> Folyamatos folyamatfejlesztés > Record to Report: időszakzárás és egyeztetés > Workiva

Fejlessze a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatát

Hat lépés a Workiva Record to Report folyamatának optimalizálásához.

Adatsablon letöltése

Fejlessze a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatát

Record to Report: időszakzárás és egyeztetés

Workiva

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(12)Célok(11)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(5)

Optimalizálja a Workiva Record to Report folyamatát a gyorsabb időszakzárásért

A folyamat hiányosságai késleltethetik a pénzügyi jelentések elkészítését, és ronthatják azok pontosságát. Platformunkkal azonosíthatja a működés szűk keresztmetszeteit. Könnyen megtalálhatja, hol egyszerűsíthetők az egyeztetési folyamatok, és hogyan rövidíthető le az időszakzárás a hatékonyabb működés és a megfelelés érdekében.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatát?

A Record to Report, vagyis R2R időszakzárási és egyeztetési folyamat alapvető része a pénzügyi működésnek. Közvetlenül befolyásolja, hogy a szervezet pontos és időben elkészülő pénzügyi kimutatásokat tud-e előállítani. Az olyan platformok, mint a Workiva, jelentősen egyszerűsítik a pénzügyi beszámolás és a megfelelés egyes feladatait, de az alapul szolgáló folyamatban továbbra is lehetnek hatékonysági problémák, kézi lépések és rejtett szűk keresztmetszetek. Az időszakzárás késése vagy az egyeztetések pontatlansága megterheli a pénzügyi csapatot, veszélyeztetheti a beszámolási határidőket, megfelelési kockázatot okozhat, és csökkentheti a pénzügyi adatokba vetett bizalmat. A nem hatékony R2R-ciklus költsége nem merül ki a munkaidőben: a stratégiai döntéseket és a befektetői kapcsolatokat is érinti.

A Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának fejlesztése nem pusztán a gyorsításról szól. A cél a pénzügyi beszámolás megbízhatóságának és hitelességének javítása. Ehhez meg kell érteni a tevékenységek tényleges menetét az időszakzárás kezdetétől a befejezésig. Ide tartozik az adatgyűjtés, a tranzakciók könyvelése, az elhatárolások, a vállalatközi egyeztetések, a mérleg- és eredménykimutatás-számlák egyeztetése, a korrekciók és a végső jóváhagyások folyamata is. Ha pontos képet kap ezekről az összetett lépésekről, megállapíthatja, hol akad el a folyamat, és célzott fejlesztéseket vezethet be.

Hogyan segíti a process mining a Workiva R2R-folyamatát?

A process mining adatokra épülő módszert kínál a Workiva rendszerében zajló Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamat tényleges működésének feltárására. A feltételezésekre vagy statikus folyamattérképekre hagyatkozás helyett a Workiva-környezetből és az integrált rendszerekből származó eseménynaplók alapján rekonstruálja az egyes pénzügyi időszakok zárásának teljes menetét. Így a folyamat minden szakasza láthatóvá válik az időszakzárás indításától a pénzügyi kimutatások jóváhagyásáig és az időszak lezárásáig.

A process mining az egyes pénzügyi időszakok tevékenységeit követi, az időszakot esetazonosítóként használva, így pontosan megmutatja, hol keletkeznek késések. Elemezheti például az olyan fontos tevékenységek tényleges ciklusidejét, mint a „Mérlegszámla-egyeztetés megkezdése” vagy az „Egyeztetés felülvizsgálata és jóváhagyása”. Megállapíthatja, milyen gyakran ismétlődnek bizonyos tevékenységek, ami újrafeldolgozásra utalhat, és azonosíthatja a szabványos folyamattól való eltéréseket. Kiderülhet például, hogy a „Korrekciós naplóbejegyzések könyvelése” gyakran a „Pénzügyi kimutatások elkészítése” után történik, ami korábbi beavatkozást tehet szükségessé. Ezzel feltárhatók az egyeztetés és a korrekciók szűk keresztmetszetei, amelyek gyakran lassítják a zárást, és ellenőrizhető, hogy minden lépés megfelel-e a pénzügyi beszámolás előírásainak.

A process mininggel feltárható fő fejlesztési területek

A process mining alkalmazása a Workiva-alapú Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatban több fejlesztési lehetőséget is megmutat:

