Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához
Adatsablon a szállítói számlák feldolgozásához
- Javasolt attribútumok
- Nyomon követendő tevékenységek
- Útmutató az adatok kinyeréséhez
A szállítói számlák feldolgozásának attribútumai
| Név | Leírás | ||
|---|---|---|---|
|
Esemény időpontja
EventTime
|
Az a pontos dátum és idő, amikor egy adott tevékenység vagy esemény bekövetkezett. | ||
|
Leírás
Az esemény időpontja a folyamat minden tevékenységéhez tartozó időbélyeg. Ez az adat elengedhetetlen az események időrendi sorba rendezéséhez és minden időalapú elemzéshez. Az SAP-ban gyakran a létrehozási mezőkben, például a BKPF-CPUDT mezőben, vagy a módosítási naplókban, például a CDHDR-UDATE és CDHDR-UTIME mezőben tárolják. Ez az attribútum szükséges az olyan teljesítménymutatók kiszámításához, mint a ciklusidő, a feldolgozási idő és a tevékenységek közötti várakozási idő. Segítségével időben elemezhető a folyamat teljesítménye, megállapítható, mikor alakulnak ki szűk keresztmetszetek, és ellenőrizhető a szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k) vagy a fizetési feltételek betartása.
Miért fontos?
Ez az időbélyeg szükséges minden időtartam-alapú mutató, köztük a ciklusidők és a szűk keresztmetszetek kiszámításához, így a teljesítményelemzés alapját adja.
Hol szerezhető be?
SAP-táblákból, például a BKPF-ből (létrehozás: CPUDT/CPUTM) vagy a CDHDR-ből (módosítás: UDATE/UTIME).
Példák
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
|
|||
|
Számla
InvoiceNumber
|
Az egyes számlabizonylatok egyedi azonosítója. Ez az elsődleges esetazonosító, amellyel a számla útja a beérkezéstől a kifizetésig követhető. | ||
|
Leírás
A számlaszám összetett kulcs, amelyet az SAP-ban jellemzően a vállalatkód (BUKRS), a bizonylatszám (BELNR) és az üzleti év (GJAHR) alkot. Ez az egyedi kombináció biztosítja, hogy a rendszer minden számlát külön azonosítson. A process mining során ez az attribútum alapvető: egyetlen folyamatpéldányba kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt és tevékenységet, például a létrehozást, a könyvelést, a jóváhagyást és a fizetést. A számlák szerinti elemzés teljes képet ad a számla életciklusáról. Ez szükséges a ciklusidők kiszámításához, a folyamatváltozatok feltárásához és az utómunka ismétlődő köreinek megértéséhez.
Miért fontos?
Ez az alapvető esetazonosító kapcsolja össze a számlához tartozó összes tevékenységet, így minden számlánál elemezhető a szállítói számlafeldolgozás teljes folyamata.
Hol szerezhető be?
A BKPF SAP-tábla (könyvelési bizonylat fejléce) BUKRS, BELNR és GJAHR mezőiből állítható össze.
Példák
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
|
|||
|
Tevékenység
Activity
|
A számlafeldolgozás során végrehajtott konkrét üzleti lépés vagy bekövetkezett esemény neve. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum a szállítói számlafeldolgozás egyetlen feladatát vagy státuszváltozását írja le, például: „Számla előzetesen rögzítve”, „Számla jóváhagyásra továbbítva” vagy „Számla fizetéssel kiegyenlítve”. Ezek a tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit. Az adatokat jellemzően az SAP módosítási naplóiból, státuszmezőiből vagy workflow-naplóiból nyerik ki. A tevékenységek sorrendjének és időtartamának elemzése a process mining alapja. Segít megjeleníteni a folyamat menetét, feltárni a lépések közötti szűk keresztmetszeteket, mérni az utómunka ismétlődő köreinek gyakoriságát, és összevetni a tényleges végrehajtást a standard működési eljárásokkal. A tevékenységek részletessége közvetlenül meghatározza, milyen mély elemzés végezhető.
Miért fontos?
A tevékenységek adják a folyamattérkép alapját: megjeleníthető velük a folyamat menete, feltárhatók a szűk keresztmetszetek és elemezhetők az eltérések.
Hol szerezhető be?
A számlabizonylatok változásai alapján a tranzakciókódokból (BKPF-TCODE), a workflow-naplókból (SWW_WI2OBJ) vagy a módosítási naplókból (CDHDR/CDPOS táblák) nyerhető ki.
Példák
Számlabizonylat létrehozvaSzámla jóváhagyvaSzámla fizetéssel kiegyenlítveFizetési zárolás beállítva
|
|||
|
Feldolgozó felhasználó
ProcessorUser
|
Annak a munkatársnak az SAP-felhasználóneve, aki végrehajtotta a tevékenységet, például könyvelte vagy módosította a számlát. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum azonosítja azt a felhasználót, aki egy adott folyamatlépést végrehajtott. Az SAP-ban ez lehet a bizonylatot létrehozó felhasználó (például BKPF-USNAM), vagy az, aki egy adott módosítást végzett (például CDHDR-USERNAME). A feldolgozó felhasználó szerinti elemzés segít megérteni a csapat teljesítményét és a munkaterhelés eloszlását. Az „AP Processor Workload Distribution” dashboardon felhasználónként követhető a feldolgozott számlák száma és a tevékenységek átlagos időtartama. Az eredmények megmutathatják, hol van szükség képzésre, kik a legjobban teljesítő munkatársak, és hogyan oszthatók el méltányosabban a feladatok.
