Költségelszámolási adatsablon

Az esemény időpontja, vagyis az időbélyeg rögzíti, mikor történt egy tevékenység. Ez adja meg az egyes költségelszámolások eseményeinek időrendi sorrendjét, ami elengedhetetlen a folyamat idővonalának pontos rekonstruálásához.

A process mining során az időbélyegek minden időalapú elemzés alapját adják. Segítségükkel kiszámíthatók a fontos teljesítménymutatók, például a tevékenységek közötti ciklusidő, a teljes feldolgozási idő és a várakozási idő. Az időbélyegek elemzésével feltárhatók a jóváhagyási folyamat késései, mérhető a költségtérítés kifizetésének hatékonysága, és nyomon követhető a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások teljesülése.

Ez az időbélyeg elengedhetetlen az események időrendi sorrendbe rendezéséhez és az időtartam-alapú mutatók, például a ciklusidők és a szűk keresztmetszetek kiszámításához.

Az eseménynaplókban vagy tranzakciós adatokban található, gyakran „Létrehozás dátuma”, „Időbélyeg” vagy „Esemény dátuma” néven.

A költségelszámolás-azonosító egyedi kulcs, amelyet a munkavállaló által benyújtott minden költségelszámoláshoz hozzárendelnek. Ez kapcsolja össze a folyamat összes lépését a létrehozástól és benyújtástól a jóváhagyásokon és esetleges elutasításokon át a végső költségtérítésig.

A process mining során ez az attribútum alapvető a folyamat egyes eseteinek rekonstruálásához. Minden egyedi költségelszámolás-azonosító a költségkezelési folyamat egyetlen példányát jelöli. Az egyes azonosítókhoz tartozó folyamatút elemzésével megjeleníthetők a folyamatmenetek, kiszámítható az egyes jelentések ciklusideje, és feltárhatók a jelentések kezelésének eltérései.

Ez az alapvető ügyazonosító kapcsolja össze a költségelszámolás teljes életciklusának eseményeit, így végigkövethető a folyamat az elejétől a végéig.

Általában a költségelszámolás fejlécadatai között vagy a költségfolyamat fő tranzakciós táblájában található.

A tevékenység neve a költségkezelési folyamat egy-egy lépését vagy állapotváltását írja le. Ilyen például a „Költségelszámolás létrehozva”, a „Vezető jóváhagyta”, a „Szabálysértés megjelölve” és a „Költségtérítés kifizetve”. Ezek a tevékenységek alkotják az egyes költségelszámolások folyamatmenetét.

A process mining elemzésben ez az attribútum alapvető a tényleges folyamatmodell feltárásához. Segítségével megjeleníthető a folyamattérkép, azonosíthatók azok a szűk keresztmetszetek, ahol egy-egy tevékenység túl sokáig tart, feltárhatók az újramunkálási körök, például a „Jelentés visszaküldve javításra”, és felismerhetők a szokásostól eltérő folyamatváltozatok. A tevékenységnevek egyértelműsége és részletessége közvetlenül befolyásolja a folyamatelemzés eredményeinek minőségét.

Ez az attribútum határozza meg a folyamat lépéseit, így megjeleníthető a folyamattérkép, és elemezhetők a munkafolyamat mintázatai és eltérései.

Az eseménynaplókból, az állapotváltozási táblákból vagy a költségelszámoláshoz kapcsolódó tranzakciós rekordokból származik.

A forrásrendszer attribútum a folyamatadatok eredetét jelöli. A modern vállalatoknál a költségkezelés több integrált rendszert is érinthet: például a munkavállalói adatokhoz HR-rendszert, a költségek benyújtásához külön költségkezelő eszközt, a könyveléshez pedig ERP-rendszert használnak. Ez a mező segít megkülönböztetni az eltérő forrásokból származó adatokat.

