Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához

SAP ECC
Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához

Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához

Ez az adatsablon összegyűjti a szállítói számlák feldolgozásának elemzéséhez szükséges információkat. Bemutatja a gyűjtendő adatattribútumokat, a nyomon követendő folyamattevékenységeket, valamint gyakorlati útmutatást ad az adatok közvetlen SAP ECC-rendszerből történő kinyeréséhez. A sablon segítségével minden szükséges adatot rögzíthet a teljes és informatív folyamatelemzéshez.
  • Javasolt attribútumok
  • Nyomon követendő tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A szállítói számlák feldolgozásának attribútumai

Ezeket az adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba a szállítói számlák feldolgozásának részletes elemzéséhez.
3 Kötelező 9 Javasolt 9 Nem kötelező
Név Leírás
Esemény időpontja
EventTime
Az a pontos dátum és idő, amikor egy adott tevékenység vagy esemény bekövetkezett.
Leírás

Az esemény időpontja a folyamat minden tevékenységéhez tartozó időbélyeg. Ez az adat elengedhetetlen az események időrendi sorba rendezéséhez és minden időalapú elemzéshez. Az SAP-ban gyakran a létrehozási mezőkben, például a BKPF-CPUDT mezőben, vagy a módosítási naplókban, például a CDHDR-UDATE és CDHDR-UTIME mezőben tárolják.

Ez az attribútum szükséges az olyan teljesítménymutatók kiszámításához, mint a ciklusidő, a feldolgozási idő és a tevékenységek közötti várakozási idő. Segítségével időben elemezhető a folyamat teljesítménye, megállapítható, mikor alakulnak ki szűk keresztmetszetek, és ellenőrizhető a szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k) vagy a fizetési feltételek betartása.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges minden időtartam-alapú mutató, köztük a ciklusidők és a szűk keresztmetszetek kiszámításához, így a teljesítményelemzés alapját adja.

Hol szerezhető be?

SAP-táblákból, például a BKPF-ből (létrehozás: CPUDT/CPUTM) vagy a CDHDR-ből (módosítás: UDATE/UTIME).

Példák
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Számla
InvoiceNumber
Az egyes számlabizonylatok egyedi azonosítója. Ez az elsődleges esetazonosító, amellyel a számla útja a beérkezéstől a kifizetésig követhető.
Leírás

A számlaszám összetett kulcs, amelyet az SAP-ban jellemzően a vállalatkód (BUKRS), a bizonylatszám (BELNR) és az üzleti év (GJAHR) alkot. Ez az egyedi kombináció biztosítja, hogy a rendszer minden számlát külön azonosítson.

A process mining során ez az attribútum alapvető: egyetlen folyamatpéldányba kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt és tevékenységet, például a létrehozást, a könyvelést, a jóváhagyást és a fizetést. A számlák szerinti elemzés teljes képet ad a számla életciklusáról. Ez szükséges a ciklusidők kiszámításához, a folyamatváltozatok feltárásához és az utómunka ismétlődő köreinek megértéséhez.

Miért fontos?

Ez az alapvető esetazonosító kapcsolja össze a számlához tartozó összes tevékenységet, így minden számlánál elemezhető a szállítói számlafeldolgozás teljes folyamata.

Hol szerezhető be?

A BKPF SAP-tábla (könyvelési bizonylat fejléce) BUKRS, BELNR és GJAHR mezőiből állítható össze.

Példák
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Tevékenység
Activity
A számlafeldolgozás során végrehajtott konkrét üzleti lépés vagy bekövetkezett esemény neve.
Leírás

Ez az attribútum a szállítói számlafeldolgozás egyetlen feladatát vagy státuszváltozását írja le, például: „Számla előzetesen rögzítve”, „Számla jóváhagyásra továbbítva” vagy „Számla fizetéssel kiegyenlítve”. Ezek a tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit. Az adatokat jellemzően az SAP módosítási naplóiból, státuszmezőiből vagy workflow-naplóiból nyerik ki.

A tevékenységek sorrendjének és időtartamának elemzése a process mining alapja. Segít megjeleníteni a folyamat menetét, feltárni a lépések közötti szűk keresztmetszeteket, mérni az utómunka ismétlődő köreinek gyakoriságát, és összevetni a tényleges végrehajtást a standard működési eljárásokkal. A tevékenységek részletessége közvetlenül meghatározza, milyen mély elemzés végezhető.

Miért fontos?

A tevékenységek adják a folyamattérkép alapját: megjeleníthető velük a folyamat menete, feltárhatók a szűk keresztmetszetek és elemezhetők az eltérések.

Hol szerezhető be?

A számlabizonylatok változásai alapján a tranzakciókódokból (BKPF-TCODE), a workflow-naplókból (SWW_WI2OBJ) vagy a módosítási naplókból (CDHDR/CDPOS táblák) nyerhető ki.

