> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzési igénylések folyamata > Microsoft Dynamics 365

Fejlessze a beszerzési igények folyamatát a Purchase-to-Pay ciklusban

Hat lépés a Dynamics 365 beszerzési igényeinek optimalizálásához.
Fejlessze a beszerzési igények folyamatát a Purchase-to-Pay ciklusban
Beszerzési igénylések folyamata
Microsoft Dynamics 365

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok
Általános folyamat 1 Alkalmazottak beléptetése 6 Bérszámfejtés 7 Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési rendelés 8 Beszerzéstől a fizetésig: kérelmek 8 Beszerzéstől a kifizetésig: számlafeldolgozás 8 Betegellátási folyamat 6 Bevételciklus-kezelés 6 Ellátásilánc-menedzsment 7 Érdeklődőtől a pénz beérkezéséig 7 Eszközkarbantartás 6 Felvételtől a kilépésig, az alkalmazotti életciklus 8 Felvételtől a kilépésig: munkakör-kezelés 4 Fizetésfeldolgozás 7 Hitelkezelés és követeléskezelés 7 Hitelkihelyezés 6 Incidenskezelés 6 Kárigények feldolgozása 6 Készletgazdálkodás 7 Költségelszámolás 6 KYC-ügyfélbeléptetés 6 Minőségirányítás 6 Problémakezelés 6 Raktárirányítás 6 Record to Report – naplóbejegyzés 7 Record to Report, időszaki zárás és egyeztetés 7 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: számlázás és számlakiállítás 8 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: vevői rendelések feldolgozása 8 Szállítmányozás 6 Szállítói számlák feldolgozása 7 Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása 7 Szerződéskezelés 6 Szoftverfejlesztési életciklus 6 Szolgáltatási kérelmek kezelése 7 Termeléstervezés 6 Toborzás és tehetségszerzés 6 Ügyfélszolgálat 7 Változáskezelés 6 Vevőkövetelés-kezelés 7 Visszáru- és visszatérítés-feldolgozás 7
Elérhető rendszerek
Kihívások(11)Célok(10)6 lépésElőnézetEredményekAdatokGYIK(4)

Gyorsítsa fel az igénylések jóváhagyását a Dynamics 365-ben

A beszerzési igények feldolgozását gyakran lassítja a jóváhagyás és nehezíti a megfelelési problémák kezelése. Platformunkkal gyorsan megállapíthatja, hol alakulnak ki szűk keresztmetszetek az igények létrehozásakor és jóváhagyásakor. Az így feltárt hatékonysági problémák alapján gyakorlati fejlesztéseket vezethet be, amelyek javítják a működést, és segítik, hogy a beszerzések időben elinduljanak a szervezet egészében.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért fontos fejleszteni a beszerzési igénylések folyamatát?

A beszerzési igénylés a szervezet beszerzési ciklusának első lépése. Itt válnak az üzleti igények árukra és szolgáltatásokra vonatkozó hivatalos kérelmekké. A hatékony, szabályos és átlátható igénylési folyamat elengedhetetlen a pénzügyek eredményes kezeléséhez és a rugalmas működéshez. A Microsoft Dynamics 365-ben az összetett munkafolyamatok, a többszintű jóváhagyás és a nagy igénylési volumen megnehezítheti a folyamat hatékony kezelését.

A folyamat ezen szakaszának hiányosságai a teljes beszerzési folyamatra kihatnak. Az igénylések jóváhagyásának késése miatt később érkeznek meg a szükséges erőforrások, ami hátráltathatja a projekteket, a termelést, sőt az ügyfelek elégedettségét is ronthatja. Ha a folyamat nem átlátható, előfordulhat, hogy a kiadások nem felelnek meg a szabályoknak, elmaradnak a költségcsökkentési lehetőségek, és felesleges adminisztráció keletkezik. A beszerzési igénylések folyamatának megértése és fejlesztése gyorsabb működést, alacsonyabb költségeket és szigorúbb pénzügyi ellenőrzést eredményezhet.

Hogyan segíti a process mining az igénylések elemzését?

A folyamat teljesítményének hagyományos elemzése gyakran feltételezésekre vagy kézi adatgyűjtésre épül, ezért csak részleges képet ad. A process mining a Microsoft Dynamics 365 tényleges eseménynapló-adatait használja fel, így objektív, adatokra épülő képet ad arról, hogyan zajlik valójában a beszerzési igénylések folyamata.

