Folyamatok nyomon követése: így tarthatók pályán a fejlesztések
Ismerje meg, hogyan követheti nyomon a folyamat állapotát, hogyan határozhat meg célértéket minden mérőszámhoz, és hogyan ellenőrizheti az adatokat. Havi ellenőrzőlistával időben észreveheti az eltéréseket.
Hogyan kövesse nyomon folyamatait folyamatosan?
A folyamatok nyomon követése feltárja, hogyan zajlik valójában a munka, majd összeveti az eredményeket az előre meghatározott alapértékkel és célokkal. Segít ellenőrizni, hogy tartós-e a fejlesztés, észrevenni az eltéréseket, és eldönteni, mikor kell utánajárni az okoknak. Sok folyamatnál jó kiindulópont a havi áttekintés, jelentős változtatás vagy ingadozó teljesítmény esetén pedig érdemes sűrűbben ellenőrizni.
A nyomon követés az egyszeri elemzést folyamatos fejlesztési folyamattá alakítja. Nem kell minden mérőszámot naponta ellenőriznie. Határozzon meg egyértelmű alapértéket, válasszon ki néhány mutatót, jelöljön ki egy felelőst, és alakítson ki rutint arra, hogy mi történjen, ha az eredmények kilépnek az elfogadható tartományból.
Mit jelent a folyamatok nyomon követése?
A folyamatok nyomon követése a folyamat rendszeres összevetése egy alapértékkel és az előre meghatározott elvárásokkal. Segít észrevenni a teljesítmény változását, ellenőrizni, hogy tartós-e egy fejlesztés, és eldönteni, szükség van-e további vizsgálatra.
A riportálás megmutatja, mi történt egy adott időszakban. A nyomon követés ehhez hozzáteszi a viszonyítási alapot: összeveti a jelenlegi eredményeket egy alapértékkel vagy célértékkel, kiemeli a lényeges változásokat, és kijelöli, kinek kell döntenie a következő lépésről. Egy dashboard megjelenítheti az aktuális számokat, de viszonyítási alap és felülvizsgálati terv nélkül nem derül ki belőle, hogy kell-e foglalkozni velük.
A process mining segít magát a folyamatot nyomon követni. Eseményadatokból rekonstruálja a folyamat menetét, így az összesített értékek mellett az útvonalakat, az átadásokat, a várakozási időket és a megfelelést is vizsgálhatja. Először elemezze a folyamatát, hogy feltárja, mi történik, majd az új adatok beérkezésével rendszeresen ellenőrizze a releváns nézeteket.
Miért fontos a folyamatok nyomon követése?
Lehet, hogy már megtalált egy szűk keresztmetszetet, módosított egy lépést, vagy bevezetett egy új munkamódszert. A következő kérdés az, hogy hozott-e változást a módosítás, és tartós-e az eredmény.
Alapérték és rendszeres ellenőrzés nélkül a fejlesztések észrevétlenül veszíthetnek a hatásukból. Változnak a munkamódszerek, gyűlnek a kivételek, és új szűk keresztmetszetek jelenhetnek meg. Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy a folyamat rosszul működik, egyszerűen továbbfejlődött. A nyomon követés segít időben észrevenni a változásokat, hogy dönthessen a további vizsgálatról vagy a szükséges módosításról.
A folyamatok kiválóságát is kézzelfoghatóbbá teszi. A fejlesztés nem ér véget azzal, hogy élesedik egy változtatás: minden felülvizsgálat során ellenőrizheti az eredményeket, és meghatározhatja a következő kérdést. Ez a folyamatos folyamatfejlesztés alapja: megfigyelés, összehasonlítás, vizsgálat, majd döntés a következő lépésről.
A probléma feltárásához használt dashboardokat érdemes továbbra is ellenőriznie. Először azokat a mérőszámokat kövesse, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a változtatáshoz, és csak akkor vegyen fel további mutatókat, ha azok valódi kérdésre adnak választ.
