> Folyamatos folyamatfejlesztés > Könyveléstől a beszámolóig: naplóbejegyzés > SAP S/4HANA

Fejlessze a Record to Report folyamat naplókönyvelését

6 lépés a SAP S/4HANA naplókönyvelési folyamatának optimalizálásához

Adatsablon letöltése

Fejlessze a Record to Report folyamat naplókönyvelését

Könyveléstől a beszámolóig: naplóbejegyzés

SAP S/4HANA

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(12)Célok(12)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(5)

A naplóbejegyzések feldolgozásának fejlesztése az SAP S/4HANA rendszerben

A naplókönyvelések pontos pénzügyi beszámolókhoz szükségesek, mégis gyakran rejtett szűk keresztmetszetek és megfelelési kockázatok lassítják őket. Platformunkkal feltárhatja a késéseket, egyszerűsítheti a jóváhagyásokat és javíthatja az adatok pontosságát. Ismerje meg, hogyan fejlesztheti a folyamatot a hatékonyságot rontó tényezők azonosításával.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatot?

A könyveléstől a beszámolóig tartó, vagyis R2R-naplóbejegyzési folyamat a pénzügyi működés egyik alapja. Közvetlenül befolyásolja a pénzügyi beszámolók pontosságát és időben történő elkészítését. Az SAP S/4HANA rendszerben a nem hatékony naplóbejegyzés-feldolgozás elhúzódó pénzügyi záráshoz, pontatlan pénzügyi kimutatásokhoz, nagyobb auditkockázathoz és szükségtelen működési költségekhez vezethet. Minden manuális lépés, késedelmes jóváhagyás és javítási kör időt és erőforrásokat emészt fel, így nehezebb időben, adatokra támaszkodva dönteni. A folyamat fejlesztése nem csupán a költségek csökkentéséről szól. Olyan ellenállóbb, pontosabb és rugalmasabb pénzügyi működést tesz lehetővé, amely támogatja a stratégiai növekedést.

Ha nem látja pontosan, hogyan zajlik a folyamat, a rejtett szűk keresztmetszetek és a megfelelési hiányosságok fennmaradhatnak. Ez újramunkához és a számviteli csapatok elégedetlenségéhez vezethet. A fejlesztési lehetőségek felismeréséhez ismerni kell minden naplóbejegyzés tényleges útját a létrehozástól a végső egyeztetésig az SAP S/4HANA rendszerben. A részletes elemzés segít túllépni az egyedi tapasztalatokon, és pontosan megmutatja, hol javítható a hatékonyság és hol mérsékelhetők a kockázatok.

Mit mutat meg a process mining a naplóbejegyzésekről?

A process mining adatokra épülő módszert kínál a könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamat feltárására és megértésére. Az SAP S/4HANA eseménynaplóiból, többek között a BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA és GLT0 táblákból rekonstruálja az egyes naplóbejegyzés-azonosítókhoz tartozó tevékenységek pontos sorrendjét. Így a tényleges folyamatmeneteket láthatja, nem csupán az elméletieket, és végigkövetheti az utat a „Journal Entry Created” eseménytől a „Journal Entry Posted” és a „Journal Entry Reconciled” eseményig.

Az elemzés megmutatja, hol akadnak el a naplóbejegyzések: például egy adott ellenőrzési szakaszban, jóváhagyásra várva vagy ismétlődő elutasítások miatt. Pontosan mérheti az egyes tevékenységek és a teljes naplóbejegyzési folyamat átfutási idejét, összehasonlíthatja a teljesítményt, és nyomon követheti a változásokat. Az olyan attribútumok elemzésével, mint a naplóbejegyzés típusa, a vállalatkód, a létrehozó felhasználó és az összeg, a process mining feltárja a késedelmek és a megfelelési problémák kiváltó okait. Kiderülhet például, hogy bizonyos naplóbejegyzéstípusok jóváhagyása rendszeresen tovább tart, vagy hogy egyes felhasználókra túl sok ellenőrzési feladat jut, ami hátráltatja a könyveléstől a beszámolóig tartó folyamat átfutási idejének csökkentését.

A process mining által feltárt fő fejlesztési területek

A process mining elemzései megmutatják, hol érdemes fejleszteni a könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatot:

A jóváhagyási munkafolyamatok egyszerűsítése: A tényleges jóváhagyási útvonalak feltérképezésével azonosíthatja a szükségtelen köröket, az egyetlen hibapontból eredő szűk keresztmetszeteket és a párhuzamos jóváhagyás lehetőségeit. Ezek alapján átalakíthatja az SAP S/4HANA munkafolyamatait, és felgyorsíthatja az ügyintézést a belső kontrollok gyengítése nélkül.
Az újramunka és a javítások csökkentése: Elemezze, miért utasítják el gyakran a naplóbejegyzéseket, vagy miért kell javítani őket. Hiányos az alátámasztó dokumentáció, nem egyértelműek a benyújtási útmutatók, vagy adatbeviteli hibák történnek? A kiváltó okok kezelése csökkenti a manuális munkát és javítja az adatminőséget.
A megfelelés és a kontrollok erősítése: Tegye láthatóvá a standard működési eljárásoktól vagy megfelelési szabályoktól való eltéréseket, például a jogosulatlan módosításokat vagy a jóváhagyási lépések kihagyását. Ezzel erősítheti a feladatkörök szétválasztását és a belső kontrollokat az SAP S/4HANA környezetben.
Az erőforrások jobb elosztása: Ismerje meg, hogyan oszlik meg a munkaterhelés a számviteli csapatok között. Azonosítsa azokat a munkatársakat vagy részlegeket, amelyek szűk keresztmetszetet jelentenek, így jobban tervezheti az erőforrásokat, és mérlegelheti az ismétlődő feladatok automatizálását.
Gyorsabb könyvelés és egyeztetés: Tárja fel a naplóbejegyzés létrehozása és végleges könyvelése vagy egyeztetése közötti késedelmeket, majd vizsgálja meg az okukat a pénzügyi zárás felgyorsításához.

A naplóbejegyzési folyamat fejlesztésének várható eredményei

A könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamat process mininggal történő fejlesztése az SAP S/4HANA rendszerben kézzelfogható, mérhető előnyökkel jár:

A pénzügyi zárás idejének jelentős csökkentése: Gyorsítsa fel a havi, negyedéves és éves zárást a naplóbejegyzések feldolgozásának késedelmei nélkül.
Pontosabb adatok és jobb adatminőség: Mérsékelje a hibákat, csökkentse a manuális javítások szükségességét, és növelje a pénzügyi adatok megbízhatóságát, hogy pontosabb pénzügyi kimutatásokat készíthessen.
Erősebb megfelelés és kisebb auditkockázat: Gondoskodjon a belső szabályzatok és a külső előírások következetes betartásáról, és tegye gördülékenyebbé, hatékonyabbá az auditokat.
Hatékonyabb működés: Szabadítson fel erőforrásokat a számviteli csapatoknál az ismétlődő, manuális feladatok csökkentésével, hogy több idő jusson a stratégiai teendőkre.
Költségmegtakarítás: Csökkentse az újramunkából, a manuális beavatkozásokból és az elhúzódó feldolgozásból eredő működési költségeket.

A könyveléstől a beszámolóig tartó, hatékonyabb és pontosabb naplóbejegyzési folyamat nagyobb pénzügyi átláthatóságot és rugalmasságot biztosít a szervezetnek.

A naplóbejegyzési folyamat fejlesztésének megkezdése

A könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamat fejlesztését egyszerűen elkezdheti process mininggal. A meglévő SAP S/4HANA-adatok felhasználásával gyorsan részletes, a gyakorlatban hasznosítható képet kaphat a jelenlegi folyamatokról. Az elemzés világos irányt mutat a teljesítmény javításához, és segít az adatokat megalapozott döntésekké alakítani. Kezdje el pénzügyi működése fejlesztését még ma, és használja ki jobban az SAP S/4HANA rendszerbe fektetett értéket.

Könyveléstől a beszámolóig: naplóbejegyzés Naplóbejegyzések kezelése Pénzügyi számvitel Főkönyv R2R-folyamatfejlesztés Számviteli működés Pénzügyi zárás Megfelelés nyomon követése Hatékonyság javítása R2R Számvitel

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A naplóbejegyzések jóváhagyása gyakran elhúzódik, ami jelentősen késlelteti a pénzügyi könyvelést. Ez rontja a pénzügyi adatok valós idejű beszámolásának pontosságát, és meghosszabbíthatja a pénzügyi zárást, így a könyveléstől a beszámolóig tartó teljes folyamatban további szűk keresztmetszetek alakulhatnak ki. A ProcessMind a benyújtás és a jóváhagyás közötti idő elemzésével megmutatja, hol késnek a jóváhagyások. Feltárja, mely felhasználók, szerepkörök vagy szervezeti egységek okoznak szűk keresztmetszetet az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatában, így célzott fejlesztéseket végezhet.

A naplóbejegyzések gyakori elutasítása vagy javításának kérése adatminőségi problémákra, hiányos információkra vagy a bejegyzések létrehozására vonatkozó útmutatás hiányára utalhat. Ez sok újramunkát és manuális feladatot, valamint hosszabb feldolgozási időt eredményez, ami hátráltatja a pénzügyi működést. A ProcessMind feltérképezi az elutasítási köröket, és az elutasított, majd újra benyújtott bejegyzések tevékenységmeneteinek elemzésével feltárja a kiváltó okokat. Az eredmények segítenek javítani a kezdeti adatminőséget, pontosítani a benyújtási szabályokat, és egyszerűsíteni az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatát.

Ha sok idő telik el egy naplóbejegyzés létrehozása és végleges könyvelése között, nehezebb megállapítani a vállalat tényleges pénzügyi helyzetét. A késedelem miatt a pénzügyi kimutatások elavult adatokat tartalmazhatnak, ami megnehezíti a döntéshozatalt, és a beszámolási határidők be nem tartásához vezethet. A ProcessMind a „Journal Entry Created” eseménytől a „Journal Entry Posted” eseményig megjeleníti az egyes naplóbejegyzések teljes útját, és pontosan megmutatja, hol kell a legtöbbet várni. Az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatának áttekinthető képe segít csökkenteni az átfutási időt és gyorsítani a beszámolást.

