Adatsablon a Record to Report naplókönyvelési folyamatához

SAP S/4HANA
Adatsablon a Record to Report naplókönyvelési folyamatához

Adatsablon a Record to Report naplókönyvelési folyamatához

Ez a sablon útmutatást ad a Record to Report naplókönyvelési folyamat elemzéséhez szükséges adatok összegyűjtéséhez. Bemutatja a rögzítendő attribútumokat, a követendő tevékenységeket, valamint azt, hogyan nyerheti ki ezeket az adatokat a forrásrendszerből. Használja az útmutatót annak ellenőrzésére, hogy minden szükséges adat rendelkezésre áll-e a process mining elemzéshez.
  • Javasolt attribútumok
  • Követendő tevékenységek
  • Gyakorlati útmutató az adatok kinyeréséhez
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A Record to Report naplókönyvelési folyamat attribútumai

Az alábbi adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba a Record to Report naplókönyvelési folyamat részletes elemzéséhez.
3 Kötelező 5 Javasolt 11 Nem kötelező
Név Leírás
Esemény időpontja
EventTime
Az az időbélyeg, amely megadja, mikor történt egy adott tevékenység a naplóbejegyzés esetében.
Leírás

Az esemény időpontja az a pontos dátum és idő, amikor egy üzleti tevékenységet végrehajtottak és rögzítettek a rendszerben. Egy eset minden tevékenységéhez saját időbélyeg tartozik, így az események időrendi sorrendbe rendezhetők.

Ez az attribútum minden időalapú folyamatelemzéshez nélkülözhetetlen. Segítségével számíthatók ki a ciklusidők, a tevékenységek közötti időtartamok és a várakozási idők, valamint megérthető a munka időbeli eloszlása. A megbízható folyamatmodell és az olyan teljesítménymutatók, mint a jóváhagyási ciklusidő, pontos időbélyegekre épülnek.

Miért fontos?

Megadja az események időrendi sorrendjét, ami nélkülözhetetlen az időtartam-alapú mutatók kiszámításához és a folyamat időbeli menetének megértéséhez.

Hol szerezhető be?

A módosítási bizonylatok naplóiból (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), a munkafolyamat-naplókból vagy az olyan táblák létrehozási és rögzítési időbélyegeiből származik, mint a BKPF (CPUDT, CPUTM).

Példák
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
Naplóbejegyzés-azonosító
JournalEntryId
A pénzügyi naplóbejegyzés egyedi azonosítója, amely a folyamat elsődleges esetazonosítójaként szolgál.
Leírás

Az SAP S/4HANA rendszerben minden számviteli bizonylat létrehozásakor egyedi naplóbejegyzés-azonosítót kap. Ezzel az azonosítóval követhető nyomon a naplóbejegyzés teljes életútja a kezdeti létrehozástól vagy függőben tartástól a jóváhagyási munkafolyamatokon át a végleges könyvelésig, illetve az esetleges sztornózásig vagy kiegyenlítésig.

A process mining elemzésben ez az azonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó tevékenységet egyetlen esetté. Ha az elemzők a közös naplóbejegyzés-azonosító alapján csoportosítják az eseményeket, rekonstruálhatják a teljes folyamat menetét, mérhetik a ciklusidőket, és feltárhatják az egyes pénzügyi tranzakciók eltéréseit vagy szűk keresztmetszeteit. Ez az alapja a teljes folyamatnézet felépítésének.

Miért fontos?

Ez az azonosító kapcsolja össze a folyamat összes kapcsolódó lépését, így elemezhetővé válik minden naplóbejegyzés teljes útja.

Hol szerezhető be?

Ez összetett kulcs, amely jellemzően a vállalatkód (BKPF-BUKRS), a bizonylatszám (BKPF-BELNR) és az üzleti év (BKPF-GJAHR) összefűzésével jön létre.

Példák
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Tevékenység
ActivityName
A naplóbejegyzési folyamat egy adott pontján végrehajtott üzleti tevékenység neve.
Leírás

A tevékenység a naplóbejegyzés életútjának egy konkrét lépése vagy eseménye, például „Naplóbejegyzés létrehozva”, „Naplóbejegyzés benyújtva ellenőrzésre” vagy „Naplóbejegyzés könyvelve”. A tevékenységek általában a rendszerben rögzített módosítási naplókból, státuszfrissítésekből vagy tranzakciókódokból származnak.