Miért fontos?
Lehetővé teszi a munkaterhelés elemzését, a felhasználók teljesítményének összehasonlítását, valamint a képzési igények és az erőforrás-elosztási problémák feltárását.
Hol szerezhető be?
Az SAP CDHDR tábla USERNAME mezőjéből (módosítások esetén), vagy a BKPF tábla USNAM mezőjéből (bizonylatrögzítés esetén).
Példák
AJONESSMITHBCWILLIAMS
|
|||
|
Fizetési feltételek
PaymentTerms
|
A fizetés feltételeit, például a határidőket és az esetleges kedvezményeket meghatározó kód. | ||
|
Leírás
Az SAP-ban előre meghatározott szabályok adják meg, hogyan kell kiszámítani a számlák fizetési határidejét és a pénzügyi engedményeket. A szállítói törzsadatokhoz rendelik őket, és az egyes számlákon is megadhatók. Ez az attribútum szükséges a „Payment Compliance & Discounts” dashboardhoz és az „Early Payment Discount Capture Rate” KPI-hoz. A fizetési feltételek elemzésével feltárhatók a kedvezmények igénybevételének lehetőségei, megérthetők a fizetési ütemezés pénzügyi hatásai, és ellenőrizhető a feltételek betartása.
Miért fontos?
Meghatározza a fizetési határidőkre és kedvezményekre vonatkozó szabályokat, amelyek a pénzügyi optimalizáláshoz és a megfelelés ellenőrzéséhez szükségesek.
Hol szerezhető be?
Az SAP BSEG tábla (könyvelési bizonylat tétele) ZTERM mezőjéből.
Példák
Z0010001NT30
|
|||
|
Fizetési zárolás oka
PaymentBlockReason
|
A számla fizetési zárolásának okát jelző kód. | ||
|
Leírás
Ha eltérés van a számlán, vagy ellenőrzés alatt áll, fizetési zárolás akadályozhatja meg, hogy bekerüljön egy fizetési futásba. Ez az attribútum a zárolás okát adja meg, például mennyiségi eltérést vagy árkülönbséget. Ez az információ elengedhetetlen a kivételek elemzéséhez. Segít csoportosítani a fizetési késések és az utómunka kiváltó okait, és támogatja az „Exception and Discrepancy Analysis” dashboard használatát. A leggyakoribb zárolási okok ismeretében célzott folyamatfejlesztés végezhető a kivételek számának csökkentésére.
Miért fontos?
Feltárja a fizetési késések kiváltó okait, így célzottan csökkenthetők a kivételek, az utómunka és a számlafeldolgozás ideje.
Hol szerezhető be?
Az SAP BSEG tábla (könyvelési bizonylat tétele) ZLSPR mezőjéből.
Példák
RIA
|
|||
|
Jóváhagyó
Approver
|
A számla kifizetéséért felelős jóváhagyó felhasználó vagy szerepkör. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum azonosítja azt a személyt, aki végrehajtotta a „Számla jóváhagyva” tevékenységet. Az SAP-ban ezt gyakran a workflow-rendszer kezeli, a jóváhagyó azonosítóját pedig a workflow előzményei rögzítik. A jóváhagyó szerinti elemzés központi szerepet játszik az „Invoice Approval Bottleneck Analysis” dashboardon. Segít mérni az egyes személyek vagy csoportok jóváhagyási idejét, azonosítani a rendszeresen lassan jóváhagyókat, és megérteni a munkaterhelés eloszlását a jóváhagyási hierarchiában. Ezek az adatok segítenek optimalizálni a jóváhagyási munkafolyamatot, amely gyakran a folyamat egyik fő szűk keresztmetszete.
Miért fontos?
Azonosítja a jóváhagyásokért felelős személyt, így személyenként vagy csapatonként elemezhetők a jóváhagyási ciklusidők és a szűk keresztmetszetek.
Hol szerezhető be?
Jellemzően az SAP Business Workflow tábláiban, például az SWW_WI2OBJ-ben vagy az SWWLOG-ban található. Ehhez a workflow-elemet össze kell kapcsolni a számlabizonylattal, majd azonosítani kell a jóváhagyási lépést végrehajtó felhasználót.
Példák
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
|
|||
|
Megrendelésszám
PurchaseOrderNumber
|
Annak a megrendelésnek az azonosítója, amelyre a számlát kiállították. | ||
|
Leírás
A megrendelésszám összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal. Megrendeléshez kapcsolódó számláknál ez a kapcsolat szükséges a megrendelés, az áruátvétel és a számla háromoldalú egyeztetéséhez. Ez az attribútum fontos a „PO/GR Matching Performance” dashboardhoz. A megrendelés meglétének és egyeztetésének elemzésével megkülönböztethetők a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlák, valamint mérhető az egyeztetési folyamat hatékonysága. Az ezen a területen jelentkező késések gyakran a folyamat szűk keresztmetszetét jelentik.