A standard vagy előírt naplóbejegyzési folyamattól való eltérések, például a jóváhagyási lépések kihagyása vagy a jogosulatlan könyvelés, jelentős megfelelési és auditkockázatot jelentenek. Az előírásoktól eltérő folyamatmenetek hibás pénzügyi kimutatásokhoz, hatósági szankciókhoz és a belső kontrollok gyengüléséhez vezethetnek. A ProcessMind automatikusan összeveti a naplóbejegyzések tényleges feldolgozását az előre meghatározott, előírásoknak megfelelő modellekkel, és jelzi az eltéréseket. Így a szervezetek időben felismerhetik és kijavíthatják az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatának nem megfelelő munkafolyamatait, és felkészülhetnek az auditra.

Ha nem látható az egyes naplóbejegyzések állapota és előrehaladása, nehéz kezelni a munkaterhelést, felismerni a szűk keresztmetszeteket és pontos tájékoztatást adni az állapotról. Az átláthatatlanság miatt gyakran elmaradnak a határidők, és a problémákat csak utólag kezelik ahelyett, hogy előre irányítanák a folyamatot. A ProcessMind valós időben, a létrehozástól az egyeztetésig mutatja az egyes naplóbejegyzések teljes útját. Láthatóvá teszi az aktuális állapotokat, a függőben lévő feladatokat és a feldolgozási időket az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatában, így az átláthatatlan működés helyett világos képet ad.

A naplóbejegyzések egyeztetése gyakran időigényes, manuális feladat, amely során könnyen keletkezhetnek hibák, és sérülhet a főkönyv pontossága. Ez meghosszabbítja a pénzügyi zárást, és olyan eltérésekhez vezethet, amelyek feltárása költséges és időigényes. A ProcessMind elemzi a „Journal Entry Posted”, a „Posting Verified” és a „Journal Entry Reconciled” tevékenységeket, és feltárja a késedelmek, valamint az újramunka mintázatait. Segít egyszerűsíteni az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatának egyeztetési szakaszát, csökkentve a manuális munkát és javítva az adatok megbízhatóságát.

A naplóbejegyzések gyakori manuális módosítása, javítása vagy az adatok ismételt rögzítése értékes erőforrásokat köt le, és növeli az emberi hibák kockázatát. A sok manuális beavatkozás emeli a működési költségeket és lassítja a teljes könyveléstől a beszámolóig tartó folyamatot. A ProcessMind azonosítja azokat a pontokat az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatában, ahol aránytalanul sok manuális munka merül fel, például ismételt javítások és újraküldések miatt. Megmutatja, hol érdemes automatizálni vagy egységesíteni a folyamatot, és csökkenteni a szükségtelen emberi beavatkozást.

A pénzügyi szervezet egyes felhasználói, szerepkörei vagy részlegei akaratlanul is szűk keresztmetszetté válhatnak, és késleltethetik az ellenőrzést vagy a jóváhagyást. A munkaterhelés egyenlőtlen eloszlása vagy az erőforráshiány rontja a folyamat hatékonyságát, és késleltetheti a beszámolást. A ProcessMind pontosan megmutatja, mely „Created By User” vagy „Approved By User” szerepkörök okoznak késedelmet, így célzott képzést tarthat vagy átcsoportosíthatja az erőforrásokat. Ez a részletes kép segít javítani az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatának menetét és növelni az áteresztőképességet.

A szükségtelen naplóbejegyzés-sztornók vagy a duplikált bejegyzések mögött a folyamat félreértése vagy hiányos kontrollok állhatnak. Ezek növelik a tranzakciók számát, több egyeztetési munkát okoznak, és veszélyeztethetik a pénzügyi nyilvántartások adatainak megbízhatóságát. A ProcessMind feltárja azokat az eseteket, amikor a „Journal Entry Reversal Processed” esemény egyértelmű indok nélkül történik, vagy röviddel az eredeti könyvelés után következik be. Megmutatja az ismétlődő tevékenységek mintázatait az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatában, így segít megszüntetni a felesleges lépéseket.

Ha a kötelező ellenőrzéseket vagy a meghatározott jóváhagyási rendet nem követik következetesen, illetve gyakran megkerülik, sérülhet a naplóbejegyzések megbízhatósága és az előírásoknak való megfelelés. Ez csalás, hibák továbbgyűrűzése és a belső vagy külső auditkövetelmények megsértésének kockázatát hordozza. A ProcessMind megjeleníti a tényleges folyamatmeneteket, és jelzi, ha a várt „Journal Entry Reviewed” vagy „Journal Entry Approved” tevékenység kimarad, vagy nem a megfelelő sorrendben történik. Az elemzés segít megerősíteni a kontrollokat az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatában.

