Adatsablon az Order-to-Cash számlázási folyamatához

A számlaszám, amelyet az SAP-ban számlázási bizonylatszámnak neveznek, egyedileg azonosít minden számlázási tranzakciót. Ez az összekötő kulcs kapcsolja össze a számlához tartozó tevékenységeket a létrehozástól és könyveléstől a fizetés beérkezéséig és egyeztetéséig.

A process miningben ez az attribútum elengedhetetlen az esetek összerendeléséhez. Az azonos számlaszámhoz tartozó események egy folyamatpéldányba kerülnek, így minden számla teljes életciklusa elemezhető. Ez lehetővé teszi a ciklusidők mérését, az eltérések feltárását és az egyes számlák útjának elemzését.

Ez az alapvető azonosító kapcsolja egyetlen esetbe a számlázáshoz tartozó tevékenységeket, így lehetővé teszi a teljes folyamat elemzését.

SAP-tábla: VBRK, mező: VBELN

Az esemény időpontja minden tevékenységhez megadja a dátumot és az időt, így ez adja a folyamat időrendi alapját. Ez az időbélyeg elengedhetetlen a számlázási folyamat lépései közötti időtartamok, ciklusidők és várakozási idők kiszámításához.

Az elemzés során az esemény időpontja alapján rendezhetők sorba a tevékenységek, számíthatók ki az olyan teljesítménymutatók, mint a vevői kintlévőségi idő és a számlakibocsátási ciklusidő, valamint feltárhatók az időbeli szűk keresztmetszetek. Segítségével nyomon követhető, hogyan változik a folyamat teljesítménye, és mennyi ideig tartanak a számlázási ciklus egyes szakaszai.

Megadja az események időrendi sorrendjét, amely elengedhetetlen az időalapú mutatók, például a ciklusidők és az időtartamok kiszámításához.

A tevékenységtől függően különböző dátum- és időmezőkből származik, például a létrehozás dátumából és időpontjából (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), a módosítás időbélyegéből (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) vagy a könyvelés dátumából (BKPF-BUDAT).

A tevékenység neve a számlázási életciklus egy adott lépését vagy mérföldkövét jelöli. A tevékenységek különböző SAP-adatokból származnak, például tranzakciókódokból, bizonylatstátusz-változásokból vagy naplóbejegyzésekből. Ezekből áll össze a folyamat lépéseinek sorrendje.

A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzése a process mining alapja. Segít megjeleníteni a folyamattérképet, feltárni a gyakori és ritka folyamatváltozatokat, azonosítani a lépések közötti szűk keresztmetszeteket, valamint mérni az értéket nem teremtő tevékenységek, például az utómunka vagy a sztornózás gyakoriságát.

Ez az attribútum határozza meg a folyamat lépéseit, így megjeleníthető a folyamattérkép, és elemezhető a folyamat menete, változatossága és szűk keresztmetszetei.

Többféle forrásból származhat, például tranzakciókódokból (SY-TCODE), módosítási bizonylatok státuszaiból (CDHDR/CDPOS táblák) vagy üzleti workflow-naplókból, például az SWW_WI2OBJ táblából.

A befejezés időpontja jelzi, mikor ért véget egy tevékenység. A process mining során ezt gyakran az eset következő tevékenységének kezdési időpontjából állapítják meg. Ha a rendszer a kezdési és befejezési eseményeket is naplózza, az adat közvetlenül is kinyerhető.

Ez az attribútum szükséges az egyes tevékenységek feldolgozási idejének kiszámításához. A kezdési időpontot kivonva a befejezés időpontjából megmérhető az egyes lépések időtartama. Ez segít a szűk keresztmetszetek feltárásában, például a számlajóváhagyás késedelmeinek azonosításában.

Lehetővé teszi az egyes tevékenységek pontos feldolgozási idejének kiszámítását, ami alapvető a szűk keresztmetszetek feltárásához.

Ez a process mining során származtatott attribútum. Általában az eset eseménysorában következő esemény StartTime értékéből számítják ki. Egyes esetekben külön táblákban is szerepelhet a befejezés időpontja.

Ez az attribútum rögzíti annak az SAP-felhasználónak az azonosítóját, aki egy adott eseményért felelős, például számlát állít ki, bizonylatot könyvel vagy befizetést egyenlít ki. Összekapcsolja a folyamat lépéseit az azokat végrehajtó személyekkel vagy csapatokkal.

A felhasználónév szerinti elemzés segít azonosítani a kiemelkedően teljesítő munkatársakat, a képzési igényeket és a munkaterhelés egyenlőtlenségeit. A megfelelés vizsgálatához is fontos, mert megmutatja, ki hajtotta végre a kritikus tevékenységeket, és feltárja, hogyan végzik ugyanazt a folyamatot a különböző felhasználók.

A folyamattevékenységeket konkrét felhasználókhoz kapcsolja, így egyéni és csapatszinten is elemezhető a munkaterhelés, a teljesítmény és a megfelelés.

A létrehozási eseményeknél a VBRK-ERNAM mezőből származik. A későbbi módosításoknál a módosítási előzményeket tároló táblákban, például a CDHDR-USERNAME mezőben vagy a workflow-naplókban található.

A fizetési határidő a számla dátuma és a megállapodott fizetési feltételek alapján számítható ki. Ez az a végső dátum, ameddig a fizetésnek be kell érkeznie ahhoz, hogy a számla ne váljon lejárttá.

Ez az attribútum elengedhetetlen a követeléskezelés hatékonyságának nyomon követéséhez és a cash flow előrejelzéséhez. Közvetlenül felhasználható a határidőre történő fizetések arányát mérő KPI kiszámításához és a számlák korosítási riportok szerinti csoportosításához. A határidő és a tényleges fizetési dátum közötti eltérések elemzésével értékelhetők a különböző fizetési feltételek.

Meghatározza a vevő fizetési határidejét, ezért elengedhetetlen a határidőre történő fizetések arányának kiszámításához és a vevőkövetelések kezeléséhez.

Ez a dátum nincs közvetlenül tárolva. Az SAP szabványos dátum-meghatározó funkciói a számla dátuma (VBRK-FKDAT) és a fizetési feltételek kódja (VBRK-ZTERM) alapján számítják ki.

A régió attribútum a vevő címéhez tartozó földrajzi területet, például államot vagy tartományt jelöli. Az adat jellemzően a vevőtörzsben található.

Ez az attribútum a regionális számlázási teljesítményt bemutató dashboard egyik alapja. Segítségével összehasonlíthatók a fő mutatók, például a ciklusidők, a hibaarányok és a DSO a különböző régiók között. Az összehasonlítás feltárhatja a folyamatvégrehajtás, a megfelelés vagy a hatékonyság regionális eltéréseit, és alapot adhat a célzott fejlesztéshez, valamint a bevált gyakorlatok egységesítéséhez.

Lehetővé teszi a számlázási teljesítmény földrajzi területek szerinti összehasonlítását, így feltárhatók a regionális eltérések és egységesíthetők a folyamatok.

A KNA1 vevőtörzsadat-táblából származik (mező: REGIO), a számlafejlécben szereplő fizetőazonosító (VBRK-KUNRG) alapján összekapcsolva.

A számla dátuma, amelyet az SAP-ban számlázási dátumnak is neveznek, számos pénzügyi számítás kiindulópontja. Ez alapján határozzák meg a fizetési feltételeket, a fizetési határidőt és a követelés korát.

Ez az eset szintjén fontos pénzügyi attribútum. Ez az alapja a vevői kintlévőségi időt (DSO) mérő KPI kiszámításának és a lejárt számlákról készített korosítási riportoknak, amelyek nélkülözhetetlenek a cash flow és a követelések kezeléséhez.

Ez a pénzügyi számítások elsődleges dátuma, a DSO, a fizetési határidők és a számlák korosítási elemzésének kiindulópontja.

SAP-tábla: VBRK, mező: FKDAT

Ez az attribútum a számlázott áruk vagy szolgáltatások teljes, adó nélküli pénzértékét jelöli. Minden számlához alapvető pénzügyi adat.

A számla összege számos elemzésben felhasználható. Lehetővé teszi a folyamat érték szerinti csoportosítását, például annak vizsgálatát, hogy a nagy értékű számlákat másképp dolgozzák-e fel, vagy gyakrabban késnek-e. Emellett a pénzügyi riportok és a fennálló követelések összértékének kiszámításához is alapul szolgál.

Megmutatja az egyes számlák pénzügyi értékét, így lehetővé teszi az érték szerinti elemzést, a követeléskezelési prioritások meghatározását és a pénzügyi hatás felmérését.

SAP-tábla: VBRK, mező: NETWR

Ez az attribútum a számlázott vevő hivatalos nevét azonosítja. Az SAP központi vevőtörzsadataiból származik.

A vevőnkénti elemzés feltárja az egyes ügyfelekre jellemző mintákat. Megmutathatja például, mely vevők fizetnek rendszeresen késve, kik nyújtják be a legtöbb reklamációt, vagy mely ügyfeleknél a legkevésbé hatékony a számlázás. Ez célzottabb ügyfélkapcsolat-kezelést és a vevőkre szabott követeléskezelési stratégiákat tesz lehetővé.

Lehetővé teszi a vevőnkénti elemzést, így feltárhatók az egyes ügyfelek fizetési szokásai, reklamációinak gyakorisága és a folyamataik hatékonysági problémái.

A KNA1 vevőtörzsadat-táblából származik (mező: NAME1), a számlafejlécben szereplő fizetőazonosító (VBRK-KUNRG) alapján összekapcsolva.

Ha az ügyfél vitat egy számlát, általában rögzítik a reklamáció okát. Ilyen lehet például az árazási hiba, a hibás mennyiség vagy a sérült áru. Az adat az SAP Dispute Management moduljában vagy szöveges megjegyzésként is szerepelhet.

A reklamációs okok elemzése alapvető a számlázási hibaarány KPI méréséhez és a hibák vizsgálatához. Segít feltárni a számlázási pontatlanságok kiváltó okait, így a vállalat megszüntetheti a korábbi folyamatokban jelentkező rendszerszintű problémákat, javíthatja a számlák minőségét és növelheti az ügyfelek elégedettségét.

Megmutatja, miért vitatják az ügyfelek a számlákat, így közvetlenül feltárhatók a számlázási hibák és az ügyfél-elégedetlenség kiváltó okai.

Az SAP Dispute Management használata esetén az adat például az UDM_DISPUTE táblában található. Más esetben a kapcsolódó bizonylatok okkódjaiból vagy szöveges mezőiből nyerhető ki.

A fizetési állapot megmutatja, hol tart a számla a követeléskezelési folyamatban. Az SAP-ban ez nem egyetlen mező, hanem a kapcsolódó könyvelési bizonylat kiegyenlítési állapota alapján állapítható meg.

Ez az attribútum szükséges a lejárt, kifizetetlen számlákat bemutató dashboardhoz. Segítségével a nyitott számlák állapot és kor szerint csoportosíthatók, így a követeléskezelő csapat hatékonyabban rangsorolhatja a teendőket. Az állapotváltozások követésével maga a követeléskezelési folyamat is nyomon követhető.

Egy pillantással megmutatja, hol tart a számla követeléskezelése. Ez segít a kintlévőségek kezelésében és a behajtási feladatok rangsorolásában.

A könyvelési bizonylat (VBRK-BELNR) kiegyenlítési állapota alapján állapítható meg, például a BSID (nyitott tételek) és a BSAD (kiegyenlített tételek) pénzügyi táblákból.

A fizetési feltételek az ügyféllel előre egyeztetett szabályok, amelyek meghatározzák, mikor esedékes a számla kifizetése. Ilyen például a „30 napos fizetési határidő”, illetve a „2/10, nettó 30” feltétel, amely 2% kedvezményt ad, ha az ügyfél 10 napon belül fizet, ellenkező esetben pedig 30 nap a határidő.

A fizetési feltételek elemzésével felmérhető, mennyire hatékonyak. Ha összeveti az egyes feltételeket a tényleges fizetési idővel, megállapíthatja, melyek ösztönzik leginkább a gyors fizetést. Ezek alapján módosíthatja a feltételeket, és javíthatja a pénzforgalmat.

Megadja az egyeztetett fizetési ütemezést, így elemezhető, mely feltételek segítik leginkább az ügyfeleket abban, hogy időben fizessenek.

SAP-tábla: VBRK, mező: ZTERM

Ez az attribútum jelzi az adatok forrását, ami különösen hasznos több SAP-példányt vagy más integrált rendszereket használó környezetben. Jellemzően a rendszerazonosítót és a klienst tartalmazza.

Az elemzésben segít összehasonlítani a különböző rendszerek vagy szervezeti egységek folyamatait és teljesítményét. Nyomon követhetővé teszi az adatok eredetét, és kontextust ad, különösen akkor, ha több forrás adataiból készül egységes folyamatnézet.

Fontos információt ad az adatok eredetéről, így több rendszer használatakor is egyértelmű marad az értelmezés, és támogatja az adatirányítást.

Ez jellemzően az adatkinyerés során meghatározott, statikus érték, amely gyakran a rendszerazonosítót (SY-SYSID) és a klienst (SY-MANDT) egyesíti.

Ez a számított attribútum a tényleges fizetési dátumot veti össze a fizetési határidővel. Értéke „true”, ha a fizetés határidőre történt, és „false”, ha késve.

Ez a jelző egyszerűsíti a határidőre történő fizetések arányát mérő KPI kiszámítását és megjelenítését. Segítségével könnyen szűrhetők és csoportosíthatók a számlák, így összehasonlíthatók a késve és határidőre kifizetett számlák jellemzői. Ezzel feltárhatók az egyes ügyfelekhez, régiókhoz vagy fizetési feltételekhez kapcsolódó késedelmes fizetési minták.

Egyértelműen jelzi, hogy az egyes számlákat határidőre vagy késve fizették-e ki, így egyszerűbb a teljesítmény mérése és a határidőre történő fizetések arányát mérő KPI követése.

Ez egy számított mező. A logika összeveti az „Ügyfél fizetése beérkezett” tevékenység időbélyegét a „PaymentDueDate” attribútum értékével.

Ha a számla hibás, és jóváírásra van szükség, általában okot rendelnek a jóváíró bizonylathoz. Így rendszerezhető, mi vezetett a számlázási hibához.

Ez az attribútum közvetlenül támogatja a számlázási hibaarány KPI mérését. A jóváírások okainak összesítésével és elemzésével a vállalat azonosíthatja a leggyakoribb hibákat, például az árazási tévedéseket vagy a termékvisszaküldéseket. Az elemzés alapján fejleszthetők a folyamatok, csökkenthető a pénzügyi korrekciók és az ismételt munka szükségessége.

Csoportosítja a jóváírások okait, így feltárhatók a számlázási hibák leggyakoribb forrásai, és javítható a minőség.

SAP-tábla: VBRK, mező: AUGRU (rendelés oka). Ezt a mezőt a később kiszámlázott jóváírási és terhelési igényeknél használják.

Ez az attribútum jelzi, milyen pénznemben szerepelnek a számlaösszegek, például USD-ben, EUR-ban vagy JPY-ben. Megadja a pénzösszegek értelmezéséhez szükséges kontextust.

