Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához

SAP S/4HANA
Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához

Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához

Ez a sablon útmutatást ad a szállítói számlák feldolgozásának elemzéséhez szükséges adatok összegyűjtéséhez. Bemutatja az eseménynapló összeállításához szükséges attribútumokat és tevékenységeket. Azt is ismerteti, hogyan nyerheti ki ezeket az adatokat a forrásrendszerekből, hogy könnyebben elkezdhesse a process mining használatát.
  • Javasolt attribútumok a részletes elemzéshez
  • A hatékony nyomon követéshez szükséges fő folyamattevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez, lépésről lépésre
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A szállítói számlák feldolgozásának attribútumai

Ezeket az alapvető adatmezőket érdemes felvennie az eseménynaplóba, hogy részletesen elemezhesse a szállítói számlák feldolgozását.
5 Kötelező 6 Javasolt 9 Nem kötelező
Név Leírás
Esemény időpontja
EventTime
A tevékenység pontos dátuma és időpontja.
Leírás

Az esemény időpontja az egyes tevékenységekhez tartozó időbélyeg, amely megadja a számlával kapcsolatos események időrendi sorrendjét. Ez az adat szükséges a folyamat menetének megértéséhez és minden időalapú elemzéshez.

Az elemzés során az esemény időpontja alapján állíthatók helyes sorrendbe a tevékenységek, számítható ki a lépések közötti átfutási idő, azonosítható a várakozás, és vizsgálható a folyamat teljesítménye különböző időszakokban, például hónapról hónapra. Minden időtartam-alapú KPI erre épül.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az események időrendi sorrendjének meghatározásához és az időalapú mutatók, például az átfutási idők és időtartamok kiszámításához. Ezek a process mining alapjai.

Hol szerezhető be?

Az SAP-táblák különböző dátum- és időmezőiből származik, például a létrehozás dátumából (BKPF-CPUDT), a könyvelési dátumból (BKPF-BUDAT), a kiegyenlítés dátumából (BSAK-AUGDT) vagy a módosítási napló időbélyegeiből (CDHDR-UDATE/UTIME).

Példák
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Számla
Invoice
A számladokumentum egyedi azonosítója, amely a szállítói számlafolyamat elsődleges esetazonosítója.
Leírás

A számla az a központi objektum, amely összekapcsolja a kapcsolódó tevékenységeket a beérkezéstől a kifizetésig. SAP S/4HANA rendszerben ezt általában a vállalatkód (BUKRS), az egyedi bizonylatszám (BELNR) és az üzleti év (GJAHR) együttese azonosítja.

A számlák elemzésével a teljes életciklus végigkövethető. Ez szükséges az olyan mutatók kiszámításához, mint a teljes átfutási idő, az egyes számlákat érintő szűk keresztmetszetek feltárásához, valamint annak megértéséhez, hogy milyen útvonalakon haladhat végig egy számla a folyamatban.

Miért fontos?

Egyedileg azonosítja az egyes számlák útját, így végigkövethető a teljes életciklusuk, és esetről esetre elemezhető a folyamat teljesítménye.

Hol szerezhető be?

Összetett kulcs, amely a BKPF (könyvelési bizonylat fejléce) vagy az RBKP (számlabeérkezési bizonylat fejléce) táblából, a BUKRS, BELNR és GJAHR mezők alapján állítható elő.

Példák
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Tevékenység
ActivityName
A számlafeldolgozás során bekövetkezett konkrét üzleti esemény vagy lépés neve.
Leírás

A tevékenység a szállítói számlafolyamat egy-egy jól elkülöníthető szakaszát vagy műveletét jelöli, például: „Számla beérkezett”, „Számla könyvelve” vagy „Fizetés végrehajtva”. Ezekből épül fel a folyamattérkép.

A tevékenységek elemzése a process mining alapja. Segítségével megjeleníthető a folyamat menete, feltárhatók a gyakori útvonalak, azonosíthatók a standard folyamattól való eltérések, és mérhető az egyes lépések gyakorisága, illetve időtartama. Az egyes számlák tevékenységeinek sorrendje mutatja meg a számla útját a folyamatban.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető a folyamat menete, feltárhatók a szűk keresztmetszetek és az utómunka-körök.

Hol szerezhető be?

Többféle forrásból származhat, például a bizonylatállapot változásaiból (BKPF-BSTAT), a módosítási bizonylatokból (CDHDR/CDPOS táblák) vagy a workflow-naplókból. Kinyeréséhez általában egyedi logikára van szükség.

Példák
Számla beérkezettSzámla jóváhagyvaFizetés végrehajtvaSzámla fizetési zárolása
Forrásrendszer
SourceSystem
A rendszer, amelyből az adatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja a folyamatadatok forrását. Ebben a nézetben az értéke jellemzően „SAP S/4HANA”.

