Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

SAP S/4HANA
Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Ez az adatsablon végigvezeti a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozási elemzés beállításán. Bemutatja, milyen alapvető adatattribútumokat érdemes gyűjteni és mely tevékenységeket kell követni, emellett hasznos útmutatást ad az adatok kinyeréséhez. Használja a sablont, hogy gördülékenyen és hatékonyan készítse elő az adatokat a process mining elemzéshez.
  • Javasolt attribútumok
  • Követendő fő tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez SAP S/4HANA rendszerből
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás attribútumai

Az alábbi adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás részletes elemzéséhez.
3 Kötelező 8 Javasolt 10 Nem kötelező
Név Leírás
Számlaszám
InvoiceNumber
A szállítói számlabizonylat egyedi azonosítója, amely a folyamat elsődleges esetazonosítójaként szolgál.
Leírás

A számlaszám minden szállítói számlához egyedi azonosítót rendel az SAP S/4HANA rendszerben. Összekapcsolja a számlához tartozó tevékenységeket, például a létrehozást, az előzetes rögzítést, a jóváhagyást és a fizetést, így egyetlen folyamatpéldányként követhetők.

A process mining során ez az attribútum alapvető a számlák teljes útjának követéséhez. Segítségével a beérkezéstől a végső kifizetésig rekonstruálható a teljes folyamat, így számlánként elemezhetők az átfutási idők, a szűk keresztmetszetek és a folyamat eltérései.

Miért fontos?

Ez az alapvető azonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt, így a számla teljes életútja végigkövethető a rendszerben.

Hol szerezhető be?

Ez a könyvelési bizonylat száma, amely a BKPF tábla BELNR mezőjében található.

Példák
190000000119000000451900000132
Esemény időpontja
EventTime
Az esemény bekövetkezésének pontos dátuma és időpontja.
Leírás

Az esemény időpontja az az időbélyeg, amely pontosan rögzíti, mikor történt egy adott tevékenység. Erre az adatra van szükség a folyamatlépések közötti időtartam, átfutási idő és várakozási idő kiszámításához.

A process mining elemzés során a pontos időbélyegek alapján mérhetők a teljesítményre vonatkozó KPI-k, például az „Átlagos számla-átfutási idő” és a „Számlajóváhagyás átfutási ideje”. A tevékenységek között eltelt idő elemzésével a szervezet megállapíthatja, hol késnek a számlák, és hol gyorsítható a folyamat.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg alapozza meg az időalapú elemzéseket, többek között a teljesítmény nyomon követését, a szűk keresztmetszetek azonosítását és az SLA-k követését.

Hol szerezhető be?

Az adat jellemzően a CDHDR (fejléc) és CDPOS (tétel) módosítási bizonylattáblák UDATE és UTIME mezőiből származik. Egyes eseményeknél a BKPF táblában szereplő létrehozási vagy rögzítési dátumok és időpontok (CPUDT, CPUTM) is használhatók.

Példák
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Tevékenység neve
ActivityName
A számlával egy adott időpontban történt üzleti tevékenység vagy esemény neve.
Leírás

A tevékenység neve a számlafeldolgozás egy adott lépését vagy státuszváltozását írja le. Ilyen például a „Számlabizonylat létrehozva”, a „Számla jóváhagyásra elküldve”, a „Fizetési zárolás beállítva” és a „Fizetés végrehajtva”.

Ez az attribútum a folyamattérkép elkészítésének alapja, amely vizuálisan mutatja be a tevékenységek menetét. A tevékenységek sorrendjének, gyakoriságának és időtartamának elemzésével azonosíthatók a szűk keresztmetszetek, az ismételt munkát okozó körök és a megfeleléstől eltérő folyamatváltozatok. A process mining elemzés erre épül.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthetők a folyamattérképek, és elemezhetők a folyamatok menete és eltérései.

Hol szerezhető be?

Az SAP-tranzakciókódok (SY-TCODE), a módosítási bizonylatok objektumstátuszai (CDHDR/CDPOS), valamint a státuszváltozást jelző mezőértékek kombinációjából származik.

Példák
Számla parkolásaSzámla jóváhagyásaFizetés végrehajtva
Bizonylattípus
DocumentType
A könyvelési bizonylatok típusát jelölő kód, például szállítói számla vagy jóváíró bizonylat.
Leírás

Az SAP-ban a bizonylattípus különbözteti meg az egyes üzleti tranzakciókat. A „KR” például általában standard szállítói számlát jelöl, a „KG” pedig szállítói jóváíró bizonylatot.

