Szerződéskezelési adatsablon

A szerződésazonosító az eset egyedi azonosítója, amely összekapcsolja az adott szerződéshez tartozó összes eseményt és tevékenységet. Így a szerződés teljes útja elejétől a lezárásáig elemezhető.

A process miningben ez az attribútum alapvető a szerződések életciklusának rekonstruálásához. Biztosítja, hogy minden kapcsolódó tevékenység, például a tervezetkészítés, a felülvizsgálat, a jóváhagyás és a teljesítés a megfelelő szerződéshez kapcsolódjon. Így pontosan mérhetők az átfutási idők, és feltárhatók a folyamat eltérései.

Ez a folyamatelemzés elsődleges kulcsa. Lehetővé teszi a szerződés teljes útjának nyomon követését, és biztosítja az adatok sértetlenségét.

Ez az Icertis Contract Agreement objektumának egyik alapvető attribútuma.

Ez az attribútum rögzíti a tevékenység megkezdésének vagy befejezésének pontos dátumát és időpontját. A process mining időbeli alapját adja, és megmutatja az egyes szerződéses esetek eseményeinek időrendi sorrendjét.

Az esemény időpontja minden időalapú elemzéshez szükséges. Ezzel számítható ki a tevékenységek közötti átfutási idő, azonosíthatók a várakozási időszakok, mérhető a tárgyalási vagy jóváhagyási szakasz hossza, és feltárhatók azok a szűk keresztmetszetek, ahol a szerződések hosszabb időre elakadnak.

Ez az időbélyeg szükséges a teljesítménymutatók, például az átfutási idők és időtartamok kiszámításához, valamint az események sorrendjének megértéséhez.

Ez az Icertis auditnaplójának vagy workflow-előzményeinek szabványos mezője, amely minden rögzített eseményhez tartozik.

A tevékenység neve a szerződéskezelési folyamat egy adott lépését vagy mérföldkövét jelöli. Az események időbélyeg szerinti sorrendje adja ki az egyes szerződések folyamatmenetét.

Ennek az attribútumnak az elemzésével feltárható a műveletek sorrendje, az egyes tevékenységek gyakorisága és a folyamat teljes felépítése. Segít azonosítani a gyakori folyamatútvonalakat, a szabványos eljárástól való eltéréseket, valamint az átdolgozást vagy késést okozó tevékenységeket, például az ismétlődő módosítási ciklusokat.

Ez határozza meg a folyamat lépéseit, amelyek szükségesek a folyamattérkép megjelenítéséhez, a folyamatmenet elemzéséhez és a szűk keresztmetszetek feltárásához.

Ez az adat jellemzően az Icertis eseménynaplóiból vagy workflow-előzményeiből származik. Ezek rögzítik az állapotváltozásokat és a szerződésen elvégzett feladatokat.

Ez az attribútum megadja, hogy a tevékenységet végrehajtó felhasználó melyik üzleti területhez tartozik, például a jogi, az értékesítési vagy a beszerzési területhez. Összesített képet ad az erőforrások folyamatban való részvételéről.

A szervezeti egységek szerinti elemzés megmutatja, hogyan működik együtt több terület, és hol adják át egymásnak a munkát. Feltárhatók vele a területek közötti rendszeres késések, például ha az értékesítési igény benyújtása után sokat kell várni a jogi ellenőrzésre. Ezt vizsgálja a „Departmental Handoff Delays” dashboard.

Segíti a szervezeti egységek teljesítményének és az átadások hatékonyságának elemzését, valamint feltárja a területek közötti szűk keresztmetszeteket.

Az adatot a tevékenység felelősét kulcsként használva HR-rendszerből vagy felhasználói címtárból lehet kiegészíteni. Az Icertis felhasználói profiljaiban is szerepelhet.

Ez az attribútum rögzíti a tevékenység befejezésének időpontját. A StartTime a kezdést, az EndTime a befejezést jelöli, így meghatározható a tevékenység időtartama.

A kezdési és befejezési időpont egyaránt szükséges az egyes tevékenységek feldolgozási idejének pontos kiszámításához. Az elemzésből kiderül, mely lépések tartanak a legtovább, és elkülöníthető az aktív feldolgozás ideje a lépések közötti várakozástól. Ez az adat többek között az „Approval Process Bottlenecks” és a „Drafting And Revision Efficiency” dashboardhoz szükséges.

Lehetővé teszi a tevékenységek időtartamának pontos kiszámítását, és segít elkülöníteni a feldolgozási időt a várakozástól.

