Hogyan elemezze a folyamatát, és találja meg a szűk keresztmetszetet?

Ezt az útmutatót a ProcessMind készítette azoknak, akik a ProcessMindban elemeznek folyamatokat. A módszer más eszközökben is alkalmazható, de minden lépésnél megnevezzük azt a nézetet, ahol elvégezheti a feladatot. Így egy elvont ellenőrzőlista helyett a saját adataival dolgozhat. Az adatok önmagukban nem mondják meg, melyik eredmény számít. A hat lépés végigvezeti Önt a már használt dashboardoktól egy olyan szűk keresztmetszet felismeréséig, amelyet bizonyítékokkal is alá tud támasztani.

Az útmutató ezért kétféle olvasónak szól. Van, aki már tudja, hogyan kell folyamatot elemezni, és csak azt szeretné megtudni, hogyan végezheti el ugyanezeket a lépéseket a ProcessMindban: melyik nézetet, mutatót és szűrőt használja. Mások most kezdenek üzleti folyamatokat elemezni, ezért először a gondolatmenetre van szükségük, hogy meg tudják magyarázni, miért végeznek el egy-egy műveletet az eszközben. Mindkét útmutatást megtalálja, ugyanabban a sorrendben.

Az induláshoz nincs szüksége adatfeldolgozási projektre. Elég egy már meglévő export: eseményenként egy sor, esetazonosítóval, tevékenységnévvel és időbélyeggel. Az alábbi lépések mindegyike a ProcessMindban betöltött adatkészlettel végezhető el, és egyikhez sem kell előbb élő rendszert csatlakoztatnia.

Az útmutató további része ezt a kérdést követi. A megfigyeléshez a dashboardok és a Process Graph tartozik. Az értelmezéshez az időadatok, a változatok és az esetek vizsgálata. A fejlesztés pedig az ezután meghozott döntést és annak ellenőrzését jelenti.

Mire lesz szüksége az indulás előtt

Az elemzés már az első diagram előtt elkezdődik. A ProcessMind csak olyan kérdésekre tud választ adni, amelyekre az adatokból következtetni lehet, ezért szánjon két percet a bemeneti adatok ellenőrzésére.

Ha az adatkészlet még nincs a munkaterületen, töltse fel az eseménynaplót, majd állítsa be az adatkészletet, hogy a ProcessMind helyesen olvassa be az esetazonosítót, a tevékenység nevét és az időbélyeget. A költség, az erőforrás és az ismételt munka adatai nem kötelezők, de a kihagyott oszlopokra később nem kérdezhet rá. Ezért indulás előtt ellenőrizze az adatkészlet attribútumait. Ha az exportból hiányzik egy szükséges mező, a számított attribútumokkal a meglévő oszlopokból is előállíthatja.

A dashboardoktól a bizonyítékokkal alátámasztott megállapításig

A ProcessMind az eseményadatokból rekonstruálja a folyamatot, és kiszámítja a mutatókat. Megmutatja például, melyik tevékenységnél a leghosszabb a várakozás, melyik változatban szerepel az esetek harmada, vagy hogy minden ötödik esetben ismételt munka történik. Arról viszont nem dönt, melyik eredmény fontos, nem magyarázza meg a mintázat okát, és nem mondja meg, min kell változtatni. Erről szól ez az útmutató.

A legtöbb csapat már használ dashboardokat. A nehézséget az jelenti, hogy ezekből megértsük, hogyan zajlik valójában a munka. A dokumentált folyamat a tervezett útvonalat mutatja, az eseményadatok pedig azt, milyen útvonalon haladnak ténylegesen az esetek. A ProcessMindban mindkettő rendelkezésre áll: az Ön által megrajzolt vagy létrehozott modell és az ahhoz kapcsolt adatkészlet. A kettő összevetésével kezdődik a folyamat szűk keresztmetszeteinek feltárása.

Az adatok és az elvárások közötti eltérést kezelje kérdésként, ne végső ítéletként. A munka változik, a kivételek felhalmozódnak, és egyetlen rendszer sem rögzít mindent. Az összehasonlítás megmutatja, hol érdemes szűk keresztmetszetet keresni, és néha arra is fény derül, hogy az Ön folyamatról alkotott képe már elavult.

A ProcessMind-elemzés hat lépése

Minden lépés megválaszol egy kérdést, és egy szűkebb kérdéssel adja tovább a munkát a következőnek. A nézetek nevei megegyeznek a munkaterületen látható elnevezésekkel. A hat lépést sorrendben követve olyan módszert kap, amelyet a következő adatkészletnél is használhat a szűk keresztmetszetek feltárására.