Ha a naplóbejegyzésekhez szükséges alátámasztó dokumentumok hiányoznak vagy késve kerülnek csatolásra, megakadhat a jóváhagyás, jelentős késedelmet okozva, és hiányossá téve az auditnyomvonalat. Ez közvetlenül érinti a megfelelést, és megnehezíti a könyvelések indoklását vagy ellenőrzését, amikor arra szükség van. A ProcessMind összeveti a „Supporting Documentation Attached” tevékenység időpontját a „Journal Entry Submitted for Review” vagy a „Journal Entry Created” eseménnyel. Megmutatja, hol okoz késedelmet a hiányos dokumentáció az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatában.

Ha a naplóbejegyzések feldolgozásának sokféle, nem hivatalos vagy jogosulatlan módja alakult ki, a végrehajtás következetlenné válik, az új munkatársak betanítása nehezebb lesz, a működési kockázat pedig nő. Az egységes eljárások hiánya a folyamatfejlesztést is megnehezíti, és gyengíti a kontrollok hatását. A ProcessMind automatikusan feltárja a könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamat összes tényleges változatát, és megmutatja, hogyan térnek el a különböző felhasználók vagy bejegyzéstípusok az elvárt menettől. Ez segít egységesíteni és fejleszteni az SAP S/4HANA folyamatait.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A naplóbejegyzések hosszú jóváhagyási ideje késlelteti a pénzügyi zárást, és rontja a beszámolás pontosságát. Az átfutási idő csökkentése gyorsítja a pénzügyi kimutatások elkészítését és a működési döntéshozatalt, biztosítja a főkönyv időben történő frissítését, és segít betartani a beszámolási határidőket. Mindez gyorsabb és megbízhatóbb pénzügyi beszámolást tesz lehetővé.
A ProcessMind azonosítja és számszerűsíti a jóváhagyási szűk keresztmetszeteket, és megmutatja, mely szakaszok vagy felhasználók okoznak késedelmet. Az SAP S/4HANA naplóbejegyzéseinek menetét elemezve javaslatot tehet az optimális útvonalra és a párhuzamos feldolgozás lehetőségeire, ami akár 20–40%-kal is csökkentheti a jóváhagyási időt. Az eredményt a benyújtástól a jóváhagyásig eltelt átlagos idő nyomon követésével mérheti a könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatban.

A naplóbejegyzések magas elutasítási aránya hatékonysági problémákra, újramunkára és a kezdeti rögzítés vagy ellenőrzés során elkövetett hibákra utalhat. Az elutasítások csökkentése mérsékli a felesleges munkát, gyorsítja a könyvelést és javítja az adatminőséget. Ez pontosabb pénzügyi nyilvántartásokat eredményez, és csökkenti a számviteli csapatok terhelését.
A ProcessMind feltárja az elutasítások kiváltó okait: az ismétlődő hibákat, a hiányzó adatokat, valamint azokat a felhasználókat vagy részlegeket, amelyek hibás bejegyzéseket készítenek az SAP S/4HANA rendszerben. Megmutatja, mely jóváhagyás előtti lépéseket kell megerősíteni, így 15–30%-kal csökkentheti az elutasításokat, és javíthatja a könyveléstől a beszámolóig tartó folyamatban az elsőre helyes benyújtások arányát.

A naplóbejegyzés létrehozása és végleges könyvelése közötti hosszú késedelem rontja a pénzügyi helyzet valós idejű áttekinthetőségét, és lassítja a pénzügyi zárást. A gyorsabb könyvelés naprakészen tartja a pénzügyi adatokat, és időben elérhetővé teszi őket elemzéshez és beszámoláshoz. Ez javítja a döntéshozatalt és a pénzügyi működés rugalmasságát.
A ProcessMind feltérképezi a naplóbejegyzés teljes útját a létrehozástól a könyvelésig, és megmutatja az SAP S/4HANA rendszerben végzett köztes tevékenységeket, valamint azok időtartamát. Feltárja a rejtett várakozási időket és a lépések közötti függőségeket. Ezek alapján átalakíthatja a folyamatot, és a munkafolyamatok, valamint az erőforrások jobb elosztásával 25–50%-kal gyorsíthatja a könyvelést a könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatban.

A nem megfelelő naplóbejegyzési munkafolyamatok jelentős auditkockázatot jelentenek, és pénzügyi szankciókhoz vagy hibás kimutatásokhoz vezethetnek. A pénzügyi adatok megbízhatóságához, a jogi problémák elkerüléséhez és a szervezet hitelességének megőrzéséhez elengedhetetlen a jogszabályok és a belső szabályzatok következetes betartása.
A ProcessMind automatikusan felismeri az előre meghatározott, előírásoknak megfelelő munkafolyamatoktól való eltéréseket, és jelzi a nem szokványos útvonalakat vagy a jogosulatlan tevékenységeket az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó folyamatában. Minden naplóbejegyzésről auditálható nyomvonalat biztosít, így a szervezetek érvényesíthetik a megfelelési szabályokat, és akár 60%-kal csökkenthetik az audit során feltárt hiányosságokat.