Miért fontos?
Összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal, így elemezhető a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlák feldolgozása, valamint a háromoldalú egyeztetés hatékonysága.
Hol szerezhető be?
Az SAP BSEG tábla EBELN mezőjéből (FI-számlák esetén), vagy az RSEG tábla EBELN mezőjéből (MM-számlák esetén).
Példák
450001712345000175894500018330
|
|||
|
Szállító neve
VendorName
|
A számlát benyújtó szállító vagy beszállító neve. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum tartalmazza a beszállító hivatalos nevét. Az SAP-ban a szállítói törzsadatokat (LFA1 tábla) a bizonylat fejlécében vagy tételeiben tárolt szállítószám (LIFNR) kapcsolja a számlabizonylathoz. A szállító szerinti elemzés fontos a „Vendor Payment Performance” dashboardhoz. Segítségével nyomon követhetők az egyes beszállítók számlafeldolgozási ideje, a fizetések határidőre történő teljesítése és a kivételek aránya. Ezek az adatok támogatják a beszállítói kapcsolatok kezelését, és segítenek azonosítani azokat a beszállítókat, akik rendszeresen gyenge minőségű számlákat nyújtanak be, valamint kedvezőbb feltételek kialkudásában.
Miért fontos?
Lehetővé teszi a szállítónkénti teljesítményelemzést, támogatja a beszállítói kapcsolatok kezelését, és segít feltárni az egyes szállítókhoz kötődő problémákat.
Hol szerezhető be?
Az SAP LFA1 tábla NAME1 mezőjéből, a BKPF vagy BSEG táblában található szállítószám (LIFNR) alapján.
Példák
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
|
|||
|
Számla bruttó összege
InvoiceGrossAmount
|
A számla teljes bruttó értéke, adókkal és egyéb díjakkal együtt, az eredeti bizonylat pénznemében. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum a számla teljes pénzügyi értékét mutatja. Fontos adat a feldolgozott számlák pénzügyi hatásának és jellemzőinek megértéséhez. Az SAP-ban az összeg a bizonylat típusától függően különböző táblákban található, például a pénzügyi bizonylatoknál a BSEG-ben. Az elemzésben a számlaösszeg alapján előnyben részesíthetők a nagy értékű számlák, felmérhető a szállítói számlafeldolgozás pénzügyi volumene, és szegmensekre bontható az elemzés. Például megvizsgálható, hogy a nagy értékű számlák feldolgozása tovább tart-e, vagy más jóváhagyási útvonalon halad-e. A pénzügyi KPI-k kiszámításához is alapadat.
Miért fontos?
Pénzügyi összefüggésbe helyezi a folyamatot, lehetővé teszi az érték szerinti elemzést, a nagy értékű számlák előresorolását és a pénzügyi KPI-k kiszámítását.
Hol szerezhető be?
Az SAP tételszintű tábláiból, például a BSEG WRBTR mezőjéből (összeg a bizonylat pénznemében). Előfordulhat, hogy a tételeket össze kell adni a fejléc szintjén.
Példák
1500.0012550.75980.50
|
|||
|
Számla fizetési határideje
InvoiceDueDate
|
A fizetési feltételek alapján számított dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni. | ||
|
Leírás
A számla fizetési határideje azt mutatja, meddig kell kifizetni a beszállítót a megállapodott feltételek betartásához. Az SAP-ban ez gyakran nem egyetlen tárolt mező, hanem a bizonylat alapdátuma (BSEG-ZFBDT) és a számlához rendelt fizetési feltételek (BSEG-ZTERM) alapján számítják ki. Ez a dátum fontos a „Payment Compliance & Discounts” dashboardhoz. Segítségével kiszámítható például a késedelmes fizetések arányát mérő KPI, és azonosíthatók a késedelmes fizetés kockázatának kitett számlák. A határidő szerinti elemzés segít a feladatok rangsorolásában és a beszállítói kapcsolatok javításában.
Miért fontos?
Ez a dátum fontos a fizetési feltételek betartásának nyomon követéséhez, a késedelmes fizetések KPI-jainak kiszámításához és a korai fizetési kedvezmények igénybevételéhez.
Hol szerezhető be?
A fizetési határidő számításának alapdátuma (BSEG-ZFBDT) és a fizetési feltételek kódja (BSEG-ZTERM) alapján számítható ki.
Példák
2023-10-312023-11-152024-01-10
|
|||
|
Vállalatkód
CompanyCode
|
Az SAP-szervezeten belüli jogi személyt vagy vállalatot azonosító egyedi kulcs. | ||
|
Leírás
A vállalatkód az SAP Financials alapvető szervezeti egysége, amely önálló számviteli egységet jelöl. Minden pénzügyi tranzakciót, így a számlákat is, egy adott vállalatkódhoz könyvelnek. Ez az attribútum lehetővé teszi a folyamatok jogi személyenkénti elemzését. Segítségével összehasonlítható a folyamatok teljesítménye, a megfelelés és a hatékonyság a vállalat különböző részein. Ez különösen fontos a több leányvállalattal rendelkező nagyvállalatoknál.
