Problémakezelési adatsablon

Freshservice
Problémakezelési adatsablon

Problémakezelési adatsablon

Ez a sablon keretet ad a Freshservice-problémák teljes életciklusának feltérképezéséhez, így azonosíthatja a kiváltó okok elemzésének és az átmeneti megoldások kidolgozásának szűk keresztmetszeteit. Bemutatja azokat az alapvető attribútumokat és tevékenységeket, amelyekre a process mininghez szükséges eseménynapló összeállításához szükség van. Az útmutatót követve egyszerűsítheti az adatok kinyerését, és az IT-szolgáltatások stabilitásának javítására összpontosíthat.
  • Alapvető attribútumok a kiváltó okok részletesebb elemzéséhez
  • A problémák életciklusának egységes tevékenységtérképe
  • Technikai útmutató a Freshservice-adatok kinyeréséhez
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A problémakezelés attribútumai

Ezek az ajánlott adatmezők biztosítják az eseménynapló részletes elemzéséhez szükséges kontextust, így felmérheti a problémakezelés teljesítményét.
3 Kötelező 9 Javasolt 7 Nem kötelező
Név Leírás
Időbélyeg
EventTimestamp
A tevékenység pontos dátuma és időpontja.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti, mikor történt egy adott esemény a rendszerben. Segítségével a process mining motor időrendbe állítja az eseményeket, és kiszámítja a lépések közötti időtartamokat.

Az elemzés során ez az adat szolgál minden időalapú KPI, például az átfutási idő, az átfutásiidő-elemzés és a szűk keresztmetszetek azonosításának alapjául.

Miért fontos?

Meghatározza az események időrendjét, így kiszámítható a ciklusidő és felállítható a folyamat lépéseinek sorrendje.

Hol szerezhető be?

A Freshservice API activity streamjében szereplő 'created_at' vagy 'updated_at' mezők.

Példák
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:00:00Z
Problémarekord
ProblemNumber
A problémarekordhoz rendelt egyedi alfanumerikus azonosító (például PRB-10234).
Leírás

Ez az attribútum a process mining elemzés központi esetazonosítója. Egyedileg azonosítja a Freshservice-ben vizsgált problémát, és összekapcsolja a hozzá tartozó tevékenységeket, eseményeket és változtatásokat. Segítségével az egyes auditnapló-bejegyzések egyetlen, összefüggő folyamatpéldányba rendezhetők.

Az elemzés során az azonosítóval az összesített adatoktól az egyes problémák folyamatútjáig léphet, és megvizsgálhatja az események pontos sorrendjét.

Miért fontos?

Ez a folyamat rekonstruálásának alapvető kulcsa, és minden eset egyedi azonosításához szükséges.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'display_id' mező.

Példák
PRB-10023PRB-10045PRB-11201
Tevékenység
ActivityName
A problémarekordon végrehajtott konkrét esemény vagy művelet.
Leírás

Ez az attribútum a folyamat életciklusának egy lépését írja le, például: 'Probléma rögzítve', 'Kiváltó ok azonosítva' vagy 'Támogatási csoport módosítva'. A folyamatfeltáró algoritmusok ennek alapján térképezik fel a munka lépéseinek sorrendjét.

Az elemzés során ez a mező határozza meg a folyamattérkép csomópontjait, és segít azonosítani az utómunka miatti visszatérő köröket, a kihagyott lépéseket és a folyamatváltozatokat.

Miért fontos?

A folyamat végrehajtásának „mit” részét írja le, és a folyamattérkép létrehozásához kötelező.

Hol szerezhető be?

A Freshservice 'Activities' vagy 'Audit Log' végpontjaiból származik.

Példák
Probléma rögzítvePrioritás frissítveÁllapot módosítva: megoldva
Állapot
ProblemStatus
A probléma aktuális életciklus-állapota (például nyitott, módosításra vár vagy megoldott).
Leírás

Ez az attribútum követi a probléma előrehaladását a munkafolyamatban. A mező változásai szabványos folyamati tevékenységeket indítanak el.

