Adatsablon a belépéstől a kilépésig tartó folyamat pozíciókezeléséhez

Az esemény időpontja az az időbélyeg, amely rögzíti, mikor történt pontosan egy tevékenység. Ez adja meg a folyamat időrendi keretét, és lehetővé teszi az események helyes sorrendbe rendezését, így rekonstruálható a folyamat tényleges menete.

Ez az időbélyeg minden időalapú elemzés kiindulópontja. Segítségével kiszámítható a tevékenységek közötti átfutási idő, meghatározható a jóváhagyási lépések időtartama, és mérhető a pozíció létrehozásától a betöltéséig eltelt teljes idő. A pontos időbélyegek szükségesek például a „Pozíciókezelési átfutási idő” dashboardhoz és az olyan KPI-k méréséhez, mint az „Átlagos pozíciójóváhagyási idő”.

Az események időrendi sorrendbe rendezéséhez és az időtartam-alapú mutatók, például az átfutási idők kiszámításához elengedhetetlen.

Általában a forrásrendszer rendszernaplóiban, tranzakciós rekordjaiban, illetve a dokumentumok létrehozási és módosítási dátummezőiben található.

A Position ID minden pozícióhoz hozzárendelt egyedi kulcs, amely megkülönbözteti azt a többi pozíciótól. Ez kapcsolja össze az adott pozíció életciklusának összes tevékenységét és eseményét, az első igényléstől a végleges lezárásig.

A process mining elemzéshez minden eseménynaplónak szüksége van esetazonosítóra, amely az összetartozó tevékenységeket egy folyamatpéldányba rendezi. Ha az esetazonosító a Position ID, az elemzők végigkövethetik az egyes pozíciók teljes folyamatát. Így megjeleníthetők a folyamatmenetek, kiszámítható az egyes pozíciók átfutási ideje, és azonosíthatók a gyakori útvonalak, illetve az eltérések.

Ezzel az összetartozó tevékenységek egyetlen folyamatpéldányba rendezhetők, így a pozíciók teljes életciklusa elemezhető.

Általában a pozíciókezelési vagy HR-információs rendszer (HRIS) moduljának fejlécében vagy elsődleges rekordjában található.

A tevékenység neve a pozíció életciklusának egy-egy lépését vagy műveletét jelöli. Ezek a tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit, és olyan fontos eseményeket írnak le, mint a „Pozícióigény elindítva”, a „Költségkeret jóváhagyva” vagy a „Pozíció lezárva”.

Az elemzés során a tevékenységek követésével megjeleníthető a teljes folyamatmenet. Láthatóvá válik az események sorrendje, feltárhatók a folyamatváltozatok, valamint azonosíthatók a szűk keresztmetszetek és az ismétlődő javítási körök, például a „Pozícióigény javításra visszaküldve” esemény ismétlődései. A pontos és következetes tevékenységnevek segítenek érthető, megbízható folyamatmodellt készíteni.

Ez az attribútum alapvető a folyamattérkép elkészítéséhez, a szűk keresztmetszetek azonosításához és a pozíció életciklusában az események sorrendjének megértéséhez.

A HR- vagy pozíciókezelő rendszer eseménynaplóiból, státuszváltozási tábláiból vagy tranzakciókódjaiból származik.

A forrásrendszer attribútum azonosítja a folyamatadatok eredetét. Sok szervezetnél a felvételtől a kilépésig tartó folyamat több alkalmazáson ível át. A pozíciókezelés például az elsődleges HR-rendszerben, a toborzás pedig egy külön jelöltkezelő rendszerben (ATS) zajlik.

A forrásrendszer megadása elengedhetetlen a különböző forrásokból származó adatok egyesítéséhez és a folyamat egységes áttekintéséhez. Segíti az adatok ellenőrzését, az integrációs problémák feltárását, valamint annak megértését, hogy az egyes rendszerek hogyan járulnak hozzá a teljes folyamathoz. Így a rendszerek közötti átadáskor fellépő késések és adatelemérések is feltárhatók.

Megmutatja az adatok eredetét, ami elengedhetetlen az adatok ellenőrzéséhez és a több integrált rendszeren átívelő folyamatok elemzéséhez.

