Szerződéskezelési adatsablon

Az esemény kezdési időpontja jelzi a szerződés életciklusában végzett tevékenység kezdetét. Ez az időbélyeg szükséges az események időrendi sorba rendezéséhez, valamint a tevékenységek és a teljes folyamat átfutási idejének kiszámításához. Időbeli összefüggést ad a folyamat alakulásának megértéséhez.

Az elemzés során ezt az időbélyeget a folyamattérkép összeállításához és olyan fontos teljesítménymutatók kiszámításához használják, mint az „Átlagos szerződéses átfutási idő” és az „Átlagos jóváhagyási idő”. A szűk keresztmetszetek elemzésével kiderül, mely lépések tartanak a legtovább. A tevékenységek kezdési időpontjainak összevetése megmutatja a lépések közötti átmenetek időtartamát és az esetleges késéseket.

Az időbélyeg szükséges az események sorrendjének meghatározásához, a folyamat átfutási idejének kiszámításához és az időbeli szűk keresztmetszetek feltárásához.

A rendszer ellenőrzési naplóiban, tranzakciós rekordjaiban vagy a folyamatlépések időbélyegeit rögzítő eseménytörténeti táblákban található.

A szerződésazonosító egy adott szerződés életciklusához rendelt egyedi kulcs. Ez kapcsolja össze az összes eseményt a kezdeti kérelemtől a végső lejáratig vagy megszüntetésig. Minden tevékenység, például a tervezet elkészítése, az ellenőrzések, a jóváhagyások és a végrehajtás ehhez az azonosítóhoz tartozik.

A process mining elemzésben a szerződésazonosító alapvető az egyes szerződések teljes folyamatának rekonstruálásához. Segítségével az eszköz egyetlen ügybe csoportosítja az összetartozó eseményeket, így megjeleníthető és elemezhető a teljes folyamat. Következetes szerződésazonosító nélkül nem lehet pontosan mérni az átfutási időt, feltárni a szűk keresztmetszeteket vagy elemezni a folyamatváltozatokat.

Ez az azonosító a szerződés teljes életciklusának nyomon követéséhez szükséges, és lehetővé teszi a folyamat pontos feltárását és teljesítményének mérését.

A Contract Lifecycle Management (CLM) rendszerben általában a szerződésobjektum fejlécében vagy elsődleges rekordjában található.

A tevékenység neve a szerződéskezelési folyamat egy lépését írja le. Ilyen tevékenység például a „Szerződéstervezet elkészült”, a „Jogi ellenőrzés befejezve” vagy a „Szerződés végrehajtva”. Az adott szerződésazonosítóhoz tartozó tevékenységek időrendi sorrendje adja ki a folyamatot.

Ez az attribútum szükséges a folyamattérkép elkészítéséhez, amely a process mining egyik alapvető vizualizációja. A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzésével az elemzők megérthetik a tényleges folyamatot, feltárhatják a standard eljárástól való eltéréseket, és azonosíthatják az újramunkát vagy a hatékonysági problémákat, például az ismétlődő módosítási köröket.

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető a szerződés életciklusa, és feltárhatók a folyamat eltérései és szűk keresztmetszetei.

Általában az eseménynaplókban, az ellenőrzési nyomvonalakban vagy a fő szerződésrekordhoz kapcsolódó állapotelőzmény-táblákban található.

Az adatok utolsó frissítésének időbélyege megmutatja, mennyire frissek az elemzésben szereplő adatok. Jelzi, mikor futott le utoljára az adatok kinyerését, átalakítását és betöltését végző ETL-folyamat, így az elemzés aktualitása is megítélhető. Ez nem azonos az esemény időbélyegével, amely azt rögzíti, mikor történt az üzleti tevékenység.

Elemzéskor ez az attribútum fontos az adatirányításhoz és ahhoz, hogy az érintettek tudják, mennyire frissek az eredmények. Segít megállapítani, hogy valós idejű adatokat vagy egy korábbi napról, esetleg hétről származó pillanatképet látnak-e. Ez szükséges ahhoz, hogy a process mining dashboardok adatai alapján időben és megalapozottan lehessen dönteni.

