Votre Modèle de Données Du Bon de Commande au Paiement - Traitement des Factures

L'heure de l'événement, ou horodatage, enregistre la date et l'heure exactes auxquelles une activité a été effectuée. C'est le fondement temporel du journal des processus, ordonnant tous les événements chronologiquement pour chaque cas.

Cet attribut est essentiel pour toutes les analyses basées sur le temps en Process Mining. Il est utilisé pour calculer les temps de cycle entre les activités, identifier la durée des goulets d'étranglement, mesurer les temps d'attente et analyser les performances des processus sur différentes périodes. Des horodatages précis sont cruciaux pour construire des modèles de processus réalistes et dériver des KPI de performance significatifs.

Il fournit les données chronologiques nécessaires pour calculer toutes les durées, les temps de cycle et les temps d'attente, qui sont fondamentaux pour l'analyse des performances.

Ces données sont capturées dans la piste d'audit ou les journaux d'historique pour les objets Facture dans Coupa. Chaque action enregistrée ou changement de statut aura un horodatage associé.

Le Numéro de facture est la référence unique attribuée par un fournisseur à un document de facture. En Process Mining, il fonctionne comme l'ID de cas, reliant toutes les activités connexes, de la réception et la validation à l'approbation et au paiement final.

L'analyse des processus par Numéro de facture permet une vue complète de bout en bout du parcours de chaque facture. Cela aide à identifier les variations dans les chemins de traitement, à mesurer les temps de cycle avec précision et à repérer les factures spécifiques qui rencontrent des retards, des mises en attente ou des exceptions. C'est l'attribut fondamental pour comprendre la performance du traitement des factures à un niveau granulaire.

C'est l'identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements d'une même facture, permettant une analyse de processus cohérente et de bout en bout.

Il s'agit d'un champ primaire de l'objet Facture dans Coupa. Il peut être trouvé dans les détails de l'en-tête de facture dans l'interface utilisateur ou via l'API des Factures.

Le Nom de l'activité décrit une étape du workflow de traitement des factures, telle que 'Facture Créée', 'Facture Envoyée pour Approbation' ou 'Paiement Exécuté'. Chaque activité représente un point distinct dans le temps où l'état ou la propriété de la facture a changé.

En Process Mining, la séquence d'activités forme la carte de flux de processus. L'analyse de ces activités aide à visualiser le processus réel, à identifier les chemins courants et rares, à détecter les goulots d'étranglement où les activités prennent trop de temps, et à repérer les étapes non conformes ou inefficaces comme les boucles de reprise.

Cet attribut est crucial pour la construction de la carte de processus, permettant la visualisation et l'analyse du workflow réel de traitement des factures.

Cet attribut est généralement dérivé des journaux d'événements, des pistes d'audit ou des changements de statut au sein du module Factures de Coupa. Il nécessite souvent le mappage des changements de statut ou des actions spécifiques de l'utilisateur à des noms d'activité définis.

La Date d'échéance du paiement est une date critique calculée en fonction de la date de facture et des conditions de paiement convenues. Elle représente la date limite de paiement au fournisseur.

Cet attribut est la référence pour mesurer la performance de paiement à temps. Il est directement utilisé pour calculer le KPI du Taux de paiement à temps en le comparant à la date réelle d'exécution du paiement. L'analyse des écarts par rapport à cette date aide à identifier les problèmes systémiques causant des retards de paiement et à évaluer l'impact sur les relations fournisseurs et les éventuels frais de retard.

C'est le principal repère pour mesurer la performance des paiements à temps et est essentiel pour gérer les relations avec les fournisseurs et éviter les pénalités.

Cette date est généralement calculée par Coupa en fonction des champs 'Date de facture' et 'Conditions de paiement'. Elle devrait être disponible sur l'enregistrement de la facture.

Cet attribut représente le montant total dû sur la facture. Il s'agit d'un point de données financier fondamental utilisé dans un large éventail d'analyses.

L'analyse du processus basée sur le montant de la facture peut révéler des schémas importants. Par exemple, les factures de grande valeur pourraient suivre un chemin d'approbation différent et plus rigoureux, entraînant potentiellement des temps de cycle plus longs. Il est également utilisé pour évaluer l'impact financier des inefficacités de processus, comme la valeur des factures actuellement bloquées ou retardées.

Il fournit un contexte financier crucial, permettant d'analyser comment le comportement du processus évolue avec la valeur de la facture et l'impact financier des retards.

Il s'agit d'un champ standard de l'objet Facture dans Coupa, généralement nommé 'Total' ou 'Montant total'.

Le Nom du fournisseur identifie le partenaire commercial auprès duquel les biens ou services ont été achetés. Il s'agit d'une donnée contextuelle critique pour l'analyse de la performance des paiements et des relations.

