Szállítói számlafeldolgozási adatsablon

Az esemény időpontja azt rögzíti, hogy a számlafolyamat egy adott tevékenysége pontosan mikor történt. Minden tevékenységhez, a „Számla beérkezett” lépéstől a „Számla kiegyenlítve” eseményig, időbélyeg tartozik.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen a teljesítmény elemzéséhez. Segítségével kiszámítható az egyes tevékenységek közötti ciklusidő, például a jóváhagyás vagy a fizetés időtartama, valamint az egyes számlák teljes feldolgozási ideje. Az időtartamok elemzésével a szervezetek feltárhatják a szűk keresztmetszeteket, mérhetik a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások (SLA-k) teljesülését, és azonosíthatják a gyorsítási lehetőségeket. Az események időrendi sorrendbe rendezésével a folyamat menete is pontosan rekonstruálható.

Nélkülözhetetlen a ciklusidők kiszámításához, a szűk keresztmetszetek feltárásához és a folyamatesemények időrendi sorrendjének elemzéséhez.

A rendszer naplóiban, a tranzakciók létrehozási vagy módosítási dátummezőiben, illetve a számladokumentumokhoz kapcsolódó esemény-időbélyegek között található.

A számlaazonosító egyedi, betűkből és számokból álló kód, amelyet minden beszállítótól érkező számlához hozzárendelnek. Ez a központi hivatkozási pont az adott számlához kapcsolódó összes tevékenység és adat számára, a beérkezéstől a végső kifizetésig és kiegyenlítésig.

A process mining elemzésben a számlaazonosító alapvető szerepet tölt be. Ez a Case ID, amelynek segítségével a szoftver egyetlen, jól követhető folyamattá fűzi össze az eseményeket, például a „Számla beérkezett”, „Jóváhagyva” és „Kifizetve” lépéseket. Így számlánként elemezhetők a folyamatváltozatok, a ciklusidők és a szűk keresztmetszetek, és pontosan látható, hogyan kezelik az egyes számlákat.

Ez a legfontosabb attribútum, mert egyetlen esetbe kapcsolja össze a folyamat összes kapcsolódó lépését, így lehetővé teszi a teljes folyamat elemzését és megjelenítését.

A forrásrendszer számla- vagy szállítói tranzakciós tábláinak fejlécadatai között található.

A tevékenység neve a számlafeldolgozás egy adott műveletét, állapotváltozását vagy mérföldkövét jelöli. A számlához rögzített minden esemény, például a „Számla ellenőrizve”, a „Jóváhagyásra benyújtva” vagy a „Fizetés teljesítve”, külön tevékenységnévként jelenik meg.

Ez az attribútum adja a folyamattérkép alapját: minden egyedi érték a megjelenített folyamat egy csomópontja lesz. A tevékenységek sorrendjének, gyakoriságának és időtartamának elemzése a process mining lényege. Segít feltárni a jellemző útvonalakat, az eltéréseket és az ismétlődő munkát. Nélküle nem érthető meg, mi történik ténylegesen a folyamatban.

Meghatározza a folyamattérkép lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető a folyamat menete, a szűk keresztmetszetek és az eltérések.

Általában tranzakciókódokból, eseménynaplókból, állapotváltozási mezőkből vagy a forrásrendszerben rögzített konkrét felhasználói műveletekből származik.

Ez az attribútum azonosítja azt az eredeti informatikai rendszert, amelyben az eseményadatokat létrehozták vagy rögzítették, például egy ERP-t, dokumentumkezelő rendszert vagy munkafolyamat-eszközt. Ha a szállítói számlák feldolgozásában több rendszer vesz részt, ez a mező segít megkülönböztetni az egyes tevékenységek forrását.

A forrásrendszer szerinti elemzés segít megérteni a folyamat széttagoltságát és az adatintegráció nehézségeit. Megmutathatja, hogy a késedelmek vagy problémák a rendszerek közötti átadásokhoz kapcsolódnak-e. Az adatirányítás és az adatok ellenőrzése szempontjából is fontos, mert biztosítja, hogy a folyamat képe pontosan tükrözze az egyes rendszerek szerepét.

Megmutatja az adatok eredetét, ami nélkülözhetetlen az ellenőrzéshez, a hibakereséshez és a különböző rendszerek folyamateltéréseinek elemzéséhez.

Általában állandó érték, amelyet az adatok kinyerésekor adnak hozzá, vagy a rendszer naplóinak fejlécében található.