A bizonylattípus szerinti elemzéssel külön vizsgálhatók az eltérő tranzakciótípusok. A jóváíró bizonylatok folyamata például jelentősen eltérhet a standard számlákétól. Ez a bontás pontosabb és relevánsabb eredményeket ad.

Miért fontos?

Segít megkülönböztetni a különféle pénzügyi tranzakciókat, például a standard számlákat és a jóváíró bizonylatokat, amelyek gyakran eltérő folyamaton mennek végig.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-tábla BLART mezőjében található.

Példák
KRREKG
Felhasználónév
UserName
Annak a személynek vagy rendszernek az SAP-felhasználói azonosítója, amely a tevékenységet végrehajtotta.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a felhasználót, aki végrehajtott egy tranzakciót vagy létrehozott egy bizonylatot. Lehet egy személy felhasználói azonosítója vagy automatizált kötegelt feladatok rendszerazonosítója.

A felhasználók szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, feltárni a képzési igényeket és észrevenni a szokatlan felhasználói viselkedést. Például megmutathatja, kik kezelik gyakran a kivételeket, illetve mely számlákat dolgozza fel automatikusan a rendszer, például a „BATCHUSER” felhasználó. Ez fontos az „Automatizált számlafeldolgozás aránya” KPI kiszámításához.

Miért fontos?

A folyamat tevékenységeit konkrét felhasználókhoz vagy rendszerfiókokhoz rendeli, így elemezhető a munkaterhelés, összehasonlítható a teljesítmény és felismerhető az automatizálás.

Hol szerezhető be?

Például a BKPF-USNAM (Rögzítette) vagy a CDHDR-USERNAME (Módosította) mezőből származik.

Példák
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Fizetési esedékesség dátuma
PaymentDueDate
Az a dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni, hogy ne legyen lejárt tartozás.
Leírás

A fizetési esedékesség dátuma az a kiszámított dátum, ameddig a szállítónak fizetni kell. A számla dátuma és a megállapodott fizetési feltételek alapján határozzák meg, és fontos határidő a folyamatban.

Ez az attribútum szükséges a „Határidőre történő fizetések aránya” KPI-hoz és a „Szállítói fizetési teljesítmény” dashboardhoz. A tényleges fizetési dátum és az esedékesség összehasonlításával a vállalat mérheti, mennyire teljesíti időben fizetési kötelezettségeit. Ez a szállítói kapcsolatokat és a pénzügyi megítélést is befolyásolja.

Miért fontos?

Ez a határidőre történő fizetés elsődleges mércéje, ami segít fenntartani a jó szállítói kapcsolatokat és elkerülni a késedelmi díjakat.

Hol szerezhető be?

Ez a dátum gyakran közvetlenül elérhető a BSEG tábla szállítói tételében, a ZFBDT mezőben (az esedékesség számításának alapdátuma). A nettó esedékességi dátumot ebből az alapdátumból és a fizetési feltételekből számítják.

Példák
2023-05-302023-06-152023-07-01
Fizetési zárolás oka
PaymentBlockReason
A számla fizetésének zárolási okát jelölő kód.
Leírás

Ha a számla fizetését zárolják, ez az attribútum megadja a zárolás konkrét okát, például „Mennyiségi eltérés” vagy „Áreltérés”. Az SAP-ban beállított okok egységesítik a kivételek kezelését.

Ez az attribútum szükséges a „Fizetési zárolások előfordulása és időtartama” dashboardhoz. A különböző okok gyakoriságának elemzésével feltárhatók a fizetési késedelmek kiváltó okai, például egyes szállítókkal, anyagokkal vagy belső folyamatokkal kapcsolatos problémák. Így célzott korrekciós intézkedések hozhatók.

Miért fontos?

Megadja a fizetési zárolások konkrét kiváltó okát, így célzottan elemezhetők a késedelmek, és javítható az elsőre helyes feldolgozás aránya.

Hol szerezhető be?

A BSEG tábla szállítói tételében, a ZLSPR mezőben található (fizetési zárolás kulcsa).

Példák
RIA
Megrendelés
PurchasingDocument
Annak a megrendelésnek a száma, amelyhez a számla kapcsolódik.
Leírás

A beszerzési bizonylat száma összekapcsolja a szállítói számlát az eredeti megrendeléssel (PO). Ez a kapcsolat alapvető a háromutas egyeztetéshez, amely a számlát a megrendeléssel és az áruátvétellel veti össze.

Az attribútum szerinti elemzés segít megérteni a megrendeléshez kapcsolódó és az ahhoz nem kapcsolódó számlák közötti eltéréseket. Fontos az egyeztetési problémák feltárásához és a folyamat beszerzési részének hatékonyságvizsgálatához.