Nemzetközi szervezeteknél a pénznem ismerete elengedhetetlen a pontos pénzügyi elemzéshez és riportokhoz. Lehetővé teszi az összegek közös riportolási pénznemre váltását, valamint a számlázási teljesítmény összehasonlítását az eltérő helyi pénznemeket használó régiók között.

Megadja a pénzösszegek értelmezéséhez szükséges kontextust, és segíti a pontos pénzügyi elemzést és riportolást, különösen több országban működő szervezeteknél.

SAP-tábla: VBRK, mező: WAERK

A számlázási bizonylat típusa a számlázási folyamat tranzakcióit besoroló fontos mező. Meghatározza a bizonylat feldolgozásának módját, többek között a számtartományt és a könyvelési szabályokat.

Az attribútum alapján a folyamat adott tranzakciótípusokra szűrhető. Külön folyamatnézet készíthető például a jóváíró bizonylatokról, hogy megérthetők legyenek a pénzügyi korrekciók okai és lépései. A normál számlák a sztornóktól elkülönítve is elemezhetők, így tisztább képet kaphat az alapvető számlázási folyamatról.

Besorolja a tranzakciókat, így külön elemezhetők például a normál számlák, a jóváíró bizonylatok és a sztornók.

SAP-tábla: VBRK, mező: FKART

Ez az attribútum rögzíti, mikor történt utoljára adatkinyerés a forrásrendszerből. Olyan metaadatmező, amely segít megítélni, mennyire frissek az elemzett adatok.

Az információval ellenőrizhető, hogy az elemzés mennyire naprakész, és megtervezhetők az adatfrissítések. Így az érintettek a process mining dashboardok és elemzések alapján hozott döntéseknél figyelembe vehetik az adatok aktualitását.

Jelzi az adatok frissességét, ami elengedhetetlen az elemzés megbízhatóságának és a működés aktuális állapotához való relevanciájának megítéléséhez.

Ezt az időbélyeget az ETL-folyamat során generálják, majd minden rekordhoz hozzárendelik.

Az SAP Financials rendszerben a vállalati kód alapvető szervezeti egység. Egy jogilag önálló vállalatot jelöl, amelynek pénzügyi kimutatásai készülnek. Minden számlázási bizonylat egy adott vállalati kódhoz tartozik.

Több vállalatból álló szervezeteknél a vállalati kód szerinti elemzés segít összehasonlítani a folyamatok teljesítményét, a pénzügyi mutatókat, például a DSO-t, valamint a megfelelést az egyes jogi egységek között. A folyamatok dashboardjain szervezeti szintű szűrésre is használható.

Lehetővé teszi a folyamatok jogi egység szerinti elemzését, így összehasonlítható a teljesítmény, és konszolidálhatók a szervezet pénzügyi adatai.

SAP-tábla: VBRK, mező: BUKRS

A vevői rendelés száma összekapcsolja a számlázási bizonylatot az azt megelőző értékesítési tevékenységekkel. Egy vevői rendelésből egy vagy több számla is készülhet, a kapcsolat pedig megmutatja a teljes bizonylatláncot.

Ez az attribútum elengedhetetlen az Order-to-Cash folyamat valódi, végpontok közötti elemzéséhez. A folyamatnézetet a számlázást megelőző lépésekre is kiterjeszti, így a számlázási problémák összekapcsolhatók a vevői rendelés rögzítésének vagy teljesítésének lehetséges okaival. Például kiszámítható vele a számlakiállítás teljes átfutási ideje a rendelés teljesítésétől kezdve.

Összekapcsolja a számlát az eredeti vevői rendeléssel, így a számlázáson túl az Order-to-Cash folyamat egésze is elemezhető.

SAP-tábla: VBRP (számlázási bizonylat tételadatai), mező: AUBEL