Megoldásunk kinyeri az egyes beszerzési igénylésekhez kapcsolódó fő tevékenységeket és attribútumokat, a létrehozástól a lezárásig, majd vizuálisan megjeleníti az egyes igénylések útját. A Dynamics 365-adatok részletes elemzésével pontosan azonosíthatja a jóváhagyási útvonalak eltéréseit, a folyamatot lassító rejtett szűk keresztmetszeteket, valamint az ismételt munkát okozó köröket és az észrevétlenül végrehajtott jogosulatlan módosításokat. A tényleges folyamatmenet megmutatásával a process mining segít a feltételezések helyett konkrét adatokra támaszkodni, és megtalálni a késések, elutasítások vagy a szokásos eljárástól való eltérések pontos helyét és okát.

Hol érdemes fejleszteni az igénylési munkafolyamatot?

A process mining több fontos területen tár fel hasznosítható eredményeket a beszerzési igénylések folyamatáról:

  • A jóváhagyási idő csökkentése: Keresse meg a jóváhagyási lánc késéseket okozó lépéseit és szereplőit. Azonosítsa azokat az igényléseket, amelyek túl sokáig várnak jóváhagyásra, akár az összetett, többszintű munkafolyamat, akár egyes jóváhagyók miatt. Az eredmények alapján célzottan egyszerűsítheti a jóváhagyási folyamatot.
  • A megfelelés biztosítása: Automatikusan észlelheti, ha az igénylések eltérnek a beszerzési szabályoktól. Ilyen például a kötelező jóváhagyási lépések kihagyása, a költési korlát túllépése megfelelő engedély nélkül vagy a hibás adatbevitel. A Microsoft Dynamics 365-ben ellenőrizheti, hogy minden igénylés megfelel-e a szervezet belső kontrolljainak és a szabályozási követelményeknek.
  • Az igénylések létrehozásának egyszerűsítése: Megértheti, miért kell egyes igényléseket többször módosítani, vagy miért utasítják el őket már a folyamat elején. Az eredmények alapján azonosíthatja a képzési hiányosságokat, pontosíthatja a benyújtási útmutatót, vagy egyszerűsítheti az űrlapokat, így csökkentheti a hibákat és az ismételt munkát a beszerzési ciklus kezdetén.
  • Az erőforrások jobb elosztása: A folyamatmenet megjelenítésével láthatóvá válik, hol használják fel nem hatékonyan a munkaerőt, például szükségtelen kézi beavatkozásokra, ismétlődő feladatokra vagy folyamatos utánkövetésre. Ezek fejlesztésével több idő marad az értékteremtő feladatokra.

Mérhető eredmények és előnyök

Ha a process mining eredményeit felhasználja a beszerzési igénylések folyamatának fejlesztéséhez, jelentős és mérhető javulást érhet el:

  • Rövidebb idő az igényléstől a megrendelésig: Felgyorsíthatja a beszerzést, így hamarabb juthat hozzá a szükséges árukhoz és szolgáltatásokhoz.
  • Alacsonyabb működési költségek: Csökkentheti az adminisztrációt és az ismételt munkát, valamint megszüntetheti az erőforrásokat pazarló hatékonysági problémákat.
  • Jobb megfelelés: Proaktívan ellenőrizheti, hogy minden igénylés megfelel-e a vállalati szabályoknak és a szabályozási követelményeknek, így csökkentheti az auditkockázatot és javíthatja az irányítást.
  • Elégedettebb érintettek: A gyorsabb jóváhagyás és az átláthatóbb folyamat növeli a kérelmezők, a jóváhagyók és a beszerzési csapat elégedettségét.
  • Megalapozottabb stratégiai döntések: Megbízható, adatokra épülő eredményeket kap, amelyek támogatják a jövőbeli folyamatok kialakítását és a Microsoft Dynamics 365-be történő technológiai beruházásokat.

Kezdje el még ma fejleszteni az igénylési folyamatot

Ne találgassa, mi okozza az igénylések késését vagy a megfelelési problémákat. A process mining világos képet és felhasználható eredményeket ad a beszerzési igénylések Microsoft Dynamics 365-ben zajló folyamatának fejlesztéséhez. Tegye meg az első lépést a hatékonyabb, szabályosabb és költségtakarékosabb beszerzés felé az adatok felhasználásával. Tárja fel a rejtett lehetőségeket, és fejlessze folyamatosan a szervezet működését.