Példák
Számlabizonylat létrehozvaSzámla jóváhagyvaSzámla fizetéssel kiegyenlítveFizetési zárolás beállítva
Feldolgozó felhasználó
ProcessorUser
Annak a munkatársnak az SAP-felhasználóneve, aki végrehajtotta a tevékenységet, például könyvelte vagy módosította a számlát.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a felhasználót, aki egy adott folyamatlépést végrehajtott. Az SAP-ban ez lehet a bizonylatot létrehozó felhasználó (például BKPF-USNAM), vagy az, aki egy adott módosítást végzett (például CDHDR-USERNAME).

A feldolgozó felhasználó szerinti elemzés segít megérteni a csapat teljesítményét és a munkaterhelés eloszlását. Az „AP Processor Workload Distribution” dashboardon felhasználónként követhető a feldolgozott számlák száma és a tevékenységek átlagos időtartama. Az eredmények megmutathatják, hol van szükség képzésre, kik a legjobban teljesítő munkatársak, és hogyan oszthatók el méltányosabban a feladatok.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a munkaterhelés elemzését, a felhasználók teljesítményének összehasonlítását, valamint a képzési igények és az erőforrás-elosztási problémák feltárását.

Hol szerezhető be?

Az SAP CDHDR tábla USERNAME mezőjéből (módosítások esetén), vagy a BKPF tábla USNAM mezőjéből (bizonylatrögzítés esetén).

Példák
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Fizetési feltételek
PaymentTerms
A fizetés feltételeit, például a határidőket és az esetleges kedvezményeket meghatározó kód.
Leírás

Az SAP-ban előre meghatározott szabályok adják meg, hogyan kell kiszámítani a számlák fizetési határidejét és a pénzügyi engedményeket. A szállítói törzsadatokhoz rendelik őket, és az egyes számlákon is megadhatók.

Ez az attribútum szükséges a „Payment Compliance & Discounts” dashboardhoz és az „Early Payment Discount Capture Rate” KPI-hoz. A fizetési feltételek elemzésével feltárhatók a kedvezmények igénybevételének lehetőségei, megérthetők a fizetési ütemezés pénzügyi hatásai, és ellenőrizhető a feltételek betartása.

Miért fontos?

Meghatározza a fizetési határidőkre és kedvezményekre vonatkozó szabályokat, amelyek a pénzügyi optimalizáláshoz és a megfelelés ellenőrzéséhez szükségesek.

Hol szerezhető be?

Az SAP BSEG tábla (könyvelési bizonylat tétele) ZTERM mezőjéből.

Példák
Z0010001NT30
Fizetési zárolás oka
PaymentBlockReason
A számla fizetési zárolásának okát jelző kód.
Leírás

Ha eltérés van a számlán, vagy ellenőrzés alatt áll, fizetési zárolás akadályozhatja meg, hogy bekerüljön egy fizetési futásba. Ez az attribútum a zárolás okát adja meg, például mennyiségi eltérést vagy árkülönbséget.

Ez az információ elengedhetetlen a kivételek elemzéséhez. Segít csoportosítani a fizetési késések és az utómunka kiváltó okait, és támogatja az „Exception and Discrepancy Analysis” dashboard használatát. A leggyakoribb zárolási okok ismeretében célzott folyamatfejlesztés végezhető a kivételek számának csökkentésére.

Miért fontos?

Feltárja a fizetési késések kiváltó okait, így célzottan csökkenthetők a kivételek, az utómunka és a számlafeldolgozás ideje.

Hol szerezhető be?

Az SAP BSEG tábla (könyvelési bizonylat tétele) ZLSPR mezőjéből.

Példák
RIA
Jóváhagyó
Approver
A számla kifizetéséért felelős jóváhagyó felhasználó vagy szerepkör.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a személyt, aki végrehajtotta a „Számla jóváhagyva” tevékenységet. Az SAP-ban ezt gyakran a workflow-rendszer kezeli, a jóváhagyó azonosítóját pedig a workflow előzményei rögzítik.

A jóváhagyó szerinti elemzés központi szerepet játszik az „Invoice Approval Bottleneck Analysis” dashboardon. Segít mérni az egyes személyek vagy csoportok jóváhagyási idejét, azonosítani a rendszeresen lassan jóváhagyókat, és megérteni a munkaterhelés eloszlását a jóváhagyási hierarchiában. Ezek az adatok segítenek optimalizálni a jóváhagyási munkafolyamatot, amely gyakran a folyamat egyik fő szűk keresztmetszete.

Miért fontos?

Azonosítja a jóváhagyásokért felelős személyt, így személyenként vagy csapatonként elemezhetők a jóváhagyási ciklusidők és a szűk keresztmetszetek.

Hol szerezhető be?

Jellemzően az SAP Business Workflow tábláiban, például az SWW_WI2OBJ-ben vagy az SWWLOG-ban található. Ehhez a workflow-elemet össze kell kapcsolni a számlabizonylattal, majd azonosítani kell a jóváhagyási lépést végrehajtó felhasználót.

Példák
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Megrendelésszám
PurchaseOrderNumber
Annak a megrendelésnek az azonosítója, amelyre a számlát kiállították.
Leírás

A megrendelésszám összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal. Megrendeléshez kapcsolódó számláknál ez a kapcsolat szükséges a megrendelés, az áruátvétel és a számla háromoldalú egyeztetéséhez.

