Votre Template de données pour le processus Purchase to Pay - Traitement des factures

L'attribut 'Activité' représente une étape ou une action distincte dans le workflow de traitement des factures. Ces activités sont dérivées de divers événements système, tels que la création de documents, les changements de statut, les approbations ou les actions utilisateur enregistrées dans les journaux de modifications SAP.

L'analyse des activités est au cœur du Process Mining. Elle permet la visualisation des cartes de processus, l'identification des goulots d'étranglement (par exemple, de longues attentes après 'Facture envoyée pour approbation'), des boucles de retravail (par exemple, des cycles répétés de 'Blocage de paiement défini' et 'Blocage de paiement levé') et des écarts de conformité. La séquence et la fréquence des activités révèlent le flux de processus réel, tel qu'il est.

Il définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation des flux de processus, la découverte des goulots d'étranglement et l'identification du retravail.

Cet attribut est généralement dérivé de plusieurs sources, y compris les codes de transaction (SY-TCODE), les champs de statut dans des tables comme RBKP (par exemple, RBSTAT) et les événements de modification des tables CDHDR et CDPOS.

L'Event Time (Heure de l'Événement) enregistre le moment exact où une activité commerciale a été exécutée et journalisée dans le système source. Cet horodatage est l'épine dorsale chronologique du processus, ordonnant toutes les activités pour chaque facture en une séquence cohérente.

En analyse, l'Event Time est essentiel pour le calcul de toutes les métriques basées sur la durée, telles que les temps de cycle, les temps d'attente et les temps de traitement entre les activités. Il alimente des tableaux de bord comme le 'Temps de cycle de bout en bout de la facture' et la 'Durée de résolution du blocage de paiement' en fournissant les données nécessaires pour mesurer le temps écoulé entre deux points quelconques du processus. Des horodatages précis sont critiques pour identifier les retards et les goulots d'étranglement de performance.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer toutes les métriques de performance, telles que les temps de cycle et les durées des goulots d'étranglement.

Ceci est généralement dérivé en combinant la date de modification (UDATE) et l'heure de modification (UTIME) de la table d'en-tête de document de modification, CDHDR. Pour les événements de création spécifiques, il peut s'agir de la date et l'heure de création des tables comme RBKP (ERNAM, ERZET).

Le numéro de facture sert d'identifiant unique pour le parcours de traitement des factures. Chaque numéro correspond à une seule facture reçue d'un fournisseur, permettant de suivre toutes les activités connexes, de la capture des données au paiement final, comme faisant partie d'une instance de processus cohérente.

Dans l'analyse du Process Mining, cet attribut est fondamental pour reconstituer le cycle de vie de bout en bout de chaque facture. Il permet la connexion d'événements disparates enregistrés dans SAP, tels que la mise en attente, la comptabilisation, le blocage et la compensation, en une séquence chronologique. Cela offre une vue claire de la manière dont chaque facture est traitée, du temps que cela prend et des endroits où des écarts par rapport au processus standard se produisent.

C'est la clé primaire qui lie tous les événements liés à une seule facture, en faisant le fondement essentiel pour l'analyse des processus et l'exploration des variantes.

Il s'agit généralement du numéro de document de la table SAP RBKP, champ BELNR, souvent concaténé avec le code de société (BUKRS) et l'exercice comptable (GJAHR) pour une unicité absolue.

La date d'échéance du paiement est calculée en fonction de la date de référence de la facture et des conditions de paiement convenues. Elle représente la date limite pour effectuer le paiement afin d'éviter les retards et d'éventuelles pénalités ou de nuire aux relations avec les fournisseurs.

Cet attribut est crucial pour les KPI de performance et de conformité tels que le 'Taux de paiement ponctuel' et la 'Perte d'opportunités d'escompte'. En comparant la date de paiement réelle (Date de compensation) à la date d'échéance du paiement, l'analyse peut déterminer automatiquement si un paiement a été effectué à temps, en avance ou en retard. C'est un élément fondamental pour le tableau de bord 'Respect des conditions de paiement'.

Il sert de référence pour mesurer la performance des paiements à temps et identifier les opportunités de capture d'escomptes pour paiement anticipé.

Cette date est souvent calculée. La date de référence pour le paiement (ZFBDT) se trouve dans la table BSEG. La logique de la date d'échéance dépend également des conditions de paiement (BSEG-ZTERM).

