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Votre Template de Données de Gestion des Dépenses

SAP Concur

Attributs de gestion des dépenses (19) Activités de gestion des dépenses (14) Guides d'extraction (2)

Votre Template de Données de Gestion des Dépenses

Ce modèle fournit un guide complet pour la collecte des données nécessaires à l'optimisation de votre processus de gestion des dépenses. Il décrit les attributs essentiels à capturer, les activités clés à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de vos systèmes sources. Utilisez cette ressource pour construire un journal d'événements robuste, permettant des informations approfondies sur la performance de votre processus.

Attributs recommandés pour une analyse détaillée
Activités clés à suivre tout au long du cycle de vie des dépenses
Guide d'extraction des données de SAP Concur

Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

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Attributs de gestion des dépenses

Ce sont les champs de données recommandés à inclure dans votre journal d'événements pour une analyse complète de votre processus de gestion des dépenses.

5 Obligatoire 6 Recommandé 8 Facultatif

	Nom	Description
	ID du rapport de dépenses ExpenseReportId	L'identifiant unique d'un rapport de dépenses, servant d'identifiant de cas principal.
Description L'ID du rapport de dépenses est la clé unique qui regroupe toutes les activités liées à une seule demande de remboursement. Il permet un suivi complet du cycle de vie d'un rapport, de sa création par un employé au remboursement final et à l'enregistrement comptable. En Process Mining, cet ID est essentiel pour reconstituer le parcours de bout en bout de chaque rapport de dépenses, constituant la base de toutes les analyses de processus et l'exploration des variantes. Pourquoi c'est important C'est la pierre angulaire de l'analyse, car elle relie tous les événements individuels en un flux de processus cohérent pour chaque rapport de dépenses. Où obtenir C'est une clé primaire dans la plupart des extractions de données de rapports de dépenses et des API de SAP Concur, souvent trouvée sous 'ID du rapport' ou 'Clé du rapport'. Exemples C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	Nom de l'activité ActivityName	Le nom de l'événement commercial qui s'est produit à un moment précis au sein du processus de gestion des dépenses.
Description Le nom de l'activité décrit une étape ou un jalon spécifique dans le cycle de vie du rapport de dépenses, tel que "Rapport de dépenses soumis" ou "Approuvé par le manager". Cet attribut est fondamental pour le Process Mining, car il définit les nœuds dans la carte des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus. L'analyse de la séquence et de la fréquence des activités aide à identifier les chemins courants, les déviations et les goulots d'étranglement. Pourquoi c'est important Il définit les étapes de la carte des processus, permettant la visualisation et l'analyse du parcours du rapport de dépenses. Où obtenir Dérivé des journaux d'événements ou des pistes d'audit au sein de SAP Concur, qui suivent les changements de statut et les actions effectuées sur un rapport de dépenses. Exemples Rapport de dépenses soumisApprouvé par le responsableApprouvé par la financeRemboursement exécuté
	Timestamp de l'événement EventTimestamp	La date et l'heure précises auxquelles une activité spécifique s'est produite.
Description Cet horodatage marque le moment exact où un événement du processus de gestion des dépenses a eu lieu. Il s'agit d'un élément critique pour le Process Mining, car il établit l'ordre chronologique des activités. La précision de ces données est primordiale pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d'attente entre les différentes étapes, ce qui est essentiel pour identifier les retards et les goulots d'étranglement de performance dans le processus. Pourquoi c'est important Il fournit le séquençage chronologique de tous les événements, rendant possible le calcul des durées et l'analyse de la performance des processus dans le temps. Où obtenir Disponible dans le journal d'audit ou les données du journal d'événements pour chaque rapport de dépenses dans SAP Concur, associé à chaque action enregistrée. Exemples 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	Dernière mise à jour des données LastDataUpdate	Le timestamp indiquant la dernière actualisation des données de cet enregistrement depuis le système source.
Description Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction ou mise à jour des données de SAP Concur. C'est un élément crucial de métadonnées pour comprendre la fraîcheur des données analysées. Cela aide les analystes et les utilisateurs métier à savoir à quel point les informations sur les processus sont actuelles et est vital pour maintenir l'intégrité des données et planifier les actualisations des données. Pourquoi c'est important Fournit un contexte crucial sur la fraîcheur des données, garantissant que les analyses sont basées sur des informations à jour. Où obtenir Cet horodatage est généré et ajouté à l'ensemble de données pendant le processus d'ingestion de données. Exemples 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Système source SourceSystem	Identifie le système d'où proviennent les données.
