ปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณ

เหตุใดการปรับปรุงการประมวลผลเงินเดือนจึงสำคัญ

หลายองค์กรอาจมองว่าการจ่ายเงินเดือนเป็นงานหลังบ้านที่ทำให้เสร็จก็พอ แต่ประสิทธิภาพของงานนี้ส่งผลโดยตรงต่อผลประกอบการและความไว้วางใจของพนักงาน ในระบบที่ซับซ้อนอย่าง UKG Pro ข้อมูลจำนวนมาก ตั้งแต่เขตภาษีหลายแห่งไปจนถึงความถี่ในการจ่ายเงินที่แตกต่างกัน ทำให้กระบวนการมีหลายชั้นและซ่อนจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพได้ง่าย การปรับปรุงกระบวนการในบริบทนี้ไม่ได้หมายถึงแค่การทำงานให้เร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้การคำนวณถูกต้องและส่งงานทันกำหนด โดยไม่ต้องพึ่งการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยแรงคน เมื่อปรับปรุงการประมวลผลเงินเดือน คุณจะลดความเสี่ยงจากค่าปรับด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และลดภาระงานธุรการที่ทำให้ทีมทรัพยากรบุคคลและการเงินไม่มีเวลาทำงานเชิงกลยุทธ์

ใช้ process mining ทำความเข้าใจรอบการจ่ายเงินเดือน

process mining เปลี่ยนร่องรอยดิจิทัลใน UKG Pro ให้เป็นแผนภาพที่ชัดเจนของการปฏิบัติงานจริง จึงช่วยเชื่อมข้อมูลดิบกับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้ ทุกครั้งที่มีการอนุมัติใบบันทึกเวลาทำงานหรือเรียกใช้การคำนวณภาษี ระบบจะสร้างบันทึกขึ้น process mining ติดตามบันทึกเหล่านี้ขณะเคลื่อนผ่านระบบ ทำให้คุณเห็นรอบการจ่ายเงินเดือนที่เกิดขึ้นจริง แทนภาพในคู่มือที่อาจไม่ตรงกับการทำงานแล้ว ความโปร่งใสนี้ช่วยให้เข้าใจสาเหตุและที่มาของความล่าช้า คุณระบุได้ว่ารายการเงินเดือนค้างอยู่ตรงไหน เช่น รอผู้จัดการอนุมัติ หรือรอการซิงค์ข้อมูลระหว่างระบบบริหารกำลังคนกับโมดูลเงินเดือนหลัก

ค้นหาและแก้ไขคอขวดที่มองไม่เห็น

ปัญหาที่พบบ่อยอย่างหนึ่งในการประมวลผลเงินเดือนคือการวนกลับไปแก้งาน ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลที่นำเข้า UKG Pro มีข้อผิดพลาดที่เพิ่งพบในขั้นตอนตรวจสอบหรือดูตัวอย่างขั้นสุดท้าย process mining ช่วยติดตามข้อผิดพลาดกลับไปยังต้นทางได้ ตัวอย่างเช่น หากแผนกใดต้องแก้ข้อมูลด้วยตนเองซ้ำ ๆ หลังคำนวณค่าจ้างรวม คุณสามารถตรวจสอบขั้นตอนการป้อนข้อมูลหรือการอนุมัติในกลุ่มนั้นได้ การแก้ที่ต้นเหตุ เช่น การอบรมการใช้ระบบบันทึกเวลาไม่เพียงพอ หรือการตั้งค่าการหักเงินสวัสดิการไม่ถูกต้อง จะช่วยลดการปรับแก้ในนาทีสุดท้ายและลดระยะเวลาของรอบงานโดยรวม ทำให้สร้างไฟล์โอนเงินผ่านธนาคารได้ก่อนถึงกำหนดทุกงวด

เพิ่มความพร้อมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นหัวใจของการดำเนินงานด้านเงินเดือน กฎภาษีและกฎหมายแรงงานเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การตั้งค่า UKG Pro ให้เป็นไปตามข้อกำหนดจึงต้องอาศัยการดูแลอย่างต่อเนื่อง process mining สร้างบันทึกการตรวจสอบสำหรับทุกรอบการจ่ายเงินเดือนโดยอัตโนมัติและต่อเนื่อง คุณตรวจสอบได้ว่ามีการจัดการข้อยกเว้นจากการตรวจสอบที่ระบบแจ้งไว้อย่างเหมาะสม และการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองได้รับอนุมัติตามการควบคุมภายใน ความสามารถในการตรวจสอบนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในช่วงตรวจสอบ เพราะช่วยแสดงให้เห็นว่ากระบวนการมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามมาตรฐานขององค์กรและกฎหมายอย่างเคร่งครัด แทนการสุ่มตรวจเพียงบางรายการ คุณจะตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูลเงินเดือนได้ครบ 100%

สร้างผลลัพธ์ด้วยการประมวลผลที่รวดเร็วขึ้น

เมื่อปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือน ทีมจะใช้เวลาน้อยลงกับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และมีเวลามากขึ้นสำหรับการวิเคราะห์ที่สร้างคุณค่า การลดขั้นตอนติดขัดในเวิร์กโฟลว์ UKG Pro ช่วยลดต้นทุนต่อสลิปเงินเดือนและเพิ่มความน่าเชื่อถือของรายงานการเงิน เป้าหมายสูงสุดของการใช้ process mining กับการจ่ายเงินเดือนคือทำให้การจ่ายเงินดำเนินไปอย่างราบรื่นในเบื้องหลัง โดยแทบไม่ต้องเข้าไปจัดการ ผลที่ได้คือพนักงานได้รับค่าตอบแทนถูกต้องและตรงเวลา ขณะที่ผู้บริหารมีข้อมูลรองรับความมั่นใจว่าค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่รายการหนึ่งของบริษัทได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ การเริ่มต้นทำได้โดยตรวจสอบข้อมูลปัจจุบัน ระบุความเบี่ยงเบนจากกระบวนการมาตรฐานที่เกิดบ่อย แล้วค่อยปรับให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร.