> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzési igénylések folyamata > Microsoft Dynamics 365 > Adatsablon

Adatsablon a Purchase-to-Pay beszerzési igényeihez

Microsoft Dynamics 365

← Vissza a folyamatfejlesztési útmutatóhoz

A Purchase-to-Pay beszerzési igényeinek attribútumai(17) A Purchase-to-Pay beszerzési igényeinek tevékenységei(12) Útmutatók az adatok kinyeréséhez(3)

Adatsablon a Purchase-to-Pay beszerzési igényeihez

A sablon bemutatja, mely fontos attribútumokat érdemes összegyűjteni és mely tevékenységeket kell nyomon követni a beszerzési igények folyamatának részletes elemzéséhez. Gyakorlati útmutatást is ad az adatok kinyeréséhez, így hatékonyan előkészítheti az eseménynaplót a részletes elemzéshez.

Javasolt attribútumok
Nyomon követendő fontos tevékenységek
Útmutató az adatok kinyeréséhez

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Sablon letöltése

A Purchase-to-Pay beszerzési igényeinek attribútumai

Ezeket az adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba a Purchase-to-Pay beszerzésiigény-folyamat részletes elemzéséhez.

5 Kötelező 6 Javasolt 6 Nem kötelező

	Név	Leírás
	Esemény időpontja EventTime	Az a pontos időbélyeg, amikor egy adott tevékenység vagy esemény történt.
Leírás Az esemény időpontja, vagyis az időbélyeg rögzíti, hogy egy üzleti eseményt mikor jegyeztek fel a rendszerben. Ez adja az időalapú folyamatelemzés alapját. Az attribútum szükséges a ciklusidők, az időtartamok és a tevékenységek közötti várakozási idők kiszámításához. Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének elemzését, a szűk keresztmetszetek feltárását és az SLA-k betartásának nyomon követését. A megbízható process mining elemzéshez pontos időbélyegekre van szükség. Miért fontos? Megadja az események időrendi sorrendjét, ami szükséges a folyamat időtartamának kiszámításához, a szűk keresztmetszetek feltárásához és a teljesítmény időbeli elemzéséhez. Hol szerezhető be? A munkafolyamat-előzményeket vagy a dokumentumnaplókat tartalmazó táblákban található, gyakran „CreatedDateTime” vagy „ModifiedDateTime” mezőként, az egyes állapotváltozásokhoz vagy eseményrekordokhoz kapcsolva. Példák 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:15Z2023-10-27T14:22:05Z
	Purchase Requisition ID PurchaseRequisitionId	A beszerzési igénylés egyedi azonosítója, amely az eset elsődleges azonosítójaként szolgál.
Leírás A Purchase Requisition ID az a központi azonosító, amely egyetlen áru- vagy szolgáltatásigénylés összes tevékenységét összekapcsolja. Az igénylés teljes folyamata, a létrehozástól a végső jóváhagyásig és lezárásig, ezen az egyedi azonosítón követhető nyomon. A process mining során ez az attribútum alapvető az egyes igénylések teljes útjának rekonstruálásához. Lehetővé teszi a folyamatváltozatok, a ciklusidők és az egyes esetek megfelelésének elemzését, így teljes képet ad az igénylés életciklusáról. Miért fontos? Az attribútum szükséges ahhoz, hogy az összes kapcsolódó eseményt egyetlen folyamatpéldányba csoportosítsa, és így elemezhesse az egyes igénylések teljes életciklusát. Hol szerezhető be? Ez általában a beszerzési igénylés fő fejlécét tartalmazó tábla elsődleges kulcsa, például a Microsoft Dynamics 365 PurchReqTable táblájában. Példák PR-001254PR-001255PR-001256
	Tevékenység neve ActivityName	Az igénylési folyamatban történt üzleti esemény vagy lépés megnevezése.
Leírás Ez az attribútum rögzíti az egyes tevékenységek nevét a beszerzési igénylés életciklusa során. Ilyen például az „Igénylés létrehozva”, a „Jóváhagyási lépés jóváhagyva” és a „Beszerzési rendelés létrehozva”. Ezek a tevékenységek alkotják a feltárt folyamattérkép csomópontjait. A process mining alapja a tevékenységek sorrendjének, gyakoriságának és időtartamának elemzése. Ez segít feltárni a szűk keresztmetszeteket, az ismételt munkához vezető köröket és a szabványos folyamattól való eltéréseket, így láthatóvá válnak a működés hatékonysági problémái. Miért fontos? Ez az attribútum határozza meg a folyamattérkép lépéseit, így vizuálisan megjeleníthető, elemezhető és megérthető az igénylési munkafolyamat. Hol szerezhető be? Ez az adat általában a Microsoft Dynamics 365 állapotváltozási naplóiból, munkafolyamat-előzménytábláiból vagy eseménytábláiból származik, például a WorkflowTrackingStatusTable táblából. Példák Igénylés jóváhagyásra benyújtvaJóváhagyási lépés jóváhagyvaIgénylés módosítva
	Forrásrendszer SourceSystemId	Az a nyilvántartó rendszer, amelyből az adatokat kinyerték.
Leírás Ez az attribútum azonosítja az eseményadatok forrásrendszerét. Ebben az esetben ez a „Microsoft Dynamics 365”. Több integrált rendszer használatakor ez a mező fontos az adatok eredetének és környezetének nyomon követéséhez. Az elemzés során segít megkülönböztetni a több rendszeren átívelő folyamatokat, vagy megerősíteni, hogy az adatok egyetlen hiteles forrásból származnak. Ez fontos az adatok ellenőrzéséhez és annak biztosításához, hogy az elemzés a megfelelő adatkészleten alapuljon. Miért fontos? Megmutatja az adatok eredetét, ami fontos az adatirányítás és az ellenőrzés szempontjából, különösen több integrált rendszer használatakor. Hol szerezhető be? Ez egy rögzített „Microsoft Dynamics 365” érték, amelyet az adatkinyerés és -átalakítás során adnak hozzá. Példák Microsoft Dynamics 365 F&OD365MSD365
	Utolsó adatfrissítés LastDataIngestionTimestamp	Az az időbélyeg, amikor az adatokat legutóbb kinyerték és betöltötték a process mining eszközbe.
Leírás Ez az attribútum jelzi az elemzett adatok frissességét. Megmutatja, mikor frissültek legutóbb az adatok a forrásrendszerből. Ez nem a Dynamics 365 saját mezője, hanem az adatbetöltés során hozzáadott metaadat. Az időbélyeg segít a felhasználóknak megítélni, mennyire aktuálisak az elemzési eredmények. Megmutatja, hogy valós idejű adatokat vagy egy adott időpontban készült modellpillanatképet látnak-e, ami befolyásolja a következtetések érvényességét. Miért fontos? Tájékoztatja a felhasználókat az adatok frissességéről, így egyértelmű, milyen időszakot fed le az elemzés, és mennyire aktuálisak az eredmények. Hol szerezhető be? Ezt az értéket az adatbetöltés vagy az ETL-folyamat hozza létre, és fűzi hozzá az adatkészlethez. Példák 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z2024-05-22T08:00:00Z