Description Cet attribut spécifie l'application source où les données du processus de gestion des dépenses ont été générées, qui dans ce cas est SAP Concur. Il est important pour la gouvernance des données et le contexte, en particulier dans les environnements où les données de plusieurs systèmes pourraient être combinées pour une analyse plus large. Le balisage explicite de la source aide à maintenir la lignée des données et à résoudre les problèmes de qualité des données. Pourquoi c'est important Assure la lignée des données et la clarté, ce qui est crucial lors de l'intégration de données provenant de plusieurs systèmes d'entreprise. Où obtenir Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction et de transformation des données pour étiqueter l'origine de l'ensemble de données. Exemples SAP ConcurProfessionnel des dépenses ConcurStandard Concur
	Catégorie de dépenses ExpenseCategory	La classification de la dépense, telle que Voyage, Repas ou Fournitures de bureau.
Description La catégorie de dépenses, aussi appelée Type de dépenses, classifie la nature des dépenses. Ces données sont fondamentales pour la budgétisation, le reporting et l'analyse financière. En Process Mining, elles aident à analyser si certaines catégories sont plus sujettes aux violations de politique, à des délais d'approbation plus longs ou au retravail. Cet attribut est la base du dashboard 'Précision de la catégorisation des dépenses'. Pourquoi c'est important Fournit un moyen d'analyser le comportement du processus par type de dépense, ce qui peut révéler des problèmes de conformité ou d'efficacité spécifiques à une catégorie. Où obtenir Il s'agit d'un détail au niveau de la ligne dans SAP Concur. Pour l'analyse au niveau du cas, il peut être agrégé ou la catégorie la plus fréquente pourrait être utilisée. Exemples Billet d'avionHôtelRepas clientAbonnement logiciel
	ID de l'approbateur ApproverId	L'identifiant du manager ou de l'utilisateur financier responsable de l'approbation du rapport de dépenses.
Description Cet attribut capture l'ID utilisateur de la personne qui effectue une activité d'approbation. Il est distinct de l''ID utilisateur du processeur' général car il se rapporte spécifiquement aux étapes d'approbation. Ces données sont essentielles pour le dashboard 'Performance & Routage des Approbateurs', permettant l'analyse des temps d'approbation, des taux de rejet et des charges de travail par approbateur. Elles aident à identifier les routages incohérents et les opportunités d'équilibrer les charges de travail. Pourquoi c'est important Permet une analyse détaillée de la performance des approbateurs, aidant à optimiser les workflows d'approbation et à identifier les opportunités de formation. Où obtenir Ces informations font partie des données du workflow ou de la piste d'audit, liées aux étapes d'approbation dans SAP Concur. Exemples m.joness.lee987654
	ID utilisateur du processeur ProcessorUserId	L'identifiant de l'employé ou de l'utilisateur système qui a effectué l'activité.
Description Cet attribut identifie la personne responsable d'une activité donnée, telle que l'employé soumettant le rapport, le manager l'approuvant, ou le membre de l'équipe financière le traitant. L'analyse du processeur permet l'analyse de la répartition de la charge de travail, les comparaisons de performances entre utilisateurs ou équipes, et la compréhension de la manière dont le travail est acheminé. C'est une information clé pour les dashboards liés à la performance des approbateurs et à la charge de travail financière. Pourquoi c'est important Permet l'analyse de la distribution de la charge de travail, des performances des utilisateurs et de l'allocation des ressources, ce qui est essentiel pour identifier les besoins de formation et les améliorations de processus. Où obtenir Trouvé dans les données du journal d'audit d'un rapport de dépenses, souvent associé à des étapes de workflow telles que l'approbation ou la soumission. Exemples j.doe789123asmith
	Indicateur de violation de politique PolicyViolationFlag	Indique si le rapport de dépenses a été signalé pour une violation de politique.
Description Un attribut booléen qui est vrai si un contrôle automatisé ou manuel a détecté une violation de politique dans le rapport de dépenses. Cela pourrait être lié au dépassement des limites de dépenses, à l'utilisation de fournisseurs non préférés ou à un manque de documentation requise. Cet indicateur est crucial pour le tableau de bord « Vue d'ensemble de la conformité aux politiques de dépenses » et l'ICP « Taux de violation de politique », aidant les organisations à surveiller et à appliquer leurs politiques de dépenses. Pourquoi c'est important Soutient directement l'analyse de conformité, aidant à mesurer et à améliorer l'adhésion aux politiques de dépenses de l'entreprise et à réduire les risques financiers. Où obtenir Il s'agit souvent d'un indicateur généré par le système dans SAP Concur, basé sur les politiques de dépenses configurées. Il peut être trouvé dans les données au niveau du rapport. Exemples truefaux