Ez az attribútum fontos a „PO/GR Matching Performance” dashboardhoz. A megrendelés meglétének és egyeztetésének elemzésével megkülönböztethetők a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlák, valamint mérhető az egyeztetési folyamat hatékonysága. Az ezen a területen jelentkező késések gyakran a folyamat szűk keresztmetszetét jelentik.

Miért fontos?

Összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal, így elemezhető a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlák feldolgozása, valamint a háromoldalú egyeztetés hatékonysága.

Hol szerezhető be?

Az SAP BSEG tábla EBELN mezőjéből (FI-számlák esetén), vagy az RSEG tábla EBELN mezőjéből (MM-számlák esetén).

Példák
450001712345000175894500018330
Szállító neve
VendorName
A számlát benyújtó szállító vagy beszállító neve.
Leírás

Ez az attribútum tartalmazza a beszállító hivatalos nevét. Az SAP-ban a szállítói törzsadatokat (LFA1 tábla) a bizonylat fejlécében vagy tételeiben tárolt szállítószám (LIFNR) kapcsolja a számlabizonylathoz.

A szállító szerinti elemzés fontos a „Vendor Payment Performance” dashboardhoz. Segítségével nyomon követhetők az egyes beszállítók számlafeldolgozási ideje, a fizetések határidőre történő teljesítése és a kivételek aránya. Ezek az adatok támogatják a beszállítói kapcsolatok kezelését, és segítenek azonosítani azokat a beszállítókat, akik rendszeresen gyenge minőségű számlákat nyújtanak be, valamint kedvezőbb feltételek kialkudásában.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a szállítónkénti teljesítményelemzést, támogatja a beszállítói kapcsolatok kezelését, és segít feltárni az egyes szállítókhoz kötődő problémákat.

Hol szerezhető be?

Az SAP LFA1 tábla NAME1 mezőjéből, a BKPF vagy BSEG táblában található szállítószám (LIFNR) alapján.

Példák
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Számla bruttó összege
InvoiceGrossAmount
A számla teljes bruttó értéke, adókkal és egyéb díjakkal együtt, az eredeti bizonylat pénznemében.
Leírás

Ez az attribútum a számla teljes pénzügyi értékét mutatja. Fontos adat a feldolgozott számlák pénzügyi hatásának és jellemzőinek megértéséhez. Az SAP-ban az összeg a bizonylat típusától függően különböző táblákban található, például a pénzügyi bizonylatoknál a BSEG-ben.

Az elemzésben a számlaösszeg alapján előnyben részesíthetők a nagy értékű számlák, felmérhető a szállítói számlafeldolgozás pénzügyi volumene, és szegmensekre bontható az elemzés. Például megvizsgálható, hogy a nagy értékű számlák feldolgozása tovább tart-e, vagy más jóváhagyási útvonalon halad-e. A pénzügyi KPI-k kiszámításához is alapadat.

Miért fontos?

Pénzügyi összefüggésbe helyezi a folyamatot, lehetővé teszi az érték szerinti elemzést, a nagy értékű számlák előresorolását és a pénzügyi KPI-k kiszámítását.

Hol szerezhető be?

Az SAP tételszintű tábláiból, például a BSEG WRBTR mezőjéből (összeg a bizonylat pénznemében). Előfordulhat, hogy a tételeket össze kell adni a fejléc szintjén.

Példák
1500.0012550.75980.50
Számla fizetési határideje
InvoiceDueDate
A fizetési feltételek alapján számított dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni.
Leírás

A számla fizetési határideje azt mutatja, meddig kell kifizetni a beszállítót a megállapodott feltételek betartásához. Az SAP-ban ez gyakran nem egyetlen tárolt mező, hanem a bizonylat alapdátuma (BSEG-ZFBDT) és a számlához rendelt fizetési feltételek (BSEG-ZTERM) alapján számítják ki.

Ez a dátum fontos a „Payment Compliance & Discounts” dashboardhoz. Segítségével kiszámítható például a késedelmes fizetések arányát mérő KPI, és azonosíthatók a késedelmes fizetés kockázatának kitett számlák. A határidő szerinti elemzés segít a feladatok rangsorolásában és a beszállítói kapcsolatok javításában.

Miért fontos?

Ez a dátum fontos a fizetési feltételek betartásának nyomon követéséhez, a késedelmes fizetések KPI-jainak kiszámításához és a korai fizetési kedvezmények igénybevételéhez.

Hol szerezhető be?

A fizetési határidő számításának alapdátuma (BSEG-ZFBDT) és a fizetési feltételek kódja (BSEG-ZTERM) alapján számítható ki.

Példák
2023-10-312023-11-152024-01-10
Vállalatkód
CompanyCode
Az SAP-szervezeten belüli jogi személyt vagy vállalatot azonosító egyedi kulcs.
Leírás

A vállalatkód az SAP Financials alapvető szervezeti egysége, amely önálló számviteli egységet jelöl. Minden pénzügyi tranzakciót, így a számlákat is, egy adott vállalatkódhoz könyvelnek.

