egyenlőtlen eloszlása.

Segítségével elemezhető a munkaterhelés eloszlása, azonosíthatók a kiemelkedően teljesítők, és feltárhatók az egyes felhasználókhoz kötődő problémák vagy szűk keresztmetszetek.

Ez az adat rendszerint a Workiva eseménynaplóiban vagy tranzakciós naplóiban érhető el, az egyes rögzített tevékenységekhez kapcsolva.

Ez az attribútum a naplóbejegyzés aktuális állapotát jelzi, például „Draft”, „Submitted for Approval”, „Approved”, „Posted” vagy „Rejected”. Az adatkinyerés időpontjában mutatja a bejegyzés állapotát.

Ez az adat elengedhetetlen a működés nyomon követéséhez, és a „Current Journal Entry Status Overview” dashboard alapja. Segítségével a vezetők áttekinthetik az aktuális munkaterhelést és a folyamat egyes szakaszaiban felhalmozódott hátralékot, ami támogatja az erőforrások elosztását és a feladatok rangsorolását.

Megmutatja a naplóbejegyzések aktuális helyét a folyamatban, ami segíti a működés nyomon követését és a hátralék kezelését.

Ez a Workiva naplóbejegyzés-fejlécének szabványos mezője, amely az aktuális állapotot mutatja.

Ez az attribútum a naplóbejegyzéshez kapcsolódó elsődleges pénzügyi értéket jelöli. Lehet a tartozik oldal összege, amelynek meg kell egyeznie a követel oldal összegével.

A folyamat pénzügyi érték szerinti elemzése fontos mintázatokat tárhat fel. A nagy összegű naplóbejegyzéseket például alaposabban ellenőrizhetik, és szigorúbb jóváhagyási útvonalon kezelhetik. Az attribútum a dashboardok szűrésére is használható, így megvizsgálható, hogy az összeg összefügg-e a feldolgozási idővel, az újramunkálási aránnyal vagy a jóváhagyás késedelmével.

Lehetővé teszi a pénzügyi hatás szerinti elemzést, és segít megállapítani, hogy a nagy összegű bejegyzéseket másként dolgozzák-e fel, illetve gyakrabban késnek-e.

Ez a Workiva naplóbejegyzés-fejlécének alapvető mezője.

Ez az attribútum üzleti céljuk szerint sorolja kategóriákba a naplóbejegyzéseket. A gyakori típusok közé tartoznak a szokásos tranzakciók normál bejegyzései, a bevételek és ráfordítások elszámolására szolgáló elhatárolások, az átsorolások és a helyesbítések.

Ez a dimenzió fontos az összehasonlító elemzéshez. Segítségével típus szerint szűrheti a folyamatot, és megvizsgálhatja, hogy bizonyos bejegyzések feldolgozása tovább tart-e, gyakrabban utasítják-e el őket, vagy más útvonalon haladnak-e. A „Journal Entry Reversal Rate Trend” dashboard például típusonként elemzi a sztornókat, így feltárhatók az egyes könyvelési gyakorlatokhoz kötődő problémák.

Lehetővé teszi a folyamat típus szerinti bontását, így megállapítható, hogy egyes bejegyzéstípusok több késedelmet, újramunkálást vagy eltérést okoznak-e.

Ez valószínűleg a Workiva naplóbejegyzés-fejlécének szabványos mezője.

Ez az attribútum azonosítja a naplóbejegyzéshez kapcsolódó szervezeti egységet, például a pénzügyet, az értékesítést vagy a marketinget. Az egységet gyakran a költséghely vagy a bejegyzést készítő felhasználó alapján határozzák meg.

A folyamat szervezeti egység szerinti elemzésével összehasonlítható a teljesítmény a szervezet különböző részei között. Kiderülhet, mely egységek folyamatai a leghatékonyabbak, hol a legmagasabb az újramunkálási arány, illetve hol tartanak legtovább a jóváhagyások. Az eredmények segítenek a bevált gyakorlatok megosztásában és a célzott támogatásban.

Lehetővé teszi a különböző üzleti egységek teljesítményének összehasonlítását, és segít feltárni az egyes szervezeti egységekre jellemző problémákat vagy bevált gyakorlatokat.