	Montant total du rapport ReportTotalAmount	La valeur monétaire totale du rapport de dépenses.
Description Cet attribut capture la somme de toutes les dépenses déclarées dans un seul rapport. C'est une métrique fondamentale pour l'analyse financière, permettant la stratification des rapports de dépenses par valeur. Les rapports de grande valeur peuvent suivre des chemins d'approbation différents ou nécessiter un examen plus approfondi, et l'analyse de ce montant aide à comprendre les facteurs de coût, les risques de conformité et l'impact financier. Pourquoi c'est important Fournit un contexte financier critique, permettant une analyse basée sur la valeur monétaire, comme l'identification des rapports coûteux qui peuvent nécessiter un audit supplémentaire. Où obtenir Il s'agit d'un champ de niveau en-tête sur le rapport de dépenses, disponible dans les extractions de données standard de SAP Concur. Exemples 150.752500.0089.50
	Service de l'employé EmployeeDepartment	Le département ou le centre de coûts auquel appartient l'employé soumettant le rapport.
Description Cet attribut identifie l'unité organisationnelle de l'employé qui a soumis le rapport de dépenses. Il est utilisé pour l'affectation financière et pour l'analyse des performances des processus dans différentes parties de l'entreprise. En filtrant ou en comparant les départements, les managers peuvent identifier les variations dans les temps d'approbation, la conformité aux politiques et les taux de retravail, aidant ainsi à cibler les initiatives d'amélioration des processus là où elles sont le plus nécessaires. Pourquoi c'est important Permet l'analyse des processus par unité commerciale, aidant à identifier les comportements spécifiques aux services, les goulots d'étranglement ou les problèmes de conformité. Où obtenir Ces informations proviennent généralement des données de profil de l'employé au sein de SAP Concur, qui se synchronisent souvent avec un SIRH. Exemples VentesMarketingRecherche et DéveloppementFinance
	Devise du rapport ReportCurrency	La devise dans laquelle le rapport de dépenses a été soumis.
Description Cet attribut spécifie le code de devise, tel que USD ou EUR, pour le montant total réclamé dans le rapport de dépenses. Il est essentiel pour toute analyse financière afin de s'assurer que les montants sont correctement interprétés et comparés. Dans les organisations mondiales, l'analyse des dépenses par devise peut fournir des informations sur les habitudes de dépenses régionales et les impacts des taux de change. Pourquoi c'est important C'est essentiel pour un reporting financier et une analyse précis, en particulier pour les entreprises multinationales gérant plusieurs devises. Où obtenir Il s'agit d'un champ standard au niveau de l'en-tête du rapport de dépenses dans SAP Concur. Exemples USDEURGBPJPY
	Durée du cycle d'approbation ApprovalCycleTime	La durée calculée entre la soumission d'un rapport et son approbation complète par les finances.
Description Cette métrique calculée mesure le temps total écoulé entre les activités 'Rapport de dépenses soumis' et 'Approuvé par les Finances'. C'est une mesure directe du KPI 'Temps de cycle d'approbation des dépenses'. L'analyse de cette durée aide à identifier les goulots d'étranglement dans la chaîne d'approbation, que ce soit au niveau du manager ou des finances, et est essentielle pour les initiatives visant à accélérer le processus d'approbation. Pourquoi c'est important Quantifie l'efficacité du processus d'approbation principal, impactant directement la rapidité de remboursement des employés et la quantité d'effort manuel passée en attente. Où obtenir Cette métrique est calculée lors de l'analyse des données en prenant la différence d'horodatage entre les événements 'Approuvé par les Finances' et 'Rapport de dépenses soumis' pour chaque cas. Exemples 2 jours 4 heures1 jour 8 heures 30 minutes5 jours
	Est un retravail IsRework	Un indicateur calculé qui signale si le rapport a été renvoyé pour révision à un moment donné.
Description Il s'agit d'un attribut booléen dérivé qui est vrai si un rapport de dépenses a subi au moins un cycle de révision, identifié par l'occurrence de l'activité 'Rapport renvoyé pour révision'. Ce flag simplifie le calcul du KPI 'Taux de retravail des rapports de dépenses' et permet un filtrage et une comparaison faciles entre les rapports approuvés dès le premier passage et ceux qui ont nécessité un retravail. L'analyse de ces cas aide à identifier les raisons courantes de rejet et à améliorer la qualité dès la première fois. Pourquoi c'est important Simplifie l'analyse de l'inefficacité des processus en signalant directement les cas ayant nécessité un travail supplémentaire, aidant ainsi à quantifier et à réduire le retravail. Où obtenir Cet attribut n'est pas présent dans le système source. Il est calculé lors de la transformation des données en vérifiant si l'activité 'Rapport renvoyé pour révision' existe pour un ID de cas donné. Exemples truefaux