	Beszerzési igény állapota RequisitionStatus	A beszerzési igény aktuális vagy végleges állapota.
Leírás Ez az attribútum mutatja a beszerzési igény mindenkori általános állapotát, például: „Ellenőrzés alatt”, „Jóváhagyva”, „Elutasítva” vagy „Lezárva”. Esetszintű attribútumként gyakran a végső eredményt jelzi. A végleges állapot elemzésével képet kaphat a folyamat eredményességéről. Ha például sok igényt utasítanak el vagy vonnak vissza, az a kezdeti igénylés problémáira vagy a nehézkes jóváhagyásra utalhat. Ez az adat a sikerességi arány és a folyamat hatékonyságának méréséhez is szükséges. Miért fontos? Egyértelmű eredményt ad minden esethez, így elemezhető a jóváhagyások, elutasítások és visszavonások aránya, amelyek fontos teljesítménymutatók. Hol szerezhető be? Az állapotmező jellemzően a beszerzési igény fejlécét tartalmazó PurchReqTable táblában található, általában „Status” vagy „PurchReqStatus” néven. Példák JóváhagyvaEllenőrzés alattElutasítvaPiszkozat
	Beszerzési igény teljes összege RequisitionTotalAmount	A beszerzési igény teljes pénzértéke.
Leírás Ez az attribútum a beszerzési igény összes tételének együttes értékét mutatja. Az összeg gyakran befolyásolja a jóváhagyási munkafolyamat összetettségét: a nagyobb értékű igényekhez több jóváhagyási lépésre lehet szükség. A folyamat elemzésekor ez az attribútum elengedhetetlen az érték szerinti szűréshez és vizsgálathoz. Segítségével megválaszolhatók például ezek a kérdések: „Tovább tart a nagy értékű igények jóváhagyása?” vagy „Mekkora értékű igények akadtak el a folyamatban?” Így a folyamat teljesítménye pénzügyi szempontból is értelmezhető. Miért fontos? Pénzügyi szemponttal egészíti ki az elemzést, így előtérbe helyezhetők a nagy értékű esetek, és megvizsgálható, hogyan hat az összeg a folyamat alakulására. Hol szerezhető be? Az érték jellemzően a beszerzési igény fejlécét tartalmazó táblában található, vagy a beszerzési igény tételeit tartalmazó PurchReqLine tábla összegeiből számítható ki. Példák 1500.0025000.50500.75
	Felhasználó User	A tevékenységet végző személy felhasználói azonosítója vagy neve.
Leírás Ez az attribútum azonosítja azt a munkatársat vagy rendszerfelhasználót, aki egy adott folyamatlépésért, például egy igénylés benyújtásáért vagy jóváhagyásáért felelős. Az érték lehet felhasználói azonosító, teljes név vagy e-mail-cím. A tevékenységek felhasználónkénti elemzése segít feltárni a képzési igényeket, az egyéni vagy csapatszintű teljesítményt és a munkaterhelés eloszlását. A megfelelés elemzéséhez, például a feladatkörök szétválasztásának ellenőrzéséhez is szükséges, és megmutatja, hogyan kapcsolódnak be a folyamatba a különböző felhasználói szerepkörök. Miért fontos? Lehetővé teszi a felhasználónkénti viselkedés, munkaterhelés és teljesítmény elemzését, ami fontos az erőforrások kezeléséhez és a képzési lehetőségek feltárásához. Hol szerezhető be? Általában a munkafolyamat-előzményeket tartalmazó táblákban, például a WorkflowTrackingStatusTable táblában, vagy a felhasználói táblához, például a UserInfo táblához kapcsolódó tranzakciós táblákban, például a PurchReqTable táblában található. Példák j.smitha.joness.patel
	Jóváhagyási lépés ApprovalStep	A munkafolyamat egy adott jóváhagyási lépésének neve vagy szakasza.
Leírás Ez az attribútum a jóváhagyási munkafolyamat adott szakaszát azonosítja, például „Vezetői jóváhagyás” vagy „Pénzügyi jóváhagyás”. Részletesebb információt ad, mint az általános tevékenységnév. Ez az attribútum elengedhetetlen a „Szűk keresztmetszetek elemzése a jóváhagyási lépésekben” vizsgálathoz. Ha nyomon követi az egyes jóváhagyási lépések időtartamát, pontosan meghatározhatja, mely szakaszok késleltetik a teljes folyamatot. Így célzott intézkedésekkel javítható a munkafolyamat hatékonysága. Miért fontos? Részletesen elemezhető vele a jóváhagyási munkafolyamat, és azonosíthatók azok a konkrét szakaszok, ahol szűk keresztmetszet alakul ki. Hol szerezhető be? Ez az információ a munkafolyamat előzményeit tároló táblákban, például a WorkflowTrackingStatusTable táblában található. Ezek a táblák rögzítik a beállított munkafolyamat egyes lépéseit. Példák Vezetői jóváhagyásRészlegvezetői jóváhagyásPénzügyi ellenőrzés
	Részleg Department	Az igénylő részlege vagy az igényléshez kapcsolódó költséghely.
Leírás Ez az attribútum azt a részleget vagy költséghelyet jelöli, ahonnan a beszerzési igénylés indult, például „Marketing”, „IT” vagy „Működés”. Ez az adat általában az igénylés fejlécében szerepel. A folyamat részlegenkénti bontása fontos az összehasonlító elemzéshez. Megmutatja, mely részlegeknél a leghosszabb a ciklusidő, a legmagasabb az elutasítási arány vagy a leggyakoribbak a módosítások. Ezek alapján az egyes részlegek igényeihez igazíthatja a folyamatfejlesztést. Miért fontos? Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szűrését és összehasonlítását az üzleti egységek között, így feltárhatók a részlegspecifikus minták, szűk keresztmetszetek és hatékonysági problémák. Hol szerezhető be? Ezeket az adatokat gyakran a beszerzési igény fejlécében (PurchReqTable) tárolják, és a Dynamics 365 pénzügyi dimenzióinak beállításaihoz kapcsolják. Példák IT-részlegPénzügyMűködés
	Sürgősségi szint UrgencyLevel	A beszerzési igény sürgősségi besorolása, például „Magas”, „Közepes” vagy „Alacsony”.
Leírás A sürgősségi szint, más néven prioritás, azt jelzi, milyen gyorsan van szükség a kért árukra vagy szolgáltatásokra. Ez az attribútum befolyásolhatja a jóváhagyás menetét, illetve segíthet a jóváhagyók feladatainak rangsorolásában. Az attribútum elemzésével megállapítható, hogy hatékony-e a prioritási rendszer. Például összehasonlíthatja a „Magas” és az „Alacsony” sürgősségű igények átfutási idejét. Ha nincs jelentős különbség, előfordulhat, hogy figyelmen kívül hagyják vagy nem megfelelően használják a prioritás mezőt. Ez fontos szempont a „Sürgősségi szint hatásának elemzése” dashboardon. Miért fontos? Segít felmérni, hogy a prioritási beállítások valóban felgyorsítják-e a sürgős igények feldolgozását, és feltárja a sürgősségi besorolás esetleges helytelen használatát. Hol szerezhető be? Ez lehet szabványos vagy egyedi mező a PurchReqTable táblában. A mező megléte és neve a rendszer beállításaitól függően változhat. Példák MagasKözepesAlacsony