Az egyeztetés felgyorsítása: Azonosítsa azokat a számlákat, egyeztetési kategóriákat vagy részlegeket, ahol a leghosszabb ideig tart az egyeztetés. Tárja fel a késések okait, például a hiányzó forrásadatokat, az ismételt felülvizsgálati köröket vagy az alátámasztó dokumentumok késedelmes benyújtását. Ezek alapján egyszerűsítheti a kritikus lépéseket, és csökkentheti az időszakzárás teljes ciklusidejét.
A korrekciós naplóbejegyzések optimalizálása: Elemezze a korrekciós naplóbejegyzések időzítését, gyakoriságát és jellegét. A process mining megmutathatja, ha a korrekciók túl későn történnek, és emiatt ismételt munkára van szükség, vagy ha bizonyos korrekciótípusok rendszeresen problémát okoznak. Így időben beavatkozhat, és proaktívan kezelheti a folyamatot.
A felülvizsgálati és jóváhagyási ciklusok egyszerűsítése: Tárja fel az egyeztetések és a pénzügyi kimutatások felülvizsgálati, illetve jóváhagyási szakaszainak szűk keresztmetszeteit. Derítse ki, miért tartanak tovább a szükségesnél egyes felülvizsgálatok, vagy miért vesznek részt bennük a kelleténél többen. Ennek alapján optimalizálhatja a munkafolyamatokat és csökkentheti a jóváhagyási ciklusok idejét.
A megfelelés és az auditfelkészültség javítása: A tényleges folyamat megjelenítésével ellenőrizheti, hogy a működés megfelel-e a belső kontrolloknak és a szabályozási követelményeknek. Azonosítsa a kihagyott vagy nem megfelelő sorrendben végrehajtott tevékenységeket, hogy feltárja a lehetséges megfelelési kockázatokat és megerősítse az auditnyomvonalat.

Várható eredmények és mérhető előnyök

A process mining segítségével a Workiva Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamata több kézzelfogható előnnyel fejleszthető:

Rövidebb pénzügyi zárási ciklus: Jelentősen csökkentheti az egyes pénzügyi zárásokhoz szükséges időt, így gyorsabban készülhetnek el a pénzügyi kimutatások, és javulhat a reagálóképesség.
Nagyobb pontosság és megbízhatóság: A pontatlanságok kiváltó okainak korai feltárásával és kezelésével csökkentheti a hibákat és a zárás utáni korrekciók szükségességét, így megbízhatóbb pénzügyi jelentések készülhetnek.
Az erőforrások jobb elosztása: Pontosan láthatja, hol használják fel nem hatékonyan az erőforrásokat, így jobban oszthatja el a munkatársakat, és kiegyensúlyozhatja a részlegek terhelését.
Erősebb megfelelés: Biztosíthatja a belső szabályzatok és a külső előírások következetes betartását, csökkentheti a megfelelési kockázatot, és megerősítheti az auditálhatóságot.
Nagyobb átláthatóság és kontroll: Átláthatóvá teheti a teljes Record to Report folyamatot, így proaktívan irányíthatja a működést és folyamatosan fejlesztheti a folyamatokat.

A Record to Report időszakzárásának optimalizálása

Adatokra alapozva fejlessze a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatát. A Workiva rendszerében zajló tevékenységek teljes menetének elemzésével feltárhatja a rejtett hatékonysági problémákat, megszüntetheti a szűk keresztmetszeteket, és jelentősen csökkentheti a pénzügyi beszámolási ciklus idejét, valamint javíthatja a pontosságot. Kezdje el még ma a hatékonyabb, szabálykövetőbb és átláthatóbb pénzügyi zárás kialakítását.

Record to Report: időszakzárás és egyeztetés Időszakzárás optimalizálása Pénzügyi beszámolás megfelelése Számlaegyeztetés Pénzügyi ciklus kezelése R2R-folyamat fejlesztése Kontroller Pénzügyi osztály A zárási folyamat hatékonysága R2R Hó végi zárás Pénzügyi egyeztetés Könyvelés

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A pénzügyi időszak zárásának elhúzódása közvetlenül késlelteti a pénzügyi beszámolók elkészítését és a döntéshozatalt. A hosszabb zárási ciklusok miatt a határidők is csúszhatnak, a felülvizsgálatra pedig kevesebb idő marad. Ez növeli a hibák kockázatát és több erőforrást igényel.
A ProcessMind a Record to Report – időszakzárás és egyeztetés teljes folyamatát elemzi, és megmutatja, mely tevékenységek vagy szakaszok okoznak szűk keresztmetszetet. Feltárja a Workiva rendszerben jelentkező késések okait, így célzottan fejlesztheti a folyamatot és gyorsíthatja a zárást.

A nem hatékony egyeztetés, különösen összetett számlák vagy vállalatközi tranzakciók esetén, jelentősen lassítja a Record to Report – időszakzárás és egyeztetés folyamatát. Ezek a szűk keresztmetszetek késleltethetik a próbamérleg és a pénzügyi kimutatások elkészítését, ami a beszámolók pontosságát és határidőre történő elkészítését is veszélyezteti.
A ProcessMind pontosan feltérképezi a Workiva egyeztetési munkafolyamatait, és megmutatja, mely számlák, kategóriák vagy felhasználók okoznak rendszeresen késést. Így egyszerűsítheti az egyeztetések jóváhagyását és hatékonyabbá teheti a zárást.

A pénzügyi zárási ciklus végén könyvelt korrekciós tételek megakaszthatják a folyamatot. Újramunkát okozhatnak, és növelik a pénzügyi kimutatások pontatlanságának kockázatát. Ez az erőforrások nem hatékony felhasználásához és a megfelelési problémák kockázatához vezethet.
A ProcessMind nyomon követi a korrekciós tételek időzítését és számát a Workiva Record to Report – időszakzárás és egyeztetés folyamatában. Feltárja a késői korrekciók mintázatait és az azokat megelőző tevékenységeket, így időben kezelheti az újramunkát okozó problémákat.