	Pays de l'employé EmployeeCountry	Le pays de l'employé soumettant le rapport de dépenses.
Description Cet attribut identifie le pays où l'employé est basé. C'est une dimension clé pour l'analyse dans les organisations mondiales, permettant des comparaisons des performances des processus, des taux de conformité et des coûts entre différentes régions. Les réglementations, politiques et comportements des utilisateurs spécifiques à chaque pays peuvent entraîner des variations de processus significatives qu'il est important de comprendre. Pourquoi c'est important Permet l'analyse comparative régionale et nationale de la performance et de la conformité des processus, ce qui est vital pour l'harmonisation globale des processus. Où obtenir Ces données font partie du profil utilisateur de l'employé dans SAP Concur, généralement synchronisées à partir d'un système RH central. Exemples États-UnisDEUGBRJPN
	Résultat de l'audit AuditOutcome	Le résultat d'un audit manuel ou automatisé du rapport de dépenses.
Description Cet attribut enregistre la décision finale d'un examen d'audit, qui peut être 'Réussi', 'Échec' ou 'Réussi avec avertissement'. C'est une entrée directe pour le KPI 'Fréquence des Constats d'Audit'. L'analyse des résultats d'audit aide à identifier les raisons courantes des échecs d'audit, tels que les reçus manquants ou la non-conformité à la politique, et fournit une boucle de rétroaction pour améliorer les contrôles frontaux et la formation des employés. Pourquoi c'est important Mesure directement l'efficacité des contrôles de conformité et est essentiel pour surveiller et réduire les risques et les coûts liés à l'audit. Où obtenir Ces informations proviennent du module ou du service d'audit au sein de SAP Concur. Elles sont disponibles si l'organisation utilise cette fonctionnalité. Exemples RéussiÉchec - Reçu manquantPassé avec avertissementNon audité
	Statut du rapport ReportStatus	L'état actuel du rapport de dépenses dans son cycle de vie.
Description Cet attribut indique le statut actuel du cas de rapport de dépenses, tel que 'En attente d'approbation', 'Approuvé pour paiement' ou 'Payé'. Bien que le Process Mining utilise principalement la séquence des activités, le statut final d'un cas est utile pour filtrer et segmenter les rapports. Par exemple, l'analyse pourrait se concentrer uniquement sur les rapports complétés ('Payé') ou enquêter sur les rapports bloqués dans un statut particulier pendant longtemps. Pourquoi c'est important Fournit un aperçu de l'état actuel d'un cas, ce qui est utile pour filtrer les rapports en cours par rapport aux rapports complétés et pour le suivi opérationnel. Où obtenir Il s'agit d'un champ de statut principal au niveau de l'en-tête d'un rapport de dépenses dans SAP Concur. Exemples Soumis et en attente d'approbationApprouvé et en examen comptablePayéRejeté
	Temps de cycle de bout en bout EndToEndCycleTime	Le temps total entre la création du rapport de dépenses et l'enregistrement comptable final.
Description Cette métrique calculée mesure la durée totale du processus de gestion des dépenses pour un seul rapport. Elle est typiquement calculée comme la différence de temps entre le premier événement, 'Rapport de dépenses créé', et le dernier événement, 'Comptabilité enregistrée'. Cela offre une vue holistique de la performance du processus et constitue la base du KPI 'Temps de cycle de bout en bout moyen', utilisé pour suivre les améliorations de l'efficacité globale du processus. Pourquoi c'est important Fournit une mesure de haut niveau de la vélocité globale du processus, du début à la fin, ce qui est un indicateur clé de l'efficacité globale. Où obtenir Cette métrique est calculée lors de l'analyse des données en prenant la différence d'horodatage entre les événements les plus anciens et les plus récents pour chaque cas complété. Exemples 10 jours 2 heures15 jours8 jours 12 heures
	Type de paiement PaymentType	Indique le mode de paiement des dépenses, telles que la carte d'entreprise ou les dépenses personnelles.
Description Cet attribut distingue les dépenses réglées avec une carte de crédit d'entreprise de celles payées personnellement par l'employé (de sa poche) en attente de remboursement. Le type de paiement peut influencer significativement le flux de processus. Par exemple, les transactions par carte d'entreprise peuvent nécessiter des étapes de rapprochement supplémentaires, tandis que les dépenses personnelles sont directement liées à la satisfaction des employés via la rapidité de remboursement. Pourquoi c'est important Aide à différencier les variantes de processus pour les dépenses par carte d'entreprise et les dépenses personnelles, qui ont souvent des exigences de traitement et des risques différents. Où obtenir Il s'agit d'un champ standard au niveau de l'entrée des dépenses au sein de SAP Concur. Exemples Carte d'entrepriseDépenses personnellesAvance de trésorerie

Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités de gestion des dépenses

Ce sont les étapes clés du processus et les jalons à capturer dans votre journal d'événements pour une découverte et une optimisation précises de votre processus de gestion des dépenses.

6 Recommandé 8 Facultatif

	Activité	Description
	Approuvé par la finance	L'équipe financière ou d'audit termine son examen et donne son approbation finale pour le remboursement. Il s'agit d'un jalon critique capturé comme un événement explicite dans l'historique d'approbation.
Pourquoi c'est important Cet événement marque la fin de l'ensemble du cycle d'approbation. C'est le point final pour mesurer le temps de cycle d'approbation global et le déclencheur du processus de remboursement. Où obtenir Enregistré dans les tables d'historique du workflow de SAP Concur. Cet événement comprend l'identité de l'approbateur et un horodatage d'approbation finale. Capture Événement enregistré dans l'historique des approbations lors de l'action d'approbation de l'équipe financière. Type d'événement explicit
	Approuvé par le responsable	Le responsable hiérarchique examine et approuve le rapport de dépenses, le faisant passer à l'étape suivante du workflow. Cette action est capturée comme un changement de statut et est enregistrée avec les détails de l'approbateur et un horodatage.
Pourquoi c'est important Il s'agit d'un jalon d'approbation clé. Le suivi de cela aide à analyser les temps de cycle d'approbation des managers et à identifier les goulots d'étranglement au premier niveau d'examen. Où obtenir Enregistré dans les tables d'historique du workflow ou d'approbation de SAP Concur, lié à l'ID du rapport de dépenses. Il inclut l'identité de l'approbateur et un horodatage d'approbation. Capture Événement enregistré dans l'historique des approbations lors de l'action d'approbation du responsable. Type d'événement explicit
	Comptabilité Enregistrée	La transaction financière pour le remboursement est officiellement enregistrée dans le grand livre général de l'entreprise. Cette étape finale est souvent enregistrée lorsque les données sont extraites et chargées dans le système ERP.
Pourquoi c'est important C'est l'activité finale du processus de bout en bout. Elle est essentielle pour mesurer le temps de cycle complet du processus et le délai d'enregistrement comptable. Où obtenir Provient généralement du système ERP financier connecté. L'événement est capturé à partir de la date de publication associée à l'écriture de journal du rapport de dépenses. Capture Événement capturé à partir de la date de comptabilisation dans le système financier, lié à l'ID du rapport. Type d'événement explicit
	Rapport de dépenses créé	Marque l'initiation d'un nouveau rapport de dépenses par un employé. Cet événement est capturé lorsqu'un utilisateur enregistre un nouveau rapport de dépenses pour la première fois, générant un ID de rapport de dépenses unique.
Pourquoi c'est important C'est le point de départ pour tous les calculs de temps de cycle de bout en bout. Il fournit la base pour mesurer la durée totale du processus. Où obtenir Généralement enregistré explicitement dans les tables de piste d'audit de SAP Concur, telles qu'une table d'en-tête de rapport, avec un horodatage de création lorsqu'un nouvel ID de rapport est généré. Capture Événement enregistré lors de la création d'une nouvelle entrée de rapport. Type d'événement explicit
	Rapport de dépenses soumis	L'employé soumet formellement le rapport de dépenses complété pour approbation. Il s'agit d'une action clé pilotée par l'utilisateur qui modifie le statut du rapport de 'Brouillon' à 'Soumis' et déclenche le workflow d'approbation.
Pourquoi c'est important Cette activité est un jalon critique qui marque le début du cycle d'approbation. Elle est essentielle pour mesurer les temps d'approbation des managers et des finances. Où obtenir Explicitement enregistré dans le journal d'audit de SAP Concur. Le statut de l'en-tête du rapport change et un horodatage de soumission est enregistré. Capture Événement capturé à partir du champ d'horodatage de soumission du rapport ou du journal du workflow. Type d'événement explicit
	Remboursement exécuté	Le paiement est traité et les fonds sont versés à l'employé. Il s'agit généralement d'un événement explicite déclenché par le système de paiement, qui met ensuite à jour le statut dans SAP Concur.
Pourquoi c'est important Marque l'achèvement de l'étape de paiement et est critique pour la satisfaction des employés. C'est le point final pour mesurer l'efficacité du remboursement. Où obtenir Saisi à partir du champ de date de traitement du paiement ou d'une mise à jour de statut provenant d'un système de paiement intégré. La 'Date de paiement' sur le rapport est souvent utilisée. Capture Saisi à partir du champ de date de traitement du paiement ou d'une mise à jour de statut provenant d'un système de paiement intégré. Type d'événement explicit
	Examen d'audit requis	Le rapport de dépenses est acheminé vers une équipe d'audit ou de conformité pour un examen supplémentaire. Cela est souvent déclenché par des types ou des montants de dépenses spécifiques et est capturé par un changement de statut indiquant qu'il est entré dans la file d'attente d'audit.
Pourquoi c'est important Identifie une étape supplémentaire, souvent chronophage, dans le processus. L'analyse de ce chemin est importante pour comprendre les retards pour des types de rapports spécifiques. Où obtenir Déduit d'un changement de statut dans le workflow du rapport, comme le passage à un statut 'Audit en attente' ou 'En file d'attente d'audit'. Capture Dérivé d'un changement dans le champ de statut du rapport vers une valeur liée à l'audit. Type d'événement inferred