1. Értelmezze a dashboardokat

   Nézze meg, mit mérnek a ProcessMind diagramjai, majd azonos időszakkal és szűrőkkel nyissa meg a Process Graphot.

2. Ismerje meg a folyamatot

   Figyelje a folyamatot a Process Animationben, egyszerre csak egy feltételre szűrjön, és hasonlítsa össze a Process Variants változatait.

3. Szűkítse az elemzés fókuszát

   A látottak alapján fogalmazzon meg három-öt kérdést, amelyekre az adatok választ adhatnak.

4. Vizsgálja meg a megfelelő nézetben

   Ellenőrizze a kérdéseket a Process Graph, a Process Variants és a Case Explorer nézetben, majd mentse el a bizonyítékokat.

5. Foglalja össze a megállapításokat

   Minden megállapítást kapcsoljon egy nézethez, egy szűrőhöz és egy számhoz. A megfigyelést különítse el az értelmezéstől.

6. Döntse el, mi következzen

   Jelölje ki a következő feladat felelősét, szimulálja a változtatást, és állítsa be az eredmény nyomon követését.

1. lépés: Értelmezze a dashboardokat

Mielőtt megvizsgál egy mintázatot, győződjön meg róla, hogy tudja, mit mér az egyes diagramok. Egy áttekinthetőnek tűnő dashboardból sem mindig derül ki az időszak, a vizsgált esetek köre vagy a számítás módja. A Process Graph ugyanazokat a szűrőket veszi át, amikor megnyitja.

Értelmezze külön az egyes diagramokat

A ProcessMind a megválaszolt kérdések szerint csoportosítja a diagramokat: idő és esetszám, ismételt munka, megfelelés és folyamatállapot. Nyissa meg a kérdéséhez illő dashboardot, majd úgy értelmezze a diagramokat, mint egy jelentést:

• Mit mér? Átfutási időt, feldolgozási időt, várakozási időt, esetszámot vagy más mutatót?
• Mit jelentenek az értékek? Órát, napot, százalékot vagy darabszámot?
• Mely esetek szerepelnek benne? Ellenőrizze a szűrőket és a diagram mögötti adatkészletet.
• Milyen időszakot fed le? Egy hónapot, egy negyedévet vagy az adatkészlet teljes időszakát?
• Hogyan összesíti az értékeket? Az átlag elfedheti, hogy egyes esetek sokkal gyorsabbak vagy lassabbak.

Ellenőrizze a diagram beállításait, ne hagyatkozzon az emlékezetére. Ha az érték átlag, vesse össze az eloszlással is: egy szokatlanul hosszú eset felhúzhatja az átlagot, és lassúnak mutathat egy egyébként jól működő folyamatot.

Ellenőrizze a használt mutatók definícióját

A ProcessMind külön kezeli a három időmutatót: az átfutási idő, a feldolgozási idő és a várakozási idő mást mér, esetenként és tevékenységenként is. Ha felcserélhetőnek tekinti őket, a talált szűk keresztmetszetet a mutató definíciója is okozhatja. Összehasonlítás előtt olvassa el, mit mérnek az egyes időmutatók.

A teljes folyamat első áttekintéséhez nyissa meg a Process Health dashboardot. A folyamatot a CURES öt dimenziója, a Conformance, Uniformity, Rework, Efficiency és Smoothness alapján értékeli, és először a leggyengébb dimenziót nevezi meg. Így a „hol kezdjem?” kérdésből rangsorolt vizsgálati lista lesz.

A Process Health a CURES dimenziói alapján értékeli a folyamatot, és elsőként a leggyengébb dimenziót mutatja. Source: ProcessMind

Vesse össze a számokat a folyamatról szerzett ismereteivel

Gondolja végig, hogy a munkáról szerzett ismeretei alapján meg tudja-e magyarázni az eredményt. Ha a dashboard szerint a rendelések feldolgozásának átlagos átfutási ideje öt nap, ez megfelel annak, ahogyan a munka zajlik? Ha a Process Graph szerint sok eset váratlan útvonalon halad, tudja, mi okozza ezt?

Az eltérés jó kiindulópont. Okozhatja valódi folyamatprobléma, a csapatok eltérő munkamódszere, hiányos eseménynapló vagy egy félreolvasott mutató. Jegyezze fel, mit tud már, és mit kell még ellenőriznie.

Nézze meg, milyen esetek állnak a számok mögött

Ha egy diagram kérdést vet fel, nyissa meg a Case Explorert, és vizsgálja meg az egyes eseteket. Válasszon ki néhányat, amelyek jól példázzák a mintázatot, majd tekintse át az eseményeiket az elejétől a végéig.