Ez az útmutató a folyamatfejlesztési sorozatunk része. A nyomon követést megelőző lépésekről az elemzésről és a folyamatoptimalizálás bevezetéséről szóló útmutatóban olvashat.
A figyelendő fő folyamatmutatók
Az áttekintés csak annyira hasznos, amennyire a vizsgált mutatók. A fő folyamatmutatók magát a folyamatot írják le, nem egyetlen csapat eredményét. Kezdésként néhány is elegendő:
- Ciklusidő esetenként és tevékenységenként, hogy lássa, a teljes idő változott-e, vagy csak egy lépésé.
- Várakozási és munkavégzési idő, amelyek megmutatják, hogy maga a feladat lassú-e, vagy az előtte kialakult sor okozza a késedelmet.
- Utómunka és ismételt lépések, esetenként számolva, mert egy ismétlődő kör általában többe kerül, mint egy hosszú lépés.
- Átbocsátás és hátralék: az időszakban beérkező esetek száma, valamint az időszak végén még nyitott esetek száma.
- A változatok aránya, vagyis a standard útvonalat követő esetek aránya.
- Határidőre lezárt esetek aránya, vagyis azoké az eseteké, amelyek az Ön által meghatározott vállaláson belül zárulnak le.
Két szabály segít következetesen használni a mutatókat. Minden mutatót egyszer definiáljon, rögzítse a kezdő- és végpontját, valamint azt, mi számít kivételnek, majd a definíciót tárolja a mérőszám mellett, hogy a szerzője távozása után is megmaradjon. Ezután az áttekintéshez válasszon ki három-öt, az adott kérdés megválaszolásához szükséges mutatót. A hosszabb lista több időt vesz igénybe, de nem változtat a döntésen.
Milyen gyakran érdemes ellenőrizni a folyamatot?
Az ellenőrzés gyakoriságát ahhoz igazítsa, milyen gyorsan változik a folyamat, mennyire ingadoznak az eredményei, és milyen gyorsan kell reagálnia. Ne azért ellenőrizzen naponta, mert a dashboard naponta frissül. A nyomon követés időt igényel: valakinek át kell néznie az eredményeket, értelmeznie kell a változásokat, és döntenie kell az intézkedésről. Ha egy stabil folyamat minden nap ugyanazt az eredményt adja, a napi ellenőrzés csak időpazarlás.
| Tényező | Mit jelent az ellenőrzés gyakoriságára nézve? |
|---|---|
| A folyamat ingadozása | Ellenőrizzen gyakrabban, ha az eredmények ingadoznak, vagy gyakoriak a kivételek. |
| A közelmúltbeli változtatások | Jelentős változtatás után sűrűbben ellenőrizzen, majd ritkítsa az ellenőrzést, ha stabilizálódnak az eredmények. |
| Üzleti hatás | Rövidítse az ellenőrzések közötti időt, ha a késedelmek vagy a minőségi problémák jelentős következményekkel járnak. |
| Reagálási idő | Olyan gyakran ellenőrizzen, hogy még azelőtt intézkedhessen, mielőtt a probléma költségessé vagy nehezen visszafordíthatóvá válik. |
| Az ellenőrzésre fordított idő | Számoljon az eredmények értelmezéséhez és a teendők nyomon követéséhez szükséges idővel. |
Sok folyamatnál jó kiindulópont a havi áttekintés. Egy nemrég megváltozott vagy instabil folyamatot néhány hétig hetente is ellenőrizhet. Ha hosszabb időn át stabil marad, áttérhet havi vagy negyedéves felülvizsgálatra. A célértéksávokat tartsa meg, hogy a nézetet megnyitó személy azonnal lássa, ha egy érték kívül esik a tartományon.
A megfelelő gyakoriság a legritkább olyan ellenőrzés, amely még elegendő időt hagy az intézkedésre. Vizsgálja felül, ha megváltozik a folyamat vagy a kockázat, illetve ha az ellenőrzés rendszeresen túl későn tár fel problémákat.