Az elemzés során elsődleges szűrőként különíti el a folyamatban lévő és a lezárt munkákat, valamint lehetővé teszi a folyamatban lévő munka (WIP) elemzését.

Miért fontos?

Meghatározza az eset állapotát, és a folyamatstatisztikák kiszámításához használható.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'status' mező.

Példák
NyitottMódosításra várMegoldottLezárt
Felelős ügyintéző
AgentName
A problémához jelenleg rendelt ügyfélszolgálati munkatárs neve.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja a probléma kivizsgálásáért vagy megoldásáért felelős személyt. Lehetővé teszi az erőforrások elemzését és a teljesítmény nyomon követését.

Az elemzés során segít feltárni a munkaterhelés eloszlását, valamint azonosítani azokat, akik túlterheltek, vagy különösen hatékonyan végzik a kiváltó okok elemzését (RCA).

Miért fontos?

Az erőforrás-elemzés és a szervezeti folyamattérképezés egyik alapja.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'responder_id' mező (az Agent táblával való összerendelést igényel).

Példák
Alice SmithBob JonesRendszergazda
Kapcsolódó incidensek
RelatedIncidentCount
A problémához kapcsolt incidensrekordok száma.
Leírás

Ez az attribútum megszámolja, hány egyedi incidens kapcsolódik a problémarekordhoz. A felhasználókat érő fennakadások mértékét jelzi.

Az elemzés során az „Incidenskapcsolatok sűrűsége” KPI számításához használható annak ellenőrzésére, hogy a problémakezelés valóban csökkenti-e az incidensek számát.

Miért fontos?

Jelzi, milyen mértékben terheli a probléma az ügyfélszolgálatot.

Hol szerezhető be?

Freshservice API, az 'associated_incidents' tömb elemeinek száma.

Példák
05120
Kiváltó ok kategóriája
RootCauseCategory
A probléma azonosított kiváltó okának besorolása.
Leírás

Ez az attribútum a probléma okát kategorizálja, például „szoftverhiba”, „konfigurációs hiba” vagy „emberi hiba”. Az RCA szakasz után töltik ki.

Az elemzés során a „Kiváltó okok besorolásának minősége” dashboard használja az infrastruktúra rendszerszintű gyengeségeinek feltárására.

Miért fontos?

Nélkülözhetetlen a trendek elemzéséhez és a megelőző fejlesztést igénylő területek feltárásához.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum. A konfigurációtól függően gyakran egyéni mező vagy a 'root_cause' szövegmező.

Példák
SzoftverhibaKonfigurációs hibaHardverhiba
Prioritás
ProblemPriority
A problémához rendelt prioritási szint (például alacsony, közepes, magas vagy sürgős).
Leírás

Ez az attribútum a problémarekord relatív fontosságát és sürgősségét jelzi. Meghatározása általában a hatás és a sürgősség alapján történik.

Az elemzés során ez a mező alapvető a szegmentáláshoz. Segítségével összehasonlítható a kritikus problémák és a kisebb hibák átfutási ideje, valamint SLA-teljesítése.

Miért fontos?

A nagy hatású problémák szűréséhez és elemzési prioritásának meghatározásához szükséges.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'priority' mező.

Példák
AlacsonyKözepesMagasSürgős
Részleg
DepartmentName
Annak a felhasználónak a részlege, aki bejelentette a problémát, vagy akit az elsősorban érint.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja a probléma által érintett üzleti egységet.

Az elemzés során a „Kritikus problémák SLA-teljesítménye” dashboard részlegek szerinti bontására használható. Így látható, hogy egyes részlegek lassabb kiszolgálást kapnak-e a többieknél.

Miért fontos?

Szervezeti kontextust ad a problémák hatásának értelmezéséhez.

Hol szerezhető be?

Freshservice API, a bejelentő alapján a Department táblával való összerendeléssel.

