Adatsablon a főkönyvtől a beszámolóig tartó folyamathoz: időszaki zárás és egyeztetés

Az esemény időpontja rögzíti a tevékenység kezdetének pontos dátumát és időpontját. Ez az időbélyeg szükséges ahhoz, hogy az eseményeket időrendbe állítva rekonstruáljuk az egyes pénzügyi időszakok folyamatmenetét. Minden időalapú process mining elemzés kiindulópontja.

Az esemény időpontjának pontossága elengedhetetlen az olyan KPI-k kiszámításához, mint az átfutási idő és a tevékenységek közötti várakozási idő. Az egymást követő események időbeli különbségeinek elemzésével a vállalatok meghatározhatják a késedelmek helyét, és megérthetik a zárási folyamat időbeli alakulását. Ez az információ segít felgyorsítani a zárást és javítani a hatékonyságot.

Ez a kötelező időbélyeg szükséges az események helyes sorrendbe állításához, a tevékenységek közötti átfutási idő kiszámításához és a zárási folyamat teljes időtartamának méréséhez.

A tranzakciós naplókban, dokumentumfejlécekben vagy workflow-rendszerek eseménytábláiban általában „Létrehozás dátuma”, „Könyvelés dátuma” vagy „Kezdés dátuma” néven szerepel.

A pénzügyi időszak az adott elszámolási időszakot jelöli, például „2023-12” vagy „Q4-2023”. Ebben az időszakban zajlik az összes zárási tevékenység. Központi ügyként összekapcsolja a különálló eseményeket, az analitikus nyilvántartások lezárásától a végleges kimutatások elkészítéséig, így egyetlen teljes folyamatpéldányt alkot.

A process mining során a pénzügyi időszak szerint csoportosított tevékenységek elemzésével mérhető az időszakzárás teljes átfutási ideje. Az egyes időszakok összehasonlítása segít feltárni a teljesítmény trendjeit, javulását vagy romlását. Ha ezt használja ügyazonosítóként, az összes kapcsolódó naplóbejegyzés, egyeztetés és jóváhagyás ugyanahhoz a zárási folyamathoz rendelhető.

Ez az alapvető ügyazonosító fogja össze az összes kapcsolódó tevékenységet, így elemezhető az időszakzárás teljes átfutási ideje és hatékonysága.

Általában a pénzügyi dokumentumok és az időszakzáráshoz kapcsolódó feladatkezelő rendszerek fejlécében vagy általános adatokat tartalmazó részében található.

A tevékenység neve az időszakzárás és egyeztetés egy-egy konkrét lépését jelöli, például „Naplóbejegyzés könyvelve”, „Egyeztetés jóváhagyva” vagy „Időszak lezárva”. Ezek a tevékenységek alkotják az adott pénzügyi időszak teljes folyamatának eseménysorát.

A tevékenységek sorrendjének és időtartamának elemzése a process mining alapja. Segít feltárni a tényleges folyamatmenetet, azonosítani a túl sokáig tartó lépések szűk keresztmetszeteit, és felismerni a standard eljárástól való eltéréseket. A különböző tevékenységnevek alapján a folyamat részekre bontható, így külön vizsgálható például az egyeztetés vagy a konszolidáció.

Ez az attribútum alapvető a folyamattérkép megjelenítéséhez, a szűk keresztmetszetek azonosításához és a zárási ciklus eseménysorának megértéséhez.

Tranzakciókódokból, eseménynaplókból, workflow-eszközök feladatleírásaiból vagy a pénzügyi rendszer dokumentumállapot-változásaiból származhat.

Ez az attribútum rögzíti az adatkészlet utolsó frissítésének dátumát és időpontját. Fontos kontextust ad az elemzéshez: megmutatja, mennyire frissek az adatok, és meddig tart az események vizsgált köre. Ez különösen fontos egy olyan dinamikus folyamatnál, mint az időszakzárás, amelyet valós időben követő dashboardok használnak.

