Adatsablon a beszerzési igénylések folyamatához

A beszerzési igény azonosítója egyedi kulcs, amelyet minden igénylési dokumentum létrehozásakor rendelnek hozzá. Ez az alapvető hivatkozási pont az egyetlen igényléshez kapcsolódó összes tevékenység, módosítás és jóváhagyás követéséhez, a kezdeményezéstől a lezárásig.

A process mining során ez az azonosító elengedhetetlen az esetek összekapcsolásához. Segítségével a rendszer rekonstruálja az egyes igénylések teljes útját, és egyetlen folyamatba rendezi az olyan különálló eseményeket, mint az „Igénylés létrehozva”, a „Jóváhagyási lépés jóváhagyva” és a „Megrendelés létrehozva”. Egységes és egyedi esetazonosító nélkül nem elemezhetők a folyamatváltozatok, az átfutási idők és az eredmények.

Ez az igénylés teljes életciklusának követéséhez szükséges alapvető kulcs, amely az összes kapcsolódó eseményt egyetlen folyamatpéldányba rendezi.

Általában a beszerzési igény tranzakciójának fejlécadataiban vagy a dokumentumtáblában található.

Az esemény időpontja, más néven időbélyege, rögzíti, hogy pontosan mikor történt egy tevékenység. Ez az adat elengedhetetlen az események helyes sorrendbe rendezéséhez és minden időalapú folyamatelemzéshez, beleértve az átfutási idő számítását, a szűk keresztmetszetek azonosítását és a teljesítmény nyomon követését.

A process mining az időbélyegek alapján rendezi sorrendbe az egyes esetek tevékenységeit, és méri a lépések közötti időt. Az időtartamok elemzése feltárja a késedelmeket, segít megérteni a hosszú átfutási idők okait, és megmutatja, hogy teljesülnek-e a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások. Érdemi teljesítményelemzéshez pontos és teljes időbélyeg-adatokra van szükség.

Ez az időbélyeg szükséges az események sorrendbe rendezéséhez, az átfutási idők kiszámításához, valamint a folyamat teljesítményének és szűk keresztmetszeteinek elemzéséhez.

Általában a rendszer naplóiban, az eseménynaplókban vagy a tranzakciós rekordok létrehozási, illetve módosítási dátumaként szerepel.

A tevékenység neve a beszerzési igény életciklusának egyetlen lépését vagy állapotváltozását jelöli. Közérthető címkét ad az olyan eseményeknek, mint az „Igénylés beküldve”, a „Jóváhagyási lépés elindítva” vagy az „Igénylés elutasítva”. Ezekből épül fel a folyamattérkép.

Ez az attribútum alapvető a folyamat feltárásához és elemzéséhez. A tevékenységek sorrendbe rendezésével a process mining eszközök megjelenítik a tényleges folyamatot, feltárják a szabályos eljárástól való eltéréseket, és azonosítják a szűk keresztmetszeteket vagy az ismétlődő utómunkát. Az érthető és következetes tevékenységnevek segítenek használható folyamatmodellt készíteni.

Meghatározza a folyamat egyes lépéseit, amelyek a folyamattérkép megjelenítéséhez és a folyamat elemzéséhez szükségesek.

Gyakran az eseménynaplókból, az állapotváltozásokat rögzítő táblákból vagy az igénylési dokumentumhoz kapcsolódó tranzakciókódokból származik.

A forrásrendszer attribútum megadja, honnan származnak a folyamatadatok. Több rendszer használatakor, például egy központi ERP-rendszer és egy speciális e-beszerzési eszköz esetén, ez a mező segít megkülönböztetni az egyes forrásokból származó adatokat.

Ez az információ hasznos az adatok ellenőrzéséhez, a hibakereséshez és a rendszertől függő folyamateltérések megértéséhez. Előfordulhat például, hogy az egyik rendszerben létrehozott igénylések más jóváhagyási útvonalat követnek, vagy rövidebb idő alatt futnak végig, mint a másik rendszerből származók. A forrásrendszer szerinti elemzés feltárhatja az integrációs problémákat vagy a rendszerek összevonásának lehetőségeit.

Megadja az adatok eredetét, ami elengedhetetlen az adatok ellenőrzéséhez és a több rendszer közötti folyamatkülönbségek elemzéséhez.

Gyakran az adatkinyerés során hozzáadott statikus érték, de műszaki metaadatmezőkben is megtalálható.