Keresse a következőket:

• Az egyes esetekhez rögzített tevékenységek
• A tevékenységek sorrendje
• Hosszú szünetek az események között
• Ismétlődő tevékenységek vagy váratlan útvonalak
• A dashboardon hasonlónak tűnő esetek közötti különbségek

Vesse össze a rögzített eseménysort azzal, ahogyan Ön ismeri a folyamatot. Lehet, hogy egy lépés nem szerepel a rendszerben, vagy a tevékenységnév a gyakorlatban mást jelent. Egyetlen eset segíthet megérteni a mintázatot, de következtetés előtt több esetet is ellenőrizzen.

Jegyezze fel, amit tud

Röviden rögzítse a következőket:

• Mit mérnek az egyes dashboardok és diagramok
• Mely szűrők aktívak, és milyen időszakot vizsgál
• Az ismert adatkorlátok
• A fő mutatók értelmezése
• A további vizsgálatot igénylő kérdések

Ezekhez a jegyzetekhez hasonlíthatja a következő elemzést, és egy kollégája is ezek alapján ellenőrizheti a gondolatmenetét.

2. lépés: Ismerje meg a folyamatot

Ha már tudja, mit mérnek a dashboardok, vizsgálja meg a folyamatot anélkül, hogy egy előre kiválasztott magyarázatot próbálna igazolni. Keresse azokat a mintázatokat, amelyeket érdemes közelebbről megnézni, majd szűrőkkel és a Process Variants nézettel ellenőrizze, hogy különböző esetcsoportokban is megjelennek-e.

Kezdje a Process Animation nézettel

A Process Animation időrendben játssza le az eseteket a Process Graphon. Először állítsa be az időszakot és a szűrőket, majd figyelje a folyamatot: az esetek tevékenységről tevékenységre haladnak, és feltorlódnak ott, ahol várakoznak.

Keresse a következőket:

• Tevékenységek, ahol feltorlódnak az esetek
• Visszatérő hurkok, ahol az esetek egy korábbi tevékenységhez jutnak vissza
• Sok eset által bejárt útvonalak, illetve ritkán használt útvonalak
• Eltérések az esetcsoportok folyamatában

Az animáció megmutatja a mintázatot, de nem magyarázza meg. Használja annak eldöntésére, mit vizsgáljon meg ezután, majd ellenőrizze a látottakat a mutatók és az esetek alapján.

Egyszerre csak egy feltételre szűrjön

Az szűrőkkel szűkítse az adatkészletet, és hasonlítsa össze például a következő csoportokat:

• Az aktuális hónapot az előző negyedévvel
• Az egyik ügyfelet vagy esettípust egy másikkal
• A sikeresen lezárt eseteket a késedelmes esetekkel
• A szokásos útvonalon haladó eseteket az attól eltérő esetekkel

Lehetőség szerint egyszerre csak egy szűrőt módosítson. Így a különbséget ahhoz a feltételhez kötheti, amelyet megváltoztatott, és később is megismételheti az összehasonlítást, ha valaki rákérdez az eredményre.

Bontsa fel a folyamatot dimenziók szerint

A ProcessMind az adatkészletben szereplő attribútumok szerint bontja fel a folyamatot:

• Részleg, csapat vagy erőforrás
• Régió vagy helyszín
• Termék- vagy szolgáltatáskategória
• Ügyfélszegmens

Egy összességében egységesnek tűnő folyamat is eltérően működhet a csapatok vagy az esettípusok szerint. A csoportok közötti különbség további vizsgálatot indokol, de nem bizonyítja, hogy az egyik csapat rosszabbul teljesít. Ellenőrizze, hogy összehasonlítható munkát végeznek-e, és hogy az adatok azonos módon rögzítik-e a tevékenységeiket.

Az átlag helyett a változatokat hasonlítsa össze

A Process Variants felsorolja az esetek által bejárt különböző útvonalakat, és megmutatja, milyen gyakran fordul elő mindegyik. Tegye fel a következő kérdéseket:

• Melyik útvonalon halad a legtöbb eset?
• Mely eltérések gyakoriak, és nem csak kivételesek?
• Hogyan tér el az átfutási idő és a többi mutató az egyes útvonalakon?
• A ritka útvonalak valódi kivételek, vagy visszatérő kerülőmegoldások?

Az esetek többsége általában néhány változathoz tartozik, a többi pedig hosszú farkat alkot. Először azokat az útvonalakat vizsgálja, amelyek a legtöbb esetet érintik, de a ritka útvonalakat se hagyja figyelmen kívül, ha az oda tartozó esetek költségesek vagy lassúak. A gyakoriság önmagában nem határozza meg a prioritást.