Ez az attribútum lehetővé teszi a folyamatok jogi személyenkénti elemzését. Segítségével összehasonlítható a folyamatok teljesítménye, a megfelelés és a hatékonyság a vállalat különböző részein. Ez különösen fontos a több leányvállalattal rendelkező nagyvállalatoknál.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamatok jogi személyenkénti elemzését és a teljesítmény összehasonlítását a különböző üzleti egységek között.

Hol szerezhető be?

Az SAP BKPF tábla (könyvelési bizonylat fejléce) BUKRS mezőjéből.

Példák
10002100US01
Áruátvételi bizonylat száma
GoodsReceiptNumber
A megrendeléshez kapcsolódó számlához tartozó áruátvételi bizonylat azonosítója.
Leírás

Fizikai árukhoz kapcsolódó számlák esetén az áruátvételi bizonylat (GR) igazolja, hogy a szállító leszállította az árut. Ez a szám kapcsolja a számlát a konkrét szállítási eseményhez.

Ez az attribútum a „PO/GR Matching Performance” dashboardon használható. Az áruátvétel könyvelése és a számla könyvelése közötti idő fontos mérőszám. A kapcsolat elemzésével megérthető a teljes háromoldalú egyeztetési folyamat, és feltárhatók a fizikai szállítás és a pénzügyi rendezés közötti késések.

Miért fontos?

Teljessé teszi a megrendelés, az áruátvétel és a számla háromoldalú egyeztetésének képét, így elemezhetők az áruszállítás és a számlafeldolgozás közötti késések.

Hol szerezhető be?

Az SAP RSEG tábla (bizonylattétel, bejövő számla) LFBNR mezőjéből (hivatkozott bizonylat száma).

Példák
500000123450000015675000002100
Automatizált
IsAutomated
Jelzi, hogy a tevékenységet rendszer- vagy kötegelt felhasználó, illetve emberi felhasználó hajtotta-e végre.
Leírás

Ez a logikai attribútum megkülönbözteti a rendszer által automatikusan, például kötegelt feladat, EDI vagy OCR-rendszer által végrehajtott tevékenységeket a felhasználó által végzett manuális lépésektől. Ezt jellemzően a tevékenységhez tartozó felhasználónév alapján állapítják meg.

Ez az attribútum alapvető a „Manual vs. Automated Processing” dashboardhoz. Segít mérni az automatizálási kezdeményezések eredményét, kiszámítani a manuális beavatkozások arányát mérő KPI-t, és feltárni, hol csökkenthető még a manuális munka. Az emberi és rendszeres beavatkozási pontok ismerete segít növelni a hatékonyságot.

Miért fontos?

Segít mérni a folyamat automatizáltságát, feltárni a manuális szűk keresztmetszeteket és nyomon követni az automatizálási kezdeményezések hatását.

Hol szerezhető be?

Annak ellenőrzésével számítható ki, hogy a felhasználói azonosító, például a CDHDR-USERNAME, szerepel-e a rendszer-, kötegelt vagy szolgáltatásfiókok előre meghatározott listáján.

Példák
truefalse
Bizonylat pénzneme
DocumentCurrency
Az a pénznemkód, például USD vagy EUR, amelyben a számlát kiállították.
Leírás

Ez az attribútum adja meg a számlaösszeg pénznemét. Az SAP-ban a bizonylat fejlécében tárolják.

A bizonylat pénzneme minden pénzügyi elemzéshez szükséges, hogy az összegek helyesen legyenek értelmezhetők. Lehetővé teszi a folyamat pénznem szerinti szűrését, és alapfeltétele annak, hogy az összegeket egységes jelentésekhez és összesítésekhez közös helyi pénznemre váltsák.

Miért fontos?

Segít helyesen értelmezni a pénzügyi összegeket, és lehetővé teszi a pénznem szerinti elemzést vagy az összegek egységes pénznemre váltását.

Hol szerezhető be?

Az SAP BKPF tábla (könyvelési bizonylat fejléce) WAERS mezőjéből.

Példák
USDEURGBP
Bizonylattípus
DocumentType
Az SAP-ban használt kód, amely besorolja a könyvelési bizonylatokat, és meghatározza azok feldolgozását.
Leírás

A bizonylattípus különbözteti meg az egyes üzleti tranzakciókat, például a szállítói számlákat (KR), a jóváíró bizonylatokat (KG) és az MM-számlákat (RE). A besorolás olyan jellemzőket is meghatároz, mint a számtartomány és a könyvelhető számlatípusok.

A process mining során a bizonylattípus szerinti szűrés egységesebb elemzést tesz lehetővé. A szokásos szállítói számlák (KR) feldolgozása például jelentősen eltérhet a jóváíró bizonylatokétól (KG). Külön elemzésükkel elkerülhetők a félrevezető összesítések, és pontosabban vizsgálhatók az egyes alfolyamatok.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az elemzés tranzakciótípus szerinti bontását, például a számlák és a jóváíró bizonylatok elkülönítését, így pontosabb és relevánsabb folyamatinformációkat ad.