A tevékenységek elemzésével megjeleníthető a folyamat menete, feltárhatók a gyakori útvonalak és azonosíthatók a szabványos eljárástól való eltérések. Ezek alapján számíthatók ki többek között a tevékenységek gyakoriságát, a lépések közötti várakozási időt és a megfelelési arányt mérő mutatók.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthetők a folyamattérképek és elemezhetők a munkafolyamatok mintázatai.

Hol szerezhető be?

Többféle forrásból származhat, például a fejléc- és tételsorokat tartalmazó táblák státuszmezőiből (pl. BKPF-BSTAT), a módosítási bizonylatok naplóiból (CDHDR/CDPOS) és a munkafolyamat-naplókból.

Példák
Naplóbejegyzés létrehozvaNaplóbejegyzés függőbenNaplóbejegyzés benyújtva ellenőrzésreNaplóbejegyzés jóváhagyvaNaplóbejegyzés könyvelve
Könyvelés dátuma
PostingDate
Az a dátum, amikor a könyvelési tétel bekerül a főkönyvbe, és amely meghatározza a pénzügyi időszakot.
Leírás

A könyvelés dátuma határozza meg, hogy a tranzakció melyik pénzügyi időszakban jelenik meg a kimutatásokban. A számvitelben meghatározó dátum, amely eltérhet a dokumentum létrehozásának vagy rendszerbe rögzítésének dátumától.

A process mining során a könyvelés dátuma időszak szerinti csoportosításra használható, például a hónapzárási folyamatok összehasonlítására vagy a teljesítmény alakulásának elemzésére különböző pénzügyi időszakokban. A tétel létrehozása és tényleges könyvelése közötti késedelem mérésére is alkalmas.

Miért fontos?

Pénzügyi szempontból fontos dátum: segítségével elemezhető a folyamat teljesítménye egy adott számviteli időszakban, például hónap- vagy évzáráskor.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, BUDAT mező (a bizonylat könyvelési dátuma).

Példák
2023-10-312023-11-012024-02-29
Könyvelési tétel típusa
JournalEntryType
Az üzleti célja szerint sorolja kategóriába a könyvelési tételt, például eszközbeszerzés, szállítói számla vagy főkönyvi tétel alapján.
Leírás

A könyvelési tétel típusa, az SAP szóhasználatában dokumentumtípus, a számviteli bizonylatokat kategorizáló kulcs. Többek között meghatározza a bizonylathoz rendelt számtartományt és azt, hogy milyen számlatípusokra lehet könyvelni.

A folyamat könyvelésitétel-típus szerinti elemzése segít megérteni az egyes esetek sajátosságait. Például egy egyszerű időbeli elhatárolás (SA típus) jóváhagyása jóval egyszerűbb lehet, mint egy összetett eszközbeszerzésé (AA típus). Ez a dimenzió a „Megfelelés könyvelésitétel-típusonként” dashboard alapja.

Miért fontos?

Üzleti háttér szerint kategorizálja a tételeket, így elemezhetők a folyamat eltérései és teljesítménye a különböző pénzügyi tranzakciótípusok esetén.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, BLART mező (dokumentumtípus).

Példák
SAKRAA
Létrehozó felhasználó
CreatedByUser
A könyvelési tételt létrehozó személy felhasználói azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum tárolja annak a felhasználónak az egyedi azonosítóját, aki az első dokumentum létrehozásával elindította a könyvelési tétel folyamatát. Lehet könyvelő, üzleti felhasználó vagy automatizált tétel esetén rendszerazonosító.

A létrehozó szerinti elemzés feltárhatja az egyes felhasználókhoz vagy csapatokhoz kötődő mintákat. Megmutathatja például, ha egyes felhasználóknak képzésre van szükségük a magasabb elutasítási arány miatt, vagy kiemelheti a jól teljesítő munkatársakat. Ez az attribútum elengedhetetlen a „Felhasználói tevékenység és átbocsátás” dashboardhoz.

Miért fontos?

Az attribútum az egyes tevékenységeket konkrét felhasználókhoz rendeli, így elemezhető a teljesítmény és a munkaterhelés, valamint azonosíthatók a képzési igények.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, USNAM mező (felhasználónév).

Példák
ABROWNCJONESBATCH_USER
Összeg helyi pénznemben
AmountInLocalCurrency
A könyvelési tétel teljes értéke a vállalati kód helyi pénznemében.
Leírás

Ez az attribútum a könyvelési tétel pénzügyi értékét mutatja. Általában a bizonylat összes tartozik- vagy követeléstételének abszolút értékéből számítják ki, a vállalati kód helyi pénznemére átváltva.