Miért fontos?
Lehetővé teszi a folyamatok jogi személyenkénti elemzését és a teljesítmény összehasonlítását a különböző üzleti egységek között.
Hol szerezhető be?
Az SAP BKPF tábla (könyvelési bizonylat fejléce) BUKRS mezőjéből.
Példák
10002100US01
|
|||
|
Áruátvételi bizonylat száma
GoodsReceiptNumber
|
A megrendeléshez kapcsolódó számlához tartozó áruátvételi bizonylat azonosítója. | ||
|
Leírás
Fizikai árukhoz kapcsolódó számlák esetén az áruátvételi bizonylat (GR) igazolja, hogy a szállító leszállította az árut. Ez a szám kapcsolja a számlát a konkrét szállítási eseményhez. Ez az attribútum a „PO/GR Matching Performance” dashboardon használható. Az áruátvétel könyvelése és a számla könyvelése közötti idő fontos mérőszám. A kapcsolat elemzésével megérthető a teljes háromoldalú egyeztetési folyamat, és feltárhatók a fizikai szállítás és a pénzügyi rendezés közötti késések.
Miért fontos?
Teljessé teszi a megrendelés, az áruátvétel és a számla háromoldalú egyeztetésének képét, így elemezhetők az áruszállítás és a számlafeldolgozás közötti késések.
Hol szerezhető be?
Az SAP RSEG tábla (bizonylattétel, bejövő számla) LFBNR mezőjéből (hivatkozott bizonylat száma).
Példák
500000123450000015675000002100
|
|||
|
Automatizált
IsAutomated
|
Jelzi, hogy a tevékenységet rendszer- vagy kötegelt felhasználó, illetve emberi felhasználó hajtotta-e végre. | ||
|
Leírás
Ez a logikai attribútum megkülönbözteti a rendszer által automatikusan, például kötegelt feladat, EDI vagy OCR-rendszer által végrehajtott tevékenységeket a felhasználó által végzett manuális lépésektől. Ezt jellemzően a tevékenységhez tartozó felhasználónév alapján állapítják meg. Ez az attribútum alapvető a „Manual vs. Automated Processing” dashboardhoz. Segít mérni az automatizálási kezdeményezések eredményét, kiszámítani a manuális beavatkozások arányát mérő KPI-t, és feltárni, hol csökkenthető még a manuális munka. Az emberi és rendszeres beavatkozási pontok ismerete segít növelni a hatékonyságot.
Miért fontos?
Segít mérni a folyamat automatizáltságát, feltárni a manuális szűk keresztmetszeteket és nyomon követni az automatizálási kezdeményezések hatását.
Hol szerezhető be?
Annak ellenőrzésével számítható ki, hogy a felhasználói azonosító, például a CDHDR-USERNAME, szerepel-e a rendszer-, kötegelt vagy szolgáltatásfiókok előre meghatározott listáján.
Példák
truefalse
|
|||
|
Bizonylat pénzneme
DocumentCurrency
|
Az a pénznemkód, például USD vagy EUR, amelyben a számlát kiállították. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum adja meg a számlaösszeg pénznemét. Az SAP-ban a bizonylat fejlécében tárolják. A bizonylat pénzneme minden pénzügyi elemzéshez szükséges, hogy az összegek helyesen legyenek értelmezhetők. Lehetővé teszi a folyamat pénznem szerinti szűrését, és alapfeltétele annak, hogy az összegeket egységes jelentésekhez és összesítésekhez közös helyi pénznemre váltsák.
Miért fontos?
Segít helyesen értelmezni a pénzügyi összegeket, és lehetővé teszi a pénznem szerinti elemzést vagy az összegek egységes pénznemre váltását.
Hol szerezhető be?
Az SAP BKPF tábla (könyvelési bizonylat fejléce) WAERS mezőjéből.
Példák
USDEURGBP
|
|||
|
Bizonylattípus
DocumentType
|
Az SAP-ban használt kód, amely besorolja a könyvelési bizonylatokat, és meghatározza azok feldolgozását. | ||
|
Leírás
A bizonylattípus különbözteti meg az egyes üzleti tranzakciókat, például a szállítói számlákat (KR), a jóváíró bizonylatokat (KG) és az MM-számlákat (RE). A besorolás olyan jellemzőket is meghatároz, mint a számtartomány és a könyvelhető számlatípusok. A process mining során a bizonylattípus szerinti szűrés egységesebb elemzést tesz lehetővé. A szokásos szállítói számlák (KR) feldolgozása például jelentősen eltérhet a jóváíró bizonylatokétól (KG). Külön elemzésükkel elkerülhetők a félrevezető összesítések, és pontosabban vizsgálhatók az egyes alfolyamatok.
Miért fontos?
Lehetővé teszi az elemzés tranzakciótípus szerinti bontását, például a számlák és a jóváíró bizonylatok elkülönítését, így pontosabb és relevánsabb folyamatinformációkat ad.
Hol szerezhető be?
