Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatot, a megrendelésekkel együtt

Miért érdemes optimalizálni a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatot?

A hatékony, beszerzéstől a fizetésig tartó, azaz P2P-folyamat minden szervezet számára fontos. Ennek központi eleme a megrendelés teljes életciklusa. Az SAP S/4HANA rendszerben a megrendelések kezelése összetetté válhat. Még egy jól integrált rendszerben is maradhatnak rejtett hatékonysági problémák, amelyek pénzügyi veszteséget, működési késéseket és megfelelési kockázatokat okoznak. A megrendelések késedelmes jóváhagyása, a beszállítók hosszú átfutási ideje vagy az áruátvételi hibák az ellátási lánc egészére kihatnak. Befolyásolhatják a termelési ütemezést, a készletszintet és végső soron az ügyfelek elégedettségét is. A pénzforgalom és a rugalmas működés fenntartásához pontosan kell látni, hogyan haladnak végig a megrendelések a létrehozástól a lezárásig. A folyamat fejlesztése költségmegtakarítást, jobb beszállítói kapcsolatokat és gyorsabb üzleti reagálást eredményezhet.

Hogyan teszi gördülékenyebbé a process mining az SAP S/4HANA megrendelési folyamatát?

A process mining segítségével láthatóvá és elemezhetővé válik, hogyan zajlik ténylegesen a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat az SAP S/4HANA rendszerben. Feltételezések és összesített jelentések helyett a rendszer eseményadataiból, például a BKPF, BSEG és ACDOCA táblákból rekonstruálja az egyes megrendelések útját. Így feltárhatók a folyamatváltozatok, az eltérések és az ismételt munkavégzést okozó körök. Pontosan megállapíthatja például, hol akadnak el a beszerzési igények a jóváhagyási sorban, vagy mely megrendeléseket módosítják többször a beszállítónak történő elküldés után. Az olyan események követésével, mint a „Beszerzési igény létrehozva”, a „Megrendelés jóváhagyva” és az „Áruátvétel könyvelve”, a process mining segít feltárni a szűk keresztmetszetek és a hosszú ciklusidők kiváltó okait. Tényeken és adatokon alapuló képet ad a beszerzési működésről.

A megrendelési folyamat fejlesztésének és a szűk keresztmetszetek megszüntetésének fő területei

A process mining segítségével egyértelműen azonosíthatók a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat fejlesztendő területei. Megtalálhatja azokat a beszállítókat, akiknek átfutási ideje rendszeresen meghaladja a megállapodásban rögzítettet, és emiatt késik az áruátvétel. Az elemzés gyakran a jóváhagyási munkafolyamatok hiányosságait is feltárja: megmutatja, hol várakoznak a megrendelések jóváhagyásra, illetve hol történik több, egymást ismétlő jóváhagyás. A megrendelések gyakori módosítása a kezdeti igény pontatlanságára, hiányos törzsadatokra vagy a beszállítókkal folytatott nem megfelelő kommunikációra utalhat. A „Visszaküldött áru” események gyakorisága és hatása minőségbiztosítási problémákra vagy hibás szállításokra is rámutathat. Ezekre a konkrét megállapításokra támaszkodva finomíthatja a beszerzési szabályokat, optimalizálhatja a beszállítók kiválasztását, javíthatja a törzsadatok minőségét és egyszerűsítheti a belső jóváhagyást. A részletes elemzés jelentősen csökkentheti a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat ciklusidejét.

Mérhető eredmények és jobb megfelelés

Az SAP S/4HANA beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatának process mining alapú elemzése kézzelfogható előnyöket hozhat. A beszerzési igénytől az áruátvételig rövidülhet a megrendelések ciklusideje, így gyorsabbá válik a teljesítés és rugalmasabbá a működés. Az optimalizálás csökkentheti a beszerzési költségeket a kézi munka mérséklésével, a sürgősségi díjak elkerülésével és a korai fizetési kedvezmények jobb kihasználásával. A folyamateltérések feltárásával és megszüntetésével javítható a megfelelés, és biztosítható, hogy minden megrendelés megfeleljen a belső szabályoknak és a jogszabályi előírásoknak. A folyamat jobb átlátása a beszállítók hatékonyabb kezelését is segíti, erősítve a kapcsolatokat és javítva a szolgáltatási színvonalat. A megrendelési folyamat fejlesztése végső soron erősíti a szervezet pénzügyi helyzetét és stratégiai beszerzési képességét.

Kezdje el még ma a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat fejlesztését

Az SAP S/4HANA megrendelési folyamatának optimalizálásához nincs szükség mély műszaki ismeretekre vagy kiterjedt egyedi fejlesztésre. Ez az útmutató és a hozzá tartozó eszközök segítenek abban, hogy már ma feltárja a rejtett hatékonysági problémákat. A process mining segítségével a szóbeszéd helyett adatokra támaszkodhat, és megalapozott döntésekkel érhet el tartós javulást. Tegye átláthatóvá minden megrendelés útját, és javítsa a hatékonyságot, a megfelelést és a költséghatékonyságot a szervezet egészében.