Példák
PénzügyHRIT
SLA-sértés
IsSlaBreached
Jelzi, hogy a problémarekord nem teljesítette-e a szolgáltatási szintre vonatkozó célértéket.
Leírás

Ez a logikai attribútum akkor igaz, ha a probléma megoldási ideje meghaladta az előírt határértéket.

Az elemzés során ez szolgáltatja a „Kritikus problémák SLA-teljesítménye” dashboard adatait, és segít feltárni, mely csapatok vagy kategóriák küzdenek leginkább a határidők betartásával.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a folyamat megfelelését és teljesítményét.

Hol szerezhető be?

Freshservice API, az 'sla_policy' vagy 'sla_breached' jelzők alapján származtatva.

Példák
truefalse
Támogató csoport
SupportGroup
A probléma kezelésére kijelölt műszaki csapat vagy csoport.
Leírás

Ez az attribútum mutatja, melyik csapat felel a problémarekordért. A csoportok közötti átadások jelentős késedelmet okozhatnak a problémakezelésben.

Az elemzés során ezzel a mezővel készíthető el a „Támogató csoportok közötti átadások hőtérképe”, és azonosítható a csapatok közötti oda-vissza továbbítás.

Miért fontos?

Az átadások elemzéséhez és a csapatok közötti elszigetelt szűk keresztmetszetek feltárásához nélkülözhetetlen.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'group_id' mező (a Groups táblával való összerendelést igényel).

Példák
Adatbázis-csapatHálózatüzemeltetésAlkalmazástámogatás
Újranyitották
IsReopened
Jelzi, hogy a problémarekord állapota lezártról visszaváltott-e nyitottra.
Leírás

Ez a logikai attribútum az aktivitási előzmények alapján számítja ki, történt-e átmenet lezárt állapotból aktív állapotba.

Az elemzés során a „Problémarekordok újranyitási trendjei” dashboard adatait szolgáltatja, és a megoldási folyamat minőségének egyik fontos mutatója.

Miért fontos?

A tévesen lezártnak minősített problémák és az újramunka elsődleges jelzője.

Hol szerezhető be?

Az eseménynaplóból számítva (ActivityName).

Példák
truefalse
Érintett eszköz
AssociatedAsset
A problémához kapcsolódó elsődleges konfigurációs elem (CI) vagy eszköz.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja a kivizsgálás tárgyát képező konkrét hardver- vagy szoftvereszközt.

Az elemzés során eszköztípus szerint vizsgálható vele a „Kiváltó okok besorolásának minősége”. Így kiderülhet, hogy bizonyos eszközök vagy szoftververziók hajlamosabbak-e a hibákra.

Miért fontos?

Összekapcsolja a folyamat teljesítményét az infrastruktúra elemeivel.

Hol szerezhető be?

Freshservice API, 'associated_assets' mező.

Példák
Server-01Bérszámfejtő alkalmazásCore Switch A
Forrásrendszer
SourceSystem
Annak a rendszernek a neve, ahonnan az adatok származnak.
Leírás

Ez a statikus attribútum azonosítja az adathalmaz forrását, jelen esetben a Freshservice-t. Több rendszer használatakor segít megkülönböztetni a különböző ITSM-eszközökből vagy -példányokból származó rekordokat.

Az elemzés során elsősorban több forrás adatainak egyesítésekor használható szűrésre vagy csoportosításra.

Miért fontos?

Több rendszert érintő process mining megvalósításoknál biztosítja az adatok eredetének nyomon követhetőségét.

Hol szerezhető be?

Az adatkinyerés során rögzített érték.

Példák
Freshservice
Határidő
DueDate
Az a céldátum, ameddig a problémarekordot várhatóan megoldják.
Leírás

Ez az attribútum tartalmazza a probléma határidejét, amelyet gyakran az SLA-szabályzat határoz meg, vagy egy vezető állít be kézzel.

Az elemzés során a dátum és a tényleges megoldás dátumának összevetése megmutatja, mennyire pontos a tervezés, és mennyire reálisak az elvárások.