Megmutatja, mennyire frissek az adatok, így az érintettek tudják, mennyire aktuálisak a folyamatról kapott eredmények.

Ezt az időbélyeget általában az adatbetöltés során az adatkapcsolati vagy ETL-eszköz hozza létre és tárolja.

A forrásrendszer attribútum azonosítja az eseményadatok eredetét. Sok szervezetnél a szerződés életciklusa több rendszeren ível át, például a folyamat elindítására használt CLM-platformon, a CRM-en és a pénzügyi adatokat kezelő ERP-rendszeren. Az egyes események forrásrendszerének megadása szükséges az adatok ellenőrzéséhez és a folyamatot támogató rendszerek megértéséhez.

A process mining elemzésben ez az attribútum segít feltárni, ha a folyamat több rendszer között szakad szét. Megmutathatja, hogy a késések vagy problémák egyes alkalmazások közötti adatátadáshoz kapcsolódnak-e. Az adatirányítás szempontjából is fontos, és segít visszavezetni az adatminőségi problémákat azok forrásához.

Azonosítja az adatok eredetét, ami szükséges az adatok ellenőrzéséhez, a folyamat széttagoltságának megértéséhez és az adatminőségi problémák feltárásához.

Ezt az információt gyakran az adatok kinyerésekor adják hozzá, de a rendszer naplóiban szabványos mezőként is elérhető lehet.

Az esemény befejezési időpontja jelzi a tevékenység végét. Az esemény kezdési időpontjával együtt pontosan kiszámítható belőle a szerződés életciklusának egyes lépéseire fordított idő. Ez a részletesség szükséges a teljesítmény alapos elemzéséhez.

Ezt az attribútumot a tevékenységek időtartamának kiszámítására használják, ami alapvető a szűk keresztmetszetek elemzéséhez. Az olyan dashboardok, mint a „Jóváhagyási és ellenőrzési szűk keresztmetszetek elemzése”, ezzel az adattal mutatják meg, mely lépéseknél késnek a szerződések. Ha ismert az egyes tevékenységek időtartama, a folyamatfejlesztés a legtöbb időt igénylő részekre, például a jogi ellenőrzésre vagy a tárgyalásra összpontosítható.

Lehetővé teszi az egyes tevékenységek időtartamának kiszámítását, így pontosan meghatározhatók a folyamat szűk keresztmetszetei.

A rendszer ellenőrzési naplóiban vagy eseménytörténeti tábláiban található. Ha nincs külön rögzítve, a következő esemény kezdési időpontjából kell kiszámítani.

A felhasználó neve azonosítja, ki felelős a szerződés életciklusának egy adott feladatáért. Ilyen lehet a szerződésgazda, a jogi ellenőr, a jóváhagyó vagy az aláíró. Ez az attribútum összekapcsolja a folyamat tevékenységeit az azokat végző személyekkel.

A process miningben ez az attribútum képet ad a csapatok és az egyes munkatársak teljesítményéről. A „Csapatok munkaterhelése és teljesítménye” dashboardon például elemezhető vele a munka eloszlása, azonosíthatók a túlterhelt munkatársak vagy csapatok, és értékelhető a teljesítmény. Segít megérteni azt is, hogy a felhasználók eltérő munkamódszerei hogyan vezethetnek folyamatváltozatokhoz vagy késésekhez, így célzott képzés vagy erőforrás-átcsoportosítás tervezhető.

Összekapcsolja a folyamat tevékenységeit az azokat végző személyekkel, így elemezhető a munkaterhelés eloszlása, a csapatok teljesítménye és az erőforrások elosztása.

Általában a forrásrendszer tranzakciós rekordjaiban, ellenőrzési naplóiban vagy feladatkiosztási mezőiben található.