Az adatok frissességének ismerete elengedhetetlen azoknak, akik a process mining elemzésére támaszkodnak a döntéshozatal során. Így tudják, hogy teljes, múltbeli képet látnak-e, vagy egy még folyamatban lévő zárás közel valós idejű állapotát. Ez az időbélyeg fontos metaadat az adatok sértetlenségének és a felhasználók bizalmának megőrzéséhez.

Megmutatja, mennyire frissek az adatok, így a felhasználók látják, mennyire aktuális a folyamatelemzés.

Ez általában az adatok kinyerése, átalakítása és betöltése (ETL) során létrehozott metaadat.

A forrásrendszer attribútum azt jelöli, hogy melyik alkalmazásban vagy modulban rögzítették a tevékenységet. Összetett informatikai környezetben az időszakzárás gyakran több rendszert érint: például az ERP-rendszert a naplóbejegyzésekhez, az egyeztető eszközt a számlák ellenőrzéséhez, valamint a konszolidációs rendszert a beszámolókhoz.

Az események forrásrendszerének nyomon követése segít megérteni a folyamat technológiai hátterét. Rávilágíthat a rendszerek közötti függőségekre, valamint az adatintegrációval vagy az egyes rendszerek teljesítményével kapcsolatos problémákra. Ez a nézet hasznos az informatikai és pénzügyi vezetőknek, akik egyszerűsíteni szeretnék az alkalmazási környezetet, vagy fel akarják tárni az egyes rendszerek okozta folyamatkésések okát.

Megmutatja, melyik rendszerben történik az egyes folyamatlépés, így feltárhatók a rendszerek közötti átadások és a technológiai eredetű szűk keresztmetszetek.

Ez az információ gyakran az adatkinyerési keretrendszer része, vagy a forrástáblák technikai metaadatai között található.

A befejezés időpontja rögzíti egy adott tevékenység lezárásának pontos dátumát és időpontját. A kezdési időpont megmutatja, mikor indult a tevékenység, a befejezés időpontja pedig azt, mennyi ideig tartott. Ez különösen fontos a mérhető időtartamú feladatoknál, például egy összetett jelentés elkészítésénél vagy egy manuális egyeztetésnél.

A process mining során a kezdési és befejezési időpont alapján kiszámítható a tevékenységek feldolgozási ideje. Ez alapvető mérőszám a hatékonytalan és sok erőforrást igénylő lépések azonosításához. A feldolgozási idők elemzése megmutatja, mennyi időt töltöttek tényleges munkával, és mennyit várakozással a következő lépésre. Így részletesebb képet kaphat a folyamat teljesítményéről.

Lehetővé teszi a tevékenységek feldolgozási idejének kiszámítását, ami segít azonosítani a hatékonytalan feladatokat és az erőforrások szűk keresztmetszeteit.

A forrásrendszer tranzakciós vagy naplótábláiban „Befejezés dátuma”, „Utolsó módosítás dátuma” vagy állapotváltozáshoz tartozó időbélyeg néven található.

Az egyeztetés állapota megmutatja, hogy egy adott időpontban milyen állapotban van a számlaegyeztetés. Gyakori állapotok: „Nincs elkezdve”, „Folyamatban”, „Ellenőrzésre beküldve”, „Elutasítva” és „Jóváhagyva”. Ezek az állapotok gyakran a folyamat tevékenységeinek felelnek meg.

Az állapotváltozások elemzésével rekonstruálható az egyeztetés folyamatmenete. Az állapot alapján mérhető például az elsőre sikeres egyeztetések aránya, vagyis azoknak az egyeztetéseknek a százaléka, amelyeket elutasítás nélkül jóváhagytak. Az is kiderülhet, mely számláknál vagy részlegeknél gyakori az elutasítás, ami minőségi vagy képzési problémákra utalhat.

Nyomon követi az egyeztetések előrehaladását, így mérhető az újramunka aránya, a jóváhagyási idő és az egyeztetési részfolyamat hatékonysága.

Az egyeztetés-kezelő rendszerben az egyeztetési feladathoz vagy objektumhoz tartozó állapotmező.