Miért fontos?

Összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal, ami segít az egyeztetési eltérések és a megrendelésekre vonatkozó megfelelés elemzésében.

Hol szerezhető be?

Ez az adat jellemzően a BSEG bizonylattétel-tábla EBELN mezőjében található (beszerzési bizonylat száma).

Példák
450000123445000056784500009012
Szállítói szám
VendorNumber
A számlát benyújtó szállító egyedi azonosítója.
Leírás

A szállítói szám azonosítja a számlához tartozó szállítót vagy hitelezőt. Összekapcsolja a számlatranzakciót a szállítói törzsadatokkal.

Ez az attribútum alapvető a szállítók szerinti elemzéshez, például a „Szállítói fizetési teljesítmény” értékeléséhez vagy a gyakran problémás, kivételt vagy fizetési zárolást okozó számlákat benyújtó szállítók azonosításához. Segít a szállítói kapcsolatok kezelésében és a beszállítók megbízhatóságának felmérésében.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szállítók szerinti elemzését, így feltárhatók a mintázatok, kezelhetők a kapcsolatok és azonosíthatók a beszállítókkal kapcsolatos problémák.

Hol szerezhető be?

Jellemzően a BSEG könyvelési bizonylattétel-tábla LIFNR mezőjében található.

Példák
100345700012V9832
Számla összege
AmountInCompanyCodeCurrency
A számla teljes bruttó összege a vállalatkód helyi pénznemében.
Leírás

Ez az attribútum a számla teljes értékét mutatja. Segít felmérni a számlafeldolgozás pénzügyi hatását és volumenét.

Az összegek elemzésével előre vehetők a nagy értékű számlák, feltárhatók a költési trendek, és összevethetők a folyamatproblémák a pénzügyi értékkel. Például megvizsgálható, hogy a nagy értékű számlákat gyakrabban zárolják-e, vagy tovább tart-e a jóváhagyásuk.

Miért fontos?

Pénzügyi szempontból is értelmezhetővé teszi a folyamatot, így az összegek alapján is elemezhető, például hogy a nagy értékű számlák feldolgozása eltér-e a többiétől.

Hol szerezhető be?

Az érték jellemzően a BSEG tábla megfelelő tételeinek összegéből származik, a WRBTR mezőből (összeg helyi pénznemben).

Példák
1500.75125000.00850.20
Vállalatkód
CompanyCode
Az a szervezeti egység, amely önálló jogi személyt képvisel, és amelyről pénzügyi kimutatások készülnek.
Leírás

A vállalatkód az SAP Finance egyik alapvető szervezeti egysége. Minden számlához egy vállalatkód tartozik, amely meghatározza az ügyletért felelős jogi személyt.

A process mining során a vállalatkód szerinti szűrés és összehasonlítás segít elemezni a folyamatok teljesítményét az egyes üzleti egységekben, jogi személyeknél vagy országokban. Feltárja a hatékonyság, a megfelelés és az automatizáltság regionális eltéréseit, így célzott folyamatfejlesztési intézkedések hozhatók.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a számlafeldolgozás teljesítményének bontását és összehasonlítását a szervezet különböző jogi személyei vagy földrajzi területei között.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-tábla szabványos mezője, neve BUKRS.

Példák
1000US01DE01
Adatkinyerés időpontja
ExtractionTimestamp
Az adat forrásrendszerből történő kinyerésének dátuma és időpontja.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti az adatkinyerés időpontját. Megmutatja, mennyire frissek a process mining eszközben elemzett adatok.

Az elemzés során segít megállapítani, milyen frissek a létrehozott eredmények. A működés nyomon követésére szolgáló dashboardoknál fontos, hogy a döntések naprakész információkra épüljenek, és az adatfrissítési ciklusok is megfelelően kezelhetők legyenek.

Miért fontos?

Jelzi az adatok frissességét, így az elemzés és a jelentések a rendelkezésre álló legaktuálisabb információkra épülnek.

Hol szerezhető be?

Ez nem SAP-mező. Az adatkinyerő eszköz vagy az ETL-folyamat hozza létre és adja hozzá az adatok lekérésekor.

Példák
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Automatizált?
IsAutomated
Jelzi, hogy a tevékenységet automatizált rendszerfelhasználó hajtotta-e végre.
Leírás

Ez a logikai attribútum akkor igaz, ha a tevékenységhez ismert rendszer- vagy kötegelt fiók tartozik, például „WF-BATCH” vagy „SAP_SYSTEM”. Segít megkülönböztetni a manuális és az automatizált folyamatlépéseket.