Több ERP-rendszer vagy integrált rendszer használatakor ez a mező fontos az adatok eredetének nyomon követéséhez és elkülönítéséhez. Segít biztosítani, hogy az elemzés a megfelelő adatkészleten alapuljon, és az adatminőségi problémákat vissza lehessen vezetni a forrásukig.

Miért fontos?

Azonosítja az adatok forrását, ami fontos az adatirányításhoz, a hibaelhárításhoz és a több rendszert használó környezetekben.

Hol szerezhető be?

Általában az adatkinyerés során hozzáadott, rögzített érték, amely az adatkészlet forrását jelöli.

Példák
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
Az időbélyeg azt mutatja, mikor frissítették utoljára a rekord adatait a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum az SAP S/4HANA rendszerből végzett legutóbbi adatkinyerés vagy frissítés dátumát és időpontját mutatja. Metaadatként jelzi, mennyire frissek az elemzett adatok.

Segít a felhasználóknak megítélni, mennyire aktuális a folyamatelemzés. Az adatkésés figyelembevételével reális elvárásokat alakíthatnak ki, megtervezhetik az adatfrissítéseket, és megőrizhetik az adatok integritását.

Miért fontos?

Jelzi az adatok frissességét, így a felhasználók tudják, mennyire aktuális a folyamatelemzés.

Hol szerezhető be?

Az értéket a forrásrendszerből történő adatkinyeréskor állítják elő, majd minden rekordhoz hozzárendelik.

Példák
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Beszállító neve
VendorName
A számlát benyújtó beszállító neve.
Leírás

Ez az attribútum a beszállító hivatalos nevét tartalmazza. A számladokumentumban tárolt beszállítói szám kapcsolja hozzá.

A beszállítók elemzése segít a beszállítói kapcsolatok kezelésében és az egyes beszállítókhoz köthető folyamatproblémák feltárásában. Választ adhat például arra, hogy mely beszállítók számláin fordul elő a legtöbb eltérés, vagy hogy a stratégiai beszállítóknak rendszeresen időben fizetnek-e. A számlaszámmal és az összeggel együtt a lehetséges duplikált kifizetések felismeréséhez is használható.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének beszállítónkénti elemzését, így azonosíthatók a problémás beszállítók, és hatékonyabban kezelhetők a stratégiai beszállítói kapcsolatok.

Hol szerezhető be?

A beszállítói törzsadatokat tartalmazó LFA1 táblából kérdezhető le a NAME1 mező alapján. Az összekapcsoláshoz a BKPF vagy az RBKP táblában szereplő beszállítói számot (LIFNR) kell használni.

Példák
Irodaszerek Kft.Globális Tanácsadó CsoportGépalkatrészek GmbH
Felhasználónév
UserName
A tevékenységet végrehajtó személy felhasználói azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti annak az SAP-felhasználónak az azonosítóját, aki egy adott tevékenységet végrehajtott, például könyvelt, jóváhagyott vagy kiegyenlített egy számlát. Így a folyamatlépések konkrét felhasználókhoz kapcsolhatók.

A felhasználónév szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, azonosítani a kiemelkedő teljesítményt nyújtókat, és megtalálni, kinek lehet szüksége további képzésre. A dashboardokon a jóváhagyási szűk keresztmetszetek elemzéséhez is hasznos, mert megmutatja, mely jóváhagyók okoznak késedelmet.

Miért fontos?

Az egyes tevékenységeket konkrét személyekhez rendeli, így elemezhető a felhasználók teljesítménye, munkaterhelése és a feladatok szétválasztására vonatkozó szabályok betartása.

Hol szerezhető be?

Általában a fejlécet tartalmazó táblákban található, például a BKPF-USNAM mezőben (rögzítette), vagy a módosítási bizonylatok tábláiban, például a CDHDR-USERNAME mezőben (módosította).

Példák
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Megrendelésszám
PurchaseOrderNumber
A számlához tartozó megrendelés egyedi azonosítója, ha van ilyen.
Leírás

Ez az attribútum egy előzetesen jóváhagyott megrendeléshez (PO) kapcsolja a számlát. A megrendelésszám megléte a háromoldalú egyeztetés alapja: megrendelés, számla és áruátvétel.

Ez az attribútum fontos a megfelelés és a hatékonyság elemzéséhez. A „Megrendelés nélküli számlák aránya” KPI kiszámításához használható, amely a beszerzési szabályok betartását méri. A „Háromoldalú egyeztetés teljesítménye” dashboard alapja is, mert lehetővé teszi a megrendeléshez kapcsolódó számlák egyeztetési folyamatának elemzését.