Az SAP BKPF tábla (könyvelési bizonylat fejléce) BLART mezőjéből.
Példák
KRREKG
|
|||
|
Elvesztett engedmény
DiscountLost
|
Számított jelző, amely TRUE értéket kap, ha nem vették igénybe a rendelkezésre álló korai fizetési engedményt. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum azokat a számlákat jelöli, amelyeknél a fizetési feltételek korai fizetési engedményt kínáltak, de a fizetés az engedményes időszak lejárta után történt. A számítás a fizetés dátumát a „Payment Terms” alapján meghatározott engedményes határidővel veti össze. Ez fontos pénzügyi KPI a korai fizetési engedmények igénybevételi arányának méréséhez. Rámutat azokra az elszalasztott lehetőségekre, amelyekkel csökkenthetők lettek volna a költségek. Az engedmények elvesztésének okai, például a hosszú jóváhagyási ciklusok vagy a fizetési zárolások elemzése segíthet olyan folyamatfejlesztési projektek indításában, amelyek megtérülése egyértelmű.
Miért fontos?
Rámutat az elszalasztott pénzügyi lehetőségekre, közvetlenül támogatja a korai fizetési engedmények igénybevételi arányát mérő KPI-t, és kézzelfogható pénzügyi ösztönzést ad a folyamatfejlesztéshez.
Hol szerezhető be?
Számított mező: TRUE, ha (a Payment Terms engedményt kínált) ÉS (Payment Date > Discount Due Date), egyébként FALSE.
Példák
truefalse
|
|||
|
Forrásrendszer
SourceSystem
|
Azonosítja azt a forrás SAP ECC-rendszert, amelyből az adatokat kinyerték. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum adja meg a nyilvántartási rendszert, például azt az SAP-rendszerazonosítót (SID), ahonnan a számlafeldolgozási adatok származnak. Különösen fontos, ha a szervezet több ERP-példányt vagy különböző rendszereket használ. A process mining elemzésben segít megkülönböztetni a különböző rendszerekből származó adatokat, amelyek beállításai vagy folyamatai eltérhetnek. Így összehasonlíthatók a rendszerek, és egyértelműen nyomon követhető az adatok eredete, ami elengedhetetlen az adatirányításhoz és az ellenőrzéshez.
Miért fontos?
Biztosítja az adatok nyomon követhetőségét, és lehetővé teszi a folyamatok elemzését több SAP-példányt vagy más forrásrendszert használó környezetben.
Hol szerezhető be?
Jellemzően a forrás ECC-példány SAP-rendszerazonosítóját (SID) tartalmazó állandó érték, amelyet az adatkinyerés során adnak hozzá.
Példák
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
|
|||
|
Lejárt
IsOverdue
|
Számított jelző, amely igaz értéket kap, ha a számlát a tervezett fizetési határidő után fizették ki. | ||
|
Leírás
Ez a logikai attribútum a „Számla fizetéssel kiegyenlítve” tevékenység dátumának és a számla fizetési határidejének összevetésével számítható ki. Ha a fizetés dátuma későbbi a határidőnél, a jelző igaz értéket kap. Ez az attribútum közvetlenül támogatja a késedelmes fizetések arányát mérő KPI-t és a „Payment Compliance & Discounts” dashboardot. Segítségével egyszerűen szűrhetők és megszámolhatók a késedelmes fizetések, így felmérhető a probléma mértéke. A lejárt számlák jellemzőinek, például a szállító vagy a vállalatkód szerinti elemzése feltárhatja a kiváltó okokat.
Miért fontos?
Közvetlenül méri a fizetési feltételek betartását, és ez az alapja a késedelmes fizetések arányát mérő KPI-nak. Segít javítani a beszállítói kapcsolatokat és elkerülni a kötbéreket.
Hol szerezhető be?
Számított mező: TRUE, ha (Payment Date > Invoice Due Date), egyébként FALSE.
Példák
truefalse
|
|||
|
Sztornózva van
IsReversed
|
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy sztornózták-e a számlabizonylatot. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum jelzi a sztornózott vagy érvénytelenített számlákat. Ez jelentős esemény, amely súlyos hibára vagy a folyamat meghiúsulására utalhat. Az SAP-ban a sztornózott bizonylathoz sztornóbizonylat kapcsolódik. A sztornózott számlák azonosítása segít megérteni a folyamat minőségét és a hibák arányát. Ezek a lezárult kivételek elkülöníthetők a fő folyamattól, és külön elemezhetők a kiváltó okok, valamint a sztornózás megelőzésének lehetőségei.
Miért fontos?
Jelzi a sztornózott számlákat. Ez a folyamat meghiúsulásának fontos mutatója, és segít feltárni a súlyos hibák kiváltó okait.
Hol szerezhető be?
Ellenőrizze, hogy a bizonylatszám (BKPF-BELNR) szerepel-e bármely másik bizonylat BKPF-STBLG mezőjében (sztornóbizonylat).
