Szerződéskezelési adatsablon

Ez az attribútum rögzíti a tevékenység pontos dátumát és időpontját. A process mining időbeli elemzései erre épülnek, így vizsgálható a folyamat teljesítményének alakulása.

A Kezdés időpontja alapján sorba rendezett eseményekből minden esethez időrendi napló készül. Ez lehetővé teszi a tevékenységek közötti átfutási idők, az egyes lépések időtartamának és a teljes folyamat időigényének kiszámítását. Az attribútum a szűk keresztmetszetek és a várakozási idők feltárásához, valamint a folyamat SLA-khoz viszonyított hatékonyságának értékeléséhez is szükséges.

Ez az időbélyeg szükséges az események időrendi sorba rendezéséhez és az időalapú mutatók, például az átfutási idők és az időtartamok kiszámításához.

A DocuSign CLM eseménynaplója vagy auditnaplója minden rögzített művelethez tartalmazza ezt az adatot.

A Contract ID a szerződés egyértelmű esetazonosítója. A szerződés kezdetétől a lezárásáig összekapcsolja az összes kapcsolódó eseményt és tevékenységet. A DocuSign CLM-ben ez lehet az Envelope ID vagy egy egyéni szerződésazonosító mező.

Ez az attribútum elengedhetetlen a process mining elemzéshez, mert lehetővé teszi az egyes szerződések teljes útjának rekonstruálását. Ha az összes kapcsolódó tevékenységet egyetlen Contract ID alá rendezi, az elemzők megjeleníthetik a teljes folyamatot, mérhetik az átfutási időt, és összehasonlíthatják az egyes szerződések közötti eltéréseket.

Ez az elsődleges kulcs kapcsolja össze az összes kapcsolódó folyamateseményt, így nyomon követhető és elemezhető egyetlen szerződés teljes életciklusa.

A DocuSign CLM-ben ez általában a szerződés- vagy borítékobjektum elsődleges azonosítója. A neve lehet Envelope ID, vagy a szerződések azonosítására beállított egyéni mező.

Ez az attribútum a szerződéskezelési folyamat egy-egy lépését vagy mérföldkövét jelöli, például: „Szerződéstervezet elkészült”, „Jogi felülvizsgálat megkezdődött” vagy „Szerződés aláírva”. Ezek a tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit.

A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzése a process mining alapja. Segít feltárni a tényleges folyamatmenetet, azonosítani a szabályos eljárástól való eltéréseket, valamint megmutatni, mely tevékenységek tartanak a legtovább vagy ismétlődnek gyakran.

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető a szerződéskezelési munkafolyamat, a szűk keresztmetszetek és az eltérések.

Ez általában a DocuSign CLM eseménynaplójából vagy auditnaplójából származik. Ezek rögzítik a szerződésdokumentumon vagy a munkafolyamatban végrehajtott műveleteket.

Ez az attribútum jelöli a folyamatadatok forrását. Ebben a nézetben az értéke jellemzően „DocuSign CLM” vagy egy hasonló azonosító.

Egyetlen rendszer elemzésekor feleslegesnek tűnhet, de bevált gyakorlat ezt a mezőt is felvenni. Több rendszer adatainak egyesítésekor nélkülözhetetlen, például ha a CRM szerződésadatait a DocuSign munkafolyamat-adataival kapcsolja össze. Így az adatok eredete egyértelműen követhető.

Biztosítja az adatok eredetének követhetőségét, és nélkülözhetetlen a több vállalati rendszerből származó adatok együttes elemzéséhez.

Ez általában az adatkinyerés és -átalakítás során hozzáadott, állandó érték, amely azonosítja az adathalmaz forrását.

Ez az attribútum jelzi, mikor frissült utoljára az adathalmaz. Segít megítélni, mennyire frissek és naprakészek az elemzés adatai.

A dashboardokon és jelentésekben ez az információ az adatkezelés és a felhasználói bizalom szempontjából is fontos. Az elemzők láthatják, hogy valós idejű adatokat vagy egy adott időpontban készült modellpillanatképet vizsgálnak. Ez megalapozott, időben meghozott döntéseket tesz lehetővé.

Megmutatja, mennyire frissek az adatok, így a felhasználók tudják, mennyire naprakész a folyamatelemzés.

Ez egy metaadat-attribútum, amelyet általában az ETL-eszköz vagy az adatfolyamat hoz létre és tárol az adatok betöltésekor.

Ez az attribútum rögzíti a tevékenység befejezésének pontos dátumát és időpontját. Míg a Kezdés időpontja a tevékenység kezdetét, a Befejezés időpontja a végét jelöli, így pontosan kiszámítható az egyes tevékenységek időtartama.