Miért fontos?

Fontos a háromoldalú egyeztetés hatékonyságának elemzéséhez és a beszerzési szabályok betartásának méréséhez. Segítségével azonosíthatók a megrendelés nélkül feldolgozott számlák.

Hol szerezhető be?

A számlatételeket tartalmazó táblákban található, például MM-számláknál az RSEG-EBELN, FI-számláknál a BSEG-EBELN mezőben.

Példák
45000012344500005678
Számla esedékessége
InvoiceDueDate
Az a dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni a beszállítónak.
Leírás

A számla esedékessége az a határidő, ameddig a beszállítónak fizetni kell a késedelmi díjak elkerülése és a jó beszállítói kapcsolat fenntartása érdekében. A dátum a számla bázisdátuma és a beszállítóval egyeztetett fizetési feltételek alapján számítható ki.

Ez a dátum szükséges a „Fizetési megfelelés és lejárat” dashboardhoz, valamint az „Időben történő fizetések aránya” KPI-hoz. Az esedékesség és a tényleges fizetési dátum összevetésével kiderül, hogy időben, korábban vagy késve történik-e a fizetés, és milyen pénzügyi, illetve üzleti következményekkel jár.

Miért fontos?

Ez az időben történő fizetések elemzésének alapja. Segítségével mérhető a fizetési teljesítmény, valamint a beszállítói kapcsolatokra és a késedelmi díjakra gyakorolt hatása.

Hol szerezhető be?

Ezt a dátumot gyakran számítják. A nettó esedékességi dátum a BSEG-NETDT mezőben található. A fizetés bázisdátumából (BSEG-ZFBDT) és a fizetési feltételekből (BSEG-ZTERM) is kiszámítható.

Példák
2023-10-312023-11-152024-01-10
Számla összege
InvoiceAmount
A számla teljes bruttó összege az eredeti bizonylat pénznemében.
Leírás

A beszállító által benyújtott számla teljes értéke. Tartalmazza az áruk vagy szolgáltatások költségét, az adókat és az egyéb díjakat, a levonások és kedvezmények előtt.

A számla összege számos pénzügyi elemzés fontos attribútuma. Segít előnyben részesíteni a nagy értékű számlákat, felmérni a folyamat késedelmeinek pénzügyi hatását, például a nagy összegű számlák késedelmi díjait, és szegmensekre bontani a folyamatot. Megvizsgálható például, hogy a nagy értékű számlák jóváhagyása eltérő útvonalon történik-e. Az attribútum a lehetséges duplikált kifizetések felismeréséhez is szükséges.

Miért fontos?

Pénzügyi kontextust ad a folyamatelemzéshez, így érték alapján vizsgálhatók és rangsorolhatók a számlák, valamint számszerűsíthetők a pénzügyi hatások.

Hol szerezhető be?

MM-számláknál például az RBKP-RMWWR mezőben található (bruttó számlaösszeg). FI-számláknál a BSEG tábla tételeiből számítható ki a WRBTR mező alapján.

Példák
1500.00250.7512345.50
Vállalatkód
CompanyCode
Az a szervezeti egység, amelynek a számláját feldolgozzák.
Leírás

A vállalatkód a legkisebb szervezeti egység, amelyhez külső beszámoláshoz szükséges, teljes és önálló számlakészlet állítható össze. A szállítói számlák esetében azt a jogi személyt jelöli, amely tartozik a beszállítónak.

A vállalatkód szerinti elemzéssel összehasonlítható a folyamat teljesítménye a szervezet különböző jogi személyei között. Így feltárható, hol követik a standard folyamatokat, és mely területeken jobb a hatékonyság, hosszabb az átfutási idő vagy gyakoribb az utómunka.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének összehasonlítását a különböző jogi személyek között, így feltárhatók a régiókra vagy üzleti egységekre jellemző problémák és bevált gyakorlatok.

Hol szerezhető be?

A bizonylatfejléc-táblákban található, elsősorban a BKPF-BUKRS mezőben FI-számlákhoz, illetve az RBKP-BUKRS mezőben MM-számlákhoz.

Példák
10001710US01DE01
Automatizált
IsAutomated
Jelzi, hogy a tevékenységet a rendszer automatikusan, nem pedig egy felhasználó hajtotta-e végre.
Leírás

Ez a logikai attribútum megkülönbözteti a felhasználó által indított tevékenységeket a rendszerfeladatok, workflow-k vagy botok által végrehajtottaktól. Automatizáltnak jelölhető például egy automatikus fizetési futás vagy a rendszer által létrehozott számla könyvelése.