Ha nem látható a naplóbejegyzések teljes életútja, nehéz felismerni a hatékonysági problémákat, nyomon követni az előrehaladást és számon kérni a felelősséget. A jobb átláthatóság valós idejű információt ad az érintetteknek, és segíti a pénzügyi folyamatok irányítását és ellenőrzését.
A ProcessMind az SAP S/4HANA rendszerben a létrehozástól az egyeztetésig megjeleníti minden naplóbejegyzés teljes útját. A csapatok megérthetik a szűk keresztmetszeteket, KPI-ok alapján követhetik a teljesítményt, és azonosíthatják a fejlesztendő területeket. Így a könyveléstől a beszámolóig tartó folyamat teljes egészéről átlátható képet kapnak.

A naplóbejegyzések nem hatékony egyeztetése késlelteti a pénzügyi zárást, és növeli a számviteli hibák kockázatát. Ennek a végső, fontos lépésnek az egyszerűsítése pontosabb adatokat, kevesebb manuális munkát és gyorsabb pénzügyi beszámolást eredményez.
A ProcessMind elemzi az egyeztetést megelőző és az ahhoz kapcsolódó tevékenységeket, és feltárja a manuális lépéseket, az újramunkát és a késedelmeket az SAP S/4HANA rendszerben. A tényleges folyamat feltérképezésével megmutatja, hol automatizálhatók vagy egyszerűsíthetők a feladatok, így a könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamat egyeztetési ideje akár 30–50%-kal is csökkenthető.

A naplóbejegyzési folyamatok sok manuális beavatkozással járnak, ami növeli az emberi hibák és a működési költségek kockázatát, valamint lassítja a feldolgozást. Az ismétlődő vagy szabályalapú lépések automatizálásával a számviteli munkatársak több időt fordíthatnak stratégiai feladatokra, és a pontosság is javulhat.
A ProcessMind azonosítja az SAP S/4HANA könyveléstől a beszámolóig tartó naplóbejegyzési folyamatának automatizálásra alkalmas manuális tevékenységeit és döntési pontjait. A beavatkozások gyakoriságának és időtartamának megjelenítésével támogatja az RPA vagy a rendszer fejlesztésének megtervezését, és 20–40%-kal csökkentheti a manuális munkát.

Az egyes felhasználókhoz, csapatokhoz vagy rendszerbeállításokhoz köthető szűk keresztmetszetek jelentősen lassíthatják a naplóbejegyzések feldolgozását. Emiatt késések és határidő-mulasztások fordulhatnak elő. A torlódási pontok feltárása és megszüntetése elengedhetetlen a hatékony működéshez és a felhalmozódó hátralék megelőzéséhez.
A ProcessMind pontosan feltérképezi, milyen útvonalakon haladnak a naplóbejegyzések az SAP S/4HANA rendszerben. Megmutatja, hol torlódik fel a munka, és mely erőforrások vagy lépések okozzák a késéseket. Számszerűsíti a szűk keresztmetszetek hatását, így célzott beavatkozásokkal 10–25%-kal növelhető az áteresztőképesség a Record to Report folyamatban.

A sztornózott és duplikált naplóbejegyzések mögött gyakran hibák vagy folyamatbeli problémák állnak. Ezek újramunkát, pénzügyi kimutatási hibákat és összetettebb auditot eredményezhetnek. Számuk csökkentésével javul az adatok integritása és a működés hatékonysága, miközben értékes idő és erőforrás takarítható meg.
A ProcessMind az SAP S/4HANA rendszerben végzett korábbi tevékenységek és körülmények elemzésével tárja fel a sztornók és duplikációk kiváltó okait. Megmutatja, hol és milyen mintázatok szerint keletkeznek ezek a problémák a Record to Report folyamatban. Célzott folyamatfejlesztéssel és kontrollokkal 10–20%-kal csökkenthető az előfordulásuk.

Ha a naplóbejegyzési folyamat kontrollja nem hatékony, nő a csalás, a hibák és a szabályok megsértésének kockázata. A megfelelő kontrollok biztosítják, hogy minden bejegyzés megfeleljen az előírásoknak, és javítják a pénzügyi irányítást, valamint az adatok megbízhatóságát.
A ProcessMind teljes auditnyomvonalat biztosít, és feltárja az SAP S/4HANA rendszerben meghatározott kontrollútvonalaktól való összes eltérést. Számszerűsíti a jogosulatlan módosítások és az elmaradt ellenőrzések gyakoriságát, illetve hatását. Így hatékonyabb megelőző és feltáró kontrollok vezethetők be, amelyek 20–30%-kal javíthatják a kontrollok eredményességét.

Ha a naplóbejegyzésekhez hiányzik az alátámasztó dokumentáció, vagy az késve készül el, az jóváhagyási késedelmekhez, megfelelési problémákhoz és auditmegállapításokhoz vezethet. A teljes és időben rendelkezésre álló dokumentáció elengedhetetlen a pénzügyi átláthatósághoz, a pontos nyilvántartáshoz és a gördülékeny audithoz.
A ProcessMind az SAP S/4HANA rendszerben összeveti az alátámasztó dokumentumok létrehozásának időpontját a naplóbejegyzések rögzítésével és benyújtásával. Megmutatja, hol hiányzik vagy késik a dokumentáció, így a szervezetek hatékonyabb benyújtás előtti ellenőrzéseket vezethetnek be. Ezzel 15–25%-kal javítható a dokumentációs előírások betartása a Record to Report folyamatban.