A Befejezés időpontja alapján kiszámítható a tevékenységek feldolgozási ideje, vagyis az adott feladatra fordított tényleges munkaidő. Így elkülöníthető az aktív munka és a várakozás, ami pontosabb képet ad az erőforrások kihasználtságáról és a késések tényleges költségéről. Például kiszámítható a „Jogi felülvizsgálat” pontos időtartama.

Lehetővé teszi az egyes tevékenységek időtartamának pontos kiszámítását, és segít elkülöníteni a tényleges feldolgozási időt a várakozástól.

A DocuSign CLM-hez hasonló rendszerek ezt rögzíthetik az auditnaplóban, de az is előfordulhat, hogy a következő esemény kezdési időpontjából kell kikövetkeztetni.

Ez az attribútum tárolja a szerződés lejárati dátumát. A szerződésállomány proaktív kezeléséhez szükséges, különösen az ismétlődő bevételt biztosító vagy hosszú távú szolgáltatási megállapodások esetén.

Ez a dátum a „Szerződésmegújítási és lejárati előrejelzés” dashboard alapja. A lejárathoz közeledő szerződések nyomon követésével a szervezetek időben elindíthatják a megújítási munkafolyamatokat. Az attribútum a „Határidőben megújított szerződések aránya” KPI kiszámításához is szükséges, így megelőzhető a bevételkiesés és a szolgáltatás megszakadása.

Segíti a szerződések proaktív kezelését, lehetővé teszi az időben történő megújítást, és megelőzi a szerződések nem tervezett lejáratát.

Ez egy szokásos metaadatmező, amelyet minden meghatározott időtartamú szerződésnél rögzíteni kell a DocuSign CLM-ben.

Ez az attribútum egy adott időpontban mutatja a szerződés általános állapotát, például: „Tervezet”, „Felülvizsgálat alatt”, „Aláírásra vár” vagy „Aláírva”. Röviden összefoglalja, hol tart a szerződés a folyamatban.

A process mining során az állapot alapján szűrhetők az esetek, és olyan dashboardok készíthetők, amelyek megmutatják, hány szerződés van az egyes szakaszokban. A „Szerződések állapotának valós idejű követése” dashboard közvetlenül erre az attribútumra épül. Áttekintést ad az aktív szerződésállományról, és megmutatja, hol torlódik fel a munka.

Pillanatképet ad a szerződés előrehaladásáról, ami segíti az állapot követését, a munkaterhelés kezelését és a szűk keresztmetszetek feltárását.

Ez az adat általában a DocuSign CLM szerződés- vagy munkafolyamat-objektumának egyik alapvető attribútuma.

Ez az attribútum a megállapodás pénzügyi értékét jelöli, amely lehet egyszeri összeg vagy ismétlődő bevétel. A szerződés értéke gyakran meghatározza az ellenőrzés szigorúságát és a jóváhagyási folyamat összetettségét.

A szerződés értéke szerinti elemzés segít előnyben részesíteni a nagy értékű ügyleteket, és feltárni az indokolatlan késéseket. A megfelelés ellenőrzésére is használható, például annak vizsgálatára, hogy a meghatározott értékhatár feletti szerződéseket jóváhagyta-e a pénzügyi igazgató. Az attribútum révén a folyamatfejlesztés a pénzügyileg legjelentősebb szerződésekre összpontosítható.

Segíti a prioritások meghatározását és a kockázatok felmérését, mivel a nagyobb értékű szerződések általában szigorúbb ellenőrzést igényelnek, és nagyobb üzleti hatással járnak.

Ez általában szám- vagy pénznemmező a szerződés DocuSign CLM-ben tárolt metaadatai között.

A szerződés felelőse az elsődleges kapcsolattartó, aki a szerződés előrehaladásáért felel. Általában ő kezdeményezte a szerződéskérést, vagy ő felel az üzleti kapcsolatért.

A szerződés felelőse szerinti teljesítményelemzés feltárhatja a hatékonyság, az újramunka és az átfutási idők mintázatait. Segít azonosítani a jól teljesítő munkatársakat és csapatokat, valamint azokat, akiknek további képzésre vagy támogatásra lehet szükségük. Ez fontos dimenzió a „Szerződés átfutási idejének elemzése” dashboard adatainak csoportosításához.

Lehetővé teszi az egyéni és csapatszintű teljesítmény elemzését, így azonosíthatók a bevált gyakorlatok és a felhasználók által végzett tevékenységek fejlesztendő területei.

Ez általában a szerződésobjektumhoz tartozó felhasználói mező, amelyben gyakran a munkafolyamatot létrehozó vagy kezelő felhasználó neve szerepel.