A másik fél neve azonosítja azt a külső szervezetet, amellyel a vállalat megállapodást köt. Ez lehet ügyfél, beszállító vagy partner. Fontos hátteret ad a szerződés által szabályozott üzleti kapcsolathoz.

Elemzési szempontként a másik fél adatai különösen hasznosak. Lehetővé teszik a folyamat teljesítményének ügyfél vagy beszállító szerinti vizsgálatát. Az elemzés például kimutathatja, hogy bizonyos partnerekkel a tárgyalások rendszeresen tovább tartanak az átlagosnál. Ez az eredmény segíthet a jövőbeli tárgyalások megtervezésében és a kapcsolatok kezelésében. A stratégiai partnerekre szabott szerződéssablonokkal pedig felgyorsítható a folyamat.

Azonosítja a külső felet, így ügyfél vagy beszállító szerint elemezhetők az átfutási idők és a tárgyalási minták.

A szerződésrekord szabványos mezője, amely gyakran az ügyfelek vagy beszállítók törzsadatához kapcsolódik.

A szervezeti egység attribútum azonosítja a szerződésért felelős vagy ahhoz kapcsolódó belső csapatot, illetve üzleti egységet. Ez gyakran a szerződésgazda szervezeti egysége vagy az a csapat, amely elindította a szerződéskérelmet.

Ez az attribútum hasznos a belső összehasonlításhoz és a munkaterhelés elemzéséhez. Segít megérteni, hogyan tér el a szerződéskezelési folyamat a szervezet különböző részein. A „Csapatok munkaterhelése és teljesítménye” dashboardon szervezeti egység szerint szűrhet, összehasonlíthatja a teljesítményt, felmérheti az erőforrásigényt, és azonosíthatja azokat az egységeket, amelyeknek további képzésre vagy folyamattámogatásra lehet szükségük. A dashboard olyan kérdések megválaszolásában is segít, mint például: „Melyik szervezeti egységnél tartanak legtovább a jóváhagyási ciklusok?” vagy „Hogyan viszonyul az értékesítési folyamat a beszerzéséhez?”

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének összehasonlítását az üzleti egységek között, segít feltárni a belső szűk keresztmetszeteket és megosztani a bevált gyakorlatokat.

Általában a szerződésgazda felhasználói profiljához kapcsolódik, vagy magán a szerződésrekordon szerepel mezőként.

A szerződés állapota megmutatja, hogy a szerződés az életciklus melyik szakaszában van egy adott időpontban. Ezt az attribútumot gyakran frissítik, ahogy a szerződés eléri a fontos mérföldköveket. Röviden összefoglalja a szerződés előrehaladását.

Az attribútum hasznos a szerződésállomány egyes részeinek elemzéséhez. Az elemzők például az „Aktív” szerződésekre szűrhetnek a kötelezettségek kezelésekor, vagy a „Megakadt” szerződéseket vizsgálhatják a késések okainak feltárásához. A „Szerződés-életciklus teljesítménye” dashboard egyik alapvető eleme: megmutatja az egyes szakaszokban lévő szerződések számát, és segít mérni a „Megakadt szerződések aránya” KPI-t.

Röviden megmutatja a szerződés aktuális szakaszát, így a szerződésállomány az életciklus szakaszai szerint szűrhető és elemezhető.

A CLM-rendszer fő szerződésrekordjának elsődleges állapotmezője.

A szerződés értéke számszerűsíti a szerződés pénzügyi jelentőségét. Ez az üzleti háttéradat segít a szerződések rangsorolásában és a szervezetre gyakorolt hatásuk megértésében. Az értéket általában egy adott pénznemben adják meg.

A process miningben ez az attribútum a folyamat teljesítményének üzleti hatását mutatja meg. Az „Üzleti hatás és átfutás” dashboard ezzel az adattal jeleníti meg a feldolgozás alatt álló, elakadt vagy végrehajtott szerződések értékét. Segítségével előnyben részesíthetők a nagy értékű szerződések, és megválaszolhatók például ezek a kérdések: „Elakadnak a jóváhagyásnál a legértékesebb szerződéseink?” vagy „Mekkora értékű szerződések nem újultak meg időben?”