A naplóbejegyzések munkafolyamatainak ellenőrizetlen eltérései következetlen feldolgozáshoz, több hibához és a működés nehezebb bővítéséhez vezetnek. Az egységes folyamatok következetesebb munkavégzést, kevesebb betanítást és hatékonyabb, megbízhatóbb működést tesznek lehetővé.
A ProcessMind automatikusan feltárja a naplóbejegyzések tényleges folyamatváltozatait az SAP S/4HANA rendszerben, és összeveti őket az ideális modellekkel. Számszerűsíti az egyes eltérések gyakoriságát és költségét, így egyértelműen látható, mely változatokat érdemes összevonni. A Record to Report naplóbejegyzéseinél 30–50%-kal csökkenthető a folyamat összetettsége.

A Record to Report naplóbejegyzési folyamat fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le az SAP S/4HANA naplóbejegyzési adatainak kinyeréséhez előre beállított Excel-sablont. Így a folyamatadatok megfelelő szerkezetben állnak majd rendelkezésre.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő sablon egységes adatszerkezetet biztosít, így az adatok pontosan és hatékonyan elemezhetők a ProcessMindben.

Várható eredmény

Azonnal használható adatsablon a naplóbejegyzésekhez szükséges oszlopnevekkel és formátummal.

MIT KAP

Fedezze fel a naplókönyvelési folyamat rejtett szűk keresztmetszeteit

A ProcessMind megmutatja, hogyan zajlik valójában a naplókönyvelési folyamat, és pontosan hol keletkeznek késések. Az áttekinthető vizualizációk segítenek egyszerűsíteni a jóváhagyásokat és pontosabbá tenni az adatokat.

A naplókönyvelési folyamat teljes körű megjelenítése
Rejtett késések és szűk keresztmetszetek feltárása
A naplókönyvelések jóváhagyási munkafolyamatainak egyszerűsítése
Az adatok pontosságának és a megfelelésnek a javítása

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb és szabálykövetőbb naplóbejegyzési folyamat

Ezek az eredmények azt mutatják, hogy az SAP S/4HANA rendszer Record to Report folyamatában a naplóbejegyzések process mining alapú fejlesztése jelentős hatékonyságjavulást és jobb megfelelést hozhat a szervezeteknek.

0 %

Gyorsabb jóváhagyási ciklus

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

Tárja fel és szüntesse meg a naplóbejegyzések jóváhagyását lassító szűk keresztmetszeteket. Így gyorsabbá válik a pénzügyi zárás, és hatékonyabb lesz a működés.

0 %

Kevesebb elutasítás

Kevesebb elutasított naplóbejegyzés

Tárja fel a naplóbejegyzések elutasításának kiváltó okait, például a hibás adatokat vagy a hiányzó dokumentációt. Az elutasítások csökkentésével kevesebb újramunkára van szükség, és gyorsabbá válik a könyvelés.

0 %

Gyorsabb könyvelés

Gyorsabb feldolgozás az elejétől a végéig

Tárja fel a rejtett késéseket és hatékonysági problémákat, és optimalizálja a naplóbejegyzések teljes életútját a létrehozástól a végleges könyvelésig. Így a pénzügyi adatok hamarabb rendelkezésre állnak az elemzéshez.

0 percentage points

Jobb megfelelés az előírásoknak

Az előírások következetesebb betartása

Kövesse nyomon és biztosítsa az előre meghatározott naplóbejegyzési munkafolyamatok, valamint a jogszabályi előírások betartását. Ezzel csökkentheti az auditkockázatot, és biztosíthatja az összes bejegyzés adatainak integritását.

0 %

Nagyobb fokú automatizálás

Kevesebb kézi könyvelési munka

Azonosítsa a naplóbejegyzési folyamat automatizálható kézi lépéseit, például az adatrögzítést vagy az ismétlődő jóváhagyásokat. Így erőforrásokat szabadíthat fel, és csökkentheti az emberi hibák számát.

0 %

Kevesebb sztornó

Alacsonyabb hibajavítási költségek

Tárja fel a naplóbejegyzések sztornózásának okait, amelyek könyvelési hibákra vagy a kontrollok hiányosságaira utalhatnak. A sztornók számának csökkentése pontosabb pénzügyi adatokat és alacsonyabb újrafeldolgozási költségeket eredményez.

Az eredmények a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függően változnak. A feltüntetett értékek a bevezetések során jellemzően tapasztalt javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az elemzést.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A pénzügyi naplóbejegyzés egyedi azonosítója, amely a folyamat elsődleges esetazonosítójaként szolgál.

Miért fontos?

Ez az azonosító kapcsolja össze a folyamat összes kapcsolódó lépését, így elemezhetővé válik minden naplóbejegyzés teljes útja.

A naplóbejegyzési folyamat egy adott pontján végrehajtott üzleti tevékenység neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthetők a folyamattérképek és elemezhetők a munkafolyamatok mintázatai.

Az az időbélyeg, amely megadja, mikor történt egy adott tevékenység a naplóbejegyzés esetében.

Miért fontos?