Az összeg szerinti elemzéssel a tranzakciók pénzügyi hatása alapján csoportosítható a folyamat. A nagy értékű tételek például szigorúbb jóváhagyást igényelhetnek, mint a kisebbek. Így a folyamatfejlesztés azokra a tranzakciókra összpontosítható, amelyek a legnagyobb pénzügyi kockázatot jelentik.

Miért fontos?

Megmutatja a tétel pénzügyi értékét, így elemezhető, hogyan változik a folyamat az érintett összeg függvényében.

Hol szerezhető be?

A könyvelési tételhez tartozó BSEG tábla DMBTR mezőjének összegeiből számítják ki, majd pozitív értékként adják meg. A tételt a BELNR azonosítja.

Példák
1500.75125000.0050.20
Vállalati kód
CompanyCode
Azt a vállalatot vagy jogi személyt egyedileg azonosító kód, amelynek könyvelésébe a tétel kerül.
Leírás

A vállalati kód az SAP Financials alapvető szervezeti egysége. Egy önálló jogi személyt jelöl, amelyhez külön pénzügyi kimutatások készülnek. Minden könyvelési tétel egy adott vállalati kódhoz tartozik.

Ez az attribútum lehetővé teszi a folyamat teljesítményének összehasonlítását a szervezet különböző részei között. Az elemzők egy adott jogi személyre szűrhetik a folyamat nézetét, összevethetik az elutasítási arányokat a vállalati kódok között, vagy feltárhatják a régiónként eltérő folyamatokat.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a könyvelési tételek folyamatának szűrését és összehasonlítását a szervezet különböző jogi személyei vagy üzleti egységei szerint.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, BUKRS mező (vállalati kód).

Példák
10001710US01
Befejezés időpontja
EndTime
Az időbélyeg azt mutatja, mikor fejeződött be a tevékenység.
Leírás

A befejezési időpont jelöli a tevékenység végét. Sok eseménynaplóban egy tevékenység kezdési és befejezési időpontja megegyezik, mert az esemény azonnal lezajlik. Ha azonban a tevékenységnek mérhető időtartama van, például egy felhasználó aktívan átnéz egy dokumentumot, ez az attribútum rögzítheti annak hosszát.

A külön befejezési időponttal pontosabban számítható ki a tevékenység feldolgozási ideje és a várakozási idő. Így elkülöníthető, mennyi ideig dolgoztak ténylegesen egy feladaton, és mennyi ideig állt az egy sorban.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a tevékenységek feldolgozási idejének pontos kiszámítását, az aktív munkavégzés és a tétlen várakozás elkülönítésével.

Hol szerezhető be?

Az azonnali eseményeknél általában megegyezik a StartTime értékével. Időtartammal rendelkező tevékenységeknél workflow-naplókból származhat, vagy a következő események alapján számítható ki.

Példák
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Dokumentum állapota
DocumentStatus
A könyvelési tétel aktuális feldolgozási állapota, például előzetesen rögzített, könyvelt vagy kiegyenlített.
Leírás

A dokumentum állapota megmutatja, hol tart a könyvelési tétel az életciklusa során. Az előzetesen rögzített dokumentumot például már elmentették, de még nem könyvelték a főkönyvbe, míg a könyvelt dokumentum végleges.

Az állapot elemzésével megérthető a munka menete és azonosíthatók a szűk keresztmetszetek. Ha sok dokumentum hosszú ideig előzetesen rögzített vagy jóváhagyásra váró állapotban marad, az a folyamat hiányosságaira utalhat. Az állapot a folyamattevékenységek meghatározásának is fontos forrása.

Miért fontos?

Megmutatja, hol tart a könyvelési tétel az életciklusa során, így azonosíthatók a várakozási sorok és a szűk keresztmetszetek.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, BSTAT mező (dokumentumállapot).

Példák
VAB
Forrásrendszer
SourceSystem
Megadja, melyik forrásrendszerből nyerték ki a naplóbejegyzési adatokat.
Leírás

Ez az attribútum jelöli, hogy melyik rendszerből származnak a könyvelési tétel adatai. Több ERP-rendszert vagy régi és modern rendszereket párhuzamosan használó vállalatoknál segít megkülönböztetni az adatforrásokat.

Az elemzés során összehasonlítható vele a folyamat teljesítménye az egyes rendszerekben, illetve az adatok egy adott forrásra szűrhetők. Az adatirányítás szempontjából is fontos, mert segít megérteni az adatok hátterét.

Miért fontos?