Az attribútum elemzésével felmérhető a szállítói számlafolyamat automatizáltsága. Segít mérni az automatizálási kezdeményezések eredményét, összehasonlítani az automatizált és a kézi lépések hatékonyságát, valamint további automatizálási lehetőségeket találni.

Miért fontos?

Segít felmérni a folyamat automatizáltságát, elemezni az automatizálás eredményességét és feltárni a további fejlesztési lehetőségeket.

Hol szerezhető be?

A felhasználónév alapján következtethető ki, például az olyan rendszerfelhasználók azonosítóiból, mint a „SAP_SYSTEM” vagy a „BATCHUSER”, illetve az automatizált feladatokhoz kapcsolódó tranzakciókódokból.

Példák
truefalse
Fizetési feltételek
PaymentTerms
A szállítóval egyeztetett feltételek, amelyek meghatározzák a számla kifizetését, és gyakran kedvezményes fizetési lehetőséget is tartalmaznak.
Leírás

A fizetési feltételek határozzák meg a fizetési határidőt és az esetleges előrehozott fizetési kedvezményeket. A „Z001” például jelentheti azt, hogy a számlát 30 napon belül kell kifizetni, 10 napon belüli fizetés esetén pedig 2% kedvezmény jár.

Ez az attribútum az „Előrehozott fizetési kedvezmények érvényesítési aránya” dashboard alapja. A fizetési feltételek elemzésével azonosíthatók a kedvezményre jogosító számlák. Ha ezeket összeveti a ténylegesen igénybe vett kedvezményekkel, láthatóvá válnak az elszalasztott megtakarítási lehetőségek, és mérhetővé válik a fizetési folyamat hatékonysága.

Miért fontos?

Elengedhetetlen az előrehozott fizetési kedvezmények lehetőségeinek elemzéséhez, a fizetési folyamat pénzügyi teljesítményének méréséhez és az elszalasztott megtakarítások feltárásához.

Hol szerezhető be?

A szállítói tételsorokban, a BSEG-ZTERM táblában, illetve a számla fejlécében, az RBKP-ZTERM mezőben található.

Példák
Z0010001NT30
Fizetési zárolás oka
BlockingReason
A számla fizetési zárolásának oka, amely valamilyen eltérésre utal.
Leírás

Ha a számla nem felel meg az ellenőrzésnek a háromoldalú egyeztetés vagy más ellenőrzési lépés során, fizetési zárolás alá kerül. A zárolás oka megadja a probléma jellegét, például mennyiségi eltérést, árkülönbséget vagy hiányzó áruátvételi bizonylatot.

Ez az attribútum meghatározó az „Eltérések miatti számlajavítás elemzése” dashboard szempontjából. A különböző zárolási okok gyakoriságának elemzése segít feltárni a folyamat hatékonysági problémáinak kiváltó okait. Ha például gyakori az árkülönbség, az a beszerzési rendszer törzsadataival kapcsolatos problémára utalhat.

Miért fontos?

Közvetlenül megmutatja a számlaeltérések és az ismételt feldolgozás kiváltó okait, így célzott folyamatfejlesztésre ad lehetőséget.

Hol szerezhető be?

Az olyan számlatétel-táblákban található, mint az RSEG, az SPGR* kezdetű mezőkben (például SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Az RBKP_BLOCKED táblában is szerepelhet.

Példák
ÁreltérésMennyiségi eltérésHiányzó áruátvételi bizonylat
Igénybe vett kedvezmény
DiscountTaken
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy sikerült-e érvényesíteni az előrehozott fizetési kedvezményt.
Leírás

Ez az attribútum jelzi, hogy a számla kifizetésekor ténylegesen igénybe vették-e a pénzügyi kedvezményt. A szállítói számlák feldolgozásának pénzügyi hatékonyságát mérő egyik alapadat.

Ez a jelző az „Előrehozott fizetési kedvezmények érvényesítési aránya” KPI alapja. A fizetési feltételek alapján kedvezményre jogosító számlák szűrésével, majd ennek a jelzőnek az elemzésével pontosan kiszámítható a megtakarítás és az elszalasztott kedvezmények száma. Így számszerűen mérhető a szállítói számlák feldolgozásának teljesítménye.

Miért fontos?

Közvetlenül méri, mennyire sikerül érvényesíteni az elérhető előrehozott fizetési kedvezményeket, amelyek közvetlenül befolyásolják a vállalat eredményét.

Hol szerezhető be?

A fizetési bizonylaton szereplő kedvezményösszeg-mező (BSEG-SKNTO) ellenőrzésével állapítható meg. Ha az érték nagyobb nullánál, a kedvezményt igénybe vették.

