Adatsablon a Record to Report folyamat időszaki zárásához és egyeztetéséhez

A kezdési idő, vagyis az esemény időbélyege rögzíti a tevékenység végrehajtásának vagy az állapotváltozásnak a pontos dátumát és időpontját. Ez az adat szükséges az események időrendi sorrendbe állításához és az időtartamok kiszámításához.

A process mining során ez az időbélyeg szolgál az egyes pénzügyi időszakok eseménysorának összeállítására, a tevékenységek időtartamának kiszámítására és a folyamat teljes ciklusidejének mérésére. Alapvető a teljesítmény elemzéséhez, a szűk keresztmetszetek feltárásához és a határidők betartásának ellenőrzéséhez.

Ez az időbélyeg szükséges az események sorrendbe állításához, az időalapú mutatók, például a ciklusidő és a tevékenységek időtartamának kiszámításához, valamint a folyamat időbeli menetének megértéséhez.

Ez az adat általában a naplóbejegyzésekhez, egyeztetésekhez és időszakállapotokhoz kapcsolódó létrehozási dátum, utolsó módosítási dátum vagy tranzakciós dátum mezőjében található az Oracle Fusion Financials moduljaiban.

A pénzügyi időszak az elsődleges esetazonosító. Egy csoportba rendezi az adott beszámolási ciklus számlazárásához és egyeztetéséhez kapcsolódó összes tevékenységet. Minden időszak, például a „2023. január” vagy a „2024. I. negyedév”, az időszakzárási folyamat egyetlen példányát jelöli.

A process mining elemzésben ez az attribútum lehetővé teszi a teljes időszakzárási folyamat áttekintését az elejétől a végéig. Segítségével kiszámítható a teljes ciklusidő, összehasonlítható a különböző időszakok teljesítménye, valamint feltárhatók a zárási folyamat időbeli trendjei és rendszeres késedelmei.

Ez az alapvető azonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó zárási tevékenységet egyetlen folyamatpéldánnyá, így minden időszakzárási ciklus elejétől a végéig elemezhető.

Általában a General Ledger modulban szereplő időszaknévből vagy -azonosítóból származik. Az Oracle Fusion Financials rendszerben például a GL_PERIOD_STATUSES táblában található.

Ez az attribútum rögzíti az időszakzárási munkafolyamat egyes lépéseit, például az „Alkönyvi időszak lezárva”, a „Számlaegyeztetés megkezdve” vagy a „Pénzügyi kimutatások elkészültek” eseményt. Minden tevékenység egy mérföldkövet vagy a folyamat során végrehajtott műveletet jelöl.

A tevékenységek elemzése a process mining alapja. Segítségével megjeleníthető a folyamattérkép, az egyes tevékenységek közötti idő mérésével feltárhatók a szűk keresztmetszetek, és elemezhetők a folyamatváltozatok, hogy kiderüljenek a szabványos eljárástól való eltérések.

Meghatározza a folyamat lépéseit, ami elengedhetetlen a folyamatmenet megjelenítéséhez, a szűk keresztmetszetek feltárásához és az eltérések elemzéséhez.

Általában a tranzakciók leírásából, az állapotváltozásokból vagy az Oracle Fusion Financials különböző moduljainak, például a General Ledger, a Subledger Accounting és a Financial Consolidation and Close rendszernek az eseménynaplóiból származik.

Ez az attribútum azonosítja azt az informatikai rendszert, ahonnan az eseményadatok származnak. Ennél a folyamatnál ez következetesen az Oracle Fusion Financials lesz, de több rendszerből származó adatok egyesítésekor is hasznos lehet.

Az elemzés során megadja az adatok eredetét, ami fontos az adatirányításhoz, az ellenőrzéshez és a folyamat technológiai hátterének megértéséhez. Segít biztosítani, hogy az elemzési eredmények a megfelelő alkalmazási környezethez kapcsolódjanak.

Megadja az adatok eredetét, így több rendszer használatakor is egyértelművé teszi a forrást, és támogatja az adatirányítást.

Ez általában az adatkinyerés során hozzáadott, rögzített érték, amely az adathalmaz forrását jelöli.