A rendszeres nyomon követés beállítása
A rendszeres nyomon követés során meghatározott ütemezés szerint, például havonta vagy negyedévente áttekinti a folyamat teljesítményét. Nem az a cél, hogy minden elérhető mérőszámot ellenőrizzen. Ugyanazt a nézetet kell összevetnie egy mentett alapértékkel, és meg kell állapodnia arról, mi történjen, ha változnak az eredmények.
Mentse el az alapértéket
Mielőtt változtatna, mentse el azokat a nézeteket és mérőszámokat, amelyekkel értékelni fogja a változtatást. Így a következő áttekintéskor ugyanazok a szűrők, diagramok és definíciók nyílnak meg. Ha a mentett nézet linkként megosztható, akkor amikor ketten a „4,2 napról” beszélnek, ugyanazokat az eseteket látják. A későbbi időszakok összehasonlításakor tartsa meg ugyanazokat a definíciókat és hatókört. Ha módosítja a szűrőket vagy a mérőszámokat, jegyezze fel, hogy ne tévessze össze a másik nézetet a teljesítmény változásával.
Az alapértéknél rögzítse a következőket:
- Az áttekintett időszak és a folyamat hatóköre
- Az alkalmazott szűrők és szegmensek
- A nyomon követni kívánt KPI-k
- Az egyes KPI-khez elfogadott célérték, valamint annak helye
- A változtatástól várt eredmény
- Az eredmények áttekintéséért felelős személy
Havi ellenőrzőlista a folyamatok nyomon követéséhez
A havi áttekintés kiindulópontjaként használja ezt az ellenőrzőlistát. Igazítsa a folyamathoz és a meghozandó döntésekhez.
Havi folyamatáttekintés
- Először ellenőrizze az adatokat: mikor töltötték be őket utoljára, és változott-e az adatlefedettség vagy a leképezés az alapállapothoz képest.
- Ha rendelkezésre áll, induljon a folyamatállapot-pontszámból, és jegyezze fel, melyik dimenzió húzza le leginkább.
- Vesse össze az egyes mutatókat a célértékkel, és sorolja fel azokat, amelyek kívül esnek a célértéken.
- Ne új nézetet nyisson meg, hanem a mentett alapállapotot, hogy a szűrők, a definíciók és az időszak megegyezzenek.
- Hasonlítsa össze az aktuális időszakot az előzővel, majd vizsgáljon meg egy szegmenst is.
- Nyissa meg az elmozdult értékek mögötti eseteket, és olvasson el közülük kettőt vagy hármat.
- Minden célértéken kívüli tételnél nevezze meg a felelőst, a teendőt és a határidőt, a döntést pedig rögzítse ott, ahol a folyamatot kezelik.
- Jelölje ki a következő felülvizsgálat időpontját, és döntse el, szükséges-e módosítani az ellenőrzések gyakoriságát.
A célértékeket ott rögzítse, ahol a folyamatért felelős személy is látja őket. A dián szereplő célértéket felváltja a következő dia, a mérőszám mellett rögzített vagy egy olyan beállítási értékben tárolt célérték viszont megmarad, amelyet a diagram használ. Ha a célérték SLA-hoz vagy költségszabályhoz kötődik, egyetlen helyen rögzítse, így elég egyszer módosítania, nem kell minden diagramon átírnia.
A részletes vizsgálathoz alkalmazzon egyszerű döntési szabályt: vizsgálja ki az eltérést, ha egy érték kilép a célértéksávból, ha a kedvezőtlen változás két egymást követő áttekintésen is fennáll, vagy ha egy szegmens eltér az általános mintától. Egyetlen szokatlan eredmény lehet véletlen ingadozás is. Mielőtt tartós eltérésnek tekinti, ellenőrizze az adatok frissességét, lefedettségét és az esetek összetételét.
A dashboard megkönnyíti, hogy rendszeresen megismételje az áttekintést. Helyezze jól látható helyre a folyamatgazdának szánt mérőszámokat, és a döntésekre összpontosítson, ne az összes elérhető adatra.
