Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához
Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához
- Javasolt attribútumok
- Követendő tevékenységek
- Útmutató az adatok kinyeréséhez az Oracle Fusion Financials rendszerből
A szállítói számlák feldolgozásának attribútumai
| Név | Leírás | ||
|---|---|---|---|
|
Esemény időpontja
EventTime
|
Az időbélyeg, amely megmutatja, mikor történt a tevékenység. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum minden folyamati tevékenység pontos dátumát és időpontját tartalmazza. Alapvető fontosságú az események időrendi sorrendjének meghatározásához és a lépések közötti idő kiszámításához. Az adatok teljesítményelemzésre is használhatók: megmutatják a várakozási idők alapján a szűk keresztmetszeteket, segítenek kiszámítani az egyes szakaszok, például a jóváhagyás átfutási idejét, és nyomon követni az SLA-k betartását.
Miért fontos?
Nélkülözhetetlen minden időalapú mutató, köztük az átfutási és várakozási idők kiszámításához. Ezek segítenek feltárni a szűk keresztmetszeteket és mérni a folyamat hatékonyságát.
Hol szerezhető be?
Ez az Oracle Fusion különböző tábláinak létrehozási dátumainak, utolsó frissítési dátumainak vagy konkrét esemény-időbélyegeinek felel meg, például a LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE vagy APPROVAL_DATE mezőnek.
Példák
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Számla
InvoiceId
|
Az egyes feldolgozott számlák egyedi azonosítója. | ||
|
Leírás
A „Számla” az elsődleges esetazonosító. Összekapcsolja a számlához tartozó összes tevékenységet a beérkezéstől a végső kifizetésig. Minden egyedi InvoiceId egy teljes folyamatpéldányt jelöl, így külön elemezhető a számla útja a szállítói számlafeldolgozás során. Ez az elemzés alapja, amely összekapcsolja az összes kapcsolódó eseményt és attribútumot.
Miért fontos?
Segítségével a számla teljes életciklusa nyomon követhető, és elemezhetők a folyamatváltozatok, a szűk keresztmetszetek és az általános átfutás.
Hol szerezhető be?
Ez jellemzően az Oracle Fusion Financials AP_INVOICES_ALL táblájának INVOICE_ID vagy INVOICE_NUM mezője.
Példák
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Tevékenység neve
ActivityName
|
A végrehajtott folyamati lépés vagy bekövetkezett esemény neve. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum a számlafeldolgozás életciklusának egy-egy lépését írja le, például: „Számla létrehozva”, „Jóváhagyás elindítva” vagy „Kifizetés végrehajtva”. A tevékenységek időrendi sorrendbe állításával a process mining eszközök rekonstruálják az egyes számlák teljes folyamatát. A tevékenységek elemzésével feltárhatók a leggyakoribb útvonalak, eltérések és utómunka-körök.
Miért fontos?
Ez alkotja a folyamattérkép alapját. Segítségével vizualizálható és elemezhető a folyamat, feltárhatók az eltérések, és mérhető az egyes lépések teljesítménye.
Hol szerezhető be?
Ez jellemzően az Oracle Fusion Financials állapotváltozásaiból, eseménytábláiból vagy auditnaplóiból származik. Kinyeréséhez több forrástáblát és mezőt is össze kell kapcsolni.
Példák
Számla ellenőrizveFizetési zárolás beállítvaSzámla jóváhagyvaKifizetés végrehajtva
|
|||
|
Befejezés időpontja
EndTime
|
A számlához tartozó utolsó tevékenység időbélyege. | ||
|
Leírás
A számla életciklusának utolsó eseményéhez tartozó időbélyeg, például a „Kifizetés teljesítve” vagy a „Számla törölve” eseményé. Ezt az adatot általában úgy határozzák meg, hogy minden InvoiceId értékhez megkeresik a legkésőbbi EventTime értéket. A számla teljes feldolgozási idejének kiszámításához szükséges.
Miért fontos?
Lehetővé teszi az egyes számlák teljes átfutási idejének kiszámítását. Ez alapvető KPI a folyamat egészének hatékonyságához.
Hol szerezhető be?
Számított adat: az adathalmazban minden esethez (InvoiceId) meg kell keresni a legnagyobb EventTime értéket.
