Adatsablon a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat igénylési szakaszához

Az esemény időbélyege rögzíti, hogy pontosan mikor történt egy tevékenység. Ez a nagy pontosságú adat szükséges az események eseten belüli helyes sorrendjének megállapításához és a folyamatlépések közötti idő kiszámításához.

Az elemzésben ez az időbélyeg alapozza meg az összes időalapú számítást, többek között az átfutási, várakozási és feldolgozási idő mérését. Az olyan dashboardok is ezt használják, amelyek a teljesítményt elemzik, például az Igénylés jóváhagyási ideje és a Jóváhagyási útvonal szűk keresztmetszeteinek elemzése. A mező pontossága közvetlenül befolyásolja a teljesítménymutatók megbízhatóságát.

Ez az attribútum megadja az események időrendi sorrendjét, és minden teljesítmény- és időtartam-számítás alapja, például az átfutási idők és a szűk keresztmetszetek elemzésénél.

Az SAP Ariba auditnyomaiban vagy tranzakciós naplóit tartalmazó tábláiban, jellemzően a tevékenység- vagy állapotváltozási rekordok mellett található.

A Purchase Requisition ID az azonosító, amely egyetlen termék- vagy szolgáltatásigénylés összes tevékenységét összekapcsolja. Az SAP Aribában minden igénylés egyedi azonosítót kap, amely a teljes életciklus során változatlan marad, a létrehozástól és beküldéstől a végleges jóváhagyásig, elutasításig vagy lezárásig.

A process mining elemzésben ez az attribútum alapvető az esetek összekapcsolásához. Segítségével rekonstruálható minden igénylés teljes folyamata, pontosan kiszámíthatók az átfutási idők, feltárhatók a folyamatváltozatok és elemezhetők az ismételt javítási körök. Enélkül nem lehetne megkülönböztetni az egyes igénylésekhez tartozó eseményeket.

Ez az alapvető esetazonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó tevékenységet, így minden egyes igénylés teljes folyamata elemezhető.

Ez az SAP Ariba adatstruktúrájának fő igénylési fejlécét tartalmazó tábláiban szereplő elsődleges kulcsmező.

A tevékenység neve az igénylési folyamat egy lépését vagy mérföldkövét jelöli, például „Igénylés létrehozva”, „Jóváhagyási lépés jóváhagyva” vagy „Igénylés lezárva”. Az adat jellemzően az SAP Ariba eseménynaplóiból, állapotváltozásaiból vagy rögzített felhasználói műveleteiből származik.

Ez az attribútum szükséges a folyamatábra elkészítéséhez, amely vizuálisan mutatja be a tevékenységek menetét. A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzésével az elemzők feltárhatják a gyakori útvonalakat, a szűk keresztmetszeteket, a szabványos eljárástól való eltéréseket és az utólagos javításokat. Ez adja minden process mining elemzés alapját.

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető az igénylési munkafolyamat, beleértve a szűk keresztmetszeteket és az eltéréseket.

Az SAP Ariba eseménynaplóiból, auditnyomaiból vagy állapotváltozási rekordjaiból származik, gyakran az igénylési fejlécet és tételsorokat tartalmazó táblákhoz kapcsolódva.

Elutasításkor a jóváhagyók gyakran megadják az okot, szabad szövegesen vagy egy előre meghatározott listából választva. Ez az attribútum rögzíti ezt a fontos visszajelzést.

Ez az adat alapozza meg az „Igényléselutasítási arány elemzése” dashboardot. A leggyakoribb elutasítási okok elemzésével feltárhatók a folyamat hibáinak kiváltó okai, például a hibás könyvelési kód, az elégtelen indoklás vagy a költségkeret túllépése. Az eredmények alapján fejleszthető a kérelmezők képzése, és javítható az első benyújtások minősége, így csökken az utólagos javítások száma.

Közvetlenül megmutatja, miért hiúsulnak meg az igénylések. A kiváltó okok elemzésével csökkenthető az utólagos javítások száma, és növelhető az elsőre helyesen benyújtott igénylések aránya.

Nézze meg az SAP Ariba dokumentációját. Ez az adat jellemzően az elutasítási eseményhez kapcsolódó megjegyzésekben vagy előzményekben található.

Az eseményt végrehajtó felhasználó attribútum azonosítja, ki felelős egy adott folyamatlépésért. Lehet az igénylést beküldő munkatárs, az azt jóváhagyó vezető vagy az igénylést feldolgozó beszerzési ügyintéző.

Ez az attribútum szükséges a terhelés elemzéséhez, a teljesítmény összehasonlításához és a képzési lehetőségek feltárásához. A „Jóváhagyói terhelés és teljesítmény” dashboardon felhasználónként elemezhetők vele a jóváhagyási idők. A késedelmek és eltérések okainak vizsgálatakor arra is használható, hogy azokat konkrét személyekhez vagy csapatokhoz lehessen kötni.