Példák
truefalse
|
|||
|
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
|
Az időbélyeg azt mutatja, mikor frissítették utoljára a rekord adatait a forrásrendszerből. | ||
|
Leírás
Ez az attribútum jelzi, mikor történt az adatok legutóbbi kinyerése vagy frissítése az SAP ECC-ből. Nem része a tranzakciós adatoknak, hanem az adatbetöltés során hozzáadott metaadat. Az elemzésben elsősorban azt mutatja meg, mennyire frissek a megjelenített adatok. Ez fontos a dashboardok és jelentések esetében: a felhasználók láthatják, mennyire naprakész az elemzés, és tudják, hogy a legutóbbi tranzakciók bekerültek-e már.
Miért fontos?
Jelzi az adatkészlet frissességét, ami segít megítélni, mennyire naprakészek a folyamatokról szóló elemzések és dashboardok.
Hol szerezhető be?
Ez az adatkinyerés, átalakítás és betöltés (ETL) során létrehozott és hozzáadott metaadat.
Példák
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
|
|||
A szállítói számlák feldolgozásának tevékenységei
| Tevékenység | Leírás | ||
|---|---|---|---|
|
Fizetési javaslat létrehozva
|
A számla bekerült egy fizetési futás (F110 tranzakciókód) fizetési javaslatlistájába. Bár ez még nem jelenti a fizetés végrehajtását, a fizetési szándékot jelzi. A számlát a fizetési határidő és a fizetési feltételek alapján választják ki. | ||
|
Miért fontos?
Ez az automatizált fizetési folyamat első lépése. A javaslat és a fizetés tényleges végrehajtása közötti késés a fizetési futás jóváhagyásával vagy ütemezésével kapcsolatos problémára utalhat.
Hol szerezhető be?
Az esemény úgy azonosítható, hogy megkeresi a számlabizonylatot a fizetési javaslat tábláiban, például a REGUP-ban (a fizetési program által feldolgozott tételek). Az esemény időpontjaként a futás dátuma (REGUP-LAUFD) használható.
Rögzítés
Keresse meg a számlát a REGUP táblában, és használja a fizetési futás dátumát (LAUFD).
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Számla fizetéssel kiegyenlítve
|
A számlát teljes egészében kifizették, a nyitott tételt pedig egy fizetési bizonylattal kiegyenlítették. Ezzel sikeresen lezárul a számlához kapcsolódó szállítói számlafeldolgozás. Az esemény a kiegyenlítési bizonylat adataiból rögzíthető. | ||
|
Miért fontos?
Ez a sikeres folyamat elsődleges záróeseménye. Az eseményig eltelt idő a teljes folyamat hatékonyságának fontos mérőszáma. A fizetési határidők betartásának és a kedvezmények igénybevételének méréséhez is szükséges.
Hol szerezhető be?
Az esemény akkor azonosítható, ha a szállítói tételnél kitöltötték a Clearing Document Number (BSEG-AUGBL) és a Clearing Date (BSEG-AUGDT) mezőt. Az esemény időpontja a kiegyenlítés dátuma.
Rögzítés
Használja a kiegyenlítés dátumát (BSEG.AUGDT), ha a kiegyenlítési bizonylat (BSEG.AUGBL) ki van töltve.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Számla jóváhagyva
|
A kijelölt jóváhagyó megerősítette, hogy a számla érvényes és kifizethető. Ez lehet egy workflow-rendszerből származó kifejezett esemény, vagy következtetni lehet rá a fizetési zárolás feloldásából. A kifizetés előtt ez fontos mérföldkő. | ||
|
Miért fontos?
Ez a fontos mérföldkő feloldja a számla fizetési zárolását. Az előtte vagy utána jelentkező késések különböző problémákra utalhatnak, például a jóváhagyó elérhetetlenségére vagy a fizetési futás ütemezésére.
Hol szerezhető be?
Workflow-rendszerben ez kifejezett esemény. Ennek hiányában általában a fizetési zárolás feloldásából következtetnek rá, amelyet a BSEG-ZLSPR mező CDHDR/CDPOS módosítási naplói rögzítenek.
Rögzítés
Workflow-rendszerből származó esemény, vagy a fizetési zárolás feloldását rögzítő módosítási napló.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Számla könyvelve
|
A számlát hivatalosan rögzítik a főkönyvben, ezzel pénzügyi kötelezettség keletkezik. Egy előzetesen rögzített bizonylat könyvelt bizonylattá válik, vagy a bizonylat eleve könyvelt állapotban jön létre. Ez a pénzügyi könyvelés alapvető lépése. | ||
|
Miért fontos?
A könyvelés fontos mérföldkő: ettől kezdve a számla hivatalos kötelezettségnek számít. Ezzel lezárul az adatrögzítési szakasz, és megkezdődik a folyamat aktív fizetéskezelési szakasza.
Hol szerezhető be?
A BKPF bizonylatfejléc-táblából azonosítható. A könyvelt bizonylat Document Status mezője (BKPF-BSTAT) üres, a Posting Date mezője (BKPF-BUDAT) pedig érvényes értéket tartalmaz. Az esemény időpontja a könyvelési dátum.