Számszerűsíti a szerződések pénzügyi hatását, így rangsorolhatók a feladatok, és elemezhető, hogyan érintik a folyamat hatékonysági problémái a nagy értékű megállapodásokat.

A CLM- vagy ERP-rendszer fő szerződésrekordjának pénzügyi adatai között található.

A szerződéstípus olyan kategória, amely a szerződéseket jogi jellegük és céljuk szerint sorolja be. Gyakori típusok a titoktartási megállapodások (NDA), a keretszolgáltatási megállapodások (MSA), a munkaleírások (SOW), valamint az értékesítési és beszerzési megállapodások. Ez a besorolás fontos üzleti hátteret ad a szerződés életciklusának elemzéséhez.

Ez az attribútum jól használható összehasonlító elemzéshez. Segítségével az elemzők szűrhetik a folyamattérképet és a KPI-kat, hogy megállapítsák, eltér-e a folyamat, hosszabb-e az átfutási idő vagy gyakoribb-e az újramunka bizonyos szerződéstípusoknál. Az elemzés például kimutathatja, hogy az MSA-k jogi ellenőrzése lényegesen tovább tart, mint az NDA-ké. Ez indokolhatja az összetettebb megállapodástípusok folyamatának átalakítását.

Lehetővé teszi a folyamatok csoportosítását és összehasonlítását, így láthatóvá válik, hogyan hatnak az egyes szerződéstípusok az átfutási időre, az összetettségre és a kockázatra.

Minden CLM-rendszerben a fő szerződésrekord szabványos mezője.

A lejárat dátuma fontos mező, amely a szerződés futamidejének végét jelöli. Meghatározza az aktív szerződések életciklusát, és a megújítási vagy megszüntetési tevékenységek elsődleges kiváltója. A lejárati dátumok megfelelő kezelése segít elkerülni a szolgáltatás vagy a bevétel nem szándékos kiesését.

A process miningben ez az attribútum szükséges a „Kötelezettségek és megújítások kezelése” dashboardhoz. Az „Időben megújított szerződések aránya” KPI kiszámításához a megújítási tevékenységek dátumát a lejárati dátummal vetik össze. A közelgő lejáratú szerződések elemzésével a szervezet előre kezelheti a megújításokat, és megelőzheti a bevételkiesést vagy a működési fennakadásokat.

Segít kezelni a megújításokat és mérsékelni a kockázatokat. A dátum nyomon követésével figyelemmel kísérhetők a szerződés mérföldkövei, és időben megtehetők a szükséges lépések.

A CLM-rendszer fő szerződésrekordjának egyik fontos dátummezője.

A módosítások száma megmutatja, mennyi újramunkát igényel a szerződés a végrehajtás előtt. A számlálót minden dokumentumszerkesztés és új verzió létrehozása után növelni kell. Ez az érték a tárgyalási folyamat összetettségét és vitás jellegét is jelezheti.

Ez az attribútum közvetlenül méri a hatékonyságot, és a „Szerződés-újramunka aránya” KPI kiszámításához használható. A „Tárgyalási és újramunkálási hatékonyság” dashboard segítségével azonosíthatók azok a szerződések, partnerek vagy szerződéstípusok, amelyeknél túl sok módosításra van szükség. A magas módosításszám gyakran hosszabb átfutási idővel jár együtt, és jelezheti a nem egyértelmű követelményeket, az erőteljes tárgyalási taktikát vagy a jobb szabványsablonok szükségességét.

Méri az újramunka mértékét és a tárgyalások összetettségét, így feltárhatók a hatékonysági problémák és a hosszú átfutási idők okai.

A szerződésdokumentum verziószámmezőjéből nyerhető ki, vagy az egyes ügyek „Szerződés módosítva” tevékenységeinek megszámlálásával állítható elő.