Hol szerezhető be?

Az SAP BKPF tábla (könyvelési bizonylat fejléce) BLART mezőjéből.

Példák
KRREKG
Elvesztett engedmény
DiscountLost
Számított jelző, amely TRUE értéket kap, ha nem vették igénybe a rendelkezésre álló korai fizetési engedményt.
Leírás

Ez az attribútum azokat a számlákat jelöli, amelyeknél a fizetési feltételek korai fizetési engedményt kínáltak, de a fizetés az engedményes időszak lejárta után történt. A számítás a fizetés dátumát a „Payment Terms” alapján meghatározott engedményes határidővel veti össze.

Ez fontos pénzügyi KPI a korai fizetési engedmények igénybevételi arányának méréséhez. Rámutat azokra az elszalasztott lehetőségekre, amelyekkel csökkenthetők lettek volna a költségek. Az engedmények elvesztésének okai, például a hosszú jóváhagyási ciklusok vagy a fizetési zárolások elemzése segíthet olyan folyamatfejlesztési projektek indításában, amelyek megtérülése egyértelmű.

Miért fontos?

Rámutat az elszalasztott pénzügyi lehetőségekre, közvetlenül támogatja a korai fizetési engedmények igénybevételi arányát mérő KPI-t, és kézzelfogható pénzügyi ösztönzést ad a folyamatfejlesztéshez.

Hol szerezhető be?

Számított mező: TRUE, ha (a Payment Terms engedményt kínált) ÉS (Payment Date > Discount Due Date), egyébként FALSE.

Példák
truefalse
Forrásrendszer
SourceSystem
Azonosítja azt a forrás SAP ECC-rendszert, amelyből az adatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum adja meg a nyilvántartási rendszert, például azt az SAP-rendszerazonosítót (SID), ahonnan a számlafeldolgozási adatok származnak. Különösen fontos, ha a szervezet több ERP-példányt vagy különböző rendszereket használ.

A process mining elemzésben segít megkülönböztetni a különböző rendszerekből származó adatokat, amelyek beállításai vagy folyamatai eltérhetnek. Így összehasonlíthatók a rendszerek, és egyértelműen nyomon követhető az adatok eredete, ami elengedhetetlen az adatirányításhoz és az ellenőrzéshez.

Miért fontos?

Biztosítja az adatok nyomon követhetőségét, és lehetővé teszi a folyamatok elemzését több SAP-példányt vagy más forrásrendszert használó környezetben.

Hol szerezhető be?

Jellemzően a forrás ECC-példány SAP-rendszerazonosítóját (SID) tartalmazó állandó érték, amelyet az adatkinyerés során adnak hozzá.

Példák
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Lejárt
IsOverdue
Számított jelző, amely igaz értéket kap, ha a számlát a tervezett fizetési határidő után fizették ki.
Leírás

Ez a logikai attribútum a „Számla fizetéssel kiegyenlítve” tevékenység dátumának és a számla fizetési határidejének összevetésével számítható ki. Ha a fizetés dátuma későbbi a határidőnél, a jelző igaz értéket kap.

Ez az attribútum közvetlenül támogatja a késedelmes fizetések arányát mérő KPI-t és a „Payment Compliance & Discounts” dashboardot. Segítségével egyszerűen szűrhetők és megszámolhatók a késedelmes fizetések, így felmérhető a probléma mértéke. A lejárt számlák jellemzőinek, például a szállító vagy a vállalatkód szerinti elemzése feltárhatja a kiváltó okokat.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a fizetési feltételek betartását, és ez az alapja a késedelmes fizetések arányát mérő KPI-nak. Segít javítani a beszállítói kapcsolatokat és elkerülni a kötbéreket.

Hol szerezhető be?

Számított mező: TRUE, ha (Payment Date > Invoice Due Date), egyébként FALSE.

Példák
truefalse
Sztornózva van
IsReversed
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy sztornózták-e a számlabizonylatot.
Leírás

Ez az attribútum jelzi a sztornózott vagy érvénytelenített számlákat. Ez jelentős esemény, amely súlyos hibára vagy a folyamat meghiúsulására utalhat. Az SAP-ban a sztornózott bizonylathoz sztornóbizonylat kapcsolódik.

A sztornózott számlák azonosítása segít megérteni a folyamat minőségét és a hibák arányát. Ezek a lezárult kivételek elkülöníthetők a fő folyamattól, és külön elemezhetők a kiváltó okok, valamint a sztornózás megelőzésének lehetőségei.

Miért fontos?

Jelzi a sztornózott számlákat. Ez a folyamat meghiúsulásának fontos mutatója, és segít feltárni a súlyos hibák kiváltó okait.

Hol szerezhető be?

Ellenőrizze, hogy a bizonylatszám (BKPF-BELNR) szerepel-e bármely másik bizonylat BKPF-STBLG mezőjében (sztornóbizonylat).