Példák
truefalse
Késedelmes fizetés
IsLatePayment
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy a számlát a fizetési határidő után fizették-e ki.
Leírás

Ez a számított attribútum egy egyszerű igaz/hamis jelzővel mutatja meg, hogy a számlát a hivatalos esedékességi dátum után fizették-e ki. A „Rendezés dátuma” és a „Számla esedékességi dátuma” összevetésével számítható ki.

A jelző egyszerűbbé teszi az elemzést a „Fizetési megfelelés és lejárt tételek” dashboardon, valamint a határidőre történő fizetés KPI esetében. Segítségével könnyen szűrhetők és összesíthetők a késedelmes fizetések, kiszámítható a határidőre teljesített fizetések aránya, és azonosíthatók a gyakran késve fizető szállítók vagy vállalatkódok.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a fizetési feltételek betartását, egyszerűsíti a határidőre történő fizetés KPI kiszámítását, és segít feltárni a gyenge fizetési teljesítményű területeket.

Hol szerezhető be?

Számított attribútum. A logika: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Példák
truefalse
Rendezés dátuma
ClearingDate
Az a dátum, amikor a fizetés megtörtént, és a számla kikerült a nyitott tételek közül.
Leírás

A rendezés dátuma jelzi a számla pénzügyi kiegyenlítését. Ekkor történik meg a „Kifizetés rendezve” tevékenység, amely a legtöbb sikeresen feldolgozott számla esetében az utolsó lépés.

Ez a dátum mutatja a tényleges fizetés időpontját, amelyet a számla esedékességi dátumával lehet összevetni. Ezért elengedhetetlen a határidőre történő fizetés KPI kiszámításához és a fizetési teljesítmény elemzéséhez. A teljes számlafeldolgozási idő számításának végpontját is ez jelöli.

Miért fontos?

A számla végleges kiegyenlítését jelöli. Ez a feldolgozási idő számításának végpontja, és a határidőre történő fizetés elemzésének alapja.

Hol szerezhető be?

A kiegyenlített tételek tábláiban található, szállítók esetében például a BSAK-AUGDT mezőben.

Példák
2023-10-282023-11-142024-01-09
Szállítói számlaszám
VendorInvoiceNumber
A szállító által a számlán feltüntetett számlaszám.
Leírás

Ez a szállító saját könyvelési rendszeréből származó hivatkozási szám, amely a papíralapú vagy elektronikus számlán szerepel. A számla beérkezésekor kézzel rögzítik, vagy OCR-rel olvassák be.

Ez a mező a napi működés és az elemzés szempontjából is különösen fontos, például a „Lehetséges kettős számlakifizetések” dashboard esetében. A duplikációk felderítésének egyik gyakori módja, hogy megkeresik azokat a belső számladokumentumokat, amelyeknél megegyezik a szállító neve, a szállítói számlaszám és a számla összege. Ez a számla elsődleges külső hivatkozási adata.

Miért fontos?

Fontos adat a lehetséges kettős kifizetések felderítéséhez, és a szállítókkal folytatott egyeztetés elsődleges külső hivatkozási alapja.

Hol szerezhető be?

A dokumentum fejlécének „Hivatkozás” mezőjében található, jellemzően a BKPF-XBLNR mezőben.

Példák
INV-2023-9876733401120231015-001
Számla pénzneme
InvoiceCurrency
A számla összegének pénznemkódja (például USD, EUR).
Leírás

Ez az attribútum adja meg, milyen pénznemben szerepel a számla összege. A pénzügyi adatok értelmezéséhez elengedhetetlen.

Nemzetközi szervezeteknél félrevezető lehet a számlák pénznemének figyelmen kívül hagyásával végzett elemzés. Ez a mező lehetővé teszi a pénzügyi adatok megfelelő kezelését: az összegek átválthatók egyetlen jelentési pénznemre, vagy pénznem szerint csoportosíthatók a regionális pénzügyi tevékenység megértéséhez.

Miért fontos?

Megadja a számla összegének értelmezéséhez szükséges pénznemet, így pontos pénzügyi elemzést és jelentéstételt tesz lehetővé, különösen nemzetközi környezetben.

Hol szerezhető be?

Elsősorban a dokumentumfejléc-táblákban található, a BKPF-WAERS vagy az RBKP-WAERS mezőben.

Példák
USDEURGBPJPY
Számladokumentum típusa
InvoiceDocumentType
A számladokumentum besorolása, amely meghatározza, hogyan dolgozza fel az SAP.
Leírás

A bizonylattípus az SAP egyik fontos beállítása, amely kategóriákba sorolja a könyvelési bizonylatokat. A „KR” jellemzően szállítói számlát, a „RE” MM-számlát, a „KG” pedig szállítói jóváíró bizonylatot jelöl. A típus többek között a számtartományt és a kötelező mezőket is meghatározza.