Példák
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Beszállító neve
VendorName
|
A számlát benyújtó beszállító vagy szállító neve. | ||
|
Leírás
Azonosítja a számlához tartozó beszállítót. Fontos elemzési szempont, mert segítségével beszállítónként összehasonlítható a folyamat teljesítménye. Megvizsgálható például, mely beszállítóknál zárolják leggyakrabban a számlákat, hol a leghosszabb a feldolgozási idő, illetve kiknél fordul elő a legtöbb egyeztetési eltérés. Ez segít a beszállítói kapcsolatok kezelésében és az egyes beszállítókhoz köthető rendszeres problémák feltárásában.
Miért fontos?
Lehetővé teszi a beszállítónkénti teljesítményelemzést, és segít feltárni az egyes beszállítókhoz kötődő problémákat, például a gyakori késéseket, eltéréseket vagy zárolásokat.
Hol szerezhető be?
Az adat jellemzően a POZ_SUPPLIERS tábla VENDOR_NAME mezőjéből vagy kapcsolódó beszállítói táblákból származik. Az AP_INVOICES_ALL táblához a VENDOR_ID mezőn keresztül kapcsolható.
Példák
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Felhasználó
User
|
A tevékenységet végrehajtó személy felhasználói azonosítója vagy neve. | ||
|
Leírás
Azonosítja azt a munkatársat vagy rendszerfelhasználót, aki az adott folyamati lépést végrehajtotta. Lehet például a számlát rögzítő ügyintéző, a jóváhagyó vezető vagy a kifizetést végrehajtó pénzügyi munkatárs. A felhasználónkénti elemzés segít feltárni a képzési igényeket, a munkaterhelés eloszlását és a csapattagok közötti teljesítménykülönbségeket. A megfelelés és az auditálhatóság szempontjából is fontos.
Miért fontos?
Segít elemezni a munkaterhelést és a csapat teljesítményét, valamint feltárni az egyéni szűk keresztmetszeteket és képzési lehetőségeket. Az auditálhatósághoz is nélkülözhetetlen.
Hol szerezhető be?
Az adat különböző táblák felhasználóhoz kapcsolódó mezőiből, például a CREATED_BY vagy LAST_UPDATED_BY mezőből, illetve a munkafolyamat vagy a jóváhagyás előzményeit tároló táblákból származik.
Példák
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Fizetési határidő
DueDate
|
A dátum, ameddig ki kell fizetni a számlát. | ||
|
Leírás
A számla kelte és a fizetési feltételek alapján kiszámított dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni a késedelmi díjak elkerülése és a jó beszállítói kapcsolat fenntartása érdekében. Fontos adat a határidőre történő fizetés nyomon követéséhez és a cash flow kezeléséhez. A „Határidőre történő kifizetések aránya” KPI a „Kifizetés dátumának” és ennek a „Fizetési határidőnek” az összevetésével számítható ki.
Miért fontos?
Nélkülözhetetlen a határidőre történő kifizetések arányának méréséhez, a cash flow kezeléséhez és a késedelmi díjak elkerüléséhez. A fizetési szabályok betartásának ellenőrzéséhez is fontos mező.
Hol szerezhető be?
Ez közvetlen mezőként szerepelhet egy fizetési ütemezési táblában, például az AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL táblában, vagy az INVOICE_DATE és a fizetési feltételek alapján számítható ki.
Példák
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Kifizetés dátuma
PaymentDate
|
A számla kifizetésének dátuma. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum rögzíti a tényleges kifizetés dátumát. Segítségével megerősíthető, hogy az adott számla feldolgozása befejeződött. A kifizetés dátumának és a fizetési határidőnek az összevetése alapvető a határidőre történő kifizetések arányának kiszámításához és a korai fizetési kedvezmények elemzéséhez. A treasury és a cash flow kezelése szempontjából is fontos adat.
Miért fontos?
Lehetővé teszi a határidőre történő fizetés KPI-jainak kiszámítását és a korai fizetési kedvezmények érvényesítésének elemzését, közvetlenül támogatva a cash flow kezelését.
Hol szerezhető be?
Az adat olyan kifizetési táblákból származik, mint az AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, jellemzően az ACCOUNTING_DATE vagy a CHECK_DATE mezőből.
Példák
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Megrendelésszám
PurchaseOrderNumber
|
A számlához tartozó megrendelés azonosítója. | ||
|
Leírás
Az áruk vagy szolgáltatások beszerzését engedélyező megrendelés (PO) egyedi száma. Ez az attribútum alapvető a háromoldalú egyeztetés, vagyis a megrendelés, az áruátvétel és a számla összevetésének elemzéséhez. A PO-hoz kapcsolódó számlák gyakori eltérései a beszerzési vagy áruátvételi folyamat problémáira utalhatnak. A PO-val és anélkül feldolgozott számlák összehasonlításával a folyamatok közötti különbségek is feltárhatók.
Miért fontos?
Nélkülözhetetlen a háromoldalú egyeztetés elemzéséhez, az egyeztetési eltérések feltárásához, valamint a PO-val és anélkül feldolgozott számlák közötti különbségek megértéséhez.
Hol szerezhető be?
Az adat jellemzően a számlasortáblák, például az AP_INVOICE_LINES_ALL, és a megrendeléstáblák, például a PO_HEADERS_ALL összekapcsolásával érhető el.
Példák
PO-10056982347null
|
|||
|
Számla állapota
InvoiceStatus
|
A számla aktuális vagy végleges állapota. | ||
|
Leírás
Megmutatja a számla aktuális állapotát a folyamatban, például: „Ellenőrizve”, „Jóváhagyásra vár”, „Kifizetve” vagy „Törölve”. Ez az adat jelzi, hol tart a számla az életciklusában, és hasznos a működést bemutató dashboardokon. A végleges állapot elemzésével megérthető a folyamat kimenetele, például a törölt vagy elutasított számlák aránya.
Miért fontos?
Gyors áttekintést ad a számla kimeneteléről és aktuális állapotáról. Segít elemezni a kivételek, például a törlések arányát és a folyamat hatékonyságát.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICES_ALL tábla állapotmezőjéből vagy az AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL tábla fizetési állapotából nyerhető ki.
Példák
EllenőrizveKifizetveTörölveÚjraellenőrzés szükséges
|
|||
|
Számla összege
InvoiceAmount
|
A számla teljes pénzösszege. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum a számlán fizetendő teljes összeget jelöli. Alapvető pénzügyi mutató, amely a számlák fontossági sorrendjének meghatározásában is segít. Az összegek elemzésével kiderülhet, hogy a nagy értékű számlákat másképp dolgozzák-e fel, vagy többet késnek-e, mint a kisebb összegűek. A cash flow előrejelzését és a duplikált kifizetések elemzését támogató dashboardokhoz is fontos adat.
Miért fontos?
Lehetővé teszi a pénzügyi hatások elemzését, például a nagy értékű számlák előresorolását, az összeg szerinti feldolgozási idő vizsgálatát és a késések pénzügyi hatásának kiszámítását.
Hol szerezhető be?
Az adat az AP_INVOICES_ALL tábla INVOICE_AMOUNT mezőjéből származik.
Példák
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Egyeztetés állapota
MatchingStatus
|
Megmutatja a számlaegyeztetés eredményét. | ||
|
Leírás
Megmutatja az ellenőrzés eredményét, amely során a számlát a megrendeléssel és az áruátvétellel vetik össze (háromutas egyeztetés). Lehetséges állapotok: „Egyezik”, „Részben egyezik” vagy „Sikertelen”. Ez az adat szolgál a „3-Way Matching Failure Rate” KPI és a hozzá kapcsolódó eltéréseket elemző dashboard alapjául. Segít feltárni a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat problémáit.
Miért fontos?
Közvetlenül méri az automatizált egyeztetés sikerességét, és megmutatja azokat az eltéréseket, amelyek kézi utómunkához és fizetési késedelemhez vezetnek.
Hol szerezhető be?
Ez az állapot gyakran a számla fejlécében vagy tételsorában található, például az AP_INVOICES_ALL vagy az AP_INVOICE_LINES_ALL táblában.