Példák
truefalse
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
Az időbélyeg azt mutatja, mikor frissítették utoljára a rekord adatait a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum jelzi, mikor történt az adatok legutóbbi kinyerése vagy frissítése az SAP ECC-ből. Nem része a tranzakciós adatoknak, hanem az adatbetöltés során hozzáadott metaadat.

Az elemzésben elsősorban azt mutatja meg, mennyire frissek a megjelenített adatok. Ez fontos a dashboardok és jelentések esetében: a felhasználók láthatják, mennyire naprakész az elemzés, és tudják, hogy a legutóbbi tranzakciók bekerültek-e már.

Miért fontos?

Jelzi az adatkészlet frissességét, ami segít megítélni, mennyire naprakészek a folyamatokról szóló elemzések és dashboardok.

Hol szerezhető be?

Ez az adatkinyerés, átalakítás és betöltés (ETL) során létrehozott és hozzáadott metaadat.

Példák
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A szállítói számlák feldolgozásának tevékenységei

Ezeket a fontos folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban a számlafeldolgozási munkafolyamat pontos feltárásához és elemzéséhez.
6 Javasolt 7 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Fizetési javaslat létrehozva
A számla bekerült egy fizetési futás (F110 tranzakciókód) fizetési javaslatlistájába. Bár ez még nem jelenti a fizetés végrehajtását, a fizetési szándékot jelzi. A számlát a fizetési határidő és a fizetési feltételek alapján választják ki.
Miért fontos?

Ez az automatizált fizetési folyamat első lépése. A javaslat és a fizetés tényleges végrehajtása közötti késés a fizetési futás jóváhagyásával vagy ütemezésével kapcsolatos problémára utalhat.

Hol szerezhető be?

Az esemény úgy azonosítható, hogy megkeresi a számlabizonylatot a fizetési javaslat tábláiban, például a REGUP-ban (a fizetési program által feldolgozott tételek). Az esemény időpontjaként a futás dátuma (REGUP-LAUFD) használható.

Rögzítés

Keresse meg a számlát a REGUP táblában, és használja a fizetési futás dátumát (LAUFD).

Eseménytípus explicit
Számla fizetéssel kiegyenlítve
A számlát teljes egészében kifizették, a nyitott tételt pedig egy fizetési bizonylattal kiegyenlítették. Ezzel sikeresen lezárul a számlához kapcsolódó szállítói számlafeldolgozás. Az esemény a kiegyenlítési bizonylat adataiból rögzíthető.
Miért fontos?

Ez a sikeres folyamat elsődleges záróeseménye. Az eseményig eltelt idő a teljes folyamat hatékonyságának fontos mérőszáma. A fizetési határidők betartásának és a kedvezmények igénybevételének méréséhez is szükséges.

Hol szerezhető be?

Az esemény akkor azonosítható, ha a szállítói tételnél kitöltötték a Clearing Document Number (BSEG-AUGBL) és a Clearing Date (BSEG-AUGDT) mezőt. Az esemény időpontja a kiegyenlítés dátuma.

Rögzítés

Használja a kiegyenlítés dátumát (BSEG.AUGDT), ha a kiegyenlítési bizonylat (BSEG.AUGBL) ki van töltve.

Eseménytípus explicit
Számla jóváhagyva
A kijelölt jóváhagyó megerősítette, hogy a számla érvényes és kifizethető. Ez lehet egy workflow-rendszerből származó kifejezett esemény, vagy következtetni lehet rá a fizetési zárolás feloldásából. A kifizetés előtt ez fontos mérföldkő.
Miért fontos?

Ez a fontos mérföldkő feloldja a számla fizetési zárolását. Az előtte vagy utána jelentkező késések különböző problémákra utalhatnak, például a jóváhagyó elérhetetlenségére vagy a fizetési futás ütemezésére.

Hol szerezhető be?

Workflow-rendszerben ez kifejezett esemény. Ennek hiányában általában a fizetési zárolás feloldásából következtetnek rá, amelyet a BSEG-ZLSPR mező CDHDR/CDPOS módosítási naplói rögzítenek.

Rögzítés

Workflow-rendszerből származó esemény, vagy a fizetési zárolás feloldását rögzítő módosítási napló.

Eseménytípus explicit
Számla könyvelve
A számlát hivatalosan rögzítik a főkönyvben, ezzel pénzügyi kötelezettség keletkezik. Egy előzetesen rögzített bizonylat könyvelt bizonylattá válik, vagy a bizonylat eleve könyvelt állapotban jön létre. Ez a pénzügyi könyvelés alapvető lépése.
Miért fontos?

A könyvelés fontos mérföldkő: ettől kezdve a számla hivatalos kötelezettségnek számít. Ezzel lezárul az adatrögzítési szakasz, és megkezdődik a folyamat aktív fizetéskezelési szakasza.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblából azonosítható. A könyvelt bizonylat Document Status mezője (BKPF-BSTAT) üres, a Posting Date mezője (BKPF-BUDAT) pedig érvényes értéket tartalmaz. Az esemény időpontja a könyvelési dátum.

Rögzítés

Használja a BKPF.BUDAT értékét azoknál a bizonylatoknál, amelyeknél a BKPF.BSTAT értéke nem „V” (előzetesen rögzített), vagy a „V” érték megváltozott.