Ez az attribútum azonosítja azt a munkatársat vagy rendszerfelhasználót, aki az időszakzárás egy adott feladatáért felel. Ilyen lehet például a naplóbejegyzést könyvelő könyvelő, az egyeztetést jóváhagyó vezető vagy a pénzügyi kimutatásokat elkészítő elemző.

A folyamat felelős felhasználó szerinti elemzése segít megérteni a munkaterhelés eloszlását és a csapat teljesítményét, valamint feltárni a képzési igényeket. Kiderülhet, ha egyes munkatársak miatt torlódik a munka, vagy ha a feladatok egyenlőtlenül oszlanak meg a csapaton belül. Ez az emberközpontú elemzés támogatja az erőforrások kezelését és a csapat hatékonyságának javítását a nagy terhelésű zárási időszakban.

Segít elemezni a munkaterhelés eloszlását és a csapat teljesítményét, valamint feltárni az egyéni képzési lehetőségeket és az erőforráshiányt.

A pénzügyi dokumentumok fejlécében és a workflow-feladatok naplóiban például „Felhasználónév”, „Létrehozta”, „Munkavállalói azonosító” vagy „Felelős” mezőként található.

A naplóbejegyzés-azonosító egy számviteli bizonylatot azonosító egyedi szám vagy kód. Ezek a bizonylatok rögzítik a pénzügyi tranzakciókat, például a szokásos könyveléseket, az elhatárolásokat és az időszakzárás során végzett korrekciókat.

Ez az attribútum lehetővé teszi a naplóbejegyzések feldolgozásának részletes elemzését. Ha a tevékenységeket egy adott naplóbejegyzés-azonosítóhoz kapcsolja, nyomon követheti a naplóbejegyzés teljes életciklusát a létrehozástól a könyvelésig, beleértve az ellenőrzési és jóváhagyási lépéseket is. Különösen hasznos a manuális korrekciókat bemutató dashboardokhoz, mert segít számszerűsíteni azok mennyiségét, értékét és a zárási folyamatra gyakorolt hatását.

Egyedileg azonosítja a számviteli bizonylatokat, így részletesen elemezhető a naplóbejegyzések mennyisége, az újramunka és a jóváhagyási ciklusidő.

A számviteli bizonylatok fejlécét tartalmazó táblák elsődleges kulcsmezője, gyakran „Bizonylatszám” vagy „Naplóazonosító” néven.

A tranzakció összege egy esemény pénzügyi értékét jelöli, amely jellemzően naplóbejegyzéshez vagy korrekcióhoz kapcsolódik. Lehet a bizonylat teljes értéke, egy tételsor értéke vagy az egyeztetés során végzett korrekció összege.

Ez az attribútum fontos üzleti kontextust ad a folyamatelemzéshez, és lehetővé teszi a problémák pénzügyi hatás szerinti rangsorolását. A manuális naplóbejegyzések értékének elemzése például segíthet az automatizálási erőfeszítéseket a legnagyobb hatású korrekciókra összpontosítani. A kockázatértékelést is támogatja, mert azonosítja azokat a nagy értékű tranzakciókat, amelyek szigorúbb kontrollt vagy jóváhagyást igényelhetnek.

Pénzügyi kontextust ad a folyamat eseményeihez, így elemezhető a korrekciók pénzügyi hatása, és az értékük alapján rangsorolhatók a fejlesztések.

A pénzügyi bizonylatok tételsorait vagy fejlécét tartalmazó táblákban található, gyakran a helyi és a csoportvaluta mezőiben.

A vállalati kód a vállalatcsoport azon jogi személyét vagy leányvállalatát jelöli, amelynek az időszakzárása zajlik. A pénzügyi konszolidációhoz gyakran több vállalat könyveit is le kell zárni, mielőtt elkészülnek a csoportszintű beszámolók.