Ez az információ hasznos az adatok ellenőrzéséhez és a folyamat technológiai hátterének megértéséhez. Ha a folyamat problémái egy adott rendszerből származó adatoknál jelentkeznek, az integrációs hibára vagy az alkalmazáson belüli problémára utalhat. Az adatok értelmezéséhez is támpontot ad, mert megmutatja, melyik rendszer tekinthető hiteles forrásnak az egyes folyamatlépéseknél.

Megmutatja az adatok eredetét, ami elengedhetetlen az adatirányításhoz, a hibakereséshez és a különböző platformokon zajló folyamatok eltéréseinek megértéséhez.

Ez az információ gyakran az adatkinyerés részeként vagy metaadatként áll rendelkezésre, de az adatok előkészítése során is hozzáadható.

Az utolsó adatfrissítés időbélyege megadja, mikor nyerték ki vagy szinkronizálták utoljára az adatokat a forrásrendszerből. Így egyértelmű, hogy az elemzés milyen időpontig tartalmaz adatokat, és minden érintett tudja, mennyire frissek az adatok.

A process mining során ez az attribútum fontos az adatok sértetlenségének megőrzéséhez és a jelentések készítéséhez. Segít megérteni, hogy valós idejű adatokat vagy korábbi állapotot lát-e. Ez különösen fontos a folyamatos nyomon követésre szolgáló dashboardoknál, ahol az adatok időszerűsége elengedhetetlen. Az adatfolyamok hibakeresését is segíti, mert ellenőrizhető vele, hogy az adatok frissítése az ütemezés szerint történik-e.

Átláthatóvá teszi az adatok frissességét, ami elengedhetetlen a folyamatelemzés és a nyomon követést szolgáló dashboard pontosságához és relevanciájához.

Az adatbetöltés során általában az adatintegrációs vagy ETL-eszköz hozza létre és tárolja.

A beküldő az a munkavállaló, aki felmerült költségeit elszámolja, és a költségelszámolás létrehozásával elindítja a költségtérítési folyamatot. Ez az attribútum általában az adott költségelszámolási eset minden eseményénél azonos.

Az általános „Felhasználó” attribútum az egyes lépések végrehajtóját azonosítja, a „Beküldő” viszont az eset egészére érvényes, állandó attribútumot ad a jelentés tulajdonosáról. Segítségével a munkavállalói élmény szempontjából elemezhető a folyamat, például azonosíthatók azok, akiknek a jelentéseit gyakran elutasítják, vagy akik rendszeresen megsértik a szabályzatot. Az eredmények alapján célzott tájékoztatás vagy képzés indítható, amely már a folyamat elejétől javíthatja a hatékonyságot és a megfelelést.

Azonosítja a költségelszámolás felelősét, így elemezhető a munkavállalói magatartás, például feltárhatók a gyakori szabályzatsértők vagy az újramunka forrásai.

A költségelszámolás fejlécadataiban található, és a rekordot létrehozó munkavállalóhoz kapcsolódik.

Az elutasítás oka szöveges mező vagy előre meghatározott kód, amely megmagyarázza, miért nem ment át a költségelszámolás egy jóváhagyási lépésen. Gyakori ok például a „Hiányzó bizonylat”, a „Hibás költségkategória” vagy a „Szabályzaton kívüli költség”.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen a folyamat újramunkálásának kiváltó okait feltáró elemzéshez. A leggyakoribb elutasítási okok vizsgálatával a vállalat azonosíthatja a rendszerszintű problémákat. Ha például a leggyakoribb ok a hiányzó bizonylat, érdemes egyértelműbben tájékoztatni a munkavállalókat a dokumentációs követelményekről, vagy egyszerűbbé tenni a bizonylatok csatolását. Az ilyen eredmények célzott folyamatfejlesztést tesznek lehetővé, növelik az elsőre jóváhagyott jelentések arányát, csökkentik az újramunkát és rövidítik a teljes ciklusidőt.

