Szerződéskezelési adatsablon

A Contract ID az eset egyedi azonosítója, amely egy adott szerződéshez kapcsolja az összes eseményt és tevékenységet. Az eseménynapló minden rekordja a szerződésen végrehajtott műveletnek felel meg, az azonosító pedig ezeket a műveleteket rendezi egy csoportba.

A process mining elemzésben ez az attribútum alapvető a szerződések teljes folyamatának rekonstruálásához. Segítségével megjeleníthetők a folyamatmenetek, kiszámítható a kérelemtől a szerződéskötésig tartó átfutási idő, és a szerződések jellemzői szerint szűrhető az elemzés.

Ez az azonosító szükséges a szerződés teljes folyamatának nyomon követéséhez. Nélküle nem elemezhető a teljes folyamatmenet, és nem számíthatók ki az esetszintű KPI-k.

Ez általában az Agiloft fő Contracts táblájának elsődleges kulcsa.

Ez az attribútum azonosítja a szerződéskezelési adatok forrását. Ennél a folyamatnál az értéke mindig „Agiloft”.

A több rendszerből származó adatokat egyesítő vállalati elemzésekben ez a mező elengedhetetlen az adatok eredetének nyomon követéséhez és az elemzés megfelelő körülhatárolásához. Kontextust és nyomon követhetőséget biztosít az adatokhoz.

Azonosítja az adatok forrását, ami fontos az adatirányításhoz, a hibakereséshez és a több forrásból származó adatok integrálásához.

Ez egy állandó érték, amelyet az adatkinyerés és -átalakítás során kell hozzáadni.

Ez az attribútum megadja a szerződés előzményeiben rögzített egyes tevékenységek dátumát és időpontját. Meghatározza az események időrendi sorrendjét, ami elengedhetetlen a folyamat feltárásához és elemzéséhez.

A kezdési idő alapján kiszámítható a tevékenységek közötti időtartam, azonosíthatók a szűk keresztmetszetek, és mérhető az átfutási idő. Szinte minden időalapú KPI erre épül, például az „Átlagos szerződéses átfutási idő” és az „Átlagos jóváhagyási szakasz hossza”.

Ez az időbélyeg szükséges az események sorrendbe rendezéséhez, az időtartamok kiszámításához és a folyamat időbeli teljesítményének elemzéséhez. Nélküle nem végezhető process mining.

Ez az Agiloft szerződés-előzményeiben vagy auditnapló-tábláiban rögzített művelet időbélyegének felel meg.

Ez az attribútum a folyamatban végrehajtott lépést írja le, például „Szerződéstervezet elkészült”, „Jogi felülvizsgálat elvégezve” vagy „Szerződés aláírva”. Ezek a tevékenységek alkotják a folyamattérképet.

A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzésével azonosítható a fő folyamatmenet, feltárhatók az eltérések és az ismételt munkavégzési körök, valamint megállapítható, mely lépések a leggyakoribbak vagy a leghosszabbak. Ez szükséges például az „Áttekintés a szerződés teljes életciklusáról” és a „Szerződéstervezési folyamat változatai” dashboardok elkészítéséhez.

A tevékenységek határozzák meg a folyamattérkép lépéseit. Ez az attribútum szükséges a folyamatmenet megjelenítéséhez és az elvégzett munka megértéséhez.

Az Agiloft szerződés-előzményeiben vagy auditnapló-tábláiban rögzített műveletből vagy állapotváltozásból származtatható.

Ez az attribútum a legutóbbi adatkinyerés időbélyegét adja meg. Segít megállapítani, mennyire frissek az elemzett adatok, és megtervezni az adatfrissítések ütemezését.

A felhasználók ennek alapján ellenőrizhetik, hogy naprakész adatokat látnak-e, és megállapíthatják, milyen időszakot fed le az elemzés. Megbízható, adatalapú elemzéshez szükséges metaadat.

Segít a felhasználóknak megállapítani, mennyire frissek az adatok, ami elengedhetetlen az időszerű és pontos üzleti döntésekhez.