Megmutatja az adatok eredetét. Ez több rendszer használata esetén elengedhetetlen a folyamatok pontos elemzéséhez és összehasonlításához.

Hol szerezhető be?

Ez általában az adatkinyerés során hozzáadott, statikus érték, amely az adott SAP S/4HANA-példányt azonosítja, például SID vagy logikai rendszernév alapján.

Példák
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Jóváhagyási ciklusidő
ApprovalCycleTime
A könyvelési tétel jóváhagyásra küldése és jóváhagyása vagy elutasítása között eltelt idő.
Leírás

Ez a számított mutató kifejezetten a jóváhagyási szakasz időtartamát méri. A „Könyvelési tétel ellenőrzésre beküldve” tevékenység és az azt követő „Könyvelési tétel jóváhagyva” vagy „Könyvelési tétel elutasítva” tevékenység közötti időt számítja ki.

Ez a KPI segít azonosítani a jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszeteit. A hosszú jóváhagyási ciklusidő jelentősen késleltetheti a teljes folyamatot. A mutató jóváhagyó, vállalati kód vagy könyvelésitétel-típus szerinti elemzése megmutathatja, hol érdemes fejleszteni.

Miért fontos?

Külön méri a jóváhagyási lépés időtartamát, így könnyebben azonosíthatók és kezelhetők az ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszetei.

Hol szerezhető be?

A „Könyvelési tétel ellenőrzésre beküldve” esemény és a „Könyvelési tétel jóváhagyva” vagy „Könyvelési tétel elutasítva” esemény közötti idő különbségeként számítják ki.

Példák
1 nap 2 óra4 óra 25 perc5 nap 0 óra
Jóváhagyó felhasználó
ApproverUser
A könyvelési tételt jóváhagyó vagy elutasító személy felhasználói azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a felhasználót, aki átnézi a beküldött könyvelési tételt, és dönt róla. Többszintű jóváhagyási munkafolyamat esetén egy tételhez több jóváhagyó is tartozhat.

Az adat részletes elemzést tesz lehetővé a jóváhagyási folyamatról. Segít felmérni a jóváhagyók munkaterhelését, kiszámítani az egyéni jóváhagyási időket, és azonosítani a jóváhagyási lánc szűk keresztmetszeteit. Közvetlenül támogatja a „Felhasználói tevékenység és átbocsátás” dashboardot.

Miért fontos?

Azonosítja a jóváhagyásért felelős személyt, így elemezhető a jóváhagyók munkaterhelése és teljesítménye, valamint feltárhatók a szűk keresztmetszetek.

Hol szerezhető be?

A workflow-naplókból (például SWW_WI2OBJ, SWWLOG) vagy a módosítási bizonylatok tábláiból (CDHDR/CDPOS) származik. A jóváhagyási lépést végrehajtó felhasználó követésével határozható meg.

Példák
DMILLERFWHITEKCHEN
Kézi könyvelés
IsManualPosting
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy a felhasználó kézzel könyvelte-e a tételt.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azokat a könyvelési tételeket, amelyeket felhasználói beavatkozással könyveltek, nem pedig automatikusan, rendszerfeladat vagy interfész segítségével. Az értéket általában a dokumentum könyveléséhez használt tranzakciókódból határozzák meg.

A jelzővel kiszámítható a kézi könyvelések arányát mérő KPI, és nyomon követhető a Record to Report folyamat automatizálása. A kézzel könyvelt tételekre szűrve az elemzők azonosíthatják azokat az eseteket, amelyek még emberi beavatkozást igényelnek, és felmérhetik az automatizálás lehetőségét.

Miért fontos?

Megkülönbözteti a felhasználó által végzett és a rendszer által automatikusan végrehajtott könyveléseket. Ez elengedhetetlen az automatizálás mértékének méréséhez és az új lehetőségek feltárásához.

Hol szerezhető be?

Ez a számított attribútum a TransactionCode értékéből származik. Az előre meghatározott kézi tranzakciókódok listája, például „FB01” és „F-02”, alapján állítja a jelzőt „true” értékre.

Példák
truefalse
Pénzügyi év
FiscalYear
Az a pénzügyi év, amelyhez a könyvelési tétel tartozik.
Leírás

A pénzügyi év a könyvelési tétel egyedi kulcsának része a vállalati kóddal és a bizonylatszámmal együtt. Azt a pénzügyi évet jelöli, amelyben a dokumentum releváns.

Az elemzésben a pénzügyi év hosszú távú trendek vizsgálatára és az esetazonosító egyediségének biztosítására használható. A folyamatmutatók pénzügyi évek közötti összehasonlítása megmutathatja, hogyan javult vagy romlott a teljesítmény az idő múlásával.