Megmutatja, miért kell újramunkát végezni, így célzott fejlesztésekkel csökkenthető az elutasítások aránya, és növelhető az elsőre sikeresen jóváhagyott jelentések aránya.

Megjegyzésmezőben vagy választólistában rögzítik, amikor a jóváhagyó „Reject” vagy „Send Back” műveletet hajt végre.

A felhasználó attribútum azonosítja azt a személyt vagy automatizált szereplőt, aki egy adott folyamatlépésért felel. Ilyen lehet a jelentést benyújtó munkavállaló, az azt jóváhagyó vezető vagy a költségtérítést feldolgozó pénzügyi munkatárs.

A folyamat felhasználónkénti elemzése segít megérteni a munkaterhelés eloszlását és az egyéni teljesítményt, valamint azonosítani azokat, akik késéseket okozhatnak. Kiderülhet például, hogy egy adott vezető szűk keresztmetszetet jelent a jóváhagyási folyamatban. Az elemzés az erőforrások elosztását is támogatja, és segít biztosítani az elszámoltathatóságot, valamint az auditálhatóságot a folyamat egészében.

Azonosítja az egyes lépések végrehajtóját, így elemezhető a munkaterhelés, összehasonlítható a teljesítmény, és feltárhatók az egyes személyekhez vagy csapatokhoz köthető szűk keresztmetszetek.

Az eseménynaplóban vagy a tranzakciós előzményekben található, gyakran felhasználói vagy munkavállalói azonosítóhoz kapcsolva.

A jelentés állapota megmutatja, hogy a költségelszámolás éppen hol tart a folyamatban, vagy mi lett a végső eredménye. Az állapot jellemzően a benyújtás, a jóváhagyás, a feldolgozás és a kifizetés során változik.

Ez az attribútum segít az esetek szűrésében és egyes csoportok elemzésében. Például csak az „Rejected” jelentések vizsgálatával feltárhatók az elutasítások okai, a „Pending Approval” jelentések elemzésével pedig az aktuális szűk keresztmetszetek. A dashboardokon magas szintű áttekintést ad az aktuális munkaterhelésről és a folyamatban lévő költségelszámolások állapotáról. A process mining során a létrejött tevékenységsorozat ellenőrzésére is használható.

Röviden összefoglalja a jelentés állapotát, így szűrhetők az esetek, és dashboard készíthető az aktuális munkaterhelésről.

A költségelszámolás fő fejlécadatai között szereplő mező, amely a jelentés munkafolyamatban való előrehaladásával frissül.

Ez az attribútum a benyújtó munkavállaló szervezeti egységét jelöli, például az értékesítést, a mérnöki területet vagy a marketinget. Gyakran a költségekért felelős költséghelyhez is kapcsolódik.

A munkavállaló szervezeti egysége az összehasonlító elemzés egyik alapvető dimenziója. Lehetővé teszi a folyamat osztályonkénti szűrését, így feltárhatók a jelentős működésbeli különbségek. Előfordulhat például, hogy az egyik osztályon jóval magasabb a szabályzatsértések aránya, vagy hosszabb a jóváhagyási ciklusidő, mint egy másikon. Ezek az eredmények segíthetnek a vezetőknek eldönteni, hogy szükség van-e célzott képzésre, a folyamat módosítására vagy az adott csapatra vonatkozó szabályok pontosítására.

Lehetővé teszi az üzleti egységek összehasonlító elemzését, és segít feltárni az egyes osztályokra jellemző működést, szűk keresztmetszeteket vagy megfelelési problémákat.

Általában a munkavállaló törzsadataiból származik, amelyek a költségelszámoláshoz kapcsolódnak.

A pénznem attribútum adja meg a teljes összeg pénznemét. A nemzetközi vállalatoknál a munkavállalók különböző pénznemekben számolják el a költségeiket, ezért ez a mező minden pénzösszeg értelmezéséhez szükséges.