A lehetséges magyarázatokat hipotézisként fogalmazza meg

A folyamat vizsgálata közben írja le közérthetően a lehetséges magyarázatokat:

• „Ebből a régióból az esetek tovább tartanak, mert egy további jóváhagyásra van szükség.”
• „Az ilyen attribútummal rendelkező esetek a következő tevékenység előtt várakoznak.”
• „Ha ez a lépés megismétlődik, az eset lezárása tovább tart.”

Mindegyik mondat egy hipotézis. Gondolja végig, milyen bizonyíték támasztaná alá, és mi cáfolná meg, majd ellenőrizze szűrőkkel, a Process Variants nézettel és a Case Explorerrel. Egy hihető magyarázat csak akkor válik megállapítássá, ha az adatok is alátámasztják.

3. lépés: Szűkítse az elemzés fókuszát

A feltárás több kérdést vet fel, mint amennyit egyetlen vizsgálat meg tud válaszolni. Válassza ki azokat, amelyek a folyamatgazdának a legfontosabbak, és amelyekre az adatkészlet valóban választ adhat.

Keresse a visszatérő témákat

Tekintse át az első két lépésben készített jegyzeteit:

• Mely mintázatok jelentek meg többször?
• Mi lepte meg?
• Mely eredmények magyarázata hiányzik még?
• Mely kérdések fontosak a folyamatért felelősöknek?
• Hol látnak a folyamatszakértők már most problémát vagy fejlesztési lehetőséget?

Vesse össze az adatokból látható képet azzal, amit az emberek tudnak a munkáról. Egyik forrás sem teljes önmagában: az adatok a gyakoriságot és az időt mutatják, a folyamatgazda pedig elmagyarázza azokat a szabályokat, kivételeket és változásokat, amelyek nem kerülnek be az eseménynaplóba.

Válasszon ki három-öt fontos kérdést

Először három-öt kérdést válasszon ki a vizsgálathoz. Mindegyiknél ellenőrizze a következőket:

1. Elég konkrét és megvalósítható? Nevezze meg a folyamat területét, az esetek csoportját vagy a mérőszámot.
2. Választ adhat rá az adatkészlet? Sorolja fel a szükséges mezőket és nézeteket.
3. Számít a válasz? Mérlegelje, hány esetet érint, és min változtathat az eredmény.
4. Ellenőrizhető az értelmezés? Nevezze meg a folyamatgazdát vagy szakértőt, aki ellenőrizni tudja.

A fókuszált elemzést könnyebb befejezni és elmagyarázni. A többi kérdést tegye félre a következő körre.

Egyeztessen az elvárásokról

Az elemzés iteratív folyamat. Az érintettek mondhatják, hogy már ismerték a mintázatot, de ez is adhat bizonyítékot egy döntéshez. Azt is megkérdezhetik, mi okozta. Ha erre még nem tud válaszolni, nevezze meg a következő vizsgálandó kérdést, és ne állítson többet annál, mint amit az eredmény alátámaszt.

Tartsa szem előtt a fontos kérdéseket, az érdekes mellékeredményeket pedig írja fel egy külön listára, hogy ne térítsék el a vizsgálatot. Később újabb elemzési kört indíthat. Ha először a legfontosabb kérdésekre válaszol, az érintettek már dönteni tudnak az eredmények alapján.

4. lépés: Vizsgálja meg a megfelelő nézetben

Minden fontos kérdéshez válassza ki a megfelelő nézetet. Kezdje a teljes folyamattal, szűkítse az adatkészletet a szükséges esetekre, hasonlítsa össze a megnevezett csoportokat, majd nyissa meg az egyes eseteket, ha magyarázatra szorul a mintázat.

Válassza a kérdéshez illő nézetet

Vizsgálja meg a bizonyítékokat

Minden kérdésnél:

1. Kezdje a teljes folyamattal

   Mielőtt szűkítene, ellenőrizze a mintázatot az összes esetben.

2. Alkalmazzon szűrőket

   Szűkítse a vizsgálatot a megfelelő időszakra, esettípusra vagy eredményre.

3. Hasonlítsa össze a csoportokat

   Keresse a kérdésben megnevezett esetek közötti különbséget.

4. Vizsgáljon meg példákat

   Nyissa meg a mintázat mögötti eseteket a Case Explorerben.

5. Ellenőrizze, hogy következetes-e a mintázat

   Ellenőrizze, hogy a mintázat elég sok esetben megjelenik-e ahhoz, hogy alátámassza a következtetést.

Munka közben tartsa szem előtt a kérdést. Egy diagram érdekes mintázatot mutathat, amely nem válaszol arra, amit eredetileg vizsgálni akart. Az ilyen észrevételt írja fel a további vizsgálatok listájára.