Ha a Record to Report – időszakzárás és egyeztetés folyamata megfelelő jóváhagyás nélkül eltér a standard eljárásoktól, az következetlenségekhez, megfelelési kockázatokhoz és hibákhoz vezethet. Ilyen kontrollhiány mellett nehéz biztosítani az egységes pénzügyi beszámolást.
A ProcessMind vizuálisan megjeleníti a Workiva rendszerben ténylegesen bejárt folyamatútvonalakat. Kiemeli az ideális folyamattól való eltéréseket, és megmutatja, hol és miért fordulnak elő nem engedélyezett változatok. Így erősítheti a kontrollt és a megfelelést.

Az összetett vállalatközi tranzakciók gyakran elhúzódó egyeztetést eredményeznek, különösen akkor, ha több, a Workiva rendszerbe adatot szolgáltató szervezetet vagy rendszert érintenek. Ez jelentősen késlelteti az időszakzárást és az egyeztetést, és rendezetlen eltérésekhez vezethet.
A ProcessMind elemzi a teljes vállalatközi egyeztetési munkafolyamatot, és megmutatja, mely szervezetek, tranzakciótípusok vagy jóváhagyási lépések okoznak fennakadást és késést. Ezzel pontosabbá és gyorsabbá teheti a konszolidált beszámolást.

A Record to Report – időszakzárás és egyeztetés során egyes csapattagokra vagy részlegekre aránytalanul sok feladat hárulhat. Ez kiégéshez, hibákhoz és késésekhez vezethet. Az egyenlőtlen feladatelosztás miatt az erőforrások kihasználása sem hatékony, ami a Workiva rendszerben végzett zárás egészére kihat.
A ProcessMind megjeleníti az erőforrások elosztását a zárás összes tevékenységében. Azonosítja a túlterhelt munkatársakat és csapatokat, és megmutatja, hogyan oszthatók el egyenletesebben a feladatok, illetve hogyan tervezhető jobban a létszám a kritikus időszakokban.

Az egyeztetések, próbamérlegek vagy pénzügyi kimutatások felülvizsgálatának és jóváhagyásának késése meghosszabbítja a Record to Report – időszakzárás és egyeztetés teljes időtartamát. A lassú jóváhagyás oka lehet egyes felülvizsgálati szakaszok szűk keresztmetszete vagy a felelősségi körök tisztázatlansága. Ez késleltetheti a Workiva rendszerben a végső jóváhagyást.
A ProcessMind nyomon követi az egyes felülvizsgálati és jóváhagyási tevékenységek időtartamát és átadásait, és kiemeli a késést okozó szakaszokat vagy jóváhagyókat. Így gyorsabban véglegesítheti a pénzügyi kimutatásokat és rövidítheti a ciklusidőt.

A Workiva rendszerben az időszakzárás és egyeztetés előtt vagy közben gyűjtött forrásadatok minőségi vagy teljességi problémái jelentős újramunkát, kézi korrekciókat és elhúzódó egyeztetést okozhatnak. Ez rontja a pénzügyi beszámolók pontosságát, és több időt igényel az eltérések rendezése.
A ProcessMind megmutatja, hol és mikor jelentkeznek adatminőségi problémák a folyamatban, mely egyeztetési tevékenységeket érintik leginkább, és mi okozza az adatok közötti eltéréseket. Ezzel csökkentheti a kézi munkát.

Ha a Record to Report – időszakzárás és egyeztetés tevékenységeit kézi megoldásokkal végzik, különösen a Workiva használata mellett, az következetlenségeket, auditkockázatokat és a pénzügyi szabályozás megsértésének nagyobb kockázatát eredményezheti. Ezek a nem szabványos lépések nehezen követhetők vissza.
A ProcessMind automatikusan észleli és számszerűsíti a kézi beavatkozások, illetve a jóváhagyás nélküli, eseti tevékenységek gyakoriságát. Így feltárja a rejtett megfelelési kockázatokat, valamint a jobb irányítás érdekében történő automatizálás vagy szabványosítás lehetőségeit.

A pénzügyi kimutatások előkészítése és elkészítése meglepően sok időt vehet igénybe, különösen akkor, ha az előző egyeztetési vagy korrekciós lépések késtek vagy pontatlanok voltak. Ez közvetlenül veszélyezteti a külső beszámolási határidők betartását és az időszerű tájékoztatást.
A ProcessMind elemzi a Workiva rendszerben a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez vezető teljes folyamatot, és azonosítja azokat a korábbi tevékenységeket, amelyek rendszeresen késleltetik ezt a végső lépést. Ezzel gördülékenyebbé teheti az időszakzárás és egyeztetés teljes folyamatát.

Ha az első egyeztetések után rendszeresen sok korrekciós tételre van szükség, az a pontatlan adatokra, a folyamat végrehajtásának problémáira vagy a tranzakciók kezdeti könyvelésének hibáira utalhat. Ez növeli a Record to Report – időszakzárás és egyeztetés idő- és erőforrásigényét, valamint a hibák kockázatát.
A ProcessMind számszerűsíti a Workiva rendszerben végzett korrekciók számát és időzítését, majd összekapcsolja őket az érintett egyeztetési kategóriákkal vagy forrásadat-problémákkal. Így még időben kezelheti a kiváltó okokat és javíthatja a hatékonyságot.