Ezt az időbélyeget az adatkinyerési, -átalakítási és -betöltési (ETL) folyamat hozza létre és adja hozzá.

A kezdési idő a tevékenység kezdetét, a befejezési idő pedig annak lezárását jelzi. A kettő különbsége adja az adott tevékenység feldolgozási idejét.

A process mining során a kezdési és befejezési idő együttes használatával részletesebben elemezhető az erőforrások kihasználtsága, valamint elkülöníthető a várakozás az aktív munkavégzéstől. Például megállapítható, mennyi ideig dolgoztak ténylegesen egy jogi felülvizsgálaton, és mennyi ideig várt az a sorban. Ez támogatja a „Jogi felülvizsgálat feldolgozási ideje” KPI mérését.

Lehetővé teszi a tevékenység tényleges feldolgozási idejének kiszámítását. Az aktív munkavégzés és a várakozás elkülönítésével pontosabban elemezhetők a szűk keresztmetszetek.

Egyes rendszerekben ez közvetlenül elérhető. Gyakran az eset következő tevékenységének kezdési idejéből következtethető ki. Az Agiloft esetében előfordulhat, hogy az auditnaplóból kell származtatni.

Ez az attribútum azonosítja, ki felelt egy adott folyamatlépés elvégzéséért, például ki készítette a szerződéstervezetet vagy ki végezte a jogi felülvizsgálatot. Az adat általában a rendszer auditnaplójában a művelethez társított felhasználói adatokból származik.

A felhasználók szerinti elemzés szükséges a „Szerződéskezelési erőforrások terhelése” dashboardhoz. Segít feltárni a munkaterhelés eloszlását, az egyéni teljesítménykülönbségeket és a képzési lehetőségeket. Az egyes műveletek felelőse is visszakereshető vele.

Lehetővé teszi a munkaterhelés elemzését, a teljesítmény összehasonlítását, valamint az erőforráshoz kötődő szűk keresztmetszetek és bevált gyakorlatok azonosítását.

Általában a szerződés előzményeit vagy auditnaplóját tartalmazó táblákban található, a módosítást végző felhasználóhoz kapcsolva.

Ez az attribútum megadja a szerződéshez kapcsolódó szervezeti egységet, például az értékesítést, a jogi osztályt, a beszerzést vagy a pénzügyet. Az adat a szerződés tulajdonosához vagy az adott tevékenységet végrehajtó felhasználóhoz kapcsolható.

Ez a dimenzió fontos a „Szerződéses átfutási idő eltéréseit befolyásoló tényezők” dashboardhoz. Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szűrését és összehasonlítását a szervezeti egységek között, így kiderülhet, hogy egyes egységeknél hosszabb-e az átfutási idő, több-e az ismételt munka, vagy más folyamatmenetet követnek-e. Például összevethető, hogy az értékesítéstől érkező szerződések jogi felülvizsgálata tovább tart-e, mint a beszerzéstől érkezőké.

Lehetővé teszi a teljesítmény összehasonlítását az üzleti egységek között, így azonosíthatók az egyes részlegekre jellemző folyamatproblémák és bevált gyakorlatok.

Ez az adat a felhasználói profilokat tartalmazó táblákból kapcsolható hozzá, vagy közvetlenül az Agiloft szerződésrekordjában is tárolható.

A lejárati dátum határozza meg a szerződés hatályos időszakának végét. Elengedhetetlen a megújítások és megszüntetések kezeléséhez, valamint a nem kívánt megszűnés vagy automatikus megújítás elkerüléséhez.

Ez az attribútum a „Közelgő szerződéses határidők és állapotok” dashboard és a „Határidőre végrehajtott szerződéses intézkedések aránya” KPI alapja. Segítségével a vállalkozás előre kezelheti a szerződés lejáratához kapcsolódó teendőket, időben intézheti a megújítást vagy megszüntetést, és elkerülheti a határidők elmulasztását.

Segíti a szerződések előrelátó kezelését, és megelőzi a megújítási vagy megszüntetési határidők elmulasztását.