	Beszerzési rendelés száma PurchaseOrderNumber	A beszerzési igény alapján létrehozott beszerzési rendelés azonosítója.
Leírás Ez az attribútum tárolja a jóváhagyott beszerzési igényből létrehozott beszerzési rendelés egyedi azonosítóját. Összekapcsolja a beszerzési igény folyamatát az azt követő beszerzési folyamattal. A szám nyomon követése elengedhetetlen az „Igénytől a beszerzési rendelésig eltelt idő” elemzéséhez. Megerősíti, hogy az igény sikeresen továbblépett a Purchase-to-Pay ciklus következő szakaszába, és lehetővé teszi a beszerzési igényeket és rendeléseket egyaránt felölelő, teljes folyamat elemzését. Miért fontos? Összekapcsolja a beszerzési igényt az azt követő beszerzési rendeléssel. Így elemezhető az igény rendelésre váltása, és összekapcsolhatók a P2P-folyamat különböző szakaszai. Hol szerezhető be? Ez az információ rendszerint a beszerzési igény tételeit tartalmazó PurchReqLine táblában található a beszerzési rendelés létrehozása után, és a PurchTable táblára hivatkozik. Példák PO-000987PO-000988PO-000989
	Elsőre jóváhagyva IsFirstPass	Jelzi, hogy az igényt korábbi módosítás vagy elutasítás nélkül jóváhagyták-e.
Leírás Ez egy számított logikai attribútum. Értéke „true”, ha a beszerzési igény jóváhagyásához vezető folyamatban nem szerepelt „Beszerzési igény módosítva” vagy „Jóváhagyási lépés elutasítva” tevékenység. Ellenkező esetben az értéke „false”. Ez az attribútum közvetlenül támogatja a „Beszerzési igények elsőre történő jóváhagyási aránya” KPI-t. Esetszinten jelzi az utómunkát, így egyszerűbbé teszi a folyamat hatékonyságának elemzését. Ha alacsony az elsőre jóváhagyott igények aránya, az a kezdeti adatok minőségének vagy a követelmények egyértelműségének problémáira utalhat, és lehetőséget jelez a folyamat fejlesztésére. Miért fontos? Az utómunkát igénylő esetek azonosításával közvetlenül méri a folyamat minőségét és hatékonyságát, és támogatja az elsőre helyes teljesítésre összpontosító KPI-ket. Hol szerezhető be? Ez számított attribútum. Az adatátalakítás során minden eset teljes tevékenységsorozatát elemezni kell, hogy megállapítható legyen, történt-e utómunkát jelző tevékenység a jóváhagyás előtt. Példák truefalse
	Jóváhagyási útvonal ApprovalWorkflowPath	A végrehajtott jóváhagyási lépések sorrendjének megjelenítése.
Leírás Ez egy származtatott mező, amely egy beszerzési igény jóváhagyási lépéseinek sorrendjét fűzi össze, például: „Vezetői jóváhagyás -> Részlegvezetői jóváhagyás -> Pénzügyi jóváhagyás”. Összefoglalja a jóváhagyási alfolyamat adott változatát. Ez az adat fontos a „Megfelelési eltérések figyelése” dashboardhoz. Ha összeveti a tényleges munkafolyamat útvonalát az előre meghatározott vagy elvárt útvonallal, könnyen kiszűrhetők a szabályzat megsértésére vagy működési kockázatra utaló, nem megfelelő vagy szokatlan folyamatmenetek. Miért fontos? Egyszerűbbé teszi a megfelelés elemzését: szövegesen jeleníti meg a folyamatváltozatot, így könnyen felismerhetők a szabványos eljárástól való eltérések. Hol szerezhető be? Ez nem szabványos mező. Az adatátalakítás során, az egyes esetekhez tartozó „ApprovalStep” értékek időrendi sorrendben történő összefűzésével kell előállítani. Példák Vezető -> IgazgatóVezető -> Igazgató -> Pénzügyi alelnökVezető -> Automatikusan jóváhagyva
	Jóváhagyói csoport ApproverGroup	A jóváhagyási lépésért felelős felhasználói csoport vagy szerepkör.
Leírás Ez az attribútum azonosítja azt a csoportot, szerepkört vagy várólistát, amely egy adott jóváhagyási feladatot kezel, például a „Pénzügyi jóváhagyók” vagy az „IT-vezetők” csoportot. A jóváhagyói csoportok szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, és feltárni, mely csoportoknak lehet szükségük több erőforrásra vagy további képzésre. A „Szűk keresztmetszetek elemzése a jóváhagyási lépésekben” dashboardon a jóváhagyásért felelős csapatok szerint vizsgálható a teljesítmény. Miért fontos? Segít feltárni a jóváhagyói csapatok közötti teljesítménykülönbségeket, és rámutat az egyes csoportok esetleges erőforráshiányára vagy képzési igényére. Hol szerezhető be? Ez az információ a munkafolyamat előzményei között található, például a WorkflowTrackingStatusTable táblában, amely minden feladathoz rögzíti a hozzárendelt felhasználót vagy felhasználói csoportot. Példák Pénzügyi jóváhagyókIT-vezetőkFelső vezetés
	Módosítások száma AmendmentCount	A beszerzési igény módosításainak teljes száma.
Leírás Ez a számított numerikus attribútum az egyes beszerzési igényekhez tartozó „Beszerzési igény módosítva” tevékenységek előfordulásait számolja. Ez az attribútum elengedhetetlen a „Beszerzési igények módosítási gyakorisága” dashboardhoz és a „Beszerzési igények módosítási aránya” KPI-hez. Esetenként számszerűsíti az utómunkát, így könnyen azonosíthatók azok a beszerzési igények, részlegek vagy felhasználók, amelyekhez sok módosítás és hatékonyságvesztés kapcsolódik. Ez segít a kezdeti igények minőségének javítására irányuló intézkedések célzásában. Miért fontos? Esetenként számszerűsíti az utómunkát, így mérhető és elemezhető a módosítások gyakorisága, valamint azok hatása a folyamat hatékonyságára. Hol szerezhető be? Ez számított attribútum. Az adatátalakítás során az egyedi PurchaseRequisitionId értékekhez tartozó „Beszerzési igény módosítva” tevékenységek megszámlálásával állítható elő. Példák 013
	Pénznem Currency	Az igény összegének pénznemkódja.
Leírás Ez az attribútum jelzi, hogy milyen pénznemben, például USD-ben, EUR-ban vagy GBP-ben adták meg az igény teljes összegét. Különösen fontos a pénzügyi elemzéshez, ha a szervezet több országban működik, és több pénznemet használ. A pénznem attribútum segít a pénzügyi adatok helyes kezelésében és összesítésében. Biztosítja, hogy az összegek értelmezése megfelelő legyen, és lehetővé teszi az átváltást egy közös pénznemre, így pontosabb jelentések és összehasonlítások készíthetők a különböző régiók és üzleti egységek között. Miért fontos? Megadja a pénzügyi attribútumok értelmezéséhez szükséges hátteret, így több pénznem használatakor is pontosan értelmezhetők és összesíthetők az összegek. Hol szerezhető be? Ez a mező jellemzően a beszerzési igény fejlécét tartalmazó PurchReqTable táblában, az összegmezők mellett található. Példák USDEURGBP