Ha a különböző vállalati kódokhoz tartozó egységek vagy részlegek eltérő eljárásokat követnek a Record to Report – időszakzárás és egyeztetés során, az hatékonyságvesztéshez, nehezebb konszolidációhoz és nagyobb megfelelési kockázathoz vezet. Egységes eljárások nélkül a bevált gyakorlatok kiterjesztése is nehéz.
A ProcessMind összehasonlítja a Workiva rendszerben a különböző vállalati kódokhoz tartozó egységek és részlegek zárási folyamatait, és megmutatja, hol és hogyan térnek el egymástól. Így érvényesítheti a bevált gyakorlatokat, és egységesebbé teheti a zárást.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél a Workiva rendszerben végzett Record to Report – időszakzárási és egyeztetési tevékenységek teljes időigényének jelentős csökkentése. A gyorsabb zárás korábbi pénzügyi beszámolást tesz lehetővé, növeli az üzleti alkalmazkodóképességet, és csökkenti a pénzügyi csapatok terhelését. Így több idő marad a stratégiai elemzésre a zárási feladatok helyett. A ProcessMind azonosítja a pénzügyi időszak zárását késleltető konkrét tevékenységeket és szűk keresztmetszeteket. Megmutatja a tényleges folyamatot és az egyes lépések ciklusidejét, így láthatóvá válik, hol telik várakozással az idő, hol torlódnak fel a feladatok, és hol túlterheltek az erőforrások. Ezek alapján célzott fejlesztésekkel napokat vagy akár heteket nyerhet a zárási naptárban.

Az egyeztetési munkafolyamat gördülékenyebbé tétele azt jelenti, hogy optimalizálja a számlák egyeztetése során végzett feladatok sorrendjét és végrehajtását a Record to Report – időszakzárás részeként. Ezzel csökkentheti a késéseket és az újramunkát, valamint biztosíthatja, hogy a mérlegszámlák és az eredménykimutatás számlái pontosan és hatékonyan készüljenek el a Workiva rendszerben. Ez elengedhetetlen a pénzügyi kimutatások határidőre történő elkészítéséhez. A ProcessMind részletes képet ad az egyeztetési tevékenységekről, feltárja a tényleges folyamatútvonalakat, a standardtól való eltéréseket és a szűk keresztmetszeteket. Számszerűsíti a kézi lépések és átadások hatását, így újratervezheti a munkafolyamatokat, automatizálhatja az ismétlődő feladatokat, és megszüntetheti a szükségtelen lépéseket.

A cél az első egyeztetések után könyvelt korrekciós tételek számának és összegének csökkentése, különösen a Workiva rendszerben. A sok késői korrekció a folyamat korábbi szakaszainak problémáira utalhat. Ez rontja a beszámolók pontosságát, további erőforrásokat igényel, újramunkát okoz, és megfelelési kockázatot jelenthet. A ProcessMind az „Adjusting Journal Entries Posted” tevékenységtől visszafelé követve feltárja a gyakori korrekciók kiváltó okait. Megmutatja a visszatérő mintákat, a gyakori hibákat, valamint azokat a főkönyvi számlákat vagy részlegeket, amelyek rendszeresen korrekciót tesznek szükségessé. Így még a problémák súlyosbodása előtt javíthatja az adatminőséget és a folyamat hiányosságait.

A vállalati szintű egységesítés biztosítja, hogy a Workiva rendszerben minden szervezeti egység következetes, jóváhagyott Record to Report – időszakzárási és egyeztetési folyamatot kövessen. Ez csökkenti a hibák számát, javítja a megfelelést, egyszerűsíti az auditokat, és kiszámíthatóbbá teszi a zárást. A szervezeten belül így hatékonyabbá válik a működés, és könnyebb lesz az összehasonlítás. A ProcessMind automatikusan feltárja a tényleges folyamatváltozatokat, és kiemeli az ideális vagy tervezett zárási folyamattól való eltéréseket. Megmutatja, mely szervezeti egységek vagy részlegek térnek el leginkább, és számszerűsíti ennek a ciklusidőre és a költségekre gyakorolt hatását. Az adatok alapján érvényesítheti a bevált gyakorlatokat, és valóban egységesítheti a folyamatokat.

A cél a vállalatközi egyeztetés gyorsabbá és pontosabbá tétele a Record to Report ciklusban, különösen akkor, ha a folyamat a Workiva rendszerben zajlik. A hatékony vállalatközi egyeztetés elengedhetetlen a konszolidált pénzügyi kimutatások elkészítéséhez: segít elkerülni a késéseket, csökkenti az eltéréseket, és támogatja a nemzetközi számviteli standardoknak való megfelelést. A ProcessMind feltérképezi a vállalatközi egyeztetés összetett útvonalait, és azonosítja a visszatérő köröket, a kézi beavatkozásokat és a késéseket. Az „Intercompany Reconciliation Performed” tevékenységek folyamatát elemezve feltárja az egyeztetési problémákat, az adatok közötti eltéréseket és a szervezeti egységek közötti kommunikációs fennakadásokat. Így célzottan gyorsíthatja fel a zárásnak ezt az összetett részét.