Beszerzési igénylések folyamata Beszerzési igénylés Igénylés jóváhagyása Beszerzési hatékonyság Beszerzési szabályok betartása Ellátásilánc-menedzsment Beszerzési osztály Igénylés teljes életciklusa Beszerzéstől a fizetésig Kiadáskezelés Költségkeret-ellenőrzés

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

Az igénylések gyakran elakadnak a jóváhagyási sorban, emiatt csúsznak a határidők, és nő az áruk és szolgáltatások beszerzési ideje. Ez rontja a működés hatékonyságát, veszélyeztetheti a beszállítói kapcsolatokat, és késleltetheti a fontos üzleti tevékenységeket. A ProcessMind megmutatja, hogy a beszerzési igénylések folyamatában mely jóváhagyási lépések vagy jóváhagyók okoznak szűk keresztmetszetet, így láthatóvá válik, hol érdemes egyszerűsíteni a munkafolyamatokat és felgyorsítani az igények teljesítését a Microsoft Dynamics 365-ben.

Sok igénylést a benyújtás után többször is módosítanak. Ez kezdeti hibákra, hiányzó információkra vagy változó igényekre utalhat. Az ismételt módosítás időt és erőforrásokat emészt fel, meghosszabbítja a beszerzési ciklust és növeli az adminisztrációt. A ProcessMind feltérképezi a módosítási köröket, és azonosítja azok gyakori okait a beszerzési igénylések folyamatában. Az eredmények alapján pontosíthatja az űrlapmezőket és a jóváhagyási feltételeket a Microsoft Dynamics 365-ben.

Előfordulhat, hogy az igénylések kihagyják a kötelező jóváhagyási lépéseket, vagy nem szabványos útvonalon haladnak végig. Ez megfelelési kockázatot, jogosulatlan költést és auditproblémákat okozhat. Gyengíti a belső kontrollokat, pénzügyi kockázatnak teszi ki a szervezetet, és megnehezíti a szabályok betartásának ellenőrzését. A ProcessMind megjeleníti a beszerzési igénylések tényleges útvonalait, és összeveti azokat a meghatározott szabályokkal. Így kiemeli az eltéréseket és a nem megfelelő jóváhagyásokat a Microsoft Dynamics 365-ben.

Sok igénylés szükségtelen kézi beavatkozást vagy ismételt adatbevitelt igényel, ami akadályozza a teljesen automatizált feldolgozást és növeli a hibák kockázatát. Ez jelentős hatékonyságvesztéssel és magasabb működési költségekkel jár, miközben értékes időt vesz el a fontosabb feladatoktól. A ProcessMind elemzi a tevékenységeket, és feltárja, hol automatizálhatók a beszerzési igénylések lépései, így csökkenthető a kézi beavatkozások száma és felgyorsítható a folyamat indítása a Microsoft Dynamics 365-ben.

Sok igénylést utasítanak el a jóváhagyás különböző szakaszaiban, ezért a kérelmezőknek újra kell kezdeniük vagy be kell nyújtaniuk a kérelmet. Ez minden érintett számára frusztráló, késlelteti a szükséges áruk beszerzését, és felesleges munkát okoz a kérelmezőknek és a jóváhagyóknak. A ProcessMind megmutatja, hogy a beszerzési igénylések folyamatában mely szakaszokban és milyen okból gyakoriak az elutasítások. Az eredmények alapján célzott képzést tarthat vagy módosíthatja a szabályokat a Microsoft Dynamics 365-ben.

A jóváhagyott igénylések után gyakran jelentős késéssel készül el a hozzájuk tartozó megrendelés, ami veszélyezteti a szállítási ütemtervet és a beszállítói vállalásokat. Ez a szűk keresztmetszet készlethiányhoz, elszalasztott lehetőségekhez és a működés folytonosságának zavarához vezethet. A ProcessMind méri a jóváhagyás és a megrendelés létrehozása közötti időt a beszerzési igénylések folyamatában, és feltárja a késések okait a Microsoft Dynamics 365-ben.

Egyes jóváhagyási lépések vagy jóváhagyók rendszeresen szűk keresztmetszetet okoznak, ezért az igénylések aránytalanul sokáig várakoznak. Ez lassítja a teljes beszerzési ciklust, frusztrálja az érintetteket, és rontja a beszerzési működés hatékonyságát. A ProcessMind megjeleníti a jóváhagyási munkafolyamat útvonalait, és azonosítja a beszerzési igénylések folyamatában késést okozó lépéseket és szereplőket, így célzott beavatkozásokat tehet lehetővé a Microsoft Dynamics 365-ben.

Sok igénylést a benyújtás vagy a részleges jóváhagyás után visszavonnak. Ennek oka lehet az üzleti igények változása, a hibás kezdeti kérelem vagy a túl hosszú várakozás. Ez felesleges munkát és az erőforrások nem hatékony felhasználását jelenti a beszerzési csapat számára, hiszen olyan kérelmekre fordítottak időt, amelyekből végül nem lett beszerzés. A ProcessMind elemzi, milyen körülmények vezetnek az igénylések visszavonásához, így feltárhatja a mögöttes problémákat és javíthatja a kezdeti kérelmek minőségét a Microsoft Dynamics 365-ben.