Lehetővé teszi a terhelés eloszlásának, a felhasználói teljesítménynek és az erőforrások elosztásának elemzését, így feltárhatók az egyes felhasználók vagy csapatok által okozott szűk keresztmetszetek.

Nézze meg az SAP Ariba dokumentációját. Az adat gyakran az auditnyomokat vagy előzményeket tartalmazó táblákban található, a felhasználói törzsadatokhoz kapcsolva.

Ez az attribútum az igény valós idejű állapotát mutatja, például: „Szerkesztés alatt”, „Beküldve”, „Jóváhagyva”, „Elutasítva” vagy „Lezárva”. Megmutatja, hogy az adatok kinyerésekor hol tart az egyes esetek feldolgozása.

A process mining a korábbi folyamatmenetet rekonstruálja, ez az attribútum viszont a működés nyomon követéséhez nélkülözhetetlen. A „Folyamatban lévő igények állapotkövetője” dashboard elsődleges adatpontja. Segítségével a vezetők áttekinthetik az aktuális munkaterhelést, és azonosíthatják az elakadt vagy régóta nyitott igényeket. Az aktív igények állományáról azonnali, cselekvésre alkalmas képet ad.

Valós időben követheti az igények feldolgozását, és még azelőtt felismerheti, illetve kezelheti az elakadt vagy régóta nyitott kérelmeket, hogy problémát okoznának.

Lásd az SAP Ariba dokumentációját. Ez az igény fejlécének szabványos állapotmezője.

Ez az attribútum rögzíti a teljes igénylés pénzügyi értékét. Fontos üzleti szempont az igénylések kategorizálásához és rangsorolásához.

Az érték és a folyamatmutatók összevetése fontos összefüggéseket tárhat fel. A nagy értékű igénylések például eltérő, szigorúbb jóváhagyási útvonalon haladhatnak, vagy hosszabb lehet az átfutási idejük. Ez az attribútum segít felmérni, milyen pénzügyi hatása van a folyamat hatékonysági problémáinak, és értéksávok szerint összehasonlítani az igényléseket.

Pénzügyi kontextust ad, így elemezhető, hogyan befolyásolja az igénylés értéke a folyamatot, például a jóváhagyási időt és a munkafolyamat összetettségét.

Nézze meg az SAP Ariba dokumentációját. Ez a beszerzési igénylés fejlécének szabványos mezője.

Ez az attribútum határozza meg az igénylésre érvényes szabványos folyamatváltozatot vagy jóváhagyási mátrixot. Az útvonal az igénylés jellemzőitől, például értékétől, tételkategóriájától és a kérelmező szervezeti egységétől függ. Azt mutatja meg, hogyan kellene haladnia a folyamatnak.

Ez az attribútum alapvető a megfelelőség ellenőrzéséhez, és a „Beszerzési igénylések megfelelőségi áttekintése” dashboardon használható. Az elemzők a tényleges tevékenységsorrendet összevethetik az elvárt jóváhagyási útvonallal, így automatikusan feltárhatók a szabálysértések, a jogosulatlan jóváhagyási lépések és a kihagyott ellenőrzések. Ez fontos a belső audit és a kockázatkezelés szempontjából.

Meghatározza a követendő szabványos folyamatot, így a megfelelőség ellenőrzése automatikusan feltárhatja az eltéréseket és a szabálysértéseket.

Nézze meg az SAP Ariba dokumentációját. Az adat származhat a jóváhagyási mátrix beállításaiból vagy az igénylés egy adott mezőjéből.

Ez az attribútum szervezeti kontextust ad az elemzéshez: megmutatja, melyik üzleti területről indult az igénylés. Az adat jellemzően a kérelmező felhasználói profiljából származik, vagy közvetlenül az igénylőlapon adják meg.

Az elemzésben fontos szűrési és összehasonlítási szempont. Szinte minden dashboardon használható, például az Igénylés jóváhagyási ideje és az Igényléselutasítási arány elemzése dashboardon, ahol a mutatók szervezeti egységenként bonthatók le. Így kiderülhet, mely egységeknél a leghosszabb az átfutási idő, a leggyakoribb a módosítás vagy a legtöbb a szabályoknak nem megfelelő igénylés. Az eredmények célzott folyamatfejlesztést tesznek lehetővé.

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szervezeti egységek szerinti bontását és összehasonlítását, így feltárhatók az egyes területekre jellemző problémák és bevált gyakorlatok.

Nézze meg az SAP Ariba dokumentációját. Az adat általában az igénylés fejlécében található, gyakran a kérelmező felhasználói profiljához kapcsolva.