Miért fontos?

Segít egyedileg azonosítani a dokumentumokat, és lehetővé teszi a folyamat teljesítményének évek közötti összehasonlítását.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, GJAHR mező (pénzügyi év).

Példák
202320242022
Sztornó oka
ReversalReason
Azt jelölő kód, hogy miért sztornózták a már könyvelt könyvelési tételt.
Leírás

Ha egy könyvelt könyvelési tétel hibás, nem lehet törölni, hanem új bizonylattal kell sztornózni. A sztornó oka kód jelzi, miért volt erre szükség, például hibás könyvelési dátum vagy összeg miatt.

A sztornóokok elemzése segít feltárni a Record to Report folyamat hibáinak kiváltó okait. Ha egy adott ok gyakran ismétlődik, az rendszerszintű problémára, például hiányos képzésre vagy nem megfelelő kontrollokra utalhat. Ezek kezelése javíthatja az elsőre helyes feldolgozás arányát.

Miért fontos?

Segít feltárni a sztornóhoz vezető hibák kiváltó okait, és olyan információt ad, amellyel csökkenthető az utómunka és javítható a folyamat minősége.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, STGRD mező (sztornó oka).

Példák
010205
Történt utómunka
IsRework
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy kellett-e utómunkát végezni a könyvelési tételen, például elutasítás utáni javítás miatt.
Leírás

Ez a számított attribútum megjelöli azokat a könyvelési tételeket, amelyek eltértek az ideális folyamattól. Értéke általában akkor igaz, ha az eset során olyan tevékenység történt, mint a „Könyvelési tétel elutasítva” vagy a „Könyvelési tétel javítva”.

A jelző egyszerűbbé teszi a folyamat hatékonyságának elemzését. Segítségével gyorsan kiszámítható az utómunka arányát mérő KPI, és közvetlenül összehasonlítható az utómunkával járó és az attól mentes esetek átfutási ideje és költsége. Az utómunka kiváltó okainak feltárása sok folyamatfejlesztési kezdeményezés egyik fő célja.

Miért fontos?

Megjelöli a javítást vagy ismételt feldolgozási kört igénylő eseteket, így könnyen mérhető és elemezhető a folyamat hiányosságainak oka.

Hol szerezhető be?

Ez a számított attribútum az eset tevékenységeinek sorrendjéből származik. Értéke „true”, ha szerepel benne például a „Könyvelési tétel elutasítva” tevékenység.

Példák
truefalse
Tranzakciókód
TransactionCode
A könyvelési tétel létrehozásához vagy módosításához használt SAP-tranzakciókód.
Leírás

A tranzakciókód (T-Code) az SAP egy adott funkcióját vagy programját azonosító parancsikon. A könyvelési tételeknél a különböző T-Code-ok jelzik, hogyan jött létre a tétel. Az FB01 például kézi főkönyvi könyvelést, az FV50 előzetes rögzítést, egy automatizált kód pedig rendszer által létrehozott tételt jelezhet.

Ez az attribútum jól mutatja, hogy a tevékenységet felhasználó végezte-e, vagy a rendszer hajtotta végre automatikusan. Alapul szolgál a kézi könyvelések arányát mérő KPI kiszámításához, és segít feltárni az automatizálási lehetőségeket.

Miért fontos?

Jelzi, hogyan dolgozták fel a tételt, például kézzel vagy automatikusan. Ez fontos az automatizálás elemzéséhez és a folyamat eltéréseinek megértéséhez.

Hol szerezhető be?

SAP S/4HANA BKPF tábla, TCODE mező (tranzakciókód).

Példák
FB01FV50F-02
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
Az időbélyeg azt mutatja, mikor frissítették utoljára a rekord adatait a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti a forrásrendszerből végzett legutóbbi adatkinyerés vagy frissítés dátumát és időpontját. Így látható, mennyire frissek az elemzett adatok.

Az utolsó frissítés időpontja segít megítélni, mennyire aktuális a folyamatelemzés. A felhasználók ennek ismeretében helyesen értelmezhetik a dashboardokat és a KPI-kat: láthatják, hogy közel valós idejű adatokat vagy egy korábbi időszak pillanatképét nézik.

Miért fontos?

Jelzi az adatok frissességét, így a felhasználók tudják, mennyire aktuális a folyamatelemzés.

Hol szerezhető be?

