Fejlessze a szállítói számlák feldolgozását

Miért érdemes optimalizálni a szállítói számlák feldolgozását az SAP ECC rendszerben?

A szállítói számlák feldolgozása alapvetően befolyásolja a szervezet pénzügyi helyzetét és a beszállítókkal fenntartott kapcsolatait. A nem hatékony folyamatok, különösen egy olyan összetett rendszerben, mint az SAP ECC, jelentős pénzügyi veszteséghez, működési szűk keresztmetszetekhez és megfelelési kockázatokhoz vezethetnek. A késedelmi díjak csökkentik a nyereséget, az elmulasztott korai fizetési kedvezmények jelentős összegekbe kerülnek, a késedelmes kifizetések pedig elégedetlenné teszik a beszállítókat. Ezek a problémák gyakran a szállítói számlák feldolgozási munkafolyamatában rejlő, kevésbé látható hatékonysági hiányosságokra utalnak.

A kézi adatbevitel, a széttagolt jóváhagyási folyamatok és a számlák állapotának valós idejű áttekintését biztosító információk hiánya meghosszabbítja az átfutási időt és növeli a feldolgozási költségeket. A belső szabályoktól vagy jogszabályi előírásoktól való eltérés auditoknak és büntetéseknek teheti ki a vállalatot. A folyamat optimalizálása nem csak a költségcsökkentésről szól: a pénzügyi pontosság megőrzését, a beszállítói kapcsolatok erősítését és az erőforrások stratégiai feladatokra való átcsoportosítását is segíti. A célok eléréséhez ismernie kell minden számla teljes életútját, a „Invoice Received” eseménytől a „Payment Cleared” eseményig.

Hogyan segíti a process mining a szállítói számlák elemzését?

A process mining adatokra épülő módszert kínál az SAP ECC rendszerben zajló szállítói számlafeldolgozás részletes elemzésére. A feltételezésekre vagy kézi ellenőrzésekre támaszkodás helyett közvetlenül az SAP ECC FI-GL moduljából származó eseményadatokat használja, például a BKPF és BSEG táblákból, hogy rekonstruálja minden számla teljes útját. Így objektív, adatokkal alátámasztott képet kap a folyamat tényleges működéséről, az egyes tevékenységek sorrendjéről és időtartamáról.

A process mining minden számla lépéseit követi: az „Invoice Data Captured”, „Invoice Validated”, „Purchase Order Matched”, „Goods Receipt Matched”, „Discrepancy Resolved”, „Invoice Routed for Approval”, „Invoice Approved”, „Invoice Posted”, „Payment Scheduled” és „Payment Executed” eseményeken át egészen a „Payment Cleared” eseményig. A teljes folyamat vizualizálásával pontosan azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, a felesleges lépéseket és az engedély nélküli eltéréseket, amelyek egyébként rejtve maradnának. Ezzel az elemzési lehetőséggel túlléphet a felszínes megfigyeléseken, és feltárhatja a szállítói számlák feldolgozásában tapasztalt késedelmek és hatékonysági problémák valódi okait.

A process mining által feltárt főbb fejlesztési területek

A process mining segítségével pontos képet kaphat az SAP ECC rendszerben zajló szállítói számlafeldolgozás fejlesztésre szoruló területeiről:

• A jóváhagyási munkafolyamat optimalizálása: Könnyen azonosíthatja, hol akadnak el a számlák a jóváhagyási sorban, kiknél alakul ki szűk keresztmetszet, és miben térnek el a jóváhagyási munkafolyamatok a megszokott útvonaltól. Ezek az információk segítenek egyszerűsíteni a jóváhagyások útját és csökkenteni a teljes átfutási időt.
• Egyeztetési eltérések és kezelésük: Elemezze, milyen gyakran fordul elő, és mennyi ideig tart a „Discrepancy Resolved” tevékenység, különösen a „Purchase Order Matched” és a „Goods Receipt Matched” tevékenységekhez kapcsolódóan. Derítse ki, mi okozza az eltéréseket, mely beszállítókat vagy rendeléstípusokat érintik leginkább, és mennyi időt vesz igénybe a rendezésük. Így csökkentheti a kézi újrafeldolgozást.
• Fizetési feltételek betartása és pénzforgalom: Kövesse nyomon a fizetési feltételek és az „Invoice Due Date” betartását. A process mining megmutatja a késedelmes kifizetéseket, az elmulasztott korai fizetési kedvezményeket és a túl korai kifizetéseket. Ezzel javíthatja a pénzforgalmat és a beszállítói kapcsolatokat, valamint biztosíthatja a „Payment Executed” időben történő végrehajtását.
• Automatizálási lehetőségek: Tárja fel az ismétlődő, szabályos feladatokat, amelyek alkalmasak lehetnek robotizált folyamatautomatizálásra (RPA) vagy az SAP ECC rendszer továbbfejlesztésére. Így csökkentheti a csapat rutinfeladatait.

Várható eredmények: mérhető üzleti előnyök

A szállítói számlák feldolgozásának process mining alapú optimalizálása kézzelfogható, mérhető előnyöket hozhat:

• Rövidebb átfutási idő: A szűk keresztmetszetek megszüntetésével és a tevékenységek egyszerűsítésével jelentősen, gyakran legalább 30%-kal csökkentheti a számla beérkezésétől a kifizetésig eltelt átlagos időt.
• Alacsonyabb feldolgozási költségek: Jelentős megtakarítást érhet el a kézi munka csökkentésével, az újrafeldolgozást igénylő hibák számának mérséklésével és a késedelmi díjak elkerülésével.
• Jobb megfelelés: Biztosítsa a belső szabályok, a fizetési feltételek és a jogszabályi előírások következetes betartását, csökkentse a kockázatokat, és készüljön fel hatékonyabban az auditokra.
• Hatékonyabb pénzforgalom-kezelés: Javítsa a forgótőke felhasználását a kifizetések időzítésének tudatos kezelésével, a korai fizetési kedvezmények maximális kihasználásával és a szükségtelen sürgős kifizetések elkerülésével.
• Erősebb beszállítói kapcsolatok: Építsen bizalmat és jó kapcsolatot a beszállítókkal a következetes, pontos és átlátható kifizetésekkel.

A szállítói számlák feldolgozásának optimalizálása

Az SAP ECC rendszerben a szállítói számlák process mining alapú optimalizálása könnyebben elkezdhető, mint gondolná. A meglévő SAP ECC-adatok felhasználásával gyorsan részletes képet kaphat a jelenlegi működésről. Így megalapozott, adatokra épülő döntéseket hozhat, amelyek valódi működésbeli javulást eredményeznek. Alakítsa át még ma a szállítói számlák feldolgozását karcsúbb, hatékonyabb és a szabályoknak megfelelő folyamattá.