	Examen financier démarré	Le rapport de dépenses entre dans la file d'attente de l'équipe financière ou de la comptabilité fournisseurs pour un examen final. Cet événement est déduit de l'horodatage lorsque le statut du rapport passe à 'En attente d'examen financier' ou un état similaire.
Pourquoi c'est important Marque le début du cycle d'examen financier. C'est un point de départ clé pour mesurer la charge de travail et l'efficacité de l'équipe financière. Où obtenir Déduit du journal de workflow ou de l'historique des statuts, spécifiquement l'horodatage associé à l'entrée du rapport dans un statut 'Examen comptable en attente' ou similaire. Capture Déduit de l'horodatage du changement de statut en « Examen financier en attente ». Type d'événement inferred
	Image des reçus jointe	Représente l'action d'un utilisateur téléchargeant une image de reçu et la joignant à un rapport de dépenses. Ceci est généralement enregistré comme un événement explicite dans les journaux d'audit du système pour chaque pièce jointe.
Pourquoi c'est important L'analyse du calendrier et de la fréquence de cette activité aide à comprendre le comportement des utilisateurs et à identifier les retards entre la création du rapport et sa préparation pour la soumission. Où obtenir Enregistré dans les journaux d'images ou de pièces jointes de SAP Concur, lié à l'ID spécifique du rapport de dépenses. La piste d'audit du système capture souvent cette action utilisateur avec un horodatage. Capture Événement enregistré lorsqu'un fichier image est téléchargé avec succès et lié au rapport. Type d'événement explicit
	Rapport renvoyé pour révision	Un approbateur, qu'il soit un responsable ou un examinateur financier, renvoie le rapport de dépenses à l'employé pour correction. Il s'agit d'une action explicite qui ramène le statut du rapport à un état de brouillon ou d'attente pour l'employé.
Pourquoi c'est important Cette activité est le principal indicateur de retravail et d'inefficacité des processus. L'analyse de sa fréquence aide à identifier les erreurs courantes et à améliorer les taux d'approbation dès le premier passage. Où obtenir Capturé dans l'historique du workflow SAP Concur. Le système enregistre l'action 'Renvoyer' avec un horodatage et requiert souvent un commentaire de l'approbateur. Capture Événement capturé depuis le journal du workflow lorsqu'un approbateur exécute l'action 'Renvoyer'. Type d'événement explicit
	Rejeté par la finance	L'équipe financière rejette le rapport de dépenses, ce qui met généralement fin au processus pour cette demande. Il s'agit d'un résultat négatif final capturé comme un statut 'Rejeté' par l'approbateur financier.
Pourquoi c'est important Représente un arrêt définitif du processus par l'approbateur final. L'analyse de ces rejets est essentielle pour améliorer la conformité et la qualité des données. Où obtenir Enregistré dans l'historique d'approbation de SAP Concur avec un statut 'Rejeté', un horodatage et l'identité de l'approbateur financier. Capture Événement enregistré dans l'historique des approbations lors de l'action de rejet de l'équipe financière. Type d'événement explicit
	Rejeté par le responsable	Le responsable hiérarchique rejette le rapport de dépenses, arrêtant généralement le processus à moins qu'il ne puisse être soumis à nouveau. Il s'agit d'un événement terminal pour le workflow actuel, capturé avec un statut final 'Rejeté'.
Pourquoi c'est important Cette activité représente une exception ou un échec de processus. L'analyse des rejets aide à comprendre les raisons de non-conformité ou de demandes non valides. Où obtenir Enregistré dans l'historique d'approbation de SAP Concur avec un statut 'Rejeté' et un horodatage. Le workflow du rapport est terminé. Capture Événement enregistré dans l'historique des approbations lors de l'action de rejet du responsable. Type d'événement explicit
	Remboursement planifié	Après l'approbation finale, le rapport de dépenses est envoyé à un système de paiement et mis en file d'attente pour remboursement. Ceci est souvent déduit lorsque le rapport passe à un statut de 'Paiement en attente' ou 'Approuvé pour paiement'.
Pourquoi c'est important Cette activité marque la transition de l'approbation au paiement. C'est le point de départ pour mesurer le temps d'exécution du remboursement. Où obtenir Peut être déduit d'un changement de statut en « Envoyé pour paiement ». Dans les systèmes intégrés, cela pourrait être un événement explicite de la création d'un lot de paiement. Capture Déduit de l'horodatage du changement de statut à un état d'attente de paiement. Type d'événement inferred
	Violation de politique signalée	Une règle système automatisée ou un examinateur manuel signale le rapport de dépenses pour une violation de politique. Ceci peut être déduit d'un indicateur spécifique ou d'un code d'exception appliqué au rapport ou à un poste.
Pourquoi c'est important Cet événement est critique pour le dashboard 'Aperçu de la Conformité aux Politiques'. Il permet l'analyse des types de violations fréquentes et aide à améliorer l'adhésion aux politiques. Où obtenir Déduit des changements dans un indicateur de violation de politique ou un champ de code d'exception au sein des données du rapport. Il peut ne pas s'agir d'un événement discret mais d'un changement d'état d'un attribut. Capture Déduit d'un changement de l'attribut « Indicateur de violation de politique » de faux à vrai. Type d'événement inferred