Ez az attribútum a szerződéseket jogi vagy üzleti céljuk szerint sorolja kategóriákba. A különböző szerződéstípusokhoz eltérő munkafolyamatok és jóváhagyási követelmények tartozhatnak, a bonyolultságuk is különböző lehet.

A szerződéstípus szerinti elemzés alapvető a teljesítménybeli eltérések megértéséhez. Lehetővé teszi az átfutási idők, a megfelelési arányok és a tárgyalási minták összehasonlítását a különböző megállapodástípusok között. Egy NDA átfutási ideje például jóval rövidebb lehet, mint egy összetett Master Services Agreementé. Ez az attribútum teszi lehetővé az összehasonlítást.

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének összehasonlítását a különböző szerződéskategóriák között, amelyek munkafolyamata és összetettsége gyakran eltér.

Ez egy fontos metaadatmező, amelyet a szerződés létrehozásakor általában a DocuSign CLM legördülő listájából választanak ki.

Ez az attribútum azonosítja a megállapodásban részt vevő másik szervezetet. A partnerek tárgyalási stílusa, jogi követelményei és válaszideje eltérő lehet, ami jelentősen befolyásolhatja a szerződés életciklusát.

A szerződő partner szerinti teljesítményelemzés megmutatja, mely partnerekkel gördülékeny az együttműködés, és melyek okoznak rendszeresen késéseket. Az eredmények segítenek javítani a partnerkapcsolatok kezelését és reális elvárásokat kialakítani a későbbi tárgyalásokhoz. Ez fontos dimenzió a „Szerződéses újramunka és módosítások gyakorisága” elemzésben.

Segít feltárni, hogyan befolyásolják a különböző külső partnerekkel folytatott egyeztetések a tárgyalási időt, a módosítások számát és a teljes átfutási időt.

Ez az adat a szerződés alapvető része, és gyakran külön „Szerződő partner neve” vagy „Cég” mezőben tárolják.

Ez az attribútum nyomon követi a szerződésdokumentum verzióit a módosítások és a változáskövetés során. Minden új verzió feltöltésekor vagy mentésekor növekednie kell az értékének.

A dokumentumverziók követésével közvetlenül mérhető az újramunka és a tárgyalások összetettsége. Ha egy szerződésnek sok verziója van, az a felek közötti hosszas egyeztetésre utal. Ez az attribútum az „Átlagos dokumentummódosítások száma” KPI kiszámításának egyik fő bemenete, és a „Szerződéses újramunka és módosítások gyakorisága” dashboard elemzéséhez is használható.

Közvetlenül méri az újramunka és a tárgyalások mértékét azzal, hogy nyomon követi a dokumentum módosításainak számát.

A DocuSign CLM beépített verziókezelést kínál a dokumentumokhoz. Ez az attribútum a dokumentum verzióelőzményeiből nyerhető ki.

Ez az attribútum jelzi, hogy a szerződést integrált elektronikus aláírási eszközzel, például a DocuSign eSignature szolgáltatással írták-e alá, vagy offline módon, például kézi aláírással és szkenneléssel.

Az attribútum közvetlenül támogatja az „Elektronikus aláírás használati aránya” KPI-t. Az elektronikusan aláírt szerződések arányából mérhető a digitális fejlesztési kezdeményezések eredményessége. A magasabb használati arány általában gyorsabb szerződéskötéssel, alacsonyabb adminisztrációs költségekkel, valamint jobb megfeleléssel és dokumentumkövetéssel jár.

Méri a digitális folyamatok használatát, és segít számszerűsíteni az integrált elektronikus aláírásból származó hatékonyságnövekedést.

Úgy állapítható meg, hogy a „Szerződés aláírva” esemény a DocuSign eSignature integrált szolgáltatásból származik-e.

Ez az attribútum azonosítja azt a jogi osztályon dolgozó személyt, aki a szerződés felülvizsgálatáért és jóváhagyásáért felel. Ez nem azonos a szerződés felelősével, aki jellemzően az üzleti területhez tartozik.

Ha a felülvizsgálatokat konkrét jogi szakemberhez rendelik, részletesen elemezhető a jogi ellenőrzés szakasza. A „Jogi felülvizsgálat teljesítménye” dashboard segítségével összehasonlítható a jogi csapat tagjainak áteresztőképessége és átfutási ideje. Az eredmények támogatják a munkaterhelés kiegyensúlyozását és a jogi osztály hatékonyságának javítását.

Lehetővé teszi a jogi felülvizsgálati szakasz részletes elemzését, segít kiegyensúlyozni a munkaterhelést és mérni a jogi csapat teljesítményét.