Ez egy metaadat-attribútum, amelyet általában az adatbetöltési folyamat során hoznak létre, és minden rekordhoz hozzárendelnek.

Példák
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A Record to Report naplókönyvelési folyamat tevékenységei

Ezeket a fő folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban a folyamat pontos feltárásához és fejlesztéséhez.
6 Javasolt 6 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Naplóbejegyzés benyújtva ellenőrzésre
A naplóbejegyzés készítője hivatalosan benyújtja a bizonylatot az ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatba. Ezzel az adatrögzítés átadódik a hivatalos kontrollfolyamatnak, és megkezdődik a jóváhagyási ciklus.
Miért fontos?

Ez jelzi a jóváhagyási ciklus kezdetét. Ha ettől az időponttól a végleges jóváhagyásig vagy elutasításig mérjük az időt, külön vizsgálhatók az ellenőrzési és jóváhagyási szakaszok szűk keresztmetszetei.

Hol szerezhető be?

Az esemény gyakran az üzleti objektumhoz kapcsolódó munkafolyamat-naplókból (SWW_WIHEAD, SWWLOG) rögzíthető. A bizonylat fejlécének egy egyéni mezőjében (BKPF) bekövetkező státuszváltozásból is megállapítható.

Rögzítés

A munkafolyamat-elem létrehozásának időbélyege, vagy egy státuszmező „Submitted” vagy „In Review” értékre váltása.

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés jóváhagyva
A naplóbejegyzést egy arra jogosult vezető véglegesen jóváhagyja, megerősítve annak érvényességét és pontosságát. Ez az utolsó ellenőrzési pont, mielőtt a bizonylat a főkönyvbe könyvelhető.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amely lezárja a jóváhagyási ciklust. Az ehhez a lépéshez szükséges idő jelentősen befolyásolja a teljes folyamat időtartamát, és jól mutatja a jóváhagyás hatékonyságát.

Hol szerezhető be?

Az esemény a munkafolyamat-napló végső jóváhagyási lépéséből vagy a bizonylat státuszváltozásából állapítható meg. A jóváhagyó felhasználói azonosítója és az időbélyeg a munkafolyamat adataiból vagy a módosítási naplókból nyerhető ki.

Rögzítés

Keresse meg a végső jóváhagyási lépés időbélyegét a munkafolyamat-naplókban, vagy a „Approved” státuszra váltást a módosítási bizonylatokban.

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés kiegyenlítve
A naplóbejegyzés egyik nyitott tételsorát egy másik könyvelés kiegyenlíti, például egy fizetés egy számlát. Ezzel a tevékenységgel az adott tételsorok egyeztetése és lezárása történik meg.
Miért fontos?

Sok naplóbejegyzésnél ez jelenti a végső egyeztetési lépést, különösen a függő számlákhoz vagy nyitott tételek kezelésére szolgáló számlákhoz kapcsolódó esetekben. A könyvelés és a kiegyenlítés közötti idő elemzésével mérhető az egyeztetés hatékonysága.

Hol szerezhető be?

Az esemény a tételsorokat tartalmazó táblából (BSEG vagy az ACDOCA-nézet) állapítható meg. Kiegyenlítéskor az adott tételsor kiegyenlítési dátuma (AUGDT) és kiegyenlítési bizonylata (AUGBL) mezője kitöltődik.

Rögzítés

Az esemény időbélyegéhez használja a tételsor kiegyenlítési dátumát (BSEG-AUGDT).

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés könyvelve
A naplóbejegyzést hivatalosan rögzítik a főkönyvben, így az hatással van a vállalat pénzügyi kimutatásaira. Ettől a ponttól kezdve a bizonylat végleges pénzügyi nyilvántartásnak számít.
Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges sikeres mérföldköve, amely a fő feldolgozási ciklus végét jelzi. A könyvelt bejegyzések áteresztőképességének és a könyvelésig eltelt időnek az elemzése a process mining alapvető mérőszámai közé tartozik.

Hol szerezhető be?

Ez a BKPF táblában szereplő könyvelési dátummal (BUDAT) rögzített, egyértelmű esemény. A könyvelt bizonylat bizonylatstátusza (BSTAT) üres, így megkülönböztethető a függőben lévő („V”) vagy visszatartott („D”) bizonylatoktól.

Rögzítés

Az esemény időbélyegéhez használja a könyvelési dátumot (BKPF-BUDAT) és a rögzítés dátumát (BKPF-CPUDT). Az üres BKPF-BSTAT mező jelzi, hogy a bizonylatot könyvelték.