Ez az attribútum szükséges az „Automatizált számlafeldolgozás aránya” KPI kiszámításához. Az automatizált folyamatlépések elemzésével a szervezet felmérheti az automatizálási kezdeményezések eredményét, és további lehetőségeket találhat a manuális munka csökkentésére és a hatékonyság javítására.

Miért fontos?

Megkülönbözteti a manuális és a rendszer által végzett tevékenységeket. Ez alapvető az automatizálás arányának méréséhez és a további automatizálási lehetőségek feltárásához.

Hol szerezhető be?

A UserName attribútumból származik. Leképezés vagy szabály alapján sorolják az egyes felhasználói azonosítókat az „automatizált” kategóriába.

Példák
truefalse
Fizetési feltételek
PaymentTerms
A szállítóval egyeztetett fizetési feltételeket, például az esedékességet és a kedvezményes időszakot meghatározó kód.
Leírás

A fizetési feltételek határozzák meg a számla kiegyenlítésének szabályait, beleértve az esetleges korai fizetési kedvezményeket. A „Z030” például azt jelentheti, hogy a számlát nettó 30 napon belül kell kifizetni.

Ez az attribútum szükséges a pénzügyi tervezéshez és a forgótőke hatékony kezeléséhez. A process mining során a „Fizetési esedékesség dátuma” kiszámítására és a korai fizetési kedvezményekre való jogosultság meghatározására használják, így közvetlenül támogatja a „Korai fizetési kedvezmények igénybevételi aránya” KPI-t.

Miért fontos?

Meghatározza a fizetési esedékesség és a kedvezmények szabályait, így közvetlenül befolyásolja a határidőre történő fizetés KPI-jait és a forgótőke kezelését.

Hol szerezhető be?

A BSEG tábla szállítói tételében, a ZTERM mezőben található (fizetési feltételek kulcsa).

Példák
0001Z030NT60
Forrásrendszer-azonosító
SourceSystemId
Annak az SAP S/4HANA forrásrendszernek az azonosítója, amelyből az adatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum jelöli az adat forrásrendszerét, például „S4H_PROD” vagy „ERP_EU”. Különösen fontos, ha a szervezet több ERP-példányt vagy régi és modern rendszereket használ.

Az elemzés során lehetővé teszi a folyamatok teljesítményének összehasonlítását a különböző rendszerekben vagy régiókban. Segít igazolni az adatok eredetét, és nélkülözhetetlen az adatirányításhoz, valamint a hibakereséshez, ha több forrás adatait egy központi process mining platformon egyesítik.

Miért fontos?

Megmutatja az adatok eredetét, ami nélkülözhetetlen az adatirányításhoz és a különböző rendszerekben vagy telephelyeken zajló folyamatok összehasonlításához.

Hol szerezhető be?

Az érték általában az SAP rendszerazonosítójából (sy-sysid) származik az adatkinyerés során, vagy statikus értékként állítják be az ETL-folyamatban.

Példák
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Határidőre fizetve?
IsPaidOnTime
Akkor igaz, ha a számlát a fizetési esedékesség napján vagy korábban fizették ki.
Leírás

Ez a logikai attribútum a tényleges fizetési dátum, vagyis a „Fizetés végrehajtva” tevékenység időbélyegének és a „Fizetési esedékesség dátumának” összehasonlításából adódik. Egyértelműen jelzi minden számla fizetési státuszát.

Ez a „Határidőre történő fizetések aránya” KPI alapja. Segítségével egyszerűen szűrhetők és elemezhetők a késedelmes fizetések jellemzői, például a gyakran érintett szállítók, vállalatkódok vagy számlaösszegek.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a fizetési feltételek betartását, ami fontos KPI a szállítói kapcsolatok kezelésében és a pénzügyi működésben.

Hol szerezhető be?

A „Fizetés végrehajtva” tevékenység EventTime értékének és a PaymentDueDate attribútumnak az összehasonlításával számítható ki. (Fizetés dátuma <= PaymentDueDate).

Példák
truefalse
Ismételt munka történt?
IsRework
Jelzi, hogy a számlánál történt-e ismételt munkát igénylő tevékenység, például elutasították-e a jóváhagyást vagy feloldották-e a fizetési zárolást.
Leírás

Ez az attribútum megjelöli azokat a számlákat, amelyeknél egy vagy több ismételt munkával járó folyamatkör fordult elő. Ilyen például, ha a „Számla jóváhagyva” eseményt megelőzte a „Számla elutasítva”, vagy ha a „Fizetési zárolás feloldva” eseményt a „Fizetési zárolás beállítva” előzte meg.