A bizonylattípus szerinti szűréssel összehasonlíthatók a különböző számlatípusok folyamatai. A jóváíró bizonylatok jóváhagyása például eltérhet a normál számlákétól. Ez hasznos a „Számlajóváhagyási útvonalak változatai” dashboardhoz.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat szegmentálását a különböző számlatípusok kezelése szerint, így feltárhatók a feldolgozási útvonalak és az átfutási idők eltérései.

Hol szerezhető be?

Közvetlenül a bizonylatfejléc-táblából, a BKPF-BLART mezőből.

Példák
KRREKG
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A szállítói számlák feldolgozásának tevékenységei

A pontos folyamatelemzéshez és -fejlesztéshez ezeket a fontos folyamatlépéseket és mérföldköveket rögzítse az eseménynaplóban.
7 Javasolt 8 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Fizetés kiegyenlítve
Ez az esemény jelzi a számla végleges lezárását: az alszámlán egyeztették egymással a fizetést és a számlát. Ezzel a folyamat befejeződik.
Miért fontos?

A folyamat végpontjaként ez az esemény szükséges a teljes átfutási idő pontos kiszámításához. Azt is megerősíti, hogy a kötelezettséget rendezték.

Hol szerezhető be?

Az esemény akkor rögzül, amikor a számladokumentum szállítói tételének kiegyenlítési dátum mezője (AUGDT) kitöltött a BSEG táblában.

Rögzítés

Használja a számlatétel kiegyenlítési dátumát (BSEG-AUGDT).

Eseménytípus explicit
Fizetés végrehajtva
A számlát kifizették. Az esemény akkor rögzül, amikor a fizetési futás befejeződik, és létrejön, majd könyvelésre kerül a fizetési bizonylat.
Miért fontos?

Ez az esemény fontos a cash flow elemzéséhez és az „Időben történő fizetések aránya” KPI méréséhez. Ehhez a fizetés dátumát a számla esedékességével kell összevetni.

Hol szerezhető be?

Az esemény a számlát kiegyenlítő fizetési bizonylat könyvelési dátumából nyerhető ki. A fizetési bizonylat száma a számlatétel kiegyenlítési bizonylat mezőjében (AUGBL) található a BSEG táblában.

Rögzítés

Azonosítsa a számlatételt kiegyenlítő fizetési bizonylat könyvelési dátumát (BUDAT).

Eseménytípus explicit
Számla beérkezett
Ez az esemény azt jelzi, hogy a számladokumentum létrejött az SAP rendszerben, kézi rögzítéssel vagy például OCR/VIM-alapú automatizált interfészen keresztül. Az esemény általában a könyvelési bizonylat fejlécében szereplő létrehozási dátum és idő alapján azonosítható.
Miért fontos?

A folyamat kezdőpontjaként ez az esemény szükséges a számlafeldolgozás teljes átfutási idejének és a teljes szállítói számlafolyamat átbocsátásának méréséhez.

Hol szerezhető be?

Az esemény a könyvelési bizonylat fejlécét tartalmazó táblából (BKPF) nyerhető ki, a bizonylat létrehozási dátuma (CPUDT) és időpontja (CPUTM) alapján.

Rögzítés

A számladokumentum létrehozási időbélyegét használja (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Eseménytípus explicit
Számla fizetési zárolása
A rendszer automatikusan vagy egy felhasználó zárolta a számlát, ezért az nem fizethető ki. Ennek oka általában ár- vagy mennyiségi eltérés, illetve hiányzó jóváhagyás.
Miért fontos?

Ez a problémák és az utómunka fontos jelzője. A zárolás okainak és időtartamának elemzésével feltárhatók a fizetési késedelmek és a folyamat hatékonysági problémáinak kiváltó okai.

Hol szerezhető be?

A zárolást a könyvelési bizonylat szállítói tételének fizetési zárolási kulcsa (ZLSPR) rögzíti a BSEG táblában.

Rögzítés

A rendszer módosítási bizonylatban naplózza, ha a BSEG-ZLSPR mezőbe zárolási ok kerül.

Eseménytípus explicit
Számla jóváhagyva
A számla megkapta az összes szükséges jóváhagyást a workflow-rendszerben. Ez gyakran az utolsó lépés a számla könyvelése vagy fizetési zárolásának feloldása előtt.
Miért fontos?

Ez a fontos mérföldkő jelzi a jóváhagyási folyamat végét. A továbbítás és a jóváhagyás közötti idő a hatékonyság egyik fontos mérőszáma.

Hol szerezhető be?

Az SAP Business Workflow naplóiban a folyamat befejezéseként vagy végső feloldási lépéseként rögzíthető. A továbbítás utáni fizetési zárolás feloldásából is következtethet rá.

Rögzítés

Nyerje ki a workflow befejezését jelző eseményeket az SAP workflow-naplóiból, vagy azonosítsa a végső „feloldás” eseményt.

Eseménytípus explicit
Számla könyvelve
A számlát hivatalosan rögzítették a főkönyvben, ezzel pénzügyi kötelezettség keletkezett. Az előrögzített bizonylat könyveltté válik, vagy a számlát közvetlenül könyvelik.
Miért fontos?

Ez fontos pénzügyi mérföldkő: megerősíti a vállalat fizetési kötelezettségét, és gyakran a fizetés ütemezésének előfeltétele.

Hol szerezhető be?

Az eseményt a bizonylat fejlécében szereplő könyvelési dátum (BUDAT) alapján lehet azonosítani (BKPF). A könyvelt bizonylat státusza (BKPF-BSTAT) üres.

Rögzítés

Az előrögzítetlen bizonylatoknál használja a könyvelési dátumot (BKPF-BUDAT), ha a BKPF-BSTAT mező üres.

Eseménytípus explicit
Számla visszafordítva
A számladokumentumot visszafordították, így megszűnt a pénzügyi hatása. Ez a folyamat egyik lehetséges végállapota, amelyet gyakran hibás rögzítés vagy beszállítói vita okoz.
Miért fontos?

A visszafordítások nyomon követésével feltárhatók a folyamat hibáinak okai, például a duplikált beküldések vagy a hibás számlaadatok. Ezek a problémák a folyamat korábbi szakaszaira is visszavezethetők.

Hol szerezhető be?

Az eseményt a visszafordító bizonylat létrehozásakor rögzítik. Az eredeti bizonylat fejlécében (BKPF) szerepel a visszafordító bizonylat száma (STBLG) és a visszafordítás oka.

Rögzítés

Azonosítsa a visszafordító bizonylat könyvelési dátumát, amely az eredeti bizonylat fejlécében található hivatkozással kapcsolódik hozzá (BKPF-STBLG).

Eseménytípus explicit
Áruátvétellel egyeztetve
Ez az esemény azt jelzi, hogy a számla mennyiségeit és értékeit sikeresen egyeztették a hozzá tartozó áruátvételi bizonylattal. Ez a háromoldalú egyeztetés utolsó ellenőrzési lépése.
Miért fontos?

Az esemény nyomon követésével feltárhatók a háromoldalú egyeztetés hatékonysági problémái, valamint a beérkezett áruk és a beszállító számláján szereplő tételek közötti eltérések.

Hol szerezhető be?

Az esemény a számlatételhez tartozó anyagbizonylat-hivatkozásból (áruátvételből) következtethető ki. Ez gyakran a megrendeléstétel előzményein keresztül kapcsolódik a számlához.

Rögzítés

A számlatételhez tartozó áruátvételi bizonylat hivatkozásából következtethető ki, például MIRO-számlák esetén az RSEG táblából.

Eseménytípus inferred
Eltérés rendezve
Ez az esemény azt jelzi, hogy kivizsgálták és rendezték a korábban azonosított problémát, amely valószínűleg fizetési zárolást okozott. Az esemény akkor rögzül, amikor feloldják a számla fizetési zárolását.
Miért fontos?

Ennek az utómunka-körnek a nyomon követése elengedhetetlen a „Számlaeltérések utómunkájának elemzése” dashboardhoz. Segít számszerűsíteni a hibák javítására fordított időt és munkát.

Hol szerezhető be?

Az esemény a fizetési zárolás feloldását rögzítő módosítási bizonylatokból következtethető ki. Elsődleges forrása a BSEG-ZLSPR mező módosítási naplója.

Rögzítés

Keresse meg azokat a BSEG-táblához tartozó módosítási bizonylatokat, amelyekben a ZLSPR mező értékről üresre változik.

Eseménytípus inferred
Fizetési javaslat létrehozva
A számla bekerült egy fizetési futás fizetési javaslatába, például az F110-be. A futás végrehajtásáig a számla fizetésre vár.
Miért fontos?

Ez az esemény azt mutatja, hogy a nyitott kötelezettségből fizetésre előkészített tétel lett. Segít elemezni a fizetések kezelésének hatékonyságát.

Hol szerezhető be?

Az eseményt a fizetési futás adatait tartalmazó táblák rögzítik, elsősorban a REGUP (a fizetési program által feldolgozott tételek) és a REGUH (fejléc).

Rögzítés

Azonosítsa, mikor jelenik meg a számla a REGUP táblában, a REGUH táblában azonosított fizetési futás részeként.

Eseménytípus explicit
Lejárt a számla fizetési határideje
Számított esemény: a számla nettó esedékességi dátuma elmúlt, de a számlát még nem egyenlítették ki. Ez késedelmes vagy lejárt fizetést jelez.
Miért fontos?

Ez az esemény a „Fizetési megfelelés és lejárat” dashboard egyik alapja. Segít időben azonosítani és kezelni a lejárt számlákat, valamint feltárni a késedelmes fizetések kiváltó okait.

Hol szerezhető be?

Az SAP rendszerben ez nem külön eseményként szerepel. A rendszer aktuális dátumát a nettó esedékességi dátummal veti össze, amely a BSEG-ZFBDT mezőből, illetve a bázisdátumból és a fizetési feltételekből számítható ki.

Rögzítés

A rendszer akkor állítja elő ezt a számított eseményt, ha az esemény időbélyege későbbi a számla nettó esedékességi dátumánál.

Eseménytípus calculated
Megrendeléssel egyeztetve
Ez az esemény azt jelzi, hogy a számlát sikeresen egyeztették a hozzá tartozó megrendeléssel. A beszerzéshez kapcsolódó számlák háromoldalú egyeztetésének fontos lépése.
Miért fontos?

Az esemény elemzésével mérhető az egyeztetési folyamat hatékonysága. Ez alapja a „Háromoldalú egyeztetés teljesítménye” és a „Megrendelés nélküli számlák aránya” KPI-nak.

Hol szerezhető be?

Az esemény akkor következtethető ki, ha a BSEG vagy az ACDOCA tábla számlatételében érvényes megrendelésszám (EBELN) és tételszám (EBELP) szerepel.

Rögzítés

A számladokumentum létrehozásakor a megrendelésre mutató hivatkozás (BSEG-EBELN) meglétéből következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Számla előrögzítve
A számlát rögzítették a rendszerben, de még nem könyvelték a főkönyvbe. Ez gyakran szándékos lépés: a hiányos bizonylatot későbbi feldolgozásra vagy jóváhagyásra mentik el.
Miért fontos?

Az előrögzített számlák nyomon követésével feltárhatók a hivatalos könyvelés előtti késedelmek, valamint az adathiányból vagy a kezdeti ellenőrzésből eredő problémák.

Hol szerezhető be?

Az állapot a könyvelési bizonylat fejlécének státuszmezőjéből következtethető ki (BKPF-BSTAT = 'V' az előrögzített bizonylatnál). Az esemény akkor történik, amikor beállítják ezt az állapotot.

Rögzítés

Keresse meg azokat a BKPF-táblához tartozó módosítási bizonylatokat, amelyekben a BSTAT mező értéke 'V' (Vor-erfasst/előrögzített).

Eseménytípus inferred
Számla elutasítva
A jóváhagyó elutasította a számlát a jóváhagyási workflow során. Ilyenkor a számla általában visszakerül a feldolgozóhoz javításra vagy pontosításra.
Miért fontos?

Az elutasítások nyomon követésével feltárhatók a jóváhagyási folyamat utómunka-körei, és jelezhetők a szabályzatoknak való megfelelés vagy a számlakódolás problémái.

Hol szerezhető be?

Az esemény a számlához kapcsolódó SAP Business Workflow naplókban külön eredményként szerepel.

Rögzítés

Nyerje ki az SAP workflow-naplóiból az „elutasítva” állapotú eseményeket.

Eseménytípus explicit
Számla jóváhagyásra továbbítva
A számlát az üzleti szabályok alapján szükséges jóváhagyásokra továbbították egy workflow-ba. Ezzel kezdődik a jóváhagyási részfolyamat.
Miért fontos?

Ez az esemény az „Átlagos számlajóváhagyási idő” KPI mérésének és a jóváhagyási szűk keresztmetszetek elemzésének kiindulópontja.

Hol szerezhető be?

Az esemény az SAP Business Workflow naplóiból (SWW* táblák) nyerhető ki. Ezek rögzítik a számlához kapcsolódó workflow-példány indulását, például a BUS2081 objektumhoz kötve.

Rögzítés

Nyerje ki a számladokumentumhoz kapcsolódó workflow-indítási eseményeket az SAP workflow-naplóiból, például az SWW_WIHEAD táblából.

Eseménytípus explicit
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése a SAP S/4HANA rendszerből

Készen áll a kezdésre?

Használja ezt a sablont a process mining bevezetéséhez, és tegye hatékonyabbá a szállítói számlák kezelését. Induljon el még ma egy egyszerűbb, gördülékenyebb folyamat felé.

Előzze meg a késedelmi díjakat: fejlessze még ma a szállítói számlák feldolgozását

Csökkentse 60%-kal a feldolgozási költségeket, és előzze meg a kettős kifizetéseket.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára, percek alatt elkezdheti.