Az utolsó adatfrissítés időbélyege megmutatja, mennyire frissek az elemzett adatok. Jelzi, mikor nyerték ki utoljára a rekordot a forrásrendszerből, és mikor töltötték be a process mining környezetbe.

Ez az attribútum szükséges a működés nyomon követéséhez és annak biztosításához, hogy az elemzések aktuális adatokon alapuljanak. Segít megérteni, mennyi idő telhet el a valós események és azok folyamatmodellbeli megjelenése között. A dashboardok és a működést követő KPI-k ezt az információt használják arra, hogy időben releváns betekintést adjanak.

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok aktualitásáról, ami elengedhetetlen ahhoz, hogy az elemzések relevánsak és naprakészek legyenek.

Az adatbetöltés során általában az adatintegrációs vagy ETL (Extract, Transform, Load) eszköz adja hozzá.

Az igénylés állapota megmutatja, hogy az igénylés egy adott időpontban milyen állapotban van, vagy mi lett a végső kimenetele. Gyakori állapotok: „Folyamatban”, „Jóváhagyásra vár”, „Jóváhagyva”, „Elutasítva” és „Lezárva”.

Ez az attribútum elengedhetetlen az eredmények elemzéséhez és a működés nyomon követéséhez. A végleges állapot szerinti szűréssel olyan mutatók számíthatók ki, mint az elutasítási arány vagy a megrendeléssé alakítás aránya. A működés során az állapot segít felmérni az aktuális munkaterhelést, például a jóváhagyásra váró igénylések számát, így a csapatok rangsorolhatják a feladatokat és hatékonyan oszthatják el az erőforrásokat.

Átláthatóvá teszi az igénylések kimenetelét, így kiszámíthatók például az elutasítási arányok, és kezelhető a működéshez kapcsolódó munkaterhelés.

Általában a beszerzési igény dokumentumának fejlécében, az állapotmezőben található.

Az igénylés összege a beszerzési igényben szereplő összes termék és szolgáltatás teljes pénzértéke. Ez a beszerzési folyamat egyik fontos pénzügyi mutatója.

A folyamatelemzésben ez az attribútum érték szerinti szűrést és elemzést tesz lehetővé. Az igénylések például magas és alacsony értékű kategóriákra bonthatók, amelyekhez gyakran eltérő jóváhagyási munkafolyamat és kockázati profil tartozik. Az összeg szerinti átfutásiidő- vagy elutasításiarány-elemzésből kiderülhet, hogy a nagy értékű igénylések jóváhagyása lényegesen tovább tart, vagy gyakrabban utasítják el őket. Ez kiindulópontot adhat a folyamat fejlesztéséhez.

Lehetővé teszi az érték szerinti elemzést, így előnyben részesíthetők a nagy értékű igénylések, és megérthető, hogyan befolyásolja a pénzügyi érték a folyamat működését.

Általában a beszerzési igény tranzakciójának fejlécadataiban vagy a dokumentumtáblában található.

Az igénylés típusa annak jellege vagy célja szerint sorolja kategóriákba a beszerzési igényeket. Ilyen lehet például a szokásos anyagok, szolgáltatások, beruházások vagy egy adott katalógusból származó termékek igénylése. A besorolás gyakran meghatározza a jóváhagyási munkafolyamatot és a könyvelési kezelést.

Az igénylés típusa szerinti elemzés megmutatja, hogy az egyes igénytípusok eltérő útvonalon haladnak-e végig, vagy más hatékonysággal dolgozzák fel őket. A beruházási igények átfutási ideje például hosszabb lehet a további jóváhagyási szintek miatt, míg a katalógusból rendelt szokásos termékek igénylése nagyrészt automatizált lehet. Az elemzés segít az egyes típusokhoz illeszkedő folyamatváltozatok kialakításában és fejlesztésében.

Lehetővé teszi a különböző folyamatútvonalak elemzését, mivel az igénylés típusa gyakran meghatározza a szükséges jóváhagyási munkafolyamatot és annak összetettségét.

Ezt az adatot általában dokumentumtípusként vagy kategóriakódként tárolják az igénylés fejlécadataiban.

Az igénylő neve azonosítja azt a személyt, aki elindította a beszerzési igényt. Ő általában az a munkatárs, akinek szüksége van az árura vagy szolgáltatásra.