Az attribútum egyszerűsíti a „Számlák ismételt feldolgozásának aránya” KPI kiszámítását. Az elemzők könnyen elkülöníthetik és megvizsgálhatják az ismételt munkát igénylő eseteket, hogy feltárják a hatékonyságvesztés és a többszöri manuális munka okait.

Miért fontos?

Azonosítja azokat a nem hatékony folyamatokat, amelyekben meg kell ismételni a munkát. Segít számszerűsíteni a veszteséget és feltárni a folyamatkivételek kiváltó okait.

Hol szerezhető be?

Az eseménynaplóban szereplő tevékenységek sorrendje alapján számítható ki. Ha például egy számla eseménysorában szerepel a „Számla elutasítva”, ez a jelző igaz értéket kap.

Példák
truefalse
Jóváhagyási ciklusok száma
ApprovalCycleCount
Azt mutatja meg, hányszor küldték jóváhagyásra a számlát.
Leírás

Ez a mutató megszámolja, hányszor fordul elő egy számlánál a „Számla jóváhagyásra elküldve” tevékenység. Az egynél nagyobb érték azt jelzi, hogy a számlát legalább egyszer elutasították vagy visszaküldték, ezért újabb jóváhagyási ciklusra volt szükség.

Ez az attribútum közvetlenül támogatja az „Első körös jóváhagyás aránya” KPI-t. A sok jóváhagyási cikluson áteső számlák elemzésével feltárhatók az elutasítások okai, például a hiányos adatok vagy a hibás kódolás, és javítható a folyamat.

Miért fontos?

Számszerűsíti az ismételt munkát a jóváhagyási alfolyamatban, így mérhető az elsőre helyes feldolgozás aránya, és feltárhatók a jóváhagyás elutasításának okai.

Hol szerezhető be?

Az egyes egyedi InvoiceNumber értékekhez tartozó „Számla jóváhagyásra elküldve” tevékenységek előfordulásainak megszámolásával számítható ki.

Példák
123
Kiegyenlítési bizonylat száma.
ClearingDocumentNumber
Annak a bizonylatnak a száma, amellyel a számlát kiegyenlítik, általában a fizetési bizonylat száma.
Leírás

A kiegyenlítési bizonylat száma összekapcsolja a nyitott számlatételt az azt kiegyenlítő tranzakcióval, amely szinte mindig a fizetési bizonylat. Ez igazolja, hogy a számlát kifizették.

Ez az attribútum teremti meg a közvetlen kapcsolatot a számla és a fizetése között. A „Fizetés végrehajtva” tevékenység és a hozzá tartozó időbélyeg azonosítására használható, ami szükséges a teljes átfutási idő és a határidőre történő fizetések arányának kiszámításához.

Miért fontos?

Igazolja, hogy a számlát kifizették, és összekapcsolja a konkrét fizetési tranzakcióval. Ez fontos az átfutási idő és a fizetési teljesítmény elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

A BSEG bizonylattétel-tábla AUGBL mezőjében található (kiegyenlítési bizonylat száma).

Példák
150000000115000000231500000088
Számla dátuma
InvoiceDate
A dátum, amikor a szállító kiállította a számlát.
Leírás

A számla dátuma, más néven bizonylatdátum, a szállító által a számlán feltüntetett dátum. A megállapodott fizetési feltételek alapján ebből számítják ki a fizetési esedékesség dátumát.

Az elemzésben ez a dátum alapvető a pénzügyi számításokhoz, például a számlák korának és a korai fizetési kedvezményre való jogosultságnak a meghatározásához. A „Korai fizetési kedvezmények igénybevételi aránya” KPI egyik fontos bemenő adata.

Miért fontos?

Ez az alapja a fizetési feltételek és az esedékességi dátumok számításának, ami segít a forgótőke kezelésében és a kedvezmények igénybevételében.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-tábla BLDAT mezőjében található (bizonylat dátuma).

Példák
2023-04-122023-05-152023-06-20
Visszafordítás oka
ReversalReason
A számlabizonylat visszafordításának okát jelölő kód.
Leírás

Ha egy számlát hibásan könyvelnek, gyakran visszafordítják. A visszafordítás oka kód megadja, miért történt ez, például „Hibás könyvelési dátum” vagy „Adatrögzítési hiba”.

A visszafordítási okok elemzésével feltárhatók a számlakönyvelés során ismétlődő hibák. Az eredmények alapján javítható a képzés, erősíthetők a rendszerellenőrzések, illetve kezelhetők a pénzügyi újramunkát és adminisztratív többletterhet okozó visszatérő problémák.