Az igénylések gyakran számos nem dokumentált és nem hatékony útvonalon haladnak, jelentősen eltérve a meghatározott szabványos folyamattól. Az egységes működés hiánya kiszámíthatatlansághoz, nagyobb megfelelési kockázathoz és összetettebb működéshez vezet, ami megnehezíti a teljesítmény kezelését. A ProcessMind feltárja a beszerzési igénylések összes tényleges folyamatváltozatát, megmutatja az ideális útvonaltól való eltéréseket, és azonosítja az egységesítés lehetőségeit a Microsoft Dynamics 365-ben.

A kérelmezők gyakran akkor is sürgősnek jelölik az igényléseket, amikor erre nincs valódi indok. Ezzel megkerülik a szokásos várakozási sort, és túlterhelik a magas prioritású ügyek csatornáit. Így a sürgősségi jelölés elveszíti a jelentését, a valóban sürgős igénylések feldolgozása nehezebbé válik, és felborulhat a prioritások rendszere. A ProcessMind összeveti a sürgősségi szinteket a tényleges feldolgozási időkkel, és feltárja a visszaélés mintáit a beszerzési igénylések folyamatában, a Microsoft Dynamics 365-ben.

Az igénylési folyamatban gyakran hosszas egyeztetésre van szükség a kérelmezők és a jóváhagyók között, például további információk bekérésére vagy ismételt módosításokra. Ez meghosszabbítja az átfutási időt, frusztrálja az érintetteket, és jelentősen rontja a beszerzési folyamat felhasználói megítélését. A ProcessMind azonosítja azokat a lépéseket és attribútumokat, amelyek ismétlődő köröket okoznak a beszerzési igénylések folyamatában, így javíthatja a kérelmezők tapasztalatait a Microsoft Dynamics 365-ben.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél az, hogy rövidebb idő teljen el a beszerzési igénylés benyújtása és végső jóváhagyása között. Ezzel jelentősen csökkentheti a beszerzés átfutási idejét, és gyorsabban juthat hozzá a szükséges árukhoz és szolgáltatásokhoz. Ez közvetlenül befolyásolja a projektek ütemezését és a működés folytonosságát a Microsoft Dynamics 365-ben.
A ProcessMind elemzi az igénylések teljes jóváhagyási folyamatát, és megmutatja, mely tevékenységek, felhasználók vagy részlegek okoznak késést. A folyamatváltozatok és a szűk keresztmetszetek feltárásával segít fejleszteni a jóváhagyási munkafolyamatokat. A lépések egyszerűsítésével vagy az erőforrások átcsoportosításával akár 20-40%-kal is csökkentheti a jóváhagyási időt.

A cél az, hogy nagyobb arányban hagyják jóvá az igényléseket módosítás vagy újbóli benyújtás nélkül. A magasabb elsőre jóváhagyási arány csökkenti az ismételt munkát és az adminisztrációt, valamint megelőzi a beszerzési folyamat késését, így hatékonyabbá teszi a beszerzést a Microsoft Dynamics 365-ben.
A ProcessMind az eseménynaplók elemzésével feltárja az elutasítások és módosítások gyakori okait. Megmutatja az igénylési adatokban rejlő mintákat, például azokat a részlegeket vagy termékkategóriákat, amelyeknél gyakori a szabályok megszegése vagy a hiányos benyújtás. Az eredmények alapján célzott képzést és folyamatmódosításokat végezhet, hogy növelje az elsőre jóváhagyott igénylések arányát.

A cél az, hogy csökkenjen a nem hivatalos vagy eltérő útvonalak száma, és minden igénylés egységes, hatékony folyamaton haladjon végig. Az egységes folyamat kiszámíthatóbb működést, kevesebb hibát és jobb megfelelést biztosít a beszerzési igénylések teljes életciklusa során a Microsoft Dynamics 365-ben.
A ProcessMind automatikusan feltárja a tényleges folyamatváltozatokat, és összeveti őket az ideális modellekkel. Megjeleníti az egyes eltérések gyakoriságát és hatását, így segít megtalálni a nem szabványos működés okait. Az eredmények alapján bevezetheti a bevált gyakorlatokat, és egységesebb igénylési munkafolyamatokat alakíthat ki.