A sürgősségi szintet gyakran prioritásjelző mutatja, amely jelzi, hogy az üzletmenet szempontjából mennyire fontos a gyors feldolgozás. Ezt jellemzően a kérelmező állítja be, hogy a kritikus igények időben teljesüljenek.

Ez az attribútum alapozza meg a „Sürgős igénylések folyamatának figyelése” dashboardot és a „Sürgős igénylés feldolgozási ideje” KPI-t. Segítségével összehasonlítható a sürgős és a normál igénylések átfutási ideje, így ellenőrizhető, hogy hatékony-e a prioritás szerinti kezelés. A sürgős igénylések eltéréseinek és késedelmeinek elemzése az üzletmenet folytonosságát is segíti.

Segít az elemzés rangsorolásában és annak ellenőrzésében, hogy a magas prioritású igénylések gyorsabban haladnak-e, így a kritikus üzleti igények időben teljesülhetnek.

Nézze meg az SAP Ariba dokumentációját. Ez gyakran az igénylés létrehozásakor kiválasztható mező.

A tételkategória megmutatja, mit szeretnének beszerezni. Ez a besorolás segít megérteni a kiadási mintákat, és a kategóriához illő beszerzési stratégiák és szabályok alkalmazásában.

A process mining elemzésben ez az attribútum fontos a „Módosított igénylések elemzése” dashboardon. Megmutathatja, hogy bizonyos termékkategóriáknál gyakoribbak-e a módosítások, ami nem egyértelmű specifikációra vagy változó árakra utalhat. A különböző beszerzési típusok folyamatmutatói, például a jóváhagyási idők is összehasonlíthatók vele, így kiderülhet, mely kategóriáknál akad el gyakrabban a folyamat.

Lehetővé teszi a beszerzett termékek és szolgáltatások típusa szerinti elemzést, így feltárhatók az egyes kategóriákra jellemző szűk keresztmetszetek és megfelelési problémák.

Nézze meg az SAP Ariba dokumentációját. Ez az adat jellemzően az igénylés tételsorának szintjén található.

Ez az attribútum megkülönbözteti az automatikus rendszereseményeket, például az automatikus jóváhagyást vagy a rendszer által kezdeményezett állapotváltozást a felhasználók által végzett manuális tevékenységektől. Ez elengedhetetlen a folyamat automatizáltsági szintjének megértéséhez.

Az elemzésben segít pontosan mérni az emberi ráfordítást, és feltárni a további automatizálási lehetőségeket. Ha például csak a manuális tevékenységekre szűr, pontosan kiszámíthatja a felhasználói feldolgozási időt. Azt is ellenőrizheti, hogy az automatizált szabályok a folyamatban elvárt módon működnek-e.

Megkülönbözteti az emberi és a rendszer által végzett műveleteket. Ez szükséges az automatizáltság méréséhez és az új automatizálási lehetőségek feltárásához.

Az érték általában abból állapítható meg, hogy az „Esemény felhasználója” rendszer- vagy kötegelt feldolgozáshoz használt felhasználói azonosítóhoz tartozik-e.

Ez az attribútum összekapcsolja a beszerzési igényt a következő dokumentummal, a beszerzési rendeléssel (PO). Ha van értéke, az azt jelzi, hogy a kérelemből sikeresen rendelés lett.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen az igénylési szakaszon túlmutató, teljes folyamatot vizsgáló elemzéshez. A „Beszerzési igénytől a PO-ig eltelt idő” KPI kiszámításához az igény létrehozásának eseményét kapcsolja össze a PO létrehozásának eseményével. Így a beszerzési ciklus kezdeti szakasza is teljes egészében áttekinthető.

Összekapcsolja az igényt az abból létrejövő beszerzési rendeléssel, így mérhető az igényléstől a PO létrehozásáig tartó teljes ciklusidő.

Lásd az SAP Ariba dokumentációját. Ez az adat jellemzően az igény tételsorának adatai között szerepel a PO létrehozása után.

Ez az attribútum azonosítja a folyamatadatok forrását. Ebben a nézetben az értéke mindig „SAP Ariba” lenne, de ha az adatok több rendszerből származnak, ez a mező fontos az adatok eredetének nyomon követéséhez és a hibakereséshez.

Az elemzés során segít ellenőrizni az adatok forrását, és lehetővé teszi a különböző rendszereken átívelő folyamatok szűrését vagy összehasonlítását. Egyértelművé és megbízhatóvá teszi az adatforrást, ami fontos az érintettek támogatásának elnyeréséhez.

Azonosítja az adatok forrását. Ez fontos az adatirányítás, a hibakeresés és az elemzés megfelelő értelmezése szempontjából.

Jellemzően az adatkinyerés és -átalakítás során hozzáadott, állandó érték, amely azonosítja az adathalmaz forrását.