Folyamatosan rögzítse a megállapításokat

Minden hasznos eredménynél jegyezze fel a következőket:

• A vizsgált kérdést
• A használt nézetet és mutatót
• A szűrőket és az időszakot
• Mit mutatnak az adatok
• Mit gondol, mit jelentenek
• Mit kell még ellenőrizni

Mentse el magát a nézetet a Process Bookmarks segítségével. A könyvjelző visszaállítja ugyanazokat a szűrőket és beállításokat, így az elemzés újjáépítése nélkül válaszolhat a megbeszélésen felmerülő további kérdésekre.

Szüntesse meg vagy különítse el az elemzést akadályozó adatproblémákat

Ha egy adatprobléma miatt nem tud megválaszolni egy fontos kérdést, döntse el, hogy kijavítható-e, vagy inkább szűkíteni kell a kérdést. Hiányzó időbélyegek mellett nem megbízható az időadatok összehasonlítása, és ezt további elemzéssel sem lehet helyrehozni. A ProcessMind a mögöttes problémákat a Data Quality dashboardon sorolja fel.

Ha a probléma nem érinti a kérdést, jegyezze fel, és folytassa. Ha minden elemzés előtt kijavít minden adatkorlátot, csak később jut el a megállapításig, anélkül, hogy javulna az aktuális válasz.

A folyamat szűk keresztmetszetének feltárása: hat módszer

A folyamat szűk keresztmetszete olyan korlátozó tényező, amely lassítja a munka áthaladását a folyamaton. A szűk keresztmetszet elemzése megmutatja, hol várakoznak az esetek, milyen mintázatok kísérik a késedelmet, és mit kell még ellenőrizni. Hat módszerrel a legtöbb fontos terület megvizsgálható, és mindegyikhez tartozik megfelelő ProcessMind-nézet.

Egy tevékenység hosszú időtartama önmagában nem bizonyítja, hogy az a szűk keresztmetszet. Mielőtt ezt megállapítaná, vizsgálja meg az előtte kialakuló sort, a be- és kimenő folyamatot, valamint az érintett eseteket. A Process Graph a folyamatgazdának is jól bemutatható, mert ugyanazon az ábrán jeleníti meg a számokat és az útvonalat.

Ciklusidő: hol telik el az idő?

Kérdés: Mennyi idő alatt haladnak végig az esetek a folyamaton, és hol telik el ez az idő?

Hol találja a ProcessMindban: a Process Graphban kiválasztott időmutatóval, valamint az ahhoz tartozó időeloszlásban.

1. A Process Graphon válassza az Average Throughput Time vagy az Average Processing Time mutatót. Használja ugyanazt az időszakot és szűrőket, mint az előző dashboardon.
2. Olvassa le a tevékenységek és a kapcsolatok értékeit: a tevékenység a munkával töltött időt, a két tevékenység közötti kapcsolat pedig a várakozást mutatja.
3. Hasonlítsa össze a leghosszabb kapcsolatokat a teljes átfutási idővel. Általában néhány kapcsolat teszi ki az összidő nagy részét.
4. Váltson az átlag és az eloszlás között. Néhány különösen hosszú eset önmagában is elmozdíthatja az átlagot.
5. Nyissa meg a Case Explorerben a leghosszabb kapcsolathoz tartozó eseteket.

Keresse a következőket:

• Váratlanul hosszú várakozási idejű kapcsolatok
• Hosszú szünetek a tevékenységek között
• Az átfutási idő eltérései esettípus, régió vagy más dimenzió szerint
• Nagy különbség az átlag és az eloszlás között

Figyeljen erre: a hosszú átfutási idő nem bizonyítja, hogy lassú a munka. Előfordulhat, hogy egy eset napokig vár a következő lépésre. Mielőtt egy tevékenységet szűk keresztmetszetnek nevez, derítse ki, hol telik el az idő.

Ismételt munka: hol ismételnek meg egy lépést az esetek?

Kérdés: Hol ismétlődnek a tevékenységek, és milyen gyakran?

Hol találja a ProcessMindban: a Process Graphban, az ismételt munkát bemutató dashboardon, a Process Animation és a Process Variants nézetben.

1. Keresse a visszafelé mutató kapcsolatokat a Process Graphban: ezek jelzik az ismétlődő hurkokat.
2. Az ismételt munkát bemutató diagramokból kiderül, mely tevékenységekhez térnek vissza leggyakrabban, és az esetek mekkora részét érinti az ismétlés.
3. Játssza le a folyamatot a Process Animationben, és figyelje meg, ahogy az esetek visszatérnek egy korábbi tevékenységhez.
4. Szűrje ki az ismétlődő tevékenységet tartalmazó eseteket, majd hasonlítsa össze az átfutási idejüket azokéval, amelyekben nem történt ismétlés.