Cet attribut permet de segmenter le processus de facturation par fournisseur. Il aide à répondre à des questions telles que : « Quels fournisseurs ont les temps de traitement de facture les plus longs ? » ou « Payons-nous constamment certains fournisseurs stratégiques à temps ? ». L'analyse par fournisseur est cruciale pour le tableau de bord Délais de paiement fournisseurs et pour gérer efficacement les relations fournisseurs.

Il permet de segmenter et d'analyser le processus par fournisseur, ce qui est essentiel pour gérer les relations avec les fournisseurs et identifier les problèmes spécifiques à chaque fournisseur.

Cette information fait partie des données de facture de base dans Coupa, liée à l'objet Fournisseur.

Le Numéro de bon de commande relie une facture au document d'achat original. Cette connexion est fondamentale pour le processus de rapprochement de BC, qui est une étape clé de la validation des factures pour de nombreuses organisations.

En Process Mining, cet attribut est crucial pour analyser le processus de rapprochement de BC et de résolution des écarts. Il permet de filtrer les factures liées à des BC spécifiques et est essentiel pour le tableau de bord Vue d'ensemble des écarts de rapprochement de BC. Un taux élevé de factures sans numéro de BC peut indiquer des achats sauvages ou un approvisionnement non conforme.

Il relie la facture au processus d'approvisionnement, permettant l'analyse de l'efficacité du rapprochement des bons de commande et de la gestion des écarts.

Il s'agit d'un champ standard de l'objet Ligne de Facture dans Coupa, utilisé pour associer les lignes de facture aux lignes de BC.

Le Statut de la facture fournit un aperçu de l'état d'une facture à un moment donné, par exemple 'en attente d'approbation', 'approuvée', 'en suspens' ou 'payée'. Cet attribut est dynamique et change à mesure que la facture progresse dans le processus.

C'est un attribut clé pour les tableaux de bord de suivi opérationnel comme le tableau de bord Débit et Statut du traitement des factures. Il permet de suivre l'inventaire actuel des factures ouvertes et leur répartition à travers les différentes étapes. L'analyse des transitions de statut au fil du temps est également une source primaire pour la dérivation de l'attribut 'Nom de l'activité'.

Il offre une vue en temps réel de la position d'une facture dans le workflow, ce qui est crucial pour les tableaux de bord opérationnels et le suivi du statut.

Il s'agit d'un champ de statut primaire de l'objet Facture dans Coupa.

Cet attribut identifie l'individu ou le système automatisé responsable de l'exécution d'une étape de processus spécifique, telle que l'approbation d'une facture ou la levée d'une attente. Il est souvent représenté par un ID utilisateur, un nom ou un e-mail.

L'analyse du processus par utilisateur est essentielle pour comprendre la performance de l'équipe, la distribution de la charge de travail et identifier les opportunités de formation. Elle est cruciale pour l'analyse des goulots d'étranglement, car elle peut révéler si les retards sont concentrés chez des approbateurs ou des équipes spécifiques. Elle aide également à différencier les activités manuelles et automatisées.

Il permet l'analyse de la charge de travail, identifie les goulets d'étranglement causés par des utilisateurs ou des équipes spécifiques, et aide à évaluer la performance et la conformité des utilisateurs.

Les informations utilisateur sont typiquement enregistrées dans la piste d'audit ou l'historique d'une facture dans Coupa, associées à chaque action effectuée.

Le Code société représente une entité juridique spécifique au sein d'une organisation plus vaste. Les factures sont imputées à un code société à des fins de comptabilité financière et de reporting.

Cet attribut est essentiel pour le filtrage et la segmentation de l'analyse des processus par entité juridique. Il permet de comparer la performance des processus entre différentes parties de l'entreprise, répondant à des questions telles que : « Le processus d'approbation des factures de l'entité américaine diffère-t-il de celui de l'entité allemande ? ». Ceci est crucial pour les grandes organisations multinationales.

Il permet la comparaison des processus et l'analyse comparative des performances entre différentes entités juridiques ou unités commerciales au sein de l'organisation.

Il s'agit d'un champ comptable fondamental de l'objet Facture dans Coupa, souvent requis pour la comptabilisation financière.

Les Conditions de paiement définissent les règles de paiement d'un fournisseur, incluant la date d'échéance et les escomptes disponibles pour paiement anticipé. Ces informations sont généralement établies dans les données de base du fournisseur et appliquées aux factures.

Cet attribut est essentiel pour le calcul de la Date d'échéance du paiement et pour l'identification des opportunités d'escomptes pour paiement anticipé. Il s'agit d'une entrée directe pour le tableau de bord de Suivi des escomptes pour paiement anticipé et le KPI associé. L'analyse par conditions de paiement peut révéler si certaines conditions sont corrélées avec des retards de paiement.