La 'Date de compensation' marque l'étape finale du cycle de vie de la facture : le paiement. C'est la date à laquelle le poste de facture ouvert est compensé par un document de paiement dans le système. Cette date représente le moment réel de l'exécution du paiement.

Cet attribut est le point final de nombreux KPI critiques, y compris le 'Temps de cycle moyen des factures' et le 'Taux de paiement ponctuel'. Il est comparé à la date d'échéance du paiement pour mesurer la performance de paiement. Pour l'analyse des escomptes, il est comparé à la période d'escompte pour voir si le paiement a été effectué à temps pour bénéficier de l'escompte.

Il marque l'achèvement du processus et constitue la base du calcul du temps de cycle total, des taux de paiement à temps et de la réalisation des escomptes de caisse.

Pour les postes lettrés, il s'agit du champ 'Date de lettrage' (AUGDT) de la table des postes fournisseurs lettrés, BSAK.

La date de comptabilisation est une date clé dans le processus comptable. Elle détermine la période fiscale durant laquelle la dépense de la facture est reconnue dans le grand livre général. Elle est généralement définie par le comptable fournisseurs lors du traitement de la facture.

Dans l'analyse des processus, l'activité 'Facture comptabilisée', marquée par cette date, est une étape majeure. La durée entre la réception de la facture et la date de comptabilisation est une composante critique du temps de cycle global. Cette date est également fondamentale pour le reporting financier et l'analyse du débit, comme le suivi du volume de factures comptabilisées par semaine ou par mois.

Il marque une étape critique du processus, détermine la période financière de la transaction et est un élément clé du calcul du temps de cycle.

Il s'agit du champ 'Date de comptabilisation' (BUDAT) de la table d'en-tête de document de facture, RBKP.

Le Montant de la Facture représente la valeur totale de la facture soumise par le fournisseur. Il s'agit d'une métrique financière clé pour chaque cas de facture.

Dans le Process Mining, cet attribut est essentiel pour l'analyse basée sur la valeur. Il permet de filtrer et de segmenter le processus en fonction de la valeur de la facture, qui est souvent corrélée à la complexité du processus et aux exigences d'approbation. Par exemple, les factures de grande valeur pourraient suivre un chemin d'approbation différent et plus strict. Il est également utilisé dans l'analyse de conformité, par exemple, pour vérifier si les factures de grande valeur contournent les étapes d'approbation requises.

Il permet une analyse basée sur la valeur, aidant à prioriser les factures de grande valeur et à comprendre comment le montant de la facture impacte le flux de processus et la conformité.

Il s'agit du champ 'Montant brut de la facture' (RMWWR) de la table d'en-tête de document de facture, RBKP.

Lorsqu'une facture présente un écart ou nécessite une investigation plus approfondie, un blocage de paiement est appliqué. Le code de raison du blocage de paiement spécifie pourquoi le blocage a été mis en place, par exemple, en raison d'un écart de quantité, d'un écart de prix ou d'un blocage manuel.

Cet attribut est essentiel pour le tableau de bord 'Durée de résolution des blocages de paiement'. L'analyse de la fréquence et de la durée des blocages par motif aide à identifier les causes profondes des retards de paiement. Par exemple, si 'Écart de prix' est la raison la plus courante des longs blocages, cela indique un problème potentiel dans les données de base ou le processus de commande qui doit être résolu.

Il explique pourquoi les factures sont retardées, permettant une analyse des causes profondes des blocages de paiement et aidant à prioriser les efforts d'amélioration des processus.

La raison du blocage de paiement peut être trouvée au niveau du poste dans la table RSEG (champ SPGRS) ou dans la table des documents comptables BSEG (champ ZLSPR).

L'attribut 'Nom d'utilisateur' identifie l'individu spécifique responsable de l'exécution d'une activité donnée dans le processus. Il s'agit généralement du nom d'utilisateur SAP enregistré avec la transaction ou l'événement de modification.

Cet attribut est crucial pour l'analyse des performances au niveau de l'utilisateur ou de l'équipe. Il aide à répondre à des questions telles que 'Qui sont les approbateurs les plus rapides ?' ou 'Quels utilisateurs génèrent le plus de retravail ?'. Il est utilisé dans les tableaux de bord pour analyser la répartition de la charge de travail, identifier les besoins en formation et comprendre les variations de performance entre les différents employés.

Il permet l'analyse de la performance et de la charge de travail par individu ou par équipe, aidant à identifier les meilleurs performeurs, les opportunités de formation et les déséquilibres de ressources.