Ez az információ általában az adatkinyerés metaadataiban található, vagy az adatátalakítás során statikus értékként adható hozzá.

Ez az attribútum rögzíti, mikor frissült utoljára az adatkészlet a forrásrendszerből. Metaadatmezőként jelzi, mennyire frissek és aktuálisak az elemzett adatok.

Az elemzők ebből látják, milyen időszakot fed le az elemzés, és ellenőrizhetik, hogy a rendelkezésre álló legfrissebb adatokkal dolgoznak-e. A folyamat folyamatos nyomon követéséhez az utolsó frissítés időpontja alapján ellenőrizhető, hogy a dashboardok és a KPI-k a működés aktuális állapotát mutatják-e, és a következtetések időszerű adatokon alapulnak-e.

Jelzi az elemzőknek, mennyire frissek az adatok, így ellenőrizhető, hogy az elemzés aktuális és a rendelkezésre álló legfrissebb információkon alapul-e.

Ezt az időbélyeget általában az adatkinyerési és -átalakítási (ETL) folyamat során hozza létre és tárolja a rendszer.

Míg az esemény időpontja a tevékenység kezdetét jelöli, a befejezési idő annak végét. A kettő közötti különbség adja az adott feladat feldolgozási idejét vagy időtartamát. Az azonnali eseményeknél a befejezési idő megegyezhet a kezdési idővel.

Az elemzés során ez az attribútum segít megállapítani, mely tevékenységek veszik igénybe a legtöbb időt. Segítségével azonosíthatók a nem hatékony lépések, és részletesen elemezhetők a szűk keresztmetszetek. A jóváhagyási lépések befejezési idejét vizsgálva például kiderül, mely jóváhagyások tartanak a legtovább, így a folyamatfejlesztés ezekre összpontosíthat.

Lehetővé teszi az egyes tevékenységek feldolgozási idejének kiszámítását, így azonosíthatók a legtöbb időt igénylő feladatok.

Gyakran a kezdési idő mellett található a rendszer eseménynaplóiban vagy tranzakciós adataiban. A következő esemény kezdési időpontjából is meghatározható.

A felhasználónév azonosítja azt a munkatársat, például vezetőt, HR üzleti partnert vagy költségkeret-felelőst, aki elvégezte a folyamat adott feladatát. Ő lehet az, aki a pozíciót igényelte, jóváhagyott egy lépést vagy módosította a pozíció adatait.

Ez az attribútum elengedhetetlen az erőforrások teljesítményének, a munkaterhelés eloszlásának és a megfelelésnek az elemzéséhez. Segítségével megválaszolhatók például az olyan kérdések, mint „Mely felhasználók kezelik a legtöbb igényt?” vagy „Összefüggnek-e késések bizonyos jóváhagyókkal?”. A feladatkörök szétválasztásának elemzésére is használható, így ellenőrizhető, hogy a kritikus feladatokat nem ugyanaz a személy végzi-e.

Lehetővé teszi a munkaterhelés eloszlásának, a felhasználói teljesítménynek és a megfelelésnek az elemzését, valamint segít feltárni a képzési igényeket és az erőforráshiányt.

Általában a tranzakciók részleteiben, a módosítási naplókban vagy az ellenőrzési nyomvonalakban található, gyakran User ID alapján összekapcsolva.

A költséghely olyan pénzügyi dimenzió, amely a pozíciót a szervezet számlarendjének egy adott költségvetési egységéhez kapcsolja. A létszám és a személyi jellegű ráfordítások pénzügyi tervezésére, költségvetésére és jelentésére használják.

A process mining elemzésben a költséghely pénzügyi szempontból teszi vizsgálhatóvá a pozíciókezelési folyamatot. Segítségével kiderülhet, hogy egyes költséghelyeken gyakoribbak-e a pozícióváltozások, hosszabb-e a jóváhagyás, vagy magasabbak-e a toborzási költségek. Ez különösen hasznos a költségkeret betartásának elemzéséhez és a pozíciókezelési döntések pénzügyi hatásának megértéséhez.