Az ismételt munkát bemutató dashboard megmutatja, mely tevékenységekhez térnek vissza az esetek, és milyen gyakran. Source: ProcessMind

Keresse a következőket:

• Tevékenységek, amelyeket az esetek többször is végrehajtanak
• Ismétlődő sorozatok, például Review, Correct, Review
• Az ismételt munkát tartalmazó esetek aránya
• Az átfutási idő különbsége az ismétlést tartalmazó és az ismétlés nélküli esetek között

Figyeljen erre: az ismétlés egy része a szabályos ellenőrzési folyamat része lehet. A gyakori ismételt munka utalhat nem egyértelmű követelményekre, minőségi problémákra vagy átadási nehézségekre, de az eseményadatok csak a mintázatot, nem az okát mutatják. Egyeztessen azokkal, akik a munkát végzik.

Megfelelés: hol tér el a folyamat a modelltől?

Kérdés: Milyen gyakran tér el a tényleges folyamat a modellezett folyamattól?

Hol találja a ProcessMindban: a megfelelési dashboardon, a Process Graphban és a megfelelési szűrőknél.

1. Egyeztesse a folyamatgazdával az elvárt tevékenységeket és útvonalat, mert az ellenőrzés a modellhez viszonyít.
2. Nyissa meg a megfelelési dashboardot, és olvassa el a jelzett eltéréseket.
3. Alkalmazza a megfelelési szűrőket, hogy lássa, mely tevékenységeket hagyják ki, adják hozzá vagy ismétlik meg.
4. Hasonlítsa össze a Process Variants nézetben az eltérő útvonalakat, és ellenőrizze, milyen gyakran fordul elő mindegyik.
5. Ellenőrizze, hogy az eltérések engedélyezett kivételek-e, vagy olyan kerülőmegoldások, amelyeket még senki sem dokumentált.

A megfelelési dashboard összeveti a modellezett folyamatot az esetek által ténylegesen bejárt útvonalakkal. Source: ProcessMind

Keresse a következőket:

• Elvárt, de hiányzó tevékenységek
• Váratlanul megjelenő tevékenységek
• A modelltől eltérő útvonalak
• Az elvárt záró esemény előtt véget érő esetek

Figyeljen erre: az eltérés nem feltétlenül probléma. Lehet jóváhagyott kivétel, vagy olyan gyakorlati kerülőmegoldás, amelyet inkább dokumentálni kellene. Mielőtt egy eltérést nem megfelelő működésnek minősít, egyeztesse a folyamatgazdával, hogyan kellene zajlania a folyamatnak.

Erőforrások: hogyan oszlik meg a munka a csapatok között?

Kérdés: Hogyan oszlik meg a munka az erőforrások, csapatok vagy részlegek között?

Hol találja a ProcessMindban: a szervezeti szűrőknél, az erőforrásdiagramon és a szűrőknél.

1. Bontsa le a folyamatot erőforrás, csapat vagy részleg szerint az adatkészlet szervezeti attribútumai alapján.
2. Hasonlítsa össze a csoportok esetszámait és átfutási idejét.
3. Vizsgálja meg a csoportok közötti átadásokat: mindegyiknél várakozási idő kerülhet a folyamatba.
4. Ellenőrizze, hogy a csoportok hasonló eseteket kezelnek-e, és a rendszer azonos módon rögzíti-e a munkájukat.

Ezeket keresse:

• Egyenlőtlen munkaterhelés a csapatok vagy erőforrások között
• Eltérő átfutási idő a csapatoknál
• Ismétlődő átadások a részlegek között
• Olyan tevékenységek, amelyek néhány ember munkájától függenek

Fontos: az erőforrások közötti eltérés önmagában nem bizonyítja, hogy egy személy vagy csapat jobban teljesít. A munka összetettsége, a képzés, az eszközök vagy a rögzítés módja is eltérhet. Az összehasonlításból a folyamatgazdának szóló, pontosabb kérdéseket fogalmazzon meg, ne az egyéneket értékelje.

Volumen és trend: mikor változik a folyamat?

Kérdés: Hogyan változik az esetek száma az idő múlásával, és ezzel együtt változik-e a teljesítmény?

Hol találja a ProcessMindban: az időszak szűrőinél és a trenddiagramokon.

1. Hasonlítsa össze a meghatározott időszakokat azonos szűrőkkel és mérőszámmal.
2. Nézze meg, hogy az adatkészletben növekszik, csökken vagy stabil az esetszám.
3. Ha az adatok elég régre nyúlnak vissza, hasonlítsa össze az időszakot az előző év azonos időszakával.
4. Ellenőrizze, hogy az esetszám változása együtt jár-e az átfutási idő vagy más KPI változásával.