A cél a végső jóváhagyás és a hozzá tartozó megrendelés létrehozása közötti idő csökkentése. Ennek a fontos átadásnak a felgyorsítása mérsékli a tényleges beszerzés késését, biztosítja az üzleti igények időben történő teljesítését, és javítja a beszerzési folyamat hatékonyságát a Microsoft Dynamics 365-ben.
A ProcessMind feltérképezi a jóváhagyott igényléstől a megrendelés létrehozásáig tartó teljes folyamatot, és megmutatja a késést okozó várakozási sorokat, kézi átadásokat és feltételeket. Ezeknek a szűk keresztmetszeteknek a feltárásával segít egyszerűsíteni az átadást, és akár 30%-kal is csökkentheti az átalakítás idejét.

A cél annak biztosítása, hogy minden beszerzési igénylés megfeleljen a vállalat beszerzési szabályainak és a szabályozási követelményeknek. A jobb megfelelés csökkenti a pénzügyi kockázatokat, megelőzi a jogosulatlan költést, és erősíti a belső kontrollokat a beszerzési igénylések folyamatában a Microsoft Dynamics 365-ben.
A ProcessMind előre meghatározott szabályok és előírások alapján követi nyomon az igénylés teljes életciklusát, és automatikusan észleli a nem megfelelő útvonalakat és tevékenységeket. Megmutatja, ha egy jóváhagyás kihagyja a kötelező lépéseket, vagy hiányosak az adatok. Az eredmények egyértelmű bizonyítékot adnak az auditokhoz, és segítik a megfelelési előírások proaktív betartatását.

A cél az, hogy a benyújtás után ritkábban kelljen módosítani a beszerzési igényléseket. A kevesebb módosítás kevesebb ismételt munkát, gyorsabb feldolgozást és hatékonyabb működést jelent, így időt és erőforrásokat takarít meg a Microsoft Dynamics 365-et használó beszerzési részleg számára.
A ProcessMind feltárja, hogy a folyamat mely pontjain és milyen okból módosítják az igényléseket, például hibás adatbevitel vagy nem egyértelmű követelmények miatt. A minták elemzésével megtalálhatja a kezdeti adatok minőségének javítására, az űrlapok átalakítására vagy a képzés fejlesztésére kínálkozó lehetőségeket, és az okok kezelésével csökkentheti a módosítások számát.

A cél a beszerzési igénylési folyamat szükségtelen manuális lépéseinek feltárása és megszüntetése, automatizált munkafolyamatokkal helyettesítve azokat. Az ismétlődő feladatok automatizálása csökkenti az emberi hibák számát, gyorsítja a feldolgozást, és több időt hagy a munkatársaknak a nagyobb értéket teremtő feladatokra a Microsoft Dynamics 365 Finance GL moduljában.
A ProcessMind vizuálisan jeleníti meg a Purchase to Pay - Requisition folyamat összes manuális lépését és tevékenységét. Megmutatja, mennyi időt és erőforrást igényelnek ezek a lépések, így könnyebb kiválasztani az automatizálásra legalkalmasabbakat. A ProcessMind az automatizálási kezdeményezések hatását is méri, és segít ellenőrizni a hatékonyság javulását.

A cél azoknak a jóváhagyási lépéseknek vagy személyeknek a feltárása és kezelése, amelyek rendszeresen késedelmet okoznak az igénylési munkafolyamatban. A célzott szűk keresztmetszetek megszüntetésével gördülékenyebbé és gyorsabbá válik a jóváhagyás, így az igénylések nem akadnak el a Microsoft Dynamics 365 kritikus pontjain.
A ProcessMind részletesen megmutatja az egyes tevékenységek időtartamát és a lépések közötti várakozást, így pontosan azonosíthatók a jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszetei. Feltárja azokat a jóváhagyási lépéseket vagy jóváhagyókat, akik gyakran késleltetik az igényléseket. Az eredmények alapján célzott intézkedések vezethetők be, például kiegyensúlyozható a munkaterhelés vagy további képzés biztosítható.

A cél annak biztosítása, hogy az igénylések sürgősségi besorolását indokoltan és hatékonyan használják, és ne alkalmazzák indokolatlan gyorsításra. A sürgősségi szintek megfelelő használata felgyorsítja a kritikus beszerzéseket, miközben a Microsoft Dynamics 365 rendszerben minden igénylés tisztességes elbírálásban részesül.
A ProcessMind összeveti a megadott sürgősségi szinteket a tényleges feldolgozási időkkel. Megmutatja, ha a magas sürgősségi besorolás nem jár gyorsabb feldolgozással, vagy ha az alacsony sürgősségű igénylések mégis előnyt élveznek. Segít feltárni a visszaélésszerű használat mintáit, és adatokkal támogatja az irányelvek pontosítását, hogy a sürgősségi szintek valóban az üzleti igényeket tükrözzék.