Ez az adat valószínűleg a naplóbejegyzés fejlécében található, esetleg a készítő felhasználói profiljához kapcsolva vagy költséghelyként megadva.

Ez a logikai attribútum megkülönbözteti a rendszer által automatikusan végrehajtott tevékenységeket, például az „Automated Validation Run” eseményt, a felhasználó által végzett műveletektől, például a „Journal Entry Reviewed” tevékenységtől.

Ez a különbségtétel fontos a folyamat hatékonyságának és az automatizálási lehetőségeknek a pontos méréséhez. Segítségével elkülöníthetők az emberi munkához és a rendszerhez kapcsolódó szűk keresztmetszetek, valamint kiszámítható a folyamat tényleges kézi munkaigénye. Az attribútum az automatizálás növelését és a kézi beavatkozások csökkentését célzó kezdeményezésekhez is hasznos.

Segít elkülöníteni a rendszer és az emberek tevékenységeit, ami szükséges az automatizáltság elemzéséhez és a kézi munka szűk keresztmetszeteinek feltárásához.

Ez gyakran származtatott attribútum. Meghatározható például úgy, hogy ellenőrzi, a tevékenységhez tartozó „User” rendszer- vagy szolgáltatásfiók-e, illetve hogy a tevékenység neve utal-e automatizálásra.

A befejezési idő a tevékenység lezárásának pontos időpontját rögzíti. Sok folyamatesemény azonnali, ezért csak kezdési idő tartozik hozzá. Más tevékenységeknek mérhető időtartamuk van, például az ellenőrzésnek, amely akkor kezdődik, amikor a felhasználó megnyitja a feladatot, és akkor ér véget, amikor beküldi.

Ez az attribútum elsősorban a tevékenység feldolgozási idejének, vagyis az aktív munkával töltött időnek a kiszámítására szolgál, elkülönítve azt a tétlen vagy várakozási időtől. Segítségével megállapítható, mennyi időt töltenek a felhasználók tényleges munkával az egyes feladatokon, például a „Journal Entry Reviewed” tevékenységen.

Lehetővé teszi a tevékenység tényleges feldolgozási idejének kiszámítását, és elkülöníti az aktív munkát a várakozástól, így pontosabban elemezhető a hatékonyság.

Tájékozódjon a Workiva dokumentációjában. Az adatot úgy kellhet meghatározni, hogy egy tevékenység kezdő- és befejező eseményét is rögzíti.

Ha elutasítanak egy naplóbejegyzést, ez az attribútum rögzíti az ellenőr vagy a jóváhagyó által megadott okot. Ilyen lehet például a „Hibás főkönyvi számla”, a „Hiányzó dokumentáció”, a „Számítási hiba” vagy a „Szabályszegés”.

Ez az adat nélkülözhetetlen az újramunkálás kiváltó okainak feltárásához. A leggyakoribb elutasítási okok elemzésével a szervezet azonosíthatja a fejlesztendő területeket, például a célzott felhasználói képzés, az egyértelműbb útmutatás vagy a rendszerellenőrzések javításának szükségességét. Ez az attribútum fontos a „Journal Entry Rework Analysis” és a „Journal Entry Rejection Analysis” dashboardhoz.

Közvetlenül megmutatja az újramunkálás kiváltó okait, így célzottan fejleszthető a képzés, a dokumentáció és a folyamatellenőrzés.

Az adat külön mezőben vagy a Workiva „Journal Entry Rejected” tevékenységéhez kapcsolódó megjegyzésmezőben tárolható.

Ez a számított mutató a teljes jóváhagyási szakasz időtartamát méri. Általában az egyes naplóbejegyzéseknél az első „Journal Entry Submitted for Review” esemény és a végső „Journal Entry Approved” esemény időpontja közötti különbségként számítják ki.

Közvetlenül méri az ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamat hatékonyságát, ezért számos pénzügyi részleg számára elsődleges KPI. A „Journal Entry Approval Cycle Time” dashboard ezt a mutatót jeleníti meg, így feltárhatók a szűk keresztmetszetek, és nyomon követhető, hogyan hatnak a jóváhagyás gyorsítását célzó folyamatfejlesztések.