A StartTime-hoz hasonlóan ez az adat az Icertis auditnaplójában vagy a munkafolyamat előzményeiben található. Egyes események azonnal lezajlanak, ilyenkor a StartTime és az EndTime megegyezik.

Ez az attribútum a szerződés teljes ügyének aktuális állapotát jelzi, például „Tervezet”, „Ellenőrzés alatt”, „Aláírásra vár” vagy „Aláírva”. Általában az ügy szintjén rögzítik, és az utolsó fontos mérföldkövet mutatja.

A „Contract Status And Throughput” típusú működési dashboardokhoz elengedhetetlen, mert valós idejű képet ad a szerződésállományról. A vezetők láthatják, hány szerződés van az egyes szakaszokban, és hol torlódik fel a munka. Így időben beavatkozhatnak a szerződésállomány kezelésébe.

Áttekintést ad a szerződésállományról, és támogatja a működés nyomon követését, valamint az átfutás kezelését.

Ez az Icertis Contract Agreement objektumának elsődleges állapotmezője.

Ez az attribútum a szerződés pénzügyi értékét mutatja, például a teljes szerződéses összeget vagy az évesített értéket. Fontos üzleti mutató a szerződések rangsorolásához és pénzügyi hatásuk felméréséhez.

A process mining során a szerződés értéke alapján csoportosíthatja az elemzést, és a nagy értékű megállapodásokra összpontosíthat. Megvizsgálhatja például, hogy a nagy értékű szerződések jóváhagyása vagy megtárgyalása tovább tart-e. A kockázatértékelést is segíti, mivel a nagy értékű szerződések késése jelentős bevételkiesést okozhat.

Segíti a szerződések rangsorolását és érték szerinti elemzését, így a fejlesztési erőfeszítések a legnagyobb pénzügyi jelentőségű szerződésekre összpontosíthatók.

Ez általában az Icertis Contract Agreement objektumának szokásos pénznemmezője.

A szerződéstípus a megállapodásokat jogi vagy üzleti céljuk szerint sorolja kategóriákba. Ez alapvető attribútum a szerződések életciklusának csoportosításához és összehasonlításához.

A különböző szerződéstípusok gyakran eltérő folyamatokon mennek végig, és más-más összetettségűek, illetve SLA-célértékek vonatkoznak rájuk. A szerződéstípus szerinti elemzés célzott fejlesztéseket tesz lehetővé. Például külön munkafolyamat alakítható ki a nagy számban előforduló, alacsony kockázatú titoktartási megállapodásokhoz, míg az összetett, nagy értékű keretszerződések más kezelést igényelhetnek. Ez az attribútum szükséges a „Contract Variant Analysis” és a „Policy Compliance Score” KPI-hoz.

Lehetővé teszi a folyamatok csoportosítását, így összehasonlítható a különböző megállapodások életciklusa és megfelelése.

Ez az Icertis Contract Agreement objektumának szokásos attribútuma.

Ez az attribútum azonosítja azt a személyt, csapatot vagy automatizált felhasználót, aki végrehajtotta az adott tevékenységet. Értéke lehet felhasználónév, dolgozói azonosító vagy rendszerfiók.

A tevékenység felelősének elemzésével megértheti az erőforrások elosztását, a munkaterhelést és a teljesítményt. Kiderülhet például, mely felhasználóknál vagy csapatoknál alakul ki szűk keresztmetszet, kik végzik a leghatékonyabban az ellenőrzést, és hogyan oszlik meg a munka. Ez az adat közvetlenül támogatja a „Reviewer Workload Distribution” dashboardot.

Lehetővé teszi a felhasználók és csapatok teljesítményének elemzését, valamint a munkaterhelés egyenlőtlenségeinek és a képzési igényeknek a feltárását.

Ez az adat általában az Icertis munkafolyamat-előzményeiben vagy auditnaplójában található, az egyes eseményekhez kapcsolva.

Ez az attribútum nyomon követi a szerződésdokumentum változatait a szövegezés, a módosítások és az átdolgozások során. Értéke általában egész szám vagy fő- és alverziószám.

A dokumentumverzió közvetlenül jelzi az utómunkát. Ha egy szerződésnek sok verziója van, az több módosítási kört jelezhet, amelyek okait érdemes feltárni. Ez az adat szükséges a „Contract Revision Rate” KPI kiszámításához és a „Drafting And Revision Efficiency” dashboardhoz.

Közvetlenül méri a szerződés módosításainak és átdolgozásainak számát, így feltárja a szövegezés és a tárgyalás során jelentkező hatékonysági problémákat.