Az időszakos ellenőrzéstől a valós idejű nyomon követésig
Az időszakos ellenőrzés elegendő, ha a folyamat lassan változik, és megvárhatja a következő ütemezett áttekintést az intézkedéssel. Gyakoribb vagy közel valós idejű nyomon követést akkor érdemes mérlegelni, ha a következő ellenőrzésig történő várakozás jelentős hatással járhat. A folyamatos nyomon követés azt jelenti, hogy az adatok automatikusan érkeznek, nem azt, hogy valaki egész nap a képernyőt figyeli. Az adatokat továbbra is az Önök által meghatározott rendszeres ellenőrzés alakítja döntésekké.
Gyorsabb jelzésre lehet szükség, ha:
- Egy SLA vagy más határidős vállalás gyors reagálást kíván.
- Nagy esetszám mellett egy kisebb probléma is gyorsan sok esetet érinthet.
- A folyamat vagy a működési körülmények gyorsan változnak.
- Egy késedelem vagy hiba azonnal hatással van az ügyfelekre.
- A megfeleléssel kapcsolatos kivételeket gyorsan fel kell tárnia.
Mielőtt sűríti az ellenőrzéseket, határozza meg, milyen intézkedést vált ki a gyorsabb jelzés, és ki reagál rá. Ha senki nem tud intézkedni a jelzés alapján, a gyakoribb frissítés csak zajt kelt, a folyamatot nem javítja.
A folyamatos nyomon követésre való áttérés az adatoktól is függ. Rendszeres adatfrissítésre és az események esetekhez rendelésének egyértelmű módjára van szükség. Az adatkinyerés gyakorisága szabja meg, milyen gyorsan érkezhetnek a jelzések. Mielőtt napi vagy óránkénti nézetet ígérne, egyezzenek meg az adatfrissítés ütemezéséről.
Gyakori adatfrissítés mellett is tartson rendszeres áttekintést. A dashboard jelezheti a változást, a rendszeres megbeszélés viszont segít megérteni az okát, kijelölni a reagálás felelősét, és ellenőrizni, bevált-e az intézkedés.
Folyamatkövető eszközök és dashboardok
A folyamatok nyomon követésére szolgáló szoftverek három csoportba sorolhatók, és mindegyik más kérdésre ad választ. A megfelelő megoldás attól függ, milyen kérdésekre kell választ kapnia, és milyen adatok állnak rendelkezésére. Egy kisebb folyamathoz elegendő lehet egy táblázat. Ha az összesített mérőszámok már adattárházban vannak, egy BI-dashboard is nyomon követheti őket. A process mining megmutatja, hogyan haladnak az esetek a folyamatban, beleértve a változatokat, a megfelelést és a várakozási időket.
| Megközelítés | Mire van szükség hozzá? | Mire használható? | Fő korlát |
|---|---|---|---|
| Kézi mintavételezés | Táblázat és az esetek áttekintésére fordítható idő | Kevés rendszeradatot rögzítő, kisebb folyamatok vizsgálata | Csak a mintába került eseteket fedi le |
| BI-dashboard | Adattárházban vagy adatkinyerésben tárolt mérőszámok és egy BI-eszköz | Összesített értékek, például esetszám, hátralék vagy SLA-teljesítés nyomon követése | Nem feltétlenül mutatja meg, hol keletkezik késedelem a folyamatban |
| Process mining platform | Esetekhez, tevékenységekhez és időbélyegekhez rendelhető eseményadatok | A folyamatmenet, a változatok, a megfelelés és a várakozási idők áttekintése | Megfelelő eseményadatokra és következetes esetazonosítókra van szükség |
Az eszközt a szükséges részletesség alapján válassza ki. Ha csak összesített értékekre van szüksége, elegendő lehet egy BI-dashboard. Ha azt szeretné megtudni, hol várakoznak az esetek, vagy miben térnek el az útvonalak, a process mining megmutatja az összesített értékek mögötti folyamatot. Az alábbi rutinhoz a ProcessMind process mining megoldását használjuk.