Kötelező Javasolt Nem kötelező

A Purchase-to-Pay beszerzési igényeinek tevékenységei

Ezeket a fontos folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban a beszerzési igények munkafolyamatának pontos feltárásához és elemzéséhez.

7 Javasolt 5 Nem kötelező

	Tevékenység	Leírás
	Beszerzési rendelés létrehozva	A jóváhagyott beszerzési igénylés egyik sora beszerzésirendelés-sorrá alakul, jelezve az átadást a beszerzési csapatnak. Az esemény az igénylési sor és a beszerzésirendelés-sor összekapcsolásával rögzíthető.
Miért fontos? Ez fontos mérföldkő, amely összeköti az igénylést a következő beszerzési folyamattal. Szükséges az „Igényléstől a beszerzési rendelésig eltelt idő” KPI méréséhez. Hol szerezhető be? Az esemény úgy következtethető ki, hogy a PurchLine táblában megkeresi azt a rekordot, amely a beszerzési igényléshez tartozó PurchReqLine azonosítójára hivatkozik. Rögzítés Kapcsolja össze a PurchReqLine és a PurchLine táblát a hivatkozási mező alapján, például a PurchReqLineRefId mezővel. Eseménytípus inferred
	Igénylés elutasítva	Az igénylést a jóváhagyási munkafolyamat során elutasították, ezért a feldolgozása nem folytatódik. Ez az igénylés végleges sikertelen állapota.
Miért fontos? Ez a záróesemény fontos az elutasítások teljes arányának elemzéséhez, valamint az elutasított igénylések pénzügyi és működési hatásának megértéséhez. Hol szerezhető be? A WorkflowTrackingStatusTable tábla kifejezetten rögzíti az eseményt, amikor a munkafolyamat „Rejected” állapottal zárul. Ekkor a PurchReqTable állapotmezője is frissül. Rögzítés Szűrjön a munkafolyamat „Completion” eseményeire „Rejected” állapottal, vagy kövesse nyomon a PurchReqTable állapotváltozását. Eseménytípus explicit
	Igénylés jóváhagyásra benyújtva	A felhasználó benyújtja a kitöltött igénylést, ezzel elindítva a hivatalos jóváhagyási munkafolyamatot. A rendszer munkafolyamat-motorja ezt a műveletet külön eseményként naplózza.
Miért fontos? Ez a tevékenység fontos mérföldkő, mert ezzel kezdődik a jóváhagyási ciklus. Kiindulópontként szolgál az „Igénylés jóváhagyási ideje” és az „Elsőre jóváhagyott igénylések aránya” méréséhez. Hol szerezhető be? A WorkflowTrackingStatusTable táblából vagy egy hasonló munkafolyamat-előzménytáblából nyerhető ki, ahol a beszerzési igényléshez kapcsolódó „Submission” eseményt naplózzák. Rögzítés Szűrje a munkafolyamat-előzményeket az igényléshez kapcsolódó „Submission” vagy „Start” eseménytípusra. Eseménytípus explicit
	Igénylés jóváhagyva	Az igénylés sikeresen teljesítette a munkafolyamat összes előírt jóváhagyási lépését. Ez a tevékenység akkor rögzíthető, amikor a munkafolyamat-példány végleges jóváhagyott állapottal zárul.
Miért fontos? Ez fontos mérföldkő: lezárja a jóváhagyási ciklust, és elindítja a beszerzési szakaszt. Az „Igénylés jóváhagyási ideje” KPI végpontja. Hol szerezhető be? A WorkflowTrackingStatusTable tábla kifejezetten rögzíti, amikor a munkafolyamat lezárul. Ekkor a PurchReqTable „Status” mezője is „Approved” értékre változik. Rögzítés Szűrjön a munkafolyamat „Completion” eseményeire „Approved” állapottal, vagy kövesse nyomon a PurchReqTable állapotváltozását. Eseménytípus explicit
	Igénylés létrehozva	Ez az esemény jelzi, hogy a beszerzési igénylés rekordja piszkozatként létrejött. Az esemény a beszerzési igénylés fejlécének létrehozási időbélyege alapján rögzíthető.
Miért fontos? A folyamat kezdeteként ez a tevékenység szükséges az igénylés teljes életciklusának méréséhez és a napi igénylési volumen elemzéséhez. Hol szerezhető be? Ez a tevékenység minden új Purchase Requisition ID esetén a PurchReqTable „createdDateTime” mezőjéből következtethető ki. Rögzítés Használja a PurchReqTable rekordjának létrehozási időbélyegét. Eseménytípus inferred
	Igénylés lezárva	A teljes beszerzési igénylés befejezettnek tekinthető, ha minden sora beszerzési rendelésként feldolgozásra került vagy törölték. Ez a folyamat végleges, sikeres állapota.
Miért fontos? Ez a tevékenység jelzi az igénylés életciklusának sikeres lezárását. Ez a végpont a teljes folyamat időtartamának méréséhez. Hol szerezhető be? Ezt az állapotot általában számítással határozzák meg vagy az adatokból következtetik ki. Akkor áll fenn, ha az összes kapcsolódó PurchReqLine rekord végleges állapotba került, például „Closed” vagy „Cancelled” értékre. Rögzítés Akkor állapítsa meg ezt az eseményt, ha a PurchReqTable összes kapcsolódó PurchReqLine rekordja végleges állapotban van. Eseménytípus calculated
	Jóváhagyási lépés jóváhagyva	A jóváhagyó elvégzi a hozzá rendelt feladatot, és jóváhagyja az igénylést az adott folyamatlépésben. Az igénylés ezután a következő lépésre vagy a végső jóváhagyásra kerül.
Miért fontos? Méri az egyes jóváhagyási szakaszok feldolgozási idejét, és segít azonosítani a munkafolyamat hatékony részeit. A folyamatváltozatok elemzésének egyik fontos eleme. Hol szerezhető be? A WorkflowTrackingStatusTable tábla kifejezetten naplózza, amikor a felhasználó „Approve” eredménnyel zár le egy munkaelemet. Rögzítés Keresse a munkafolyamat-előzményekben az „Approve” eredménnyel lezárt „WorkItemCompleted” eseményeket. Eseménytípus explicit
	Igénylés módosítva	Ez az esemény akkor történik, amikor a felhasználó visszahívja a benyújtott igénylést a munkafolyamatból, hogy módosítsa. A tevékenység általában a visszahívási művelet és az azt követő újbóli benyújtás alapján azonosítható.
Miért fontos? A módosítások nyomon követése segít feltárni az ismételt munkát, a nem egyértelmű kezdeti igényeket és a folyamat hatékonysági problémáit. Ez közvetlenül támogatja az „Igénylésmódosítások gyakorisága” dashboardot. Hol szerezhető be? A munkafolyamat előzményeiből, például a WorkflowTrackingStatusTable táblából következtethető ki a „Recall” vagy „RequestChange” művelet észlelésével. A benyújtás után a PurchReqTable „modifiedDateTime” mezőjében bekövetkező változás is jelezheti a módosítást. Rögzítés Keresse a munkafolyamat visszahívási eseményeit, vagy hasonlítsa össze a rekord verzióit a benyújtási események között. Eseménytípus inferred
	Igénylés visszavonva	A létrehozó vagy egy erre jogosult felhasználó a benyújtás után visszavonja az igénylést. Ezzel lezárul a munkafolyamat és maga az igénylés is.
Miért fontos? A visszavonások nyomon követése segít feltárni a kereslettervezési problémákat és a túl bonyolult folyamatokat. Ez támogatja az „Igénylés-visszavonások elemzése” dashboardot. Hol szerezhető be? Az esemény a PurchReqTable „Cancelled” állapotváltozásából vagy a WorkflowTrackingStatusTable „Cancel” eseményéből következtethető ki. Rögzítés Keresse a PurchReqTable „Cancelled” állapotváltozását vagy a munkafolyamat megszakítására utaló eseményt. Eseménytípus inferred
	Igénylési sor lezárva	A beszerzési igénylés egy sora teljesen feldolgozottnak tekinthető. Ez általában akkor történik meg, amikor a sor teljes egészében beszerzési rendeléssé alakult.
Miért fontos? Részletes képet ad az igénylés teljesítéséről, és segít megállapítani, hogy az igénylések részben vagy teljes egészében alakultak-e beszerzési rendeléssé. Hol szerezhető be? Az esemény az egyes PurchReqLine rekordok állapotmezőjéből következtethető ki. A „megrendelt” vagy „beérkezett” állapot a sor lezárását jelzi. Rögzítés Kövesse a PurchReqLine tábla állapotmezőjét, és keressen olyan végleges értéket, mint az „Invoiced” vagy a „Closed”. Eseménytípus inferred
	Jóváhagyási lépés elindult	A munkafolyamat részeként egy jóváhagyási feladatot rendelnek egy felhasználóhoz vagy csoporthoz. Ekkor kezdődik az adott jóváhagyóhoz kapcsolódó várakozási vagy feldolgozási idő.
Miért fontos? Ez a tevékenység szükséges a „Jóváhagyási lépések szűk keresztmetszeteinek elemzéséhez”, mert így mérhető az egyes jóváhagyási szakaszok várakozási ideje. Hol szerezhető be? A WorkflowTrackingStatusTable táblából nyerhető ki, amikor új munkaelem jön létre, és hozzárendelik az igénylés munkafolyamat-példányához. Rögzítés Keresse a „WorkItemCreated” vagy hasonló eseményeket az adott igénylés munkafolyamat-előzményeiben. Eseménytípus explicit
	Jóváhagyási lépés elutasítva	A jóváhagyó elutasítja a hozzá rendelt feladatot, és ezzel általában javításra visszaküldi az igénylést annak benyújtójához. A munkafolyamat-motor ezt a műveletet külön eseményként naplózza.
Miért fontos? Ez a tevékenység szükséges az „Igényléselutasítási arány” kiszámításához és annak feltárásához, hogy melyik szakaszban fordul elő leggyakrabban elutasítás. Az eredmények megmutatják, hol érdemes fejleszteni a folyamatot. Hol szerezhető be? A WorkflowTrackingStatusTable tábla kifejezetten naplózza, amikor a felhasználó „Reject” eredménnyel zár le egy munkaelemet. Rögzítés Keresse a munkafolyamat-előzményekben a „Reject” eredménnyel lezárt „WorkItemCompleted” eseményeket. Eseménytípus explicit