A pozíciót egy pénzügyi egységhez kapcsolja, így a folyamat teljesítménye és költségei költségvetési területenként elemezhetők.

A HR- vagy ERP-rendszer pozíciórekordjának pénzügyi vagy szervezeti hozzárendelési adatai között található.

A munkakör megnevezése leírja a pozíció szerepét vagy feladatkörét. Egy munkakörhöz több pozíció is tartozhat, az attribútum mégis fontos kontextust ad a kezelt szerepkörről.

A folyamat munkakör vagy tágabb munkakörcsalád szerinti elemzése feltárhatja az egyes szerepkörökre jellemző mintákat. A vezetői vagy erősen specializált munkakörök jóváhagyása például tovább tarthat, illetve a toborzásuk összetettebb lehet, mint a belépő szintű pozícióké. Ez az információ segít a toborzási stratégia kialakításában és a reális határidők meghatározásában.

Kontextust ad a szerepkörről, így összehasonlíthatók a különböző munkakörök, szintek és feladatkörök folyamatai.

A pozíció törzsadataiban tárolják, gyakran a HR-rendszer központi munkaköri katalógusához vagy munkaköri profiljához kapcsolva.

A pozíció státusza mutatja, hol tart a pozíció az életciklusában. Ez az attribútum a folyamat előrehaladtával változik. A pozíció például indulhat „Jóváhagyásra vár” státusszal, majd „Nyitott, toborzás folyamatban”, „Betöltött”, végül „Lezárt” lehet.

Ez az attribútum elengedhetetlen a státusz szerinti elemzéshez és például az „Elhúzódó és inaktív pozíciók elemzése” dashboardhoz. Az egyes státuszokban eltöltött idő vizsgálatával feltárhatók a szűk keresztmetszetek, például azok a pozíciók, amelyek túl sokáig maradnak „Nyitott” státuszban. A kapacitástervezést és a munkaerő-utánpótlás általános állapotának megértését is segíti.

Megmutatja, mennyi ideig maradnak a pozíciók az egyes státuszokban. Ez segít azonosítani az elhúzódó pozíciókat és megtervezni a munkaerőigényt.

Általában a pozíció fő rekordjában tárolják, és a státuszt módosító tevékenységek során frissítik.

A részleg attribútum szervezeti kontextust ad: minden pozíciót a vállalat egy adott területéhez rendel, például a pénzügyhöz, a mérnöki területhez vagy az értékesítéshez. Így a pozíciókezelési folyamat különböző területeken is összehasonlítható és szakaszokra bontható.

Az elemzés során hasznos a részleg szerinti szűrés vagy csoportosítás. Segítségével feltárhatók a folyamat teljesítményének eltérései, például ha egyes részlegeken hosszabb a jóváhagyás vagy gyakoribb az újramunka. Ezek az eredmények célzott folyamatfejlesztést tesznek lehetővé, és megmutatják, mely bevált gyakorlatokat érdemes megosztani a szervezeten belül.

Lehetővé teszi a folyamatok összehasonlítását az üzleti egységek között, így feltárhatók a hatékonyság, a megfelelés és a költségek eltérései.

A HR-rendszer pozíciótörzsadataiban vagy szervezetkezelési moduljában található.

A vezető neve azonosítja azt a személyt, aki az új pozícióban dolgozó munkatársat irányítja. Gyakran ő kezdeményezi az igényt, és fontos szerepet játszik a jóváhagyásban és a toborzásban.

Ez az attribútum az „Jóváhagyási szűk keresztmetszetek elemzése” dashboard egyik alapja. A tevékenységeket vezető szerint csoportosítva azonosíthatók azok, akiknél a munkaterhelés vagy a további képzés szükségessége miatt elakad a folyamat. Az attribútum a vezetők folyamatban betöltött szerepének és döntési mintáinak megértését is segíti.

Azonosítja a pozíció fontos érintettjét, így elemezhetők a jóváhagyási késések és az adott vezetőhöz kapcsolódó folyamatminták.

A pozíció adatai között található, gyakran a jelentési rend vagy a szervezeti hozzárendelés részeként.