A modell, az adatok és a dokumentáció egy helyen történő tárolása előnyt jelent a rendszeres nyomon követésnél: a folyamatgazda, a célértékek és a számok mögötti esetek ugyanott találhatók, mint maga a folyamat, így az áttekintéshez nem kell előbb adatot exportálni.
Bármelyik megközelítést választja, még az áttekintés előtt határozza meg az alapértéket és a célértékeket, az eredményeket pedig tegye hozzáférhetővé a folyamatgazdának. Az a mérőszám, amelyet senki nem ellenőriz és nem kezel, nem segíti a döntést.
A fentiek bármilyen eszközzel megvalósíthatók. A következő rész bemutatja, hogyan végezheti el ugyanezt a rutint a ProcessMindban.
A fejlesztések eredményének ellenőrzése
A nyomon követés segít ellenőrizni, hogy a változtatás meghozta-e a várt eredményt. A bevezetés előtt rögzítse a várt hatást és azt, hogyan fogja mérni. Ezután azonos hatókörrel és definíciókkal hasonlítsa össze az eredményeket az alapértékkel.
| Mérőszám | Előtte | Elvárt érték | Tényleges érték | Értékelés |
|---|---|---|---|---|
| Átlagos ciklusidő | 5 nap | 4 nap | 3,8 nap | Jobb a vártnál |
| Utómunka aránya | 15% | 10% alatt | 11% | Közel van, vizsgálja meg |
| Jóváhagyásra várakozás | 2 nap | 1 nap | 0,9 nap | Teljesült |
Ezek a számok azt mutatják be, hogyan érdemes összehasonlítani az eredményeket, nem a folyamatára vonatkozó célértékek. Olyan elvárásokat határozzon meg, amelyek illeszkednek a saját kiinduló értékeihez és üzleti igényeihez.
A kívánt eredmény mellett az esetleges mellékhatásokat is ellenőrizze. Az egyik lépés felgyorsítása torlódást okozott a következőnél? Az egyik típusú utómunka csökkenése növelte egy másikét? A változás csak bizonyos eseteket érintett? Az összességében kedvező eredmény mögött is lehetnek olyan eltérések, amelyeket érdemes részletesebben megvizsgálni.
A nyomon követés a következő fejlesztési lehetőséget is megmutathatja. Ha sikerül csökkenteni egy jelentős szűk keresztmetszetet, egy másik akadály válhat láthatóbbá. A jobb adatminőség olyan minták vizsgálatát is lehetővé teheti, amelyeket korábban nem lehetett észrevenni. Minden felülvizsgálat új bizonyítékot ad a folyamatos fejlesztés következő döntéséhez.
A nyomon követés eredményeinek megosztása
A nyomon követés csak akkor hasznos, ha a döntésekért felelősök megértik az eredményeket. Mutassa be, mi változott, mihez hasonlította az eredményt, és milyen lépésre van szükség. Ne küldjön el minden elérhető mutatót, ha a döntéshez csak néhányra van szükség.
Az információ részletességét igazítsa a célközönséghez:
| Célközönség | Hasznos formátum | Jellemző fókusz |
|---|---|---|
| Vezetők | Összefoglaló vagy dashboard | Fő KPI-k, trendek és döntések |
| Menedzserek | Hozzáférés a dashboardhoz | Csapatteljesítmény, problémák és prioritások |
| Folyamatgazdák | Részletes folyamatnézetek | Működési mutatók és kivizsgálandó esetek |
| Elemzők | Részletes adathozzáférés | Mintázatok és mélyebb elemzés |
Havonta készítsen rövid összefoglalót arról, mi változott, eltért-e valamelyik érték a céltól, milyen döntés született, és ki felel a következő lépésért. A dashboard segítheti a megbeszélést, de nem helyettesíti az egyértelmű döntést és a következő teendő kijelölését. A döntést a folyamat dokumentációjában rögzítse, hogy aki legközelebb megnyitja, lássa, mi változott, és ne csak szóban értesüljön róla.