Példák
SikeresSikertelen, áreltérésSikertelen, mennyiségi eltérésNem szükséges
|
|||
|
Fizetési feltételek
PaymentTerms
|
A szállítóval egyeztetett számlafizetési feltételek. | ||
|
Leírás
Meghatározza, milyen feltételekkel kell fizetni a szállítónak, például „30 napos fizetési határidő” vagy „2% kedvezmény 10 napon belüli fizetés esetén, egyébként 30 napos határidő”. Ez az adat szolgál a számla esedékességi dátumának kiszámításához, és segít azonosítani a korai fizetési kedvezmények lehetőségét. A fizetési feltételek elemzése támogatja a pénzforgalom tervezését. Az „Early Payment Discount Realization” dashboardon pedig mérhető, mennyire használja ki a vállalat az elérhető kedvezményeket.
Miért fontos?
A fizetési ütemezés és a korai fizetési kedvezményekre való jogosultság meghatározásával közvetlenül befolyásolja a pénzforgalmat és a nyereségességet.
Hol szerezhető be?
Az AP_TERMS_TL vagy az AP_TERMS_B táblában található, az AP_INVOICES_ALL táblához kapcsolva.
Példák
30 napos fizetési határidő60 napos fizetési határidő2% kedvezmény 10 napon belüli fizetés esetén, egyébként 30 napos határidő
|
|||
|
Forrásrendszer
SourceSystem
|
A rendszer, amelyből az adatokat kinyerték. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum azonosítja az adatok forrását, amely ennél a folyamatnál jellemzően az „Oracle Fusion Financials”. Több rendszer használatakor, például külön OCR-beolvasó rendszer esetén, ez a mező segít megkülönböztetni az egyes események forrását. Nyomon követhetővé teszi az adatok eredetét, és kontextust ad, különösen több platform adatainak összekapcsolásakor.
Miért fontos?
Fontos információt ad az adatok eredetéről, biztosítja a nyomon követhetőséget, és segít több rendszer adatainak integrációjában.
Hol szerezhető be?
Ez általában az adatkinyerés beállításakor meghatározott, állandó érték.
Példák
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
|
Határidőre fizetve
IsOnTimePayment
|
Jelzi, hogy a számlát az esedékesség napjáig kifizették-e. | ||
|
Leírás
A „Fizetés dátuma” és az „Esedékesség dátuma” összehasonlításából számított logikai érték (True/False). True az érték, ha a fizetés dátuma az esedékesség napján vagy korábban van. Ez az adat közvetlenül támogatja a „On-Time Payment Rate” KPI kiszámítását, és fontos a fizetési szabályok betartásának nyomon követéséhez, valamint a szállítói kapcsolatok kezeléséhez.
Miért fontos?
Közvetlenül méri a fizetési feltételek betartását, ami fontos a szállítói kapcsolatok, a pénzügyi tervezés és a késedelmi díjak elkerülése szempontjából.
Hol szerezhető be?
Más mezőkből számított adat. A logika: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Példák
truefalse
|
|||
|
Jóváhagyó
Approver
|
A számlát kifizetésre jóváhagyó személy. | ||
|
Leírás
Azonosítja azt a felhasználót vagy vezetőt, aki a számlához megadta a végső vagy valamelyik fontos jóváhagyást. Ez az adat szükséges az „Invoice Approval Cycle Time” dashboardhoz, amely jóváhagyónként bontja le a jóváhagyási időket. Elemzésével feltárhatók a jóváhagyási hierarchia szűk keresztmetszetei, azonosíthatók a túlterhelt munkatársak, és ellenőrizhető, hogy a jóváhagyások megfelelnek-e a hatáskör-átruházási szabályoknak.
Miért fontos?
A jóváhagyási munkafolyamat elemzéséhez, az egyes jóváhagyók okozta szűk keresztmetszetek feltárásához és a jóváhagyási szabályoknak való megfelelés ellenőrzéséhez szükséges.
Hol szerezhető be?
Ez az adat jellemzően az Oracle workflow-tábláiban, például a jóváhagyás-kezelő motorhoz (AME) kapcsolódó táblákban vagy az auditnaplókban található.
Példák
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Számla kelte
InvoiceDate
|
A beszállító számláján feltüntetett dátum. | ||
|
Leírás
A beszállító által kiállított számla dátuma. A megállapodott fizetési feltételek alapján ez szolgál a fizetési határidő meghatározásának alapjául. Ha összeveti a számla keltét a rendszerbe rögzítés dátumával, vagyis a „Számla létrehozva” tevékenységgel, feltárhatja a számlabenyújtás vagy -feldolgozás késéseit. Így azonosíthatók azok a korai szakaszban jelentkező szűk keresztmetszetek, amelyek veszélyeztethetik a határidőre történő fizetést és a kedvezmények érvényesítését.