Javasolt Nem kötelező

Útmutatók az adatok kinyeréséhez

Adatok kinyerése a Microsoft Dynamics 365 rendszerből

Lépések

Az adatkezelési munkaterület megnyitása: Jelentkezzen be a Microsoft Dynamics 365-be, majd nyissa meg a Workspaces menüt. Az adatimportálás és -exportálás központi felületének megnyitásához válassza a Data management lehetőséget.
Új exportprojekt létrehozása: Az adatkezelési munkaterületen kattintson az Export csempére. Adjon meg egy egyedi Csoport neve értéket és egy leíró Leírás mezőt, a Project category mezőnél pedig válassza a Project lehetőséget. Így rendszerezheti az adatkinyerési feladatokat.
Adatentitások hozzáadása: Adja hozzá a projekthez a szükséges szabványos adatentitásokat. Kattintson az Add entity gombra, keresse meg az alábbi entitásokat, majd egyenként vegye fel őket:
- Purchase requisition headers
- Purchase requisition lines
- Workflow tracking status table
- Workflow work items
- Purchase order lines V2
Exportformátum megadása: Minden hozzáadott entitásnál válasszon Target data format értéket, például CSV-t vagy Excelt. A CSV általában jobb teljesítményt nyújt, és kompatibilis az adatátalakító eszközökkel.
Adatszűrők beállítása: Válasszon ki egy entitást, majd kattintson a Szűrés gombra. A Tartomány lapon adja meg a Legal entity (vállalati kód) értékét, hogy a megfelelő üzleti egység adatait nyerje ki. A mennyiség korlátozásához feltétlenül szűrjön a Purchase requisition headers entitás Created date and time mezőjére. Kezdésként 3–6 hónapos időszakot javaslunk.
Az exportfeladat futtatása: Az entitások és a szűrők beállítása után kattintson a Műveleti panelen az Export gombra. A rendszer létrehozza a feladatcsomagot, és megkezdi a feldolgozást. A feladat állapotát a Job history részen követheti.
Az adatcsomag letöltése: Az exportfeladat sikeres befejezése után nyissa meg a Job history részleteit, majd kattintson a Download package gombra. A letöltött ZIP-fájl az egyes entitások különálló adatfájljait tartalmazza.
A nyers adatok átalakítása eseménynaplóvá: Az exportált fájlok nyers rendszertáblákat tartalmaznak, nem kész eseménynaplót. Az adatok egyesítéséhez és átalakításához használjon külső eszközt, például Pythont, Power Queryt vagy ETL-platformot. A folyamat részei:
- A fejléc- és tételsorokat tartalmazó fájlok összekapcsolása.
- A workflow-adatok összekapcsolása az igénylésekkel a CorrelationId és a beszerzési igénylés fejlécének RecId értéke alapján.
- Az állapotváltozások és workflow-események külön tevékenységsorokká alakítása a workflow-táblákból, például Requisition Submitted, Approval Step Approved.
- Új sor létrehozása minden tevékenységhez a megfelelő ActivityName, EventTime és PurchaseRequisitionId értékkel.
Attribútumok kiszámítása és hozzárendelése: Az átalakítás során rendelje hozzá a forrásoszlopokat a szükséges attribútumokhoz, például a Felhasználó és a Szervezeti egység mezőhöz. Számítsa ki a származtatott attribútumokat, például a RequisitionTotalAmount értékét a tételösszegek összeadásával. A SourceSystemId mezőhöz állítson be egy állandó értéket, például 'D365_F&O', a LastDataIngestionTimestamp mezőhöz pedig használja a szkript futtatásának időpontját.
A kimenet véglegesítése és formázása: A végleges kimenet egyetlen CSV-fájl legyen, amelynek minden sora egy folyamatbeli eseményt jelöl. Az oszlopoknak meg kell felelniük az eseménynapló előírt szerkezetének, beleértve a PurchaseRequisitionId, ActivityName és EventTime mezőket.

Konfiguráció

Szükséges jogosultságok: A felhasználóknak olyan biztonsági szerepkörrel kell rendelkezniük, amely hozzáférést biztosít a Data management munkaterülethez és az exportálandó adategységekhez. Ilyen lehet például a Data management administrator vagy egy hasonló egyéni szerepkör.
Fontos adategységek:
- Purchase requisition headers: Tartalmazza az ügy fő azonosítóját, a létrehozás időbélyegét és az általános állapotot.
- Purchase requisition lines: Az egyes igényelt tételek adatait tartalmazza, többek között az összegeket és a beszerzési rendelésekre mutató hivatkozásokat.
- Workflow tracking status table: A workflow-események, például a beküldés, jóváhagyás, elutasítás és visszavonás elsődleges forrása.
- Workflow work items: A jóváhagyási folyamat során a felhasználókhoz rendelt konkrét feladatok adatait tartalmazza.
- Purchase order lines V2: Ezzel kereshető meg az igénylési sorhoz kapcsolódó beszerzési rendelés létrehozásának időbélyege.
Dátumtartomány szűrése: Feltétlenül állítson be dátumtartomány-szűrőt a Purchase requisition headers adategység Created date and time mezőjére. A kezdeti elemzéshez 3–6 hónapos időszak ajánlott, hogy az adatmennyiség és a folyamatokról nyerhető információk egyensúlyban legyenek.
Vállalatkód szerinti szűrés: Mindig szűrjön a Legal entity mezőre, hogy ne nyerjen ki adatokat nem kívánt vagy tesztelésre használt vállalatoktól. Ezzel jelentősen csökkentheti az adatmennyiséget, és gyorsíthatja a feladatot.
Adatátalakítás: Ezzel a módszerrel a Dynamics 365-ön kívül jelentős utófeldolgozásra van szükség, hogy a nyers adategység-exportokból strukturált eseménynapló készüljön. Ehhez szkriptelési vagy ETL-eszközre lesz szüksége.

Példa-lekérdezés sql

/*
This is not a single executable query. Instead, it is a configuration manifest for a Dynamics 365 Data Management Framework Export Project.
You must add each entity listed below to the project and select the specified fields for export.
The transformation logic to create the final event log must be applied after exporting these files.
*/

-- Entity 1: Purchase requisition headers
-- Purpose: Captures requisition creation, overall status, and header-level attributes.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    REQUISITIONSTATUS AS RequisitionStatus,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_RequisitionCreated,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_RequisitionClosed, -- Used if status is Closed
    PREPARERPERSONNELNUMBER AS User_Preparer,
    REQUESTERPERSONNELNUMBER AS User_Requester,
    DEFAULTLEDGERDIMENSIONDISPLAYVALUE AS Department, -- Or similar dimension field
    REQUISITIONTOTAL AS RequisitionTotalAmount
FROM PurchaseRequisitionHeaderEntity;

-- Entity 2: Purchase requisition lines
-- Purpose: Provides line-level details, amounts, and links to Purchase Orders.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    LINENUMBER,
    REQUISITIONINGSTATUS AS LineStatus,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_LineClosed, -- Used if status is Closed
    PURCHASEORDERNUMBER,
    PURCHASEORDERLINENUMBER
FROM PurchaseRequisitionLineEntity;

-- Entity 3: Workflow tracking status table
-- Purpose: The primary source for all workflow-driven activities.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CONTEXT, -- Contains information like step name
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_WorkflowStep,
    TRACKINGSTATUS AS ActivityName, -- (e.g., Submitted, Approved, Rejected, Canceled)
    USERID AS User
FROM WorkflowTrackingStatusTableEntity;

-- Entity 4: Workflow work items
-- Purpose: Captures the start of an approval task assigned to a user.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_ApprovalStepStarted,
    USERID AS User, -- The user assigned the task
    DESCRIPTION AS ApprovalStep
FROM WorkflowWorkItemTableEntity;

-- Entity 5: Purchase order lines V2
-- Purpose: Used to find the creation date of the resulting Purchase Order.
-- Note: Requires joining to PurchaseRequisitionLineEntity on PO/Line number post-export.
SELECT
    PURCHASEORDERNUMBER,
    LINENUMBER,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_PurchaseOrderCreated
FROM PurchaseOrderLinesV2Entity;