Ezeket keresse:

• Szezonális ingadozás az esetszámban
• Ismert üzleti eseménnyel egybeeső trendek
• Az esetszám változásával együtt mozgó átfutási idő
• Eltérések olyan időszakok között, amelyeket összehasonlíthatónak várt

Fontos: ha a teljesítmény az esetszámmal együtt változik, az még nem bizonyítja, hogy a változást az esetszám okozta. Keressen más változásokat is, és egyeztesse az időzítést a működésért felelős munkatársakkal.

Útvonal és változat: milyen útvonalon halad a munka?

Kérdés: Milyen útvonalakon haladnak az esetek, és miben térnek el ezek az útvonalak?

Hol találja a ProcessMindban: a Process Graph, a Process Variants és az útvonalszűrők nézetében.

1. A Process Graph segítségével keresse meg a döntési pontokat és az azokból kiinduló alternatív útvonalakat.
2. A Process Variants nézetben nézze meg, hány eset halad az egyes útvonalakon.
3. Szűrjön egy változatra, majd hasonlítsa össze az átfutási idejét és az eredményét a többiével.
4. Ellenőrizze, mely útvonalakra számít a folyamatgazda, és melyekre nem.

Ezeket keresse:

• A jellemző útvonal és az attól való eltérések
• Eltérő átfutási idő az egyes változatoknál
• Többletlépéseket vagy ismétléseket tartalmazó útvonalak
• Olyan útvonal, amelyet a folyamatgazda felül szeretne vizsgálni

Fontos: először a legtöbb esetet érintő változatokat vizsgálja meg, majd azt is mérlegelje, milyen költséggel jár egy ritka útvonal. A gyakoriság önmagában nem határozza meg a prioritást, az útvonal következményei számítanak.

5. lépés: foglalja össze a megállapításait

Az elemzés akkor hasznos, ha a folyamatért felelős munkatársak megértik a megállapításait, és el tudják dönteni, mi legyen a következő lépés. Először a kérdést, utána a bizonyítékokat, végül a következtetés korlátait mutassa be.

Egységesen mutassa be a megállapításokat

Minden prioritást élvező kérdésnél ugyanazt az öt sort írja le:

1. Kérdés: Mit vizsgált?
2. Megállapítás: Mit mutatnak az adatok?
3. Bizonyíték: Melyik nézet, mérőszám, szűrő és eset támasztja alá?
4. Következmény: Mit jelenthet ez a folyamat szempontjából?
5. Következő lépés: Mit kell a folyamatgazdának ellenőriznie vagy eldöntenie?

Válassza külön, mit mutatnak az adatok, és hogyan értelmezi őket. Az, hogy „ebben a csoportban hosszabb az esetek átlagos átfutási ideje”, megfigyelés. Az, hogy „a jóváhagyási lépés okozza a késedelmet”, ok-okozati állítás, amelyhez további bizonyíték kell, és általában szimulációval vagy változtatással lehet igazolni.

Állítson össze követhető bemutatót az érintetteknek

Úgy építse fel az áttekintést, hogy az érvelés jól követhető legyen:

1. Összefoglaló: A fő megállapítások és a szükséges döntések
2. Módszer: Az adatkészlet, az időszak és az alkalmazott megközelítés
3. Megállapítások: Külön rész minden prioritást élvező kérdésről
4. Következmények: Mit jelenthetnek a megállapítások a folyamat szempontjából
5. Következő lépések: Mit kell ellenőrizni, mit érdemes mérlegelni, és ki felel érte
6. Háttéranyag: Diagramok, szűrők és példák az esetekre

Ha a megbeszélésen lehetséges, a ProcessMindból mutassa be az eredményeket. Így a résztvevők a számok mellett látják a szűrőket, és élőben kérhetnek más bontást. Ha diagramokat exportál egy prezentációba, a képaláírásban tüntesse fel az időszakot és a szűrőt, mert ezek nélkül a diagram nem ellenőrizhető. A Process Charts bemutatja az exportálási lehetőségeket, a Custom Dashboards segítségével pedig az adott megbeszéléshez illő nézetet állíthat össze.

Óvatosan becsülje meg a hatást

Ahol az adatok alátámasztják, üzleti szempontból is fogalmazza meg a megállapítást: például egy esetcsoport hosszabb átfutási idejét, az utómunkát igénylő esetek meghatározott arányát vagy azt, hogy egy változat az esetek harmadát teszi ki.