Recommandé Facultatif

Guides d'extraction

Comment récupérer vos données de SAP Concur

Étapes

Accéder à SAP Concur : Connectez-vous à SAP Concur avec un compte utilisateur disposant des autorisations requises, telles que Administrateur des services Web ou Processeur de dépenses, pour configurer et exécuter les extractions.
Naviguer vers la configuration de l'extraction : Allez dans le menu Administration. Sélectionnez Société, puis naviguez vers Outils. Dans la liste des outils, choisissez Extraction comptable standard.
Définir l'extraction : Créez une nouvelle définition d'extraction ou sélectionnez-en une existante à modifier. Donnez à l'extraction un nom descriptif, par exemple, ProcessMind_Event_Log_Extract.
Configurer les champs d'extraction : C'est l'étape la plus critique. Parcourez les onglets de configuration et sélectionnez les champs nécessaires pour construire le journal d'événements. Assurez-vous d'inclure :
- Données d'en-tête de rapport : ID du rapport, Date de création du rapport, Date de soumission du rapport, Total du rapport, champs Unité d'organisation de l'employé, Date de paiement, Date de traitement du paiement.
- Historique du Workflow : Activez l'exportation des données du journal d'audit du workflow. Ceci est crucial pour capturer les événements d'approbation, de rejet et de renvoi. Incluez des champs tels que Code d'étape du workflow, Date d'étape du workflow et ID de connexion de l'approbateur.
- Données d'exception : Incluez des champs tels que Contient une exception ou des codes d'exception spécifiques pour identifier les violations de politique.
Définir le format et la livraison du fichier : Configurez le format du fichier de sortie comme un fichier texte délimité, tel que délimité par des pipes (|) ou par des virgules. Assurez-vous que l'encodage des caractères est défini sur UTF-8. Spécifiez la méthode de livraison, qui est généralement vers le site SFTP désigné de l'entreprise.
Planifier l'extraction : Configurez un calendrier récurrent pour que l'extraction s'exécute automatiquement. Une planification quotidienne est recommandée pour maintenir les données du processus à jour.
Exécuter l'extraction initiale : Pour le chargement initial des données, exécutez l'extraction manuellement pour une période historique, par exemple, les 3 à 6 derniers mois. Cela se fait à partir de l'écran 'Exécuter l'extraction'.
Télécharger les fichiers d'extraction : Une fois l'exécution de l'extraction terminée, les fichiers de sortie seront disponibles sur votre serveur SFTP. La sortie peut consister en plusieurs fichiers, tels qu'un fichier d'en-tête de rapport, un fichier d'écriture de journal et un fichier d'historique de workflow.
Transformer les données : Les fichiers d'extraction bruts ne sont pas au format journal d'événements. Utilisez un script (par exemple, Python, PowerShell) ou un outil ETL pour traiter et combiner ces fichiers. Le script doit pivoter les données, créant une ligne distincte pour chaque activité métier (par exemple, Créé, Soumis, Approuvé) basée sur les dates et les étapes du workflow dans les fichiers.
Générer le journal d'événements : Le script de transformation doit produire un seul fichier CSV avec les colonnes spécifiées dans les exigences de données, y compris ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp et d'autres attributs.
Télécharger vers ProcessMind : Téléchargez le fichier CSV final, transformé, vers votre projet ProcessMind pour analyse.

Configuration

Définition de l'extraction : Utilisez la fonctionnalité Extraction comptable standard disponible sous Administration > Outils.
Sources de données clés : La configuration doit extraire des données de plusieurs types d'enregistrements au sein de Concur. Assurez-vous que les éléments suivants sont activés dans votre définition d'extraction :
- Enregistrement d'en-tête de rapport : Pour les détails principaux du rapport et les dates clés.
- Enregistrement du journal d'audit de Workflow : Essentiel pour capturer toutes les étapes d'approbation, de rejet et de révision avec leurs horodatages et identifiants utilisateur spécifiques.
- Données de profil employé : Pour inclure des attributs tels que EmployeeDepartment.
Plage de dates : L'extraction s'exécute pour les enregistrements modifiés dans une plage de dates spécifique. Pour le chargement initial, configurez une période historique de 3 à 6 mois. Pour les actualisations continues, l'extraction doit s'exécuter quotidiennement pour les données de la veille.
Format de fichier : Un fichier texte délimité par des pipes (|) est recommandé pour éviter les conflits avec les virgules dans les champs de texte. Utilisez l'encodage UTF-8.
Prérequis : L'utilisateur configurant et exécutant l'extraction doit avoir des rôles administratifs dans Concur, généralement 'Administrateur des services Web' ou des permissions pour 'Configuration des dépenses' et 'Processeur'. L'accès au serveur SFTP où Concur livre les fichiers est également requis.