Az igénylő szerinti elemzés feltárhatja az egyes személyekhez vagy csoportokhoz kapcsolódó mintákat. Kiderülhet például, hogy bizonyos igénylők gyakran hiányos vagy az előírásoknak nem megfelelő igényléseket küldenek be, amelyek javításra szorulnak. Az eredmények alapján célzott képzés szervezhető, vagy egyszerűsíthető az igénylési folyamat a gyakori felhasználói csoportok számára, javítva a hatékonyságot és a megfelelést.

Segít feltárni az egyes felhasználókra jellemző működést, így célzott képzés és folyamatfejlesztés végezhető az érintett személyeknél vagy csapatoknál.

A beszerzési igény fejlécadataiban található, gyakran az alkalmazotti törzsadatokhoz kapcsolva.

A megrendelés azonosítója a jóváhagyott beszerzési igényből létrehozott megrendelési dokumentum egyedi száma. Ez a mező kapcsolja össze az igénylési folyamatot az azt követő beszerzési és fizetési folyamatokkal.

Ez az attribútum elengedhetetlen az igénylésből megrendeléssé alakítás hatékonyságának elemzéséhez. Megerősíti, hogy az igénylésből sikeresen megrendelés lett, és lehetővé teszi az átalakításhoz szükséges idő mérését. Ha megvizsgálják, mely igénylésekhez tartozik megrendelés, felmérhető a beszerzést megelőző szakasz hatékonysága, és azonosíthatók azok a jóváhagyott igénylések, amelyeket végül nem teljesítettek.

Összekapcsolja az igénylést az azt követő beszerzési folyamattal, így elemezhető az igénylésből megrendeléssé alakítás aránya és ideje.

Gyakran az igénylési dokumentum adatai között található meg a megrendelés létrehozása után, esetenként a kapcsolódó dokumentumok vagy a dokumentumfolyam táblájában.

A pénznem attribútum adja meg, milyen pénznemben szerepel az igénylés összege. A nemzetközi szervezeteknél az igénylések az igénylő vagy a szállító helyétől függően különböző pénznemekben készülhetnek.

Ez a mező elengedhetetlen a pontos pénzügyi jelentésekhez és elemzésekhez. Segít helyesen értelmezni a pénzösszegeket, és lehetővé teszi az adatok megfelelő átváltását, ha több régió adatait összesítik. Az igénylés értékét vizsgáló elemzéseknél figyelembe kell venni a pénznemet, hogy ne hasonlítsanak össze közvetlenül eltérő pénznemű összegeket.

Megadja a pénzügyi adatok értelmezéséhez szükséges hátteret, így az igénylések értéke pontosan értelmezhető és összesíthető a különböző régiók között.

Általában a beszerzési igény tranzakciójának fejlécadataiban, az összegmezők mellett található.

A részleg attribútum a beszerzésért felelős szervezeti egységet jelöli, például a marketinget, az informatikát vagy a pénzügyet. A költségvetés és a költségek felosztásának fontos pénzügyi és szervezeti adata.

A process mining során gyakori elemzési módszer a részleg szerinti bontás. Így összehasonlítható a különböző üzleti egységek teljesítménye, és azonosíthatók azok a részlegek, amelyek hatékonyan működnek, illetve támogatásra szorulnak. Az elemzés feltárhatja a részleg beszerzési szokásaihoz vagy belső folyamataihoz kötődő eltéréseket az átfutási időben, a jóváhagyási arányban vagy a megfelelésben.

Lehetővé teszi a különböző üzleti egységek teljesítményének összehasonlítását és költségeik elemzését, feltárva a részlegspecifikus folyamatokat.

Általában a beszerzési igény fejléc- vagy tételadataiban található, a vállalat szervezeti felépítéséhez kapcsolva.

Az elutasítás oka szöveges mező vagy kód, amely megmagyarázza, miért utasították el az igénylést. A jóváhagyók itt adnak visszajelzést az igénylőnek, akinek esetleg módosítania és újra be kell küldenie az igénylést.

Ez az attribútum felbecsülhetetlen értékű a folyamat hibáinak okfeltárásához. Az elutasítási okok kategorizálásával és elemzésével a szervezet azonosíthatja a visszatérő problémákat, például a „Hibás főkönyvi kód”, a „Keret túllépve” vagy a „Nem megfelelő szállító” esetét. Az eredmények célzott fejlesztéseket tehetnek lehetővé, például az igénylők jobb képzését, az irányelvek egyértelműbb kommunikációját vagy a gyakori hibákat megelőző rendszerfejlesztéseket.

Közvetlenül megmutatja, miért hiúsulnak meg az igénylések, így feltárhatók a kiváltó okok, csökkenthető az utómunka, és javítható az elsőre jóváhagyott igénylések aránya.