Ez az attribútum rögzíti az Oracle Fusion Financials rendszerből végzett legutóbbi adatkinyerés dátumát és időpontját. Megmutatja, mennyire frissek a process mining eszközben elemzett adatok.

Segít a felhasználóknak megérteni, mennyire aktuális az elemzés. Az időbélyeg alapján felmérhető a valós idejű dashboardok és jelentések megbízhatósága, így a döntések naprakész információkra támaszkodhatnak.

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok frissességéről, ami fontos a folyamatelemzésen alapuló döntésekhez.

Ez egy metaadatmező, amely az adatbetöltési folyamat során jön létre és tárolódik. Az adatkinyerés futtatásának időbélyegét rögzíti.

A befejezési idő rögzíti a tevékenység befejezésének pontos dátumát és időpontját. Míg a kezdési idő a tevékenység kezdetét, a befejezési idő annak végét jelöli, így pontosan kiszámítható az egyes lépések időtartama.

Ez az attribútum szükséges az egyes tevékenységek feldolgozási idejének kiszámításához. Ha a befejezési időből kivonja a kezdési időt, az elemzők megállapíthatják, mely időszakzárási lépések tartanak a legtovább, és közvetlenül feltárhatják a szűk keresztmetszeteket, illetve a hatékonytalanságokat.

Lehetővé teszi a tevékenységek feldolgozási idejének kiszámítását, ami alapvető a szűk keresztmetszetek feltárásához és a működési hatékonyság méréséhez.

A kezdési időhöz hasonlóan ez is gyakran az Oracle Fusion Financials tranzakciós tábláinak utolsó módosítási dátumot vagy konkrét befejezési dátumot tartalmazó mezőjében található.

Ez az attribútum az egyeztetés típusát jelöli, például mérleg, eredménykimutatás vagy vállalatközi egyeztetés. Az egyes típusok eltérő munkafolyamatot követhetnek, és különbözhet a bonyolultságuk, illetve a kockázatuk.

A „Reconciliation Performance by Type” dashboard ezt az attribútumot használja. Az elemzők típus szerint szűrve összehasonlíthatják az egyes egyeztetési kategóriák átfutási idejét és mennyiségét. Így kiderül, mely típusoknál fordul elő gyakrabban késés vagy felhalmozódás, és hol van szükség folyamatfejlesztésre.

Célzottan elemezhető vele az egyeztetési folyamat, és azonosíthatók az egyes számlatípusokra, például a magas kockázatú vagy vállalatközi egyeztetésekre jellemző szűk keresztmetszetek.

A számlatípus a számlatükörből, illetve használat esetén az Account Reconciliation Cloud Service (ARCS) modul attribútumaiból származtatható.

Ez az attribútum azonosítja az adott feladat végrehajtásáért felelős felhasználót, például az egyeztetést jóváhagyó könyvelőt vagy a pénzügyi kimutatásokat elkészítő kontrollert. Általában felhasználói azonosítóhoz vagy munkatársi névhez kapcsolódik.

A felelős felhasználó elemzése segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, feltárni a képzési igényeket, valamint értékelni a csapatok és az egyes munkatársak teljesítményét. A munkaterhelés egyensúlyát követő dashboardok kialakításához is szükséges, és segít hatékonyan elosztani a feladatokat a nagy terhelésű időszakzárás során.

Fontos a munkaterhelés eloszlásának és az erőforrások felhasználásának elemzéséhez, valamint az automatizálási és képzési lehetőségek feltárásához.

Ez az adat általában az Oracle Fusion Financials tranzakciós rekordjainak „Created By” vagy „Last Updated By” mezőjében található, például a naplóbejegyzéseknél vagy az egyeztetési objektumoknál.

Ez az attribútum a naplóbejegyzéseket rendeltetésük szerint kategorizálja. A folyamat szempontjából fontos típus a „Helyesbítő”, amely gyakran az egyeztetés során feltárt hibák javítását vagy átsorolást jelöl.

Ez az attribútum elengedhetetlen a „Adjusting Journal Entry Volume” KPI-hoz és dashboardhoz. A helyesbítő bejegyzésekre szűrve a szervezetek nyomon követhetik a javítások gyakoriságát. Ez gyakran a tranzakciófeldolgozás vagy a számviteli szabályok korábbi szakaszaiban fennálló problémákra utal. A folyamatfejlesztés egyik fontos célja ezeknek a helyesbítéseknek a csökkentése.