A pontos pénzügyi elemzéshez, különösen nemzetközi környezetben, elengedhetetlen ez az attribútum. Biztosítja, hogy az összegek helyesen értelmezhetők és közös pénznemre válthatók legyenek az összesített jelentésekben. Enélkül értelmetlen lenne egy JPY-ben megadott jelentés teljes összegét egy USD-ben megadottéval összehasonlítani. A különböző régiók és országok teljes költését, átlagos költségeit és pénzügyi KPI-it bemutató dashboardokhoz is alapvető.

Megadja a pénzösszegek értelmezéséhez szükséges információt, így pontos pénzügyi jelentések készíthetők, és az összegek régiók vagy országok között is összehasonlíthatók.

Általában a költségelszámolás fejlécadataiban, az összeget tartalmazó mezők mellett tárolják.

A szabályzatsértési jelző egyszerű igaz vagy hamis érték, amely megmutatja, hogy a költségelszámolást automatikusan vagy manuálisan nem megfelelőnek találták-e a vállalati költési szabályok szerint. Szabálysértés lehet például a költési limit túllépése, nem jóváhagyott beszállító igénybevétele vagy a szükséges dokumentumok hiánya.

Ez a jelző fontos a megfelelés elemzéséhez. Segítségével kiszámítható a szabályzatsértések aránya, és megvizsgálható, hogy mely osztályokon, költségkategóriákban vagy munkavállalóknál fordul elő a legtöbb eset. A szabálysértések gyakoriságának és jellegének megértése segít pontosítani a szabályzatokat, javítani az automatikus ellenőrzéseket, és célzott képzéssel csökkenteni a szabályoknak nem megfelelő költéseket és a folyamatkivételeket.

Közvetlenül támogatja a megfelelés nyomon követését: megjelöli a szabályoknak nem megfelelő jelentéseket, így mérhetők és csökkenthetők a szabályzatsértések.

A költségelszámolás fejléc- vagy tételadatai között szereplő jelző vagy mező, amelyet gyakran a rendszer szabálymotorja állít be.

A teljes összeg az egyetlen költségelszámolásban szereplő összes tétel összege. Ez az az összeg, amelyet jóváhagynak és megtérítenek.

Ez az attribútum fontos a process mining pénzügyi elemzéseihez. Segítségével értéksávok szerint csoportosíthatók a költségelszámolások, például magas és alacsony összegű jelentésekre, amelyek jóváhagyási útvonala gyakran eltér. Az elemzők kiszámíthatják az egy jelentésre jutó átlagos költséget, megvizsgálhatják az újramunka és az elutasítások pénzügyi hatását, valamint feltárhatják a költési trendeket. A teljes összeg és a ciklusidő összevetésével kiderülhet, hogy a nagyobb összegű jelentések jóváhagyása tovább tart-e.

Lehetővé teszi a pénzügyi hatások elemzését, segít feltárni a költési mintázatokat, és az elszámolások összege alapján csoportosítani a folyamatot.

A költségelszámolás fejlécadatai között érhető el, és gyakran az egyes tételek összegének összeadásával számítják ki.

Az ellenőrzés eredménye a folyamat egyik ellenőrzési lépésének megállapításait rögzíti. Lehet automatizált rendszerellenőrzés, amely a megfelelési szabályokat vizsgálja, vagy a pénzügyi, illetve ellenőrzési csapat manuális felülvizsgálata. Az eredmény például „Megfelelt”, „Nem felelt meg” vagy „Kivételekkel megfelelt” lehet.

Ez az adat közvetlenül jelzi a belső kontrollok hatékonyságát. Az eredmények elemzésével felmérhető a kitettség és a benyújtott elszámolások minősége. Segít feltárni, hol nem működnek megfelelően az ellenőrzések, illetve mely szabályokat értelmezik rendszeresen félre. A process mining az ellenőrzés eredményét más adatokkal is összekapcsolhatja, így például kiderülhet, hogy bizonyos költségkategóriákban vagy részlegeknél gyakoribb a sikertelen ellenőrzés.