Ez az attribútum fontos a szervezeti szűréshez és az összehasonlításhoz. Az elemzők összevethetik vele a különböző vállalatok zárási folyamatának hatékonyságát és időzítését. Így azonosíthatók a jól teljesítő vállalatok bevált gyakorlatai, amelyeket máshol is alkalmazni lehet, valamint azok a vállalatok, amelyeknek további támogatásra vagy folyamatfejlesztésre van szükségük.

Lehetővé teszi a zárási folyamat összehasonlítását a különböző jogi személyek között, így feltárhatók a bevált gyakorlatok és a fejlesztendő területek.

Szokásos szervezeti mező, amely az ERP-rendszerek pénzügyi tranzakciós tábláinak szinte minden fejlécében megtalálható.

Az automatizált attribútum logikai értékű jelző (igaz/hamis), amely megkülönbözteti az ember által végzett feladatokat a rendszerfolyamatok, például az ütemezett kötegelt feladatok vagy az RPA-botok által végrehajtottaktól. Ez fontos az időszakzárás automatizáltságának megértéséhez.

A folyamat ezen szempontú elemzése segít számszerűsíteni az automatizálási kezdeményezések hatását. Nyomon követhető vele az automatizált és manuális tevékenységek aránya, azonosíthatók a további automatizálásra alkalmas feladatok, és ellenőrizhető, hogy a meglévő automatizálások az elvárások szerint működnek-e. Ez a nézet minden olyan szervezet számára hasznos, amely a digitális átalakulásra és a pénzügyi terület hatékonyságának növelésére törekszik.

Megkülönbözteti az emberi és a rendszer által végzett feladatokat, így mérhető az automatizáltság szintje, és azonosíthatók az új automatizálási lehetőségek.

A felhasználói azonosítóból, például a rendszer- vagy botfelhasználókból, a kötegelt feladatokhoz kapcsolódó tranzakciókódokból vagy a workflow-eszközök külön jelzőiből származhat.

Ez az attribútum jellegük szerint logikai csoportokba sorolja az egyeztetéseket. Gyakori típusok a mérleg-, bank-, vállalatközi, tárgyieszköz- és eredménykimutatás-egyeztetések. Az egyes típusok összetettsége, kockázata és standard eljárása eltérő lehet.

Az egyeztetés típusa szerinti elemzés lehetővé teszi a teljesítmény érdemi összehasonlítását. A vállalatközi egyeztetések például várhatóan összetettebbek és időigényesebbek, mint az egyszerű banki egyeztetések. Ez az attribútum segít reális teljesítménycélokat meghatározni, és feltárni az egyes egyeztetési kategóriák sajátos nehézségeit.

Lehetővé teszi a különböző egyeztetési kategóriák teljesítményének összehasonlítását, így pontosabban láthatók a folyamat nehézségei és a hatékonyság.

A főkönyvi számla tulajdonságaiból származhat, vagy az egyeztetés-kezelő eszköz külön kategóriamezőjében tárolható.

Az egyeztetési azonosító egyedi módon jelöl egy egyeztetési feladatot, például egy adott időszakra vonatkozó bankszámla-egyeztetést. Az időszakzárás egészén belül külön alügyként fogja össze az adott egyeztetés előkészítését, ellenőrzését és jóváhagyását.

Az azonosító nyomon követése elengedhetetlen az egyeztetési részfolyamat részletes elemzéséhez. Segítségével mérhető az egyeztetés teljes átfutási ideje a megkezdéstől a végső jóváhagyásig. Az újramunka aránya is kiszámítható, ha azonosítjuk az elutasított és javításra visszaküldött egyeztetéseket.

Lehetővé teszi az egyeztetési részfolyamat részletes elemzését, beleértve az átfutási időt, az újramunka arányát és az egyes egyeztetések szűk keresztmetszeteit.

A speciális számlaegyeztető rendszerek vagy modulok elsődleges azonosítója.

A főkönyvi számla a pénzügyi számvitel alapvető eleme. Egy adott eszköz-, kötelezettség-, saját tőke-, bevétel- vagy költségtípust jelöl. Az időszakzárás során a naplóbejegyzések és az egyeztetések mindig egy vagy több főkönyvi számlához kapcsolódnak.