Ez az Agiloft fő Contracts táblájának szabványos dátummezője.

Ez az attribútum jelzi a szerződés aktuális szakaszát, például „Tervezet készül”, „Felülvizsgálat alatt”, „Executed”, „Lejárt” vagy „Megszüntetve”. Pillanatképet ad arról, hogy a szerződés éppen hol tart.

A process mining során gyakran maga az állapot időbeli változása határozza meg a tevékenységeket. Esetszintű attribútumként használható az elemzés szűrésére, például csak a hatályos, aláírt vagy lejárt szerződések vizsgálatára. Közvetlenül támogatja a „Közelgő szerződéses határidők és állapotok” dashboardot.

Gyors áttekintést ad a szerződés aktuális szakaszáról, és lehetővé teszi a folyamatban lévő és lezárt esetek szűrését, illetve szegmentálását.

Ez az Agiloft fő Contracts táblájának szabványos mezője.

Ez az attribútum a szerződés teljes pénzügyi értékét jelöli, legyen szó bevételről, költségről vagy vállalt kötelezettségről. Ez az érték gyakran befolyásolja az ellenőrzés szigorúságát és a jóváhagyási folyamat összetettségét.

A szerződés értéke fontos az „Aláírt szerződések értéke és darabszáma, időbeli trendek” dashboardhoz, amely a folyamat teljesítményének pénzügyi hatását mutatja. Az érték az átfutási idővel is összevethető, így kiderülhet, hogy a nagy értékű szerződések feldolgozása lényegesen tovább tart-e. Ez segít előnyben részesíteni a nagy értékű szerződéseket és optimalizálni a hozzájuk tartozó munkafolyamatokat.

Pénzügyi kontextust ad a folyamathoz, így lehetővé teszi az értékalapú elemzést és rangsorolást, valamint a késések üzleti hatásának megértését.

Ez az Agiloft fő Contracts táblájának szabványos mezője.

A szerződés típusa olyan besorolási mező, amely meghatározza a megállapodás jellegét és sablonját. Az egyes szerződéstípusok gyakran eltérő folyamatváltozatokat követnek, különböző összetettségűek, és más-más érintetteket vonnak be.

Ez az attribútum elengedhetetlen az összehasonlító elemzéshez, és meghatározó a „Szerződéses átfutási idő eltéréseit befolyásoló tényezők” és a „Tárgyalási javítások gyakorisága” dashboardoknál. A folyamat szerződéstípus szerinti bontásával az elemzők feltárhatják, miért tart tovább egyes típusok feldolgozása, miért igényelnek több módosítást, vagy miért térnek el gyakrabban a szokásos folyamattól.

Segít megmagyarázni a folyamat összetettségének, időtartamának és kockázatának jelentős eltéréseit. Nélkülözhetetlen attribútum a folyamat érdemi szegmentálásához.

Ez az Agiloft fő Contracts táblájának szabványos mezője.

Ez az attribútum azonosítja a szerződést aláíró másik szervezetet vagy személyt. A szerződéses partner jelentősen befolyásolhatja a tárgyalás menetét, időtartamát és a megállapodás feltételeit.

A szerződéses partner szerinti folyamatelemzés a „Szerződéses átfutási idő eltéréseit befolyásoló tényezők” és a „Tárgyalási javítások gyakorisága” dashboardok egyik fő célja. Segít azonosítani, mely partnerekkel tartanak tovább a tárgyalások, vagy melyeknél van szükség több módosításra. Az eredmények alapján a tárgyalási stratégia az adott partnerhez igazítható, és hatékonyabban kezelhetők a kapcsolatok.

Segít feltárni, hogy a különböző külső partnerek hogyan befolyásolják a szerződéses tárgyalások időtartamát és összetettségét, így pontosabb előrejelzés és jobb stratégia alakítható ki.

Ez az Agiloft fő Contracts táblájának szabványos mezője, vagy a Companies/Accounts táblából kapcsolható hozzá.