A kiegyensúlyozott munkaterhelés azt jelenti, hogy a Workiva rendszerben végzett Record to Report – időszakzárási és egyeztetési folyamat feladatai és felelősségei egyenletesen oszlanak meg a csapattagok között. Ez megelőzi a kiégést, javítja a munkatársak közérzetét, és segít elkerülni, hogy az erőforrások szűkössége vagy egyes munkatársak túlterheltsége miatt kritikus tevékenységek késlekedjenek. A ProcessMind elemzi a tevékenységek felelőseit és az erőforrások elosztását a teljes zárási folyamatban. Megmutatja, mely felhasználók vagy részlegek vannak rendszeresen túlterhelve vagy kihasználatlanul a folyamat egyes szakaszaiban. Az eredmények alapján a vezetők átcsoportosíthatják a feladatokat, több területre képezhetik ki a munkatársakat, vagy javíthatják az átadásokat, így hatékonyabbá és fenntarthatóbbá tehetik a zárást.

A cél a Workiva Record to Report folyamatában az egyeztetések és pénzügyi kimutatások felülvizsgálatára és jóváhagyására fordított idő csökkentése. A gyorsabb jóváhagyás felgyorsítja a teljes zárást, javítja a reagálóképességet, és mérsékli a késői csúszások kockázatát, amelyek veszélyeztethetik a beszámolási határidőket és az üzleti döntéseket. A ProcessMind megjeleníti a teljes „Reconciliation Reviewed & Approved”, „Financial Statements Reviewed” és „Financial Statements Approved” tevékenységsort, és pontosan kiemeli, hol késik a jóváhagyás. Feltárja a konkrét jóváhagyók, a hiányzó információk vagy az összetett jóváhagyási hierarchia okozta szűk keresztmetszeteket, így adatok alapján egyszerűsítheti a teljes felülvizsgálati folyamatot.

A forrásadatok egységességének javítása azt jelenti, hogy a Record to Report – időszakzáráshoz gyűjtött pénzügyi adatok minden, a Workiva rendszerbe adatot szolgáltató rendszerben egységesek, pontosak és teljesek. Az eltérő adatok egyeztetési problémákhoz, hibákhoz és jelentős újramunkához vezetnek, meghosszabbítják a zárást, és rontják a beszámolók megbízhatóságát. A ProcessMind például a „Source Data Collected” és a „Transactions Posted” tevékenységek elemzésével segít azonosítani azokat az adatforrásokat vagy adattípusokat, amelyek gyakran okoznak eltéréseket vagy kézi korrekciót igényelnek. Az adatokat közvetlenül nem tisztítja meg, de megmutatja, hol jelentkeznek adatminőségi problémák a folyamatban, így a forrásnál javíthatja az adatbevitelt, az integrációt vagy a rendszerbeállításokat.

A cél a jóváhagyás nélküli kézi megoldások és a Workiva rendszerben végzett Record to Report – időszakzárási és egyeztetési folyamat standardtól való eltéréseinek megszüntetése. A kézi megoldások gyakran hibákat okoznak, növelik a megfelelési kockázatot, csökkentik a hatékonyságot, és kiszámíthatatlanná teszik a zárást, ami az auditra való felkészülést is nehezíti. A ProcessMind teljes képet ad az elvégzett tevékenységekről, és automatikusan feltárja a kézi lépéseket, illetve a jóváhagyás nélküli eltéréseket. A tényleges, ideális folyamatot összevetve az összes eltéréssel számszerűsíti azok gyakoriságát és hatását. Így a szükséges kézi megoldásokat szabályozottá teheti, a nem hatékony és kockázatos lépéseket pedig megszüntetheti.

A cél a végleges pénzügyi kimutatások elkészítésének jelentős felgyorsítása, miután a Workiva rendszerben lezárult az időszakzárás, az egyeztetés és a korrekció. A gyorsabb elkészítés segít betartani a szabályozói határidőket, naprakész pénzügyi információkat biztosít a vezetésnek, és csökkenti a szoros beszámolási határidők miatti nyomást. A ProcessMind elkülönítve elemzi a „Financial Statements Generated” és a „Financial Statements Reviewed” tevékenységekhez vezető lépéseket, és feltárja a beszámolási szakaszra áthúzódó késéseket. Megmutatja az adatösszesítés, a jelentésformázás vagy a végső ellenőrzés szűk keresztmetszeteit, így célzottan fejlesztheti a Workiva beszámolási munkafolyamatát és a kapcsolódó folyamatokat.

A megfelelés javítása azt jelenti, hogy a Workiva rendszerben végzett Record to Report – időszakzárási és egyeztetési tevékenységek következetesen megfelelnek a szabályozói előírásoknak, a belső szabályzatoknak és a számviteli standardoknak. Ezzel csökkentheti az auditmegállapítások, a pénzügyi szankciók és a hírnévromlás kockázatát, és növelheti a pénzügyi beszámolókba vetett bizalmat. A ProcessMind automatikusan összeveti a tényleges időszakzárási folyamatot a meghatározott megfelelési szabályokkal és az ideális folyamatmodellekkel. Kiemeli az összes eltérést, jóváhagyás nélküli lépést és hiányzó kontrollpontot, így az auditorok és a pénzügyi vezetők objektív képet kapnak a megfelelési hiányosságokról, és minden pénzügyi időszakban következetesebben érvényesíthetik az előírásokat.