Eseménytípus explicit
Naplóbejegyzés létrehozva
Ez a tevékenység jelzi a naplóbejegyzési bizonylat első létrehozását a rendszerben. A rekord létrejön a fejlécadatokat tartalmazó BKPF táblában, de még nem könyvelték a főkönyvbe. Ezzel kezdődik a naplóbejegyzés életútja.
Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges kezdő eseménye. Az eseménytől a könyvelésig eltelt idő elemzése elengedhetetlen a teljes ciklusidő méréséhez és a kezdeti adatrögzítési késések feltárásához.

Hol szerezhető be?

Az esemény a BKPF SAP-táblából rögzíthető a létrehozás dátuma (CPUDT) és időpontja (CPUTM) alapján, az adott bizonylatszámhoz (BELNR) kapcsolva.

Rögzítés

Az esemény időbélyegéhez használja a BKPF-CPUDT és a BKPF-CPUTM mezőt.

Eseménytípus explicit
Naplóbejegyzés sztornózva
Egy korábban könyvelt naplóbejegyzést ellentétes előjelű tételeket tartalmazó új bizonylattal sztornóznak. Ezzel a kifejezetten rögzített, auditálható tranzakcióval a könyvelt bizonylat hibáit javítják.
Miért fontos?

A sztornó arra utal, hogy hiba történt egy könyvelt bizonylatban. A magas sztornózási arány a jóváhagyási folyamat vagy az adatrögzítés minőségének problémáit jelezheti. A sztornók nyomon követése segít javítani az elsőre helyes feldolgozás arányát.

Hol szerezhető be?

A sztornó egyértelműen rögzített esemény. Az új, sztornózó bizonylat fejléce (BKPF) az eredeti bizonylatra hivatkozik a sztornózott bizonylat számát tartalmazó mezőben (STBLG). Az esemény időpontja az új bizonylat könyvelési dátuma.

Rögzítés

Keresse meg azokat a bizonylatokat, amelyeknél a BKPF-STBLG mező ki van töltve. Az esemény időbélyege a sztornózó bizonylat könyvelési dátuma.

Eseménytípus explicit
Alátámasztó dokumentáció csatolva
A felhasználó egy vagy több alátámasztó dokumentumot, például számlát vagy táblázatot csatol a naplóbejegyzéshez. Ezek a dokumentumok bizonyítékot és háttér-információt nyújtanak a pénzügyi tranzakció ellenőrzéséhez és auditjához.
Miért fontos?

A megfelelés és a hatékony jóváhagyás érdekében fontos, hogy a dokumentáció már az ellenőrzés előtt rendelkezésre álljon. Ezzel a tevékenységgel mérhető, mennyire tartják be a dokumentációs előírásokat, és hogyan hat ez a jóváhagyási ciklus idejére.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény jellemzően a Generic Object Services (GOS) szolgáltatáson keresztül csatolt dokumentumok létrehozási időbélyegéből állapítható meg. Az SRGBTBREL tábla kapcsolja össze az üzleti objektumot, például a BKPF-bizonylatot a melléklettel.

Rögzítés

Keresse meg a BKPF-objektumhoz kapcsolódó hivatkozásokat a GOS mellékleteket tároló tábláiban, például az SRGBTBREL táblában, és használja a melléklet létrehozási időbélyegét.

Eseménytípus inferred
Kézi könyvelés azonosítva
A naplóbejegyzést kézi tranzakciókóddal könyvelték, nem automatizált interfészen vagy kötegelt feladaton keresztül. Ez nem időbeli esemény, hanem a könyvelési tevékenység besorolása.
Miért fontos?

A kézi könyvelések azonosítása fontos az automatizálási kezdeményezésekhez. A kézi könyvelések magas aránya arra utalhat, hogy alrendszerek összekapcsolásával vagy automatizált könyvelőprogramokkal egyszerűsíthető a folyamat.

Hol szerezhető be?

A besorolás a bizonylat fejlécét tartalmazó BKPF tábla tranzakciókód (TCODE) mezőjének elemzésével történik. A bejegyzést az ismert kézi tranzakciókódok listája alapján sorolja be, például FB01, F-02 vagy FB50.

Rögzítés

A könyvelés időpontjában sorolja be az eseményt a BKPF-TCODE mező alapján, egy előre meghatározott kézi tranzakciókód-listával összevetve.

Eseménytípus calculated
Könyvelt naplóbejegyzés módosítva
A felhasználó a naplóbejegyzés korlátozott számú mezőjét módosítja, miután azt már lekönyvelték a főkönyvbe. Bár a legtöbb pénzügyi adat könyvelés után nem módosítható, egyes mezők, például a szöveg vagy a hozzárendelések változhatnak.
Miért fontos?