Pontosan nevezze meg, mit mért. Ne állítson be egy lehetséges javulást garantált eredményként. Ha megbecsüli egy változtatás hatását, írja le a feltételezést, és jelezze, hogy becslésről van szó. A szimuláció mutatja be hitelesen, mit eredményezhet egy változtatás: a folyamaton modellezi annak hatását, nem pedig egyetlen diagram alapján vetíti előre.

Kérjen visszajelzést a bemutató előtt

Nézze át a megállapításait az alábbiakkal:

• Egy kollégával, aki ismeri az adatokat
• Egy folyamatszakértővel, aki tudja, hogyan zajlik a munka
• Egy érintettel, aki ellenőrizni tudja, hogy az értelmezése megfelel-e a működésnek

Kérje meg őket, hogy kérdőjelezzék meg a feltételezéseket, és egészítsék ki a hiányzó háttérrel. Az áttekintés kiszűri az adathibákat, és ilyenkor a legegyszerűbb megakadályozni, hogy egy együttjárást ok-okozati összefüggésként mutasson be.

6. lépés: mi következik?

Miután megosztotta a megállapításait, állapodjanak meg a következő lépésben. Egyes eredmények folyamatváltoztatáshoz vezetnek, mások további vizsgálatot vagy jobb adatkészletet igényelnek. Rögzítse a döntést és azt is, ki követi nyomon.

Kövesse nyomon a teendőket

Az áttekintés további elemzési igényeket, lehetséges fejlesztésekről szóló döntéseket vagy a folyamatgazdáknak kiosztott feladatokat eredményezhet. Minden tételhez rendeljen felelőst és következő lépést, különben elveszik a napi teendők között.

Szimulálja a változtatást, mielőtt belevág

Az elemzés támogatja a döntést, de nem hajtja végre a változtatást. A ProcessMindban a következő kézenfekvő lépés a változtatás tesztelése a modellen: a What-if analysis azonos adatokkal hasonlítja össze a jelenlegi és a tervezett állapotot, így még a folyamat átalakítása előtt láthatja az átfutási időre gyakorolt hatást. A szimulációs funkció oldala ismerteti, mit végez a motor. A feltárástól az üzleti folyamatfejlesztésig vezető teljes útról a folyamatoptimalizálás bevezetéséről szóló útmutatóban olvashat.

Ellenőrizze, bevált-e a változtatás

Ha megváltozik a folyamat, az előtte és utána mért időszakokat azonos definíciókkal és szűrőkkel hasonlítsa össze. Ellenőrizze, hogy változott-e a kívánt mérőszám, és hogy más értékek is elmozdultak-e vele együtt. A Process Health erre az összehasonlításra készült, a folyamat folyamatos nyomon követéséről szóló útmutató pedig bemutatja az ehhez szükséges módszert.

Dokumentálja az elemzést

Jegyezze fel a következőket:

• A vizsgált kérdések
• A felhasznált adatkészlet és időszak
• A lényeges adatkorlátok
• A megállapítások és az azokat alátámasztó bizonyítékok
• A döntések, a felelősök és a nyomon követés módja

Ettől lesz gyorsabb a következő elemzés, és így mások is ellenőrizhetik az érvelését.

Ismételje meg a ciklust

A folyamatelemzés nem egyszeri feladat. Az új adatok, a megváltozott munkavégzés és az új kérdések mind újabb elemzési kört indítanak, és minden kör lehetőséget ad arra, hogy a megállapításból üzleti folyamatfejlesztés vagy -optimalizálás legyen. Tartsa röviden a kérdések listáját, és őrizze meg a bizonyítékokat a megállapítás mellett. Így minden alkalommal gyorsabb lesz a módszer alkalmazása.

Kezdje el használni a ProcessMindot

Ezt a módszert egy már meglévő exporton is alkalmazhatja. A ProcessMind adatkészletté alakítja az adatokat, megrajzolja a folyamatot, és megjeleníti a fenti lépésekhez szükséges dashboardokat, Process Graph nézetet és Case Explorert. A nézeteket könyvjelzővel mentheti, majd megoszthatja a folyamatért felelős munkatársakkal.

Az első beállításhoz kövesse az első lépéseket bemutató útmutatót. Az itt leírt lépésekhez nincs szükség csatlakozóra.

Ha magát a folyamatot szeretné jobban megismerni, olvassa el a Mi az a Process Mining? című útmutatót arról, hogyan lesz az eseményadatokból folyamat. Az Adatvezérelt folyamatfejlesztés stratégiai útmutatója bemutatja azt a tágabb programot, amelynek ez az elemzés is része, a Folyamatfejlesztési módszerek: teljes lista pedig összehasonlítja a kapcsolódó módszereket.