Segítségével elkülöníthetők a helyesbítő bejegyzések a szokásos könyvelésektől, így a zárás során külön elemezhető az újramunkálás és a javítás.

A GL_JE_HEADERS tábla JE_CATEGORY és JE_SOURCE mezőiben található. Egyszerűsített típus létrehozásához leképezésre lehet szükség.

Ez az attribútum jelzi, hogy melyik részleg, például a „Vállalati számvitel”, az „FP&A” vagy a „Belső ellenőrzés” felelős az időszakzárási tevékenységért, illetve melyik vesz részt benne. Szervezeti összefüggésbe helyezi a folyamatot.

A folyamat részleg szerinti bontása hatékony elemzési módszer. Lehetővé teszi a zárás hatékonyságának összehasonlítását az üzleti egységek között, annak megértését, hogy a részlegek közötti átadások hogyan befolyásolják az ütemezést, valamint a munkaterhelés részlegenkénti elemzését.

Lehetővé teszi a szervezet különböző területein zajló folyamatok összehasonlítását, így feltárhatók és egységesíthetők a bevált eljárások.

A felhasználói profilból, a GL-számla költséghelyszegmenséből vagy az Oracle Fusion Financials rendszerben szereplő jogi személy szervezeti felépítéséből származhat.

Ez az attribútum tárolja a zárási folyamat fontos mérföldköveinek elvárt befejezési dátumát, amelyet a zárási naptár vagy a belső SLA-k határoznak meg. Ehhez viszonyítva mérhető a tényleges teljesítmény.

Ez a dátum alapja a „Compliance with Close Deadlines” dashboardnak és a „Close On-Time Rate” KPI-nak. A tényleges befejezési idő (EventTime) és a céldátum összevetésével a rendszer automatikusan jelzi a késéseket, és méri az ütemterv betartását. Ez segít következetesen tartani a zárási folyamat ütemét.

Lehetővé teszi a határidőre történő teljesítés és a határidők betartásának mérését, ami elengedhetetlen a pénzügyi jelentések időbeni elkészítéséhez.

Ezeket az adatokat gyakran záráskezelő eszközben vagy az Oracle Financials egyéni zárásinaptár-beállításaiban tartják nyilván.

Ez az attribútum rögzíti az időszakzárás egy adott feladatának eredményét vagy aktuális állapotát. A naplóbejegyzések importálása például lehet „Sikeres” vagy „Sikertelen”, az egyeztetés pedig „Jóváhagyva” vagy „Elutasítva”.

Az állapot segít megérteni a folyamat kivételeit és eredményeit. Az elemzők azonosíthatják vele az automatizált feladatok hibaarányát, nyomon követhetik az elutasítási köröket a jóváhagyási munkafolyamatokban, és valós időben figyelhetik a zárás előrehaladását azzal, hogy látják, mely tevékenységek várakoznak, és melyek fejeződtek be.

Az állapotok nyomon követésével azonosíthatók a kivételek, hibák és újramunkálási körök, így képet kaphat a folyamat minőségéről és megbízhatóságáról.

Az Oracle Fusion Financials moduljaiban jellemzően a tranzakciófejlécek vagy -sorok állapotmezőiben található.

A vállalati kód, amelyet az Oracle terminológiája jogi személy azonosítójaként is említ, az időszakzárást végző konkrét üzleti egységet jelöli. Egy globális szervezetben több vállalati kód is lehet, mindegyik saját zárási folyamattal.

Ez az attribútum elengedhetetlen az összehasonlító elemzéshez. Lehetővé teszi a vezetők számára a különböző jogi személyek időszakzárási teljesítményének összevetését, a szabványos folyamatokat követő egységek azonosítását, valamint az eltérések és késedelmek helyének feltárását. Fontos szűrő, ha a vállalat egy adott részét szeretné részletesebben elemezni.

Lehetővé teszi a zárási folyamat szűrését és összehasonlítását a különböző jogi személyek között, ami elengedhetetlen a globális folyamatok egységesítéséhez.