C'est la base pour le calcul des dates d'échéance de paiement et l'identification des opportunités de remises pour paiement anticipé, impactant directement le fonds de roulement.

C'est un champ standard dans Coupa, généralement renseigné par défaut à partir de l'enregistrement Fournisseur sur la facture.

La Date de facture est la date attribuée à la facture par le fournisseur. Elle marque généralement le début officiel du cycle de paiement et est utilisée comme base pour calculer la date d'échéance du paiement selon les conditions de paiement.

Cet attribut sert de point de départ clé pour de nombreux calculs de temps de cycle. C'est une entrée critique pour le calcul de la Date d'échéance du paiement et la détermination de l'éligibilité aux escomptes pour paiement anticipé. L'analyse de l'écart entre la Date de facture et la date à laquelle elle a été saisie dans le système peut révéler des retards dans la soumission ou la réception des factures.

C'est la date principale utilisée pour calculer les dates d'échéance de paiement et un point de référence essentiel pour mesurer la ponctualité des paiements et saisir les remises.

Il s'agit d'un champ standard et obligatoire de l'objet Facture dans Coupa.

Le temps de cycle des factures (Invoice Cycle Time) est un indicateur clé de performance qui mesure la durée de bout en bout du cycle de vie du traitement des factures. Il est calculé comme la différence entre l'horodatage du dernier événement significatif (comme 'Paiement exécuté') et du premier événement (comme 'Facture créée' ou 'Facture reçue').

Cette métrique calculée est la pierre angulaire du tableau de bord d'analyse du temps de cycle des factures. Elle fournit une mesure de haut niveau de l'efficacité globale du processus. La décomposer par fournisseur, montant ou code d'entreprise peut révéler des sources d'inefficacité et aider à prioriser les efforts d'amélioration.

C'est un KPI primaire pour mesurer la vélocité et l'efficacité globales du processus, soulignant directement le temps nécessaire pour traiter une facture.

Cet attribut est calculé dans l'outil de Process Mining en prenant la différence entre les temps d'événement maximum et minimum pour chaque cas (Numéro de facture).

Cet attribut enregistre le moment où les données ont été extraites et chargées pour la dernière fois dans l'outil de Process Mining. Il fournit un contexte sur la fraîcheur de l'analyse et est crucial pour comprendre la pertinence des informations présentées dans les tableaux de bord.

Connaître l'heure de la dernière mise à jour des données est important pour les cas d'usage de suivi opérationnel. Cela aide les utilisateurs à faire confiance aux données en indiquant clairement à quel point l'information est à jour et garantit que les décisions ne sont pas prises sur la base de vues de processus obsolètes.

Il fournit un contexte critique sur l'actualité et la pertinence des données de processus, garantissant que les utilisateurs comprennent l'ancienneté de l'analyse.

Cet horodatage est généré et ajouté à l'ensemble de données pendant le processus d'extraction et de transformation des données (ETL).

Le Code de devise spécifie l'unité monétaire pour les valeurs financières de la facture, telles que USD, EUR ou GBP. Ceci est essentiel pour les organisations qui opèrent à l'échelle mondiale et traitent des factures dans plusieurs devises.

Dans l'analyse, cet attribut est nécessaire pour interpréter et agréger correctement les données financières. Les tableaux de bord et les KPI doivent filtrer ou convertir les devises pour fournir des synthèses financières significatives. Il empêche l'agrégation erronée de différentes valeurs monétaires et permet une analyse de processus spécifique à la devise.

Il assure une analyse financière et un reporting précis en fournissant le contexte nécessaire à toutes les valeurs monétaires dans un environnement multi-devises.

Il s'agit d'un champ standard de l'objet Facture dans Coupa, généralement lié au fournisseur ou spécifié sur la facture elle-même.

Cet attribut est une valeur booléenne indiquant si une organisation a payé avec succès une facture dans la fenêtre d'escompte définie par les conditions de paiement, comme payer dans les 10 jours pour des conditions '2% 10, Net 30'.

C'est la métrique principale pour le tableau de bord de Suivi des escomptes pour paiement anticipé et le KPI associé. L'analyse des cas où cet indicateur est faux aide à identifier les opportunités d'économies manquées. Elle permet à l'entreprise d'étudier pourquoi les factures éligibles à l'escompte ne sont pas traitées assez rapidement et de mettre en œuvre des changements pour capturer davantage d'escomptes, optimisant ainsi le fonds de roulement.

Il mesure directement le bénéfice financier réalisé grâce à un traitement efficace des factures et aide à identifier les opportunités d'économies manquées.