A cél a benyújtás után visszavont beszerzési igénylések számának csökkentése. Az alacsonyabb visszavonási arány pontosabb kezdeti igényfelmérésre és hatékonyabb folyamatra utal. Így kevesebb idő és erőforrás vész kárba a beszerzés korai szakaszában a Microsoft Dynamics 365 rendszerben.
A ProcessMind végigköveti a visszavont igénylések útját, és feltárja, mely tevékenységek vagy késedelmek előzik meg leggyakrabban a visszavonást. Az előzmények megértésével kezelhetők a kiváltó okok, például a hosszú jóváhagyási ciklusok vagy a projekt hatókörének változásai, így csökkenthető a visszavont igénylések aránya.

A Purchase to Pay - Requisition folyamat fejlesztésének 6 lépése

1
Töltse le az adatsablont
2
Exportálja a P2P-adatokat
3
Töltse fel az igénylési adatokat
4
Elemezze a P2P-folyamatot
5
Vezesse be a P2P-folyamat fejlesztéseit
6
Kövesse nyomon a P2P-folyamat fejlődését
1

Töltse le az adatsablont

Teendők

Nyissa meg és töltse le a Microsoft Dynamics 365 Purchase to Pay Requisition folyamataihoz előre beállított Excel-adatkinyerési sablont.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A sablon segít abban, hogy a Microsoft Dynamics 365 rendszerből minden szükséges adatot a megfelelő szerkezetben gyűjtsön össze, így egyszerűbbé válik az elemzés előkészítése.

Várható eredmény

Strukturált adatsablon, amely végigvezeti a Microsoft Dynamics 365 rendszerből történő adatkinyerésen.

MIT KAP

Tárja fel a Dynamics 365 beszerzési igényléseinek szűk keresztmetszeteit

A ProcessMind megmutatja, hogyan haladnak végig a beszerzési igénylések a folyamaton, és pontosan hol késnek vagy akadnak el a jóváhagyások. Átlátható képet kap minden lépésről, az igénylés létrehozásától a lezárásáig.
  • Jelenítse meg a beszerzési igénylések tényleges folyamatát
  • Azonosítsa a jóváhagyási késéseket és a szűk keresztmetszeteket
  • Tárja fel a beszerzési igénylések megfelelési hiányosságait
  • Rövidítse a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat átfutási idejét
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb beszerzési igénylés

Ezek az eredmények azt mutatják, milyen javulást érhetnek el a szervezetek, ha process mining segítségével elemzik és fejlesztik a Microsoft Dynamics 365 Purchase to Pay - Requisition munkafolyamatait. A szűk keresztmetszetek feltárásával és megszüntetésével gördülékenyebbé tehető az igényléstől a rendelésig tartó folyamat.

0 %
Gyorsabb jóváhagyási ciklus

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

Tegye gördülékenyebbé az igénylések jóváhagyását a szűk keresztmetszetek feltárásával és megszüntetésével. Így gyorsabban születnek meg a jóváhagyások, és hamarabb indulhatnak el a beszerzések.
0 %
Több elsőre jóváhagyott igénylés

Az első benyújtáskor jóváhagyott igénylések arányának növekedése

A gyakori elutasítási okok feltárásával javíthatja az igénylések első benyújtásának minőségét, és csökkentheti az igénylőkre és a jóváhagyókra háruló ismételt munkát. Ez növeli a hatékonyságot és a munkatársak elégedettségét.
0 %
Jobb megfelelés a folyamatban

A nem szabványos útvonalak arányának csökkenése

Gondoskodjon róla, hogy az igénylések megfeleljenek a beszerzési irányelveknek és a szabványos munkafolyamatoknak. A process mining feltárja az eltéréseket, így célzott képzéssel és a kontrollok fejlesztésével kezelheti azokat.
0 days
Gyorsabb átalakítás beszerzési rendeléssé

Az igényléstől a beszerzési rendelésig eltelt idő csökkenése

Rövidítse le a jóváhagyott igényléstől a beszerzési rendelés létrehozásáig vezető kritikus útvonalat. A gyorsabb beszerzés segít abban, hogy az áruk és szolgáltatások időben megérkezzenek.
0 %
Kevesebb ismételt munka az igényléseknél

A módosítások arányának csökkenése

Csökkentse az igénylések módosításának vagy elutasításának gyakoriságát. Ezzel mérsékelhető a manuális munka, idő takarítható meg, és csökkenthetők az ismételt feldolgozás működési költségei.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a konkrét bevezetési lépésektől függően változnak. Ezek az értékek a Purchase to Pay - Requisition folyamat különböző bevezetései során jellemzően megfigyelt javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az adatkört.
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A beszerzési igénylés egyedi azonosítója, amely az eset elsődleges azonosítójaként szolgál.