Ez a KPI közvetlenül méri a jóváhagyási folyamat hatékonyságát, és segít pontosan meghatározni a késedelmeket.

Ez a számított mutató az eseménynapló „Journal Entry Submitted for Review” és „Journal Entry Approved” tevékenységeinek időbélyegeiből származik.

A könyvelés dátuma a tranzakció pénzügyi jelentésekben alkalmazott hatálybalépési dátuma. Ez határozza meg, hogy a bejegyzés melyik pénzügyi időszak kimutatásaiban jelenik meg. Eltérhet a bejegyzés létrehozásának vagy jóváhagyásának dátumától.

Ez az attribútum fontos a pénzügyi elemzés és a megfelelés szempontjából. Segítségével vizsgálható, hogy a könyvelések időben megtörténnek-e a pénzügyi időszakok zárásához képest. A jóváhagyás és a könyvelés közötti késedelem rendszer- vagy folyamathibára, illetve szűk keresztmetszetre utalhat, ami hátráltathatja a pénzügyi zárást.

A pénzügyi jelentések szempontjából fontos dátum, amely segít elemezni a könyvelések időszerűségét és a pénzügyi zárási ciklusra gyakorolt hatásukat.

Ez a Workiva naplóbejegyzés-fejlécének szabványos dátummezője.

A vállalati kód egy vállalatcsoporton belüli különálló jogi személyt jelöl. A pénzügyi tranzakciókat ezen a szinten rögzítik a jogszabályi jelentésekhez és a konszolidációhoz.

Több jogi személyből álló szervezetnél fontos a naplóbejegyzések folyamatának vállalati kód szerinti elemzése. Feltárhatók vele az egyes jogi személyekre vagy földrajzi régiókra jellemző eltérések a folyamat teljesítményében, a megfelelésben és a hatékonyságban. Ez célzottabb folyamatfejlesztést tesz lehetővé.

Segít elemezni és összehasonlítani a folyamat teljesítményét a szervezet különböző jogi személyei között.

Ez minden vállalati könyvelési rendszerben, így a Workiva rendszerben is, a naplóbejegyzés fejlécének alapvető és kötelező mezője.

Ez a logikai attribútum azt ellenőrzi, hogy az adott naplóbejegyzésnél a „Supporting Documentation Attached” tevékenység megelőzte-e a „Journal Entry Submitted for Review” tevékenységet.

Ez az attribútum közvetlenül támogatja a „Journal Entry Documentation Compliance” dashboardot és a „JE Documentation Attachment Rate” KPI-t. Fontos a megfelelés és az auditálhatóság szempontjából, mert a megfelelő dokumentáció nélküli bejegyzések elutasítást, késedelmet és auditmegállapítást eredményezhetnek. Az adat elemzése segít betartatni az előírásokat és egyszerűsíteni az ellenőrzést.

Közvetlenül méri a dokumentációs előírások betartását, és segít csökkenteni a hiányzó adatok miatt szükséges újramunkálást és késedelmeket.

Ez származtatott attribútum, amelyet az egyes esetek folyamatadataiban szereplő tevékenységek sorrendje alapján számítanak ki.

Ez az egyes esetekhez kiszámított logikai attribútum. Értéke „true”, ha a naplóbejegyzés tevékenységsorozata olyan eseményt tartalmaz, mint a „Journal Entry Rejected” vagy a „Journal Entry Corrected”.

Az attribútum egyértelmű igen/nem jelzővel egyszerűsíti az újramunkálás elemzését, és megkönnyíti a szűrést, illetve az összesítést. Alapja a „Journal Entry Rework Rate” KPI számításának és a „Journal Entry Rework Analysis” dashboardnak. Segítségével gyorsan azonosíthatók azok az esetek, amelyek eltérnek a szokásos folyamattól, és további munkát igényelnek.

Egyszerű jelzővel azonosíthatók és elemezhetők a javítást igénylő naplóbejegyzések. Ez fontos a folyamatminőség és az elsőre helyesen elkészített bejegyzések arányának méréséhez.

Ez származtatott attribútum, amelyet az egyes esetek eseménynaplójában szereplő, újramunkáláshoz kapcsolódó tevékenységek, például a „Journal Entry Rejected” keresésével számítanak ki.