Il s'agit du champ 'Modifié par' (USERNAME) de la table d'en-tête de document de modification, CDHDR. Pour les événements de création, il peut s'agir du champ 'Saisi par' (ERNAM) dans des tables comme RBKP.

Le numéro de commande d'achat (PO) lie une facture au document d'approvisionnement original. C'est fondamental pour le rapprochement à trois (PO, réception de marchandises, facture) et pour l'analyse de l'efficacité du processus de facturation basé sur la commande.

Cet attribut est essentiel pour des tableaux de bord tels que le 'Taux d'écart de rapprochement facture-commande'. Il permet de segmenter le processus en factures avec commande versus factures sans commande, qui ont souvent des chemins de traitement et des complexités très différents. L'analyse des problèmes liés à des commandes spécifiques peut aider à diagnostiquer des problèmes en amont dans le processus d'approvisionnement.

Il relie la facture au processus d'approvisionnement, permettant l'analyse des factures avec et sans commande d'achat et l'identification des écarts de rapprochement.

Ceci se trouve généralement au niveau du poste. Le 'Numéro de commande d'achat' (EBELN) se trouve dans la table des postes de facture, RSEG. Il peut être nécessaire de l'agréger au niveau de l'en-tête.

Le numéro de fournisseur est la clé de données de base qui identifie le fournisseur. Il lie la transaction de facture à un partenaire commercial spécifique, permettant une analyse basée sur les caractéristiques du fournisseur.

L'analyse du processus par numéro de fournisseur peut révéler des informations importantes sur les relations et la performance des fournisseurs. Par exemple, elle peut aider à identifier quels fournisseurs soumettent constamment des factures problématiques qui entraînent des blocs de paiement ou des écarts, ou quelles factures de fournisseurs sont traitées le plus efficacement. Ces informations sont précieuses pour la gestion des fournisseurs et les initiatives d'approvisionnement stratégique.

Il permet une analyse spécifique aux fournisseurs, aidant à identifier les modèles, les problèmes ou les efficacités associés à des fournisseurs particuliers.

Il s'agit du champ 'Partenaire de facturation' (LIFNR) de la table d'en-tête de document de facture, RBKP.

Le code de société est une unité organisationnelle fondamentale dans SAP Financials, représentant une entité juridique indépendante. Toutes les transactions financières, y compris les factures, sont comptabilisées sous un code de société spécifique.

Cet attribut permet de segmenter l'analyse des processus par entité juridique. Il est crucial pour comparer la performance des processus, la conformité et l'efficacité entre différentes sociétés au sein d'un groupe d'entreprises. Les tableaux de bord peuvent être filtrés par code de société pour fournir une vue spécifique à l'entreprise des KPI de traitement des factures.

Il permet la comparaison des processus et l'analyse comparative des performances entre différentes entités juridiques au sein d'une organisation.

Il s'agit du champ 'Code de société' (BUKRS) de la table d'en-tête de document de facture, RBKP.

Le compte général est le compte de destination dans le plan comptable où l'impact financier de la facture est enregistré. C'est une donnée critique pour le reporting financier et la gestion des coûts.

Pour le Process Mining, l'analyse du compte général apporte une dimension financière au flux de processus. Le tableau de bord 'Analyse de l'utilisation des comptes généraux' peut révéler des schémas de dépenses, identifier d'éventuels erreurs de codification des factures et garantir que les coûts sont alloués aux départements ou projets corrects. Il aide à combler le fossé entre l'exécution des processus et l'impact financier.

Il ajoute une dimension financière au processus, permettant l'analyse de l'allocation des coûts, des modèles de dépenses et des erreurs potentielles de codage des factures.

Ceci se trouve au niveau du poste. Le 'Numéro de compte général' (HKONT) se trouve dans la table des postes de facture RSEG pour les factures de commande ou BSEG pour les factures FI directes.

Les conditions de paiement définissent les règles de règlement des factures et, le cas échéant, les escomptes disponibles pour paiement anticipé. Les exemples incluent 'Net 30 jours' ou '2% 10, Net 30', signifiant un escompte de 2% si payé en 10 jours, sinon le montant total est dû en 30 jours.

Cet attribut est la base du tableau de bord 'Perte d'opportunités d'escompte' et de l'indicateur de performance clé (KPI) 'Taux de saisie d'escompte'. L'analyse utilise les conditions de paiement conjointement avec les dates de comptabilisation et de paiement pour déterminer si un escompte était disponible et s'il a été effectivement saisi. Il est également essentiel pour le tableau de bord 'Respect des conditions de paiement'.