Il s'agit d'un attribut calculé. La logique consiste à vérifier si la date de paiement se situe dans la période d'escompte définie dans les 'Conditions de paiement' et si un escompte a effectivement été appliqué.

Cet attribut booléen distingue les tâches exécutées par l'automatisation du système, telles que le rapprochement automatisé de BC ou les comptabilisations générées par le système, de celles effectuées manuellement par un utilisateur.

L'analyse de cet attribut aide à quantifier le niveau d'automatisation dans le workflow de traitement des factures. Il est utilisé pour mesurer le succès des initiatives d'automatisation, identifier les points de contact manuels restants qui pourraient être automatisés, et comparer l'efficacité et les taux d'erreur des activités automatisées par rapport aux activités manuelles. C'est la clé pour comprendre le coût réel et l'efficacité du processus.

Il aide à mesurer le niveau d'automatisation dans le processus, identifiant les opportunités d'automatisation supplémentaires et évaluant l'impact des bots existants.

Ceci est généralement dérivé en vérifiant si l''Utilisateur' associé à une activité est un compte système ou de service plutôt qu'un compte d'utilisateur humain.

Lorsqu'un approbateur rejette une facture, il fournit généralement un motif de rejet, tel que 'Montant Incorrect' ou 'Facture Dupliquée'. Cet attribut capture ce motif textuel libre ou codifié.

Ces données sont inestimables pour l'analyse des causes profondes des retards d'approbation et des reprises. En analysant la fréquence des différents motifs de rejet, les organisations peuvent identifier les problèmes systémiques dans le processus en amont, tels que des problèmes de précision des BC ou des habitudes de facturation des fournisseurs. Cette information soutient le 'tableau de bord d'Analyse des goulots d'étranglement d'approbation des factures'.

Il offre un aperçu direct des causes profondes des rejets de factures, aidant à identifier les domaines d'amélioration des processus et à réduire le retravail.

Cette information est capturée lorsqu'un utilisateur effectue l'action 'Rejeter' dans un workflow d'approbation. Elle est souvent stockée dans les commentaires ou la piste d'audit.

Cet attribut calculé fournit un simple indicateur vrai ou faux de la ponctualité des paiements pour chaque facture. Il est dérivé en comparant l'horodatage de l'activité 'Paiement Exécuté' avec la 'Date d'échéance du paiement'. Si l'horodatage du paiement est à la date d'échéance ou avant, la valeur est vraie.

Cet indicateur simplifie le calcul du KPI du Taux de paiement à temps. Il permet un filtrage et une segmentation faciles pour analyser les caractéristiques des paiements en retard, tels que les fournisseurs, départements ou montants de facture courants associés aux retards.

Il simplifie l'analyse des performances de paiement et constitue la base du calcul de l'indicateur clé de performance (KPI) essentiel du taux de paiement à temps.

Il s'agit d'un attribut calculé. La logique est : 'Date d'exécution du paiement' <= 'Date d'échéance du paiement'. Ceci est implémenté dans l'outil de Process Mining.

Une raison de blocage (Hold Reason) explique pourquoi une facture est empêchée de progresser vers le paiement. Des exemples incluent 'Écart de quantité' ou 'En attente de réception des marchandises'. Cette information est essentielle pour comprendre les causes des retards de paiement.

Cet attribut est la clé du tableau de bord d'analyse des causes profondes des blocages de paiement. En catégorisant et en comptant les occurrences des différentes raisons de blocage, une entreprise peut identifier les problèmes les plus courants qui perturbent le processus de paiement. Cela permet des améliorations ciblées pour éviter de futurs blocages et accélérer les paiements.

Il explique pourquoi les paiements sont retardés, permettant une analyse ciblée des causes profondes pour réduire la fréquence et la durée des blocages de paiement.

Lorsqu'une facture est mise en attente dans Coupa, un motif est généralement sélectionné ou saisi. Ces données sont associées au statut d'attente de la facture.

L'attribut Système source identifie l'application ou la plateforme où l'activité de traitement des factures a été enregistrée. Bien que le système principal soit Coupa, les factures ou les données connexes peuvent provenir d'autres systèmes intégrés comme un ERP ou un portail fournisseur.

Cette information est précieuse dans les paysages informatiques complexes pour comprendre comment différents systèmes contribuent au processus global. Elle aide à diagnostiquer les problèmes de qualité des données, à comprendre les transferts de système et à analyser les processus qui s'étendent sur plusieurs applications.

Il clarifie l'origine des données, ce qui est essentiel pour le dépannage et l'analyse des processus impliquant plusieurs systèmes intégrés.

Il s'agit typiquement d'une valeur statique ajoutée lors de l'extraction des données pour identifier leur origine. Pour Coupa, elle serait définie sur 'Coupa'.