Miért fontos?
Alapul szolgál a fizetési határidő kiszámításához, és segít feltárni a számla kiállítása és a szállítói számlafeldolgozásba való bekerülése közötti késéseket.
Hol szerezhető be?
Az adat az AP_INVOICES_ALL tábla INVOICE_DATE mezőjéből származik.
Példák
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Számla pénzneme
InvoiceCurrency
|
A számla összegének pénzneme. | ||
|
Leírás
Megadja, milyen pénznemben állították ki a számlát, például USD, EUR vagy GBP. Több országot vagy pénznemet érintő elemzéseknél nélkülözhetetlen. Kontextust ad a számla összegéhez, és segít a pénzügyi mutatók helyes értelmezésében. Nemzetközi szervezeteknél a pénzügyi adatok szűrésének és csoportosításának fontos szempontja.
Miért fontos?
A „Számla összege” értelmezéséhez szükséges kontextust ad, így pontosabb pénzügyi elemzés és jelentéskészítés végezhető, különösen több országban működő szervezeteknél.
Hol szerezhető be?
Az adat az AP_INVOICES_ALL tábla INVOICE_CURRENCY_CODE mezőjéből származik.
Példák
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Történt utómunka
IsRework
|
Jelzi, hogy a számlán kellett-e utómunkát végezni. | ||
|
Leírás
Logikai érték (True/False), amely jelzi, ha a számlánál ismétlődő lépésekből álló utómunka történt, például többször kellett ellenőrizni, vagy a folyamat egy későbbi szakaszából vissza kellett lépni egy korábbira, például „Jóváhagyásra vár” állapotból „Újraellenőrzés szükséges” állapotba. Az érték jellemzően a tevékenységek sorrendjének elemzésével állapítható meg. Segítségével kiszámítható a „Invoice Rework Rate”, és feltárhatók a folyamat hatékonysági problémái.
Miért fontos?
Méri a felesleges utómunka gyakoriságát, és segít feltárni a folyamatkivételek és az elpazarolt munka kiváltó okait.
Hol szerezhető be?
Számított adat. Az egyes esetek tevékenységsorozatának elemzésével állapítható meg, hogy ismétlődnek-e lépések, vagy visszafelé halad-e a folyamat.
Példák
truefalse
|
|||
|
Utolsó adatfrissítés
LastUpdateDate
|
Az utolsó adatfrissítés időbélyege. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum jelzi, mikor nyerték ki legutóbb a folyamathoz tartozó adatokat a forrásrendszerből. Minden frissítéskor a teljes adathalmazhoz rendelt metaadatmező. Segít megérteni, mennyire frissek az adatok, és milyen időszakot fed le az elemzés. Átláthatóvá teszi az adatokat, és támogatja az eredmények helyes értelmezését.
Miért fontos?
Tájékoztat az adatok aktualitásáról, az elemzés által lefedett időszakról és az utolsó frissítés időpontjáról.
Hol szerezhető be?
Ez az érték az adatkinyeréskor jön létre, és ekkor kerül az adathalmazba.
Példák
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Üzleti egység
BusinessUnit
|
A számláért felelős üzleti vagy működési egység. | ||
|
Leírás
Azonosítja azt az üzleti egységet, részleget vagy költséghelyet, amelynél a kiadás felmerült. Ez fontos szempont a szervezeti elemzésben, mert lehetővé teszi a folyamat teljesítményének összehasonlítását a vállalat különböző területei között. Segít megállapítani, hogy például a hosszú jóváhagyási idő vagy a sok kivétel egyes üzleti egységekre összpontosul-e, így célzottan fejleszthetők a folyamatok.
Miért fontos?
Lehetővé teszi a szervezeti egységek teljesítményének összehasonlítását, és segít feltárni az egyes részlegekre jellemző szűk keresztmetszeteket és megfelelési problémákat.
Hol szerezhető be?
Ez az adat gyakran az AP_INVOICES_ALL tábla ORG_ID mezőjében található. Az üzleti egység neve HR-szervezeti táblákkal való összekapcsolással kérdezhető le.