Mielőtt megoszt egy nézetet, válaszoljon erre a három kérdésre:
- Milyen döntést kell támogatnia ennek az információnak?
- Milyen lépést tehet az olvasó?
- Megfelelő a részletezettség ehhez a lépéshez?
Egy célzott nézet, amely segít cselekedni, hasznosabb, mint egy részletes dashboard, amelyet senki sem nyit meg.
A nyomon követés beépítése a mindennapi működésbe
A nyomon követés akkor válik tartós rutinná, ha illeszkedik a csapat megszokott munkájához. Építse be a felülvizsgálatot egy meglévő megbeszélésbe vagy jelentési ciklusba, és biztosítson időt a folyamatgazdának a változások kivizsgálására. Ne bízza a nyomon követést egyetlen elemzőre, akinek minden eredményt újra és újra az alapoktól kell elmagyaráznia.
Ossza meg a felelősséget: dokumentálja a mutatók értelmezését, tegye hozzáférhetővé a kiinduló értékeket és a szűrőket, és tegye egyértelművé a felelősségi köröket. Ha a felülvizsgálat hasznos felismeréshez vezet, ossza meg, mire jutott a csapat, és milyen lépés következett. Így a nyomon követés a munka fejlesztésének része lesz, nem öncélú jelentéskészítés.
A nyomon követés legyen arányos a feladattal. Néhány érdemi mutatót, mindegyikhez rendelt célértéket és egy név szerint kijelölt felelőst könnyebb fenntartani, mint egy hosszú mutatólistát, amelyhez nem tartozik egyeztetett intézkedés.
Mikor csökkenthető a nyomon követés
Nem kell minden folyamatot korlátlan ideig ugyanolyan gyakran felülvizsgálni. Ritkíthatja az ellenőrzést, ha az eredmények stabilak, egyik érték sem lépi túl a céltartományt, és a gyakoribb felülvizsgálat már nem befolyásolja a döntéseket.
A nyomon követést fokozatosan ritkítsa, ne szüntesse meg terv nélkül:
- Ha a folyamat stabil marad, térjen át heti felülvizsgálatról havira, vagy haviról negyedévesre.
- A mutatók továbbra is a folyamat fő kockázataihoz és várt eredményeihez kapcsolódjanak.
- Tartsa meg a céltartományokat, és számoljon azzal, hogy a tartományon kívüli értéket valakinek meg kell néznie, kivéve, ha az eszköz értesítést küld.
- Mentse el a kiinduló nézetet, hogy a körülmények változásakor ismét gyakrabban ellenőrizhesse a folyamatot.
Ha változik a folyamat, romlik a teljesítmény, vagy új kockázat merül fel, ismét sűrítse a felülvizsgálatokat. Nem az a cél, hogy mindig ugyanolyan intenzitással kövesse a folyamatot, hanem hogy elegendő rálátása legyen annak felismeréséhez, mikor igényel figyelmet.
Folyamatok nyomon követése a ProcessMindben
A fentiek bármilyen eszközzel megvalósíthatók. Ez a rész azt mutatja be, hogyan végezheti el ugyanezt a rutint a ProcessMindben, és mit nyújt a platform egy táblázathoz vagy BI dashboardhoz képest.
Hol végezhető el az ellenőrzőlista egyes lépése?