A Record to Report – időszakzárás és egyeztetés fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja a Workiva adatait

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze az R2R-folyamatot

Vezesse be az R2R-folyamat fejlesztéseit

Kövesse nyomon az R2R-folyamat eredményeit

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le az előre beállított Excel-sablont a Record to Report folyamathoz. A sablon segítségével a Workiva adatai megfelelő szerkezetben kerülnek az elemzésbe és a folyamat feltérképezésébe.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő adatszerkezet már a kezdetektől pontos folyamattérképezést és hasznos elemzési eredményeket tesz lehetővé az időszakzárási tevékenységekről.

Várható eredmény

Előre elkészített Excel-sablon, amelybe betöltheti a Workiva R2R-adatait.

MIT KAP

Rövidítse le a Workiva időszakzárási és egyeztetési folyamatát

A ProcessMind a Workiva Record to Report összetett adataiból világos, gyakorlatban hasznosítható elemzéseket készít. Jelenítse meg a folyamat minden lépését, tárja fel a hiányosságokat, és gyorsítsa fel a pénzügyi jelentések elkészítését.

Azonosítsa az R2R-folyamat szűk keresztmetszeteit és késéseit
Egyszerűsítse a Workiva egyeztetési lépéseit
Rövidítse le az időszakzárás átfutási idejét
Gondoskodjon a pénzügyi jelentésekre vonatkozó előírások betartásáról

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb Record to Report folyamat a Workiva használatával

Ezek az eredmények megmutatják, milyen kézzelfogható előnyöket érhetnek el a szervezetek, ha process miningot alkalmaznak a Record to Report – időszakzárási és egyeztetési folyamataikban. A Workiva adataira támaszkodva a szűk keresztmetszetek feltárásával és a munkafolyamatok fejlesztésével hatékonyabbá tehető a pénzügyi zárás.

0 %

Gyorsabb időszakzárás

Rövidebb teljes ciklusidő

A szervezetek jellemzően csökkentik az időszakzárás teljes időigényét, így hamarabb készülhetnek el a pénzügyi beszámolók és elemzések.

0 %

Kevesebb korrekció

Alacsonyabb az egyeztetés utáni korrekciók aránya

Az egyeztetések minőségének és az adatok egységességének javításával a vállalatoknál jelentősen csökken az első zárás után szükséges kézi korrekciók száma, és javul a pontosság.

0 %

Egységes folyamatok

Kevesebb folyamatváltozat a szervezeti egységek között

A process mining segít azonosítani és megszüntetni a zárási folyamat nem szabványos eltéréseit. Így a folyamatok következetesebbé válnak, és könnyebben kiterjeszthetők a szervezet egészére.

0 %

Több határidőre lezárt időszak

Nő a határidőre lezárt időszakok aránya

A szervezetek nagyobb eséllyel fejezik be a pénzügyi zárást a kitűzött időpontig, így biztosíthatják a szabályozói előírások betartását és az érintettek időben történő tájékoztatását.

0 %

Gyorsabb felülvizsgálat és jóváhagyás

Rövidebb idő a kritikus jóváhagyásokig

A pénzügyi kimutatások és egyeztetések felülvizsgálati és jóváhagyási szakaszainak szűk keresztmetszetei azonosíthatók és megszüntethetők, így jelentősen gyorsul a végső jóváhagyás.

0 %

Kiegyensúlyozott munkaterhelés

Egyenletesebb feladatelosztás

A felhasználónkénti tevékenységmennyiség eltéréseiről kapott információk segítenek jobban elosztani az erőforrásokat. Így csökkenthetők az egyenlőtlen munkaterhelés okozta szűk keresztmetszetek, és javítható a munkatársak elégedettsége.

Az eredmények a folyamatok összetettségétől és az adatok minőségétől függően eltérhetnek. Az itt bemutatott értékek különböző bevezetések során tapasztalt, jellemző javulást szemléltetnek.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Egy adott pénzügyi beszámolási ciklus, például egy hónap vagy negyedév egyedi azonosítója. Ez az időszak végi zárási folyamat esetazonosítója.

Miért fontos?

Ez az elemzés alapjául szolgáló esetazonosító, amely lehetővé teszi az egyes időszakzárási ciklusok teljes körű mérését és összehasonlítását.

Az időszakzárási folyamatban végrehajtott konkrét feladat vagy bekövetkezett esemény neve.

Miért fontos?

Ez az attribútum adja a folyamattérkép alapját, és lehetővé teszi a zárási ciklus lépéseinek sorrend szerinti megjelenítését és elemzését.

Annak a pontos dátuma és időpontja, amikor egy adott tevékenységet vagy eseményt rögzítettek.

Miért fontos?