Rögzítés
Használja a BKPF.BUDAT értékét azoknál a bizonylatoknál, amelyeknél a BKPF.BSTAT értéke nem „V” (előzetesen rögzített), vagy a „V” érték megváltozott.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Számla sztornózva
|
A könyvelt számlabizonylatot egy sztornóbizonylat létrehozásával érvénytelenítették. Ezzel megszűnik az eredeti számla pénzügyi hatása. Ez a folyamat egy alternatív, gyakran kedvezőtlen kimenetele. | ||
|
Miért fontos?
A sztornózás hibára, például helytelen adatrögzítésre vagy duplikált számlára utalhat. A sztornók gyakoriságának és okainak követése segít javítani az adatok minőségét és növelni az elsőre helyes feldolgozás arányát.
Hol szerezhető be?
Az esemény a bizonylatfejléc-táblából (BKPF) azonosítható. Az eredeti bizonylat Reversal Document mezője (BKPF-STBLG) tartalmazza a sztornóbizonylat számát. Az esemény időpontja a sztornóbizonylat könyvelési dátuma.
Rögzítés
Keresse meg a sztornóbizonylatot a BKPF.STBLG mezőben, az időpontot pedig vegye a sztornóbizonylat könyvelési dátumából.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Számlabizonylat létrehozva
|
A számlabizonylat létrehozása az SAP-ban, akár előzetesen rögzített, akár teljesen könyvelt bizonylatról van szó. Ez általában a számla első időbélyeggel ellátott eseménye, és a folyamatelemzés kiindulópontja. Az esemény időpontja a BKPF tábla bizonylatrögzítési dátumából és időpontjából származik. | ||
|
Miért fontos?
Ez a tevékenység jelöli a számlafeldolgozás kezdő eseményét. Az ettől az időponttól eltelt idő elemzésével mérhető a teljes feldolgozási idő, és azonosíthatók a kezdeti adatrögzítés késései.
Hol szerezhető be?
Az esemény időpontja a könyvelési bizonylat fejlécrekordjának létrehozási időbélyegéből származik. Ezt a rögzítés dátuma (BKPF-CPUDT) és időpontja (BKPF-CPUTM) együtt adja meg.
Rögzítés
Használja a BKPF bizonylatfejléc-tábla létrehozási időbélyegét (CPUDT, CPUTM).
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Áruátvétel egyeztetve
|
Azt jelzi, hogy a számlán szereplő árut vagy szolgáltatást átvették, és a számlát összekapcsolták az áruátvételi bizonylattal. Ez a háromutas egyeztetés harmadik eleme. Az esemény a számlatétel hivatkozásai alapján következtethető ki. | ||
|
Miért fontos?
Az áruátvételi bizonylattal való egyeztetés igazolja, hogy a vállalat megkapta azt, amiért fizet. Ennek nyomon követésével elemezhető a megrendelés, az áruátvétel és a számla egyeztetési idejét mérő KPI, és egyszerűsíthető az ellenőrzés.
Hol szerezhető be?
A BSEG tábla szállítói tételéből következtethető ki. Ehhez ellenőrizze, hogy ki van-e töltve az áruátvételi bizonylat száma (BSEG-LFBNR), vagy kövesse nyomon a kapcsolódó megrendelés előzményeit az EKBE táblában.
Rögzítés
Ellenőrizze a BSEG.LFBNR mezőben szereplő áruátvételi hivatkozást, vagy keresse meg a megrendelés előzményeit az EKBE táblában.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Fizetési zárolás beállítva
|
A számla kifizetését aktívan zárolják, általában eltérés, függőben lévő jóváhagyás vagy más probléma miatt. Ez a számlatételen rögzített, kifejezett státusz. Az esemény a módosítási dokumentumok tábláiból nyerhető ki. | ||
|
Miért fontos?
Ez a tevékenység jelöli a kivételkezelési vagy jóváhagyási időszak kezdetét. A fizetési zárolások gyakoriságának és időtartamának elemzése segít feltárni és megszüntetni a folyamat szűk keresztmetszeteit és a vitás eseteket.
Hol szerezhető be?
Az esemény a Payment Block Key mező (BSEG-ZLSPR) változásainak követésével rögzíthető. A CDHDR és CDPOS táblák módosítási naplói jelzik, mikor kap értéket ez a mező.
Rögzítés
Kövesse a BSEG-ZLSPR mezőhöz tartozó CDHDR/CDPOS-bejegyzések létrejöttét.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Fizetési zárolás feloldva
|
Feloldották a korábban beállított fizetési zárolást, így a számla kifizethetővé vált. Ez gyakran azt jelenti, hogy rendezték az eltérést vagy megadták a jóváhagyást. Az esemény a módosítási dokumentumok tábláiból nyerhető ki. | ||
|
Miért fontos?
Ez a tevékenység egy kivétel rendezését vagy a jóváhagyás befejezését jelzi. A zárolás aktív időtartama az utómunkát vagy a várakozást mutatja, ezért a folyamatfejlesztés egyik fontos területe.
Hol szerezhető be?
Az esemény a Payment Block Key mező (BSEG-ZLSPR) változásainak követésével rögzíthető. A CDHDR és CDPOS táblák módosítási naplói jelzik, mikor ürül ki ez a mező.