Eseménytípus explicit
Számla sztornózva
A könyvelt számlabizonylatot egy sztornóbizonylat létrehozásával érvénytelenítették. Ezzel megszűnik az eredeti számla pénzügyi hatása. Ez a folyamat egy alternatív, gyakran kedvezőtlen kimenetele.
Miért fontos?

A sztornózás hibára, például helytelen adatrögzítésre vagy duplikált számlára utalhat. A sztornók gyakoriságának és okainak követése segít javítani az adatok minőségét és növelni az elsőre helyes feldolgozás arányát.

Hol szerezhető be?

Az esemény a bizonylatfejléc-táblából (BKPF) azonosítható. Az eredeti bizonylat Reversal Document mezője (BKPF-STBLG) tartalmazza a sztornóbizonylat számát. Az esemény időpontja a sztornóbizonylat könyvelési dátuma.

Rögzítés

Keresse meg a sztornóbizonylatot a BKPF.STBLG mezőben, az időpontot pedig vegye a sztornóbizonylat könyvelési dátumából.

Eseménytípus explicit
Számlabizonylat létrehozva
A számlabizonylat létrehozása az SAP-ban, akár előzetesen rögzített, akár teljesen könyvelt bizonylatról van szó. Ez általában a számla első időbélyeggel ellátott eseménye, és a folyamatelemzés kiindulópontja. Az esemény időpontja a BKPF tábla bizonylatrögzítési dátumából és időpontjából származik.
Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli a számlafeldolgozás kezdő eseményét. Az ettől az időponttól eltelt idő elemzésével mérhető a teljes feldolgozási idő, és azonosíthatók a kezdeti adatrögzítés késései.

Hol szerezhető be?

Az esemény időpontja a könyvelési bizonylat fejlécrekordjának létrehozási időbélyegéből származik. Ezt a rögzítés dátuma (BKPF-CPUDT) és időpontja (BKPF-CPUTM) együtt adja meg.

Rögzítés

Használja a BKPF bizonylatfejléc-tábla létrehozási időbélyegét (CPUDT, CPUTM).

Eseménytípus inferred
Áruátvétel egyeztetve
Azt jelzi, hogy a számlán szereplő árut vagy szolgáltatást átvették, és a számlát összekapcsolták az áruátvételi bizonylattal. Ez a háromutas egyeztetés harmadik eleme. Az esemény a számlatétel hivatkozásai alapján következtethető ki.
Miért fontos?

Az áruátvételi bizonylattal való egyeztetés igazolja, hogy a vállalat megkapta azt, amiért fizet. Ennek nyomon követésével elemezhető a megrendelés, az áruátvétel és a számla egyeztetési idejét mérő KPI, és egyszerűsíthető az ellenőrzés.

Hol szerezhető be?

A BSEG tábla szállítói tételéből következtethető ki. Ehhez ellenőrizze, hogy ki van-e töltve az áruátvételi bizonylat száma (BSEG-LFBNR), vagy kövesse nyomon a kapcsolódó megrendelés előzményeit az EKBE táblában.

Rögzítés

Ellenőrizze a BSEG.LFBNR mezőben szereplő áruátvételi hivatkozást, vagy keresse meg a megrendelés előzményeit az EKBE táblában.

Eseménytípus inferred
Fizetési zárolás beállítva
A számla kifizetését aktívan zárolják, általában eltérés, függőben lévő jóváhagyás vagy más probléma miatt. Ez a számlatételen rögzített, kifejezett státusz. Az esemény a módosítási dokumentumok tábláiból nyerhető ki.
Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli a kivételkezelési vagy jóváhagyási időszak kezdetét. A fizetési zárolások gyakoriságának és időtartamának elemzése segít feltárni és megszüntetni a folyamat szűk keresztmetszeteit és a vitás eseteket.

Hol szerezhető be?

Az esemény a Payment Block Key mező (BSEG-ZLSPR) változásainak követésével rögzíthető. A CDHDR és CDPOS táblák módosítási naplói jelzik, mikor kap értéket ez a mező.

Rögzítés

Kövesse a BSEG-ZLSPR mezőhöz tartozó CDHDR/CDPOS-bejegyzések létrejöttét.

Eseménytípus explicit
Fizetési zárolás feloldva
Feloldották a korábban beállított fizetési zárolást, így a számla kifizethetővé vált. Ez gyakran azt jelenti, hogy rendezték az eltérést vagy megadták a jóváhagyást. Az esemény a módosítási dokumentumok tábláiból nyerhető ki.
Miért fontos?

Ez a tevékenység egy kivétel rendezését vagy a jóváhagyás befejezését jelzi. A zárolás aktív időtartama az utómunkát vagy a várakozást mutatja, ezért a folyamatfejlesztés egyik fontos területe.

Hol szerezhető be?

Az esemény a Payment Block Key mező (BSEG-ZLSPR) változásainak követésével rögzíthető. A CDHDR és CDPOS táblák módosítási naplói jelzik, mikor ürül ki ez a mező.