| Az ellenőrzőlista lépése | A ProcessMindben |
|---|---|
| Ellenőrizze, hogy naprakészek-e az adatok | Az adatkészlet modellminőség-jelzője és a mögötte található panel: az adatok frissessége, az attribútumok lefedettsége és a tevékenységek elemzése |
| Induljon ki az állapotértékből | A Process Health dashboard egyetlen értéket mutat az öt CURES-dimenzió alapján, és megnevezi a legnagyobb fejlesztési lehetőséget |
| Vesse össze az egyes mutatókat a célértékükkel | A diagram normatartományai jelzik a célt. Ha a cél SLA vagy költségszabály, a határérték a Process Settings egyik konstansából olvasható ki |
| Nyissa meg ugyanazt a nézetet, mint a múlt hónapban | Könyvjelzővel, amely megőrzi a szűrőket és a diagramokat, és hivatkozásként megosztható |
| Hasonlítsa össze az időszakokat és a szegmenseket | Összehasonlító adatkészlettel, amelyben egyeznek az esetazonosító, a tevékenység és az időbélyeg mező-hozzárendelései |
| Nyissa meg az érték mögötti eseteket | Az értékhez tartozó esetazonosítókat a case explorer nyitja meg |
| Nevezze meg a felelőst, és rögzítse a döntést | A folyamat felelősségi körei és szerepkörei között. A döntés a folyamat dokumentációjában és verziójában marad meg |
| Ütemezze be a következő felülvizsgálatot | Egyelőre a saját naptárában. Az értesítések és felülvizsgálati emlékeztetők szerepelnek a fejlesztési terveinkben |
Változások kivizsgálása a platformon
Ha a felülvizsgálat problémát jelez, továbbra is egyszerre egy kérdést vizsgáljon meg. A platformon könnyen elérhető mindhárom összehasonlítási lehetőség.
Hasonlítson össze két időszakot. Töltse be az aktuális adatkinyerést összehasonlító adatkészletként a kiinduló időszak mellé, majd igazítsa egymáshoz az esetazonosító, a tevékenység és az időbélyeg mező-hozzárendeléseit. Az eltérésnézet megmutatja, mely tevékenységek jelentek meg, tűntek el vagy változtak meg. Gondoskodjon róla, hogy az időszakok összehasonlíthatók legyenek: a volumen, az ünnepnapok és az esetek összetétele önmagában is módosíthatja az értékeket.
Szűkítse a vizsgálatot egy szegmensre. A szűrőkkel ügyféltípus, régió, termék vagy üzletág szerint választhatja szét az eseteket. Az összesített, stabil érték mögött egy gyengén teljesítő csoport is rejtőzhet, az átlag változását pedig az esetek eltérő összetétele is okozhatja.
Mentse el a beállított szűrőket. Bármely szűrt nézet elmenthető könyvjelzőként. A könyvjelző megőrzi a szűrőket, diagramokat és KPI-definíciókat, és hivatkozásként megosztható. Így a következő havi felülvizsgálat az előzőleg használt nézettel indul, nem kell újra felépíteni. Ha egy ismert napon bevezetett változást vizsgál, ugyanez az összehasonlító adatkészlet mutatja az előtte és utána állapotot. Ha előbb modellezte a változást, a szimuláció eredménye adja a várt értéket: ugyanaz a folyamatmenet, az élesítés után is felülvizsgálható feltételezésekkel.
Mennyire lehetnek naprakészek az adatok?
A API-n keresztüli adatbetöltéssel a negyedéves feltöltés helyett éjszakai vagy óránkénti betöltést is használhat. A minőségellenőrző panel frissességet jelző sora megmutatja, melyik betöltést látja. Fontos pontosan tudni, mi történik a betöltés után: a tartományon kívüli érték akkor jelenik meg, amikor valaki megnyitja a nézetet. Jelenleg nem küldünk értesítést úgy, hogy az megnyitás nélkül is eljusson valakihez, például Slackben, Teamsben vagy e-mailben. Olyan felülvizsgálati gyakoriságot válasszon, amely igazodik ahhoz a jelzéshez, amelyet Ön ellenőriz, ne olyanhoz, amely magától érkezik.
Mivel egészíti ki a platform a rutint?
Egy állapotérték minden folyamathoz. A Process Health dashboard öt dimenzió, a Conformance, Uniformity, Rework, Efficiency és Smoothness alapján értékeli az egyes folyamatokat. A felülvizsgálat a teljes értékkel és a leggyengébb dimenzióval indul, nem húsz diagrammal. Minden dimenzióhoz külön dashboard tartozik. A kiemelt csempe megnevezi a legnagyobb fejlesztési lehetőséget, az olyan értékekre, mint a megfelelési arány, kattintva megnyithatók a mögöttes esetazonosítók, a modellre vonatkozó figyelmeztetés pedig a tervezési problémákat felsoroló dashboardra vezet. Az érték kiindulópont a megbeszéléshez, nem annak lezárása.