Általában az „Elutasítva” tevékenységhez vagy állapotváltozáshoz kapcsolódó megjegyzésmezőben rögzítik.

A User Name azonosítja, hogy az eseménynaplóban melyik felhasználó felel az adott tevékenységért. Ez az általános attribútum rögzítheti a kérelmezőt, a módosítót, a jóváhagyót vagy bárki mást, aki részt vesz az igénylés folyamatában.

Ez az attribútum alapvető az erőforrások és az automatizálás elemzéséhez. Segít megérteni a „négy szem elvét”, vagyis a különböző felhasználók közötti átadásokat, és azonosíthatók vele a rendszer- vagy kötegelt felhasználók által végzett tevékenységek, így kiszámítható az automatizálás aránya. A felhasználók szerinti elemzés megmutatja, hogyan működnek együtt a különböző szerepkörök a folyamatban.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen a felhasználók közötti átadások és az automatizálás elemzéséhez, valamint ahhoz, hogy az egyes folyamatlépések a megfelelő szereplőhöz legyenek rendelve.

Az egyes tranzakciók auditnaplójában vagy eseménynaplójában található, gyakran User ID-ként tárolják.

A jóváhagyó neve azonosítja azt a személyt, szerepkört vagy csoportot, amely a munkafolyamatban jóváhagyási vagy elutasítási lépést végzett. Ez nem azonos az igénylővel vagy az egyéb tevékenységeket végző általános felhasználóval.

Ez az attribútum elengedhetetlen magának a jóváhagyási folyamatnak az elemzéséhez. Segítségével mérhető a jóváhagyók teljesítménye, például az, hogy átlagosan mennyi idő alatt hoznak döntést. A munkaterhelés megoszlása is feltárható, így kiderülhet, ha egyes jóváhagyók szűk keresztmetszetet okoznak. Az elemzés támogatja az erőforrások jobb elosztását és a jóváhagyási lánc teljesítményének kezelését.

Lehetővé teszi a jóváhagyási munkafolyamat részletes elemzését, beleértve a jóváhagyók munkaterhelését és teljesítményét, valamint a szűk keresztmetszetek azonosítását.

A jóváhagyással kapcsolatos tevékenységek eseménynaplójában vagy auditnaplójában rögzítik. Az alkalmazotti törzsadatokkal való összekapcsolásra is szükség lehet.

A sürgősségi szint, más néven prioritás, azt jelzi, hogy az igénylőnek milyen gyorsan van szüksége a kért árura vagy szolgáltatásra. Ez a besorolás befolyásolhatja, hogyan irányítja és rangsorolja az igénylést a beszerzési csapat és a jóváhagyók.

A sürgősségi szint szerinti teljesítményelemzésből kiderül, hogy a folyamat mennyire reagál az üzleti igényekre. Ellenőrizhető például, hogy a „Magas” sürgősségű igényléseket valóban gyorsabban dolgozzák-e fel, mint az „Alacsony” sürgősségűeket. Ha nem, az szűk keresztmetszetre vagy a prioritási rendszer hibájára utalhat, amelyet kezelni kell.

Segít felmérni, hogy a folyamat megfelelően előre sorolja-e a sürgős igényléseket, és hogy a megadott sürgősség összhangban van-e a tényleges feldolgozási sebességgel.

Általában az igénylési űrlap opcionális vagy kötelező mezője, amelyet az igénylés fejlécében tárolnak.

A szükséges dátumot a kérelmező adja meg, ezzel jelölve a teljesítés határidejét. Ez a dátum a teljes beszerzési folyamat célidőpontja, az igénylés jóváhagyásától a végső szállításig.

Ez az attribútum segít felmérni, hogy a folyamat mennyire tartja az ütemezést, és megfelel-e az üzleti igényeknek. Ha összeveti a szükséges dátumot a megrendelés tényleges létrehozási vagy szállítási dátumával, megállapíthatja, hogy a szervezet mennyire tudja betartani a belső szolgáltatási határidőket. Azt is megmutatja, hogy a beszerzési folyamat elég gyors-e az üzleti határidők teljesítéséhez.

Viszonyítási alapot ad a folyamat teljesítményének üzleti határidőkhöz méréséhez és a határidőre történő teljesítés értékeléséhez.

A felhasználó általában az igénylés létrehozásakor adja meg, az adatot pedig az igénylés fejlécében vagy a tétel részleteinél tárolják.