A számlatükörben szereplő jogi személynek vagy kiegyenlítő szegmens értékének felel meg. Az Oracle Fusion Financials szinte minden pénzügyi tranzakciójának fontos attribútuma.

Az Oracle Fusion Financials rendszerben a főkönyv olyan pénzügyi tranzakciók nyilvántartása, amelyet számlatükör, naptár és pénznem határoz meg. Lehet egy jogi személy elsődleges főkönyve, vagy más számviteli szabályokhoz tartozó másodlagos, illetve beszámolási főkönyv.

A főkönyv szerinti elemzés segít megérteni azokat a folyamatokat, amelyek számviteli követelményenként eltérhetnek, például az IFRS és az US GAAP szerint. Segít biztosítani, hogy a folyamatok megfeleljenek az egyes beszámolási szabványoknak, és hatékonyan működjenek.

Megadja a szükséges számviteli összefüggéseket, így az elemzés különböző számviteli szabványok vagy beszámolási követelmények szerint bontható fel.

A pénzügyi adatokkal együtt a központi GL-táblákban tárolják. A GL_JE_HEADERS és a GL_BALANCES táblákban például a LEDGER_ID mező hivatkozik rá.

Ez az attribútum megadja az adott tevékenységhez, például számlaegyeztetéshez vagy helyesbítő naplóbejegyzéshez tartozó főkönyvi számla számát. Részletes pénzügyi elemzést tesz lehetővé.

Segítségével számlánként elemezhető a helyesbítő naplóbejegyzések mennyisége és az egyeztetés teljesítménye. Így azonosíthatók azok a problémás számlák, amelyeknél gyakran van szükség helyesbítésre, vagy hosszú az egyeztetési idő. Ez az alfolyamatok mögöttes problémáira utalhat.

Részletes képet ad, így azonosíthatók azok a problémás számlák, amelyeknél rendszeresen helyesbítésre van szükség, vagy késik az egyeztetés.

A GL_JE_LINES-hoz hasonló főkönyvi táblák alapvető mezője, és minden egyeztetési folyamatban központi szerepet játszik.

Ez a logikai attribútum összeveti a tevékenység tényleges befejezési időbélyegét (EventTime vagy EndTime) a tervezett határidővel (TargetCompletionDate). Értéke igaz, ha a tevékenység határidőre vagy korábban fejeződött be, és hamis, ha késett.

Egyszerűen és egyértelműen méri az ütemterv betartását, és ez adja a „Close On-Time Rate” KPI alapját. Segít gyorsan azonosítani a határidőcsúszást okozó szűk keresztmetszeteket, és egyértelmű mutatót ad a vezetőknek a zárási naptár betartásának nyomon követéséhez.

Egyértelmű, kétértékű mutatót ad az ütemterv betartásáról, így könnyen nyomon követhető, hogy teljesülnek-e a zárás fontos határidői.

Az adatátalakítás során számítható ki az EventTime és a TargetCompletionDate összevetésével (EventTime <= TargetCompletionDate).

Ez az eset szintjén számított mutató a pénzügyi időszak teljes zárási idejét méri. Egy adott pénzügyi időszak esetében az utolsó tevékenység időbélyegéből az első tevékenység időbélyegét kivonva számítható ki.

A Record to Report folyamat egyik fő KPI-ja. Átfogó képet ad a teljes folyamat hatékonyságáról, és a zárás felgyorsítását célzó fejlesztések nyomon követésére használható.

Ez a KPI a zárási folyamat teljes, elejétől végéig tartó hatékonyságát méri, amely a pénzügyi vezetők egyik fő figyelmi területe.

A process mining eszköz az eset szintjén számítja ki: az eset legkésőbbi StartTime értékéből kivonja a legkorábbi StartTime értéket.

Ez az attribútum rögzíti a naplóbejegyzés pénzben kifejezett értékét. Helyesbítés, elhatárolás vagy más pénzügyi könyvelés összegét is jelölheti.

A helyesbítő bejegyzések összegének elemzése megmutatja, milyen pénzügyi hatással járnak a folyamat hibái és kivételei. A nagy összegű vagy gyakori helyesbítések jelentős kontrollhiányosságokra vagy azonnali figyelmet igénylő problémákra utalhatnak. Így a naplóbejegyzések mennyisége mellett azok pénzügyi jelentősége is vizsgálható.