Ez az eset szintű attribútum azonosítja a beszerzési igény létrehozóját. Megmutatja, honnan indult a kérelem, és ki az érintett munkatárs.

Az elemzés során ezzel az attribútummal szűrhető a folyamat, és vizsgálható az egyes igénylők viselkedése. Például az „Igénymódosítások elemzése” és az „Igényelutasítási arány elemzése” dashboard segítségével azonosíthatók azok, akiknek további képzésre lehet szükségük a gyakori módosítások vagy elutasítások miatt. Az attribútum személyre szabott visszajelzést és fejlesztési intézkedéseket tesz lehetővé.

Azonosítja a kérelem létrehozóját, így az egyes igénylők szerint elemezhető a folyamat menete és minősége.

Lásd az SAP Ariba dokumentációját. Ez az igény fejlécének szabványos mezője, gyakran „Létrehozta” vagy „Igénylő” néven.

Ez az attribútum megnevezi azt a vezetőt vagy érintettet, aki egy jóváhagyási tevékenységért felel. Nem azonos az általános „Esemény felhasználója” attribútummal, mert kifejezetten a jóváhagyási feladatokhoz kapcsolódik.

Az „Jóváhagyók munkaterhelése és teljesítménye” dashboard egyik fontos attribútuma. Segítségével nyomon követhető, hogy az egyes jóváhagyók hány igényt kezelnek, és átlagosan mennyi idő alatt hagyják jóvá azokat. Így felismerhetők az egyéni szűk keresztmetszetek, kiegyensúlyozható a munkaterhelés, és mérhető a célokhoz viszonyított teljesítmény.

Megmutatja, ki felel az adott jóváhagyásért, így részletesen elemezhető és kiegyensúlyozható a jóváhagyók munkaterhelése, valamint értékelhető a teljesítményük.

Lásd az SAP Ariba dokumentációját. Ez az adat az igényhez kapcsolódó jóváhagyási folyamat adatai között található.

Ez a számított attribútum azonosítja azokat az eseteket, amelyekben legalább egyszer megtörtént az „Igény módosítva” tevékenység. Egyszerűen megjelölhetők vele azok az igények, amelyeket az életciklusuk során módosítani kellett.

Ezzel a jelzővel számítható ki az „Igénymódosítási arány” KPI. Ha összeszámolja azokat az eseteket, amelyeknél az értéke igaz, könnyen mérheti az újramunka gyakoriságát. Az okokat más attribútumokkal, például az „Igénylő neve” vagy a „Tételkategória” értékével összevetve vizsgálhatja.

Egyszerűsíti a módosítási arány KPI kiszámítását, így mérhető az újramunka, és azonosíthatók azok a területek, ahol pontosabb kezdeti specifikációra van szükség.

Az érték igaz, ha az esetben legalább egy „Igény módosítva” tevékenység szerepel, egyébként hamis.

Ez a számított attribútum az „Módosított?” értéknél tágabban méri a hatékonyságvesztést. Megjelöli azokat az eseteket, amelyekben jelentős újramunka történt. Ez jellemzően legalább egy „Jóváhagyási lépés elutasítva” eseményt vagy több „Igény módosítva” eseményt jelent.

Ezzel a jelzővel számítható ki az „Igény újramunkálási aránya” KPI. Segít számszerűsíteni a folyamat hibáival járó rejtett költségeket és késéseket. Az újramunkaként megjelölt esetek elemzésével feltárhatók azok a jóváhagyókhoz, részlegekhez vagy kérelomtípusokhoz kapcsolódó mintázatok, amelyek akadályozzák a folyamatot.

Azonosítja azokat az eseteket, amelyekben jelentős fennakadás történt, például elutasítás miatt. Így célzottan vizsgálhatók a hatékonyságvesztés és a késések okai.

Az érték igaz, ha az esetben elutasítás vagy egynél több módosítási tevékenység szerepel.

Ez az attribútum megmutatja, mikor történt legutóbb az adatok kinyerése vagy frissítése az adott eseményhez. Jelzi az elemzett adatok aktualitását, ami különösen fontos a folyamatban lévő ügyek nyomon követésekor.

Az elemzők ebből látják, mennyire frissek az eredmények. Az olyan dashboardoknál, mint az „Igénylések aktuális állapotának nyomon követése”, ez a mező tájékoztatja a felhasználókat a megjelenített adatok aktualitásáról. Segít reális elvárásokat kialakítani az adatok frissességével kapcsolatban.

Jelzi az adatok aktualitását, ami segít megítélni, mennyire időszerűek és relevánsak a process mining elemzés eredményei.

Ezt az időbélyeget jellemzően az adatbetöltés során hozzák létre, és adják hozzá minden rekordhoz.