Lépések

Azure Active Directory-alkalmazás regisztrálása: Nyissa meg az Azure portált, és regisztráljon egy új alkalmazást. Ezzel az alkalmazással hitelesíthet a Dynamics 365 API felé. Jegyezze fel az Application (client) ID és a Directory (tenant) ID értékét.
Ügyféltitok létrehozása: Az Azure-ban regisztrált alkalmazásnál a „Certificates & secrets” részen hozzon létre új ügyféltitkot. Biztonságosan mentse el a titok értékét, mert később már nem jeleníthető meg.
API-jogosultságok megadása: Az alkalmazás „API permissions” részén adjon hozzá jogosultságot a „Dynamics ERP” szolgáltatáshoz. Válassza a „Delegated permissions” lehetőséget, majd adja meg a Financials.ReadWrite.All jogosultságot vagy egy ennél szűkebb, csak olvasási jogosultságot. Kérje a rendszergazdai jóváhagyást a jogosultságokhoz.
Python-könyvtárak telepítése: Ellenőrizze, hogy telepítve van-e a Python. Ezután a szükséges könyvtárak telepítéséhez futtassa a pip parancsot: pip install requests pandas.
A Python-szkript beállítása: Másolja a megadott Python-szkriptet egy fájlba, például extract_d365_requisitions.py néven. Töltse ki a szkript elején található helyőrző változókat: a Dynamics 365 URL-t, a Tenant ID, a Client ID és a Client Secret értékét, a kívánt dátumtartományt, valamint a vállalat azonosítóját.
Az OData-adategységek megismerése: A szkript három fő adategységet kérdez le: a PurchaseRequisitionHeaders tartalmazza az igénylés fő adatait, a PurchaseRequisitionLines az egyes sorok részleteit, beleértve a beszerzési rendelésekké alakítást, a WorkflowTrackingStatusTable pedig a workflow-hoz kapcsolódó eseményeket, például a beküldéseket és jóváhagyásokat.
A szkript futtatása: Futtassa a szkriptet a parancssorból: python extract_d365_requisitions.py. A szkript hitelesít, lekéri az egyes tevékenységek adatait, és automatikusan kezeli az API-lapozást.
Adatátalakítás: A szkript feldolgozza az API-hívásokból származó nyers JSON-adatokat. A rekordok bejárásával minden üzleti tevékenységhez külön sort hoz létre, és a forrásmezőket az eseménynapló szabványos oszlopaihoz rendeli, például a PurchaseRequisitionId, az ActivityName és az EventTime mezőhöz.
Események egyesítése és egységesítése: A létrehozott események egyetlen listába kerülnek, majd a szkript pandas DataFrame-mé alakítja őket. Hozzáadja az állandó oszlopokat, például a SourceSystemId és a LastDataIngestionTimestamp mezőt.
Exportálás CSV-fájlba: A végső DataFrame d365_purchase_requisition_log.csv néven kerül CSV-fájlba. A fájl közvetlenül feltölthető egy process mining eszközbe. Ellenőrizze, hogy a kódolása UTF-8.

Konfiguráció

Előfeltételek: Hozzáférés egy Azure-előfizetéshez az alkalmazás regisztrálásához. Szükség lesz az Azure Active Directoryból származó Application (client) ID, Client Secret és Tenant ID értékére. A szkriptet futtató felhasználónak olyan hitelesítő adatokkal kell rendelkeznie, amelyek hozzáférést biztosítanak a Dynamics 365 Finance and Operations OData API-végpontjaihoz.
API-végpont beállítása: A szkriptnek szüksége van a Dynamics 365 környezet alap-URL-jére, amely általában ilyen formátumú: https://[your-environment-name].operations.dynamics.com.
Dátumtartomány: Az adatok kinyerési időszakának megadásához állítsa be a szkript START_DATE és END_DATE változóját. Kezdeti elemzéshez 3–6 hónapos időszak ajánlott, hogy az adatmennyiség és a nyerhető információk egyensúlyban legyenek.
Vállalatszűrő: A szkript a COMPANY_ID változóval szűr egy adott jogi személyre. Ha minden vállalat adatait ki szeretné nyerni, előfordulhat, hogy módosítania kell az OData-szűrőt, és a kérés fejlécéhez hozzá kell adnia a cross-company=true értéket.
Teljesítménnyel kapcsolatos tudnivalók: A szkript az OData-lekérdezésekben a $select használatával csak az eseménynaplóhoz szükséges oszlopokat kéri le, így gyorsabban fut. A nagy adathalmazok kezeléséhez a lapozást is elvégzi, így nem terheli túl az API-t. Nagy mennyiségű előzményadat betöltésekor érdemes a szkriptet kisebb dátumtartományokkal, több részletben futtatni.

Példa-lekérdezés python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Dynamics 365 environment details
D365_URL = class="hl-string">"https://[your-d365-url].operations.dynamics.com"
TENANT_ID = class="hl-string">"[your-tenant-id]"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[your-client-id]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[your-client-secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the data extraction window
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"
COMPANY_ID = class="hl-string">"[YourCompanyLegalEntity]" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">"USMF"
OUTPUT_FILENAME = class="hl-string">"d365_purchase_requisition_log.csv"


def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Azure AD to get an access token."""
    auth_url = fclass="hl-string">"https://login.microsoftonline.com/{TENANT_ID}/oauth2/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET,
        class="hl-string">'resource': D365_URL
    }
    response = requests.post(auth_url, data=payload)
    response.raise_for_status()
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_data(access_token, entity_url):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a given D365 OData entity URL."""
    all_records = []
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'
    }
    while entity_url:
        response = requests.get(entity_url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data[class="hl-string">'value'])
        entity_url = data.get(class="hl-string">'@odata.nextLink')
    return all_records

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save the event log."""
    print(class="hl-string">"Acquiring access token...")
    access_token = get_access_token()
    events = []
    last_ingestion_ts = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Purchase Requisition Headers for class="hl-string">'Created' and class="hl-string">'Closed' events
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Headers...")
    pr_headers_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionHeaders?" 
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}" 
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,RequisitionStatus,CreatedDateTime,CreatedBy,RequestingDepartmentName,RequisitionTotalAmount,RequisitionUrgencyLevel"
    )
    pr_headers = fetch_data(access_token, pr_headers_url)

    for prh in pr_headers:
        case_id = prh.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Created
        events.append({
            class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Created',
            class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
            class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'),
            class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
            class="hl-string">'RequisitionStatus': prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus'),
            class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
            class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
            class="hl-string">'ApprovalStep': None,
            class="hl-string">'ProcessingTime': None
        })
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Closed
        if prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus') == class="hl-string">'Closed':
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: We need a reliable timestamp for closure. Using CreatedDateTime as a placeholder.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A better source might be the last workflow approval or line closure date.
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder timestamp
                class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder user
                class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
                class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch Workflow History for workflow-related events
    print(class="hl-string">"Fetching Workflow Tracking Status Table...")
    workflow_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/WorkflowTrackingStatusTable?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE} and startswith(Context,'PurchReq')"
        fclass="hl-string">"&$select=Context,CreatedDateTime,TrackingType,User,WorkItemSubject"
    )
    workflow_items = fetch_data(access_token, workflow_url)

    for item in workflow_items:
        context_parts = item.get(class="hl-string">'Context', class="hl-string">'').split(class="hl-string">':')
        if len(context_parts) < 2:
            continue
        case_id = context_parts[1].strip()
        tracking_type = item.get(class="hl-string">'TrackingType')
        activity_map = {
            class="hl-string">'Submission': class="hl-string">'Requisition Submitted for Approval',
            class="hl-string">'Started': class="hl-string">'Approval Step Started',
            class="hl-string">'Completion': class="hl-string">'Approval Step Approved',
            class="hl-string">'Rejection': class="hl-string">'Approval Step Rejected',
            class="hl-string">'Cancellation': class="hl-string">'Requisition Withdrawn',
            class="hl-string">'Recall': class="hl-string">'Requisition Amended',
            class="hl-string">'Approved': class="hl-string">'Requisition Approved',
            class="hl-string">'Fault': class="hl-string">'Requisition Rejected'
        }
        activity_name = activity_map.get(tracking_type)
        if activity_name:
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                class="hl-string">'EventTime': item.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
                class="hl-string">'User': item.get(class="hl-string">'User'),
                class="hl-string">'Department': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Department info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Status info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': item.get(class="hl-string">'WorkItemSubject'),
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Purchase Requisition Lines for PO Creation and Line Closure
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Lines...")
    pr_lines_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionLines?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}"
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,PurchaseOrderNumber,IsPrepaymentRequired,LineStatus,ModifiedDateTime,ModifiedBy"
    )
    pr_lines = fetch_data(access_token, pr_lines_url)

    for prl in pr_lines:
        case_id = prl.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        po_number = prl.get(class="hl-string">'PurchaseOrderNumber')
        line_status = prl.get(class="hl-string">'LineStatus')
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Purchase Order Created
        if po_number:
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Created',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None,
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': fclass="hl-string">"PO: {po_number}",
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Line Closed
        if line_status == class="hl-string">'Closed':
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Line Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    if not events:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified criteria.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and format the DataFrame
    print(class="hl-string">"Formatting data...")
    df = pd.DataFrame(events)
    df[class="hl-string">'SourceSystemId'] = class="hl-string">'Microsoft Dynamics 365'
    df[class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp'] = last_ingestion_ts