A folyamat főkönyvi számla szerinti elemzése részletesebb képet ad a zárási munkáról. Segít azonosítani, mely számlák egyeztetése a legnehezebb vagy legidőigényesebb, illetve melyeknél van szükség a legtöbb korrekciós könyvelésre. Az eredmények alapján egyszerűsíthető a számlatükör, vagy javíthatók a kiemelten kockázatos, illetve nagy forgalmú számlák könyvelési gyakorlatai.

Részletes elemzést tesz lehetővé, így azonosíthatók a legösszetettebb vagy legidőigényesebben egyeztethető számlák, és célzott folyamatfejlesztés végezhető.

A naplóbejegyzések tábláinak tételsoraiban, valamint a számlaegyeztető rendszerek egyik fő attribútumaként található.

A naplóbejegyzés típusa a számviteli bizonylatokat rendeltetésük vagy jellegük szerint csoportosítja. Gyakori típusok az analitikus nyilvántartásokból származó szokásos könyvelések, a manuális korrekciók, az elhatárolások, az átsorolások és a visszafordító könyvelések. Ez a besorolás megmutatja, miért hozták létre a naplóbejegyzést.

A folyamat naplóbejegyzés típusa szerinti elemzése elkülöníti a rutinszerű, automatizált könyveléseket a nem szokványos, manuális beavatkozásoktól. A „Korrekciós” vagy „Manuális” bejegyzések nagy száma a megelőző folyamatok problémáira vagy az automatizálás hiányára utalhat. Ez az elemzés segít feltárni a folyamatok egységesítésének és a zárás során végzett manuális munka csökkentésének lehetőségeit.

A naplóbejegyzések csoportosításával elkülöníthetők a rutinszerű és a rendkívüli tételek, valamint számszerűsíthető és elemezhető a manuális korrekciók hatása.

A számviteli bizonylat fejlécében általában „Bizonylattípus” vagy hasonló besorolási mezőként tárolják.

A részleg attribútum megadja, hogy melyik üzleti egység, például a pénzügy, a kontrolling vagy a szállítói számlákért felelős csapat végzi az adott tevékenységet. A vállalati kód által jelzett jogi személy nézetét egészíti ki a folyamat funkcionális nézetével.

A folyamat részleg szerinti elemzése segít megérteni a különböző csapatok közötti feladatátadásokat és együttműködést. Rávilágíthat azokra a késedelmekre, amelyeket egy másik részleg előfeltételként szolgáló feladatának elvégzésére való várakozás okoz. Ez az információ segít javítani a részlegek közötti kommunikációt és egyszerűsíteni a több csapatot érintő munkafolyamatokat.

Segít elemezni a különböző funkcionális csapatok közötti feladatátadásokat és teljesítményt, valamint feltárni a részlegek közötti együttműködés javításának lehetőségeit.

A felhasználói törzsadatokból, a tranzakciókhoz kapcsolt költséghely-adatokból vagy közvetlenül a workflow-kezelő rendszerekből származhat.

A tervezett befejezési dátum, más néven céldátum, az időszakzárás vagy annak fontos mérföldkövei teljesítésére kitűzött határidő. A pénzügyi csapatok ezt használják a tevékenységeik ütemezésére szolgáló zárási naptárban.

Ha összeveti a folyamat tényleges befejezési dátumát a tervezettel, mérheti a határidőre történő zárások arányát, amely a pénzügyi terület egyik fontos KPI-ja. A tervtől való eltérések elemzése segít feltárni a késedelmek kiváltó okait, és javítani a következő időszakok tervezését és végrehajtását. Így a folyamatelemzés nemcsak leírja a történteket, hanem a határidők betartásához is támpontot ad.

Lehetővé teszi a zárási naptár szerinti határidőtartás mérését, így feltárhatók a rendszeres késedelmek és javítható a jövőbeli tervezés.

A zárás- vagy feladatkezelő alkalmazásokban tartják nyilván, de központi naptárban vagy táblázatban is tárolhatják.