Miért fontos?

Viszonyítási pont a határidőre történő teljesítés elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'due_by' mező.

Példák
2023-12-31T17:00:00Z
Hatás
ImpactLevel
A probléma üzleti folyamatokra gyakorolt hatásának mértéke.
Leírás

Ez az attribútum számszerűsíti a probléma kiterjedését, és gyakran a sürgősséggel együtt használják a prioritás meghatározásához.

Az elemzés során segít rangsorolni, hogy mely folyamati szűk keresztmetszetek érintik a legkritikusabb üzleti funkciókat.

Miért fontos?

Az elemzési eredmények üzleti kritikusság szerinti súlyozására használható.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'impact' mező.

Példák
AlacsonyKözepesMagas
Kapcsolódó módosítási kérelem
ChangeRequestId
A probléma megoldására létrehozott módosítási kérelem azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum tartalmazza a problémarekordhoz kapcsolódó módosítási kérelem azonosítóját, amely a végleges megoldás bevezetését szolgálja.

Az elemzés során nélkülözhetetlen az „RCA-tól a módosításig eltelt idő” KPI kiszámításához. Megmutatja, mennyi idő telik el az ok feltárása és a szükséges intézkedés között.

Miért fontos?

Összekapcsolja a problémakezelési folyamatot a változáskezelési folyamattal.

Hol szerezhető be?

Freshservice API, 'associated_change_request' mező.

Példák
CHG-2001CHG-2045
Kerülő megoldás leírása
WorkaroundNotes
Az ideiglenes javítást vagy kerülő megoldást leíró szöveg.
Leírás

Ez az attribútum tartalmazza az ideiglenes megoldás részleteit. Ha ki van töltve, az azt jelzi, hogy sikeresen közzétettek egy kerülő megoldást.

Az elemzés során a mező kitöltéséhez tartozó időbélyeg alapján számítható ki az „Átlagos idő a kerülő megoldásig” KPI.

Miért fontos?

A probléma enyhítéséhez szükséges idő és a teljes megoldásig eltelt idő összehasonlításához nélkülözhetetlen.

Hol szerezhető be?

Freshservice API 'Problem' objektum, 'workaround' mező.

Példák
Szolgáltatás kézi újraindításaBöngésző-gyorsítótár törléseMásik VPN-végpont használata
Utolsó adatfrissítés
LastExtractionTime
Az időbélyeg azt mutatja, mikor történt az adatkinyerés a Freshservice-ből.
Leírás

Ez az attribútum jelzi, mennyire frissek az elemzéshez használt adatok. Segít eldönteni, hogy valós idejű adatokat vagy egy korábbi időpont állapotát látja-e.

Az elemzés során viszonyítási pontként szolgál az aktív esetek aktuális nyitvatartási idejének kiszámításához.

Miért fontos?

Támpontot ad az adatok késésének és megbízhatóságának megítéléséhez.

Hol szerezhető be?

A rendszeridő az ETL futtatásának pillanatában.

Példák
2023-11-01T12:00:00Z
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A problémakezelés tevékenységei

Rögzítse ezeket az alapvető folyamatmérföldköveket és állapotváltozásokat, hogy láthatóvá tegye a problémarekordok teljes életútját a szolgáltatási rendszerben.
7 Javasolt 8 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Kerülő megoldás közzétéve
Ideiglenes megoldás hozzáadása a problémarekordhoz, gyakran 'Workaround' megjegyzésként vagy mezőként. A kerülő megoldás közzétételi sebességének kiszámítására használható.
Miért fontos?

Azt méri, milyen gyorsan mérsékli a csapat a probléma hatását. Nélkülözhetetlen az átlagos kerülőmegoldás-átfutási idő KPI kiszámításához.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: a 'workaround' mező módosítása, vagy Solution/Workaround jelölésű megjegyzés létrehozása.