Közvetlenül jelzi a megfelelőségi és belső kontrollvizsgálatok eredményét, így felmérhető a kockázat és az ellenőrzési szabályok hatékonysága.

Olyan mező, amelyet az automatizált szabálymotor vagy az ellenőrzést végző pénzügyi munkatárs frissít a felülvizsgálat után.

A fizetési mód azt mutatja meg, hogyan fizette ki a munkavállaló az eredeti kiadást. Ez általában vállalati kártyával történik, vagy saját pénzből, amelyet közvetlenül meg kell téríteni.

Ez az adat segít elkülöníteni a két fő folyamatváltozatot. A vállalati kártyás tranzakciók ellenőrzése gyakran egyszerűbb, mert az adatok közvetlenül a kártyaszolgáltatótól érkeznek. A saját pénzből fizetett kiadások viszont alaposabb ellenőrzést és közvetlen visszatérítést igényelnek. A fizetési mód szerinti elemzés feltárhatja a két folyamat közötti különbségeket az átfutási időben, a megfelelési arányban és a feldolgozási költségekben. Az eredmények alapján megvizsgálható, hogy a vállalati kártyák gyakoribb használata javítaná-e a hatékonyságot.

Elkülöníti a fő folyamatváltozatokat, például a vállalati kártyás és a saját pénzből fizetett kiadásokat, amelyek kockázata, hatékonysága és ellenőrzése eltérhet.

Általában a kiadás egyes tételeinél adják meg, és jelzi, honnan származik a tranzakcióhoz felhasznált pénz.

A jóváhagyó adat azt azonosítja, hogy ki hagyja jóvá vagy utasítja el az adott lépést a munkafolyamatban. Sok folyamatban több jóváhagyási szint van, például először a közvetlen vezető, majd a részlegvezető vagy a pénzügyi csapat egyik tagja dönt.

A felhasználó adathoz hasonlóan a jóváhagyó adata is a folyamat jóváhagyási szakaszának elemzésére szolgál, amely gyakran jelentős késedelmet okoz. Jóváhagyónként mérhető vele a döntési idő, így azonosíthatók a szűk keresztmetszetek. A dashboardokon összehasonlítható a jóváhagyók leterheltsége és teljesítménye. Az eredmények segíthetnek az erőforrások tervezésében, és jelezhetik, hol van szükség a költségelszámolási szabályokkal kapcsolatos további képzésre.

Megmutatja, ki felel a jóváhagyásért, így elemezhetők a késedelmek, a munkaterhelés és a döntések következetessége.

A jóváhagyással kapcsolatos tevékenységek eseménynaplójából vagy tranzakciós előzményeiből nyerhető ki.

A költségkategória azt jelöli, hogy milyen típusú kiadás szerepel a költségelszámolásban. Egy elszámolásban több kategória is lehet, ha több tételt tartalmaz.

A folyamat költségkategória szerinti elemzésével feltárhatók a költési szokások és az egyes kategóriákra jellemző folyamatok. A nemzetközi utazások elszámolása például összetettebb és hosszabb jóváhagyást igényelhet, mint az irodaszereké. Ez a mező részletesebb megfelelőségi elemzést tesz lehetővé, és megmutatja, hogy bizonyos kategóriákban gyakoribbak-e a szabályszegések. A pénzügyi tervezés és a költségvetés készítése során is fontos adat.

Segít feltárni a költési szokásokat, és megmutatja, hogy a különböző kiadástípusok eltérő folyamatokon mennek-e végig, illetve különbözik-e a megfelelési arányuk.

Általában a költségelszámolás egyes tételeihez tartozik. Az esetek szintjén végzett elemzéshez összevonható, vagy használható a leggyakoribb kategória.