Az állásigénylés-azonosító kapcsolja össze a pozíciókezelési és a toborzási folyamatot. A pozíció jóváhagyása és betöltésre való előkészítése után általában állásigénylést hoznak létre a felvételi tevékenységek hivatalos elindításához.

Ez az azonosító elengedhetetlen a felvételtől a kilépésig tartó teljes folyamat áttekintéséhez. Összekapcsolja a pozíció létrehozásának és jóváhagyásának adatait a későbbi toborzási adatokkal, például a jelöltek felkutatásával, az interjúkkal és az ajánlatokkal. Így a teljes betöltési idő az első igényléstől a jelölt munkába állásáig elemezhető.

Összekapcsolja a pozíciót a toborzási folyamattal, így a tehetségfelvétel teljes életciklusa elejétől a végéig elemezhető.

Általában a jelöltkezelő rendszer (ATS) vagy a toborzási modul hozza létre, majd az elsődleges HRIS pozíciórekordjához kapcsolja.

A helyszín attribútum megadja a pozícióhoz tartozó irodát, várost, államot vagy országot. Ez a földrajzi információ segít megérteni a toborzási folyamatok és a munkaerő-eloszlás regionális eltéréseit.

A folyamat helyszín szerinti elemzése fontos összefüggéseket tárhat fel. Megmutathatja például, hogy a helyi munkaerőpiac miatt eltérnek az átfutási idők, országonként más a jóváhagyási rend, vagy egyes régiókban további lépéseket írnak elő a megfelelési követelmények. Az elemzés támogatja a folyamatok globális egységesítését, miközben teret hagy a szükséges helyi eltéréseknek.

Lehetővé teszi a földrajzi elemzést, amely feltárja a folyamat hatékonyságának, a felvételi igénynek és a megfelelési követelményeknek a regionális eltéréseit.

A pozíció törzsadatai között, a szervezeti adatok részeként tárolják.

A módosítás oka attribútum rögzíti az adott, gyakran nem szokványos folyamatesemények magyarázatát. Ide tartozik az igény elutasításának oka, az átsorolás indoklása, illetve a kezdeményezőnek módosításra visszaküldött igényhez fűzött megjegyzés.

Ez a szöveges adat különösen hasznos a kiváltó okok elemzéséhez, mert megmutatja, miért tért el a folyamat a megszokottól. Az elutasítási okok elemzése például feltárhatja a pozícióigények gyakori hiányosságait, például a költségkeret adatainak hiányát vagy a nem egyértelmű munkaköri leírást. Ezek az eredmények segítenek javítani az elsőre sikeres igények arányát és csökkenteni a pozícióigények javítási arányát.

Fontos kontextust ad az újramunka, az elutasítások és más eltérések megértéséhez, így célzottan elemezhetők a kiváltó okok és fejleszthető a folyamat.

Általában a megjegyzésmezőkben, a jegyzetekben vagy az elutasításhoz, javításhoz, illetve módosításhoz kapcsolódó indokkódmezőkben található.

A munkakörcsalád az egymáshoz kapcsolódó munkaköröket csoportosítja. A szoftvermérnök, a tesztelő és a DevOps-mérnök például egyaránt a mérnöki munkakörcsaládba tartozhat. Így a pozíciók a konkrét munkakör megnevezésénél tágabb szinten is kategorizálhatók és elemezhetők.

A munkakörcsalád elemzése stratégiai képet ad a munkaerőpiaci trendekről és a folyamatok hatékonyságáról. Segítségével összehasonlítható a pozíciókezelés életciklusa a különböző területeken, például a pénzügyben és az informatikában. Ez feltárhatja az egyes szakterületekre jellemző szűk keresztmetszeteket és bevált gyakorlatokat, valamint támogathatja a stratégiai munkaerő-tervezést.

A hasonló munkakörök csoportosításával magasabb szintű elemzést tesz lehetővé, és segít megérteni a folyamatok alakulását a vállalat különböző területein.

A szervezet munkaköri katalógusa vagy munkaköri struktúrája határozza meg, az értéket pedig a munkaköri profilban vagy a pozíciórekordban tárolják.