> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzési igényléstől a fizetésig: igénylés > SAP ECC

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamatot

Útmutató a SAP ECC beszerzési igénylési folyamatának 6 lépésben történő optimalizálásához

Adatsablon letöltése

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamatot

Beszerzési igényléstől a fizetésig: igénylés

SAP ECC

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(12)Célok(12)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(5)

Fejlessze az SAP ECC beszerzési igénylési folyamatát

A platform segít feltárni a folyamatok hatékonysági problémáit és szűk keresztmetszeteit. Könnyen azonosíthatja a késéseket, az ismételt munkát és a szabályos eljárástól való eltéréseket. Ha látja, hol vannak ezek a problémák, egyszerűsítheti a munkafolyamatokat, csökkentheti az átfutási időt, és javíthatja a működés megfelelését.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a beszerzési igénylési folyamatot?

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat (P2P) a szervezeti beszerzés alapja. Az SAP ECC-ben az igénylési szakasz ennek a folyamatnak a kiindulópontja. Ha az igénylések kezelése nem hatékony vagy késik, annak hatása az egész szervezetben érezhető: csúszhatnak a projektek, akadozhat a működés, és romolhatnak az üzleti eredmények. Ha a folyamat nem átlátható, nehéz kezelni a hosszú átfutási időt, a szabályoknak nem megfelelő kiadásokat és a rosszul kezelt igénylésekből eredő magas adminisztrációs költségeket. Ha sokáig tart, mire egy üzleti igényből jóváhagyott kérelem lesz, elszalasztott lehetőségek, sürgősségi szállítási díjak és elégedetlen érintettek lehetnek a következmények. A költséghatékony és megbízható beszerzéshez ezért érdemes megérteni, hogyan fejleszthető az igénylési folyamat.

Az SAP ECC beszerzési igénylési folyamatának fejlesztése nem csupán a gyorsaságról szól. Arról is, hogy minden igénylés a megfelelő úton haladjon, időben megkapja a szükséges jóváhagyásokat, és megfeleljen a szervezeti szabályoknak. A részletes elemzés megmutatja, hol akadnak el az igénylések, miért kell egyeseket többször módosítani, és betartják-e a kiadási korlátokat. Ez az első P2P-lépés az egész folyamat állapotára hatással van.

Hogyan segít a process mining hatékonyabbá tenni az igényléseket?

A process mining valós képet ad arról, hogyan zajlik az SAP ECC-ben a beszerzési igénylések folyamata. Feltételezések és egyedi tapasztalatok helyett a rendszerből származó eseményadatokat használja, többek között az EBAN, EBKN, CDHDR és CDPOS táblákból, valamint az olyan tranzakciókból, mint a ME51N, ME52N és ME54N. A Purchase Requisition ID minden lépését rekonstruálva, a létrehozástól a jóváhagyásig vagy elutasításig, feltárja a tényleges folyamatot, az eltérésekkel és az ismételt munkával együtt.

A technológia megmutatja, hogyan zajlanak a beszerzési igénylés egyes tevékenységei, például az „Igénylés létrehozva”, az „Igénylés beküldve”, az „1. jóváhagyási lépés megkezdődött”, az „Igénylés módosítva” és az „Igénylésből megrendelés létrehozva”. Pontosan jelzi, hol töltenek túl sok időt az igénylések, mely jóváhagyási lépések okoznak késést, és mely részlegek nem küldik be időben a kérelmeket. Elemezheti a jóváhagyási munkafolyamat útvonalait, megvizsgálhatja az igényléstípusok hatását, és a tényleges adatok alapján értékelheti a beszerzési szabályok hatékonyságát. Így célzottan csökkentheti az igénylési folyamat átfutási idejét, és átláthatóbbá teheti a működést.

Hol fejleszthető az igényléskezelés?

Az SAP ECC beszerzési igénylési folyamatának process mininggal végzett elemzése több területen is lehetővé teszi a célzott fejlesztést:

A szűk keresztmetszetek megszüntetése: Keresse meg azokat a felhasználókat, szerepköröket vagy jóváhagyási szakaszokat, amelyek rendszeresen késést okoznak. Kiderülhet például, hogy egy jóváhagyó gyakran feltartja az igényléseket, vagy egy adott igényléstípust jóváhagyás előtt rendszeresen többször módosítani kell.
A munkafolyamat egyszerűsítése: Tárja fel a felesleges lépéseket, jóváhagyási szinteket és hozzáadott értéket nem teremtő tevékenységeket. A process mining megmutathatja, ha az igénylések rossz útvonalra kerülnek, vagy ha a párhuzamos jóváhagyás felgyorsíthatná a folyamatot.
A szabályok betartása: Tárja fel a szabályoktól való eltéréseket, például a szokásos jóváhagyási korlátok megkerülését, a jóváhagyott igénylés nélküli közvetlen megrendelést vagy a nem engedélyezett beszerzést. Így ellenőrizheti, hogy minden beszerzés megfelel-e a belső kontrolloknak és a külső előírásoknak.
Az átfutási idő csökkentése: Mérje meg pontosan, mennyi időt töltenek az igénylések az egyes szakaszokban. Tárja fel a hosszú átfutási idő okait, majd vezessen be olyan célzott változtatásokat, amelyek gyorsítják az igénylések feldolgozását és jóváhagyását.
Az automatizálási lehetőségek feltárása: Keresse meg az ismétlődő, nagy volumenű, szabványos útvonalon haladó igényléseket, amelyek alkalmasak lehetnek automatizálásra. Így a csapat több időt fordíthat stratégiai feladatokra.