Példák
Észak-amerikai értékesítésEurópai működésKözponti pénzügy
|
|||
|
Visszatartás oka
HoldReason
|
A számla visszatartásának oka. | ||
|
Leírás
Ha a számla nem léphet tovább a kifizetés felé, visszatartják. Ez az adat rögzíti a visszatartás konkrét okát, például „Áreltérés”, „Mennyiségi eltérés” vagy „Áruátvételre vár”. A visszatartási okok elemzése segít feltárni a folyamat megszakadásának és késedelmének kiváltó okait. Közvetlenül támogatja a kivételeket és az ismételt munkát figyelő dashboardokat.
Miért fontos?
Feltárja a fizetési késedelmek és a számlákkal kapcsolatos kivételek kiváltó okait, így konkrét támpontot ad a folyamat fejlesztéséhez és a szállítókkal való egyeztetéshez.
Hol szerezhető be?
Az adat például az AP_HOLDS_ALL táblából származik, amely a számlához kapcsolódó visszatartási okot vagy kódot tartalmazza.
Példák
ÁreltérésA számlázott mennyiség meghaladja az átvett mennyiségetDuplikált számla
|
|||
A szállítói számlák feldolgozásának tevékenységei
| Tevékenység | Leírás | ||
|---|---|---|---|
|
Kifizetés elszámolva
|
A folyamat utolsó tevékenysége, amely megerősíti, hogy a bank elszámolta a kifizetést. Az eseményt általában az Oracle Cash Management banki egyeztetés utáni állapotfrissítései rögzítik. | ||
|
Miért fontos?
Ez jelöli a teljes folyamat tényleges végét, és ez adja a legpontosabb adatot az „Átlagos számla-átfutási idő” méréséhez. Ezzel zárul le a teljes pénzügyi tranzakció.
Hol szerezhető be?
Az AP_CHECKS_ALL táblában a kifizetési állapot „CLEARED” értékre változásából következtethető ki. Az esemény időbélyegét a CLEARED_DATE oszlop tartalmazza.
Rögzítés
A CLEARED_DATE mező kitöltése az AP_CHECKS_ALL táblában.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Kifizetés ütemezve
|
Azt jelöli, amikor a jóváhagyott számla bekerül egy Payment Process Request (PPR) vagy fizetési kötegbe, de még nem fizették ki. Az esemény a fizetési ütemezési rekordok véglegesítésekor rögzíthető. | ||
|
Miért fontos?
Ez a tevékenység köti össze a jóváhagyást a tényleges kifizetéssel. Az ebben a szakaszban eltöltött idő elemzése fontos a cash flow előrejelzéséhez és kezeléséhez.
Hol szerezhető be?
Az AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL táblában a számlához tartozó checkrun_id kitöltéséből következtethető ki. Időbélyegként a PPR létrehozási dátuma használható.
Rögzítés
A számla hozzárendelése egy Payment Process Requesthez (PPR).
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Kifizetés végrehajtva
|
Azt a pillanatot jelöli, amikor létrejön a kifizetés, és elindul a beszállító felé. Ez közvetlenül rögzített esemény, amely akkor keletkezik, amikor a számlához kapcsolódó kifizetési rekord jön létre. | ||
|
Miért fontos?
Fontos mérföldkő a „Határidőre történő kifizetések aránya” és a „Számla teljes átfutási ideje” méréséhez. Azt jelzi, hogy a vállalat teljesítette pénzügyi kötelezettségét.
Hol szerezhető be?
Ez közvetlenül rögzített esemény, amely akkor keletkezik, amikor az AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL táblában létrejön a számlát és a kifizetést összekapcsoló rekord. Időbélyegként az ACCOUNTING_DATE vagy a CREATION_DATE használható.
Rögzítés
Az AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL táblában létrejön a számlát és a kifizetést összekapcsoló rekord.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Számla ellenőrizve
|
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a rendszer sikeresen elvégezte a számlaadatok automatikus ellenőrzését, például a formátum és a beszállító egyezésének vizsgálatát. Az esemény a számla ellenőrzési állapotának változásával rögzíthető. | ||
|
Miért fontos?