Segít felmérni a helyesbítések pénzügyi hatását és jelentőségét, valamint megkülönböztetni az apró javításokat a jelentős pénzügyi újramegállapításoktól.

Ezt az értéket az adott naplóbejegyzéshez tartozó GL_JE_LINES táblabeli tartozikösszegek összeadásával kell kiszámítani.

Ez az attribútum a főkönyvi naplóbejegyzés rendszer által generált egyedi azonosítója. Különösen a kézi vagy helyesbítő bejegyzések könyveléséhez kapcsolódó tevékenységeknél fontos.

Segítségével az egyes naplóbejegyzések, különösen a helyesbítő bejegyzések teljes életciklusuk során nyomon követhetők. Az azonosítóval kiszámítható a helyesbítések mennyisége, és az újramunkálás visszavezethető az adott pénzügyi könyvelésekhez.

Lehetővé teszi az egyes pénzügyi könyvelések nyomon követését, ami elengedhetetlen a helyesbítő bejegyzések mennyiségének és jellegének auditálásához és elemzéséhez.

Ez a GL_JE_HEADERS tábla elsődleges kulcsa, neve gyakran JE_HEADER_ID.

Ez az attribútum megadja, melyik országban működik a jogi személy. Földrajzi kontextust ad az időszakzárási folyamathoz.

Az országonkénti elemzés feltárhatja a helyi jogszabályi követelményekből, az eltérő üzleti gyakorlatokból vagy a regionális szolgáltatóközpontok teljesítményéből adódó különbségeket. Lehetővé teszi a földrajzi összehasonlítást, és megmutatja, hogyan hatnak a regionális eltérések a folyamat hatékonyságára.

Lehetővé teszi a zárási folyamat földrajzi elemzését, és megmutatja a helyi szabályozásból vagy a regionális csapatok teljesítményéből adódó eltéréseket.

Az Oracle Fusion Financials rendszerben jellemzően a jogi személy vagy az üzleti egység beállításaiból származtatható.

Ez a logikai attribútum a folyamat lefutásából származik, és az újramunkálásra utaló tevékenységeket jelöli. Az időszakzárásban ilyen lehet például az „Adjusting Journal Entry Posted” tevékenység, ha ugyanahhoz a számlához a „Reconciliation Approved” után történik. Ez arra utalhat, hogy az egyeztetés nem volt megfelelő.

Az attribútum az újramunkálás gyakoriságának és hatásának mérésére szolgál, mivel az jelentős hatékonyságvesztést okozhat. Az újramunkálási körök azonosításával és elemzésével feltárhatók a hibák kiváltó okai, például a nem megfelelő képzés vagy a hibás eljárások, és megtehetők a szükséges korrekciós lépések.

Közvetlenül méri a folyamat hatékonyságvesztését azzal, hogy megjelöli a korábbi munkát javító tevékenységeket, így segít feltárni a hibák kiváltó okait.

A process mining eszközben meghatározott újramunkálási minták alapján számítható ki, például a „Jóváhagyás”, majd „Javítás” tevékenységsorozat alapján.

Ez a logikai attribútum (igaz/hamis) azonosítja a vállalatközi partnereket érintő tranzakciókat vagy egyeztetéseket. Ezek a tevékenységek gyakran összetettebbek, és nagyobb eséllyel járnak eltérésekkel vagy késésekkel.

Ez a jelző elengedhetetlen az „Intercompany Reconciliation Flow” dashboardhoz és az „Intercompany Reconciliation Rate” KPI-hoz. Segítségével elkülöníthető és elemezhető ez az alfolyamat, azonosíthatók a vállalatok közötti tranzakciók sajátos szűk keresztmetszetei, és javítható a konszolidált pénzügyi kimutatások pontossága.

Elkülöníti a gyakran összetett és problémás vállalatközi egyeztetési folyamatot, így az célzottan elemezhető és fejleszthető.

Az Oracle erre szolgáló vállalatközi moduljaiból (AGIS) azonosítható, vagy olyan naplóbejegyzések elemzésével, amelyeknél a sorok vagy az egyenlegszegmensek vállalatkódja eltér.