Milyen eredményeket hozhat az igénylési folyamat fejlesztése?

Ha process mininggal elemzi az SAP ECC beszerzési igénylési folyamatát, jelentős és mérhető eredményeket érhet el:

Rövidebb átfutási idő: Egyszerűsítse az igénylések létrehozását és jóváhagyását, így jelentősen csökkentheti az üzleti igény felmerülése és a beszerzésre kész, jóváhagyott igénylés közötti időt. Az áruk és szolgáltatások is hamarabb érkezhetnek meg.
Alacsonyabb beszerzési költségek: Csökkentse az összetett, nem hatékony igénylési munkafolyamatok adminisztrációs terheit. A beszerzések időben történő elindításával mérsékelheti a sürgősségi szállítás költségét, a kiszámíthatóbb kereslet pedig javíthatja a beszállítókkal folytatott tárgyalási pozíciót.
Jobb megfelelés: Gondoskodjon róla, hogy minden igénylés megfeleljen a szervezet beszerzési szabályainak és jóváhagyási rendjének. Ezzel csökkentheti a szabálytalan kiadások kockázatát, és erősítheti a belső kontrollokat.
Az erőforrások jobb kihasználása: A folyamatkivételek kezelésére és a kézi utánkövetésre fordított kapacitást csoportosítsa át stratégiai beszerzési feladatokra. Ez növelheti a csapat teljesítményét és elégedettségét.
Adatokra alapozott döntések: A megérzések helyett az SAP ECC tényleges, objektív adatai alapján döntsön a folyamat átalakításáról. Így folyamatosan fejlesztheti a beszerzést, hogy az lépést tartson az üzleti igényekkel.

Így kezdjen hozzá az igénylési folyamat fejlesztéséhez

Az SAP ECC beszerzési igénylési folyamatának megértése és fejlesztése nem feltétlenül bonyolult. A process mining megmutatja, hol vannak a hatékonysági problémák, és adatokkal segít eldönteni, hogyan kezelje őket. Akár az átfutási idő csökkentése, a megfelelés javítása, akár a tényleges folyamat jobb megismerése a cél, a process mining megalapozza a hatékonyabb beszerzést. Kezdje el még ma a folyamat fejlesztését, és használja a folyamatelemzést a fejlesztési lehetőségek feltárására. Az adatok már rendelkezésre állnak, a process mining pedig segít megtalálni a továbblépéshez szükséges irányt.

Beszerzési igényléstől a fizetésig: igénylés Beszerzési igénylés Igényléskezelés Beszerzés fejlesztése Jóváhagyási munkafolyamat Beszerzési megfelelés Beszerzési osztály Átfutási idő csökkentése Beszerzéstől a fizetésig Kiadáskezelés Költségkeret ellenőrzése

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

Az igénylések gyakran elakadnak a jóváhagyási sorban, így a fontos beszerzések átfutási ideje megnő. A késések miatt csúszhatnak a projektek, akadozhat az ellátási lánc, és sürgősségi szállítási díjak vagy elveszített korai fizetési kedvezmények növelhetik a költségeket. Ha nem látható, hol akadnak el az igénylések, nehéz kezelni a probléma okát.
A ProcessMind végigköveti az SAP ECC-ben rögzített beszerzési igénylések útját, és megmutatja, mely jóváhagyási lépések vagy személyek okoznak szűk keresztmetszetet. Az egyes jóváhagyási szakaszok időtartamának megjelenítésével feltárjuk a visszatérő mintákat, és fejlesztési lehetőségeket mutatunk a beszerzési igénylési munkafolyamat egyszerűsítéséhez, az átfutási idő csökkentéséhez és a hatékonyság növeléséhez.

A beszerzési igényléseket beküldés után gyakran többször módosítják. Ez ismételt munkát okoz, és késlelteti a megrendelés létrehozását. A háttérben sokszor hiányos kezdeti kérelem, pontatlan specifikáció vagy a beküldés előtti ellenőrzés hiánya áll. Mindez csökkenti az SAP ECC hatékonyságát, és növeli a kézi munkát.
A ProcessMind az SAP ECC módosítási dokumentumainak adatai alapján követi a beszerzési igénylések minden változását, és megmutatja, mikor, illetve ki módosította őket. Feltárja, mely szakaszokban kell gyakran változtatni az igényléseken, így kiderülhet, hogy például hiányos az adatbevitel vagy nem egyértelműek az űrlapok. Az eredmények segítenek pontosabbá tenni a beszerzési igénylési folyamatot és csökkenteni az ismételt munkát.

A fontos beszerzési igénylések néha eltérnek az előírt jóváhagyási munkafolyamattól. Ez a szabályok megsértésének és pénzügyi veszteségnek a kockázatával jár. Ha ezek az eltérések nem láthatók, nehéz érvényt szerezni a belső irányítási szabályoknak, és biztosítani, hogy az SAP ECC-ben minden beszerzés megfeleljen a belső előírásoknak és a külső auditkövetelményeknek. Ennek jogosulatlan kiadás lehet a következménye.
A ProcessMind összeveti az egyes beszerzési igénylések tényleges jóváhagyási útvonalát az SAP ECC-ben beállított munkafolyamattal. Az elemzés feltárja az eltéréseket, például a jóváhagyási szintek átugrását vagy az engedély nélküli lépéseket. Így érvényt szerezhet a szabályoknak, és megerősítheti a belső kontrollokat.

A beszerzési igénylések jelentős részét sok ráfordítás után elutasítják vagy visszavonják. Ez az igénylők és a jóváhagyók idejét, valamint az erőforrásokat is pazarolja. A háttérben gyakran a kezdeti ellenőrzés hiányosságai, költségkeret-korlátok vagy az üzleti igények és a beszerzési szabályok közötti eltérés áll. Ez az SAP ECC-ben a teljesítményt is rontja.
A ProcessMind elemzi az elutasított és visszavont beszerzési igényléseket, és feltárja a visszatérő mintákat, az elutasítás okait és az érintett folyamatlépéseket. Az elutasításokat olyan jellemzőkhöz kapcsolja, mint a részleg, a költséghely vagy az igényelt összeg. Így feltárhatók a beszerzési igénylési folyamat rendszerszintű problémái, és célzott fejlesztések vezethetők be a veszteségek csökkentésére.

A beszerzési igénylések gyakran hiányos vagy hibás adatokkal készülnek. Emiatt a jóváhagyóknak vagy a beszerzési csapatnak pontosítást kell kérnie, ami késedelmet okoz. Az adatok következetlensége kézi javítást tesz szükségessé, növeli az átfutási időt, és hibákhoz vezethet az SAP ECC későbbi beszerzési bizonylataiban. Ez a teljes beszerzési folyamatra és az adatok minőségére is hatással van.
A ProcessMind olyan attribútumok alapján, mint az igényelt termékkategória, a mennyiség és a becsült összeg, megmutatja, mely igénylések adatai hiányosak a beküldéskor. Feltárja, hol és milyen gyakran javítják később az adatokat a beszerzési igénylési folyamatban. Így érvényt szerezhet az adatminőségi követelményeknek, és egyszerűsítheti a kezdeti adatbevitelt.

A sürgősnek jelölt igénylések nem mindig haladnak gyorsabban, és nem feltétlenül kapják meg a szükséges prioritást. Emiatt fontos készletek érkezhetnek meg késve. Ha nem látható, mennyi idő alatt dolgozzák fel a sürgős kérelmeket, a kiemelt üzleti igények akkor is teljesítetlenek maradhatnak, ha sürgősként jelölték őket. Ez megzavarhatja a működést.
A ProcessMind összehasonlítja a sürgősségi szinttel megjelölt beszerzési igénylések tényleges átfutási idejét a szokásos kérelmekével az SAP ECC-ben. Megmutatja, hogy a sürgős tételek valóban gyorsabban haladnak-e végig a beszerzési igénylési munkafolyamaton, feltárja a kiemelt kérelmekre jellemző szűk keresztmetszeteket, és segít biztosítani, hogy ezek kellő figyelmet kapjanak.

A beszerzési igénylés teljes jóváhagyása után is jelentős idő telhet el, mire az SAP ECC-ben létrejön a hozzá tartozó megrendelés. Ez a rés a beszerzési osztályon belüli átadás vagy az erőforrások elosztásának problémájára utalhat. Emiatt lassabban indul el a tényleges beszerzés, és további késések keletkezhetnek.
A ProcessMind pontosan méri a „Jóváhagyva” és az „Igénylésből megrendelés létrehozva” esemény közötti időt. Az elemzés feltárja a beszerzési igénylési folyamat jóváhagyás utáni rejtett késéseit, megmutatja a működési problémákat, és segít felgyorsítani a beszerzésre való átállást.

Egyes beszerzési igénylések a szükségesnél több jóváhagyási lépésen mennek keresztül. Ennek oka gyakran az SAP ECC összetett vagy elavult munkafolyamat-beállítása. A felesleges lépések növelik az adminisztrációt és az átfutási időt, miközben több jóváhagyó idejét veszik igénybe anélkül, hogy arányos értéket vagy kontrollt adnának a folyamathoz. Ez elégedetlenséget is okozhat.
A ProcessMind megjeleníti az egyes beszerzési igénylések teljes jóváhagyási útját, és feltárja a felesleges vagy túl sok jóváhagyási szintet. Megmutatja, hol vonhatók össze vagy hagyhatók el lépések a beszerzési igénylési munkafolyamatban, így hatékonyabbá teheti a folyamatot.

Az igénylők bonyolultnak vagy nehezen átláthatónak találhatják az igénylés létrehozását az SAP ECC-ben. Emiatt gyakran módosítják a kérelmeket, hiányosan küldik be őket, vagy a rendszeren kívüli megoldásokra támaszkodnak. A rossz felhasználói élmény csökkentheti a teljesítményt, növelheti a képzési igényt, és lassíthatja a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat kezdeti szakaszát.
A ProcessMind az „Igénylés létrehozva” és az „Igénylés módosítva” tevékenységeket olyan attribútumokkal együtt elemzi, mint az igénylő és a részleg. Így feltárhatók a felhasználói nehézségekre utaló minták. Ha ezeket összekapcsolja a beszerzési igénylési folyamat későbbi problémáival, kiderülhet, hol segítene a felhasználók képzése vagy a rendszer egyszerűsítése.

Az érintettek, köztük az igénylők és a részlegvezetők, gyakran nem látják valós időben, hol tartanak a beszerzési igénylések az SAP ECC-ben. A bizonytalanság miatt gyakran érdeklődnek, kézzel ellenőrzik a státuszt, és kevésbé látják át a beszerzési folyamatot. Ez elégedetlenséget és bizalomvesztést okozhat, miközben további munkát jelent.
A ProcessMind átláthatóvá teszi minden beszerzési igénylés teljes életútját. Az egyes tevékenységek és időbélyegeik követésével naprakészen láthatja, hol tartanak az igénylések a beszerzési folyamatban. Így csökkentheti a kézi érdeklődések számát, és javíthatja a részlegek közötti kommunikációt.

A különböző részlegekben vagy költséghelyeken jelentősen eltérhet a beszerzési igénylések jóváhagyási ideje. Ez a munkaterhelés egyenlőtlen elosztására, a jóváhagyók eltérő reakcióidejére vagy a belső szolgáltatási szintű megállapodások következetlen betartására utalhat. Az eltérés feszültséget okozhat, és egyenetlenné teheti a projektek előrehaladását.
A ProcessMind részleg és költséghely szerint bontja le az SAP ECC-ben rögzített beszerzési igénylések átlagos jóváhagyási idejét. Megmutatja, mely szervezeti egységek várakoznak rendszeresen tovább a beszerzési igénylési folyamatban. Így célzott intézkedésekkel egységesítheti a teljesítményt és kezelheti az erőforrások egyenlőtlen elosztását.

A sürgősségi szint attribútumot gyakran indokolatlanul használják a beszerzési igényléseknél. Emiatt elveszíti a jelentőségét, és nem segít a valóban sürgős tételek gyorsabb feldolgozásában. Ha túl sok igénylést jelölnek sürgősnek, a valóban fontos kérelmek is elveszíthetik a prioritásukat, ami hatékonyságcsökkenéshez és a létfontosságú beszerzések késéséhez vezethet.
A ProcessMind elemzi a sürgősségi szint és a beszerzési igénylések tényleges feldolgozási ideje közötti kapcsolatot. Megmutatja, hogy az SAP ECC beszerzési folyamatában mikor gyorsítja fel valóban a feldolgozást a sürgősségi jelölés. Feltárja a jelölés helytelen használatának mintáit, és segít pontosítani vagy következetesebben alkalmazni a sürgősség feltételeit.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél az igénylés beküldése és végleges jóváhagyása közötti idő jelentős csökkentése. A hosszú jóváhagyási folyamat késlelteti a további beszerzési tevékenységeket, és hatással van a projektek ütemezésére, a készletszintre és a működés hatékonyságára. Ha az igénylések gyorsabban kapnak jóváhagyást, a szükséges áruk és szolgáltatások is hamarabb elérhetők, a vállalat pedig gyorsabban reagálhat az üzleti igényekre.
A ProcessMind feltárja, hol keletkeznek késések az SAP ECC beszerzési igénylési munkafolyamatában. Megmutatja a szűk keresztmetszeteket, a hozzáadott értéket nem teremtő lépéseket, valamint a késést okozó jóváhagyókat és részlegeket. Az eseménynaplók elemzésével megméri a tényleges jóváhagyási időt, feltárja az eltéréseket, és adatokat ad a gyorsabb, hatékonyabb munkafolyamat kialakításához.

A hatékony működéshez fontos, hogy a beszerzési igényléseket a kezdeti beküldés után minél kevesebbszer kelljen módosítani. A gyakori, különösen a folyamat késői szakaszában végzett változtatások jelentős adminisztrációval járnak, növelik a feldolgozási időt, és hibákhoz vezethetnek. Ha kevesebb az ismételt munka, az igénylések már elsőre pontosak lehetnek.
A ProcessMind megjeleníti az egyes beszerzési igénylések teljes életútját az SAP ECC-ben, és megmutatja, milyen gyakran, melyik szakaszban és ki módosította őket. Feltárja a változtatások okait, például a nem egyértelmű követelményeket vagy a kezdeti adatbevitel hibáit. Az eredmények segítenek pontosabbá tenni az igényléseket, és csökkenteni a költséges oda-vissza módosításokat.

A cél annak biztosítása, hogy minden beszerzési igénylés a meghatározott jóváhagyási útvonalat és szabályokat kövesse. A szabályok megsértése jogosulatlan kiadáshoz, nagyobb kockázathoz és sikertelen auditokhoz vezethet. A megfelelés fenntartása segít ellenőrzés alatt tartani a pénzügyeket, és betartani a belső irányítási előírásokat.
A ProcessMind megfelelőség-ellenőrzéssel veti össze az SAP ECC-ben rögzített tényleges igénylési útvonalakat a meghatározott célmodellekkel vagy üzleti szabályokkal. Automatikusan jelzi a szabályszegéseket, például a kihagyott jóváhagyási lépéseket és az előírt útvonaltól való eltéréseket. Így célzott korrekciós intézkedéseket hozhat, és javíthatja a folyamat szabálykövetését.

Ha kevesebb beszerzési igénylést utasítanak el vagy vonnak vissza, hatékonyabban használhatók fel az erőforrások, és gyorsabban indulhat el a beszerzés. A magas elutasítási arány mögött hiányos adatok, szabályszegések vagy az igénylők és a jóváhagyók közötti félreértések állhatnak. Az elutasítások számának csökkentésével minden érintett időt és munkát takaríthat meg.
A ProcessMind elemzi az elutasított vagy visszavont igénylések útvonalát az SAP ECC-ben, és feltárja a visszatérő mintákat, az elutasítás okait, valamint a munkafolyamat problémás pontjait. Megmutatja, hogy például egyes részlegek, igényléstípusok vagy jóváhagyók milyen szerepet játszanak a problémában. Így célzott képzéssel vagy folyamatmódosítással növelheti az elsőre jóváhagyott igénylések arányát.

A cél a beszerzési igénylésekben megadott adatok pontosságának és teljességének javítása. A gyenge adatminőség hibákat, ismételt munkát és késéseket okoz a beszerzési igénylési folyamatban, és hatással van a további beszerzési tevékenységekre, valamint a jelentésekre. A jobb adatminőség egyszerűsíti a teljes beszerzési folyamatot, és megbízhatóbb döntéseket tesz lehetővé.
A ProcessMind az SAP ECC beszerzési igényléseinek tevékenységattribútumait elemezve feltárja a hiányzó vagy következetlen adatokat a folyamat különböző szakaszaiban. Megmutatja, mely igényléseket módosítják gyakran adathibák miatt. A szervezetek ezután kötelező mezőket, célzott felhasználói képzést vagy automatikus ellenőrzési szabályokat vezethetnek be az adatok megbízhatóságának javítására.

Fontos, hogy a sürgősnek jelölt igényléseket a szokásos kérelmeknél gyorsabban dolgozzák fel és hagyják jóvá, így teljesíthetők a halaszthatatlan üzleti igények. Ha a prioritáskezelés nem működik, elmaradhatnak a határidők, akadozhat a működés, és nőhetnek a költségek. A cél, hogy a fontos kérelmek megkapják a szükséges figyelmet.
A ProcessMind részletesen összehasonlítja a sürgős és a nem sürgős igénylések útvonalát az SAP ECC-ben. Megméri az átfutási időket, és feltárja a sürgős kérelmeket hátráltató szűk keresztmetszeteket. Azt is megmutatja, hogy helyesen használják-e a sürgősségi jelölést, és valóban gyorsítják-e a hozzá kapcsolódó munkafolyamatok a feldolgozást. Az adatok alapján fejlesztheti a prioritáskezelést, és felgyorsíthatja a fontos igénylések feldolgozását.

Ez a cél a beszerzési igény végső jóváhagyása és a hozzá tartozó megrendelés létrehozása közötti idő csökkentésére irányul. Ha ezen a ponton késik a folyamat, az ellensúlyozhatja a hatékony jóváhagyás előnyeit, és hátráltathatja az áruk és szolgáltatások tényleges beszerzését a Purchase to Pay - Requisition folyamatban. A megrendelések gyorsabb létrehozása rövidebb szállítási időt és gyorsabb teljesítést eredményez.
A ProcessMind az SAP ECC rendszerben nyomon követi a „Requisition Approved” és a „Purchase Order Created from Requisition” esemény közötti átmenetet. Megmutatja az átlagos késedelmet, és feltárja, ha a manuális átadások, a rendszerek közötti integrációs problémák vagy az erőforráshiány lassítják ezt a lépést. Az elemzés segít felgyorsítani a megrendelések létrehozását.

A cél a felesleges vagy indokolatlan jóváhagyási lépések azonosítása és megszüntetése a Purchase to Pay - Requisition folyamatban. A túl bonyolult vagy hosszú jóváhagyási munkafolyamatok késedelmet okoznak, növelik az adminisztrációs terheket, és jelentős többletérték vagy kontroll nélkül frusztrálhatják az érintetteket. A munkafolyamat egyszerűsítésével a folyamat rugalmasabbá és hatékonyabbá válik.
A ProcessMind feltárja az SAP ECC rendszerben ténylegesen végigjárt folyamatot, és megjeleníti a különböző típusú beszerzési igények jóváhagyási lépéseit. Kimutatja az eltéréseket a szokásos útvonaltól, valamint azokat a lépéseket, amelyek egyértelmű indok nélkül rendszeresen növelik az átfutási időt. Ezek alapján a szervezet felülvizsgálhatja és átalakíthatja a jóváhagyási mátrixokat, megszüntetheti a felesleges szakaszokat, és rövidítheti a teljes átfutási időt.

A cél, hogy a felhasználók egyszerűbben és egyértelműbben hozhassanak létre beszerzési igényeket. A bonyolult vagy nehezen érthető folyamat hibákhoz, gyakori módosításokhoz és elégedetlen felhasználókhoz vezethet, ami lassítja a Purchase to Pay - Requisition folyamat kezdetét. Az egyszerűbb igénylétrehozás javítja a felhasználói elfogadottságot és a kezdeti adatok minőségét.
A ProcessMind megvizsgálja, milyen gyakran követi a „Requisition Created” eseményt rövid időn belül a „Requisition Amended” esemény az SAP ECC rendszerben. Azt is feltárhatja, hogy bizonyos felhasználói csoportoknál vagy igénytípusoknál gyakoribb-e az utómunka vagy az elutasítás. Ez jelezheti, hol segíthet a felhasználói felület fejlesztése, a célzottabb képzés vagy az irányított űrlap az adatok kezdeti rögzítésének egyszerűsítésében.

A cél, hogy minden érintett valós időben, egyértelműen lássa az egyes beszerzési igények aktuális állapotát és előrehaladását. Ha kevés az információ, bizonytalanság, felesleges érdeklődés és késedelmes döntéshozatal nehezíti a Purchase to Pay - Requisition folyamatot. A jobb átláthatóság segíti a felhasználókat, és javítja a részlegek közötti kommunikációt.
A ProcessMind adatokra épülő képet ad az egyes beszerzési igények SAP ECC rendszerben megtett útjáról, a létrehozástól a jóváhagyáson át a további lépésekig. Megjeleníti az aktuális állapotot, a korábbi tevékenységeket és a következő lépéseket. Ezek alapján a szervezet dashboardokat és jelentéseket készíthet, amelyek valós időben, átláthatóan mutatják az előrehaladást. Így kevesebb manuális állapotellenőrzésre van szükség, és az érintettek is jobban tájékozódhatnak.

A cél a beszerzési igények jóváhagyási idejében tapasztalható, részlegek közötti jelentős eltérések csökkentése. Az egyenetlen jóváhagyási idők hátrányos helyzetbe hozhatják az igénylőket, elégedetlenséget okozhatnak, és kiszámíthatatlanná tehetik a Purchase to Pay - Requisition folyamatot. Az idők egységesítése méltányosabb eljárást és kiszámíthatóbb működést tesz lehetővé.
A ProcessMind összehasonlítja az SAP ECC rendszerben a különböző részlegeken vagy költséghelyeken áthaladó beszerzési igények jóváhagyási átfutási idejét. Megmutatja, mely részlegeknél tart rendszeresen tovább a jóváhagyás, illetve hol magasabb az elutasítások aránya. Az adatok segítenek feltárni a kiváltó okokat, és meghatározni azokat a bevált gyakorlatokat vagy képzéseket, amelyekkel egységesebb teljesítmény érhető el a szervezetben.

A cél annak ellenőrzése, hogy a beszerzési igény „Urgency Level” attribútuma valóban gyorsabb feldolgozást és jóváhagyást eredményez-e. Ha a sürgősségi jelölés nem gyorsítja fel az igények feldolgozását, akkor nem tölti be a szerepét. Ez téves elvárásokat kelthet, és fennakadásokat okozhat a Purchase to Pay - Requisition folyamatban.
A ProcessMind összehasonlítja az SAP ECC rendszerben a különböző sürgősségi szinttel jelölt igények átlagos átfutási idejét. Megmutatja, hogy a valóban sürgős igények gyorsabban haladnak-e a szokásosaknál, és ha nem, hol akad el a folyamat. Az elemzés alapján a felhasználók képzést kaphatnak a sürgősségi jelölés helyes használatáról, vagy módosíthatók a munkafolyamatok, hogy a gyorsított útvonalak ténylegesen működjenek.

A Purchase to Pay - Requisition folyamat fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le az SAP ECC rendszer Purchase to Pay - Requisition elemzéséhez előre beállított Excel-sablont. A sablon megfelelő szerkezetet biztosít a korábbi folyamatadatokhoz.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő sablon egységes adatszerkezetet biztosít, így az adatok gyorsan és pontosan betölthetők a ProcessMind rendszerbe elemzésre.

Várható eredmény

Az SAP ECC beszerzési igények adataival kitölthető, szabványos Excel-sablon.

FELTÁRÁSI EREDMÉNYEK

Tárja fel azonnal a SAP ECC beszerzési igénylési folyamatának hibáit

A ProcessMind áttekinthető, vizuális térképet készít a beszerzési igénylési folyamatról. Megmutatja, hol keletkeznek késések, hol húzódnak el a jóváhagyások, és hol vannak hiányosságok a megfelelésben a SAP ECC rendszerben.

Jelenítse meg a beszerzési igénylés teljes folyamatát
Azonosítsa a jóváhagyások szűk keresztmetszeteit és késéseit
Azonnal tárja fel a szabályoktól való eltéréseket
Csökkentse az átfutási időt és a költségeket

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Mérhető javulás a beszerzési igények feldolgozásában

Process mining megoldásunk segít feltárni és megszüntetni a Purchase to Pay - Requisition folyamat szűk keresztmetszeteit, így javulhat az átfutási idő, a megfelelés és a költséghatékonyság. Az SAP ECC-adatok beszerzésigény-azonosító szerinti elemzésével rejtett hatékonysági problémákat tárunk fel, és gyakorlati lépésekhez használható eredményeket adunk.

0 %

Rövidebb jóváhagyási ciklusok

A beszerzési igények jóváhagyási idejének átlagos csökkenése

A szűk keresztmetszetek azonosításával és megszüntetésével jelentősen csökkenthető a beszerzési igények jóváhagyási ideje. Ez javítja a hatékonyságot, és felgyorsítja a teljes beszerzési folyamatot.

0 %

Kevesebb utómunka

A beszerzési igények módosításainak csökkenése

Ha feltárja a beszerzési igények módosításainak kiváltó okait, például az adatminőségi problémákat vagy a nem egyértelmű követelményeket, olyan fejlesztéseket vezethet be, amelyek csökkentik az utómunkát és annak költségeit.

0 %

Jobb megfelelés

A jóváhagyási munkafolyamat szabályoknak való megfelelésének javulása

A process mining feltárja a jóváhagyási szabályoktól való eltéréseket. Így a szervezet javíthatja a megfelelést, csökkentheti az auditkockázatokat, és biztosíthatja a belső kontrollok betartását.

~ 0 days

Gyorsabb megrendelés-létrehozás

A megrendelés létrehozásáig eltelt idő csökkenése

A jóváhagyott beszerzési igény és a megrendelés létrehozása közötti idő csökkentése rövidíti a teljes beszerzési átfutási időt, így az áruk és szolgáltatások gyorsabban beszerezhetők.

0 %

Kevesebb elutasítás

Az elutasított beszerzési igények arányának csökkenése

Ha megérti, miért utasítják el a beszerzési igényeket, például szabályszegés vagy hibás tételigénylés miatt, célzott intézkedésekkel javíthatja a benyújtott igények minőségét és csökkentheti a felesleges munkát.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a szervezeti körülményektől függnek. Az itt szereplő értékek különböző bevezetések során tapasztalt jellemző javulásokat mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A beszerzési igény dokumentumának egyedi azonosítója.

Miért fontos?

Ez az alapvető azonosító kapcsolja egyetlen esethez az összes kapcsolódó folyamateseményt, így lehetővé teszi a teljes folyamat elemzését.

Egy adott időpontban végrehajtott üzleti tevékenység neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthetők a folyamattérképek és elemezhetők a folyamatmenet eltérései.

Az időbélyeg azt mutatja, mikor történt a tevékenység.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az időtartamok kiszámításához, a folyamat teljesítményének elemzéséhez és az időhöz kötődő szűk keresztmetszetek feltárásához.

A tevékenységet végrehajtó felhasználó azonosítója.

Miért fontos?

Az egyes tevékenységeket konkrét személyekhez rendeli, így elemezhető a felhasználói teljesítmény, a munkaterhelés, a megfelelés és a képzési igény.

Az igénylő részlege vagy az igényhez rendelt költséghely.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az üzleti egységek teljesítményének összehasonlítását, és rávilágít a részlegek szűk keresztmetszeteire, valamint a folyamatok eltéréseire.

A beszerzési igény aktuális feldolgozási státusza.

Miért fontos?

Megmutatja az igény kimenetelét, ami elengedhetetlen a sikerességi arány, az elutasítási okok és a folyamat végpontjainak elemzéséhez.

A beszerzési igény típusát és jellemzőit meghatározó besorolás.

Miért fontos?

A beszerzési igényeket különböző folyamatkategóriákba sorolja, így az elemzés pontosabb és relevánsabb lehet.

A beszerzési igény összes tételének együttes pénzértéke.

Miért fontos?

Összekapcsolja a folyamat működését a pénzügyi kitettséggel, ami nélkülözhetetlen a kockázatelemzéshez és a jóváhagyás összetettségének megértéséhez.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a felhasználó létrehozta és elmentette a beszerzési igényt. Az esemény rögzíthető, amikor új rekord jön létre az EBAN táblában, a létrehozás dátumával és időpontjával együtt.

Miért fontos?

A folyamat kiindulópontjaként ez a tevékenység szükséges a beszerzési igény teljes életciklusának kiszámításához és a létrehozási ütem elemzéséhez. Segít megállapítani, hogy ki és mikor hoz létre igényeket.

Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a beszerzési igény bekerült a hivatalos jóváhagyási munkafolyamatba. Általában abból következtethető ki, hogy az igény állapota a beállított jóváhagyási stratégia alapján kezdeti jóváhagyást vagy feloldást igényel.

Miért fontos?

Ezzel kezdődik a jóváhagyási ciklus idejének mérése, amely a folyamat hatékonyságának fontos KPI-ja. Ennek az időpontnak az ismeretében elkülöníthető a létrehozás és a hivatalos jóváhagyás kezdete közötti késedelem.

Ez a mérföldkő azt jelzi, hogy a beszerzési igény minden szükséges jóváhagyási lépésen sikeresen túljutott. Akkor következtethető ki, amikor megadják a végső feloldási kódot, és az EBAN tábla teljes jóváhagyási jelzője (FRGZU) jóváhagyott állapotba kerül.

Miért fontos?

Ez a fontos mérföldkő jelzi a jóváhagyási ciklus végét és a beszerzési szakasz kezdetét. A teljes jóváhagyási idő KPI-jának kiszámításához, valamint a megrendelés létrehozása előtti átadás késedelmének méréséhez is szükséges.

Ez a végállapot azt jelzi, hogy a beszerzési igényt véglegesen elutasították, ezért nem folytatható a feldolgozása. Akkor következtethető ki, amikor a jóváhagyó az EBAN tábla jóváhagyási jelzőjét végleges elutasított állapotra állítja.

Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat egyik fontos végpontja, és szükséges a beszerzési igények elutasítási arányának KPI-jához. Az esetek elemzése segít megérteni a sikertelen beszerzések okait és a ráfordított munka veszteségét.

Ez a végállapot azt jelzi, hogy a létrehozó vagy egy jogosult felhasználó törlési jelző beállításával visszavonta az igénysort. A műveletet a rendszer kifejezetten rögzíti. Azt jelzi, hogy az üzleti igény már nem érvényes, vagy tévedésből hozták létre.

Miért fontos?

Ez a folyamat egyik fontos sikertelen végpontja, és szükséges a visszavonási arány kiszámításához. A magas arány arra utalhat, hogy a hosszú jóváhagyási idő miatt a felhasználók feladják az igényeket, vagy hogy problémák vannak a kereslettervezéssel.

Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a jóváhagyott beszerzési igényből sikeresen megrendelés készült. Az esemény az igényhez tartozó megrendeléssor megkeresésével azonosítható.

Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges sikeres eredménye: lezárja a beszerzési igény folyamatát, és elindítja a beszerzési szakaszt. A „Requisition Approved” és az esemény közötti idő fontos KPI a folyamatátadás hatékonyságának méréséhez.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan javíthatja a process mining a Purchase to Pay - Requisition folyamatunkat?

A process mining az eseménynaplók elemzésével megjeleníti a beszerzési igények tényleges folyamatmenetét az SAP ECC rendszerben. Feltárja az eltéréseket a szokásos útvonaltól, megmutatja a szűk keresztmetszeteket, például a hosszú jóváhagyási ciklusokat, és azonosítja a hatékonyság javításának lehetőségeit. Az eredmények alapján optimalizálhatja a munkafolyamatokat, csökkentheti az utómunkát, és javíthatja a megfelelést.

Milyen SAP ECC-adatokra van szükség a beszerzési igények folyamatának process mining elemzéséhez?

A beszerzési igények folyamatának pontos feltérképezéséhez általában a megfelelő SAP ECC-táblák eseménynapló-adataira van szükség. A legfontosabb adatok: a beszerzési igény azonosítója esetazonosítóként, a tevékenységek neve, az egyes tevékenységek időbélyege és a felelős felhasználó. Az igénytípushoz vagy a részleghez hasonló további attribútumok részletesebbé tehetik az elemzést.

Hogyan nyerhetők ki az SAP ECC adatai a process mining elemzéshez?

Az SAP ECC-adatok process mining célú kinyeréséhez gyakran szabványos SAP-eszközöket, egyedi jelentéseket vagy az eseménynaplók lekérésére szolgáló csatlakozókat használnak. A cél egy strukturált, általában CSV-formátumú fájl előállítása, amely tartalmazza a folyamat összes releváns eseményét. Így a tevékenységek időrendi sorrendje megfelelően rekonstruálható.

Milyen fejlesztésekre számíthatunk a beszerzési igények folyamatában?

A hatékonysági problémák feltárásával csökkentheti a beszerzési igények jóváhagyási idejét és a módosítások miatti utómunkát. A process mining segít javítani a jóváhagyási szabályoknak való megfelelést és csökkenteni az elutasítások arányát. Mindez egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi a Purchase to Pay - Requisition folyamatot.

Milyen gyorsan láthatók az eredmények a beszerzési igények folyamatának process mining elemzésével?

Az adatok sikeres kinyerése és betöltése után gyakran néhány héten belül megjelennek az első eredmények. A részletes elemzés és a megvalósítható fejlesztési lehetőségek azonosítása általában több időt vesz igénybe. Ez a folyamat összetettségétől, a vizsgálatra rendelkezésre álló erőforrásoktól és az adatok minőségétől is függ.

A process mining csak egy újabb jelentéskészítő eszköz a beszerzési igényekhez?

Nem. A hagyományos jelentéseken túl a process mining az eseményadatok alapján rekonstruálja a folyamat tényleges, elejétől a végéig tartó menetét. A jelentések azt mutatják meg, hogy „mi történt”, a process mining pedig a folyamatváltozatok megjelenítésével és az eltérések kiváltó okainak feltárásával azt is, hogy „hogyan és miért történt”. A statikus mutatók helyett a folyamat alakulását követheti nyomon.

Szükségünk van külön process mining csapatra a beszerzési igények adatainak elemzéséhez?

A külön erre szakosodott szakértők felgyorsíthatják az elemzést, de sok process mining eszközt üzleti elemzők is használhatnak némi képzés után. A kezdeti beállításhoz és az összetett elemzésekhez jól jöhet szakértői tudás, a napi nyomon követést és az alapvető részletek vizsgálatát viszont gyakran a folyamatgazdák is el tudják végezni. A hatékony használathoz fontos a képzés.

Milyen műszaki feltételek szükségesek az SAP ECC beszerzési igényeinek process mining elemzéséhez?

Elsősorban hozzáférésre van szükség az SAP ECC rendszerhez, hogy kinyerhetők legyenek a szükséges eseménynapló-adatok. Ehhez általában biztonságos adatátviteli megoldás és elegendő tárhely kell a kinyert fájlok számára. Az elemzéshez és az adatok megjelenítéséhez felhőalapú vagy helyben telepített process mining platformra is szükség van.

Növelje a beszerzési igénylési folyamat hatékonyságát, kezdje el a próbaverziót

Tárja fel és szüntesse meg a beszerzési igénylési folyamat szűk keresztmetszeteit, és csökkentse legalább 30%-kal a ciklusidőt.

Próbálja ki ingyen

Bankkártya nem szükséges, 14 napos ingyenes hozzáférés