Megadja az események időrendi sorrendjét, ami szükséges az időalapú mutatók, például az átfutási idők kiszámításához és a folyamat késéseinek feltárásához.

A tevékenységet végző vagy ahhoz rendelt személy felhasználói azonosítója vagy neve.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a munkaterhelés, a felhasználói teljesítmény és az erőforrások elosztásának elemzését, ami segít a csapat hatékony működésének irányításában.

A tevékenységért felelős részleg vagy funkcionális csapat.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat üzleti területek szerinti elemzését, így összehasonlítható a teljesítmény, és feltárhatók az egyes részlegekre jellemző problémák.

Annak a jogi személynek az egyedi azonosítója, amelynek a pénzügyi zárását végzik.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a zárási folyamat hatékonyságának és a megfelelésnek az összehasonlítását a szervezet különböző jogi személyei között.

Az egyeztetett vagy módosított főkönyvi számla száma.

Miért fontos?

Részletes képet ad az egyeztetések teljesítményéről, és segít azonosítani a késést vagy gyakori módosítást okozó problémás számlákat.

A számlaegyeztetés aktuális állapota.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az egyeztetések előrehaladásának valós idejű nyomon követését, így az elakadt tételek időben felismerhetők és kezelhetők, a zárás pedig tartható az ütemterv szerint.

Az egyeztetett számla kategóriája vagy típusa, például bankszámla vagy vállalatközi számla.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a különböző számlatípusok egyeztetési teljesítményének összesítését és összehasonlítását, így feltárhatók a kategóriaspecifikus szűk keresztmetszetek.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez a tevékenység jelöli egy adott pénzügyi időszak zárási folyamatának hivatalos kezdetét. Jellemzően akkor indul el, amikor egy felhasználó létrehozza vagy elindítja az időszakzárási ellenőrzőlistát vagy munkafolyamatot a Workiva rendszerben.

Miért fontos?

Ez a teljes folyamat elsődleges kezdő eseménye. Segítségével pontosan mérhető az időszakzárás teljes ciklusideje, és megállapítható, mikor indul el hivatalosan a folyamat.

Fontos mérföldkő: a vezető vagy a felülvizsgáló hivatalosan jóváhagyja az előkészített egyeztetést, ezzel megerősítve annak pontosságát. Ezt általában akkor rögzítik, amikor a feladat „Jóváhagyva” vagy „Befejezve” állapotba kerül.

Miért fontos?

Ez a tevékenység szükséges az átlagos egyeztetési idő, valamint az átlagos felülvizsgálati és jóváhagyási idő kiszámításához. A folyamat minőségellenőrzésének befejezését jelzi.

Az egyeztetés során feltárt problémák alapján készített helyesbítő tétel létrehozását és könyvelését jelöli. A Workiva nyomon tudja követni a könyvelési tételeket és azok állapotát.

Miért fontos?

Ez a tevékenység szükséges az egyeztetés utáni módosítások arányát mérő KPI kiszámításához. Ha az egyeztetés jóváhagyása után sok módosítás történik, az a forrásadatok minőségével vagy a folyamat kontrolljaival kapcsolatos problémákra utalhat.

Ez a mérföldkő azt jelzi, hogy a főkönyvi kivonat végleges, és felhasználható a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez. Az eseményre egy adott feladat befejezéséből vagy egy jelentés létrehozásából lehet következtetni.

Miért fontos?

Ez a pénzügyi kimutatások elkészítésének előfeltétele. Az ettől az időponttól eltelt idő mérésével elemezhető a jelentéskészítés utolsó szakaszainak hatékonysága.

A tervezetként elkészített pénzügyi kimutatások, például a mérleg, az eredménykimutatás és a cash flow kimutatás létrehozását jelöli. Akkor rögzíthető, amikor a Workiva létrehozza a jelentés dokumentumait.

Miért fontos?

Ennek a tevékenységnek az időzítése szükséges a pénzügyi kimutatások elkészítési késedelmét mérő KPI kiszámításához. Ez jelzi az átmenetet az adatok összesítése és a végleges jelentések elkészítése között.

A pénzügyi kimutatások végső jóváhagyása a felső vezetés vagy az auditbizottság részéről. Ez az utolsó jelentős jóváhagyási lépés az időszak hivatalos lezárása előtt.

Miért fontos?

Ez a fontos mérföldkő jelzi, hogy a jelentések véglegesek. Szükséges a pénzügyi kimutatások felülvizsgálati és jóváhagyási idejének méréséhez.

Ez a tevékenység jelzi a pénzügyi időszakra vonatkozó, könyveléstől a jelentéskészítésig tartó teljes folyamat hivatalos befejezését. Ez a Workiva munkafolyamatának utolsó lépése.

Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges záróeseménye. Segítségével pontosan mérhető az időszakzárás teljes átfutási ideje és a határidőre lezárt időszakok aránya.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Mire használható a process mining a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatában?

A process mining a tényleges folyamatvégrehajtás adatait elemzi, hogy megjelenítse a szűk keresztmetszeteket, feltárja a késések okait, és azonosítsa a standard eljárásoktól való eltéréseket. Objektív, adatokra épülő képet ad az időszakzárásról, és megmutatja, hol javítható a hatékonyság és a megfelelés.