Az Icertis minden szerződésdokumentumhoz verzióelőzményeket tárol. Ez az attribútum kinyerhető a dokumentum metaadataiból vagy az eseménynaplóból.

Ez az attribútum azonosítja az adatok forrását. Ennél a folyamatnál ez az „Icertis”. Segíti az adatirányítást és a nyomon követhetőséget, különösen akkor, ha az adatok több rendszerből származnak.

Az elemzés során ezzel az attribútummal egy adott forrásrendszerre szűrheti az adatokat, vagy összehasonlíthatja a különböző rendszerek folyamatait. Ebben a nézetben minden eseménynél ugyanaz az érték szerepel.

Biztosítja az adatok eredetének nyomon követését, ami fontos az adatok ellenőrzéséhez és a több forrásból származó adatok kezeléséhez.

Ez általában az adatok kinyerése és átalakítása során hozzáadott, rögzített érték, amely az adatok forrását jelöli.

Ez az attribútum a szerződés aláírása után esedékes fontos kötelezettségek, vállalások és teljesítendő feladatok határidejét követi nyomon. Egy szerződéshez több kötelezettség is tartozhat, mindegyikhez külön határidővel.

Ezeknek a dátumoknak a nyomon követése elengedhetetlen a szerződés teljesítése utáni megfeleléshez és kockázatkezeléshez. Ez az „Obligation Adherence Rate” KPI alapja. A szervezet ellenőrizheti, hogy időben teljesíti-e vállalásait, és megelőző lépéseket tehet a lehetséges szerződésszegések elkerülésére.

Lehetővé teszi a szerződés aláírása utáni megfelelés nyomon követését, ami segít elkerülni a büntetéseket és fenntartani a jó üzleti kapcsolatokat.

Az Icertis kötelezettségkezelő modulokat kínál. Ez az adat a szerződéshez kapcsolódó kötelezettségekből származik.

Ez az attribútum a szerződéses időszak végét rögzíti. A szerződés aláírása utáni életciklus kezeléséhez fontos, mert elindíthatja a megújítási vagy megszüntetési tevékenységeket.

Ez a dátum szükséges a szerződés lejáratához kapcsolódó folyamatok hatékonyságának nyomon követéséhez. Ez az „On-Time Renewal/Termination Rate” KPI alapja. A mutató azt méri, hogy a megújítási vagy megszüntetési folyamat időben indul-e és zárul-e le, így elkerülhetők a nem kívánt automatikus hosszabbítások és a szolgáltatáskimaradások.

Segíti a szerződések megújításának és megszüntetésének kezelését, így a lejárathoz kapcsolódó teendők időben elvégezhetők.

Ez az Icertis Contract Agreement objektumának szokásos dátummezője.

Ez a számított mutató szerződésenként összesíti a módosítással kapcsolatos tevékenységeket, például a „Contract Redlined Or Revised” eseményeket. Egyszerűen jelzi, mennyi súrlódás van a folyamatban.

A sok módosítás problémákra utalhat a szövegezés vagy a tárgyalás során, például nem egyértelmű követelményekre, gyenge első tervezetre vagy nehéz tárgyalásokra. Ez a mutató közvetlenül felhasználható a „Contract Revision Rate” KPI kiszámításához, a dashboardokon pedig segít azonosítani a túl sok utómunkával járó szerződéseket és folyamatváltozatokat.

Számszerűsíti a szerződés életciklusa során végzett utómunkát, és közvetlenül méri a szövegezési és tárgyalási szakaszok hatékonyságát.

Az eseménynaplóban a „ContractId” értékhez tartozó, meghatározott módosítási tevékenységek előfordulásainak megszámlálásával számítható ki.

Ez az attribútum megadja, hogy a szerződés melyik földrajzi területre, például az EMEA-régióra, az APAC-régióra vagy Észak-Amerikára vonatkozik. A regionális eltérésekkel működő globális szervezeteknél ez különösen fontos.

A régió szerinti elemzés feltárhatja a folyamatok teljesítményében, a megfelelési követelményekben vagy a tárgyalási módszerekben mutatkozó különbségeket, amelyeket a helyi jogszabályok és üzleti kultúrák okoznak. Lehetővé teszi a régiók közötti összehasonlítást, és segít azonosítani a máshol is alkalmazható bevált gyakorlatokat.

Segít feltárni a folyamatok teljesítményében és a megfelelésben mutatkozó regionális eltéréseket, ami különösen fontos a globális szervezetek számára.