Rögzítés
Kövesse azokat a CDHDR/CDPOS-módosításokat, amelyekben a BSEG-ZLSPR mező értéke üresre változik.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Lejárt a fizetési határidő, de nem történt fizetés
|
Ez a számított esemény akkor következik be, amikor az aktuális dátum meghaladja a számla nettó fizetési határidejét, de a számlát még nem egyenlítették ki. Megmutatja, mely számláknál áll fenn a késedelem veszélye, illetve melyek jártak már le. Ez nem közvetlen rendszeresemény. | ||
|
Miért fontos?
Ez a tevékenység elengedhetetlen a késedelmes fizetések arányát mérő KPI nyomon követéséhez. Időben jelzi, mely számlák igényelnek azonnali figyelmet, így elkerülhetők a késedelmi díjak és a beszállítói kapcsolatok romlása.
Hol szerezhető be?
Ez számított esemény. Az aktuális dátumot a nyitott, azaz ki nem egyenlített számlatételek nettó fizetési határidejével (BSEG-ZFBDT) kell összevetni. Az esemény időpontja maga a fizetési határidő.
Rögzítés
A nyitott tételeknél az aktuális dátumot vesse össze a BSEG.ZFBDT értékével.
Eseménytípus
calculated
|
|||
|
Megrendelés egyeztetve
|
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a számlatételt sikeresen összekapcsolták egy megrendeléssel. Ez a háromutas egyeztetés fontos ellenőrzési lépése. Az esemény a számlatétel adatainál szereplő megrendelésszám alapján következtethető ki. | ||
|
Miért fontos?
A megrendelés egyeztetésének késése jelentős szűk keresztmetszetet okozhat. Ennek a tevékenységnek az elemzésével mérhető az egyeztetés hatékonysága, és azonosíthatók azok a számlák, amelyek eltérnek a szabványos, megrendelésen alapuló munkafolyamattól.
Hol szerezhető be?
A BSEG tábla szállítói tételéből következtethető ki. Ha a megrendelésszám mező (BSEG-EBELN) ki van töltve, az egyeztetés időpontjának a bizonylat létrehozási időpontja tekinthető.
Rögzítés
Ellenőrizze, hogy a számlához tartozó BSEG.EBELN mező értéke nem üres-e.
Eseménytípus
inferred
|
|||
|
Számla előzetesen rögzítve
|
A számlát már rögzítették az SAP-ban, de még nem könyvelték a főkönyvbe. Ez a kifejezett művelet lehetővé teszi, hogy a bizonylatot később egészítsék ki vagy hagyják jóvá. A fejléc tábla bizonylatállapot-mezője jelzi, hogy a számla előzetesen rögzített-e. | ||
|
Miért fontos?
Az előzetes rögzítés a folyamat szándékos szüneteltetését jelzi, gyakran ellenőrzés vagy hiányzó adatok miatt. Ennek nyomon követésével feltárhatók a számla hivatalos könyvelése előtti késések okai.
Hol szerezhető be?
A BKPF bizonylatfejléc-táblában azonosítható, ha a bizonylatállapot (BKPF-BSTAT) értéke „V” (előzetesen rögzített). Az esemény időpontja a bizonylat létrehozásának dátuma és időpontja (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).
Rögzítés
Szűrjön azokra a bizonylatokra, amelyeknél BKPF.BSTAT = 'V'.
Eseménytípus
explicit
|
|||
|
Számla jóváhagyásra továbbítva
|
A számlát hivatalosan jóváhagyási munkafolyamatba küldték. Ehhez gyakran külső workflow-rendszert vagy egy adott SAP-státusz módosulását használják. Ez rendszerint a jóváhagyási alfolyamat kezdete. | ||
|
Miért fontos?
Ez jelöli a jóváhagyási ciklus kezdetét. Az esemény és a „Számla jóváhagyva” közötti idő mérése alapvető a számlajóváhagyási ciklusidő KPI kiszámításához és a jóváhagyókhoz kapcsolódó szűk keresztmetszetek feltárásához.
Hol szerezhető be?
SAP Business Workflow használata esetén az esemény a workflow-naplókból, például az SWWLOG-ból nyerhető ki. Ha nincs ilyen rendszer, ez egy fogalmi lépés, amelyet gyakran abból következtetnek ki, hogy jóváhagyási okból fizetési zárolást állítottak be.
Rögzítés
Nyerje ki az eseményt a workflow-naplókból, vagy következtessen rá egy adott fizetési zárolás beállításából.
Eseménytípus
explicit
|
|||
Útmutatók az adatok kinyeréséhez
Kezdje el most?
Használja ezt a sablont a process mining bevezetésének elindításához. Kezdje el még ma adatvezérelt elemzésekkel fejleszteni a szállítói számlák feldolgozását.
Kerülje el a késedelmi díjakat, optimalizálja a szállítói számlák feldolgozását, és takarítson meg 60%-ot
Platformunkkal kiszűrheti a duplikált kifizetéseket, automatizálhatja a feldolgozást és 60%-kal csökkentheti a költségeket.
Bankkártya nem szükséges, a beállítás percek alatt elvégezhető