Ez a tevékenység fontos megfelelési jelzés. A könyvelés utáni módosítások a nyilvántartás megváltoztatására tett kísérletre utalhatnak, ezért a csalás megelőzése és az adatok integritásának biztosítása érdekében szorosan nyomon kell követni őket.

Hol szerezhető be?

Ez megbízhatóan megállapítható a módosítási bizonylatok tábláiból (CDHDR és CDPOS). Ha a CDHDR a bizonylatszámhoz a könyvelési dátum utáni módosítási dátumot tartalmaz, az könyvelés utáni módosítást jelez.

Rögzítés

Keresse meg a CDHDR azon rekordjait, amelyek módosítási időbélyege (UDATE/UTIME) későbbi, mint a bizonylat könyvelési dátuma (BKPF-BUDAT).

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés elutasítva
Az ellenőrző vagy jóváhagyó elutasítja a naplóbejegyzést, ezért az nem könyvelhető. A bizonylatot általában visszaküldik a készítőnek javításra, így újramunkát igénylő folyamat indul.
Miért fontos?

Az elutasítások nyomon követése segít megérteni a folyamat minőségét és feltárni a gyakori hibákat. A magas elutasítási arány pontatlan adatokra, az előírások hiányos ismeretére vagy elégtelen alátámasztó dokumentációra utalhat.

Hol szerezhető be?

Az esemény a munkafolyamat-naplóban vagy a naplóbejegyzés egyéni státuszmezőjében rögzített státuszváltozásból állapítható meg. A megfelelő státuszmező változásait tartalmazó módosítási naplók (CDHDR/CDPOS) megadják az időbélyeget.

Rögzítés

Keresse meg a „Rejected” státuszra váltást a módosítási bizonylatokban (CDHDR/CDPOS) vagy a munkafolyamat-naplókban.

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés függőben
A felhasználó könyvelés nélkül menti el a hiányos naplóbejegyzést, hogy később kiegészíthesse vagy ellenőrizhesse. Ez a művelet létrehozza a bizonylat fejlécét, és „függőben” állapotba helyezi a bizonylatot, amely így még nincs könyvelve.
Miért fontos?

A függőben tartás gyakori lépés a benyújtás előtt. A függőben töltött idő nyomon követésével feltárhatók az adatok kiegészítésének és előkészítésének késedelmei, még a hivatalos ellenőrzési és jóváhagyási folyamat megkezdése előtt.

Hol szerezhető be?

A BKPF táblában a függőben lévő bizonylatot a bizonylatstátusz mező (BSTAT) „V” értéke jelzi. Az esemény időbélyege a létrehozás dátuma (CPUDT).

Rögzítés

A létrehozás időpontjában szűrjön azokra a bizonylatokra, amelyeknél BKPF-BSTAT = 'V'.

Eseménytípus explicit
Naplóbejegyzés javítva
A felhasználó módosítja a naplóbejegyzést, miután azt elutasították vagy javításra visszaküldték. Ez jelzi az ellenőrzés során feltárt problémák megoldásához szükséges újramunkát, mielőtt a bejegyzést ismét benyújtanák.
Miért fontos?

Ezzel a tevékenységgel mérhető az újramunkát igénylő körök száma. A javítások gyakoriságának és időtartamának elemzése feltárja a hatékonysági problémák forrásait, és rámutat a képzés, illetve a folyamat pontosításának lehetőségeire.

Hol szerezhető be?

Ez a BKPF tábla „Last Changed On” dátumának (AEDAT) nyomon követésével állapítható meg, ha a bizonylat korábban „Rejected” állapotban volt. A módosítási bizonylatok részletesebben megmutatják, mi változott.

Rögzítés

Az elutasítás után végzett módosítások időbélyegéhez használja a módosítási bizonylat fejlécének időpontját (CDHDR-UDATE).

Eseménytípus inferred
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése SAP S/4HANA rendszerből

Készen áll a kezdésre?

A sablon segítségével magabiztosan előkészítheti az adatokat, és értékes betekintést nyerhet a Record to Report naplókönyvelési folyamatába. Kezdje el még ma a folyamat fejlesztését.

Tegye hatékonyabbá a Record to Report naplókönyvelési folyamatát

Fejlessze a folyamatot, és csökkentse 30%-kal a Record to Report naplókönyveléseinek átfutási idejét.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Beállítás néhány perc alatt.