Megadja az események időrendi sorrendjét, ami nélkülözhetetlen az időtartam-alapú mutatók kiszámításához és a folyamat időbeli menetének megértéséhez.

A könyvelési tételt létrehozó személy felhasználói azonosítója.

Miért fontos?

Az attribútum az egyes tevékenységeket konkrét felhasználókhoz rendeli, így elemezhető a teljesítmény és a munkaterhelés, valamint azonosíthatók a képzési igények.

Azt a vállalatot vagy jogi személyt egyedileg azonosító kód, amelynek könyvelésébe a tétel kerül.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a könyvelési tételek folyamatának szűrését és összehasonlítását a szervezet különböző jogi személyei vagy üzleti egységei szerint.

Az üzleti célja szerint sorolja kategóriába a könyvelési tételt, például eszközbeszerzés, szállítói számla vagy főkönyvi tétel alapján.

Miért fontos?

Üzleti háttér szerint kategorizálja a tételeket, így elemezhetők a folyamat eltérései és teljesítménye a különböző pénzügyi tranzakciótípusok esetén.

Az a dátum, amikor a könyvelési tétel bekerül a főkönyvbe, és amely meghatározza a pénzügyi időszakot.

Miért fontos?

Pénzügyi szempontból fontos dátum: segítségével elemezhető a folyamat teljesítménye egy adott számviteli időszakban, például hónap- vagy évzáráskor.

A könyvelési tétel teljes értéke a vállalati kód helyi pénznemében.

Miért fontos?

Megmutatja a tétel pénzügyi értékét, így elemezhető, hogyan változik a folyamat az érintett összeg függvényében.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez a tevékenység jelzi a naplóbejegyzési bizonylat első létrehozását a rendszerben. A rekord létrejön a fejlécadatokat tartalmazó BKPF táblában, de még nem könyvelték a főkönyvbe. Ezzel kezdődik a naplóbejegyzés életútja.

Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges kezdő eseménye. Az eseménytől a könyvelésig eltelt idő elemzése elengedhetetlen a teljes ciklusidő méréséhez és a kezdeti adatrögzítési késések feltárásához.

A naplóbejegyzés készítője hivatalosan benyújtja a bizonylatot az ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatba. Ezzel az adatrögzítés átadódik a hivatalos kontrollfolyamatnak, és megkezdődik a jóváhagyási ciklus.

Miért fontos?

Ez jelzi a jóváhagyási ciklus kezdetét. Ha ettől az időponttól a végleges jóváhagyásig vagy elutasításig mérjük az időt, külön vizsgálhatók az ellenőrzési és jóváhagyási szakaszok szűk keresztmetszetei.

A naplóbejegyzést egy arra jogosult vezető véglegesen jóváhagyja, megerősítve annak érvényességét és pontosságát. Ez az utolsó ellenőrzési pont, mielőtt a bizonylat a főkönyvbe könyvelhető.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amely lezárja a jóváhagyási ciklust. Az ehhez a lépéshez szükséges idő jelentősen befolyásolja a teljes folyamat időtartamát, és jól mutatja a jóváhagyás hatékonyságát.

A naplóbejegyzést hivatalosan rögzítik a főkönyvben, így az hatással van a vállalat pénzügyi kimutatásaira. Ettől a ponttól kezdve a bizonylat végleges pénzügyi nyilvántartásnak számít.

Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges sikeres mérföldköve, amely a fő feldolgozási ciklus végét jelzi. A könyvelt bejegyzések áteresztőképességének és a könyvelésig eltelt időnek az elemzése a process mining alapvető mérőszámai közé tartozik.

A naplóbejegyzés egyik nyitott tételsorát egy másik könyvelés kiegyenlíti, például egy fizetés egy számlát. Ezzel a tevékenységgel az adott tételsorok egyeztetése és lezárása történik meg.

Miért fontos?

Sok naplóbejegyzésnél ez jelenti a végső egyeztetési lépést, különösen a függő számlákhoz vagy nyitott tételek kezelésére szolgáló számlákhoz kapcsolódó esetekben. A könyvelés és a kiegyenlítés közötti idő elemzésével mérhető az egyeztetés hatékonysága.

Egy korábban könyvelt naplóbejegyzést ellentétes előjelű tételeket tartalmazó új bizonylattal sztornóznak. Ezzel a kifejezetten rögzített, auditálható tranzakcióval a könyvelt bizonylat hibáit javítják.

Miért fontos?

A sztornó arra utal, hogy hiba történt egy könyvelt bizonylatban. A magas sztornózási arány a jóváhagyási folyamat vagy az adatrögzítés minőségének problémáit jelezheti. A sztornók nyomon követése segít javítani az elsőre helyes feldolgozás arányát.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan javíthatja a process mining az SAP S/4HANA naplóbejegyzési folyamatát?

A process mining az SAP S/4HANA rendszer tényleges naplóbejegyzési adatait elemzi, hogy megjelenítse a munkafolyamatokat és feltárja az eltéréseket. Segít azonosítani a szűk keresztmetszeteket, például a túl hosszú jóváhagyást, a gyakori elutasításokat és a kézi beavatkozásokat. Az így kapott adatokra alapozva célzottan fejlesztheti a folyamatot, javíthatja a hatékonyságot, biztosíthatja a megfelelést, és egyszerűsítheti a teljes Record to Report ciklust.