a Exemple de requête config

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

Étapes

Prérequis et configuration de l'environnement : Assurez-vous d'avoir Python 3.6 ou une version plus récente installée sur votre système. Installez les bibliothèques Python requises, pandas pour la manipulation des données et requests pour les appels API, en exécutant la commande : pip install pandas requests.
Obtenir les identifiants API : Connectez-vous à votre instance SAP Concur avec un utilisateur ayant le rôle « Administrateur des services Web ». Naviguez vers Administration > Société > Services Web pour enregistrer une nouvelle application. Notez l'ID client, le Secret client et l'URI de base de votre entreprise (par exemple, https://us.api.concursolutions.com). Ces identifiants sont requis pour l'authentification OAuth 2.0.
Configurer le script Python : Copiez le script Python fourni dans un fichier, par exemple, extract_concur_events.py. Dans le script, localisez les variables d'espace réservé dans la section de configuration et remplacez-les par votre ID client, Secret client et URI de base réels.
Définir les paramètres d'extraction : Définissez la plage de dates pour l'extraction des données en configurant les variables START_DATE et END_DATE dans le script. Il est recommandé de commencer par une plage de dates plus petite, telle qu'un mois, pour tester le processus d'extraction.
Exécuter le script : Exécutez le script depuis votre terminal en utilisant la commande : python extract_concur_events.py. Le script s'authentifiera auprès de l'API SAP Concur, récupérera une liste de rapports de dépenses dans la plage de dates spécifiée, puis récupérera des informations détaillées pour chaque rapport.
Traitement des données API : Le script itère à travers l'en-tête, les entrées et le journal d'audit de chaque rapport. Il mappe les points de données API, tels que la CreateDate, SubmitDate, les statuts de paiement et les entrées du journal d'audit, aux activités de processus requises comme 'Rapport de dépenses créé', 'Approuvé par le responsable' et 'Remboursement exécuté'.
Gestion de la pagination API : L'API Concur Reports v4 renvoie des résultats paginés. Le script gère cela automatiquement en vérifiant l'URL nextPage dans la réponse de l'API et en effectuant des requêtes ultérieures jusqu'à ce que tous les rapports pour la période donnée aient été récupérés.
Assemblage du journal d'événements : Pour chaque activité identifiée, le script construit un enregistrement contenant l'ExpenseReportId, l'ActivityName, l'EventTimestamp et tous les autres attributs requis et recommandés. Ces enregistrements sont collectés dans une seule liste.
Transformer et exporter les données : Une fois tous les rapports traités, le script utilise la bibliothèque pandas pour convertir la liste d'enregistrements d'événements en un DataFrame structuré. Ce DataFrame est ensuite exporté vers un fichier CSV nommé concur_event_log.csv dans le même répertoire où le script a été exécuté.
Préparer pour le téléchargement : Le fichier concur_event_log.csv généré est formaté et prêt à être téléchargé sur la plateforme ProcessMind. Aucune modification structurelle supplémentaire n'est nécessaire.

Configuration

Identifiants API : Vous devez avoir une application cliente enregistrée dans l'administration des services Web de SAP Concur. Le script requiert les éléments suivants pour l'authentification :
- Client ID : L'identifiant unique de votre application.
- Client Secret : La clé secrète de votre application.
- Base URI : L'URL de base pour l'API de votre instance Concur (par exemple, https://us.api.concursolutions.com).
Filtres de plage de dates : Le script utilise un filtre lastModifiedDate pour extraire les rapports modifiés dans un laps de temps spécifique. Il est crucial de définir les paramètres START_DATE et END_DATE pour contrôler le volume de données. Pour une extraction initiale, une période de 3 à 6 mois est recommandée.
Points de terminaison API : Le script interagit principalement avec les points de terminaison REST API v4 de la plateforme SAP Concur suivants :
- POST /oauth2/v0/token : Pour obtenir un jeton d'accès OAuth 2.0.
- GET /expensereports/v4/reports : Pour récupérer une liste de rapports de dépenses basée sur des filtres.
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId} : Pour récupérer les détails complets d'un rapport de dépenses spécifique, y compris son journal d'audit et les informations de paiement.
Considérations de performance : L'extraction de données sur de longues périodes peut entraîner un grand nombre d'appels API. L'API Concur applique des limites de taux. Pour les très grands ensembles de données, le script peut devoir être amélioré avec des intervalles de veille ou une gestion des erreurs plus robuste pour gérer ces limites et éviter les expirations de délai.
Permissions utilisateur : Les données retournées par l'API sont limitées par les permissions du compte utilisateur associé aux identifiants API. Assurez-vous que l'utilisateur dispose des permissions suffisantes pour visualiser toutes les données de rapports de dépenses nécessaires à travers l'organisation.

a Exemple de requête python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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