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fill forward missing data within each case
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'PurchaseRequisitionId', class="hl-string">'EventTime'])
    df[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']] = \
        df.groupby(class="hl-string">'PurchaseRequisitionId')[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']].ffill().bfill()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns exist and are in order
    final_columns = [
        class="hl-string">'PurchaseRequisitionId',
        class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'SourceSystemId',
        class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp',
        class="hl-string">'User',
        class="hl-string">'Department',
        class="hl-string">'RequisitionStatus',
        class="hl-string">'RequisitionTotalAmount',
        class="hl-string">'UrgencyLevel',
        class="hl-string">'ApprovalStep',
        class="hl-string">'ProcessingTime'
    ]
    for col in final_columns:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None
    
    df = df[final_columns]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Save to CSV
    df.to_csv(OUTPUT_FILENAME, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {OUTPUT_FILENAME}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Lépések

Ellenőrizze, hogy a Power BI Desktopban elérhető-e a Microsoft Dynamics 365 Finance natív csatlakozója, és hogy a felhasználó jogosult-e hozzáférni a szükséges adategységekhez, a workflow-előzményekhez, az igénylési adatokhoz és a kapcsolódó beszerzésirendelés-adatokhoz.
A Power BI Desktopban válassza az Adatok lekérése lehetőséget, majd a Microsoft Dynamics 365 Finance csatlakozót, és adja meg a Dynamics 365 Finance-példány URL-jét. Hitelesítsen egy olyan fiókkal, amely jogosult a szükséges adategységek olvasására. A [Your Dynamics 365 Finance instance URL] helyére írja be a saját környezetének példány-URL-jét.
A Navigátorban válassza ki a beszerzési igénylés fejléc- és soradatait, a workflow-előzményeket vagy a workflow-követési adatokat, a felhasználói és szervezeti adatokat, valamint a megvalósításhoz szükséges beszerzésirendelés-adatokat tartalmazó adategységeket. Az adategységek neve és az elérhető mezők környezetenként eltérhetnek. Ellenőrizze az adategységek metaadatait, és a lekérdezésben minden helyőrzőt cseréljen le a rendszerben elérhető megfelelő adategységre és mezőre.
Töltse be a kiválasztott adategységeket a Power Querybe. Szűrje az adatokat a szükséges jogi személyre vagy vállalatra, dokumentumtípusra és kinyerési időszakra. Használja a [Start date] és [End date] paramétereket, és tartsa meg azokat a rekordokat, amelyek esemény-időbélyege a kiválasztott időszakra esik. A kezdődátum előtt létrehozott rekordokat is vegye fel, ha azokhoz az időszakon belül workflow- vagy lezárási esemény tartozik, így az ügyek előzményei teljesek maradnak.
Egységesítse az azonosítókat és az időbélyegeket. Alakítsa a beszerzési igénylés azonosítóját szöveggé, az összes esemény időbélyegét pedig egységes UTC- vagy üzleti időzónára. Őrizze meg a forrás időbélyegének pontosságát. Minden eseménysorban szerepeljen az igénylés fejlécének azonosítója. Ha a workflow-rekordok csak workflow-korrelációs azonosítót tartalmaznak, kapcsolja össze őket az igénylés fejlécével a környezetben beállított és dokumentált kapcsolat alapján.
Hozzon létre külön eseménylekérdezést minden szükséges tevékenységhez. Az eseménylekérdezéseknek kifejezetten vissza kell adniuk a következő tevékenységek sorait: Requisition Created, Requisition Submitted for Approval, Requisition Amended, Approval Step Started, Approval Step Approved, Approval Step Rejected, Requisition Approved, Requisition Rejected, Requisition Withdrawn, Purchase Order Created, Requisition Line Closed és Requisition Closed. Ne hagyatkozzon arra, hogy a ProcessMind az állapotváltozásokból vagy az események sorrendjéből következtet a tevékenységekre.
A Requisition Amended eseménynél alkalmazza a workflow-előzményekben dokumentált visszavonási és újbóli beküldési logikát. Ha egy visszavonást későbbi beküldés követ, a módosítás eseményének időpontja a visszavonás időbélyege vagy a forrás adategységben szereplő módosítási időbélyeg legyen. Ne hozzon létre módosítási sort pusztán egy megváltozott igénylési állapot alapján, kivéve, ha a forrásrendszer kifejezetten módosításként rögzíti a változást.
A sor- és beszerzésirendelés-eseményekhez a dokumentált forráskapcsolat alapján kapcsolja össze a beszerzési igénylés sorait a beszerzési rendelés soraival. Ha az eseménynapló ügyazonosítója a PurchaseRequisitionId, a sor szintű eseményeket külön sorokként összesítse vagy tartsa meg, azonos ügyazonosítóval. Ha rendelkezésre állnak, a sorazonosítókat további oszlopokban is őrizze meg, akkor is, ha nem kötelező attribútumok.
Adja hozzá a kötelező kimeneti oszlopokat: PurchaseRequisitionId, ActivityName, EventTime, SourceSystemId és LastDataIngestionTimestamp. Adja hozzá az ajánlott oszlopokat is: User, Department, RequisitionStatus, RequisitionTotalAmount, UrgencyLevel és ApprovalStep. A nem elérhető értékek helyére null kerüljön, ne kitalált adat. A SourceSystemId mezőhöz használjon egységes forrásértéket, például Dynamics 365 Finance.
A UNION ALL használatával fűzze össze az összes tevékenység lekérdezését, távolítsa el azokat a sorokat, amelyekből hiányzik az ügyazonosító vagy az esemény időbélyege, majd rendezze az adatokat PurchaseRequisitionId és EventTime szerint. Őrizze meg a duplikált eseményeket, ha azok külön workflow-feladatot vagy külön beszerzési igénylési sort jelölnek. Csak akkor távolítsa el a duplikátumokat, ha bizonyíthatóan ugyanazon forrásadatok ismételt kinyeréséből származnak.
Az alábbi ellenőrzésekkel vizsgálja meg a létrehozott eseménynaplót. Győződjön meg arról, hogy minden szükséges tevékenységhez tartozik kifejezett eseménysor, az időbélyegek a kiválasztott időszakra esnek, és az összekapcsolások nem sokszorozzák meg váratlanul az eseményeket.
Töltse be vagy exportálja a végső táblát CSV-formátumban vagy más, a ProcessMind által támogatott eseménynapló-formátumban. A PurchaseRequisitionId mezőt rendelje az ügyazonosítóhoz, az ActivityName mezőt a tevékenységhez, az EventTime mezőt pedig az esemény időbélyegéhez. A SourceSystemId és a LastDataIngestionTimestamp maradjon eseményattribútum, az ajánlott attribútumokat pedig őrizze meg, ha rendelkezésre állnak.