Ez a mutató azt méri, mennyi idő alatt szerzi meg a szerződés az összes szükséges belső és jogi jóváhagyást. A mérés jellemzően az első felülvizsgálati tevékenység kezdetekor indul (például „Belső felülvizsgálat benyújtva”), és az utolsó szükséges jóváhagyás beérkezésekor ér véget.

Ez az attribútum adja az „Átlagos jóváhagyási szakasz időtartama” KPI alapját, és a „Felülvizsgálati és jóváhagyási szűk keresztmetszetek elemzése” dashboard egyik fő mutatója. Elkülöníti a szerződés életciklusának ezt a kritikus szakaszát, így célzottan vizsgálható, mi okoz késedelmet a felülvizsgálat és a jóváhagyás során.

Külön méri a jóváhagyási szakasz időtartamát, így könnyebb azonosítani és megszüntetni a folyamat e kritikus részének szűk keresztmetszeteit.

Az eseménynaplóból számítható ki: szerződésenként meg kell határozni az első jóváhagyási tevékenység kezdetétől az utolsó befejezéséig eltelt időt.

Ez a mutató a külső féllel folytatott tárgyalások kezdetétől (például „Tárgyalás a másik féllel megkezdődött”) a végleges megállapodás eléréséig és a másik fél általi jóváhagyásáig eltelt időt méri.

Ez a „Tárgyalási szakasz átfutási ideje” dashboard és az „Átlagos tárgyalási idő” KPI alapmutatója. Az időtartam elemzésével felmérhető a tárgyalási folyamat hatékonysága, azonosíthatók a hosszú tárgyalásokat eredményező szerződéstípusok és partnerek, valamint feltárhatók az együttműködés egyszerűsítésének lehetőségei.

A tárgyalási szakasz hatékonyságát méri, és segít lerövidíteni a külső felekkel folytatott egyeztetéseket.

Az eseménynapló alapján a „Tárgyalás a másik féllel megkezdődött” tevékenység és egy lezáró tevékenység, például „A másik fél jóváhagyása beérkezett” között eltelt időt kell mérni.

Ez az attribútum megkülönbözteti az ember által végzett tevékenységeket a rendszer által végrehajtottaktól, például az automatikus állapotfrissítésektől, értesítésektől és rendszer által elindított munkafolyamatoktól.

Az elemzésben segít felmérni, milyen mértékben automatizált a szerződéskezelési folyamat. Használható az automatizálási kezdeményezések hatásának mérésére, további automatizálási lehetőségek feltárására, valamint annak ellenőrzésére, hogy az automatizált lépések megfelelően működnek-e, és nem okoznak-e szűk keresztmetszetet.

Segít mérni a folyamat automatizáltságának mértékét, és azonosítani, mely lépéseket hajtják végre rendszerek, illetve emberek.

Az aktivitáselőzményekben szereplő rendszerfelhasználói fiókok, például a „System” vagy az „Admin” azonosításával, illetve bizonyos automatizált tevékenységtípusok megjelölésével származtatható.

Ez az attribútum határozza meg az egyes felülvizsgálati tevékenységek szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodásban (SLA) rögzített határidejét. Egyértelmű elvárást ad az átfutási időre, és lehetővé teszi a teljesítmény belső célokhoz viszonyított mérését.

Ez a dátum szükséges az „SLA-k betartása a szerződés-felülvizsgálatoknál” dashboard és a kapcsolódó „Felülvizsgálatok SLA-betartási aránya” KPI működéséhez. A felülvizsgálati tevékenység tényleges befejezési idejét a határidővel összevetve megállapítható, hogy a folyamat teljesíti-e a szolgáltatási szintre vonatkozó célokat, és hol sérülnek gyakran az SLA-k.

Lehetővé teszi a belső határidőkhöz viszonyított teljesítmény mérését, ami elengedhetetlen az SLA-k betartásához és a felülvizsgálatok átfutási idejének javításához.

Az Agiloftban ez lehet a szerződés benyújtási dátuma és az előre meghatározott SLA-szabályok alapján számított mező, vagy manuálisan megadott dátum.