Minden mutatóhoz tartozik célérték. A diagramok normatartományokat jelenítenek meg: névvel ellátott sávokat kezdő- és végponttal, színnel és opcionális kitöltéssel. Így a mérő vagy a vonaldiagram megmutatja, hogy az érték megfelelő, figyelmet igényel vagy kívül esik a tartományon. Ha a cél SLA vagy költségszabály, a határérték a Process Settings egyik konstansára épülő kifejezés is lehet, például slaTargetDays. Így a célértéket egy helyen módosíthatja, nem kell minden diagramon külön átírnia. A diagramútmutató ismerteti a normatartományok beállításait.
Kezdésnek használjon bevált mutatókat. Nem kell saját listát összeállítania. Egy folyamat első méréséhez megfelelő lehet a ciklusidő 50. és 90. percentilise, a várakozási és aktív idő aránya, az utómunka aránya, az elsőre helyesen elvégzett esetek aránya, a megfelelési arány és az átbocsátás. Ezek akkor válnak folyamat-KPI-vá, ha felelőst és célértéket rendel hozzájuk. Ez különbözteti meg a dashboardot a vállalástól: rövid lista olyan folyamat-KPI-król, amelyek javítását valaki vállalta, és amelyeket az adott folyamat fő mutatóiként követnek. A mutatókról szóló útmutató bemutatja, miből épül fel az egyes mérőszám.
Ellenőrizze magukat az adatokat is. Minden adatkészlethez modellminőség-jelző és százalékos érték tartozik. A jelzőre kattintva megnyílik egy panel, amely az adatok frissességét, az attribútumok lefedettségét és a tevékenységek megjelenítésének minőségét mutatja. A jelző minden betöltéskor frissül, így a felülvizsgálat nem azzal telik, hogy egy elavult adatkinyerésből eredő változást magyaráz. Az AI-alapú adatjavaslatok megnevezik a javításra érdemes mező-hozzárendelési és adatminőségi problémákat, az adatminőségi útmutató pedig bemutatja a panelt.
Az állapotot bemutató dashboardok és az adatminőségi panel a Process Intelligence licenctől érhetők el.
A legtöbb nyomonkövetési rutin nem azért vall kudarcot, mert senki sem nézte meg az eredményeket. Inkább azért, mert nem volt hozzájuk célérték és döntés, így a felülvizsgálat puszta számokról szóló megbeszéléssé vált. Az állapotérték, az egyes mutatók céltartománya és az adatok frissességének ellenőrzése valódi döntéssé alakítja a megbeszélést: a folyamat továbbra is az elvárások szerint működik? Ha nem, ki foglalkozik vele?
Kezdje el még ezen a héten nyomon követni a folyamatát
Válasszon ki egy folyamatot, mentsen el egy könyvjelzőt, és kövessen néhány olyan mutatót, amely a fenntartani kívánt fejlesztéshez kapcsolódik. Állítson be célértéket minden mutatóhoz, ellenőrizze az adatkészlet minőségi paneljét, nevezze meg a felelőst, majd írja be a naptárba az első felülvizsgálatot.
Kezdje el még ezen a héten nyomon követni a folyamatát
Már folyamatban van egy fejlesztés, de nincs olyan rutinja, amely jelezné, ha az eredmények romlanak.
Kapcsolódó anyagok:
- Folyamatok elemzése - Tárja fel, mi történik
- Folyamatoptimalizálás bevezetése - Alakítsa a felismeréseket konkrét lépésekké
- Stratégiai útmutató az adatvezérelt folyamatfejlesztéshez - Útmutató az adatvezérelt fejlesztéshez
- Automatizálási lehetőségek feltárása - Találjon lehetőségeket process mining segítségével
- Folyamatfejlesztési módszerek: teljes lista - Hasonlítsa össze a folyamatfejlesztési megközelítéseket