Konfiguráció

Csatlakozó és adatforrás: Használja a Power BI Desktop Microsoft Dynamics 365 Finance natív csatlakozóját. A [Your Dynamics 365 Finance instance URL] helyére írja be a környezet URL-jét. Az adott megvalósításhoz tartozó adategységek nevét és mezőit a Navigátor metaadatai alapján ellenőrizze.
Szükséges adategységek: Válassza ki a beszerzési igénylés fejléc- és soradatait, a workflow-követési vagy workflow-előzményeket, a beszerzésirendelés-fejléceket és -sorokat, valamint a kiegészítéshez szükséges felhasználói vagy szervezeti adatokat tartalmazó adategységeket. A pontos adategységek ellenőrzéséig használja a [Your entity name] helyőrzőket.
Dátumtartomány: Kezdje 3–6 hónapnyi adattal. Azokhoz az ügyekhez a korábbi beszerzési igénylések fejlécadatait is vegye fel, amelyekhez a kiválasztott időszakban workflow-, beszerzésirendelés-, sorlezárási vagy igényléslezárási esemény tartozik.
Vállalat- és dokumentumszűrők: Ha alkalmazható, szűrjön a [Your company or legal entity filter] és a [Your document type filter] mezőre. Ellenőrizze, hogy az igénylésazonosító globálisan egyedi-e, vagy csak egy vállalaton belül.
Workflow hatóköre: Vegye fel a beküldési, visszavonási, újbóli beküldési, feladatkiosztási, jóváhagyási, elutasítási, visszavonási, befejezési és megszakítási műveleteket. A workflow-műveletek és -állapotok megfeleltetését a környezetben használt értékek alapján állítsa be.
Események értelmezése: Minden tevékenységet külön eseménysorként kell megadni. A ProcessMind nem következtet jóváhagyási, módosítási, lezárási vagy átalakítási eseményekre más sorok alapján.
Időbélyegek kezelése: Egységesítse az összes időbélyeget egyetlen időzónára. Dokumentálja, hogy a forrás időbélyegei UTC-ben vagy helyi üzleti idő szerint vannak-e tárolva. A lehető legpontosabb forrás-időbélyeget használja.
Növekményes frissítés: Ismétlődő adatkinyeréshez használjon vízjelet a forrás legnagyobb módosítási vagy esemény-időbélyege alapján, és alkalmazzon átfedési időszakot a késve érkező workflow-rekordok rögzítéséhez. A végső eseménynapló betöltése előtt egyeztesse az átfedő adatokat.
Teljesítmény: Az összekapcsolás előtt szűrje a forrás-adategységeket, csak a szükséges oszlopokat válassza ki, ne töltsön be felesleges régi workflow-rekordokat, és ahol lehetséges, használjon lekérdezés-összevonást. A fejléceket, a sorokat, a workflow-eseményeket és a beszerzésirendelés-kapcsolatokat külön nyerje ki, és csak ezután egyesítse őket.
Jogosultságok és előfeltételek: A fióknak olvasási hozzáféréssel kell rendelkeznie a kiválasztott Dynamics 365 Finance-adategységekhez és a workflow-adatokhoz. Ellenőrizze, hogy a beszerzési és workflow-funkciók engedélyezve vannak-e, továbbá hogy a Power BI Desktop, a csatlakozó, az esetleges átjáró beállításai és a szervezeti biztonsági szabályzatok lehetővé teszik-e az adatok kinyerését.
Pénznem és összegek: Ellenőrizze, hogy a RequisitionTotalAmount melyik pénznemben szerepel. Ha az igénylések több pénznemet is tartalmazhatnak, vegye fel a forrás pénznemét külön attribútumként, és ne váltson át összegeket jelzés nélkül.
Null értékek kezelése: Az ajánlott attribútumok értéke lehet null, ha a forrás nem tárolja az értéket, a biztonsági beállítások korlátozzák a hozzáférést, vagy a kapcsolat nem oldható fel. Exportálás előtt ellenőrizze a kötelező ügyazonosító, tevékenység és esemény-időbélyeg értékét.

Példa-lekérdezés sql

WITH
RequisitionHeader AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [CreatedDateTimeField] AS CreatedDateTime,
        [RequisitionStatusField] AS RequisitionStatus,
        [RequisitionTotalAmountField] AS RequisitionTotalAmount,
        [UrgencyLevelField] AS UrgencyLevel,
        [RequesterUserField] AS RequesterUser,
        [DepartmentField] AS Department
    FROM [Your requisition header entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
      AND [DocumentTypeField] = '[Your document type filter]'
),
WorkflowEvents AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [WorkflowEventTimestampField] AS EventTime,
        [WorkflowActionField] AS WorkflowAction,
        [WorkflowStatusField] AS WorkflowStatus,
        [ApprovalStepField] AS ApprovalStep,
        [WorkflowUserField] AS EventUser,
        [WorkflowCorrelationField] AS WorkflowCorrelation
    FROM [Your workflow history or workflow tracking entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
      AND [WorkflowEventTimestampField] >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND [WorkflowEventTimestampField] < CAST('[End date]' AS datetime2)
),
PurchaseOrderLinks AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [PurchaseRequisitionLineIdField] AS PurchaseRequisitionLineId,
        [PurchaseOrderIdField] AS PurchaseOrderId,
        [PurchaseOrderLineIdField] AS PurchaseOrderLineId,
        [PurchaseOrderCreatedDateTimeField] AS PurchaseOrderCreatedDateTime,
        [RequisitionLineClosedDateTimeField] AS RequisitionLineClosedDateTime
    FROM [Your requisition to purchase order relationship entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
),
RequisitionClosure AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [RequisitionClosedDateTimeField] AS RequisitionClosedDateTime
    FROM [Your requisition closure entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
),
Events AS (
    SELECT
        h.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Created' AS ActivityName,
        h.CreatedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM RequisitionHeader h
    WHERE h.CreatedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Submitted for Approval' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your submission action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Amended' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your recall action value]')
      AND EXISTS (
          SELECT 1
          FROM WorkflowEvents w2
          WHERE w2.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
            AND w2.WorkflowAction IN ('[Your resubmission action value]')
            AND w2.EventTime > w.EventTime
      )

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Started' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your approval task assigned action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Approved' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your approval action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your approved status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Rejected' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your rejection action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your rejected status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Approved' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your workflow completion action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your final approved status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Rejected' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your workflow completion action value]', '[Your rejection action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your final rejected status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Withdrawn' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your withdrawal or cancellation action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        p.PurchaseRequisitionId,
        'Purchase Order Created' AS ActivityName,
        p.PurchaseOrderCreatedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM PurchaseOrderLinks p
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = p.PurchaseRequisitionId
    WHERE p.PurchaseOrderCreatedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND p.PurchaseOrderCreatedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        p.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Line Closed' AS ActivityName,
        p.RequisitionLineClosedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM PurchaseOrderLinks p
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = p.PurchaseRequisitionId
    WHERE p.RequisitionLineClosedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND p.RequisitionLineClosedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        c.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Closed' AS ActivityName,
        c.RequisitionClosedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM RequisitionClosure c
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = c.PurchaseRequisitionId
    WHERE c.RequisitionClosedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND c.RequisitionClosedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)
)
SELECT
    PurchaseRequisitionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    SourceSystemId,
    LastDataIngestionTimestamp,
    [User],
    Department,
    RequisitionStatus,
    RequisitionTotalAmount,
    UrgencyLevel,
    ApprovalStep
FROM Events
WHERE PurchaseRequisitionId IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PurchaseRequisitionId, EventTime, ActivityName;

Kezdje el most?

Ezzel a sablonnal minden szükséges információ rendelkezésére áll ahhoz, hogy megkezdje a Purchase-to-Pay beszerzésiigény-folyamatának optimalizálását. Tárja fel a hasznos összefüggéseket még ma.

Vissza a folyamatfejlesztési útmutatóhoz

Sablon letöltése

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamatot a gyorsabb jóváhagyásért

Szüntesse meg a késéseket, és rövidítse akár 30%-kal az átfutási időt a Dynamics 365-ben.

Kezdje el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára. A beállítás percek alatt elvégezhető.

Adatsablon a Purchase-to-Pay beszerzési igényeihez

Adatsablon a Purchase-to-Pay beszerzési igényeihez

A Purchase-to-Pay beszerzési igényeinek attribútumai

A Purchase-to-Pay beszerzési igényeinek tevékenységei

Útmutatók az adatok kinyeréséhez

Adatok exportálása a Dynamics 365 Data Management Frameworkből

Lépések

Konfiguráció

Példa-lekérdezés sql

Python-szkript a Dynamics 365 OData REST API használatával

Lépések

Konfiguráció

Példa-lekérdezés python

Adatok kinyerése a Microsoft Power BI natív csatlakozójával

Lépések

Konfiguráció

Példa-lekérdezés sql

Kezdje el most?

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamatot a gyorsabb jóváhagyásért