Ez általában az Icertis szerződésobjektumának metaadatmezője, amely gyakran az alapkonfiguráció része.

Ez az attribútum úgy számítható ki, hogy a folyamat egyes szakaszainak időtartamát összevetjük az előre meghatározott SLA-célértékekkel. Például „Késedelmes” jelzést kaphat a jogi ellenőrzés, ha túllépi a szokásos 48 órás átfutási időt.

Az SLA-állapot elengedhetetlen a megfelelés és a teljesítmény nyomon követéséhez. Riasztások és dashboardok hozhatók létre vele, például a „Contract Compliance Overview”, amely azonnal jelzi a határidő-túllépéseket. Így a csapatok előnyben részesíthetik a lejárt feladatokat, a vezetők pedig nyomon követhetik a célértékek teljesülését.

Azonnal láthatóvá teszi, hogy teljesülnek-e a szolgáltatási szintre vonatkozó célértékek, így könnyebb rangsorolni a munkát és nyomon követni a teljesítményt.

A process mining eszközben megadott üzleti szabályok számítják ki az értéket az időbélyegek és az előre meghatározott SLA-határértékek összevetésével, például ha a jogi ellenőrzés 2 napnál tovább tart.

Ez a logikai attribútum jelzi, hogy a szerződés előzetesen jóváhagyott szabványsablonból készült-e, vagy egyedi, nem szabványos megállapodásként hozták létre. A kockázat és a megfelelés értékelésekor fontos szempont.

A szabványsablon alapján készült szerződések átfutási ideje általában rövidebb, kockázatuk pedig alacsonyabb. Ez az attribútum a „Contract Template Adherence Rate” KPI alapja, és segít felmérni, milyen hatással van a folyamatra a nem szabványos szerződésminta használata. Megmutathatja, mely szervezeti egységek vagy szerződéstípusok térnek el gyakran a szabványoktól, így célzottan javítható a sablonhasználat.

Méri, mennyire tartják be a vállalati szabványokat, ami közvetlenül összefügg a folyamat hatékonyságával és a kockázatok csökkentésével.

Ez lehet a szerződés jelölőnégyzete, vagy az Icertisben a dokumentum eredete, illetve metaadatai alapján is meghatározható.

Ez az attribútum azonosítja a megállapodás másik résztvevőjét. Fontos hátteret ad az együttműködés és a tárgyalások elemzéséhez.

A szerződő fél szerinti elemzésből kirajzolódhatnak a tárgyalási ciklusok jellemzői. Például kiderülhet, hogy bizonyos beszállítókkal rendszeresen tovább tart a tárgyalás, vagy több módosításra van szükség. Ez az információ hasznos a stratégiai partnerkapcsolatok kezeléséhez és a tárgyalási módszerek alakításához, és közvetlenül támogatja a „Negotiation Cycle Time And Rework” dashboardot.

Lehetővé teszi a tárgyalási minták és az egyes külső felekkel való együttműködés elemzését.

Ez az adat a szerződés metaadatai között szerepel, általában az Icertis szerződőfél- vagy beszállítói törzsadat-objektumára hivatkozva.

Ez az attribútum jelzi, mennyire frissek az elemzett adatok. Rögzíti, mikor történt utoljára adatkinyerés a forrásrendszerből.

Segít megítélni, mennyire aktuálisak a dashboardokon megjelenő elemzési eredmények. Így látható, hogy valós idejű adatokat vagy néhány órás, esetleg napos adatokat vizsgál, és ennek megfelelően értelmezheti az eredményeket.

Jelzi az adatok frissességét, így látható, mennyire aktuális a folyamatelemzés.

Ezt az időbélyeget az adatfolyamat vagy az ETL-eszköz hozza létre minden sikeres adatfrissítési ciklus végén.

Ez az attribútum azonosítja azt a belső részleget vagy üzleti egységet, amely a szerződésért felel, vagy amely a szerződést kérte. Ilyen lehet például az „Észak-amerikai vállalati értékesítés” vagy a „Globális beszerzés”.

A szervezeti egységhez hasonlóan ez is lehetővé teszi a folyamatadatok magasabb szintű összesítését. Segítségével összehasonlítható a folyamatok hatékonysága és megfelelése a szervezet különböző részein. Az eredmények támogatják a felső vezetés munkáját és a stratégiai erőforrás-elosztást.

Lehetővé teszi a folyamatok teljesítményének magas szintű összehasonlítását a szervezet különböző egységei között.

Ez gyakran a szerződés egyik fontos metaadatmezője, amely a szervezeti struktúrához kapcsolja a megállapodást.