Rögzítés

Kövesse azokat a CDHDR/CDPOS-módosításokat, amelyekben a BSEG-ZLSPR mező értéke üresre változik.

Eseménytípus explicit
Lejárt a fizetési határidő, de nem történt fizetés
Ez a számított esemény akkor következik be, amikor az aktuális dátum meghaladja a számla nettó fizetési határidejét, de a számlát még nem egyenlítették ki. Megmutatja, mely számláknál áll fenn a késedelem veszélye, illetve melyek jártak már le. Ez nem közvetlen rendszeresemény.
Miért fontos?

Ez a tevékenység elengedhetetlen a késedelmes fizetések arányát mérő KPI nyomon követéséhez. Időben jelzi, mely számlák igényelnek azonnali figyelmet, így elkerülhetők a késedelmi díjak és a beszállítói kapcsolatok romlása.

Hol szerezhető be?

Ez számított esemény. Az aktuális dátumot a nyitott, azaz ki nem egyenlített számlatételek nettó fizetési határidejével (BSEG-ZFBDT) kell összevetni. Az esemény időpontja maga a fizetési határidő.

Rögzítés

A nyitott tételeknél az aktuális dátumot vesse össze a BSEG.ZFBDT értékével.

Eseménytípus calculated
Megrendelés egyeztetve
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a számlatételt sikeresen összekapcsolták egy megrendeléssel. Ez a háromutas egyeztetés fontos ellenőrzési lépése. Az esemény a számlatétel adatainál szereplő megrendelésszám alapján következtethető ki.
Miért fontos?

A megrendelés egyeztetésének késése jelentős szűk keresztmetszetet okozhat. Ennek a tevékenységnek az elemzésével mérhető az egyeztetés hatékonysága, és azonosíthatók azok a számlák, amelyek eltérnek a szabványos, megrendelésen alapuló munkafolyamattól.

Hol szerezhető be?

A BSEG tábla szállítói tételéből következtethető ki. Ha a megrendelésszám mező (BSEG-EBELN) ki van töltve, az egyeztetés időpontjának a bizonylat létrehozási időpontja tekinthető.

Rögzítés

Ellenőrizze, hogy a számlához tartozó BSEG.EBELN mező értéke nem üres-e.

Eseménytípus inferred
Számla előzetesen rögzítve
A számlát már rögzítették az SAP-ban, de még nem könyvelték a főkönyvbe. Ez a kifejezett művelet lehetővé teszi, hogy a bizonylatot később egészítsék ki vagy hagyják jóvá. A fejléc tábla bizonylatállapot-mezője jelzi, hogy a számla előzetesen rögzített-e.
Miért fontos?

Az előzetes rögzítés a folyamat szándékos szüneteltetését jelzi, gyakran ellenőrzés vagy hiányzó adatok miatt. Ennek nyomon követésével feltárhatók a számla hivatalos könyvelése előtti késések okai.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblában azonosítható, ha a bizonylatállapot (BKPF-BSTAT) értéke „V” (előzetesen rögzített). Az esemény időpontja a bizonylat létrehozásának dátuma és időpontja (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Rögzítés

Szűrjön azokra a bizonylatokra, amelyeknél BKPF.BSTAT = 'V'.

Eseménytípus explicit
Számla jóváhagyásra továbbítva
A számlát hivatalosan jóváhagyási munkafolyamatba küldték. Ehhez gyakran külső workflow-rendszert vagy egy adott SAP-státusz módosulását használják. Ez rendszerint a jóváhagyási alfolyamat kezdete.
Miért fontos?

Ez jelöli a jóváhagyási ciklus kezdetét. Az esemény és a „Számla jóváhagyva” közötti idő mérése alapvető a számlajóváhagyási ciklusidő KPI kiszámításához és a jóváhagyókhoz kapcsolódó szűk keresztmetszetek feltárásához.

Hol szerezhető be?

SAP Business Workflow használata esetén az esemény a workflow-naplókból, például az SWWLOG-ból nyerhető ki. Ha nincs ilyen rendszer, ez egy fogalmi lépés, amelyet gyakran abból következtetnek ki, hogy jóváhagyási okból fizetési zárolást állítottak be.

Rögzítés

Nyerje ki az eseményt a workflow-naplókból, vagy következtessen rá egy adott fizetési zárolás beállításából.

Eseménytípus explicit
Javasolt Nem kötelező

Útmutatók az adatok kinyeréséhez

Adatok kinyerése SAP ECC-ből

Kezdje el most?

Használja ezt a sablont a process mining bevezetésének elindításához. Kezdje el még ma adatvezérelt elemzésekkel fejleszteni a szállítói számlák feldolgozását.

Kerülje el a késedelmi díjakat, optimalizálja a szállítói számlák feldolgozását, és takarítson meg 60%-ot

Platformunkkal kiszűrheti a duplikált kifizetéseket, automatizálhatja a feldolgozást és 60%-kal csökkentheti a költségeket.

Próbálja ki ingyen

Bankkártya nem szükséges, a beállítás percek alatt elvégezhető