Hogyan azonosítja a process mining a Workiva időszakzárási folyamatának konkrét szűk keresztmetszeteit?

A Workiva eseménynapló-adatainak feldolgozásával a process mining rekonstruálja az egyes pénzügyi időszakok tevékenységeinek teljes sorrendjét. Megjeleníti a folyamatot, és megmutatja, mely feladatok tartanak tovább a vártnál, hol történik újramunka, és mely lépések hosszabbítják meg leginkább a ciklusidőt. Így pontosan azonosíthatók a késést okozó területek.

Milyen Workiva-adatokra van szükség az R2R-folyamat process mining elemzéséhez?

A Record to Report process mining elemzéséhez általában olyan eseménynaplókra van szükség, amelyek tartalmazzák az eset azonosítóját, a tevékenység nevét és az időbélyeget. A Workiva esetében ez a pénzügyi időszakhoz kapcsolódó műveletek, az egyeztetések állapota, a feladatok teljesítése és a felhasználói műveletek adatainak kinyerését jelenti. A felhasználóra, költséghelyre vagy dokumentumazonosítóra vonatkozó további attribútumok gazdagíthatják az elemzést.

Milyen eredményeket és fejlesztéseket érhetünk el process mininggal az időszakzárásban?

Rövidebb időszakzárási ciklusra, gördülékenyebb egyeztetési munkafolyamatokra és az egyeztetés utáni korrekciók jelentős csökkenésére számíthat. A process mining segít egységesíteni a zárási folyamatokat a szervezeti egységek között, és javítani a megfelelést. Végső soron gyorsabban és pontosabban készülhetnek el a pénzügyi kimutatások.

Mennyi idő alatt lehet elkezdeni a process mining használatát, és mikor várhatók az első eredmények?

A kezdéshez először ki kell nyerni az adatokat és létre kell hozni a kapcsolatot. Ez az adatok elérhetőségétől és összetettségétől függően néhány hetet vehet igénybe. Az adatok betöltése után az első elemzési eredmények és folyamatábrák gyorsan, gyakran néhány napon belül elkészülnek. A részletesebb elemzés és a megvalósítható javaslatok általában 1–2 hónapon belül követik ezeket.

Segíthet a process mining a különböző szervezeti egységek vagy csapatok eltérő zárási folyamatainak kezelésében?

Igen. A process mining hatékonyan feltárja a szervezeti egységek közötti folyamateltéréseket. A hasonló tevékenységek végrehajtási útvonalainak összehasonlításával megmutatja, hol hiányzik az egységesítés, és hol érdemes bevezetni a bevált gyakorlatokat. Így a vállalat egészében következetesebbé és hatékonyabbá teheti a zárási eljárásokat.

Mik a process mining Workiva-integrációjának fő műszaki követelményei?

A legfontosabb műszaki követelmény, hogy a Workiva rendszerből strukturált formátumban, például CSV-fájlként vagy adatbázistáblákból ki lehessen nyerni az eseménynaplók előzményadatait. Ezek általában tartalmazzák az egyes tevékenységek időbélyegét, az egyes pénzügyi időszakok egyedi azonosítóját és a tevékenység nevét. Az integráció jellemzően API-kapcsolaton, közvetlen adatbázis-exporton vagy fájlfeltöltésen keresztül történik.

Megzavarja a process mining bevezetése a jelenlegi Record to Report működésünket?

A process mining nem avatkozik be a működésbe, hanem meglévő előzményadatokat elemez. Nem befolyásolja az éles Workiva rendszert vagy a folyamatban lévő munkát. Az adatok kinyerése általában egyszeri beállítás vagy ütemezett feladat, az elemzés pedig külső rendszerben történik. Így a napi időszakzárási tevékenységek zavartalanul folytatódhatnak.

Hogyan segít a process mining csökkenteni az egyeztetés utáni korrekciók számát?

A process mining az egyeztetés utáni korrekciókhoz vezető folyamat elemzésével feltárja azok kiváltó okait. Megmutathatja, hol keletkeznek az adatok közötti eltérések, hol maradnak el a jóváhagyások, vagy hol végzik hibásan az egyeztetést. Ha ezeket a korábbi problémákat kezeli, jelentősen csökkentheti a költséges, egyeztetés utáni korrekciók szükségességét.

Ellenőrizheti a process mining a belső szabályzatoknak és a külső előírásoknak való megfelelést az R2R-folyamatban?

Igen. A process mining segítségével meghatározhatja és megjelenítheti az ideális, előírásoknak megfelelő folyamatútvonalakat, majd automatikusan összevetheti ezeket a tényleges folyamatvégrehajtással. Gyorsan jelzi, ha egyes lépéseket kihagytak, jóváhagyás nélküli eltérés történt, vagy nem teljesült egy előírt kontroll. Így az auditokhoz is egyértelmű bizonyítékot biztosít.

Fejlessze most a Record to Report zárási és egyeztetési folyamatát

Találja meg a szűk keresztmetszeteket, egyszerűsítse a folyamatot, és csökkentse 30%-kal az átfutási időt.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára