Adatsablon a beszerzési igénylési folyamathoz

SAP ECC
Adatsablon a beszerzési igénylési folyamathoz

Adatsablon a beszerzési igénylési folyamathoz

Ez a sablon útmutatást ad a beszerzési igénylési folyamat elemzéséhez szükséges adatok összegyűjtéséhez. Bemutatja a rögzítendő adatmezőket, a követendő fő tevékenységeket, valamint azt, hogyan nyerheti ki ezeket az adatokat a forrásrendszerből. A sablon segítségével készítse elő az adatokat a hatékony process mining elemzéshez.
  • Javasolt attribútumok
  • Követendő fő tevékenységek
  • Adatok kinyerése SAP ECC rendszerből
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A beszerzési igénylési folyamat attribútumai

Az alábbi adatmezőket érdemes felvenni az eseménynaplóba a beszerzési igénylési folyamat részletes elemzéséhez.
5 Kötelező 5 Javasolt 9 Nem kötelező
Név Leírás
Beszerzési igény azonosítója
PurchaseRequisitionId
A beszerzési igény dokumentumának egyedi azonosítója.
Leírás

A beszerzési igény azonosítója az SAP ECC rendszerben minden áru- vagy szolgáltatásigényt egyedileg meghatározó elsődleges kulcs. Esetazonosítóként összekapcsolja az adott igényhez tartozó összes tevékenységet és módosítást a létrehozástól a végső lezárásig, például a megrendeléssé alakításig vagy az igény lezárásáig.

A process mining elemzésben ez az azonosító szükséges az egyes beszerzési igények teljes életciklusának rekonstruálásához. Segítségével az elemzők megjeleníthetik a teljes folyamatmenetet, mérhetik a mérföldkövek közötti időt, és összehasonlíthatják a különböző igények feldolgozását. Így az igény teljes útja egyetlen összefüggő képen követhető.

Miért fontos?

Ez az alapvető azonosító kapcsolja egyetlen esethez az összes kapcsolódó folyamateseményt, így lehetővé teszi a teljes folyamat elemzését.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla BANFN mezőjében található.

Példák
100234567810023456791002345680
Esemény időpontja
EventTime
Az időbélyeg azt mutatja, mikor történt a tevékenység.
Leírás

Az esemény időpontja rögzíti, hogy egy adott tevékenység pontosan mikor történt. Ez az időbélyeg a process mining minden időalapú elemzésének alapja, többek között az átfutási idők kiszámításához, a szűk keresztmetszetek azonosításához és a folyamat teljesítményének megértéséhez.

A beszerzési igényeknél ez az attribútum olyan fontos KPI-k kiszámítását teszi lehetővé, mint az „igény jóváhagyásának átlagos ideje” és az „igénytől a megrendelés létrehozásáig eltelt idő”. Az időtartamokat bemutató dashboardok, például az igényjóváhagyási ciklusidő elemzése is erre az adatra épül, amely megmutatja, mennyi idő telik el a folyamat bármely két pontja között.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az időtartamok kiszámításához, a folyamat teljesítményének elemzéséhez és az időhöz kötődő szűk keresztmetszetek feltárásához.

Hol szerezhető be?

A CDHDR módosításidokumentum-fejléc táblában található (az UDATE és UTIME mezőkben).

Példák
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:35:10Z2023-10-27T14:20:05Z
Tevékenység neve
ActivityName
Egy adott időpontban végrehajtott üzleti tevékenység neve.
Leírás

Ez az attribútum a beszerzési igény életciklusának egy adott lépését vagy eseményét írja le, például: „Beszerzési igény létrehozva”, „Jóváhagyásra benyújtva” vagy „Megrendelés létrehozva”. Ezek a tevékenységek általában az SAP rendszerben rögzített állapotváltozásokból, munkafolyamat-naplókból vagy módosítási dokumentumokból származnak.

A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzése a process mining alapja. Segítségével feltárhatók a tényleges folyamatmenetek, a gyakori útvonalak, az eltérések és a szűk keresztmetszetek. Ez szükséges például a teljes beszerzésigény-folyamatot bemutató folyamattérkép dashboardjának elkészítéséhez, valamint az utómunkához és a megfeleléshez kapcsolódó KPI-k kiszámításához.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthetők a folyamattérképek és elemezhetők a folyamatmenet eltérései.

Hol szerezhető be?

A CDHDR és CDPOS módosítási dokumentumtáblákból, a workflow-naplókból vagy olyan státuszmezőkből származik, mint az EBAN-STATU.

Példák
Beszerzési igény létrehozvaJóváhagyási lépés jóváhagyvaBeszerzési igény elutasítvaMegrendelés létrehozva
Forrásrendszer
SourceSystem
Megadja, melyik forrásrendszerből származik a kinyert adat.
Leírás

Ez az attribútum jelöli a folyamatadatok forrását, például „SAP ECC Production” vagy „S4HANA QA”. Általában az adatkinyerés során hozzáadott, állandó érték, amely különösen több forrásrendszert használó környezetben ad kontextust.

A folyamatelemzés során segít elkülöníteni a különböző forrásokból származó adatokat, így az éles, teszt- és fejlesztői környezetek adatainak keveredése nem torzítja az elemzést. Az adatirányítás és a nyomon követhetőség alapvető metaadata.

Miért fontos?

Megadja az adatok eredetéhez szükséges kontextust, biztosítja a nyomon követhetőséget, és lehetővé teszi a több rendszerre kiterjedő elemzést.

Hol szerezhető be?

Ez az állandó érték jellemzően az adatkinyerés, -átalakítás és -betöltés (ETL) során kerül az adatokhoz.

Példák
SAP_ECC_PRODS4HANA_EU_100ECC_US_FINANCE
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
A forrásrendszerből végzett legutóbbi adatfrissítés vagy adatkinyerés időbélyege.
Leírás

Ez az attribútum jelzi, mikor frissült utoljára az adatkészlet. Az adatbetöltés során az egész adatkészlethez hozzárendelt, állandó időbélyeg, amely az elemzés aktualitását mutatja.

A megalapozott döntésekhez minden process mining dashboardon és elemzésben fontos tudni, mennyire frissek az adatok. Ez az attribútum megmutatja az érintetteknek, milyen időszakot fednek le a megtekintett adatok, így elkerülhetők az elavult információkra épülő következtetések.

Miért fontos?

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok aktualitásáról, ami meghatározza a folyamatelemzés relevanciáját és pontosságát.

Hol szerezhető be?

Ez az állandó érték az adatkinyerés időbélyegét jelöli, és az ETL-folyamat során kerül az adatokhoz.

Példák
2024-01-15T04:00:00Z2024-01-16T04:00:00Z
Dokumentumtípus
RequisitionDocumentType
A beszerzési igény típusát és jellemzőit meghatározó besorolás.
Leírás

Az SAP rendszerben a dokumentumtípus többek között a beszerzési igény sorszámtartományát, mezőkiválasztását és a követendő beszerzési folyamatot határozza meg. Ilyen típus például a „normál beszerzési igény”, a „készletáthelyezés” vagy a „szolgáltatási igény”.

Ez az attribútum hasznos elemzési szempont, mert a különböző dokumentumtípusokhoz gyakran eltérő folyamatútvonalak és jóváhagyási követelmények tartoznak. Segítségével az elemzők külön csoportokban hasonlíthatják össze az igénylési folyamatok teljesítményét. Ez fontos a megfelelés vizsgálatához, valamint a folyamatok egységesítésére vagy specializálására kínálkozó lehetőségek feltárásához.

Miért fontos?

A beszerzési igényeket különböző folyamatkategóriákba sorolja, így az elemzés pontosabb és relevánsabb lehet.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla BSART mezőjében található.

Példák
NBUBRV
Felhasználónév
User
A tevékenységet végrehajtó felhasználó azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja az eseményért felelős felhasználót, például azt, aki létrehozott egy beszerzési igényt, jóváhagyott egy lépést vagy módosított egy dokumentumot. Az SAP rendszerben ezt gyakran felhasználói azonosító rögzíti.

A felhasználónkénti elemzés feltárhatja a képzési igényeket, az egyéni teljesítménykülönbségeket és az adatbeviteli hibák lehetséges forrásait. Szükség van rá az olyan dashboardokhoz, mint az „igénylőnkénti igénylétrehozási átbocsátás”, valamint a munkaterhelés eloszlásának és a feladatkörök szétválasztására vonatkozó szabályok betartásának vizsgálatához.

Miért fontos?

Az egyes tevékenységeket konkrét személyekhez rendeli, így elemezhető a felhasználói teljesítmény, a munkaterhelés, a megfelelés és a képzési igény.

Hol szerezhető be?

Módosítások esetén a CDHDR módosításidokumentum-fejléc tábla USERNAME mezőjében, a létrehozó esetén pedig az EBAN tábla ERNAM mezőjében található.

Példák
SMITHJR.DOEUSER123
Igény státusza
RequisitionStatus
A beszerzési igény aktuális feldolgozási státusza.
Leírás

Ez az attribútum az igény adott időpontban érvényes általános státuszát jelzi, például „Jóváhagyás alatt”, „Jóváhagyva”, „Elutasítva” vagy „Lezárva”. Az SAP rendszerben ezt gyakran státuszkód jelöli.

A státusz követése segít megérteni, mi lett az igények kimenetele. Közvetlenül támogatja az „igények kimenetele és elutasítási aránya” dashboardot, valamint az olyan KPI-kat, mint az „igényelutasítási arány” és az „igény-visszavonási arány”. Az igények státuszváltásainak elemzésével feltárhatók a folyamat hiányosságai és hibapontjai.

Miért fontos?

Megmutatja az igény kimenetelét, ami elengedhetetlen a sikerességi arány, az elutasítási okok és a folyamat végpontjainak elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

A feldolgozási státusz az EBAN tábla STATU mezőjében, a jóváhagyási státusz pedig az EBAN-FRGZU mezőben található.

Példák
N (Nincs feldolgozva)B (Megrendelés létrehozva)A (Ajánlatkérés létrehozva)K (Lezárva)
Igény teljes értéke
TotalRequisitionValue
A beszerzési igény összes tételének együttes pénzértéke.
Leírás

Ez az attribútum a beszerzési igény teljes pénzértékét mutatja. Az érték gyakran meghatározza a szükséges jóváhagyási munkafolyamatot: a nagyobb értékű igények általában alaposabb ellenőrzést és több jóváhagyási lépést igényelnek.

Az érték szerinti elemzés megmutatja, hogyan befolyásolja a pénzügyi kitettség a folyamat működését. Kiderülhet például, hogy a nagy értékű igények jóváhagyása tovább tart-e, gyakrabban utasítják-e el őket, vagy más folyamatútvonalat követnek-e. Ez a beszerzési folyamat pénzügyi átbocsátásának méréséhez is alapvető mutató.

Miért fontos?

Összekapcsolja a folyamat működését a pénzügyi kitettséggel, ami nélkülözhetetlen a kockázatelemzéshez és a jóváhagyás összetettségének megértéséhez.

Hol szerezhető be?

Az összes tétel értékének összege. A tétel értéke az EBAN tábla GSWER mezőjében, a pénznem pedig az EBAN-WAERS mezőben található.

Példák
1500.00250.50125000.00
Részleg
Department
Az igénylő részlege vagy az igényhez rendelt költséghely.
Leírás

Ez az attribútum azt az üzleti egységet vagy részleget jelöli, amely elindította a beszerzési igényt. Az érték gyakran az igénylő felhasználói profiljából vagy az igénysorhoz rendelt költséghelyből származik.

A folyamat részlegenkénti elemzésével feltárhatók a szervezeten belüli teljesítménykülönbségek. Ez az „igényjóváhagyási ciklusidő” dashboard és a „részlegek jóváhagyási idejének eltérése” KPI elsődleges dimenziója. Segít megállapítani, mely részlegek folyamatai hatékonyak, és hol lehet szükség fejlesztésre vagy további erőforrásokra.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az üzleti egységek teljesítményének összehasonlítását, és rávilágít a részlegek szűk keresztmetszeteire, valamint a folyamatok eltéréseire.

Hol szerezhető be?

Gyakran úgy határozzák meg, hogy az igénylőt (EBAN-AFNAM) összekapcsolják a felhasználói törzsadatokkal (SU01), vagy az igény kontírozásához rendelt költséghelyet (EBKN-KOSTL) használják.

Példák
PénzügyIT-működésMarketingGyártás
Anyagcsoport
MaterialGroup
Az igényelt anyag vagy szolgáltatás csoportja, illetve kategóriája.
Leírás

Az anyagcsoport hasonló jellemzőjű anyagokat vagy szolgáltatásokat fog össze, így kategóriánként elemezhetők a beszerzések.

Az anyagcsoport szerinti elemzés támogatja a stratégiai beszerzést és a költéselemzést. A process mining például feltárhatja, hogy az egyes kategóriákhoz, például az „IT-hardverhez” vagy a „szakmai szolgáltatásokhoz” tartozó igények más folyamatútvonalat követnek-e, vagy hosszabb jóváhagyási idővel járnak-e. Ez az információ hasznos az „igényadatok minőségi jelentéséhez”, és megmutatja, hogyan változik a folyamat a beszerzett termék vagy szolgáltatás függvényében.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a költések és a folyamatok beszerzési kategóriánkénti elemzését, támogatja a stratégiai beszerzést, és feltárja a kategóriaspecifikus szűk keresztmetszeteket.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla MATKL mezőjében található.

Példák
00101L001IT-SFTWR
Beszerzőcsoport
PurchasingGroup
Az igényelt tételek beszerzéséért felelős beszerzők csoportja.
Leírás

A beszerzőcsoport egy adott beszerzési tevékenységért felelős szervezeti egység. Az igény jóváhagyása után ez a csoport intézi a beszerzést.

Az attribútummal elemezhető a különböző beszerzőcsapatok munkaterhelése és teljesítménye. Segít feltárni, hogy egyes csoportok szűk keresztmetszetet jelentenek-e az igények megrendeléssé alakításában, illetve hatékonyabban kezelnek-e bizonyos igénytípusokat. A beszerzési terület erőforrás- és teljesítménymenedzsmentjének fontos elemzési szempontja.

Miért fontos?

Hozzárendeli a beszerzési felelősséget, így elemezhető a munkaterhelés és összehasonlítható a különböző beszerzőcsapatok teljesítménye.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla EKGRP mezőjében található.

Példák
001002P01
Elutasítás oka
RejectionReason
Az igény vagy egy jóváhagyási lépés elutasításakor megadott indok.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti a beszerzési igény elutasításának indokát. A jóváhagyó az elutasítás során általában szabad szövegként adja meg, vagy egy előre meghatározott kódlistából választja ki.

Az elutasítási okok elemzése segíti a folyamatfejlesztést. Közvetlenül megmutatja, miért hiúsulnak meg az igények, például szabályszegés, hibás adat vagy elégtelen költségkeret miatt. Ez az adat fontos az „igények kimenetele és elutasítási aránya” dashboardhoz, és segít feltárni a folyamat hiányosságainak kiváltó okait.

Miért fontos?

Közvetlenül megmutatja, miért utasítják el az igényeket, így célzottan fejleszthető a folyamat és tervezhető a felhasználók képzése.

Hol szerezhető be?

Ezt az adatot általában a workflow-naplókban vagy az elutasítási eseményhez kapcsolódó hosszú szöveges mezőben tárolják. Az EBAN táblában nincs hozzá szabványos mező.

Példák
Hibás költséghelyTúllépett költségkeretDuplikált igényNem felel meg az előírásoknak
Igénylő neve
RequesterName
Az árut vagy szolgáltatást igénylő személy neve.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a személyt, aki elindította a beszerzési igényt, vagyis akinek üzleti igénye van a kért tételekre.

Az igénylő követésével személyenként vagy csoportonként elemezhetők az igénylési minták. Az „igénylőnkénti igénylétrehozási átbocsátás” dashboard ezt az attribútumot használja a gyakori felhasználók, a további képzést igénylő felhasználók és a nagy beszerzési forgalmú részlegek azonosítására. Emberközeli képet ad a folyamat indulásáról.

Miért fontos?

Azonosítja a folyamatot elindító személyt, így elemezhetők az igénylési minták, és célzottan tervezhető a felhasználók képzése.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla AFNAM mezőjében található.

Példák
Alice WilliamsBob JohnsonCharlie Brown
Megrendelés-azonosító
PurchaseOrderId
Az igény alapján létrehozott megrendelés azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum összekapcsolja a beszerzési igényt az annak teljesítésére létrehozott megrendeléssel. Egy igényből esetenként több megrendelés is létrejöhet.

Ez a kapcsolat elengedhetetlen az igénylési és a beszerzési folyamat közötti átadás elemzéséhez. Szükség van rá az „igénytől a megrendelés létrehozásáig eltelt idő” KPI kiszámításához és a „jóváhagyott igény és megrendelés létrehozása közötti késedelem” dashboardhoz. A kapcsolat megértésével a teljes beszerzéstől a fizetésig tartó ciklus hatékonysága mérhető.

Miért fontos?

Összekapcsolja az igénylési folyamatot a következő beszerzési folyamattal, így elemezhetők az átadás késedelmei.

Hol szerezhető be?

A megrendelés száma a létrehozás után az EBAN tábla EBELN mezőjében tárolódik.

Példák
450001712345000171244500017125
Prioritás
Priority
A beszerzési igényhez rendelt sürgősségi szint.
Leírás

Ez az attribútum az igény prioritását jelzi, amelyet gyakran „Sürgős”, „Magas” vagy „Normál” értékkel adnak meg. Ezzel jelezhető a jóváhagyóknak és a beszerzőknek, hogy az igényt gyorsított eljárásban kell kezelni.

Ez az attribútum szükséges a „sürgős igények feldolgozási teljesítménye” dashboardhoz és a „sürgősségi jelölés hatékonysága” KPI-hoz. Az elemzés azt vizsgálja, hogy a sürgősnek jelölt igényeket valóban gyorsabban dolgozzák-e fel a normál igényeknél. Így ellenőrizhető a prioritási rendszer hatékonysága, és hogy időben teljesülnek-e az üzletileg kritikus igények.

Miért fontos?

Megmutatja, hogy a sürgős igényeket valóban gyorsabban dolgozzák-e fel, így ellenőrizhető a prioritási mechanizmusok hatékonysága.

Hol szerezhető be?

Az EBAN táblában nincs ilyen szabványos mező. Gyakran egyéni mezőként valósítják meg, vagy a követelménynyomonkövetési számból (EBAN-BEDNR), illetve egy adott dokumentumtípusból következtetnek rá.

Példák
123
Szállítóazonosító
VendorId
A javasolt vagy rögzített szállító egyedi azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum az igényelt tételhez tartozó előnyben részesített vagy szerződésben rögzített szállító azonosítóját tartalmazza. Az értéket előre megadhatják, vagy az igénylő javasolhatja.

A szállító szerinti elemzés megmutathatja, hogyan hat a beszállítók előzetes kiválasztása a beszerzési folyamatra. Kiderülhet például, hogy a megadott szállítóval rendelkező igényeket gyorsabban hagyják-e jóvá, vagy bizonyos szállítókhoz magasabb elutasítási arány társul-e. Betekintést ad a beszállítókkal való kapcsolatfelvétel korai szakaszába.

Miért fontos?

Megmutatja, hogyan hatnak az előnyben részesített beszállítói kapcsolatok az igények feldolgozási idejére és kimenetelére.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla LIFNR mezőjében található (rögzített szállító).

Példák
100030025V9876
Telephely
Plant
Az a vállalati helyszín vagy telephely, ahová az árut vagy szolgáltatást kérik.
Leírás

A telephely a vállalat szervezeti egysége, amely egy fizikai helyszínt, például gyárat, raktárt vagy irodát jelöl. Az igény megadja, melyik telephelyen van szükség a kért tételekre.

A telephely szerinti elemzés földrajzi vagy helyszínspecifikus képet ad az igénylési folyamatról. Feltárhatja a helyszínek közötti teljesítménykülönbségeket, amelyek hátterében eltérő helyi eljárások, létszám vagy üzleti igények állhatnak. A regionális teljesítményt bemutató dashboardok gyakran használják ezt a dimenziót.

Miért fontos?

Földrajzi vagy helyszínspecifikus kontextust ad az elemzéshez, így feltárhatók a regionális folyamat- és teljesítménykülönbségek.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla WERKS mezőjében található.

Példák
10002100DE01
Újrafeldolgozás történt
IsRework
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy az igényt újrafeldolgozták-e, például a benyújtás utáni módosítás miatt.
Leírás

Ez egy származtatott attribútum, amely megjelöli az újrafeldolgozással járó tevékenységeket vagy eseteket. Például újrafeldolgozásnak számít, ha az „igény módosítása” tevékenység a „jóváhagyásra benyújtva” után történik. Az elutasítási események is kiválthatják, ha a folyamatot egy korábbi szakaszba irányítják vissza.

Ez a jelző szükséges az „igénymódosítási és újrafeldolgozási elemzés” dashboardhoz. Segítségével könnyen szűrhető és számszerűsíthető az újrafeldolgozás, mérhető a teljes ciklusidőre gyakorolt hatása, és feltárhatók a folyamat hiányosságainak kiváltó okai. A gyakori újrafeldolgozás sokszor az adatminőség problémáira vagy a nem egyértelmű követelményekre utal.

Miért fontos?

Segít számszerűsíteni az újrafeldolgozás gyakoriságát és hatását, így könnyebben feltárhatók és elemezhetők a folyamat hiányosságai és ismétlődő lépései.

Hol szerezhető be?

Az eseménynaplóból származik, azonosítva a tevékenységek meghatározott sorrendjét, például amikor az „igény módosítása” egy jóváhagyási tevékenység után következik.

Példák
truefalse
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A beszerzési igénylési folyamat tevékenységei

Az alábbi folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban, hogy pontosan feltárhassa és elemezhesse a beszerzési igénylési munkafolyamatot.
6 Javasolt 7 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Beszerzési igény elutasítva
Ez a végállapot azt jelzi, hogy a beszerzési igényt véglegesen elutasították, ezért nem folytatható a feldolgozása. Akkor következtethető ki, amikor a jóváhagyó az EBAN tábla jóváhagyási jelzőjét végleges elutasított állapotra állítja.
Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat egyik fontos végpontja, és szükséges a beszerzési igények elutasítási arányának KPI-jához. Az esetek elemzése segít megérteni a sikertelen beszerzések okait és a ráfordított munka veszteségét.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla FRGZU mezőjének CDPOS módosítási naplóbejegyzésében szereplő időbélyegből következtethető ki, amikor a mező a végleges elutasítást jelző értékre változik.

Rögzítés

Akkor következtethető ki, amikor az EBAN tábla végső jóváhagyási jelzője eléri a lezárt „elutasítva” állapotot.

Eseménytípus inferred
Beszerzési igény jóváhagyva
Ez a mérföldkő azt jelzi, hogy a beszerzési igény minden szükséges jóváhagyási lépésen sikeresen túljutott. Akkor következtethető ki, amikor megadják a végső feloldási kódot, és az EBAN tábla teljes jóváhagyási jelzője (FRGZU) jóváhagyott állapotba kerül.
Miért fontos?

Ez a fontos mérföldkő jelzi a jóváhagyási ciklus végét és a beszerzési szakasz kezdetét. A teljes jóváhagyási idő KPI-jának kiszámításához, valamint a megrendelés létrehozása előtti átadás késedelmének méréséhez is szükséges.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla FRGZU mezőjének CDPOS módosítási naplóbejegyzésében szereplő időbélyegből következtethető ki, amikor a mező a végső jóváhagyást jelző értékre változik.

Rögzítés

Akkor következtethető ki, amikor az EBAN tábla végső jóváhagyási jelzője eléri a lezárt „jóváhagyva” állapotot.

Eseménytípus inferred
Beszerzési igény létrehozva
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a felhasználó létrehozta és elmentette a beszerzési igényt. Az esemény rögzíthető, amikor új rekord jön létre az EBAN táblában, a létrehozás dátumával és időpontjával együtt.
Miért fontos?

A folyamat kiindulópontjaként ez a tevékenység szükséges a beszerzési igény teljes életciklusának kiszámításához és a létrehozási ütem elemzéséhez. Segít megállapítani, hogy ki és mikor hoz létre igényeket.

Hol szerezhető be?

Az esemény az EBAN táblából rögzíthető a létrehozás dátumát (ERDAT) és időpontját (UZEIT) tartalmazó mezők, valamint az adott beszerzési igény azonosítója (BANFN) alapján.

Rögzítés

Az első mentés időbélyege az EBAN tábla ERDAT és UZEIT mezőiből.

Eseménytípus explicit
Beszerzési igény visszavonva
Ez a végállapot azt jelzi, hogy a létrehozó vagy egy jogosult felhasználó törlési jelző beállításával visszavonta az igénysort. A műveletet a rendszer kifejezetten rögzíti. Azt jelzi, hogy az üzleti igény már nem érvényes, vagy tévedésből hozták létre.
Miért fontos?

Ez a folyamat egyik fontos sikertelen végpontja, és szükséges a visszavonási arány kiszámításához. A magas arány arra utalhat, hogy a hosszú jóváhagyási idő miatt a felhasználók feladják az igényeket, vagy hogy problémák vannak a kereslettervezéssel.

Hol szerezhető be?

A művelet akkor rögzíthető, amikor az EBAN tábla igénysorának „Deletion Indicator” mezőjét (LOEKZ) beállítják. A változást a CDHDR és CDPOS táblák naplózzák.

Rögzítés

A Deletion Indicator (EBAN-LOEKZ) „L” értékre állításakor létrejövő módosítási naplóbejegyzés.

Eseménytípus explicit
Jóváhagyásra benyújtva
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a beszerzési igény bekerült a hivatalos jóváhagyási munkafolyamatba. Általában abból következtethető ki, hogy az igény állapota a beállított jóváhagyási stratégia alapján kezdeti jóváhagyást vagy feloldást igényel.
Miért fontos?

Ezzel kezdődik a jóváhagyási ciklus idejének mérése, amely a folyamat hatékonyságának fontos KPI-ja. Ennek az időpontnak az ismeretében elkülöníthető a létrehozás és a hivatalos jóváhagyás kezdete közötti késedelem.

Hol szerezhető be?

Az EBAN táblában a jóváhagyási stratégiához kapcsolódó első állapotváltozásból következtethető ki, például ha az FRGZU mező kezdeti értékről függőben lévő állapotra változik. A beszerzési igényhez kapcsolódó munkafolyamat-naplók első bejegyzése is használható.

Rögzítés

A jóváhagyási stratégia aktiválását jelző első módosítási naplóbejegyzésből következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Megrendelés létrehozva
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a jóváhagyott beszerzési igényből sikeresen megrendelés készült. Az esemény az igényhez tartozó megrendeléssor megkeresésével azonosítható.
Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges sikeres eredménye: lezárja a beszerzési igény folyamatát, és elindítja a beszerzési szakaszt. A „Requisition Approved” és az esemény közötti idő fontos KPI a folyamatátadás hatékonyságának méréséhez.

Hol szerezhető be?

Az EKPO (megrendeléssor) táblában megkereshető az a rekord, amelynek BANFN és BNFPO mezője megegyezik az EBAN táblában szereplő beszerzésigény-számmal és tétellel. Az időbélyeget a megrendelés létrehozási dátuma (EKKO.AEDAT) adja.

Rögzítés

Az EBAN és EKPO táblák összekapcsolásával, valamint az EKKO tábla megrendelés-létrehozási dátumának használatával következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Beszerzési igény lezárva
A beszerzési igénysor végleges lezárását jelenti, vagyis további feldolgozás már nem várható. Az állapot abból következtethető ki, hogy a tételt teljes egészében megrendeléssé alakították és teljesítették, vagy manuálisan lezártként jelölték meg.
Miért fontos?

Ez egyértelmű végpontot ad a teljesített, de nem feltétlenül törölt beszerzési igényekhez. Segít pontosan kiszámítani a sikeresen teljesített igények teljes életciklusának időtartamát.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla „Closed” jelzőjéből következtethető ki (EBAKZ, „S” vagy más beállított érték). A rendszer gyakran automatikusan állítja be ezt az állapotot a megrendeléssé alakítás és az áruátvétel teljesítése után.

Rögzítés

Az EBAN-EBAKZ mező „lezárt” értékre változásából következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Beszerzési igény módosítva
A beszerzési igény kezdeti létrehozása után végrehajtott bármilyen módosítást jelenti, például a mennyiség, az ár vagy az anyag megváltoztatását. Ezeket a változtatásokat az SAP módosítási naplói rögzítik, így részletes nyilvántartás készül róluk.
Miért fontos?

A módosítások nyomon követése segít feltárni az ismétlődő utómunkát és az adatminőségi problémákat. A gyakori módosítások arra utalhatnak, hogy a kezdeti igények nem egyértelműek, vagy a felhasználóknak további képzésre van szükségük. Mindkettő késleltetheti a folyamatot.

Hol szerezhető be?

A CDHDR (fejléc) és CDPOS (tétel) módosítási naplókból rögzíthető, ha az objektumosztály EINKBELEG, az objektumazonosító pedig a beszerzési igény száma. Az egyes mezők módosításai külön is elemezhetők.

Rögzítés

A beszerzési igény dokumentumának módosítását a CDHDR és CDPOS táblák eseménynaplója rögzíti.

Eseménytípus explicit
Beszerzési igény zárolva
Azt jelenti, hogy kifejezetten zároltak egy beszerzési igénysort, így az nem alakítható át megrendeléssé. A zárolást az igénysor egy adott jelzőjével állítják be.
Miért fontos?

A zárolás lehetséges problémát vagy a beszerzés ideiglenes felfüggesztését jelzi. Az ilyen események nyomon követése segít feltárni azokat a szűk keresztmetszeteket, ahol a jóváhagyott igények feldolgozása nem indul el azonnal.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla „Blocking Indicator” mezőjének (EBAKZ) módosításából rögzíthető. A változást a CDHDR és CDPOS táblák naplózzák.

Rögzítés

Az EBAN-EBAKZ mező beállításakor a módosítási táblák eseménynapló-bejegyzést rögzítenek.

Eseménytípus explicit
Jóváhagyás visszaállítva
Azt jelzi, hogy a beszerzési igény teljes jóváhagyási munkafolyamata visszaállt, gyakran egy jelentős módosítás miatt. Erre abból lehet következtetni, hogy a korábban aktív jóváhagyási állapot törlődik, és a folyamatnak elölről kell indulnia.
Miért fontos?

A jóváhagyás visszaállítása jelentős utómunkát okoz, és erősen növeli az átfutási időt. Az ilyen esetek feltárása megmutatja a folyamat hatékonysági problémáit, valamint azt, hogyan hatnak a beszerzési igények módosításai a további munkafolyamatra.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla CDHDR/CDPOS módosítási naplóiból következtethető ki, ha a jóváhagyási állapotmezők, például az FRGZU, függőben lévő vagy jóváhagyott állapotból kezdeti vagy üres állapotra változnak.

Rögzítés

A jóváhagyási stratégia mezőinek törlését mutató módosítási naplókból következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Jóváhagyási lépés elutasítva
Egy jogosult felhasználó kifejezetten elutasította a jóváhagyási stratégia egyik lépését. Ilyenkor a beszerzési igény rendszerint módosításra visszakerül a létrehozójához. A műveletet az igény jóváhagyási állapotának módosítása rögzíti.
Miért fontos?

Az elutasítások gyakran vezetnek utómunkához és késedelemhez. Gyakoriságuk és okaik elemzésével feltárhatók a szabályok félreértései, az adatminőségi problémák és a nem hatékony jóváhagyási lépések.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla jóváhagyási állapotmezőinek módosítási naplóiból (CDHDR/CDPOS) rögzíthető. Az ME54N tranzakcióban vagy hasonló tranzakcióban végrehajtott elutasítás a megfelelő állapotváltozást eredményezi.

Rögzítés

A jóváhagyó elutasító műveletének végrehajtásakor létrejövő módosítási naplóbejegyzés.

Eseménytípus explicit
Jóváhagyási lépés jóváhagyva
Azt jelenti, hogy egy jogosult felhasználó jóváhagyta a jóváhagyási stratégia egyik lépését. Ezt az igény jóváhagyási állapotának módosítása rögzíti, amellyel az igény közelebb kerül a végső jóváhagyáshoz.
Miért fontos?

Az egyes jóváhagyások nyomon követésével mérhető az egyes lépések időtartama, és elemezhető a különböző jóváhagyók teljesítménye. Ez alapvető a munkafolyamat szabályoknak való megfelelésének megértéséhez.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla jóváhagyási állapotmezőinek módosítási naplóiból (CDHDR/CDPOS) rögzíthető. A jóváhagyó ME54N tranzakcióban vagy hasonló T-code-ban végrehajtott művelete naplózott módosítást eredményez.

Rögzítés

A jóváhagyó feloldási tranzakciójának végrehajtásakor létrejövő módosítási naplóbejegyzés.

Eseménytípus explicit
Jóváhagyási lépés megkezdődött
Azt jelzi, hogy a beszerzési igény egy adott jóváhagyó vagy jóváhagyói csoport intézkedésére vár a jóváhagyási stratégiában meghatározottak szerint. Az esemény abból következtethető ki, hogy az igény állapota egy adott feloldási kódra vár.
Miért fontos?

Ez a tevékenység lehetővé teszi a jóváhagyási lánc egyes lépéseinek részletes elemzését. Segít megállapítani, mely jóváhagyók vagy szakaszok okozzák a leghosszabb késedelmet.

Hol szerezhető be?

Az EBAN tábla jóváhagyási állapotmezőiben bekövetkező változások sorrendjének nyomon követésével következtethető ki. Minden új, függőben lévő állapot egy új jóváhagyási lépés kezdetét jelzi.

Rögzítés

Az új feloldási kód aktiválását és a jóváhagyásra várást jelző állapotváltozásokból következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Javasolt Nem kötelező

Útmutatók az adatok kinyeréséhez

Adatok kinyerése SAP ECC rendszerből

Kezdheti?

A sablon segítségével a process mining elemzéshez megfelelő formátumban készítheti elő az adatokat, és részletes képet kaphat a beszerzési igénylési folyamatról. Kezdje el még ma a folyamat fejlesztését!

Növelje a beszerzési igénylési folyamat hatékonyságát, kezdje el a próbaverziót

Tárja fel és szüntesse meg a beszerzési igénylési folyamat szűk keresztmetszeteit, és csökkentse legalább 30%-kal a ciklusidőt.

Próbálja ki ingyen

Bankkártya nem szükséges, 14 napos ingyenes hozzáférés