Az utolsó adatfrissítés időbélyege azt mutatja, mikor nyerték ki legutóbb az adatokat a forrásrendszerből, és töltötték be a process mining környezetbe. Nem az üzleti esemény időpontját jelzi, hanem azt, hogy mennyire frissek az elemzett adatok.

Ez az attribútum fontos az adatirányítás szempontjából, és segít a felhasználóknak megítélni, mennyire naprakészek az elemzési eredmények. Megerősíti, hogy az elemzés friss információkra épül, és használható az adatfolyam működésének, valamint frissítési gyakoriságának ellenőrzésére. Így az érintettek tudják, mikori adatok alapján hoznak döntést a folyamat dashboardjainak és elemzéseinek felhasználásával.

Az adatirányítás szempontjából nélkülözhetetlen: a felhasználók így tudják, mennyire frissek az elemzett adatok, ami növeli az elemzési eredményekbe vetett bizalmat.

Ezt az időbélyeget általában az adatok kinyerése, átalakítása és betöltése (ETL) során állítják elő és adják hozzá.

A beszállító neve az árut vagy szolgáltatást nyújtó fél hivatalos vagy üzleti nevét azonosítja. Ez az attribútum fontos üzleti hátteret ad minden számlához.

Az elemzésben a folyamat beszállító szerinti bontása lehetővé teszi az egyes partnerek teljesítményének és a velük fennálló kapcsolatnak az értékelését. Segít megválaszolni például ezeket a kérdéseket: „Mely beszállítóknál tart a legtovább a jóváhagyás?”, „Bizonyos beszállítóknál gyakran találunk eltérést a számlákon?” vagy „Hatékonyan vesszük igénybe a korai fizetési kedvezményeket a kiemelt beszállítóinknál?” Ez a nézet nélkülözhetetlen a beszerzés és a beszállítói kapcsolatok kezeléséhez.

Lehetővé teszi a beszállítónkénti teljesítményelemzést, így feltárhatók a problémás beszállítói kapcsolatok, a fizetési feltételek betartása és a beszállítók közötti folyamateltérések.

A szállítói törzsadat-táblákban található, és a számlatranzakciók adataihoz szállítóazonosító kapcsolja.

A cégkód a szervezeten belüli önálló jogi személyt vagy vállalatot azonosító egyedi kulcs. A számlákat egy adott cég nevében dolgozzák fel és könyvelik.

Ez az attribútum alapvető dimenzió a több jogi személlyel működő szervezetek összehasonlító elemzéséhez. Segítségével összevethető a szállítói számlafeldolgozás teljesítménye a különböző vállalatok, leányvállalatok vagy üzleti egységek között. Az elemzés megmutathatja, mely jogi személyek dolgoznak hatékonyabban, hol magasabb az automatizáltság, és hol fordul elő több kifizetési zárolás. Ez segít egységesíteni a bevált gyakorlatokat, és feltárni a régióhoz vagy jogi személyhez kötődő problémákat.

Lehetővé teszi a folyamatok összehasonlítását a különböző jogi személyek és üzleti egységek között, segít egységesíteni a gyakorlatokat és feltárni a helyi problémákat.

A pénzügyi vagy számlatranzakciós dokumentumok fejlécében található, és a könyvelő jogi személyt jelöli.

A felhasználó neve azonosítja azt a munkatársat vagy rendszerfelhasználót, aki egy adott folyamatlépésért, például a számla rögzítéséért, jóváhagyásáért vagy könyveléséért felel. Automatizált lépéseknél ez rendszer- vagy kötegelt feldolgozást végző felhasználói azonosító lehet.

Ez az attribútum lehetővé teszi a folyamat emberi oldalának elemzését. Használható a munkaterhelés, az egyéni és csapatteljesítmény vizsgálatára, valamint a képzési igények feltárására. A tevékenységek felhasználó szerinti követésével feltárhatók az egyes munkatársakhoz köthető ismételt munkavégzések, azonosíthatók az elakadt jóváhagyások, és ellenőrizhető a feladatkörök megfelelő elkülönítése. Fontos attribútum a szállítói számlafeldolgozás emberi tényezőinek megértéséhez.

Lehetővé teszi a csapat- és egyéni teljesítmény, valamint a munkaterhelés elemzését, és segít feltárni a képzési igényeket vagy a megfelelési problémákat.

Általában az eseménynaplókban, illetve a tranzakciós táblák „Módosította” vagy „Létrehozta” mezőiben található.

A megrendelésszám annak a dokumentumnak a hivatkozási azonosítója, amellyel eredetileg engedélyezték az áruk vagy szolgáltatások beszerzését a szállítótól. A számlákhoz tartozhat megrendelés, de megrendelés nélkül is kiállíthatók.

Ez az attribútum alapvető a számlaegyeztetési folyamat elemzéséhez. Segítségével elkülöníthetők a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlák, amelyek feldolgozása gyakran eltérő útvonalon történik. Az elemzés vizsgálhatja a háromoldalú egyeztetés (megrendelés, áruátvétel és számla) hatékonyságát, feltárhatja az egyeztetési hibák okait, és mérheti az elsőre sikeres egyeztetések arányát jelző KPI-t. Ha egy számlához kellene megrendelésszám, de az hiányzik, az gyakran a folyamatbeli megfelelés problémájára utal.

Segít elemezni a számlaegyeztetés hatékonyságát, elkülöníteni a megrendeléses és a megrendelés nélküli számlák feldolgozását, valamint feltárni a megfelelési problémákat.

A számlatranzakciós adatokban található, gyakran egy, a beszerzési modulhoz kapcsoló hivatkozási mezőben.

A számla esedékességi dátuma az a kiszámított nap, ameddig a szállítónak történő kifizetést teljesíteni kell ahhoz, hogy az határidőben történjen, és elkerülhetők legyenek a késedelmi díjak vagy büntetések. Ezt általában a számla kelte és a megállapodott fizetési feltételek, például a 30 napos fizetési határidő alapján határozzák meg.

Ez az attribútum elengedhetetlen a fizetési teljesítmény méréséhez. Ez alapján számítható ki a határidőben teljesített kifizetések arányát jelző KPI, és azonosíthatók a késedelmes fizetések. Az esedékességi dátum és a tényleges fizetési dátum összevetésével elemezhető a fizetések időzítése. Ez segíti a szállítói kapcsolatok javítását, a késedelmi díjak elkerülését és a pénzforgalom tudatos kezelését.

Elengedhetetlen a határidőben teljesített kifizetések méréséhez, a pénzforgalom kezeléséhez és a késedelmi díjak elkerüléséhez.

Ezt a dátumot a forrásrendszer gyakran a számla kelte és a fizetési feltételek alapján számítja ki, majd a számla fejlécében tárolja.

A számla összege a szállító által benyújtott számla teljes bruttó értéke. Ez az egyes ügyek egyik fontos pénzügyi mutatója.

Ezt az attribútumot gyakran használják pénzügyi és teljesítményelemzéshez. Segítségével az összeghatár alapján szűrhetők a folyamatok, például külön vizsgálhatók a nagy értékű számlák. Az attribútum a bizonyos összeghatár feletti számlák jóváhagyási szűk keresztmetszeteinek feltárására és a folyamatbeli hiányosságok pénzügyi hatásának kiszámítására is alkalmas. Megmutathatja például a zárolt számlák értékét, vagy segíthet előnyben részesíteni a nagy darabszámú, kis értékű számlák feldolgozásának automatizálását. Szinte minden szállítói számlázási dashboard alapvető dimenziója.

Segít felmérni a pénzügyi hatásokat, például a zárolt kifizetések értékét, és az összeg alapján rangsorolni a számlákat.

Általában a számlatranzakciós adatok fejléc- vagy tételsoraiban található.

Ez a logikai attribútum jelzi, hogy az adott folyamatlépést rendszerfelhasználó, például automatizálás, workflow vagy kötegelt feladat, illetve emberi felhasználó hajtotta-e végre. Segítségével elkülöníthetők a manuális és az automatizált tevékenységek.

Az attribútum elemzése alapvető a szállítói számlafeldolgozás automatizáltságának megértéséhez és a digitális fejlesztések eredményének méréséhez. Segítségével kiszámítható a közvetlen feldolgozási arány (STP), vagyis azonosíthatók azok a számlák, amelyeket manuális beavatkozás nélkül kezelnek. Az automatizált és manuális útvonalak teljesítményének összevetése számszerűsíti az idő- és költségmegtakarítást, és alátámaszthatja a további automatizálási beruházásokat.

Lehetővé teszi az automatizáltság, például a közvetlen feldolgozási arány mérését, és segít számszerűsíteni az automatizálás folyamat hatékonyságára gyakorolt hatását.

Gyakran úgy állapítják meg, hogy ellenőrzik, a tevékenységhez tartozó „UserName” ismert rendszer- vagy kötegelt felhasználói azonosító-e.

A fizetés dátuma az az időbélyeg, amely megmutatja, mikor utalták át a számlához tartozó összeget a szállítónak. Ez fontos mérföldkő, amely gyakran a fő feldolgozási folyamat végét jelzi.

A process mining elemzésben ezt a dátumot a számla esedékességi dátumával vetik össze annak megállapításához, hogy a fizetés határidőben, korábban vagy késve történt-e. Alapvető adat a fontos KPI-k, például a határidőben teljesített kifizetések arányának kiszámításához, valamint a korai fizetési kedvezmények lehetőségeinek elemzéséhez. A számla jóváhagyása és kifizetése közötti idő vizsgálata a fizetési folyamat vagy a treasury működésének hiányosságaira is rávilágíthat.

Elengedhetetlen a határidőben teljesített kifizetések arányának kiszámításához, a fizetési szokások elemzéséhez és a korai fizetési kedvezmények kihasználására kínálkozó lehetőségek feltárásához.

A fizetési vagy kiegyenlítési dokumentumok adatai között található, amelyek az eredeti számlatranzakcióhoz kapcsolódnak.

A fizetési feltételek határozzák meg, milyen feltételekkel kell kifizetni a számlát. Ide tartozhat a fizetési határidő, például 30 nap, valamint a korai fizetésért járó kedvezmény, például 2% kedvezmény 10 napon belüli fizetés esetén.

Ez az attribútum fontos hátteret ad a pénzügyi teljesítmény elemzéséhez. A számla esedékességi dátumának kiszámítására, valamint a korai fizetési kedvezmények kihasználására kínálkozó lehetőségek feltárására használható. A folyamat teljesítményének fizetési feltételek szerinti elemzésével kiderülhet, hogy a hosszú belső átfutási idők miatt rendszeresen elmaradnak-e a kedvezmények. Az elemzés közvetlenül összekapcsolja a folyamat hatékonyságát a pénzügyi megtakarítással.

Ez alapján számítható ki a számla esedékességi dátuma, és ez az attribútum segít elemezni a korai fizetési kedvezmények kihasználását, összekapcsolva a folyamat hatékonyságát a költségmegtakarítással.

Az adatot általában a szállítói törzsadatokból veszik át, és a számla létrehozásakor bemásolják a tranzakció fejlécébe.

A számla pénzneme határozza meg, milyen pénznemben szerepel a számla összege. Ez különösen fontos a több országban működő szervezeteknél, amelyek különböző országok szállítóival dolgoznak.

Az elemzés során ez az attribútum elengedhetetlen a számla összegének helyes értelmezéséhez és a pontos pénzügyi számításokhoz. Pénznem szerint szűrve feltárhatók a regionális eltérések és az egyes pénznemekhez kapcsolódó nehézségek. Árfolyamadatokkal együtt a pénzügyi értékek egységes beszámolási pénznemre válthatók, így a globális elemzés következetes marad.

Megadja a számla összegének értelmezéséhez szükséges hátteret, és lehetővé teszi a pontos pénzügyi elemzést, valamint a folyamatok pénznem szerinti bontását a nemzetközi szervezeteknél.

Általában a számlatranzakciós tábla fejlécében, a számla összege mellett található.

A zárolás oka az a kód vagy szöveg, amely megmagyarázza, miért állították meg szándékosan a számlát a kifizetési szakasz előtt. Gyakori ok például a mennyiségi vagy áreltérés, a hiányzó áruátvételi bizonylat vagy az előírt minőségellenőrzés.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen a kivételek és az ismételt munkavégzés kiváltó okainak feltárásához. A különböző zárolási okok gyakoriságának és hatásának elemzésével azonosíthatók a szállítói számlafeldolgozás leggyakoribb hatékonysági problémái. Így célzott fejlesztések indíthatók, például javítható a megrendelések pontossága a szállítóknál, vagy egyszerűsíthető az áruátvétel. A kifizetési zárolások csökkentése fontos feltétele a közvetlen feldolgozási arány (STP) növelésének.

Elengedhetetlen a kifizetési zárolások kiváltó okainak feltárásához, és segít azonosítani a folyamat hatékonysági problémáinak és az ismételt munkavégzésnek a fő okait.

A számladokumentumban vagy egy kapcsolódó állapottáblában található, és gyakran a „Zárolva” tevékenység rögzítésekor töltik ki.