Azt jelzi, hogy a számla készen áll a további feldolgozásra, például az egyeztetésre vagy a jóváhagyásra. Ha sok idő telik el a következő lépésig, az adatbeviteli problémára utalhat. Ez az információ támogatja a „Számlaadat-rögzítési hibák elemzése” dashboardot.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICES_ALL tábla VALIDATION_STATUS oszlopának „Validated” értékre változásából következtethető ki. Az időbélyeg az adott mező auditnaplójából vagy előzménytáblájából nyerhető ki.
Rögzítés
Az AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS értéke „Validated” lesz.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Számla jóváhagyva
|
A számla végső jóváhagyását jelöli, amely engedélyezi a kifizetést. Ez a fontos mérföldkő a munkafolyamat állapotmezőjének végleges, jóváhagyott állapotra frissítéséből következtethető ki. | ||
|
Miért fontos?
Fontos mérföldkő, amely lezárja a jóváhagyási folyamatot. Nélkülözhetetlen a „Számla jóváhagyási ideje” kiszámításához és a jóváhagyókhoz kapcsolódó szűk keresztmetszetek feltárásához.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICES_ALL tábla WFAPPROVAL_STATUS oszlopának „Manually Approved”, „Workflow Approved” vagy hasonló végleges jóváhagyási állapotra változásából következtethető ki.
Rögzítés
Az AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS értéke jóváhagyott állapotra változik.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Számla létrehozva
|
A rendszerben rögzített számla első létrehozását jelöli. A számla kézi rögzítéssel, beolvasással (OCR) vagy elektronikus adatcserével (EDI) kerülhet be a rendszerbe. Az esemény akkor rögzíthető, amikor új rekord jön létre az elsődleges számlatáblában. | ||
|
Miért fontos?
Ez jelöli a számlafeldolgozás életciklusának tényleges kezdetét. Az esemény és a későbbi lépések közötti idő elemzésével feltárhatók a korábbi szakaszok késései, és meghatározható a teljes folyamat időtartama.
Hol szerezhető be?
Ez a számlarekord létrehozási időbélyegéből származó, közvetlenül rögzített esemény az AP_INVOICES_ALL táblában, jellemzően a CREATION_DATE oszlop alapján.
Rögzítés
A rekord létrehozásának időbélyege az AP_INVOICES_ALL táblában.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Egyeztetés elvégezve
|
A számla és egy megrendelés (PO), illetve áruátvételi bizonylat (GRN) rendszer vagy felhasználó általi egyeztetését jelöli. Az esemény akkor rögzíthető, amikor frissül a számla egyeztetési állapota. | ||
|
Miért fontos?
A PO-alapú számlák feldolgozásának fontos lépése, amely közvetlenül befolyásolja a „Háromoldalú egyeztetési eltérések alakulása” elemzést. Az itt jelentkező hibák és késések a folyamat szűk keresztmetszeteinek gyakori okai.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICES_ALL táblában a WFAPPROVAL_STATUS vagy egy hasonló egyeztetési állapotmező frissítéséből következtethető ki, hogy történt egyeztetési kísérlet.
Rögzítés
A PO-egyeztetéshez kapcsolódó állapotváltozás időbélyege.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Fizetési zárolás beállítva
|
Azt jelzi, hogy zárolták a számlát, ezért nem fizethető ki. Ez közvetlenül rögzített esemény: akkor keletkezik, amikor zárolási rekord jön létre a számlához, gyakran eltérés vagy szabályszegés miatt. | ||
|
Miért fontos?
Közvetlenül feltárja a folyamati kivételeket és szűk keresztmetszeteket. A gyakori feldolgozási problémák megértéséhez érdemes elemezni a zárolás okát és időtartamát.
Hol szerezhető be?
Ez közvetlenül rögzített esemény, amely akkor keletkezik, amikor új bejegyzés jön létre az AP_HOLDS_ALL táblában az adott INVOICE_ID-hoz kapcsolva.
Rögzítés
A rekord létrehozásának időbélyege az AP_HOLDS_ALL táblában.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Fizetési zárolás feloldva
|
A probléma megoldását és a zárolás feloldását jelöli, amely után a számla folytathatja útját a kifizetés felé. Az esemény a zárolási rekord feloldási adatainak frissítésekor rögzíthető. | ||
|
Miért fontos?
Azt méri, mennyi idő alatt sikerül megoldani az eltéréseket. A „Fizetési zárolás beállítva” eseménnyel együtt megmutatja az utómunka és a kivételkezelés időtartamát és hatását.