Il est essentiel pour analyser les taux de capture des escomptes de caisse et comprendre l'impact financier des retards de processus.

Il s'agit du champ 'Clé des conditions de paiement' (ZTERM) de la table d'en-tête de document de facture, RBKP.

Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction ou mise à jour des données. Il s'applique à l'ensemble du jeu de données plutôt qu'aux événements individuels, fournissant une indication claire de la fraîcheur des données.

Il s'agit d'un attribut de métadonnées essentiel pour les utilisateurs de tableaux de bord et les analystes. Il les aide à comprendre la période couverte par l'analyse et garantit qu'ils prennent des décisions basées sur des informations actuelles. Il est généralement affiché en évidence sur les tableaux de bord pour informer les utilisateurs de la récence des données.

Il informe les utilisateurs de la fraîcheur des données, garantissant que l'analyse et les décisions sont basées sur des informations à jour.

Cette valeur est générée et injectée dans le jeu de données par l'outil d'extraction de données ou ETL au moment de l'actualisation des données.

L'attribut 'Devise' spécifie la devise dans laquelle le montant de la facture est libellé, par exemple, USD, EUR ou JPY.

Cet attribut fournit un contexte essentiel pour le montant de la facture. Il permet une interprétation et une agrégation correctes des données financières, en particulier dans les organisations mondiales traitant avec plusieurs devises. L'analyse peut être filtrée par devise pour comparer l'efficacité de traitement ou les problèmes entre différentes zones monétaires. Pour une agrégation financière significative, les montants peuvent nécessiter une conversion en une seule devise de reporting.

Il fournit le contexte nécessaire à tout montant financier, garantissant une interprétation précise et permettant le filtrage et l'analyse basés sur la devise.

Il s'agit du champ 'Clé de devise' (WAERS) de la table d'en-tête de document de facture, RBKP.

C'est un attribut booléen calculé à partir des conditions de paiement et de la date de paiement réelle. Il est défini sur vrai si les 'Conditions de paiement' offraient un escompte pour paiement anticipé et que la 'Date de compensation' était postérieure à l'expiration de la période d'escompte. Cela mesure directement la perte financière due aux inefficacités du processus.

Cet attribut est la base du tableau de bord 'Perte d'opportunités d'escompte'. Il permet une quantification aisée de l'impact financier des retards de traitement. En filtrant les cas où ce drapeau est vrai, les analystes peuvent étudier les variantes de processus spécifiques et les goulots d'étranglement qui conduisent le plus fréquemment à des escomptes manqués, offrant un argument commercial solide pour l'amélioration des processus.

Il quantifie directement la perte financière due aux retards de processus, créant un argument convaincant pour l'optimisation du workflow de traitement des factures.

Cet attribut n'existe pas dans SAP. Il est calculé lors de la transformation des données en interprétant les 'Conditions de paiement' et en comparant la 'Date de compensation' à la date d'échéance de l'escompte.

C'est un attribut booléen calculé en comparant la 'Date de compensation' (date de paiement réelle) avec la 'Date d'échéance de paiement'. Si la date de compensation est postérieure à la date d'échéance, le drapeau est vrai ; sinon, il est faux. Cela fournit une mesure simple et directe de la performance de paiement ponctuel pour chaque facture.

Cet attribut simplifie l'analyse et la visualisation dans les tableaux de bord. Il permet un filtrage et une agrégation aisés pour calculer le KPI 'Taux de paiement ponctuel'. Les utilisateurs peuvent rapidement segmenter le processus pour comparer les flux de processus des factures en retard par rapport à celles payées à temps, révélant potentiellement les schémas de processus qui conduisent aux paiements tardifs.

Il simplifie l'analyse de la performance des paiements à temps et permet une comparaison facile entre les processus de facturation à temps et en retard.

Cet attribut n'existe pas dans SAP. Il est calculé lors de la transformation des données en utilisant la formule : ClearingDate > PaymentDueDate.

L'attribut 'Heure de fin' marque l'achèvement d'une activité spécifique. Pour de nombreux événements dans SAP, qui sont enregistrés comme des points uniques dans le temps, l'heure de fin sera identique à l'heure de début. Cependant, pour les activités ayant une durée mesurable, comme une étape d'approbation sur laquelle on travaille activement, elle peut représenter la conclusion de ce travail.