Miért fontos?

Megmutatja, miért érvénytelenítették a számlákat, így közvetlenül feltárhatók a könyvelési folyamat hibái és az ismételt munka okai.

Hol szerezhető be?

Az eredeti bizonylat BKPF táblabeli fejlécében, az STGRD mezőben található (visszafordítás oka).

Példák
010205
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás tevékenységei

A pontos folyamattérképezéshez ezeket a fő folyamatlépéseket és mérföldköveket rögzítse az eseménynaplóban.
5 Javasolt 8 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Fizetés végrehajtva
Ez a standard folyamat utolsó tevékenysége: ekkor történik meg a fizetés, és ekkor vezetik ki a számlát. Ez jelzi, hogy az összeget átutalták a szállítónak.
Miért fontos?

Ezzel lezárul a P2P-számla teljes életciklusa. Az esemény szükséges a teljes átfutási idő kiszámításához és a határidőre történő fizetés méréséhez.

Hol szerezhető be?

Az esemény a szállítói tétel kiegyenlítési bizonylatának adataiból állapítható meg. A kiegyenlítési dátum (BSEG-AUGDT) és a kiegyenlítési bizonylat (BSEG-AUGBL) jelzi, hogy a fizetés megtörtént.

Rögzítés

A kiegyenlített szállítói tétel kiegyenlítési dátumát (BSEG-AUGDT) használja.

Eseménytípus explicit
Számla jóváhagyása
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy az illetékes jóváhagyta a számlát. Akkor rögzíthető, amikor a jóváhagyási munkafolyamat sikeresen lezárul, vagy beállítják a felszabadítási jelzőt.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, mert ezután a számla kifizethetővé válik. A jóváhagyási késések gyakori szűk keresztmetszetet jelentenek, ezért ennek a tevékenységnek a követése segít megtalálni a lassan dolgozó jóváhagyókat vagy a késést okozó lépéseket.

Hol szerezhető be?

Az esemény az SAP-munkafolyamat utolsó felszabadítási lépéséből következtethető ki, vagy a számlához, illetve a kapcsolódó beszerzési bizonylathoz tartozó táblák felszabadítási állapotmezőinek változásával követhető nyomon.

Rögzítés

Következtessen rá a munkafolyamat lezárását jelző eseményekből vagy a bizonylat felszabadítási állapotmezőjének változásából.

Eseménytípus inferred
Számla könyvelése
Ez fontos pénzügyi esemény: a parkolt vagy jóváhagyott számlát hivatalosan lekönyvelik a főkönyvbe. Ezzel elismerik a szállítóval szembeni kötelezettséget.
Miért fontos?

A könyvelés fontos mérföldkő: lezárja az adatrögzítést és a jóváhagyást, és elindítja a pénzügyi rendezést. A számla létrehozásától a könyvelésig eltelt idő jól mutatja a belső feldolgozás hatékonyságát.

Hol szerezhető be?

Az eseményt a bizonylat fejlécében szereplő könyvelési dátum (BKPF-BUDAT) azonosítja. Ha a bizonylatot először előzetesen rögzítik, az esemény időpontját az jelzi, amikor a státusza könyveltre változik.

Rögzítés

Az esemény időpontjaként a könyvelési dátumot (BKPF-BUDAT) használja.

Eseménytípus explicit
Számla visszafordítva
Ez a tevékenység egy korábban könyvelt számlabizonylat visszafordítását jelöli. Hibás számla esetén ez lezáró esemény, amelyet gyakran a számla helyes újbóli rögzítése követ.
Miért fontos?

A visszafordítás olyan súlyos hibára utal, amelyet a folyamat korábbi szakaszában nem vettek észre. Gyakoriságának és kiváltó okainak követése segíti a folyamatfejlesztést és a pénzügyi pontatlanságok csökkentését.

Hol szerezhető be?

Visszafordításról akkor beszélünk, ha létrejön egy visszafordító bizonylat. Az eredeti bizonylat fejlécében (BKPF) szerepel a visszafordító bizonylat száma (BKPF-STBLG), és fordítva. Az esemény időpontja a visszafordító bizonylat könyvelési dátuma.

Rögzítés

Keresse meg azokat a bizonylatokat, amelyeknél a BKPF-STBLG mező értéket tartalmaz, és használja a visszafordító bizonylat könyvelési dátumát.