Ez az attribútum azonosítja a „Jogi felülvizsgálat elvégezve” tevékenységért felelős jogi szakembert. Részletesebb képet ad a munkaterhelésről, mint az általános „Felhasználó” mező, amely többféle szerepkört is tartalmazhat.

Ez hasznos a „Szerződéskezelési erőforrások terhelése” dashboardhoz, mert célzottan elemezhető vele a jogi csapat kapacitása és teljesítménye. Segít megválaszolni, hogyan oszlik meg a munka a jogi csapaton belül, illetve összefügg-e egyes felülvizsgálók személye a hosszabb felülvizsgálati idővel. Ezzel a „Jogi felülvizsgálat átlagos feldolgozási ideje” KPI is nyomon követhető.

Részletesen elemezhető vele a jogi felülvizsgálat munkaterhelése és teljesítménye, így hatékonyabban kezelhetők a jogi csapat erőforrásai.

Ez lehet a szerződésen a kijelölt jogi képviselőhöz tartozó mező, vagy a jogi felülvizsgálati tevékenységhez társított felhasználónévből is származtatható.

Ez az attribútum a szerződés módosításainak számát követi nyomon, különösen a tervezési és tárgyalási szakaszban. A sok módosítás sablonproblémákra, összetett tárgyalásokra vagy nem egyértelmű kezdeti igényekre utalhat.

Ez a mérőszám közvetlenül támogatja a „Tárgyalási javítások gyakorisága” dashboardot és a „Szerződésmódosítások gyakorisága” KPI-t. A módosítások számának elemzésével feltárható, mely szerződéstípusok vagy partnerek esetében a leggyakoribb az oda-vissza egyeztetés. Ez segít egyszerűsíteni a szerződéstervezést és a tárgyalásokat.

Mérhetővé teszi az ismételt munkát és a tárgyalások összetettségét, így feltárhatók a sablonok és a tárgyalási stratégiák javításának lehetőségei.

Általában úgy számítják ki, hogy az eseménynaplóban megszámolják az egyes Contract ID-khoz tartozó „Contract Redlined/Revised” tevékenységeket.

Ez az attribútum megadja, hogy a szerződés kiindulópontjaként használtak-e szabványos sablont, és ha igen, melyiket. A sablonok következetes használata hatékonyabbá teszi a szerződéstervezést.

Az attribútum elemzése támogatja a „Szerződéstervezés ismételt munkavégzési aránya” és az „Első körös belső jóváhagyási arány” KPI-kat. A különböző sablonokkal, illetve sablon nélkül létrehozott szerződések teljesítményének összehasonlításával megállapítható, mely sablonok működnek a legjobban, és hol van leginkább szükség egységesítésre.

Segít felmérni a szabványsablonok hatékonyságát, és támogatja az egységesítést, amivel jelentősen csökkenthető a szerződések elkészítésére és javítására fordított idő.

Ez lehet egy mező az Agiloft szerződésrekordjában, amely a sablonból létrehozott szerződésnél automatikusan kitöltődik.

Az attribútum a felülvizsgálati tevékenység (például „Belső felülvizsgálat elvégezve”) tényleges befejezési időpontját veti össze a „ReviewSlaDueDate” értékével. Értéke „true”, ha a felülvizsgálat időben lezárult, és „false”, ha késett.

Ez a jelző közvetlenül táplálja a „Szerződés-felülvizsgálatok SLA-teljesítése” dashboardot, így könnyen megjeleníthetők a megfelelési arányok. Az „SLA-teljesítési arány a felülvizsgálatoknál” KPI kiszámítása is egyszerűbbé válik, mert csak a true és false értékeket kell összeszámolni.

Egyértelműen megmutatja, hogy teljesült-e az SLA, így egyszerűen mérhető, megjeleníthető és jelenthető a belső határidők betartása.

Szerződésenként a felülvizsgálatot lezáró tevékenység „EventTime” értékét kell összevetni a „ReviewSlaDueDate” értékével.