Ez az adat a DocuSign CLM munkafolyamat feladatkiosztási adataiból származik, és megmutatja, ki kapta a „Jogi felülvizsgálat” feladatot.

Ez az attribútum a szerződés életciklusának jóváhagyási szakaszáról ad részletes állapotot. Míg a Szerződés állapota az eset egészének állapotát mutatja, a Jóváhagyás állapota az egyes jóváhagyási tevékenységek eredményét követi.

Ez az adat szükséges a „Szerződés-jóváhagyási szűk keresztmetszetek jelentése” és a „Szerződések állapotának valós idejű követése” dashboardhoz. Egyértelműen láthatóvá teszi, mely szerződések várnak jóváhagyásra, melyeket utasítottak el, és kell miattuk újramunkát végezni, illetve melyek jutottak sikeresen túl a jóváhagyási szakaszon. Az állapotváltások elemzése feltárja a jóváhagyási lánc konkrét hibáit és késéseit.

Részletes képet ad a jóváhagyási szakaszról, így azonosítható, mely szerződések akadtak el, és miért.

Ez a DocuSign CLM-ben végrehajtott jóváhagyási feladat vagy munkafolyamat-lépés eredménye.

Ez a mutató azt számítja ki, mennyi időt tölt a szerződés a jóváhagyási szakaszban: az első belső jóváhagyásra küldéstől az utolsó szükséges jóváhagyásig. Kiszámítható az összes jóváhagyási tevékenység időtartamának összeadásával, vagy az első jóváhagyási tevékenység kezdetétől az utolsó befejezéséig eltelt idő mérésével.

Ez az attribútum az „Átlagos jóváhagyási szakasz időtartama” KPI alapja. Segít elkülöníteni a jóváhagyási folyamatból eredő késéseket a szerződéstervezet elkészítésének és a tárgyalásnak az időigényétől. Az időtartam követésével jobban megérthető a jóváhagyási mátrix hatása, és feltárhatók az egyszerűsítés lehetőségei.

Elkülöníti a jóváhagyásokra fordított időt, így könnyebb azonosítani és megszüntetni a jóváhagyási lánc szűk keresztmetszeteit.

A process mining eszköz számítja ki a jóváhagyáshoz kapcsolódó események, például a „Belső jóváhagyás elküldve” és a „Belső jóváhagyás megérkezett” azonosításával, majd esetenként megméri az első és az utolsó ilyen esemény közötti időt.

Ez az attribútum azt a belső szervezeti egységet jelöli, például az értékesítést, a marketinget vagy az informatikát, amely kezdeményezte a szerződést, vagy amelyik felel érte. Az egyes szervezeti egységek folyamatai és igényei eltérhetnek, ezért a szerződéskezelés módja is különböző lehet.

A szervezeti egység szerinti elemzés segít megérteni, hogyan használják a vállalat különböző részei a szerződéskezelési folyamatot. Célzott jelentések készíthetők vele, például a „Szerződés-jóváhagyási szűk keresztmetszetek jelentése”, amely megmutatja, hogy egyes egységekben összpontosulnak-e a késések. Az eredmények alapján az adott egység igényeihez igazítható a folyamatfejlesztés.

Lehetővé teszi a teljesítmény összehasonlítását az üzleti egységek között, és feltárja a hatékonyság, a megfelelés és a munkaterhelés eltéréseit.

Ez lehet a szerződés metaadatmezője, vagy származhat a szerződés felelősének szervezeti egységéből.

Ez a számított attribútum azonosítja az újramunkát igénylő szerződéseket, például azokat, amelyeket egy belső jóváhagyás után ismét változáskövetésre küldtek. Az értékét általában bizonyos nem kívánt tevékenységsorozatok alapján határozzák meg.

A jelző egyszerűbbé teszi a folyamat hatékonysági problémáinak elemzését. Közvetlenül kiszámítható vele a „Szerződéses újramunka aránya” KPI, és könnyen kiszűrhetők, majd elemezhetők a többletmunkát igénylő szerződések. Így feltárhatók az újramunka kiváltó okai, például a kezdeti követelmények tisztázatlansága vagy a nehéz tárgyalási pontok.

Segít számszerűsíteni és elemezni az újramunka gyakoriságát, amely a folyamat hatékonyságának és a rejtett költségeknek fontos mutatója.

Ezt az attribútumot a process mining eszköz számítja ki az újramunkát jelző köröket felismerő szabályok alapján. Ilyen például, ha a „Szerződés változáskövetésre küldve” esemény a „Belső jóváhagyás megérkezett” esemény után történik.