Hol szerezhető be?
A meglévő zárolási rekord RELEASE_LOOKUP_CODE és LAST_UPDATE_DATE oszlopainak kitöltéséből következtethető ki az AP_HOLDS_ALL táblában.
Rögzítés
Az AP_HOLDS_ALL rekord frissítésének időbélyege a feloldás adataival.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Jóváhagyás elindítva
|
Azt jelzi, hogy a számla bekerült a jóváhagyási munkafolyamatba, és továbbították az első jóváhagyónak. Az esemény a számla munkafolyamat-állapotának változásából következtethető ki. | ||
|
Miért fontos?
Ez a tevékenység indítja el a „Számla jóváhagyási ideje” KPI mérését. Segít elkülöníteni az adatokra várakozás idejét a jóváhagyóra várakozás idejétől.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICES_ALL tábla WFAPPROVAL_STATUS mezőjének munkafolyamat előtti állapotról „Initiated” vagy hasonló, függőben lévő állapotra változásából következtethető ki.
Rögzítés
Az AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS értéke „Initiated” lesz.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Korai kifizetés teljesítve
|
Számított esemény, amely azt jelzi, hogy a kedvezmény érvényesítése érdekében a számlát a határidő előtt fizették ki. Az esemény a tényleges kifizetési dátum és a fizetési ütemezésben tárolt kedvezményes feltételek összevetésével állapítható meg. | ||
|
Miért fontos?
Közvetlenül támogatja a „Korai fizetési kedvezmények érvényesítése” dashboardot. Segít számszerűsíteni a hatékony szállítói számlafeldolgozás pénzügyi előnyeit, és feltárni az elszalasztott lehetőségeket.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL táblából származó kifizetési dátum és az AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL tábla kedvezményes dátummezőinek (DISCOUNT_DATE) összevetésével számítható ki.
Rögzítés
Vesse össze a kifizetés dátumát a kedvezmény érvényesítésére jogosító dátummal.
Eseménytípus
calculated
|
|||
|
Számla elutasítva
|
Azt jelzi, hogy a jóváhagyó elutasította a számlát, így a folyamat megáll, és általában javításra, majd újbóli benyújtásra van szükség. Az esemény a jóváhagyási munkafolyamat állapotváltozásaként rögzíthető. | ||
|
Miért fontos?
Jelentős utómunka-kört tár fel a folyamatban. Az elutasítások gyakoriságának és okainak elemzésével kiderülhetnek a szabályok félreértései vagy a rendszeres adatproblémák.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICES_ALL tábla WFAPPROVAL_STATUS oszlopának „Rejected” értékre változásából következtethető ki. A munkafolyamat előzményeit tároló táblák további részleteket is tartalmazhatnak.
Rögzítés
Az AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS értéke „Rejected” lesz.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Számla törölve
|
A számlafeldolgozás kifizetés előtti lezárását jelöli. Ez közvetlenül rögzített művelet: akkor történik, amikor a felhasználó törli a számlát, és kitöltődik a törlés dátuma. | ||
|
Miért fontos?
A számla sikertelen, végleges lezárását jelöli. A törlések gyakoriságának és okainak elemzése feltárhatja a beszerzés vagy a beszállítói kapcsolatok korábbi szakaszaiban jelentkező problémákat.
Hol szerezhető be?
Az AP_INVOICES_ALL tábla CANCELLED_DATE oszlopának kitöltéséből következtethető ki. Maga a dátum szolgál az esemény időbélyegeként.
Rögzítés
A CANCELLED_DATE mező kitöltése az AP_INVOICES_ALL táblában.
Eseménytípus
inferred
|
|||
Útmutatók az adatok kinyeréséhez
Készen áll a kezdésre?
Használja ezt az adatsablont a folyamatbányászat elindításához és a szállítói számlák feldolgozásának érdemi fejlesztéséhez. Kezdje el még ma pénzügyi munkafolyamatai átalakítását.
Csökkentse 60%-kal a szállítói számlák feldolgozási költségét: kezdje el most
Automatizálja a szállítói számlák feldolgozását, csökkentse a hibákat, és takarítson meg 60%-ot.
Bankkártya nem szükséges • Beállítás percek alatt