Rögzítés

A Workaround mező kitöltésekor rögzül

Eseménytípus explicit
Kiváltó ok azonosítva
Az az időpont, amikor kitöltik a kiváltó ok szöveges mezőjét vagy az elemzési részt. Az esemény a 'Root Cause' mező első, üres értékről történő frissítésével azonosítható.
Miért fontos?

Az RCA átfutási idejének elemzéséhez használt fő mérföldkő. A vizsgálat és a megoldás megtervezése közötti átmenetet jelöli.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: a 'root_cause' vagy 'analysis' mező módosítása.

Rögzítés

A root_cause mező értékének összehasonlítása a frissítés előtt és után

Eseménytípus inferred
Probléma lezárva
Az életciklus utolsó eseménye, amikor a rekordot zárolják és inaktívnak tekintik. A Closed állapotba váltás rögzíti.
Miért fontos?

A folyamatpéldány végét jelöli. A teljes ciklusidő kiszámításához szükséges.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: állapotváltás 'Closed' értékre.

Rögzítés

Az állapot Closed értékre váltásakor rögzül

Eseménytípus explicit
Probléma rögzítve
A problémarekord első létrehozása a rendszerben. Az eseményt a Freshservice auditnaplója rögzíti, amikor elmentenek egy új problémát tartalmazó jegyet.
Miért fontos?

Ez jelöli a folyamatpéldány kezdetét, és ez az alapja az átfutási és ciklusidők kiszámításának.

Hol szerezhető be?

Freshservice Activity Stream vagy Tickets API (created_at időbélyeg).

Rögzítés

A New Problem tranzakció végrehajtásakor rögzül

Eseménytípus explicit
Támogatási csoport hozzárendelve
A problémarekord hozzárendelése egy adott műszaki csapathoz vagy felelős csoporthoz. A jegyelőzmények Group mezőjének változásai alapján rögzíthető.
Miért fontos?

A Support Group Transfer Heatmap alapadata. A nyomon követés feltárja a csoportok közötti oda-vissza küldözgetést és a túl sok átadást.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: a 'group_id' vagy 'group_name' mező módosításai.

Rögzítés

A Group mező frissítésekor rögzül

Eseménytípus explicit
Változtatási kérelem összekapcsolva
Egy változtatási rekord összekapcsolása a problémarekorddal, ami a helyreállítási szakasz kezdetét jelzi. Az 'Association with Change' rendszeresemény rögzíti.
Miért fontos?

Nélkülözhetetlen a Change Request Bottleneck Monitor működéséhez. A problémakezelés és a változáskezelés közötti átadást méri.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: 'Association with Change' esemény.

Rögzítés

A Change ID összekapcsolásakor rögzül

Eseménytípus explicit
Végleges javítás alkalmazva
A végleges megoldás bevezetését jelöli. A Freshservice-ben ez általában abból állapítható meg, hogy az állapot Solved vagy Resolved értékre változik.
Miért fontos?

A végleges javítás bevezetési késését számítja ki, és a műszaki helyreállítási munka végét jelöli.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: állapotváltás 'Solved' vagy 'Resolved' értékre.

Rögzítés

Az állapotmező értékének összehasonlítása a módosítás előtt és után

Eseménytípus inferred
Állapot: változtatásra vár
Olyan állapotváltás, amely azt jelzi, hogy a probléma egy változtatási kérelem végrehajtására vár. A Change Requested vagy hasonló értékre módosuló állapotmező alapján állapítható meg.
Miért fontos?

Megmutatja, mennyi ideig vár a problémakezelő csapat a külső változáskezelési folyamatokra.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: állapotváltás a 'Change Requested' értéknek megfelelő azonosítóra.

Rögzítés

Az állapotmező értékének összehasonlítása a módosítás előtt és után

Eseménytípus inferred
Eszköz összekapcsolva
Egy konfigurációs elem (CI) vagy eszköz hozzárendelése a problémarekordhoz. Ez segít azonosítani az érintett üzleti szolgáltatást vagy konfigurációs elemet.
Miért fontos?