Milyen adatokra van szükség a naplóbejegyzések process mining elemzésének megkezdéséhez az SAP S/4HANA rendszerben?

Elsősorban a naplóbejegyzés-azonosítót, a tevékenységek nevét és az időbélyegeket tartalmazó eseménynaplóra van szükség az SAP S/4HANA rendszerből. Ezekből rekonstruálható minden naplóbejegyzés teljes életútja. Segítünk azonosítani a kinyeréshez szükséges táblákat és mezőket, például a fejlécadatokat tartalmazó BKPF és a tételsorokat tartalmazó BSEG táblát.

Milyen eredményeket várhatunk a naplóbejegyzési folyamat process mining elemzésétől?

Feltárhatja a naplóbejegyzési folyamat tényleges állapotát, és azonosíthatja a konkrét hatékonysági problémákat, valamint a megfelelési hiányosságokat. Jellemző eredmény a rövidebb jóváhagyási ciklus, a kevesebb elutasítás és a kézi lépések nagyobb fokú automatizálása. Ezek az elemzési eredmények célzott fejlesztéseket tesznek lehetővé, amelyek kézzelfogható költségmegtakarítást és pontosabb pénzügyi beszámolást eredményezhetnek.

Milyen műszaki feltételek szükségesek a process mining eszközök SAP S/4HANA rendszerhez való csatlakoztatásához?

Általában csak olvasási jogosultságra van szükség az SAP S/4HANA rendszer meghatározott tábláihoz. Sok process mining megoldás szabványos csatlakozási lehetőségeket kínál, például közvetlen adatbázis-kapcsolatot, RFC-t vagy OData szolgáltatásokat az adatok kinyeréséhez. A kezdeti beállítás után a folyamatos adatszinkronizálás jellemzően kevés informatikai ráfordítást igényel.

Hogyan segít a process mining a megoldások bevezetésében, miután feltártuk a szűk keresztmetszeteket?

A process mining tényszerű alapot ad a folyamatfejlesztéshez: megmutatja, hol és miért jelentkeznek a hatékonysági problémák. Az elemzés eredményei alapján új, optimalizált munkafolyamatokat tervezhet és szimulálhat az eszközben. Ezután a platformmal folyamatosan nyomon követheti a bevezetett változtatások hatását, ellenőrizheti, hogy elérték-e a kívánt eredményt, és időben észreveheti, ha a folyamat visszatér a korábbi állapotához.

Bonyolult bevezetni a process mininget az SAP S/4HANA naplóbejegyzéseihez?

Az adatok kezdeti kinyeréséhez szükség lehet az SAP S/4HANA műszaki ismeretére, de az elemzőeszközöket úgy tervezték, hogy könnyen használhatók legyenek. Sok platform előre elkészített csatlakozókat és sablonokat kínál a gyakori SAP-folyamatokhoz. A beállítás egyszerűsítésével segítünk, hogy egyedi konfigurációk hosszadalmas kialakítása nélkül, gyorsan jusson elemzési eredményekhez.

Segíthet a process mining olyan konkrét problémák megoldásában, mint a naplóbejegyzések gyakori elutasítása?

Igen. A process mining hatékonyan feltárja az olyan konkrét problémák kiváltó okait, mint a gyakori elutasítások. A bejegyzések útvonalainak és az elutasítást megelőző tevékenységeknek az elemzésével azonosíthatók a visszatérő mintázatok, a gyakori hibák és az érintett jóváhagyók. Ezek alapján célzott képzést vagy munkafolyamat-módosításokat vezethet be, és jelentősen csökkentheti az elutasítások számát.

Hogyan kezelik az érzékeny pénzügyi adatainkat a process mining elemzés során?

Az adatbiztonság a process mining teljes életciklusa során elsődleges szempont. Az eszközök jellemzően csak olvasási jogosultsággal férnek hozzá az SAP S/4HANA rendszerhez, így az éles adatok nem módosulnak. Az adatok kinyerés és tárolás közben anonimizálhatók vagy álnevesíthetők, ami segít betartani az adatvédelmi előírásokat és megőrizni a bizalmas jelleget.

Milyen gyorsan térülhet meg a naplóbejegyzési folyamat process mining elemzése?

A megtérülés ideje a folyamat méretétől és összetettségétől függ, de az első adatelemzést követő néhány héten belül gyakran már jelentős fejlesztési lehetőségek tárhatók fel. A szűk keresztmetszetek és eltérések gyors feltárása lehetővé teszi a gyors eredményt hozó, célzott beavatkozásokat. A hosszú távú, folyamatos nyomon követés segít fenntartani az elért javulást, és a hatékonyság növelésével, valamint a megfelelés javításával tartós értéket teremt.

Tegye hatékonyabbá a Record to Report naplókönyvelési folyamatát

Fejlessze a folyamatot, és csökkentse 30%-kal a Record to Report naplókönyveléseinek átfutási idejét.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Beállítás néhány perc alatt.