Eseménytípus explicit
Számlabizonylat létrehozása
Ez az első esemény, amely a számlabizonylat létrehozását jelzi az SAP rendszerben. Akkor rögzíthető, amikor a felhasználó elment egy új számlabizonylatot, amely lehet parkolt vagy még nem könyvelt állapotban.
Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli a számlafeldolgozás kezdetét. Az esemény és a későbbi események közötti idő mérése alapvető a teljes feldolgozási átfutási idő meghatározásához.

Hol szerezhető be?

Az esemény a bizonylat fejlécét tartalmazó táblában szereplő létrehozási dátum és idő alapján rögzíthető: ezek a CPUDT és CPUTM mezők, jellemzően a BKPF vagy logisztikai számlák esetén az RBKP táblában. A tranzakciókód, például a BKPF-TCODE mezőben szereplő FB60, MIRO vagy MIR7, megmutatja a létrehozás módját.

Rögzítés

Használja a számlabizonylat BKPF-CPUDT és BKPF-CPUTM mezőiben szereplő létrehozási időbélyeget.

Eseménytípus explicit
Fizetési javaslat létrehozva
A számlát kiválasztják, majd egy fizetési futás részeként felveszik a fizetési javaslatba. Ez az automatizált fizetési folyamat első lépése.
Miért fontos?

Ez a tevékenység jelzi a fizetési szándékot. A lépés és a tényleges fizetés között eltelt időből kiderülhet, ha probléma van a fizetési futással, a jóváhagyásokkal vagy a banki kommunikációval.

Hol szerezhető be?

A fizetési futás tábláiban található meg, különösen a REGUP táblában, amely a fizetési javaslatba felvett tételeket tartalmazza. Az időbélyeget a kapcsolódó REGUH tábla futási dátuma adja.

Rögzítés

Azonosítsa, mikor jelenik meg a számla a fizetési javaslat futásához tartozó REGUP táblában.

Eseménytípus explicit
Fizetési zárolás beállítása
A számlára szándékosan fizetési zárolást állítanak be, hogy megakadályozzák a kifizetését. Ennek oka gyakran ár- vagy mennyiségi eltérés, illetve egy függőben lévő jóváíró számla.
Miért fontos?

A fizetési zárolások gyakran okoznak késedelmes kifizetést és szállítói vitát. A zárolások gyakoriságának, időtartamának és okainak elemzése fontos a határidőre történő kifizetések arányának javításához.

Hol szerezhető be?

Az esemény a számlatétel fizetési zárolási kulcsának, vagyis a BSEG-ZLSPR mezőnek a változásával rögzíthető. A CDHDR és CDPOS változásnaplók megadják a zárolás beállításának időpontját és a műveletet végző felhasználót.

Rögzítés

Azonosítsa, mikor kap értéket a BSEG-ZLSPR mező, a változásbizonylatok (CDHDR/CDPOS) alapján.

Eseménytípus explicit
Fizetési zárolás feloldása
Egy probléma megoldását jelzi: a korábban beállított fizetési zárolást feloldják, így a számla ismét kifizethetővé válik.
Miért fontos?

A zárolás beállítása és feloldása között eltelt idő a folyamatkivétel megoldási idejét mutatja. Ennek csökkentése javítja a hatékonyságot és a szállítói kapcsolatokat.

Hol szerezhető be?

Az esemény akkor rögzíthető, amikor törlik a fizetési zárolási kulcsot tartalmazó BSEG-ZLSPR mező értékét. A módosítást a CDHDR és CDPOS táblák naplózzák, így a feloldás időpontja is meghatározható.

Rögzítés

Azonosítsa, mikor törlik a BSEG-ZLSPR mező értékét, a változásbizonylatok (CDHDR/CDPOS) alapján.

Eseménytípus explicit
Késedelmes fizetés végrehajtva
Ez egy számított esemény, amely akkor következik be, ha a számlát a kiszámított esedékességi dátum után fizetik ki. Két dátummező összehasonlításával állapítható meg.
Miért fontos?

Ez a tevékenység közvetlenül támogatja a határidőre történő fizetés KPI-jainak mérését. Segít azonosítani azokat a szállítókat vagy üzleti egységeket, ahol gyakori a késedelmes fizetés, ami ronthatja a szállítói kapcsolatokat és kötbérhez vezethet.

Hol szerezhető be?

A kiegyenlítési dátum (BSEG-AUGDT) és a nettó esedékességi dátum összehasonlításával számítható ki. Az esedékességi dátum az alapdátumból (BSEG-ZFBDT) és a fizetési feltételekből (BSEG-ZTERM) számítható.

Rögzítés

A BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + fizetési határidő napokban) feltétel összehasonlításával állapítható meg.