Miért fontos?

Az attribútum szükséges ahhoz, hogy az összes kapcsolódó eseményt egyetlen folyamatpéldányba csoportosítsa, és így elemezhesse az egyes igénylések teljes életciklusát.

Az igénylési folyamatban történt üzleti esemény vagy lépés megnevezése.

Miért fontos?

Ez az attribútum határozza meg a folyamattérkép lépéseit, így vizuálisan megjeleníthető, elemezhető és megérthető az igénylési munkafolyamat.

Az a pontos időbélyeg, amikor egy adott tevékenység vagy esemény történt.

Miért fontos?

Megadja az események időrendi sorrendjét, ami szükséges a folyamat időtartamának kiszámításához, a szűk keresztmetszetek feltárásához és a teljesítmény időbeli elemzéséhez.

A tevékenységet végző személy felhasználói azonosítója vagy neve.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a felhasználónkénti viselkedés, munkaterhelés és teljesítmény elemzését, ami fontos az erőforrások kezeléséhez és a képzési lehetőségek feltárásához.

Az igénylő részlege vagy az igényléshez kapcsolódó költséghely.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szűrését és összehasonlítását az üzleti egységek között, így feltárhatók a részlegspecifikus minták, szűk keresztmetszetek és hatékonysági problémák.

A beszerzési igény aktuális vagy végleges állapota.

Miért fontos?

Egyértelmű eredményt ad minden esethez, így elemezhető a jóváhagyások, elutasítások és visszavonások aránya, amelyek fontos teljesítménymutatók.

A beszerzési igény teljes pénzértéke.

Miért fontos?

Pénzügyi szemponttal egészíti ki az elemzést, így előtérbe helyezhetők a nagy értékű esetek, és megvizsgálható, hogyan hat az összeg a folyamat alakulására.

A beszerzési igény sürgősségi besorolása, például „Magas”, „Közepes” vagy „Alacsony”.

Miért fontos?

Segít felmérni, hogy a prioritási beállítások valóban felgyorsítják-e a sürgős igények feldolgozását, és feltárja a sürgősségi besorolás esetleges helytelen használatát.

A munkafolyamat egy adott jóváhagyási lépésének neve vagy szakasza.

Miért fontos?

Részletesen elemezhető vele a jóváhagyási munkafolyamat, és azonosíthatók azok a konkrét szakaszok, ahol szűk keresztmetszet alakul ki.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez az esemény jelzi, hogy a beszerzési igénylés rekordja piszkozatként létrejött. Az esemény a beszerzési igénylés fejlécének létrehozási időbélyege alapján rögzíthető.

Miért fontos?

A folyamat kezdeteként ez a tevékenység szükséges az igénylés teljes életciklusának méréséhez és a napi igénylési volumen elemzéséhez.

A felhasználó benyújtja a kitöltött igénylést, ezzel elindítva a hivatalos jóváhagyási munkafolyamatot. A rendszer munkafolyamat-motorja ezt a műveletet külön eseményként naplózza.

Miért fontos?

Ez a tevékenység fontos mérföldkő, mert ezzel kezdődik a jóváhagyási ciklus. Kiindulópontként szolgál az „Igénylés jóváhagyási ideje” és az „Elsőre jóváhagyott igénylések aránya” méréséhez.

A jóváhagyó elvégzi a hozzá rendelt feladatot, és jóváhagyja az igénylést az adott folyamatlépésben. Az igénylés ezután a következő lépésre vagy a végső jóváhagyásra kerül.

Miért fontos?

Méri az egyes jóváhagyási szakaszok feldolgozási idejét, és segít azonosítani a munkafolyamat hatékony részeit. A folyamatváltozatok elemzésének egyik fontos eleme.

Az igénylés sikeresen teljesítette a munkafolyamat összes előírt jóváhagyási lépését. Ez a tevékenység akkor rögzíthető, amikor a munkafolyamat-példány végleges jóváhagyott állapottal zárul.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő: lezárja a jóváhagyási ciklust, és elindítja a beszerzési szakaszt. Az „Igénylés jóváhagyási ideje” KPI végpontja.

Az igénylést a jóváhagyási munkafolyamat során elutasították, ezért a feldolgozása nem folytatódik. Ez az igénylés végleges sikertelen állapota.