Dans l'analyse des processus, disposer d'une heure de fin distincte permet de mesurer le temps de traitement de l'activité, séparément du temps d'attente qui la précède. Cela aide à différencier le temps qu'il faut pour exécuter une activité de la durée pendant laquelle un dossier attend que cette activité commence, offrant des informations plus approfondies sur l'efficacité des ressources.

Il permet le calcul du temps de traitement des activités, le distinguant du temps d'attente entre les activités et améliorant l'analyse des goulots d'étranglement.

C'est souvent la même chose que l'heure de début, dérivée de CDHDR-UDATE et CDHDR-UTIME. Dans certains cas, elle peut être dérivée des journaux de workflow qui enregistrent explicitement le début et la fin d'une tâche.

Lorsqu'un approbateur rejette une facture, il fournit idéalement une raison à ce rejet. Cela peut être un code standardisé ou un commentaire en texte libre indiquant des problèmes comme 'Numéro de commande incorrect', 'Facture en double' ou 'Montant incorrect'.

Ces données sont vitales pour le tableau de bord 'Raisons et tendances des rejets de factures'. En analysant la fréquence des différentes raisons de rejet, l'entreprise peut identifier les problèmes courants et mettre en œuvre des actions correctives. Par exemple, si 'Numéro de commande incorrect' est une raison fréquente, cela pourrait indiquer un besoin de meilleure communication avec les fournisseurs ou de formation pour le personnel de saisie des données. Cette analyse est essentielle pour réduire le retravail des processus.

Il fournit la cause profonde des rejets, permettant des améliorations ciblées des processus pour réduire le retravail et améliorer les taux de réussite dès la première fois.

Cette information n'est souvent pas stockée dans un seul champ standard. Elle peut se trouver dans les journaux de conteneurs de workflow, les champs de texte long associés au document, ou des champs spécifiques dans une solution de workflow personnalisée.

L'attribut 'Système source' indique l'origine des données d'événement, par exemple, un nom d'instance SAP ECC spécifique. C'est particulièrement important dans les environnements avec plusieurs systèmes ERP ou lorsque les données sont combinées de différentes sources.

Dans l'analyse, cet attribut aide à différencier les processus et les performances entre divers systèmes, régions ou unités commerciales qui pourraient fonctionner sur des instances séparées. Il assure une lignée des données claire et permet un filtrage et une analyse spécifiques au système.

Il fournit un contexte crucial dans les architectures multi-systèmes, permettant une ségrégation appropriée des données et une analyse des performances spécifique au système.

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction des données, représentant l'ID système SAP (TADIR-SRCSYSTEM) ou un identifiant assigné manuellement pour l'instance SAP spécifique.

Le temps de traitement mesure le temps nécessaire pour exécuter une activité, de son début à sa fin. Il est calculé comme la différence entre l'heure de fin et l'heure de début d'une activité. Il se distingue du temps de cycle, qui inclut le temps d'attente entre les activités.

L'analyse du temps de traitement permet de comprendre l'effort réel ou le temps de contact pour les différentes étapes. Elle peut identifier les activités gourmandes en ressources ou inefficaces. Par exemple, un temps de traitement long pour 'Données de facture saisies' pourrait indiquer une facture complexe ou un processus de saisie de données inefficace. Cette métrique est précieuse pour la planification des ressources et les initiatives d'automatisation.

Il mesure la durée réelle de travail pour une activité, aidant à identifier les étapes gourmandes en ressources et à distinguer le temps de travail actif du temps d'attente inactif.

Cet attribut n'existe pas dans SAP. Il est calculé lors de la transformation des données en utilisant la formule : EndTime - StartTime.

Le type de document est utilisé pour catégoriser différents types de transactions commerciales dans SAP. Pour le traitement des factures, les types courants incluent 'RE' pour les factures standard ou 'KG' pour les avoirs fournisseurs. Le type de document contrôle des aspects de la comptabilisation, tels que la plage de numéros utilisée.

Dans l'analyse, cet attribut permet de filtrer le processus par types de transactions spécifiques. Par exemple, le processus de traitement d'un avoir peut être significativement différent de celui d'une facture standard. La séparation de ces flux à l'aide du type de document fournit une vue de processus plus précise et pertinente.

Il permet la séparation et l'analyse de différentes transactions commerciales, telles que les factures par rapport aux avoirs, qui suivent des processus différents.

Il s'agit du champ 'Type de document' (BLART) de la table d'en-tête de document de facture, RBKP.