Eseménytípus calculated
Számla elutasítása
A számla elutasítása a jóváhagyási folyamat során. Ez ismételt munkát tesz szükségessé: a számlát javítani, majd újra be kell nyújtani.
Miért fontos?

A számlaelutasítás a folyamat hatékonysági problémáinak és az adatok minőségi hiányosságainak fontos jelzője. Az elutasítások gyakoriságának és okainak elemzése segít megtalálni a fejlesztési és képzési lehetőségeket.

Hol szerezhető be?

Az esemény az SAP-munkafolyamat megfelelő állapotváltozásából, például az „elutasítva” állapotból következtethető ki. Az is jelezheti, ha egy esemény megszakítja az aktuális jóváhagyási munkafolyamatot, és visszaküldi a számlát feldolgozásra.

Rögzítés

Következtessen rá az elutasítást jelző munkafolyamat-állapotváltozásokból.

Eseménytípus inferred
Számla jóváhagyásra küldése
Ez a tevékenység jelzi a számla hivatalos jóváhagyási munkafolyamatának elindítását. Erre gyakran a számla „jóváhagyásra vár” állapotából vagy egy munkafolyamat-elem létrehozásából lehet következtetni.
Miért fontos?

Ez a jóváhagyási ciklusidő mérésének kezdőpontja. A jóváhagyás kezdetének ismerete segít megtalálni magában a jóváhagyási munkafolyamatban lévő szűk keresztmetszeteket.

Hol szerezhető be?

Az esemény jellemzően a számlabizonylathoz kapcsolódó SAP Business Workflow elindulásából következtethető ki. Ez az SWW_WI2OBJ táblában, a számlabizonylat-objektumhoz, például a BUS2081 objektumhoz kapcsolódik. Az esemény a bizonylat fejlécének egyéni állapotmezőjében bekövetkező változásból is azonosítható.

Rögzítés

Következtessen rá a számlabizonylathoz kapcsolódó munkafolyamat-elem létrehozásából.

Eseménytípus inferred
Számla parkolása
A számlát már rögzítették a rendszerben, de még nem könyvelték a főkönyvbe. A parkolás lehetővé teszi a hiányos számlák mentését, illetve azok későbbi ellenőrzését a könyvelés előtt.
Miért fontos?

A parkolás a folyamat tudatos szüneteltetését jelzi. A parkolt számlák számának és parkolási idejének követése segít feltárni a késések okait, még a hivatalos könyvelési és jóváhagyási ciklus kezdete előtt.

Hol szerezhető be?

Az esemény azonosítható a parkolási tranzakciókkal, például a MIR7 vagy FV60 tranzakcióval létrehozott bizonylatok alapján, illetve a BKPF tábla megfelelő állapotmezőinek vagy a parkolt bizonylatok külön tábláinak, például a VBKPF táblának az ellenőrzésével.

Rögzítés

Azonosítsa a parkolási tranzakciókkal létrehozott bizonylatokat, vagy ellenőrizze, hogy a bizonylat parkolt állapotú-e.

Eseménytípus explicit
Számlaadatok módosítása
Ez a tevékenység a számlabizonylat létrehozása után végrehajtott módosítást jelzi. Erre gyakran az elutasítást követő javítás során vagy hibák korrigálásakor kerül sor.
Miért fontos?

A gyakori módosítások ismételt munkára és az adatrögzítéskor felmerülő minőségi problémákra utalhatnak. A változások követése segít számszerűsíteni a javításokra fordított munkát és feltárni a gyakori hibákat.

Hol szerezhető be?

A fontos mezők módosításait az SAP változásbizonylat-táblái rögzítik: a CDHDR a fejlécet, a CDPOS pedig a tételt tartalmazza. Az események a megfelelő számlabizonylat-objektum módosításainak szűrésével állíthatók elő.

Rögzítés

Nyerje ki a számlabizonylat-objektum változásait a CDHDR és CDPOS táblákból.

Eseménytípus explicit
Javasolt Nem kötelező

Útmutatók az adatok kinyeréséhez

Adatok kinyerése SAP S/4HANA rendszerből

Készen áll a kezdésre?

Kezdje el még ma optimalizálni a számlafeldolgozást. Ez a sablon az első lépés a működés jelentős fejlesztése és a hatékonyság növelése felé.

Optimalizálja most a P2P-számlafeldolgozást SAP S/4HANA rendszerben

Találja meg a szűk keresztmetszeteket, és csökkentse legalább 30%-kal a számlafeldolgozás átfutási idejét.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. A beállítás percek alatt elvégezhető.