Összekapcsolja az elvont problémát a fizikai vagy logikai infrastruktúrával. Nélkülözhetetlen a kiváltó okok kategorizálási minőségének elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: 'Association with Asset' esemény.

Rögzítés

Az eszköz rekordhoz csatolásakor rögzül

Eseménytípus explicit
Megjegyzés hozzáadva
Általános tevékenység, amely azt rögzíti, ha nyilvános vagy privát megjegyzést adnak a rekordhoz. A folyamatos együttműködést vagy az állapotfrissítéseket jelzi.
Miért fontos?

Akkor is jelezhet aktív munkát, ha az állapot nem változott. Hasznos az aktív várakozási időszakok azonosításához.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: 'Note added' esemény.

Rögzítés

Megjegyzés közzétételekor rögzül

Eseménytípus explicit
Prioritás frissítve
A problémarekord sürgősségi vagy hatásszintjének módosítása. A Priority mező auditnaplója alapján rögzíthető.
Miért fontos?

Nélkülözhetetlen az SLA-sértések elemzéséhez és a Critical Problem SLA Performance dashboard szűréséhez.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: a 'priority' mező módosításai.

Rögzítés

A Priority mező módosításakor rögzül

Eseménytípus explicit
Probléma újranyitva
Átmenet Resolved vagy Closed állapotból Open állapotba. Azt jelzi, hogy a javítás nem működött, vagy elutasították.
Miért fontos?

A Problem Record Reopening Trends dashboard fő mérőszáma. A magas érték az RCA vagy a javítás gyenge minőségére utal.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: állapotváltás [Closed/Solved] értékről [Open/In Progress] értékre.

Rögzítés

Az állapotmező értékének összehasonlítása a módosítás előtt és után

Eseménytípus inferred
Problémafeladat elvégezve
A problémarekordhoz kapcsolódó részfeladat elvégzése. Ezzel gyakran a bevezetés utáni felülvizsgálatokat (PIR) vagy a vizsgálat egyes lépéseit követik nyomon.
Miért fontos?

A Post Review Completion Audit dashboard azzal követi nyomon a felülvizsgálati feladatokat, hogy ellenőrzi, lezárták-e őket.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: a 'Task' állapotának módosítása Closed/Completed értékre.

Rögzítés

A rendszer akkor naplózza, amikor egy kapcsolódó feladatot befejezettként jelölnek meg.

Eseménytípus explicit
SLA-sértés
A rendszer által létrehozott esemény, amely azt jelzi, hogy túllépték a 'Due By' határidőt. A Freshservice külön jelölőkkel naplózza az SLA-sértéseket.
Miért fontos?

Közvetlenül támogatja a kritikus problémák SLA-teljesítésének elemzését, és kiemeli a megfelelési hiányosságokat.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: SLA-sértést rögzítő rendszernapló-bejegyzés.

Rögzítés

A rendszer SLA-figyelőjének aktiválásakor rögzül

Eseménytípus explicit
Ügyintéző hozzárendelve
Egy konkrét ügyintéző hozzárendelése a problémarekordhoz. Az esemény akkor rögzül, amikor az Agent mezőt kitöltik vagy frissítik.
Miért fontos?

Jelzi, hogy egy erőforrás hivatalosan átvette a feladatot. Segít elemezni az erőforrások prioritás szerinti elosztását.

Hol szerezhető be?

Activity Stream: a 'responder_id' mező módosításai.

Rögzítés

Az Agent mező frissítésekor rögzül

Eseménytípus explicit
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése a Freshservice-ből

Készen áll a kezdésre?

Alakítsa át problémakezelési adatait hasznosítható információkká még ma. Csapatunk segít az adatok kinyerésében és az IT-szolgáltatások optimalizálásának megkezdésében.

Szüntesse meg a problémakezelés szűk keresztmetszeteit még ma

Csökkentse 30 százalékkal az átfutási időt, és tegye stabilabbá az IT-szolgáltatásokat

Kezdje el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára. Beállítás 5 perc alatt.