Miért fontos?

Ez a záróesemény fontos az elutasítások teljes arányának elemzéséhez, valamint az elutasított igénylések pénzügyi és működési hatásának megértéséhez.

A jóváhagyott beszerzési igénylés egyik sora beszerzésirendelés-sorrá alakul, jelezve az átadást a beszerzési csapatnak. Az esemény az igénylési sor és a beszerzésirendelés-sor összekapcsolásával rögzíthető.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amely összeköti az igénylést a következő beszerzési folyamattal. Szükséges az „Igényléstől a beszerzési rendelésig eltelt idő” KPI méréséhez.

A teljes beszerzési igénylés befejezettnek tekinthető, ha minden sora beszerzési rendelésként feldolgozásra került vagy törölték. Ez a folyamat végleges, sikeres állapota.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelzi az igénylés életciklusának sikeres lezárását. Ez a végpont a teljes folyamat időtartamának méréséhez.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

A process mining a Dynamics 365 rendszerből származó Purchase Requisition ID adatokat elemzi, és megmutatja az igénylési folyamat tényleges menetét. Feltárja a szűk keresztmetszeteket, a szabályoknak nem megfelelő lépéseket és az ismételt munkát, például a hosszú jóváhagyási ciklusokat vagy a gyakori módosításokat. Így megértheti a kiváltó okokat, és célzottan javíthatja a hatékonyságot, illetve csökkentheti a költségeket.

A Purchase to Pay Requisition folyamat hatékony elemzéséhez elsősorban a Purchase Requisition ID-hez kapcsolódó eseménynaplókra van szükség. A legfontosabb adatok az eseményazonosító, a tevékenység neve, az időbélyeg, valamint a felelős felhasználó vagy rendszer. Ezekből rekonstruálható az egyes igénylések pontos lépéssorrendje.

Az adatok általában a Dynamics 365 környezet szabványos jelentéskészítő eszközeivel, egyedi lekérdezésekkel vagy közvetlen adatbázis-hozzáféréssel nyerhetők ki. Az igénylés létrehozását, állapotváltozásait, jóváhagyási eseményeit és beszerzési rendeléssé alakítását tartalmazó táblákra összpontosítunk. Szakértőink végigvezetik az informatikai csapatot a folyamaton, hogy az adatok sértetlensége megmaradjon.

Jelentősen rövidülhet az igénylések jóváhagyási ideje, és nőhet az elsőre jóváhagyott igénylések aránya. A process mining segít egységesíteni a folyamatokat, felgyorsítani az igénylések beszerzési rendeléssé alakítását, és javítani a beszerzési irányelvek betartását. Mindez hatékonyabb működést és költségmegtakarítást eredményezhet.

Az első adatkinyerési és beállítási szakasz általában néhány hetet vesz igénybe, az adatok elérhetőségétől és a rendszer konfigurációjától függően. Az adatok betöltése és modellezése után maga az elemzés már napokon belül használható eredményeket adhat. A folyamatos nyomon követés ezután további fejlesztési lehetőségeket tárhat fel.

Igen. A process mining megmutatja, mennyi időt vesz igénybe az egyes jóváhagyási lépések feldolgozása, és milyen útvonalakon haladnak az igénylések. Így azonosíthatók azok a lépések vagy személyek, amelyeknél az igénylések gyakran késnek vagy más útvonalra kerülnek. Az eredmények alapján célzott intézkedésekkel gyorsíthatók a jóváhagyási ciklusok.

A process mining minden olyan méretű szervezet számára hasznos, amely ismétlődő, sok adatot termelő folyamatokat kezel, például a Purchase to Pay Requisition folyamatot. A nagyvállalatok folyamatai összetettebbek lehetnek, de a kisebb szervezetek is jelentős hatékonyságjavulást és költségmegtakarítást érhetnek el alapvető működési folyamataik fejlesztésével. Ehhez elegendő eseményadatra van szükség az elemzéshez.

Elsősorban hozzáférésre van szükség a Dynamics 365 Purchase Requisition ID-hez kapcsolódó eseménynaplóihoz, jellemzően strukturált formátumban, például CSV-fájlként vagy SQL-táblákban. Az adatok mellett process mining eszközre is szükség van, amely lehet felhőalapú vagy helyben telepített, valamint alapvető adatkapcsolati lehetőségekre. Általában nincs szükség összetett programozásra.

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamatot a gyorsabb jóváhagyásért

Szüntesse meg a késéseket, és rövidítse akár 30%-kal az átfutási időt a Dynamics 365-ben.

Kezdje el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára. A beállítás percek alatt elvégezhető.